Dụng cụ lưu trữ tài liệu ảnh ppt

Dụng cụ lưu trữ tài liệu ảnh

Gary Albright - Chuyên viên cao cấp về bảo quản giấy/ảnh,
Trung tâm Bảo quản tài liệu Đông Bắc
Có rất nhiều vật liệu và cách thức được sử dụng để lưu trữ
ảnh và phim âm bản. Người ta thường phải lựa chọn giữa
giấy thường, giấy xốp, nhựa, nhựa tổng hợp, phong bì hay
bao cứng, nhưng để có sự lựa chọn thích hợp cần phải có
kiến thức tổng hợp về các loại vật liệu này. Bài viết sẽ n
êu ra
nhiều sự lựa chọn, bàn luận về những ưu điểm, nhược điểm
và cách phòng ngừa khi sử dụng từng loại. Dù bạn lựa chọn
loại nào thì cũng nên lưu ý rằng không nên c
ầm trực tiếp ảnh
hay phim âm bản. Dầu hoặc mồ hôi có thể làm h
ỏng chất bắt
sáng trên mặt phim ảnh. Các nhà bảo quản và cung cấp luôn
sẵn có rất nhiều các loại găng tay chuyên dụng để d
ùng trong
việc lưu trữ ảnh.
Tất cả những bao bì dùng để đựng phim ảnh cần phải đạt
được những yêu cầu kỹ thuật theo Bộ tiêu chuẩn IT 9.2-198
của Viện tiêu chuẩn quốc gia Hoa Kỳ(ANSI)1. Bộ tiêu
chuẩn này đưa ra những chỉ số về hình dạng của bao bì bằng
giấy, nhựa, về chất kết dính, mực in và đòi hỏi trải qua
một số cuộc thử nghiệm.
Vật liệu bằng giấy
Chất lượng của bột giấy được sử dụng để làm bao gói bằng
giấy là yếu tố quan trọng đối với việc bảo quản ảnh. Ngày
nay, rất nhiều loại giấy được làm từ gỗ tròn. Loại này có
chứa chất gỗ - chất có thể sản sinh ra axit rất nhanh. Những

loại giấy được coi là không chứa chất gỗ được chế tạo từ
bông hoặc lanh (vốn chứa rất ít chất gỗ) hoặc từ sợi gỗ đã
qua xử lý hoá học để lọc hết chất gỗ. Có rất nhiều bao bì
bằng giấy xốp chữa chất gỗ và giấy xốp trung tính
Thuật ngữ không chứa axit được sử dụng rộng rãi để chỉ
những bao bì bằng giấy được làm từ những loại giấy trung
tính hoặc giấy xốp. Cần phải có sự phân biệt chính xác giữa
hai loại này. Những bao bì trung tính được chế tạo từ các
loại giấy có độ pH trung tính (từ 6.5 đến 7.5), loại giấy này
không chứa axit- chất có thể làm hỏng những bức ảnh được
chứa bên trong, nhưng lại hạn chế về khả năng trung ho
à các
axit trong môi trường hoặc axit làm huỷ hoại giấy. Những
bao bì bằng giấy xốp (pH 7.5-9.5) có chứa chất kiềm có thể
làm trung hoà các axit theo tính chất hoá học của nó. Trước
đây, các chuyên viên bảo quản thường khuyên nên sử dụng
các loại bao bì trung tính để lưu giữ ảnh màu và các bản in
anbumin hay cyanogen. Người ta đã chứng minh rằng quá
trình này rất nhạy cảm đối với tính kiềm của các loại giấy
xốp. Những nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng những bao bì
bằng giấy xốp không hề gây hại cho ảnh. Vì vậy, ngư
ời ta có
thể lựa chọn bất cứ loại nào trong hai loại giấy trên.
Các nhãn mác có ghi không chứa axit không có nghĩa đảm
bảo rằng vật liệu này an toàn khi sử dụng để bảo quản phim
ảnh. Thậm chí ngay cả những loại giấy đạt tiêu chuẩn lưu tr
ữ
cũng có thể làm hỏng các hình ảnh. Cách duy nhất để có thể
biết về tính trơ của giấy là cho các vật liệu đó qua một cuộc
thử nghiệm về các hoạt động nhiếp ảnh (Photographic

Activity Test _ PAT) như đã nêu trong bộ tiêu chuẩn ANSI
NAPM IT.16
-19931. PAT gồm hai phần: một cuộc thử
nghiệm để tìm ra những hình ảnh bị phai màu do ảnh hưởng
của những chất hoá học có hại chứa trong bao bì, và cuộc
thử nghiệm sau để phát hiện ra những phản ứng giữa bao bì
và chất gêlatin ( một chất lỏng trong suốt dùng để chế tạo
phim chụp ảnh). Người tiêu dùng nên liên hệ với các nhà
cung cấp các dụng cụ đạt tiêu chuẩn lưu trữ để biết được sản
phẩm của họ có phù hợp với tiêu chuẩn ANSI NAMP IT.16-
993 hay không, và các sản phẩm đó đã trải qua PAT3 hay
chưa.
Khi chưa có kết quả của cuộc kiểm tra PAT, hãy mua sản
phẩm của những nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu, và lựa
chọn những loại bao bì không có chất gỗ, 100% làm từ vải
vụn và không có màu sắc quá đậm. Bao bì làm từ giấy bóng
mờ không được khuyến khích sử dụng. Loại giấy này được
chế tạo bằng các sợi gỗ ngắn và giòn, rất dễ bị gẫy, hỏng.
Thường trong bột gỗ có những chất phụ gia nhằm làm tăng
tính dẻo và độ mờ của giấy. Vì vậy, loại giấy n
ày có ba nguy
cơ tiềm tàng đối với phim ảnh: thứ nhất, bột gỗ dễ bị pha
tạp, không thuần chất; thứ hai, dễ làm tăng thêm tác động
xấu tới ảnh và thứ ba, làm giảm chất lượng sợi giấy.
Trong những năm vừa qua, các loại giấy dùng để làm bao bì
đã trở nên phổ biến. Chúng có chứa chì than và chất zeôlit
đã hoạt hoá. Những chất này phản ứng với khí bị ô nhiễm,
chúng hấp thụ các khí đó và tách chúng ra khỏi môi trường.
Nh
ững loại giấy này có thể có tác dụng làm sạch môi trường

nhất là đối với kho tài liệu có chứa ảnh màu, phim nitrat
hoặc phim an toàn.
ưu điểm và nhược điểm của vật liệu giấy
1. Các bao bì bằng giấy có tính chắn sáng, do đó bảo vệ
phim ảnh khỏi tác động của ánh sáng. Tuy nhiên, chúng lại
làm hạn chế tầm nhìn, đòi hỏi phải lôi phim ảnh ra khỏi bao
bì, và dễ làm trầy xước ảnh khi cầm xem, đặc biệt là đối với
những bộ sưu tập thường xuyên được sử dụng.
2. Các bao bì bằng giấy đều xốp nên có thể bảo vệ phim ảnh
khỏi độ ẩm và các loại khí gây hại.
3. Các bao bì bằng giấy thường có giá rẻ hơn so với bao bì
bằng nhựa.
4. Dễ viết lên trên.
Nh
ững phong bì bằng giấy có đường nối. Phong bì là một
loại bao bì có một đầu hở; nó cũng có thể có nắp gấp để bảo
vệ. Đường nối trên phong bì nên để ở các cạnh, và nếu
không thể được, thì để ngang qua đáy. Không nên sử dụng
hững chất kết dính có tính axit và phản ứng với muối bạc.
Phần lớn phong bì có một vết cắt khoảng bằng ngón tay cái,
nhưng những chiếc không có vết cắt này được ưa chuộng
hơn. Những vết này khiến cho không khí có thể tiếp xúc với
ảnh, và dễ làm cho người sử dụng cầm trực tiếp vào ảnh rồi
kéo ra khỏi bao bì. Tốt hơn là nên đẩy nhẹ bức ảnh ra mép
phong bì, chỉ cầm ở mép bức ảnh để rút ra. Đối với loại
phong bì này nên đút ảnh vào bằng cách quay mặt sau của
ảnh vào phía có đường nối.
Nh
ững phong bì bằng giấy không có đường nối. Các phong
bì liền không có chất kết dính. Mỗi chiếc được tạo thành

bằng cách gấp ba hoặc bốn đường lại với nhau. Nếu có bốn
đường gấp, phong bì có thể bao gọn ảnh bên trong, bảo vệ
chúng khỏi bụi bẩn. Đối với loại bao bì này, người sử dụng
nên đặt phim ảnh trên một mặt phẳng rồi mở ra. Như v
ậy, có
thể làm cho các phim âm bản đỡ bị gẫy, xước. Cũng nên
dùng loại bao bì này vì nó làm tăng độ dày của hiện vật.
Cặp tài liệu bằng giấy. Là 1 tờ giấy gấp đôi. Nó chỉ liền 1
mép và do vậy cần đư
ợc để trong 1 hộp đựng vừa khít để giữ
hình ảnh một cách hoàn hảo. Nếu cặp giấy được đặt theo
chiều thẳng đứng của hồ sơ thì ảnh bên trong phải được giữ
để khỏi võng xuống hoặc bị quăn. Cặp giấy dễ làm và tiện
dụng nhất là đối với những ảnh to hoặc ngoại cỡ.
Vật liệu bằng nhựa
Nh
ững bao bì lư trữ có thể làm bằng nhựa polyester,
polypropylene hay nhựa polyethylene. Chúng không nên
được phủ bên ngoài hoặc pha lẫn những chất làm dẻo hoặc
các chất phụ gia khác. Nhựa polyester là loại nhựa có tính
trơ và cứng nhất trong ba loại kể trên. Nó có thể sinh ra tĩnh
điện hút bụi, và khá đắt. Bao bì bằng nhựa polyester chỉ nên
là loại Dupont Mylar D hoặc ICI Melinex #516. Khi không
được xử lý bề mặt, nhựa polypropylene cũng cứng gần như
polyester, dùng để làm bìa cứng bên ngoài, nhưng nó lại
mềm khi được xử lý để làm các trang ngăn cách giữa các
bức ảnh. Nhưng do kỹ thuật xử lý bề mặt để nhựa
polypropylene trở nên mềm là thông tin độc quyền nên việc
sử dụng vẫn chưa trở nên phổ biến. Nhựa polyethylene là
loại đỡ cứng nhất nhưng dễ hỏng nhất. Nhựa polyethylene

đặc là loại nhựa màu trắng đục và trơn. Nhựa polyethylene
mỏng và trong thường dùng làm các trang ngăn cách ảnh,
được đóng gáy bằng vòng tròn, có chứa chất làm xốp và
chống trơn còn có nhiều vấn đề phải bàn.
ưu điểm và nhược điểm của vật liệu nhựa.
1. Bao bì nhựa có một ưu điểm rất lớn là có thể nhìn th
ấy các
hình ảnh qua nó mà không cần phải lấy các bức ảnh ra. Điều
này làm giảm đáng kể nguy cơ làm trầy xư
ớc hoặc in dấu tay
lên phim ảnh do phải lấy chúng ra khỏi bao bì, đặc biệt là
đối với những bộ tư liệu cần phải thường xuyên sử dụng.
2. Tuy nhiên, những bao bì bằng nhựa có thể làm xước ảnh
trong quá trình đưa ảnh vào lưu trữ hay lấy ra. Không nên
dùng các bao bì có bề mặt mờ, xỉn vì chúng sẽ phá huỷ lớp
nhũ trên ảnh. Các bao bì bằng nhựa trong cũng có thể gây
xước ảnh. Tuy nhiên, sự trầy xước có thể được tránh bằng
cách hạn chế việc lấy phim ảnh ra khỏi bao bì bằng cách sử
dụng những loại được thiết kế một cách hoàn chỉnh, (như
bao cứng tự khoá) hoặc sử dụng các loại nhựa có đặc tính
trơn (như nhựa polyethylene đặc).
3. Hơi nước và sunphua trong môi trường tác động vào ảnh
sẽ làm chúng xuống cấp nhanh. Những bao bì bằng nhựa sẽ
bảo vệ phim ảnh khỏi tác động của không khí.
4. Bao bì bằng nhựa cũng có thể hấp thụ hơi nước và gây ra
những vết loang lổ (do ánh sáng xuyên qua) trên các ảnh.
Đây là một nguy cơ đặc biệt trong môi trường lưu trữ ảnh có
độ ẩm cao hoặc khi có thiên tai liên quan đến nước. Và dù là
loại nhựa đã được xử lý bề m
ặt hoặc nhựa mỏng cũng không

thể tránh được nhược điểm này.
5. Khó viết lên trên bề mặt.
6. Bao bì bằng nhựa có thể rất mỏng và cần có sự hỗ trợ
khác, ví dụ như một tờ bìa đ
ể có thể ghi các thông tin về chất
lượng lưu trữ. Bất kỳ thông tin nào kèm theo hình ảnh cần
phải được ghi trên đó.
7. Bao bì bằng nhựa với độ nóng chảy thấp có thể bị cháy
khi hoả hoạn, và kéo theo hậu quả không thể tránh khỏi đối
với tài liệu chứa bên trong chúng.
Phong bì bằng nhựa. Thông thường phong bì bằng nhựa có
những đường nối được gắn bằng nhựa nóng chảy, điều này
loại trừ được các vấn đề bất tiện của keo dính như ở phong
bì giấy. Các nhà cung cấp và bảo quản luôn có rất nhiều các
phong bì bằng nhựa polyethylene hay polyester để giới thiệu
cho người tiêu dùng.
Cặp tài liệu bằng nhựa. Những chiếc cặp này có thể được sử
dụng rất tốt kết hợp với các phong bì bằng giấy, chúng có
thể bảo vệ các hình ảnh trên bức ảnh cho dù b
ức ảnh đó có bị
rút ra khỏi phong bì giấy hay không.
Phong bì hình chữ L. Có cách kết hợp giữa phong bì và cặp
đựng tài liệu, đó là những chiếc phong bì bằng nhựa được
gắn hai cạnh liền nhau với nhau, còn hai cạnh kia để hở.
Loại này có thể khiến cho việc đưa ảnh vào hay rút ra dễ
dàng hơn, thuận tiện hơn. Hình thức này thực sự tiện ích khi
lưu trữ phim ảnh co kích thước nhỏ.
Bao cứng bằng nhựa. Thông thường những chiếc bao bì này
được làm b
ằng nhựa polyester hay polypropylene, có hai đầu

đối diện nhau để hở. Chúng thường có cấu tạo một mảnh và
một nếp gấp tự khoá ở một cạnh (cũng gọi là nắp trên).
Đường gấp này khiến cho việc đưa ảnh vào hay l
ấy ảnh ra dễ
dàng hơn mà không làm ảnh bị xước. Tuy nhiên khi xếp
nhiều chiếc bao này gần nhau, các nếp gấp có thể bị kẹt vào
các bao bì kế bên, khiến cho việc tìm kiếm ảnh rất khó khăn.

Bao bì bằng nhựa polyester. Bao gồm 1 bức ảnh được đặt
vào giữa hai miếng nhựa mỏng sau đó gắn bốn cạnh lại với
nhau bằng băng dính 2 mặt hoặc một loại máy dán nhựa
chuyên dụng. Cách này giữ ảnh bền và bảo vệ ảnh khỏi tác
động của môi trường. Nó rất hữu ích để lưu giữ những ảnh
mỏng và dễ rách, chứ không nên sử dụng cho các bức ảnh
dán trên bìa kém chất lượng hay ảnh màu in theo công nghệ
hiện đại.
Cặp giấy đóng gáy vòng. Những trang giấy này được làm
vừa với bìa cứng và đóng gáy bằng 3 vòng tròn. Chúng có
đủ kích cỡ, hình dạng và làm bằng nhiều vật liệu: polyester,
polypropylene và polyethylene. Đó là sự chọn lựa tối ưu đối
với những bộ sưu tập chuyên đề nhỏ có cùng kích cỡ.
Cặp tài liệu bằng nhựa Polyester có lót. Cặp này được làm
bằng 1 tấm nhựa và 1 tờ giấy lót cùng cỡ, gắn dọc theo mép
bằng băng dính 2 mặt. Giấy lót để đặt ảnh lên trên và giấy
nhựa để có thể nhìn thấy ảnh dễ dàng. Nên giữ các cặp tài
liệu này trên mặt phẳng. Chúng đặc biệt tiện lợi dùng để lưu
trữ ảnh ngoại cỡ hoặc ảnh dán trên bìa. Tuy nhiên, khi nh
ững
cặp tài liệu này cần phải được thay thế hoặc băng dính bị
bong thì việc lấy tấm nhựa ra có thể làm xước ảnh.

Cặp giấy có tấm nhựa Polyester bên trong. Loại bao bì này
gồm 1 tờ bìa và 1 tờ nhựa được gắn với nhau dọc mép trong,
đối diện với nếp gấp giữa. Có thể gắn bằng băng dính 2 mặt.
Tấm nhựa này sẽ giữ ảnh đúng vị trí, bảo vệ nó khỏi bụi và
vết tay, đồng thời có thể dễ dàng nhìn thấy và lấy ra. Cặp
giấy sẽ bảo vệ ảnh và ngăn ánh sáng. Hình thức này rất hữu
hiệu đối với các ảnh nhỏ bà dễ gãy. tuy nhiên theo thời gian
băng dính sẽ bị bong ra nên phải thay cặp giấy khác.
Tóm lược
Trên đây, người ta đã nêu ra rất nhiều loại dụng cụ sử dụng
để lưu trữ phim ảnh. Mỗi loại có những đặc điểm riêng,
nhưng thông thường người ta hay kết hợp dùng các loại để
tạo ra một cách thức mới với đặc tính riêng của nó. Một thí
dụ điển hình là kết hợp những chiếc cặp bằng nhựa với các
phong bì giấy có đường nối. Mỗi hình thức đều có những ưu
điểm, nhược điểm, vì vậy, sự lựa chọn cuối cùng ph
ải căn cứ
vào nhu cầu cụ thể và khả năng tài chính của từng nơi.
Ghi chú
1 American National Standard for Imaging Media
Photographic Processed Films, Plates and Paper Filing
Enclosures and Storage Containers, ANSI Standard IT 9.2-
1998. New York: American National Standard Institute,
1998. 1430 Broadway, New York, New York 10018.
2 American National Standard for Imaging Media
Photographic Activity Test, ANSI Standard IT 9.16-1993.
New York: American National Standard Institute, 1993.
1430 Broadway, New York, New York 10018.
3 Cuộc thử nghiệm này được thực hiện do Image
Permanence Institute, Rochester íntitute ò Technology/F.E,

Gannett Memmorial Building, P.O.Box 9887, Rochester,
NY 14623
-0887.