QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN docx

QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN
Bạn muốn tận dụng tốt hơn quỹ thời gian dành cho công việc của bạn?
Nếu thế, bạn không phải là người duy nhất có mong muốn này.
Tất cả chúng ta đều muốn làm việc đạt năng suất và hiệu quả cao nhất
nhưng tất nhiên cũng chẳng ai muốn dành toàn bộ thời gian quý báu
vào công việc. Quản lý thời gian cũng là cách để quản lý chính bản thân bạn. Vì vậy,
trong phần tiếp sau của bài viết, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách thức làm việc có
tổ chức hơn, biết duy trì độ tập trung và tận dụng tốt nhất có thể quỹ thời gian của bạn.


Tuân thủ kế hoạch đã đặt ra
1. Lên danh sách việc cần làm Cần có một danh sách việc cần làm và tạo thói quen bổ
sung thường xuyên. Với danh sách nhắc việc đó, bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ
việc gì. Luôn mang theo danh sách này bên mình, có thể lưu trong thiết bị cầm tay (như
di động, PDA, v.v.) hoặc sổ kế hoạch làm việc. Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hoá các
dự án, chương trình dài hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, tránh ghi chung
chung, đại khái.

2. Cần xác lập khung thời gian cần thiết dành cho từng công việc và cả ngày đáo hạn để
hoàn thành. Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, bạn có thể tranh thủ
lúc rảnh rỗi để làm một số việc khác, chẳng hạn, bạn có thể lướt net tìm kiếm thông tin
trong khi chờ cuộc họp sắp diễn ra.
3. Tự mình đặt kỳ hạn cho mình và nghiêm túc tuân thủ
Khi đặt ra các điểm đáo hạn cho công việc của mình, bạn cần tính toán hết sức thực tiễn
và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kỳ hạn. Bất cứ việc gì cũng phải dành cho
một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Đã bao giờ bạn thấy mình phải đọc báo
cấp tốc, đưa ra các quyết định công việc ngay trước kỳ nghỉ hay vội vàng hoàn thành
những nhiệm vụ được giao?
Dù rằng ai trong chúng ta cũng đều có trăm công nghìn việc phải làm và chịu chung áp
lực nhưng cách tốt nhất để giảm căng thẳng và chuyên nghiệp hoá hơn trong công việc là
xây dựng và tuân thủ các kế hoạch làm việc của mình.Tránh lãng phí thời gian

4. Tận dụng thời gian thông minh
Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư voice mail để nhận
các cuộc gọi khác thay vì mất tới vài tiếng bị gián đoạn khi đang làm việc. Nếu có thể,
đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn email bất kỳ. Đừng bao giờ mở
mail trừ khi bạn có thời gian để đọc hay thực hiện các thao tác khác như trả lời, xoá, lưu
lại hay chuyển tiếp cho ai

5. Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà còn phải
ngăn nắp ngay với các file, các thư mục lưu trữ dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản
email để bạn có thể lấy ngay mọi thứ khi cần. Rất nhiều người mất thời gian để tìm kiếm
những thông tin đã không còn tồn tại trong kho dữ liệu máy tính của họ. Về điều này, bạn
có thể học hỏi một câu nói rất nổi tiếng của Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi
thứ nhưng tất cả mọi thứ phải có chỗ riêng của nó”.

6. Tránh bị ngắt quãng công việc
Nếu phòng làm việc có cửa, thỉnh thoảng bạn nên đóng cửa lại. Nếu cứ thi hành “chính
sách” mở cửa với tất cả mọi người thì sẽ có lúc bạn không còn đủ thời gian để nghe hết
các câu hỏi cũng như thắc mắc của họ. Nếu có ai đó tới chỗ bạn lúc bạn đang bận, đừng
ngần ngại đề nghị họ trở lại gặp bạn lúc khác.
Luôn đảm bảo tiến độ công việc
7. Cộng tác và hợp tác
Các đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách được hoàn tất
đúng hạn mà không có bất cứ trì hoãn nào. Tất nhiên, với họ bạn cũng có suy nghĩ này.
Vì vậy, để đảm bảo nhất, hãy luôn dành thời gian “dôi ra” cho các khung thời gian dự
kiến để có thể linh hoạt xử lý bất cứ những trục trặc nảy sinh trong quá trình thực hiện.
Chẳng hạn nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc của bạn là ngày 25 thì hãy cố
gắng để mọi thứ xong xuôi vào ngày 23.

8. Tránh những tham gia không cần thiết vào việc của người khác

Nếu bạn đã giao việc gì cho người khác, hãy cứ để họ tự do hành động trừ khi bạn có
trách nhiệm cần phải giám sát nó. Trong cuộc sống, có không ít người phung phí thời
gian vàng ngọc vào việc ngồi nghe hay đọc các bản báo cáo của người khác. Nếu các
trách nhiệm công việc đó không ảnh hưởng tới nhiệm vụ hàng ngày của bạn, tới các mục
tiêu sự nghiệp của bạn thì bạn cũng chỉ nên dừng ở cách bày tỏ sự quan tâm qua việc trò
chuyện, khuyến khích đồng nghiệp mà thôi.

9. Bỏ những cuộc họp không nhất thiết phải tham gia
Bạn cần tự xác định xem cuộc họp nào bạn nhất định phải có mặt, cuộc họp nào không.
Nếu cần họp, bạn phải lên lịch dành thời gian cho nó, kể cả lúc bắt đầu và kết thúc cuộc
họp. Còn nếu bạn không nhất thiết phải tham gia, bạn có thể hỏi riêng sếp là liệu bạn có
thể được miễn dự họp hay không từ trước.
Duy trì mục tiêu của bạn 10. Luôn tạo sự bận rộn cho mình Bạn cần có ít nhất một kế
hoạch làm việc về lâu về dài cho mình, thậm chí có hai hoặc thêm nữa còn tốt hơn. Bằng
cách đó, bạn có cơ hổi chuyển đổi công việc và tập trung vào được nhiều thứ khác nhau.
Cùng một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ sẽ giúp bạn luôn có công việc để làm, nó sẽ
khiến đầu óc bạn minh mẫn, linh hoạt và luôn tươi mới.
11. Biết lựa chọn công việc tham gia
Hãy luôn cố gắng để công việc của bạn thực sự có ích với công ty và tận dụng tối đa
được các khả năng của bạn. Có nhiều lý do để bạn có thể từ chối một đề nghị hay yêu cầu
mà bạn cho là không cần thiết, những người thành công trong sự nghiệp luôn là những
người biết nói “không” đúng lúc.
Hãy tự hỏi bản thân, “công việc này có giúp ích gì cho sự nghiệp của mình không?” và
“Liệu mình có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này hay không?” Nếu biết lựa chọn
và hoàn thành tốt công việc, bạn sẽ giành được cảm tình cũng như sự tôn trọng của mọi
người. Đừng khiến bạn quá tải trong một đống công việc để rồi tá hoả lên khi không thể
hoàn thành bất cứ điều gì.
12. Đừng trì hoãn việc gì
Trì hoãn những công việc chẳng hay ho gì vốn là bản tính của con người. Để tránh điều
này, bạn cần lập kế hoạch làm những phần việc vui vẻ bên cạnh những phần “không vui

vẻ mấy”.Chẳng hạn, nếu không thích tính toán, bạn có thể sắp xếp phần việc này vào
buổi sáng, thời gian bạn minh mẫn và sảng khoái nhất, ít khi cảm thấy nản lòng, khó chịu
trước công việc.
Nếu bạn vẫn cứ tiếp tục trì hoãn mọi việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trước thời
hạn được giao, có lẽ bạn nên tự mình xem xét lại công việc hiện thời, các mục tiêu đã đặt
ra, tình trạng sức khoẻ cũng như mức độ quan tâm tới công việc của bạn. Trì hoãn thường
xuyên tới mức thành thói quen thường là biểu hiện của sự bất mãn, không vừa lòng với
thực tại.
13. Biết tự thưởng bản thân
Biết quản lý thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn liên quan tới
chuyện lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao, lên giây cót lại tinh
thần cũng như thể chất. Hãy tự biết thưởng cho bản thân sau mỗi lần hoàn thành nhiệm
vụ công tác. Đơn giản chỉ là thư giãn đôi chút với một tách cà phê sau khi đọc xong bản
báo cáo kỹ thuật hay lập kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi cùng gia đình sau khi hoàn tất một
công việc
Tận dụng thời gian để thành công
Bạn cần hết sức kiên quyết trong vấn đề chú trọng việc tận dụng thời gian trong công
việc. Nên tránh thái độ trì hoãn, duy trì mức độ tập trung cao nhất và rèn luyện khả năng
tổ chức tốt công việc, làm được như thế, bạn sẽ khiến các cộng sự ghi nhận năng lực cũng
như tôn trọng bạn. Thành công sẽ đến với những người chăm chỉ làm việc và biết quản lý
tốt quỹ thời gian vàng ngọc của mình.