GIAO TIẾP HIỆU QUẢ TRONG MÔI TRƯỜNG KINH DOANH HIỆN ĐẠI (MBA 701) pot

TS. Trần Đình Hiền
CSD – IMPAC

GIAO TIẾP HIỆU QUẢ TRONG
MƠI TRƯỜNG KINH DOANH
HIỆN ĐẠI (MBA 701)


MODULE 1
GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN CÓ HIỆU QUẢ


GIAO TIẾP HIỆU QUẢ BẰNG EMAIL
• Vai trị của thư điện tử (E-mail)
– E-mail là hình thức gửi thư, tài liệu (dạng files
dữ liệu) qua hộp thư điện tử.
– Thư điện tử (E-mail) hiện đang được sử dụng
ngày càng phổ biến khi các nhân viên thông
tin với nhau trong các tổ chức và giữa các tổ
chức với nhau
– Ưu điểm của thư điện tử
• Cho phép gửi thơng điệp và những tài liệu đến rất
nhiều người cùng một lúc và ngược lại
• Cho phép truyền tải các thơng điệp và tài liệu
nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian


u cầu của một Email:
• Rõ ràng,
• Súc tích
• Câu cú phải ngắn gọn và có

trọng tâm


Kỹ thuật trình bày Email
• Bắt đầu bằng dịng tiêu đề (chủ đề)
Sử dụng dịng tiêu đề để thơng báo cho
người nhận biết chính xác những gì mà
email muốn hướng tới
Lưu ý: Dịng tiêu đề phải tóm tắt được
email và chỉ được phép giới hạn một vài từ
• Mục đích email phải được nêu chi tiết trong
trang đầu tiên của email


• Nội dung email:
 Phải chứa tất cả thông tin chính, đi vào trực tiếp nội dung
và mang lại thơng tin
 Phải đảm bảo nêu được mục tiêu cuối cùng mà bạn mong
muốn
 Chú ý đưa cả thông tin liên lạc vào email, trong đó có đầy
đủ tên, chức danh, số điện thoại và fax cũng như địa chỉ
thư. Ngoài ra có thể đưa thêm cả địa chỉ email khác nếu
có
Lưu ý, nếu bạn thường xuyên giao dịch bằng email thì
nên thường xun dọn hịm thư, ít nhất mỗi ngày một lần.
Bạn cũng nên trả lời thư một cách nhanh chóng
Đối với email nội bộ cũng giống như email gửi ra ngoài


• Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng E-mail

– Nhận dạng người gửi cho từng e-mail và gửi thông
điệp trực tiếp cho họ
– Sử dụng ngôn ngữ hội thoại và thân mật là phổ biến
– Chỉ gửi cho những người quan tâm hoặc có liên quan
– Nhân viên phải được huấn luyện, biết các chức năng
khi sử dụng E-mail
•
•
•
•
•
•

Creat mail: tạo thư mới
Reply / reply all: phúc đáp
Forwarding messages: chuyển tiếp các thư điện tử
Attaching files: đính kèm theo files cần gửi
Deleting: xố các e-mail khơng cần thiết
Đọc các mục: Inbox, Outbox, Sent item, Deleted item...


Một số điểm cần lưu ý khi viết E-mail:
•
•
•
•
•
•
•
•

•
•

Tránh dùng từ lóng
Cố gắng khơng dùng từ viết tắt
Khơng dùng ký hiệu
Nên tránh nói những lời sáo rỗng, hoặc phải rất cẩn thận khi
sử dụng
Sử dụng dấu ngoặc với những cụm từ ít quan trọng
Sử dụng dấu gạch ngang để nhấn mạnh ý
Luôn cẩn trọng khi viết tên người và tên cơng ty, phải thật
chính xác từng ký tự
Nên diễn đạt con số bằng chữ khi <10
Những trích dẫn nên để trong dấu “ ”
Nên dùng câu ngắn gọn.


Hướng dẫn viết thư
• Khi viết thư, tốt nhất nên đề địa chỉ người nhận là một người
• Khi bắt đầu thư bằng tên của một người thì lưu ý phải kết thúc
bằng câu kết phù hợp, như Sincerely yours’. Nếu bạn khơng
biết tên người nhận thì có thể kết thúc chung chung như ‘With
kindest regard’
• Đối với thư tín thương mại đơn thuần, nên mở đầu bằng một
vài giới thiệu tổng thể và ở ngay đoạn đầu tiên của thư phải
nêu rõ lý do tại sao thư lại được gửi tới người đọc.
• Phần thân của thư cần giải thích rõ vì sao thư được gửi tới,
trong đó tất cả thơng tin liên quan từ trước đó và thơng tin
hiện tại. Lưu ý, phải sắp xếp thông tin một cách logic, đảm
bảo đi đúng trọng tâm và hiệu quả.

• Kết thúc thư là ấn tượng sau cùng bạn để lại cho người đọc.
Kết thúc thư bằng một ý hành động, có thể là một đề nghị để
ngỏ cho lần thư sau.


Rà sốt chỉnh sửa
• Chỉnh sửa lỗi ngữ pháp
• Sốt xét lại từ ngữ và nghĩa của những từ chủ chốt đã
sử dụng để đảm bảo nó khơng bị hiểu sai nghĩa; đồng
thời đảm bảo thư ngắn gọn, súc tích.
• Xem xét xem, liệu có cắt ngắn bớt được lượng từ sử
dụng không? Đảm bảo thư dễ đọc, chứa đựng thơng
tin cần thiết, tránh các thơng tin khơng liên quan.
• Xem bố cục thư có hợp lý? Các ý trong thư có logic?
• Đưa ra hành động tiếp theo, có thể để ngỏ cho khả
năng mở ra giao tiếp tiếp theo.
• Cần lưu ý phải đưa thơng tin liên lạc vào thư


Để giao tiếp bằng văn bản có hiệu quả:
Người viết cần quan tâm đến 3 yếu tố:
 Người đọc
 Mục đích
 Tình huống viết


Quan tâm yếu tố người đọc:
Khi viết, người viết phải phân tích người đọc
quan tâm đến nhu cầu của họ:
 Ai là người đọc?

 Tại sao họ cần tài liệu đó?
 Họ sẽ sử dụng tài liệu như thế nào?
 Thái độ của người đọc?
 Họ đã biết thế nào về chủ đề đó?
 Họ có sở thích như thế nào trong sử dụng tài
liệu (bảng biểu, tiêu đề, số liệu thống kê, tổng
kết)?


BÀI TẬP THỰC HÀNH


• Mục đích viết:
 Hướng dẫn: truyền đạt tới người đọc một q trình để
đạt được điều gì đó
 Lưu trữ/cung cấp tài liệu: truyền đạt tới người đọc các
sự kiện, quan sát, chi tiết hành động, kế hoạch, quyết
định hay thỏa hiệp
 Thơng báo (nhằm mục đích ra quyết định): cung cấp
thông tin cần thiết cho người đọc để đạt được một quyết
định nào đó.
 Thơng báo (khơng nhằm mục đích ra quyết định): thơng
báo cho người đọc chỉ để cung cấp thông tin.
 Đề xuất: đưa ra thông tin và gợi ý một hành động cụ
thể mà người đọc có thể sẽ tiến hành.
 Thuyết phục: yêu cầu người đọc đi tới một kết luận cụ
thể và tiến hành một hành động cụ thể chứ không chỉ là
một đề xuất.

Bài tập


Tình huống viết:
Là những bối cảnh ảnh hưởng đến bài viết
của bạn:
 Tổ chức hay ngành nghề mà bạn đang viết
 Chính phủ hay những quy định khác hạn
chế hay ảnh hưởng đến bài viết của bạn
 Quy tắc đạo đức hiệp hội nghề nghiệp
 Các bộ luật hoặc công ước


Để phân tích tình huống viết cần trả lời các
câu hỏi:
 Chủ đề viết có gây tranh cãi trong tổ chức của bạn?
 Người đọc chủ đề của bạn có thẩm quyền gì liên quan đến
chủ đề?
 Sự kiện gì đã tạo ra nhu cầu viết tài liệu?
 Để hòan thành tài liệu cần bao nhiêu thông tin?
 Tài liệu này sẽ ảnh hưởng gì đến các quy trình, hoạt động
và mục tiêu?
 Các nhóm và cá nhân bên ngồi có liên quan như thế nào
tới chủ đề và tại sao?
 Tập quán hay quy ước cho thấy một tài liệu cụ thể để viết
chủ đề này hay một tổ chức thể và mẫu chuẩn để viết loại tài
liệu này?


Tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả

• Các thành viên trong công ty thường dành
75% thời gian để tạo dựng những mối quan hệ
với nhau.
• Mấu chốt của những vấn đề tồn tại trong công
ty là thiếu việc giao tiếp với nhau
 Hiệu quả giao tiếp là một nhân tố quan trọng
tạo nên thành công của công ty cho dù là giao
tiếp giữa cá nhân với nhau, trong và ngồi
nhóm hay trong và ngồi cơng ty


Quy trình giao tiếp
Người gửi
Suy nghĩ

Người nhận

Mã hóa

Giải mã

Khả năng xuất
hiện sai sót

Nhận thức

Khả năng xuất
hiện sai sót

Kênh

Rào cản giao tiếp hiệu quả
 Khả năng người truyền đạt
 Mơi trường
 Văn hóa, tập qn
 Khả năng người nhận thông tin
 Sự mơ hồ về ngôn ngữ


Nhận biết những dấu hiệu phi ngơn ngữ
•
•
•
•
•
•

Thơng qua hình ảnh
Thông qua xúc giác
Thông qua âm điệu
Thời gian giao tiếp
Không gian giao tiếp
Trang phục và kiểu dáng bên ngoài


Phát triển kỹ năng giao tiếp:
Kỹ năng nghe
Đồng cảm
Tập trung

Chọn lọc
Giả vờ
Phớt lờ

he
g
N

he
ng
g
ắn
L


Phản hồi có tính xây dựng: Phát
triển các kỹ năng của bạn
• Vì sao các nhà quản lý ngại đưa ra phản hồi?
• Các đặc điểm phản hồi hiệu quả:


Thảo luận nhóm MBA 701
Module 1


MODULE 2

ẢNH HƯỞNG CỦA TỒN
CẦU HĨA ĐẾN GIAO TIẾP
HIỆU QUẢ