Kế toán nguyên vật liệu Công ty TNHH NN MTV Cơ khí Quang Trung

Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Lời nói đầu
Cùng với việc chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung
bao cấp sang cơ chế thị trờng là sự ra đời của nhiêù thành phần kinh tế và các
loại hình doanh nghiệp nh ở Nớc ta hiện nay. Với xu hớng hội nhập Quốc
tế( AFTA, APEC) và trong tơng lai là việc xoá bỏ hàng rào thuế quan thì việc
cạnh tranh gay gắt để tồn tại giữa các doanh nghiệp, giữa các sản phẩm cùng
loại trên thị trờng là không thể tránh khỏi.
Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải thiết kế một cơ chế quản
lý chặt chẽ và hệ thống thông tin có hiệu quả. Vì thế các doanh nghiệp đã sử
dụng một trong những công cụ quan trọng nhất, hiệu quả nhất là hạch toán kế
toán. Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu
của hoạt động sản xuất kinh doanh và thông tin cho các nhà quản trị một cách
chính xác, đầy đủ và kịp thời nhất. Trong đó kế toán nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ (NVL,CCDC) đợc xác định là khâu trọng yếu trong toàn bộ công tác
kế toán trong doanh nghiệp sản xuất.
Nguyên vật liệu là yếu tố chính của quá trình sản xuất, có tác động trực
tiếp đến chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp. Đây còn là chỉ tiêu chất lợng
tổng hợp quan trọng phản ánh trình độ sử dụng vật t, trình độ tổ chức công nghệ
sản xuất sản phẩm, là cơ sở để kế toán giá thành, tính đúng chi phí sản xuất cho
từng đơn vị sản phẩm và tổng giá vốn hàng bán. Các doanh nghiệp sử dụng
càng nhiều loại NVL, chi phí NVL càng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản
phẩm thì việc quản lý NVL, quản lý chi phí NVL càng đóng vai trò quan trọng.
Hay nói khác đi, công tác kế toán NVL,CCDC thực hiện một cách khoa học,
hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là
một mục tiêu quan trọng giúp doanh nghiệp hạ giá thành sản phẩm và nâng cao
hiệu quả sử dụng vốn lu động.
Công ty TNHH Nhà nớc một thành viên Cơ Khí Quang Trung là một
doanh nghiệp sản xuất, NVL đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động sản
xuất kinh doanh. Việc kế toán NVL không chỉ dừng ở chỗ phản ánh chính xác
tình hình biến động NVL, nâng cao năng suất, hạ giá thành sản phẩm mà còn

cung cấp thông tin cho hoạt động quản trị doanh nghiệp .
Nhận thức đợc vấn đề trên, sau khi đợc đào tạo về lý luận kế toán và kết
hợp vốn kiến thức thực tế tham khảo đợc trong quá trình thực tập tại đơn vị, em
đã lựa chọn nghiên cứu đề tài: Công tác tổ chức kế toán NVL,CCDC tại
công ty TNHH một thành viên Cơ Khí Quang Trung".
Đề tài đợc trình bày với 3 phần chính.
Nguyễn Thị Dung - 1 - K39/21.02
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Chơng 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức kế toán NVL, CCDC trong
các doanh nghiệp sản xuất.
Chơng 2: Thực trạng công tác tổ chức kế toán NVL, CCDC tại công ty
TNHN Nhà Nớc một thành viên Cơ Khí Quang Trung.
Chơng 3: Hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty TNHH
Nhà Nớc một thành viên Cơ Khí Quang Trung.
Chơng I
Cơ sở lý luận về công tác tổ chức kế toán NVL, CCDC
trong các Doanh Nghiệp sản xuất
1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL, CCDC
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của NVL, CCDC
Khái niệm
Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố, đó là lao động, t liệu lao
động và đối tợng lao động để tạo ra sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu
dùng cho xã hội. Quá trình lao động là quá trình con ngời sử dụng t liệu lao
động làm thay đổi kích thớc, hình dáng, tính chất lý hoá của đối tợng lao động
để tạo ra những sản phẩm với chất lợng ngày càng cao, thoả mãn đầy đủ nhu
cầu ngày càng đa dạng của thị trờng. K.mac gọi tất cả mọi vật thiên nhiên xung
quanh mà ta bằng lao động có ích có thể tác động vào nó thì nó trở thành đối t-
ợng lao động. Theo K.max: Đối tợng đã qua một lần lao động trớc kia rồi thì
gọi là nguyên liệu
Nh vậy, nguyên liệu là đối tợng lao động nhng không phải mọi đối tợng

lao động đều là nguyên liệu.
Nguyễn Thị Dung - 2 - K39/21.02
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Những nguyên liệu đã qua công nghiệp chế biến thì đợc gọi là vật liệu.
Nguyên liệu, vật Nguyên liệu là sự kết tinh lao động của con ngời trong đối t-
ợng lao động. Nguyên liệu vật liệu đợc gọi chung là nguyên vât liệu.
Khác với vật liệu, CCDC là những t liệu lao động không đủ điều kiện tiêu
chuẩn quy định về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định. CCDC là tài
sản dự trữ cho sản xuất và thuộc về tài sản lu động.
Đặc đểm, vai trò
NVL là đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản
xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới.
NVL thờng phong phú đa dạng về chủng loại, công dụng, hình thái vật chất
Và có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất. Giá trị của vật liệu tiêu
hao trong quá trình sản xuất tạo nên giá trị của sản phẩm hàng hoá dịch vụ. Tỷ
trọng của chúng trong giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào loại hình doanh
nghiệp.Thông thờng đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị vật liệu chiếm
tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm.
Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không
giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản
xuất kinh doanh. Giá trị của NVL đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị
mới sản phẩm tạo ra, hoặc vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Khác với NVL thì công cụ dụng cụ khi tham gia hoạt động sản xuất kinh
doanh nó mang đặc điểm giống tài sản cố định: Một số loại CCDC có thể tham
gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và vẫn giữ nguyên đợc hình thái vật
chất ban đầu. Đồng thời CCDC mang đặc điểm giống NVL: một số loại CCDC
có giá trị thấp, thời hạn sử dụng ngắn, do đó cần thiết phải dự trữ cho quá trình
sản xuất kinh doanh, CCDC đợc xếp vào là tài sản lu động.
Nh vậy có thể nói NVL, CCDC có vai trò rất to lớn trong hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc quản lý NVL, CCDC phải quản

lý trên cả hai phơng diện đó là quản lý về mặt hiện vật và mặt giá trị.
1.1.2.Công tác quản lý NVL, CCDC
Với đặc điểm chi phí NVL chiếm tỷ trọng tơng đối lớn trong toàn bộ chi
phí sản xuất kinh doanh và trong giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp sản
xuất thì việc tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán NVL nhằm đảm bảo
sử dụng tiết kiệm hiệu quả NVL từ đó góp phần hạ giá thành sản phẩm là một
vấn đề có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, luôn đợc các nhà quản lý doanh nghiệp
quan tâm.
Nguyễn Thị Dung - 3 - K39/21.02
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Xuất phát từ những vấn đề trên, yêu cầu quản lý NVL, CCDC phải đạt đ-
ợc là quản lý ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua đến bảo quản dự trữ và sử dụng
NVL. Cụ thể là:
-ở khâu thu mua: Quản lý chặt chẽ qúa trình thu mua NVL, CCDC về
các mặt số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng
nh các kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp . Vì vậy doanh nghiệp phải thờng xuyên phân tích
tình hình thu mua NVL, tìm hiểu nguồn cung cấp để lựa chọn nguồn mua, đảm
bảo về số lợng, chủng loại, quy cách với giá cả chi phí mua là thấp nhất.
-ở khâu bảo quản: Phải đảm bảo tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực hiện
đúng chế độ bảo quản đối với vật liệu, hệ thống kho tàng, phơng tiện vận
chuyển phải phù hợp với tính chất, đặc điểm của tùng loại vật t nhằm hạn chế
mất mát h hỏng vật t trong quá trình vận chuyển, bảo quản, đảm bảo an toàn vật
t về cả số lợng, chất lợng.
-ở khâu dự trữ: Phải lập dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại, đảm bảo
cho quá trình sản xuất không bị ngng trệ, song, cũng không d thừa quá mức
(không vợt quá mức tối đa để tăng vòng quay của vốn) và không nhỏ quá mức
tối thiểu để sản xuất đợc liên tục, bình thờng.
-Quá trình sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, và
dự toán chi phí sản xuất có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ thấp chi phí và

giá thành.
Do vậy trong khâu sản xuất cần lập định mức tiêu hao NVL và có quy chế trách
nhiệm cụ thể đối với việc sử dụng NVL, xác định đúng giá trị NVL đã sử dụng
để tính vào chi phí.
Nói tóm lại, tăng cờng công tác quản lý NVL là cần thiết và tất yếu trong
các doanh nghiệp sản xuất. Có quản lý tốt NVL mới đảm bảo cho quá trình sản
xuất đợc diễn ra liên tục, không bị ngừng trệ. Và có làm tốt công tác quản lý
NVL sẽ giảm bớt chi phí trong giá thành sản phẩm, mang lại lợi nhuận cao
nhất. Bên cạnh đó, những thông tin về mức chi phí thực tế của NVL xuất dùng
và sử dụng đó cũng là cơ sở để cấp lãnh đạo đa ra quyết định đúng đắn.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán NVL, CCDC.
Xuất phát từ yêu cầu quản lý NVL, CCDC, kế toán với vai trò là công cụ
quản lý có các nhiệm vụ sau:
- Phân loại vât liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp và lập danh
điểm vật liệu đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận trong doanh nghiệp .
Nguyễn Thị Dung - 4 - K39/21.02
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
- Tổ chức hạch toán ban đầu NVL, CCDC , tổ chức lập và luân chuyển
chứng từ hạch toán NVL trong doanh nghiệp.
- áp dụng đúng đắn các phơng pháp kỹ thuật về hạch toán. Tổ chức tài
khoản, tổ chức sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của
doanh nghiệp để ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập xuất
tồn vật t theo cả hiện vật và giá trị. Tính toán đúng giá trị thực tế của NVL
nhập kho, xuất kho.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về thu mua, kế hoạch
sử dụng NVL, CCDC cho sản xuất.
- Xác định các báo cáo quản trị NVL theo yêu cầu thông tin của quản lý.
Tổ chức lập và phân tích các báo cáo này, đồng thời cung cấp thông tin cho việc
lập báo cáo tài chính và phân tích kết quả kinh doanh.
1.2 Nội dung công tác kế toán NVL, CCDC

1.2.1 Phân loại NVL,CCDC
* Phân loại NVL
Phân loại NVL là việc phân chia NVL của doanh nghiệp thành các loại,
các theo tiêu thức phân loại nhất định nhằm phục vụ yêu cầu quản trị NVL
trong doanh nghiệp .
NVL trong doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về nội dung
kinh tế, công dụng, tính năng, tính chất lý hoá học. Không thể có biện pháp nào
để quản lý cho tất cả các loại NVL đó có hiệu quả mà phải phụ thuộc vào từng
loại, từng thứ NVL khác nhau để có biện pháp quản lý cho phù hợp.
+ Nếu căn cứ vào công dụng kinh tế và vai trò của từng loại NVL trong
quá trình sản xuất kinh doanh, có thể chia NVL thành:
- NVL chính (gồm cả nủa thành phẩm mua ngoài)
NVL chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. NVL
chính nh sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy cơ khí, xây dựng cơ bản;
Bông trong các nhà máy sợi; Vải trong các doanh nghiệp may
Đối với nửa thành phẩm mua ngoài là vật liệu chính với mục đích tiếp tục quá
trình sản xuất chế tạo sản phẩm, hàng hoá.
-Vật liệu phụ: Là đối tợng lao động nhng khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ
trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. Vật liệu phụ có thể làm tăng chất l-
ợng sản phẩm, kết hợp với NVL chính làm thay đổi sắc màu mùi vị bề ngoài
của sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các CCDC hoạt động
bình thờng nh: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, cúc áo, chỉ may, giẻ lau
-Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong
sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than củi, khí gas
Nguyễn Thị Dung - 5 - K39/21.02
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
-Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế,
sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải
-Vật liệu khác: Là những loại vật liệu cha đợc xếp vào các loại trên, th-
ờng là những vật liệu đợc loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ

thanh lý tài sản cố định
+ Nếu căn cứ vào nguồn hình thành: NVL đợc chia thành hai nguồn:
-NVL nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhập
do biếu tặng
-NVL tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất. Ví dụ: doanh nghiệp chế biến
chè có tổ chức đội trồng chè cung cấp nguyên liệu cho bộ phận chế biến.
+ Nếu căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL có thể chia NVL thành:
-NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Gồm: NVL dùng trực tiếp
cho sản xuất chế tạo sản phẩm, NVL dùng cho quản lý ở các phân xởng, dùng
cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp
-NVL dùng cho nhu cầu khác: Nh do nhợng bán, đem góp vốn liên
doanh, đem quyên tặng
* Phân loại CCDC
CCDC đợc phân loại tơng tự nh phân loại NVL
-Theo yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi chép kế toán, CCDC gồm: CCDC,
bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê
-Theo mục đích và nơi sử dụng CCDC gồm: CCDC dùng cho sản xuất
kinh doanh; dùng cho quản lý; dùng cho các nhu cầu khác.
-Phân loại theo các phơng pháp phân bổ( theo giá trị và theo thời gian sử
dụng) gồm: Loại phân bổ 1 lần; Loại phân bổ 2 lần; Loại phân bổ nhiều lần
-Phân loại theo nguồn hình thành: Tơng tự nh phân loại NVL.
1.2.2 Đánh giá NVL, CCDC
1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá
Đánh giá NVL là việc xác định giá trị NVL theo những thời điểm nhất
định và theo những nguyên tắc nhất định.
Khi đánh giá NVL phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
* Nguyên tắc giá gốc( Theo chuẩn mực 02- hàng tồn kho)
NVL phải đợc đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay đợc gọi là trị giá vốn thực tế
của NVL, là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có đợc những
NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

*Nguyên tắc thận trọng: Biểu hiện ở chỗ doanh nghiệp có đánh giá chính
xác mức độ giảm giá NVL khi thấy có sự chênh lệch giữa giá hạch toán trên sổ
kế toán với giá thị trờng, dựa trên cơ sở đó lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nguyễn Thị Dung - 6 - K39/21.02
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
*Nguyên tắc nhất quán: Các phơng pháp kế toán áp dụng trong đánh giá
vật t, hàng hoá phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phơng pháp
kế toán nào thì phải áp dụng phơng pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế
toán. doanh nghiệp có thể thay đổi phơng pháp đã chọn, nhng phải đảm bảo ph-
ơng pháp thay thế trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý
hơn, đồng thời phải giải thích đợc ảnh hởng của sự thay đổi đó.
1.2.2.2 Các phơng pháp đánh giá NVL, CCDC
Về nguyên tắc vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho đợc
đánh giá theo trị giá thực tế. Khi xuất kho cũng phải xác định gí thực tế xuất
kho theo đúng phơng pháp quy định. Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối l-
ợng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán
tình hình nhập xuất tồn vật liệu.
Nh vậy có hai phơng pháp đánh giá NVL, CCDC đó là:
-Đánh giávật liệu theo giá thực tế.
-Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán.
* Đánh giá vật liệu theo giá thực tế.
+ Xác định trị giá vốn của NVL nhập kho: Đợc xác định theo từng nguồn nhập.
- Nhập kho do mua ngoài:

ở đây: Giá mua là giá không có thuế GTGT nếu NVL mua về dùng để
sản xuất các mặt hàng chịu thuế GTGT và doanh nghiệp nộp thuế GTGT the ph-
ơng pháp khấu trừ. Giá mua là giá có thuế GTGT nếu NVL mua về sử dụng vào
việc sản xuất các mặt hàng không chịu thuế GTGT hoặc với doanh nghiệp nộp
thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.
-Nhập do tự gia công chế biến:

Trong đó, tiền thuê gia công chế biến, tiền vận chuyển (nếu có) sẽ bao
gồm cả thuế GTGT nếu NVL đợc dùng để sản xuất mặt hàng không chịu thuế
GTGT hoặc doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, sẽ không
bao gồm thuế GTGT nếu sản phẩm sản xuất ra là đối tợng không chịu thuế
GTGT và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
-Nhập kho do nhận vốn góp liên doanh.
Nguyễn Thị Dung - 7 - K39/21.02
Giá thực tế NVL
nhập khho
Giá mua trên
hoá đơn
Chi phí
mua
Thuế nhập
khẩu nếu có
Các khoản
giảm trừ
= + + -
Giá thực tế
NVL nhập
kho
Giá thực tế NVL
xuất gia công chế
biến
Chi phí gia
công chế biến
= +
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
-Nhập kho do đợc biếu tặng
Giá thực tế NVL nhập kho đợc tính theo giá thị trờng hoặc theo giá ghi trên

biên bản ghi nhận NVL biếu tặng cộng các chi phí phát sinh.
-Nhập kho đối với NVL đợc nhà Nớc cấp
Giá thực tế nhập kho là giá trị vốn NSNN đợc ghi nhận cộng các chi phí phát
sinh khác.
-Nhập kho với NVL là phế liệu thu hồi thì giá thực tế NVL nhập kho là
giá ớc tính trên thị trờng.
+ Xác định trị giá vốn của NVL xuất kho
NVL đợc nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác
nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó khi xuất kho NVL tuỳ thuộc vào đặc
điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phơng tiện trang
bị kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phơng
pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho.
Phơng pháp tính theo giá đích danh
Theo phơng pháp này, khi xuất kho NVLthì căn cứ vào số lợng xuất kho
thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của NVL
xuất kho.
Phơng pháp này đợc áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật
t ít và nhận diện đợc từng lô hàng.
Phơng pháp bình quân gia quyền.
Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng NVL
xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức:
Phơng pháp nhập trớc xuất trớc ( FIFO)
Nguyễn Thị Dung - 8 - K39/21.02
Giá thực tế NVL
nhập kho
=
Trị giá vốn góp do hội đồng
liên doanh xác định
Chi phí vận chuyển
bốc dỡ (nếu có)

+
Giá thực tế
NVL xuất kho
Số lợng NVL
xuất kho
Đơn giá bình
quân gia quyền
=
x
Đơn giá bình
quân
=
Trị giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ
Trị giá thực tế NVL
nhập trong kỳ
Số lợng NVL tồn đầu
kỳ
Số lợng NVL nhập
trong kỳ
+
+
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Phơng pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc và
lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo
đơn giá của những lần nhập sau cùng
Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)
Phơng pháp này dựa trên giả định là hàng hoá nào nhập sau đợc xuất tr-
ớc, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính
theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.

* Tính giá NVL theo giá hạch toán.
Giá hạch toán của NVL là giá do doanh nghiệp tự quy định (có thể lấy
giá kế hoạch hoặc giá mua tại một thời điểm nào đó) và đợc sử dụng thống nhất
ở doanh nghiệp trong một thời gian dài. Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để
ghi sổ chi tiết giá trị NVL nhập, xuất. Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế
của NVL xuất kho theo hệ số giá.
Khi đó: Trị giá thực tế của NVL xuất kho đợc tính nh sau:
1.2.3 Tổ chức chứng từ và hệ thống sổ kế toán sử dụng
1.2.3.1 Tổ chức chứng từ:
Tuỳ điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà kế toán có thể sử dụng
các chứng từ bắt buộc hoặc các chứng từ hớng dẫn cho phù hợp. Các chứng từ
sử dụng trong kế toán NVL chế độ kế toán ban hành là:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t sản phẩm hàng hoá (mẫu 08 - VT)
- Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03 - BH)
- Hoá đơn GTGT (mẫu 01 GTKT- 2LN)
- Hoá đơn bán hàng (mẫu 02 GTKT - 2 LN)
Nguyễn Thị Dung - 9 - K39/21.02
Ttrị giá vốn thự c tế
NVL xuất kho
=
Trị giá hạch toán
NVL xuất kho
Hệ số giá (H)x
Hệ số giá(H)
=
Trị giá vốn thực tế vật

t tồn đầu kỳ
+
Trị giá vốn thực tế vật t
nhập trong kỳ
Trị giá hạch toán vật t
tồn đầu kỳ
+
Trị giá hạch toán vật t
nhập trong kỳ
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
- Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04 - VT)
- Thẻ kho và một số thẻ kế toán chi tiết khác.
Việc lập các chứng từ này cùng với các quy định về thủ tục nhập xuất
NVL do các doanh nghiệp tự ban hành nhằm phù hợp nhất với các điều kiện cụ
thể và yêu cầu quản lý NVL tại doanh nghiệp.
1.2.3.2 Hệ thống sổ kế toán sử dụng.
Trên thực tế hiện nay, các doanh nghiệp có thể áp dụng ghi sổ kế toán
theo một trong bốn hình thức kế toán mà bộ tài chính ban hành sau:
- Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.
- Hình thc sổ kế toán Nhật ký sổ cái.
- Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ.
- Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ.
* Hình thức Nhật ký chung
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ xuất NVL, CCDC . Trớc hết kế toán ghi
nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ
Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán phù hợp (TK 152, TK
153) ở dòng có. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi
sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ xuất NVL, CCDC phát sinh đợc ghi vào sổ kế
toán có liên quan.
Sơ đồ 1: Hình thức Nhật ký chung.

Nguyễn Thị Dung - 10 - K39/21.02
Chứng từ gốc
Nhật ký
mua hàng
Nhật ký
mua hàng
Sổ chi tiết vật t Thẻ kho
Sổ cái TK Bảng tổng hợp
chi tiết vật t
Báo cáo tài chính
Báo cáo nhập - xuất - tồn vật t
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
* Hình thức Nhật ký sổ cái.
Kế toán tổng hợp xuất NVL, CCDC đợc phản ánh trên Nhật ký sổ cái. Kế
toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi vào Nhật ký sổ cái theo hệ thống kết hợp,
ghi theo thứ tự phát sinh các chứng từ, tức là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đ-
ợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cơ sở
nhật ký - sổ cái.
Sơ đồ 2: Hình thức nhật ký sổ cái
Nguyễn Thị Dung - 11 - K39/21.02
Chứng từ gốc :
- Hoá đơn bán hàng
(Bên bán lập)
- Phiếu mua hàng
- Hoá đơn c ớc vận chuyển
- Phiếu nhập, phiếu xuất
Bảng tổng hợp chứng từ gốc

- Bảng tổng hợp chứng từ nhập
- Bảng tổng hợp chứng từ xuất
Nhật ký-Sổ cái Sổ kế toán chi tiết vật
liệu
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi theo tháng
Đối chiếu
* Hình thức Chứng từ ghi sổ.
Sổ kế toán tổng hợp gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 152,
TK 153. Căn cứ vào các chứng từ kế toán về xuất NVL, CCDC kế toán lập các
chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi sổ cái các TK, trị
giá thực tế vủa NVL, CCDC xuất kho theo từng đối tợng tập hợp chi phí sản
xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm lao vụ dịch vụ.
Sơ đồ 3: Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ.
Nguyễn Thị Dung - 12 - K39/21.02
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Thẻ kho Sổ chi tiết vật
t
Sổ cái TK Bảng tổng hợp chi
tiết vật t
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Báo cáo tổng hợp nhập-xuất-tồn vật t
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi theo tháng
Đối chiếu
* Hình thức Nhật ký chứng từ

Theo hình thức này, hạch toán các nghiệp vụ xuất NVL, CCDC đợc phản
ánh trên bảng phân bổ số 2. Sổ này dùng để phản ánh giá trị thực tế của NVL,
CCDC phân bổ cho các đối tợng sử dụng, gồm hai phần chính:
- Phần ghi Có tài khoản 152, 153
- Phần ghi Nợ các TK - phần đối tợng sử dụng
Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 để ghi vào các bảng kê (bảng kê số 4, 5)
chi phí sản xuất. (Đối với các doanh nghiệp đánh giá NVL, CCDC theo giá thực
tế cho từng đối tợng sử dụng trớc hết phải căn cứ vào bảng kê số 3, sau đó mới
lập bảng phân bổ số 2).
Sơ đồ 3: Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ.
Nguyễn Thị Dung - 13 - K39/21.02
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết
số 2
Sổ kế toán khác
NKCT số1,2,10
Sổ chi tiết
vật t
Thẻ
kho
Nhật ký
chứng từ số 5
Bảng kê số 3 Bảng phân bổ
vật liệu số 2
Bảng kê chi
phí sản xuất
Sổ cái TK Bảng tổng hợp
chi tiết vật t
Báo cáo tài chính
Báo cáo nhập-xuất-tồn vật t

Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
1.2.4 Kế toán chi tiết NVL, CCDC.
Tuỳ theo điều kiện kinh doanh cụ thể, tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản
lý mà việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng nh việc kiểm tra đối
chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán đợc tiến hành
theo một trong các phơng pháp sau:
-Phong pháp ghi thẻ song song.
-Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
-Phơng pháp ghi sổ số d
ở mỗi phơng pháp đợc tiến hành nh sau:
Phơng pháp ghi thẻ song song
-ở kho: Hàng ngày khi nhận các chứng từ xuất NVL, CCDC thủ kho kiểm
tra tính hợp lý hợp pháp của chứn từ rồi ghi chép số thực xuất vào chứng từ và
thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất
đã đợc phân loại theo từng thứ NVL, CCDC cho phòng kế toán.
-ở phòng kế toán : Mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL, CCDC cho từng thứ
tơng ứng với thẻ kho để phản ánh cả về số lợng và giá trị NVL, CCDC xuất
dùng (trên cột xuất). Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết tổng lợng NVL, CCDC
xuất dùng để đối chiếu với thẻ kho.
Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.
Nguyễn Thị Dung - 14 - K39/21.02
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu
số lợng, việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng
kiểm tra của kế toán.
Điều kiện áp dụng: Phơng pháp này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp

có ít chủng loại NVL, CCDC,số lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thờng
xuyên.
Sơ đồ kế toán chi tiết NVL, CCDC theo phơng pháp thẻ song song.

Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi theo tháng
Đối chiếu hàng ngày
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
-ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho ghi chép tình hình xuất kho NVL
giống nh phơng pháp ghi thẻ song song.
-ở phòng kế toán: Mở sổ " đối chiếu luân chuyển" tình hình xuất kho
NVL, CCDC theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển đ-
ợc mở cho cả năm và đợc ghi vào cuối tháng, mỗi thứ NVL đợc ghi vào một
dòng trên sổ.
Nguyễn Thị Dung - 15 - K39/21.02
Thẻ kho
Phiếu nhập
kho
Phiếu xuất khoSổ (thẻ) kế
toánchi tiết
Bảng kê nhập-
xuất-tồn
Sổ kế toán tổng
hợp
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đơc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào
cuối tháng.
Nhợc điểm: Phơng pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế
toán về chỉ tiêu số lợng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ
đợc tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán.

Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật t, hàng
hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày;
Phơng pháp này thờng ít đợc áp dụng trong thực tế.
Sơ đồ kế toán chi tiết NVL, CCDC theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu cuối tháng
Phơng pháp ghi sổ số d
-ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép nh hai phơng pháp
trên. Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào " sổ số d" số tồn kho cuối tháng
của từng thứ NVL, CCDC cột số lợng.
Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, đợc mở cho cả năm.
-ở phòng kế toán : Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép
trên thẻ kho cuả thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho. Sau đó kế
toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ. Trên cơ
Nguyễn Thị Dung - 16 - K39/21.02
Thẻ kho
Phiếu nhập Phiếu xuất
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu
luân chuyển
Bảng kê nhập
Sổ kế toán tổng
hợp
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
sở các chứng từ xuất, kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và lập bảng
kê xuất để ghi chép tình hình xuất dùng NVL, CCDC hàng ngày hoặc định kỳ.
Từ các bảng kê xuất, kế toán lập bảng luỹ kế xuất và trên cơ sở đó kế toán phản
ánh NVL, CCDC xuất dùng vàp bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (trên cột xuất)
theo từng nhóm, loại vật liệu, CCDC theo chỉ tiêu giá trị.
Ưu điểm

+Giảm đợc khối lợng ghi chép do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số tiền và ghi
theo nhóm vật t, hàng hoá.
+ Phơng pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán doanh nghiệp và hạch
toán kế toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra đợc thờng xuyên việc ghi chép và
bảo quản trong kho của thủ kho.
+ Công việc đợc dàn đều trong tháng
Nhợc điểm:
+ Kế toán cha theo dõi chi tiết đến từng thứ vật t, hàng hoá nên để có thông tin
về tình hình nhập, xuất, tồn của thứ vật t, hàng hoá nào thì căn cứ vào số liệu
trên thẻ kho.
+ Việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức
tạp.
Điều kiện áp dụng:
+ Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá, việc nhập-xuất diễn ra th-
ờng xuyên.
+ Doanh nghiệp dã xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán và xây dựng đợc hệ
thống danh điểm vật t, hàng hoá hợp lý. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của
cán bộ kế toán vững vàng.
Sơ đồ kế toán chi tiết NVL, CCDC theo phơng pháp sổ số d
'

Nguyễn Thị Dung - 17 - K39/21.02
Thẻ kho
Phiếu xuất
kho
Sổ số d Phiếu xuất
Phiếu giao nhận
chứng từ
Phiếu giao nhận
chứng từ

Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đốichiếu hàng ngày
1.2.5 Kế toán tổng hợp NVL, CCDC.
Việc lựa chọn phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng tại doanh nghiệp
căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lợng, chủng loại NVL và yêu cầu quản lý để
có sự vận dụng thích hợp và phải thực hiện phơng pháp nhất quán trong niên độ
kế toán. Kế toán tổng hợp NVL, CCDC có thể áp dụng một trong hai phơng
pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ
(KKĐK).
Kế toán tổng hợp xuất NVL, CCDC theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên (KKTX).
Phơng pháp KKTX là phơng pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách
thờng xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật t
hàng hoá trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.
Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL, CCDC, kế toán sử
dụng tài khoản sau: TK 152: Nguyên liệu vật liệu
TK 153: Công cụ dụng cụ
Kết cấu cơ bản của các TK này nh sau:
+ TK 152: Bên Nợ ghi:
- Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ
- Số tiền điều chỉnh đánh giá NVL khi đánh giá lại
- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê
Bên có ghi:
- Trị giá vốn thực tế NVL xuất trong kỳ
- Số tiền giảm giá, chiết khấu thơng mại hàng mua
- Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại
- Trị giá NVL thiếu khi pháp hiện khi kiểm kê
Nguyễn Thị Dung - 18 - K39/21.02

Bảng luỹ kế nhập Bảng kê nhập
-xuất- tồn
Bảng luỹ kế xuất
Sổ kế toán tổng hợp
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Số d Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.
TK 152 có thể đợc mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại NVL phù
hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp
bao gồm:
TK 1521- NVL chính.
TK 1522- Vật liệu phụ
TK 1523 - Nhiên liệu
TK 1524 - Phụ tùng thay thế
TK 1525 - Thiết bị xây dựng cơ bản
TK 1528 - Vật liệu khác
Trong từng TK cấp 2 có thể mở chi tiết tài khoản cấp 3, cấp 4 tới từng nhóm,
thứ NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý từng doanh nghiệp .
+ TK 153: Công cụ dụng cụ, tơng tự TK 152
TK 153 có 3 tài khoản cấp 2: TK 1531- Công cụ dụng cụ
TK 1532- Bao bì luân chuyển
TK 1533- Đồ dùng cho thuê
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác nh:TK 154, TK 621,
TK 627, TK 641, TK 128, TK 222
Sơ đồ kế toán tổng hợp nhập - xuất NVL, CCDC theo phơng pháp kê khai th-
ờng xuyên
TK 111, 112, 141, 331 TK 133
Tổng giá Thuế GTGT
Nguyễn Thị Dung - 19 - K39/21.02
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
thanh toán đợc khấu trừ

TK 152,153 TK621
TK 333 Nhập kho do Xuất dùng trực
tiếp cho
mua ngoài sản xuất chế tạo sản phẩm
TK 627,641, 642
Thuế nhập khẩu Xuất dùng tính ngay vào
TK 151 chi phí
Nhập kho hàng đang đi Xuất CCDC
loại Phân bổ
đờng kỳ trớc phân bổ nhiều lần. dần vào
TK 411 CPSXKD
TK 632, 157
Nhận vốn góp liên doanh Xuất bán trực tiếp, gửi bán
cổ phần
TK 154
TK 154 Xuất tự chế , thuê ngoài gia
công chế biến
Nhập do tự chế, thuê ngoài
gia công chế biến TK 128.222
Xuất góp vốn liên doanh
TK 128, 222
TK136, 138
Nhập do nhận lại vốn góp Xuất cho vay tạm thời
vốn góp liên doanh
Kế toán NVL, CCDC theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)
Phơng pháp KKĐK là phơng pháp kế toán không tổ chức ghi chép một
cách thờng xuyên, liên tục các nghiệo vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật
t hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho.
Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của vật t hàng hoá tồn
kho cuối kỳ và đầu kỳ.

Trị giá vốn thc tế của vật t hàng hoá nhập kho, xuất kho hàng ngày đợc
phản ánh theo dõi trên tài khoản "mua hàng". Việc xác định trị giá vốn thực tế
Nguyễn Thị Dung - 20 - K39/21.02
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
của vật t hàng hoá xuất kho không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào
kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức:
Sau đó căn cứ vào đơn giá xuất theo phơng pháp xác định trị giá vốn hàng xuất
đã chọn để tính ra trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho.
Kế toán tổng hợp tình hình nhập xuất NVL, CCDC theo phơng pháp
KKĐK sử dụng TK 152, TK 153. Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611 - TK mua
hàng. TK này phản ánh trị giá vốn thực tế của vật t hàng hoá tăng giảm trong
kỳ.
Kết cấu của các Tk này nh sau:
Nợ TK 152, 153
Có
Kết chuyển trị giá vốn thực tế của Kết chuyên trị giá vốn thực tế
NVL,CCDC tồn kho cuối kỳ của NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ
Số d cuối kỳ: Trị giá vốn thực tế của
NVL, CCDC tồn
kho cuối kỳ
Kết cấu Tk 611 nh sau:
Nợ TK 611 Có
- Kết chuyển trị giá vốn thực tế - Kết chuyển trị giá vốn thực tế
của NVL, CCDC tồn đầu kỳ của NVL, CCDC tồn cuối kỳ
Nguyễn Thị Dung - 21 - K39/21.02
Số lợng hàng
xuất kho
=
Số lợng hàng
tồn đầu kỳ

Số lợng hàng
nhập trongkỳ
Số lợng hàng
tồn cuối kỳ
+
_
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
- Trị giá vốn thực tế của NVL - Trị giá vốn thực tế NVL,
CCDC tăng trong kỳ CCDC giảm trong kỳ
TK này không có số d, đợc mở chi tiết cho 2 TK cấp 2
TK 6111- Mua NVL, CCDC
TK 6112 - Mua hàng hoá
Các TK liên quan khác: TK 111, TK 112, TK 128, TK 222, TK 142, TK 242, TK
621, TK 642, TK 331
Sơ đồ kế toán tổng hợp nhập - xuất NVL, CCDC theo phơng pháp KKĐK.
TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153
Kết chuyển tồn đầu kỳ Kết chuyển tồn cuối kỳ
TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331
Tổng giá Thuế GTGT Các khoản đợc giảm trừ
thanh toán
Nhập do
mua ngoài
TK 333 TK 621, 627
Thuế nhập khẩu Xuất dùng cho sản xuất
TK 411 TK 632

Nhận góp vốn liên doanh Xuất bán
góp cổ phần
Nguyễn Thị Dung - 22 - K39/21.02
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp

TK 711 TK 128, 222
Đợc quyên tặng Xuất góp vốn liên doanh
1.2.6 Tổ chức kế toán NVL, CCDC trong điều kiện sử dụng máy vi tính
Trong điều kiện kinh tế thị trờng, tình trạng kinh doanh của doanh
nghiệp luôn biến động về quy mô,ngành nghề lĩnh vực kinh doanh , cách thức
quản lý, cách thức kinh doanh, cách thức hạch toán, cách thức lãnh đạo Hơn
nữa, nhu cầu quản lý Nhà nớc về tài chính kế toán, thuế, ngân hàng, thị trờng
chứng khoán cũng nh yêu cầu quan trị kinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi
cần thiết có phần mềm kế toán hoàn thiện nh phần mềm kế toán động mới đáp
ứng tốt hơn và nâng cao chất lợng thông tin đợc cung cấp. Tổ chức công tác kế
toán trên máy theo phần mềm kế toán động đem lại lợi ích lớn hơn so với tổ
chức kế toán thủ công.
Nội dung công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính đợc
thể hiện qua quá trình sau:
* Tổ chức mã hoá các đối tợng quản lý:
Mã hoá đối tợng cần quản lý là việc phân loại quy định ký hiệu, sắp xếp các đối
tợng theo một quy luật nhất định để nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong
quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc mã hoá các đối tợng quản
lý đợc thực hiện qua các bớc:
+ Xác định đối tợng cần mã hoá (Khách hàng, ngời bán, loại vật t, sản phẩm,
hàng hoá )
+ Lựa chọn phơng pháp mã hoá (Phơng pháp mã số phân cấp, mã số gợi nhớ,
mã hoá liên tiếp, mã hoá tổng hợp)
+ Triển khai mã hoá cho từng đối tợng quản lý theo phơng pháp mã hoá đã
chọn
* Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán
trên máy:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy: Danh mục
chứng từ dùng để quản lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ mang một mã
hiệu xác định

Ví dụ: Theo phần mềm kế toán EFECT của công ty phần mềm hỗ trợ doanh
nghiệp BSC, xây dựng danh mục chứng từ gồm 7 loại chứng từ
Nguyễn Thị Dung - 23 - K39/21.02
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
+ Loại 1: Phiếu nhập vật t, sản phẩm, hàng hoá
+ Loại 2: Phiếu xuất (hoá đơn) vật t, sản phẩm, hàng hoá
+ Loại 3: Phiếu thu tiền mặt
+ Loại 4: Phiếu chi tiền mặt
+ Loại 5: Giấy báo nợ, giấy báo có
+ Loại 6: Ghi tăng, giảm TSCĐ. khấu hao TSCĐ, bút toán khác về TSCĐ
+ Loại 7: Bút toán khác
- Tổ chức luân chuyển xử lý, lu trữ và bảo quản chứng từ, tuỳ theo sự phân công
phân nhiệm trong bộ máy kế toán.
Tổ chức danh mục chứng từ kế toán trên máy là khâu đầu tiên của công
tác kế toán, cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống kế toán
biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tợng sử dụng thông tin.
Việc cập nhật dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ kế toán trên máy chuẩn xác
là khâu quan trọng đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành lựa
chọn những tài khoản cần sử dụng.
Quy định danh mục tài khoản trên máy, chi tiết hoá các tài khoản cấp 1 thành
TK cấp 2,3,4 theo các đối tợng quản lý đã đợc mã hoá chi tiết. Khi thực hiện
kế toán trên máy chỉ đợc phép hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài
khoản đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế toán, ngời dùng có thể
lọc theo cảo tài khoản tổng hộ và chi tiết của tài khoản.
Ví dụ: Xây dựng danh mục tài khoản chi tiết liên quan TK 152, có thể:
+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính
+ TK 15211: Thép, inox, sắt
+ TK 15212: Vòng bi

Danh mục TK trên máy đợc sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản sử dụng
của doanh nghiệp.
* Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán
Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống
hoá thông tin kế toán khác nhau, đòi hỏi cần lựa chọn hình thức kế toán phù
hợp.
Trong các hình thức kế toán của Bộ tài chính quy định hiện nay, hình
thức kế toán nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ thuận tiện hơn trong
điều kiện tổ chức kế toán trên máy.
Nguyễn Thị Dung - 24 - K39/21.02
Học viện tài chính Luận văn tốt nghiệp
Quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động đ-
ợc thực hiện theo quy trình:
v Mã Xem
hoá
in
* Các loại báo cáo
Phần mềm kế toán nhập dữ liệu một lần và cung cấp tất cả các loại báo
cáo kế toán theo yêu cầu của ngời dùng. Sản phẩm của quy trình xử lý, hệ thống
hoá thông tin kế toán trên máy cung cấp rất phong phú:
- Các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, các báo cáo tài chính.
- Báo cáo kế toán quản trị
- Báo cáo theo chỉ tiêu: doanh thu, chi phí
- Báo cáo từ một vấn đề cụ thể: cung cấp báo cáo nhanh và theo cách t duy của
nhà kinh doanh
- Báo cáo từ một vấn đề tổng hợp: cho phép truy cập trực tiếp từ từng yếu tố của
báo cáo kế toán tới số liệu đầu tiên (chứng từ kế toán) hình thành báo cáo
- Cáo so sánh thực hiện với dữ liệu kế hoạch, dự toán, định mức
* Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị ngời dùng

Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học phải căn cứ vào
đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý quy mô, trình độ ứng
dụng tin học của cán bộ doanh nghiệp để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế
toán phù hợp. Theo đó cần quy định chức trách, nhiệm vụ cho từng cấp, từng bộ
phận, từng nhân viên kế toán
Quản trị ngời dùng là vấn đề quan trọng tổ chức bộ máy kế toán . Nhờ
việc phân công phân nhiệm công việc từ đó có thể kiểm tra, quy trách nhiệm
cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ
liệu
Tóm lại, tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính mang lại nhiều lợi ích
lớn trong quá trình thu nhận và xử lý, cung cấp thông tin kế toán với khả năng
mở rộng tính mềm dẻo và tiện ích, từ đó thực hiện tốt hơn chức năng vai trò,
nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp.
Nguyễn Thị Dung - 25 - K39/21.02
Chứng
từ gốc
Nhập
chứng
từ vào
máy
Chứng
từ trên
máy
-Sổ kế toán tổng hợp
- Sổ cái TK
- Sổ chi tiết
- BCTC
- Báo cáo khác
Xử lý
phần mềm

trên máy
vi tính