Cách tạo mục lục tự động trong Word 2007 pdf

Cách tạo mục lục tự động trong
Word 2007

Bài viết hướng dẫn tạo một mục lục tự động giúp bạn tiết kiệm thời gian và công
sức bằng cách tận dụng những tiện ích có sẵn được nâng cấp thân thiện trong MS
Word 2007.
Mục lục cung cấp cái nhìn tổng quát của tài liệu giúp cho người đọc có thể tìm thấy từng
phần một cách nhanh chóng. Word 2007 cung cấp cho bạn một cấp lập mục lục tự động.

Có 2 bước để tạo mục lục tự động:

1. Chuẩn bị tài liệu bằng cách gán các Heading Styles (kiểu trang trí tiêu đều) cho tên các
chương và các tiêu đề mà bạn muốn xuất hiện trong mục lục.

2. Thu thập các tiêu đề đó để tạo thành bảng mục lục.

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục

Sau khi bạn đã quyết định các tên chương và tiêu đề sẽ xuất hiện trên mục lục bạn cần áp
dụng một số Style đặc biệt để Word có thể thêm chúng vào mục lục tự động.

Cách tạo mục lục tự động trên Word 2007
Các Style này nằm trên tab Home, trong nhóm Styles. Với mỗi chương và tiêu đề làm
như sau:

1. Chỉ con trỏ vào tên hoặc các tiêu đề của chương.

2. Trong nhóm Styles, chọn Heading 1 cho cấp độ cao nhất là tên chương, Heading 2
cấp độ tiếp theo, có thể là tên của của các phần trong chương và Heading 3 cho tiêu đề
phụ.

Các Heading Styles và bảng mục lục tự động làm việc với nhau để tạo ra bảng mục lục
cho tài liệu. Word chỉ định mục lục Heading 1 làm cấp độ cao nhất trong bảng mục lục,
Heading 2 tương ứng với cấp độ cao thứ hai và Heading 3 cho cấp độ tiếp theo.

Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu

Sau khi chọn các Heading Style phù hợp cho từng phần, thì đã đến lúc thu thập tất cả
chúng vào trong bảng mục lục, đây là lúc Word làm việc thay cho bạn.

Đầu tiên bạn chỉ con trỏ nơi bạn muốn bảng mục lục xuất hiện, thông thường thì người ta
đặt mục lục ở đầu tài liệu. Trên tab References, chọn Table of Contents, sau đó click
Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2 hoặc cái nào bạn cảm thấy phù hợp nhất. Rất
nhanh và đơn giản.

Bảng mục lục sẽ xuất hiện với một hộp màu xanh nhạt. Đó là một hiệu ứng để thông báo
cho bạn biết đây là một bản mục lục tự động.

Cập nhật bảng mục lục

Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì nó. Bảng mục lục sẽ tự
động cập nhật khi tài liệu được mở; và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập nhật bất cứ
khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số trang của tài liệu.
Chỉ cần thực hiện 2 bước sau:

Bạn cập nhật mục lục bằng cách Click vào tab References và sau đó chọn Update Table
trong nhóm Table of Contents.

Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay
chỉ muốn điều chỉnh số trang. Chọn điều chỉnh số trang nếu bạn thêm nội dung làm tăng
số trang trong tài liệu mà không thêm tiêu đề nào mới, còn nếu bạn thêm hoặc thay đổi
nội dung tiêu đề thì nên chọn Update entire table.

Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì nếu bạn đã từng cập nhật bảng
mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi. Để thay đổi nội dung trong bảng mục lục, thì
hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp trên bảng mục lục, sau đó click
Update Table.

Thay đổi bảng mục lục

Có rất nhiều cách để bạn thay đổi bảng mục lục.

Bên cạnh việc chon nhiều kiểu và định dạng đã có sẵn trong Word, bạn có thể tự thiết kế
chi tiết bảng mục lục cho riêng mình, chẳng hạn như quyết định số cấp cho mục lục, có
cho số trang xuất hiện hay không, tạo đường nối bằng dấu chấm giữa tiêu đề và số trang,
v.v…