PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH ĐỨC VIỆT

Các thành viên:
•

Trần Thùy Dương

•

Trịnh Hồng Nhung

•

Trần Đức Mạnh

•

Phạm Văn Tùng

•

Đặng Đình Quyết

PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC
CƠNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT KINH DOANH
ĐỨC VIỆT
Đối với một doanh nghiệp kể từ khi thành lập đến những giai đoạn phát
triển, cơ cấu tổ chức ln đóng một vai trị hết sức quan trọng , có ảnh hưởng trực
tiếp đến tình hình sản xuất của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức thật gọn nhẹ, linh
hoạt, nhưng đảm bảo tính khoa học hợp lý, mang lại hiệu quả hoạt động kinh tế cao
và phù hợp với điều kiện đặc trưng của doanh nghiệp trong điều kiện môi trường
kinh doanh luôn biến động.
Trong q trình hình thành và phát triển cơng ty cổ phần và sản xuất kinh

doanh Đức Việt cũng rất quan tâm đến vấn đề về cơ cấu tổ chức của cơng ty nhưng
vẫn cịn nhiều bất cập. Đây là khó khăn rất lớn khi ban lãnh đạo muốn tạo môi
trường làm việc thân thiện để mọi thành viên trong công ty phát huy hết trí lực của
mình. Có thế nói cơ cấu tổ chức có ý nghĩa quan trọng với sự tồn tại phát triển hay
diệt vong của doanh nghiệp. Với tính hình thực tiễn của Cơng ty Cổ phần sản xuất
và kinh doanh Đức Việt, công tác tôt chức cịn có những bất cập chưa đáp ứng mục


tiêu kế hoạch chiến lược của cơng ty. Do đó hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một yêu
cầu cấp thiết của công ty hiện nay.
Giới thiệu chung về công ty

I.

Công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt thành lập ngày 07/11/2013
do phòng kế hoạch và đầu tư UBND Hà Nội cấp. Giấy phép kinh doanh số :
0303000270 cấp ngày 19/04/2005. Công ty Cổ phần và kinh doanh Đức Việt là
đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh các thiết bị phục vụ cho việc thi công các
cơng trình xây dựng, sản phẩm của cơng ty bao gồm : cốt pha thép định hình, cột
chống siêu trọng, giáo chống tổ hợp, giáo hồn thiện, máy móc thi cơng các loại,
ống thép định hình, vận thăng và cấu tháp. Ngồi ra cơng ty cịn là nhà phân phối
độc quyền hệ thống đỗ xe ô tô tự động của hang SIMMATEC – Hàn Quốc.
Hiện nay cơng ty có 3 chi nhánh trên tồn quốc
Trụ sở chính : Văn phịng giao dịch : số 61, TT3, KĐT Văn Phú, Hà Đông , Hà nội
Chi nhánh miền trung : VPGD số 255 Trường Trinh, Thanh Khê, TP Đà Nẵng.
Chi nhánh miền nam : VPGD số 782 đường số 7, An Phú, Quận 2 , TP Hồ Chí
Minh.


Mơ hình cơ cấu tổ chức của cơng ty

Hội Đồng Quản Trị

Ban Giám Đốc

Phịng kế
hoạch kinh

Phịng kế tốn tài chính

Chi nhánh Sài Gòn

Phòng kỹ thuật

Chi nhánh Đà Nẵng

Nhà máy

Phân
xưởn
g sản
xuất

Phòng tổ chức hành chính

Kho
hàng


II.
•

Thực trạng cơ cấu tổ chức cơng ty theo các thuộc tính.
Sự kết hợp chun mơn hóa và tổng hợp hóa
Cơng ty có Hội đồng quản trị gồm ba người, một ban giám đốc với một giám

đốc và một phó giám đốc. Tất cả các phòng ban đều trực thuộc sự quản lý của ban
giám đốc. Các phòng ban được bố trí chun mơn hóa, do đó phát huy tối đa được
năng lực hoạt động chun mơn của các phịng ban


Ưu điểm :
Công ty đã kết hợp được chuyên mốn hóa và tổng hợp hóa một cách

linh hoạt. Nhờ tổng hợp hóa mà ban giám đốc đã quản lí được tổng thể mọi hoạt
động của công ty. Nhờ chuyên môn hóa mà các nhiệm vụ phức tạp của cơng ty trở
thành những hoạt động đơn giản hơn trong từng chuyên mơn, chúng mang tính độc
lập tương ddoois cao và giao chúng cho các bộ phận của công ty. Mỗi bộ phận chỉ
chịu trách nhiệm trong lĩnh vực mình hoạt động, đi sâu nghiên cứu vào các chun
mơn do đó tăng chất lượng và hiệu quả hoạt động. Chính nhờ chuyên mơn hóa mà
cơng ty có rất nhiều các phịng ban chức năng với các công việc chuyên môn khác
nhau tạo điều kiên cho các nhân viên cơng ty có thể lựa chọn cho họ những cơng
việc và những vị trí phù hợp với năng lực của họ.


Nhược điểm:
Ban giám đốc chỉ có 2 người nhưng phải đảm nhận khối cơng vệc q

lớn dẫn đến tình trạng quản lý khơng hiệu quả, cơng việc có thể bị xao nhãng
khơng được quan tâm và giải quyết một cách đúng mức và triệt để
•

Sự phân chia tổ chức thành các bộ phận :

Cơng ty tổ chức mơ hình cơ cấu chức năng, thống nhất từ trên xuống.


Ưu điểm :


Phát huy ưu thế của chuyên môn nghành nghề, mỗi bộ phận trong cơng ty
phát huy sức mạnh của mình, đặc biệt là bộ phận nhà máy thể hiện được năng lực
của mình. Đơn giản hóa việc đào taaoj, các bộ phận có kế hoạch đào tạo mới và
nâng cao trình độ cho nhân viên bộ phận mình. Tạo điều kiện cho giám đốc kiểm
tra chặt chẽ được hoạt động của các bộ phận.


Nhược điểm :

Nhược điểm nổi bật đólà sự phối hợp hành động của các phòng ban chức
năng trong công ty chưa được chặt chẽ. Tuy sự chuyên mơn hóa chưa cao nhưng đã
làm hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản trị chung cho công ty. Các trưởng
phịng chỉ giỏi trong lĩnh vực của mình tuy nhiên năng lực quản trị chung cơng ty
cịn hạn chế. Do họ chỉ chịu trách nhiệm chức năng của mình nên trong q trình
phối hợp cịn nhiều hạn chế: tình trạng đổ lỗi, trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục
tiêu chúng của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất
•

Mối quan hệ giữa tầm quản lý và cấp quản lý:
 Ưu điểm:
Số cấp trong công ty đối hợp lý. Về phạm vi quản lý ở ban giám đốc thì

cơng việc khá nhiều, nhưng nó tạo điều kiện cho việc quản lý hiệu quả, kiểm soát
tốt, nâng cao được kết quả hoạt động. Do đó việc quản lý các phịng ban của ban
giám đốc giảm bớt được khó khăn, công việc rõ ràng không bị chồng chéo.


Nhược điểm:

Tầm kiểm sốt của ban giám đốc q rộng, ngồi việc quản lý cơng việc của
cơng ty do các phịng báo cáo, ban giám đốc còn quản lý thêm 2 chi nhánh. Việc
ban giám đốc phải làm quá nhiều như vậy sẽ làm cho công việc của giám đốc quá


nhiều. Từ đó, gây căng thắng, cơng việc ln ở trong tình trạng chờ giám đơc
quyết định, làm giảm hiệu quả, làm chậm tiến độ cơng việc.
•

Mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm:
Cơ cấu tổ chức của công ty sử dụng cả loại quyền hạn trực tuyến, chức năng

và tham mưu.
Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến giữa cấp trên và các cấp dưới được trải
dài từ hội đơng quản trị tới giám đốc, phó giám đốc tới các phịng ban. Cơng ty sử
dụng mơ hình quyền hạn theo nguyên lý thứ bậc, trực tiếp nhận nhiệm vụ và báo
cáo cho cấp trên trực tuyến của mình.
Mối quan hệ quyền hạn chức năng cũng được sử dụng trong cơ cấu tổ chức
cơng ty đó là Phó giám đốc nhận ủy quyền chức năng từ giám đốc công ty thực các
nhiệm vụ như hỗ trợ giám sát, giám sát dự án, các chi nhánh của cơng ty.
Cịn quyền hạn tham mưu cũng được sử dụng trong công ty ở đa phần các
bộ phân trong cơ cấu nhưng mổi bật nhất là tham mưu của các phó giám đốc với

giám đốc cơng ty. Vai trị tham mưu cho các giám đốc rất quan trọng, giúp cho
giám đốc có thể ra các quyết định dễ dàng. Tuy nhiên việc sử dụng quyền hạn tham
mưu trong công ty cần đảm bảo tham mưu tồn diện hơn nữa, phó giám đốc cần
đưa ra các giải pháp cho giám đốc lựa chọn vì giám đốc cơng ty khá nhiều việc.
Cần khuyến khích hơn nữa việc sử dụng quyền hạn tham mưu trong công ty, để
việc sử dụng quyền hạn tham mưu trở thanh thông lệ trong đời sống công ty.
Tuy nhiên trong công ty, quyền hạn và trách nhiệm của phó giám đốc rất mờ
nhạt, họ chỉ có quyền hạn trong lĩnh vực hoạt động của mình. Trong khi đó quyền
hạn tập trung ở giám đốc, các hoạt động kinh doanh của công ty đều do giám đốc


quyết định. Vì vậy cần trao thêm quyền cho phó giám đốc để giám đốc được san sẻ
công việc và các phó giám đốc có thể phát huy được năng lực của mình.
•

Tập trung và phi tập trung:
Trong cơng ty tính chất tập trung thể hiện ở cơ cấu khá rõ. Quyền lực tập

trung ở hội đồng quản trị và tập trung cao nhất ở giám đốc công ty.


Ưu điểm:

Tạo sự nhất quán trong đường lối chính sách hoạt động của cơng ty, cấp trên có thể
kiểm sốt dễ dàng các hoạt động của cấp dưới ban giám đốc có thể điều động
nguồn lực dễ dàng để thực hiện các nhiệm vụ.


Nhược điểm:

Do tính chất tập trung quyền lực dẫn tới làm giảm sự quan trọng và tính tích
cực, khả năng sáng tạo của các quản lý cấp thấp hơn. Đôi khi ban giám đốc phải
bận bịu với những kế hoạch tác nghiệp, làm cho áp lực công việc cao, tác động làm
giảm thời gian cho các hoạt động chiến lược của cơng ty.
•

Phối hợp
Sự phối hợp giữa các phịng ban, các bộ phận trong cơng ty cịn nhiều hạn

chế. Do có sự kiểm sốt chặt chẽ của ban giám đốc nên việc phối hợp của các
phòng ban, bộ phận trong tổ chức nên việc phối hợp cơng ty có nhiêu bước tiến tuy
nhiên cơ chế phối hợp trong công ty cịn rất yếu.
Trong cơng ty việc điều động phối hợp nguồn lực để thực hiện các mục tiêu
khá dễ dàng, nhưng sự phối hợp hiệu quả còn chưa cao, mặt khác lại mang những
ảnh hưởng đến các hoạt động của cơng ty. Đó là sự chồng chéo nhiệm vụ, đôi khi
không thống nhất được nhiệm vụ, việc trao đổi thơng tin giữa các phịng ban cịn ít


và kém hiệu quả. Việc xây dựng các kênh thông tin dọc ngang là rất cần thiết nó sẽ
làm cho thông tin thông suốt giữa các bộ phận và ban giám đốc dễ dàng kiểm tra
và thúc đẩy cơ chế phối hợp. Việc sử dụng các cơng cụ cịn phối hợp cịn hạn chế.
Văn hóa cơng ty vẫn cịn mang tính văn phịng nặng nề, chưa có sự thoải mái trong
sự trao đổi giữa các nhân viên, chưa thực sự là sợi dây gắn kết giữa các thanh viên
trong công ty.
Kết luận:
Qua tìm hiểu và phân tích về tình hình cơ cấu tổ chức công ty Đức Việt, ta
nhận thấy những thành quả đạt được của công ty là tổ chức theo mơ hình cơ cấu
chức năng phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực
hiện chế độ một thủ trưởng trong lãnh đạo. Từ đó đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc
đẩy mọi làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần nâng cao hiệu quả cho

công tác điều hành. Cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay về cơ bản đảm bảo các
phịng ban làm việc đáp ứng tính chun mơn hóa, cơng việc được diễn ra nhanh
hơn. Sự phân chia nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn giữa các phòng ban rõ ràng tạo
điều kiện cho việc thực hiện nhiệm vụ tốt nhất, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh
của công ty diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh những thành quả đạt được, cơ cấu tổ chức của cơng ty Đức Việt
cịn hạn chế cần khắc phục là: nhiệm vụ của ban giám đốc quá năng dẫn tới tình
trạng q tải trong cơng việc, giám đốc thường phải làm thêm giờ để giải quyết
cơng việc; phịng kinh doanh: vừa phụ trách nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch
kinh doanh,.. lại kiêm thêm nhiệm vụ về xuất nhập khẩu hàng hóa của cơng ty, dẫn
đến tình trạng quá tải trong công việc, các nhân viên kinh doanh thường xuyên
phải làm thêm giờ để đáp ứng yêu cầu của công việc.


Vì vậy, việc hồn thành cở cấu tổ chức của công ty là vấn đề quan trọng và cấp
thiết ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty

III.

Đề xuất hồn thiện cơ cấu tổ chức cho cơng ty Đức Việt.
Từ thực trạng đã phân tích ở trên ta thấy cơ cấu tổ chức quản trị của cơng ty

chưa hợp lý trong việc bố trí sắp xếp nhân sự cũng như các phòng ban quyền lực
và áp lực công việc tập trung vào giám đốc, làm giảm hiệu quả trong việc giải
quyết công việc của công ty cũng như các hoạt động chiến lược của công ty . Để
khắc phục tình trạng này chúng tơi đề xuất nên bổ sung một vị trí phó giám đốc
nữa để san sẻ công việc cũng như trách nhiệm với giám đốc và phó giám đốc hiện
tại.
Theo đó giám đốc này sẽ phụ trách 2 phòng là phòng kỹ thuật và phịng hành
chính. Như vậy ban giám đốc mới gồm 3 người: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc.

Thành lập phòng xuất nhập khẩu: Được tách ra từ phòng kế hoạch – kinh
danh. Phòng này với số lượng 3 người gồm: 1 trưởng phòng và 2 nhân viên. Phòng
chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Phó giám đốc mới lập nên.


Hội đồng quản trị

Giám Đốc

PGĐ phụ trách xuất
nhập khẩu và hàng
hóa

PGĐ phụ trách
kinh tế tài chính

Phịng
kế
hoạch
kinh
doanh

Phịng
kế tốntài chính

Phịng
kỹ
thuật

Phịng

tổ chức
– hành
chính

Chi
nhánh
Sài Gòn

Chi
Nhánh
Đà
Nẵng

Nhà
máy

Phân
xưởng sản
xuất

Phòng
xuất
nhập
khẩu

Kho hàng.


KẾT LUẬN

Trước hàng loạt các vấn đề cần giải quyết thì vấn đề đầu tiên mà doanh
nghiệp cần làm ngay đó là xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý. Bởi vì xây dựng cơ cấu
tổ chức chính là xây dựng đội ngũ lãnh đạo điều hành doanh nghiệp. Xây dựng cơ
cấu về nhân sự, xây dựng mơ hình hoạt động, xây dựng theo hướng chuyên nghiệp
hiện đại. Nó là nến móng có việc phát triển các vấn đề khác. Cơ cấu tổ chức có
mạnh thì doanh nghiệp mới phát triển, hoạt động tốt và đúng hướng.