Tổng quan về một phương án định biên nhân sự

ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ
Sự kết hợp của Tư duy và Kỹ thuật
Nguyễn An Nguyên
Email:
FB: />Youtube: Bấm vào đây để theo dõi kênh
Khóa học: Bấm vào đây để tìm hiểu khóa học Định biên



www.bigtrust.vn


GẦN NHƯ AI CŨNG BIẾT ĐỊNH BIÊN LÀ GÌ

Định biên là:

-

Sau khi định biên, nó vng vậy nè

Trước khi định biên, nó méo vậy đó

Xác định số lượng nhân sự cho 1 chức danh
Định danh chức danh của một phòng
Xác định số lượng phịng của một đơn vị/cơng ty

1. Phương án

Các phương pháp định biên được biết đến:

-

Bấm giờ cho sản xuất trực tiếp
Tính giờ cho khối gián tiếp

Thời điểm nào thì nên thực hiện định biên?

-

Nhân sự dư

Hàng năm nên tiến hành định biên 1 lần
Khi cơng ty có những điều chỉnh cơ cấu/tái cơ cấu

Nhân sự thiếu

Tỷ lệ Qũy lương/Doanh thu; Năng suất lao động bình quân biến động (tăng/giảm)
2. Xác định Tiêu chuẩn năng lực để xử lý
thừa/thiếu

www.bigtrust.vn


MỘT VÀI PHƯƠNG ÁN ĐỊNH BIÊN

• RACI “cổ điển”
• RACI thực dụng – “Từ dưới lên”
• RACI thực dụng – “Từ trên xuống”
Chúng giống và khác nhau như thế nào? (chúng tơi có 1 clip nói về vụ này ở đường link tại slide số 8)

www.bigtrust.vn

Chúng tơi đã từng sử dụng và thấy rằng

• Phương pháp mang tính lý thuyết nhiều q
• Chưa lượng hóa và khơng có phương án tính tốn cụ thể
• Chưa thấy đơn vị nào sử dụng Bảng tính excel để làm định biên một cách triệt để <- Excel tốt mà…

www.bigtrust.vn


TRONG KHI ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ CỰC KỲ QUAN TRỌNG

Điều chuyển chức danh trong 1 đơn vị

Điều chuyển chức danh giữa các phòng

www.bigtrust.vn


Ví dụ: Định biên

Định biên

Số lượng hiện tại

www.bigtrust.vn


Nó nằm trong Cấu trúc tổng thể PAYQ

Điều chỉnh MTCV

RACI – K.thuật X (?)

Chức năng nhiệm vụ

Các cơng việc chính

Kỹ thuật X (?)
Thời gian hồn

Định biên nhân sự

thành

Quỹ lương

Lương đóng BHXH

Lương thời gian

Lương SP/DT

PERSONQ

Danh mục năng lực

Tiêu chuẩn Năng lực

Đánh giá năng lực

phịng

cho vị trí

(P2)

Lương

POSITIONQ

Các yếu tố đánh giá

Tiêu chuẩn chức

GTCV

danh

Điểm giá trị công việc

Đánh giá GTCV (P1)

Thu nhập

PERFORMQ

Mục tiêu cơng ty

Mục tiêu Phịng ban

Kỹ thuật Y (?)

Mục tiêu cá nhân

Đánh giá thành tích
(P3)

Thưởng

Mơ hình bản quyền vui lịng khơng sao chép

www.bigtrust.vn


Phương án hình thành định biên
MTCV

RACI – KT “X” (?)

Chức năng nhiệm vụ

Các cơng việc chính

Kỹ thuật X (?)

Thời gian hồn thành

Định biên nhân sự

Chúng tơi có 5 clip về các câu hỏi đã đặt ra và cả quá trình trên tại đây
Nó sẽ cực kỳ hữu dụng cho ai đó yêu excel… mà cũng chả cần phải dùng hàm hiếc gì to tát

www.bigtrust.vn


Bạn có tin rằng

• Phân tích cơng việc xong là ra ln Mơ tả cơng việc?
• Chúng ta có thể tính tốn được số lượng nhân sự khối gián tiếp (nhân sự, kế tốn…)!?!
• Khơng phải chức danh nào cũng cần định biên!?!
• Định biên để sắp xếp, điều chỉnh MTCV, bố trí nhân sự phù hợp
Tất cả những gì nói trên NẾU KHƠNG LƯỢNG HĨA THÌ SẼ KHƠNG LÀM ĐƯỢC.

www.bigtrust.vn


Khi mà Định biên được LƯỢNG HĨA

• Bạn sẽ trở thành một HR thực thụ
• Doanh nghiệp bạn làm việc sẽ quản lý được nhiều thứ
•
•
•

www.bigtrust.vn

Quỹ lương
Năng suất lao động
Sự thăng tiến nghề nghiệp

Chi tiết của Phương án định biên
Chức năng nhiệm vụ chính của các

Xác định q trình thực hiện nhiệm

đơn vị

Xác định nhóm cơng việc chính

vụ

Xác định danh mục chức danh

Căn cứ định

Căn cứ chức

Sử dụng các

Phân bổ theo

Dựa trên thời

hướng chiến

năng để phân

cơng cụ khoa

tính chất cơng

lượng u cầu

lược của cơng

tích

học để xác định

việc

và lập cơng

ty

thức tính tốn
cho các cơng
việc cần thực
hiện

www.bigtrust.vn

Xác định số lương nhân sự.


2. Xác định nhóm cơng việc chính

Nhóm 1

Chức năng

Nhiệm
vụ
Nhiệm
vụ chính

Nhóm 2

Chức năng
Nhiệm vụ bổ sung

www.bigtrust.vn

Nhóm cơng việc

Nhóm 3


Mẫu phân tích cơng việc

www.bigtrust.vn

RACI “biến thể”


3. Xác định q trình thực hiện cơng việc - 1 phương pháp cổ điển mà thú vị.
Đây là chìa khóa để việc Phân tích cơng việc thành cơng. Nó khơng chỉ để sử dụng cho Định biên mà cịn sử dụng cho:
- Xây dựng tiêu chí đánh giá Thành tích

- Cốt lõi cho Từ điển năng lực <-

Tránh được trường hợp copy của nhau như hiện nay

- Làm cơ sở cho xác định Thang bảng lương

Phân tích cơng việc <- Click để đăng ký và làm “thủ tục” nhận file excel.
Chúng tơi đã có clip về phương án phân tích. Bấm vào đây -> Cái này là hồn tồn miễn phí

www.bigtrust.vn


4. Xác định chức danh

• Xác định cơng việc phân bổ -> Điều chỉnh tên chức danh cũ (nếu cần)
• Căn cứ tính chất cơng việc được phân bổ -> Đặt chức danh mới hoặc sát nhập chức danh (nếu cần).

www.bigtrust.vn


5. Xác định thời lượng thực hiện

• Người quản lý thực hiện.
• Ghi giờ theo định dạng số
•
•

Nếu là phút thì quy ra giờ
Nếu là ngày cũng quy ra giờ

• Ghi thời lượng công việc thực hiện, không ghi thời gian chờ đợi.
• Khơng liệt kê các bước quy trình
• Không kể lể và để nhân viên tự thân thực hiện

www.bigtrust.vn


Một số vị trí khơng nhất thiết phải định biên:

•
•
•
•
•

Giám đốc, Trưởng phòng <- Quản lý từ 6 người cấp dưới trở lên.
Chức danh bắt buộc phải có theo yêu cầu nhà nước (Kế toán trưởng, Y tế (trong các đơn vị sản xuất)..
Chức danh buộc phải có theo tính chất hoạt động công ty: Lễ tân.
Chức danh buộc phải có theo u cầu thiết bị: Các vị trí đứng máy theo dây chuyền do nhà sản xuất quy định.
Còn vị trí nào nữa ?? (các bạn nghĩ tiếp nhé!)

www.bigtrust.vn


Mẫu xác định thời lượng công việc

www.bigtrust.vn


Các con số tiêu chuẩn

• Số giờ/ngày:…. Giờ
• Số ngày làm việc/năm: … ngày/năm (238 -> 242 ngày)
(Con số này được xác định sau khi trừ đi ngày phép, ngày lễ tết, thứ 7, chủ nhật)
Nếu công ty làm việc ngày thứ 7 thì thời gian sẽ được tính lại theo cách thức nói trên.

• Tuần/Năm: 52 tuần
• Tháng/năm: 12 tháng

www.bigtrust.vn


Mẫu tổng hợp định biên

www.bigtrust.vn


Phương án xử lý dư/thiếu
•
•
•
•
•

Tuyển dụng thêm
Điều chỉnh quy trình
Điều chỉnh chức năng nhiệm vụ -> chỉnh MTCV
Điều chỉnh công việc cho chức danh/vị trí cơng việc
Kiêm nhiệm

Sử dụng Tiêu chuẩn Năng lực để sắp xếp, điều
chỉnh

www.bigtrust.vn


CHÚNG TƠI ĐÃ CĨ BÀI GIẢNG VỀ “KỸ THUẬT ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ”
Bạn sẽ nhận được 02 file: Bài giảng bằng PP và file excel demo
Bài giảng được chia thành 10 bài nhỏ rất chi tiết, dễ hiểu, dễ áp dụng

FB: />Youtube: Bấm vào đây để theo dõi kênh
Khóa học: Bấm vào đây để tìm hiểu khóa học Định biên

CHÚNG TƠI CĨ RẤT NHIỀU BÀI VIẾT, CHIA SẺ… ĐƠI KHI LÀ RẤT GẮT, CÀ KHỊA VỀ

-

Kỹ thuật Định biên nhân sự
Kỹ thuật Xây dựng chức năng nhiệm vụ và MTCV
Kỹ thuật Xây dựng Hệ thống Thang bảng lương theo Giá trị công việc
Kỹ thuật Xây dựng Từ điển năng lực
Kỹ thuật xây dựng hệ thống đánh giá Thành tích

Hãy tham gia nhé – Chúng tơi chỉ nói về kỹ thuật, khơng nói về lý thuyết

www.bigtrust.vn