ky nang mem giao tiep va trinh bay hieu qua

lOMoARcPSD|18492609

KỸ NĂNG MỀM GIAO TIẾP VÀ TRÌNH BÀY HIỆU QUẢ
Hành vi tổ chức (Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh)

StuDocu is not sponsored or endorsed by any college or university
Downloaded by Hanh Nguyen ()


lOMoARcPSD|18492609

CƠNG CỤ GIAO TIẾP: TRÌNH BÀY
Câu 1: Cơng cụ giao tiếp số 2: Trình bày
Câu 2: Cơng cụ giao tiếp của mỗi ứng dụng là gì? Áp dụng vào thực tế như thế nào?
Cho ví dụ?

1. Giọng nói: Phụng
Giọng nói có ảnh hưởng quan trọng tới hiệu quả của phần trình bày. Tiếng nói hay tạo
nên phần trình bày thu hút và hấp dẫn được người nghe. Kết quả nghiên cứu của
Albert Melrabian (Mỹ) trong giao tiếp để tiếp thu được 100% thơng tin nào đó thì 7%
nhờ vào nội dung thơng tin, 38% nhờ vào giọng nói của người truyền thơng tin, cịn
lại 55% là nhờ cử chỉ, điệu bộ của người truyền tin. Có thể hình dung cụ thể hơn như
sau: Nội dung thông tin 7%; Cử chỉ điệu bộ 55%; Giọng nói 38%
-

Giọng nói to, rõ, tốc độ vừa phải, thay đổi giọng điệu theo từng nội dung,
tránh dùng giọng đơn điệu: Khơng gì nhàm chán hơn là cách nói đều đều từ
đầu đến cuối khơng nhấn nhá và cũng tệ không kém là việc nhấn nhá khơng
phù hợp. Người trình bày cần chủ động điều chỉnh giọng nói, khi nào nói
nhanh, khi nào nói chậm; khi nào nói giọng cao; khi nào nói giọng thấp. Việc
nói nhanh hay chậm được lựa chọn phụ thuộc vào mức độ ưu tiên của nội dung.

Nói nhanh thường áp dụng với những nội dung không thật quan trọng hoặc
người nghe đã biết thơng tin, cịn nói chậm, nhấn nhá khi cần nhấn mạnh các
nội dung quan trọng.

-

Tránh giọng the thé, chua chát: Âm lượng nên được điều chỉnh phù hợp với
khơng gian, số lượng người nghe, khơng nên nói q nhỏ để người nghe phải
vừa nghe vừa đoán song cũng khơng nên nói q to đến mức người nghe cảm
thấy họ đang “bị quát” vào tai

-

Âm lượng vừa phải: Chú ý tới âm lượng của giọng nói. Âm lượng giọng nói
của bạn có thể truyền đạt được một lượng lớn thơng tin, thể hiện sự nhiệt tình
hay thờ ơ của bạn. Hãy chú ý xem âm lượng giọng nói của bạn tác động thế
nào tới phản ứng của người khác đối với bạn và cố gắng sử dụng âm lượng của
giọng nói để nhấn mạnh những ý tưởng mà bạn muốn diễn đạt.

Ví dụ: Khi một nhân viên trình bày cho cấp trên về dự án của công ty, nên nói với tốc

Downloaded by Hanh Nguyen ()


lOMoARcPSD|18492609

độ vừa phải để cấp trên có thể nghe cũng như là dừng lại hỏi những vấn đề chưa hiểu,
ngoài ra cần nhấn mạnh những điểm cần lưu ý hoặc những điểm quan trọng.

2. Từ ngữ: Phụng

Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người. Trình bày là chúng ta dùng
ngơn ngữ nói. Khi sử dụng ngơn ngữ nói, chúng ta cần đạt được các yêu cầu sau:
-

Từ ngữ nhã nhặn, lịch sự: chúng ta nên tìm hiểu trước đối tượng, những người
tham gia là những ai, địa vị và mục đích của họ khi nghe buổi thuyết trình là gì
để lựa chọn từ ngữ cho thích hợp.

-

Dùng từ ngữ thích hợp: nên tìm hiểu xem đối tượng đang nghe là ai, họ có hiểu
được những từ ngữ chun ngành mà mình đang đề cập hay khơng, cân nhắc
sử dụng từ ngữ thích hợp để cho mọi người có thể hiểu được hết nội dung của
bài thuyết trình.

-

Diễn đạt rõ ý, tránh từ đa nghĩa: Tiếng Việt của chúng ta có rất nhiều từ đồng
nghĩa và đa nghĩa, nên phải thật cẩn thận khi sử dụng từ ngữ, đặc biệt là văn
hóa vùng miền (Bắc, Trung, Nam), cùng một từ mà có thể ở miền Nam là một
nghĩa nhưng ở miền Bắc lại là nghĩa khác.

-

Sử dụng từ ngữ có hình ảnh, trực quan: khi trình bày nên dùng các cơng cụ
trình chiếu để hỗ trợ, slide không nên để quá nhiều chữ, chỉ cần để những
keywords và hình ảnh minh họa để người nghe tiện theo dõi cũng như là tập
trung hơn với phần trình bày của mình.

Ví dụ: Khi trình bày tại phiên tịa, Luật sư có thể sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành

bởi đối tượng họ muốn thuyết phục là Kiểm sát viên, Hội đồng xét xử – những người
hiểu biết pháp luật, việc sử dụng thuật ngữ chuyên ngành sẽ bảo đảm tính chính xác,
thể hiện hiểu biết của người trình bày. Tuy vậy, khi giải thích, chia sẻ với khách hàng
ít hiểu biết pháp luật, khi phổ biến pháp luật cho cộng đồng cần tránh dùng những
thuật ngữ pháp lý phức tạp, nếu có sử dụng thì cần giải thích để người nghe có thể
hiểu được. Nói chung, đối với người ngồi ngành, thay vì thuật ngữ chun mơn, nên
dùng các từ ngữ thông dụng để thay thế.

3. Phi ngôn ngữ: Ngân
Ngày nay khi thế giới dần dần bị thu nhỏ lại, phẳng ra thì sự va chạm giữa các
nền văn hóa khác nhau được nhận thấy rõ ràng nhất trong q trình giao tiếp. Đơi khi

Downloaded by Hanh Nguyen ()


lOMoARcPSD|18492609

bạn sẽ phải trình bày trước các đối tác quốc tế. Lúc đó, bạn sẽ phải cân nhắc xem nên
giao tiếp theo phong tục của ta hay của họ, cư xử như thế nào cho đúng mực… vì
ngơn ngữ là rào một cản khơng nhỏ.
Đó là lúc mà các yếu tố phi ngôn ngữ phát huy tác dụng. Theo nghiên cứu các
nhà khoa học thì trong quá trình giao tiếp hàng ngày, lời nói bao gồm ba yếu tố: ngơn
ngữ, phi ngơn ngữ (hay cịn gọi là ngơn ngữ của cơ thể) và giọng điệu. Ngơn ngữ, lạ
thay chỉ góp phần nhỏ nhất 7% trong việc tác động đến người nghe, giọng điệu chiếm
tới 38% và yếu tố phi ngôn ngữ lại trở nên quan trọng nhất vì sở hữu được 55%.
Những cơng trình nghiên cứu ngày nay đã ghi vào danh mục hơn một triệu bản mã và
tín hiệu liên quan đến ngơn ngữ cơ thể.
Đơi khi phần trình bày của chúng ta sẽ phải có sự trợ giúp của phiên dịch viên,
lúc đó, ngơn ngữ và giọng điệu sẽ trở nên ít quan trọng hơn do nó đã được thông qua
người phiên dịch rồi mới đến tai người nghe. Vậy khi họ theo dõi chúng ta trình bày,

mặc dù không thể trực tiếp hiểu ngôn ngữ chúng ta đang nói, họ vẫn có thể hiểu được
những tín hiệu mà cơ thể chúng ta đang truyền tải. Ta có tự tin vào vấn đề mình đang
nói hay khơng? Có đang lo sợ hay khơng? Chúng ta có đang nhấn mạnh vào nội dung
phần này hay không? Những câu hỏi đó họ đều có thể tìm được câu trả lời thơng qua
ngơn ngữ hình thể của ta.
Và khơng nhất thiết là khi đối diện với các đối tác nước ngoài bạn mới cần dùng
đến ngơn ngữ hình thể. Vì như đã nêu trên, yếu tố phi ngôn ngữ quyết định tới 55%
hiệu quả phần trình bày vì nó có khả năng truyền tải rất nhiều thông tin. Hơn cả những
lời mà chúng ta nói ra, trong lúc trình bày, ta nên chú ý đến những gì mà gương mặt,
ánh mắt hay cơ thể của mình đang thể hiện. Một phong thái tự tin, một nụ cười thân
thiện và sự giao tiếp bằng ánh mắt sẽ khiến cho đối phương bị lơi cuốn vào phần trình
bày của chúng ta nhiều hơn. Ngồi ra nó cũng thể hiện rằng chúng ta tin vào những gì
mà bản thân đang trình bày, làm tăng cảm giác tin cậy, khiến người khác dễ bị thuyết
phục bởi phần trình bày của ta hơn.
+ Giao tiếp bằng mắt (eye contact): phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán
giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung nơi khán giả, và bạn cũng có
thể nhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài thuyết trình của
mình. Nếu số lượng khán giả đơng, hãy nhìn lướt một lượt, cịn nếu bạn không

Downloaded by Hanh Nguyen ()


lOMoARcPSD|18492609

thấy thoải mái khi nhìn thẳng vào mắt thính giả thì hãy nhìn vào vị trí khác trên
khn mặt, có thể là mũi .
+ Nét mặt: giữ nét mặt thân thiện, cởi mở. Kể cả khi bạn căng thẳng, nhờ nụ cười
đó mà khán giả cũng sẽ đánh giá cao thái độ tích cực của bạn, và bạn sẽ cảm
thấy thư giãn hơn. Đừng để quá nghiêm nghị hay cứng nhắc từ đầu đến cuối.
+ Điệu bộ: giữ điệu bộ của bạn một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại.

Dùng cử chỉ của bạn: như tay để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú
ý nơi khán giả
+ Cách đi đứng: một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự tin,
chuyên nghiệp, và đáng tin cậy ở chính bạn.
Khơng nên di chuyển quá nhanh hoặc quá chậm gây phản cảm cho người nghe. Cần
chú ý khi đi lên bậc thuyết trình vì khơng có gì làm cho sự tin cậy của thính giả đối
với bạn giảm đi bằng những việc đại loại như vấp té trên đường bước lên trước người
nghe
Ngoài việc chú ý đến ngơn ngữ hình thể của bản thân, ta cũng cần quan tâm đến
ngơn ngữ hình thể của người khác. Việc đó sẽ khiến cho chúng ta đạt được sự tinh tế
trong giao tiếp.
Ví dụ: Trong phần trình bày của mình, ta nhận thấy đối phương có dấu hiệu chán nản
như ngừng giao tiếp bằng mắt, thở dài, rung đùi,.. Hay các dấu hiệu thể hiện sự mất
tập trung nói chung, ta nên tìm cách để lấy lại sự chú ý của họ bằng cách đổi chủ đề
hay lướt nhanh tới phần mà có thể họ sẽ có hứng thú hơn.
Phần lớn mọi người vẫn cịn đang sử dụng ngơn ngữ hình thể theo bản năng mà
khơng thực sự kiểm sốt nó. Ta nên bắt đầu bằng việc nhận thức được rằng ta có thể
truyền tải thơng tin bằng một kênh khác ngồi ngơn ngữ và giọng điệu. Từ đó, ta có
thể căn chỉnh hành vi cho phù hợp và trở nên thành thạo hơn trong ngôn ngữ hình thể,
sau đó áp dụng nó vào đúng các trường hợp cần thiết và làm chủ được phần trình bày
của mình.

4. Các phương tiện nghe nhìn: Khiêm
Khi trình bày khơng chỉ đơn giản nói để người nghe chỉ việc nghe, mà chúng ta nên
chuẩn bị Powerpoint để có thể minh họa cũng như là thu hút sự chú ý của người nghe.
Khi chuẩn bị slide nên chú ý một số ý sau đây:

Downloaded by Hanh Nguyen ()

lOMoARcPSD|18492609

-

Trang chiếu phải có tiêu đề, tiêu đề phải được gắn vào layout.

-

Một slide khơng nên có q một chủ đề.

-

Hình ảnh minh họa phù hợp:
+ Có nhiều ảnh trong slide hơn chữ sẽ hỗ trợ minh họa rõ các điểm và hỗ
trợ tin nhắn.
+ Không nên dùng quá nhiều hình ảnh để trang trí bởi nó chỉ làm rối ý
chính.
+ Duy trì tỷ lệ ảnh hợp lý với nội dung trên slide.

-

Cụm từ chứ không phải cả câu: Tuân thủ quy luật KISS: Keep It Straight and
Simple - Text ln thật đơn giản và dễ hiểu:
+ Chỉ có các từ khóa trên slide của bạn.
+ Khơng viết đầy đủ câu.
+ Khơng bao giờ đọc slide, nói tự nhiên, thoải mái.

-

Chú ý cỡ chữ - nhỏ nhất là 28: Trừ khi bạn có một lượng rất đơng khán giả và

một màn hình chiếu rất nhỏ, cỡ chữ 28 sẽ đọc được bởi tất cả mọi người. Lớn
hơn có lẽ là tốt hơn, nhưng đây là một ngưỡng thấp hợp lý chấp nhận được.
Trong khi phơng chữ 28 vẫn cịn cho phép bạn đặt rất nhiều từ trên một slide, ít
nhất thì khán giả của bạn vẫn có thể đọc chúng.

-

Trình bày khoa học: nên lựa chọn những tone màu sáng, thể hiện sự trang trọng
và nghiêm túc. Xuất phát từ quan điểm này nhiều diễn giả thường chọn màu
trắng làm chủ đạo cho phần nền (background).

Ví dụ: Sẽ rất buồn cười nếu bạn dùng hình ảnh Doremon để trang trí cho một bài
thuyết trình về kinh tế, vì khơng phù hợp với văn cảnh. Cịn đối với người nghe khó
tính, họ sẽ cho rằng bạn không tôn trọng họ. Để không vấp phải sai lầm này, bạn hãy
lựa chọn các slide một cách khơn ngoan và khoa học hơn.
Ngồi ra, để có thể tăng sự tập trung và chú ý của người nghe, bạn có thể chuẩn bị
một video liên quan đến chủ đề thuyết trình. Điều này sẽ giúp tăng thêm sự hứng thú
cho những người xem bài thuyết trình, chẳng hạn khi bạn mở bài bằng một video sẽ
làm cho người xem tò mò hơn về bài thuyết trình của bạn, do đó viê ̣c chèn video minh
họa là điều cần thiết. Hơn nữa, nó cịn tạo nên sự chuyên nghiê ̣p cho các bạn khi
thuyết trình, đđồng thời giúp các bạn làm rõ nô ̣i dung được thể hiê ̣n trong silde.

Downloaded by Hanh Nguyen ()


lOMoARcPSD|18492609

Câu 3: Làm thế nào để giỏi công cụ giao tiếp này?

1. Kiểm soát và vượt qua sự hồi hộp. Khánh

Ai trong chúng ta cũng có lúc phải trình bày hay thuyết trình về một vấn đề nào
đó. Do đó, có thể nói kỹ năng trình bày dần trở thành một kỹ năng quan trọng trong
cuộc sống hiện nay. Tuy nhiên, sẽ khơng ai sinh ra mà đã có được kỹ năng này một
cách hoàn hảo nhất, mà phải trải qua quá trình rèn luyện, trau dồi và cải thiện từng
ngày. Rèn luyện kỹ năng thuyết trình tốt sẽ giúp bạn tăng khả năng truyền tải ý tưởng,
suy nghĩ của mình đối với mọi người xung quanh. Song, để có thể tiến bộ hơn hay nói
cách khác là giỏi hơn cơng cụ giao tiếp này, thì việc đầu tiên chúng ta phải làm được
là kiểm soát và vượt qua sự hồi hộp.
Vậy đâu là nguyên nhân dẫn đến sự hồi hộp? Có rất nhiều nguyên nhân gây ra sự hồi
hộp, ví dụ như:
+ Do bị áp lực: về thời gian, về cái tôi, áp lực tự thân (phải chuẩn bị chu đáo, nói
xuất sắc, khơng được sai), về kỳ vọng của người nghe, của nhà tổ chức, từ
những yếu tố ngoại cảnh..
+ Tự kỷ ám thị: lát nữa tôi sẽ nói sai, lát nữa tơi sẽ nói vấp, lát nữa tôi sẽ quên
bài, tôi sẽ hớ hênh trên sân khấu, những điều này sẽ dẫn đến tim đập mạnh, hơi
thở gấp, thanh quản nghẽn lại, tay chân cứng đờ..
Sự hồi hộp trước mỗi buổi trình bày là tâm trạng chung của hầu hết mọi người
chứ khơng riêng gì mình bạn. Tuy nhiên có một sự khác biệt lớn là ở riêng mỗi cá thể,
có người sẽ dễ dàng vượt qua sự hồi hộp đó và hồn thành bài thuyết trình của mình
một cách tự tin, tràn đầy cảm hứng. Nhưng khơng phải ai cũng như thế, có người lại
để nỗi sợ chói chặt họ, khiến họ sợ hãi khơng dám thể hiện suy nghĩ, bản thân mình.
Nhưng đây là việc có thể rèn luyện, trau dồi và học hỏi theo thời gian. Đây là một số
cách để kiểm soát và vượt qua sự hồi hộp:
+ Hãy thừa nhận rằng bạn đang hồi hộp: một số người cố gắng bắt mình nghĩ
rằng mình đang khơng hồi hộp nhưng đó đơi khi không phải là cách hay. Thừa
nhận cảm xúc thật của mình, sẽ khiến cho bản thân khơng q gàng ép bản thân
là mình “ổn”, mà ngược lại sẽ làm tình thế trở nên tồi tệ hơn. Thay vào đó, hãy
lái suy nghĩ của mình theo một nhận thức đó là mình hồn tồn có thể vượt qua

Downloaded by Hanh Nguyen ()

lOMoARcPSD|18492609

được điều này. Hãy tạo cho mình một điểm tựa: bên ngồi và bên trong.
Ví dụ: Điểm tựa cho bản thân: Hãy nghĩ về những lần mình thành cơng. Hãy nghĩ về
hình ảnh, một phần bài giảng mà bạn đã chuẩn bị công phu. Hãy nghĩ về những điểm
mạnh bản thân. Hãy nghĩ về 1 người quan trọng (Ba mẹ, người u,...).
Điểm tựa bên ngồi: Đến sớm, làm quen, trị chuyện với khán giả. Nhìn vào
vài những người đang chăm chú lắng nghe (nhìn, gật gù…) với bạn
+ Hãy dành cho mình một khoảng thời gian yên tĩnh, trước một buổi trình bày:
Dùng trí tưởng tượng của mình hình dung ra lúc bạn đang đứng trên bục thuyết
trình như thế nào.
Ví dụ: Hình dung về bài thuyết trình của mình, bạn nói với một tâm trạng hồ hởi như
thế nào, bạn nhấn mạnh khéo léo ra sao và bạn tạo ra sự hài hước với khán giả dễ dàng
như thế nào. Sau đó hãy tập trung vào khán giả của bạn, hình dung ra họ đang chăm
chú lắng nghe bạn, họ hưởng ứng tất cả những gì bạn nói, họ vỗ tay tán thưởng bạn.
+ Hãy dành thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng những nội dung bạn muốn truyền tải:
Chuẩn bị từ thái độ, ánh nhìn, giọng nói, kỹ thuật điệu bộ. Và nếu có thể hãy
học thuộc cấu trúc và các ý chính của bài thuyết trình, vì nó sẽ phát huy tác
dụng trong những lúc bạn vì quá hồi hộp, lo lắng, căng thẳng mà quên đi. Bên
cạnh đó, khi tưởng tượng hãy cố gắng sao cho hình ảnh trở nên thật nhất đến
nỗi cảm xúc của bạn trong sự tưởng tượng đó lan sang cả bản thân bạn hiện tại.
Nếu chưa có được cảm xúc mạnh như mong muốn, hãy cố gắng điều chỉnh âm
thanh bạn nghe thấy, liệu nó đã đủ lớn chưa, nếu những tiếng vỗ tay, tiếng cười
của khán giả còn nhỏ hãy chủ động điều chỉnh nó to hơn. Hãy chú ý đến màu
sắc, nếu hình ảnh bạn tưởng tượng ra đang ở dạng đen trắng thì hãy chuyển nó
sang bức tranh màu. Góc nhìn cũng quan trọng, nếu bạn đang nhìn ở góc của
người thứ 3 hãy chuyển nó sang góc nhìn thứ nhất tức là góc nhìn như bạn
đang trực tiếp nhìn thấy những hình ảnh đó qua con mắt của mình.

Ngồi ra, bạn cũng nên bỏ túi một số tips để kiểm soát và vượt qua sự hồi hộp như:
Đánh lừa não (Ngồi ghế, thả lỏng cơ thể, thư giãn, mỉm cười, uống nước, ăn kẹo/nhai.
trước khi lên bục hãy hít thật sâu và thở ra từ từ,..), tìm cơ hội cướp lấy micro,...

2. Học cách xây dựng bài thuyết trình. Vy
Ngày nay, Kỹ năng trình bày là một kỹ năng không thể thiếu, dù bạn làm việc

Downloaded by Hanh Nguyen ()


lOMoARcPSD|18492609

trong công ty lớn hay nhỏ. Đặc biệt, khi làm việc ở các cơng ty nước ngồi, chuyện
diễn thuyết bằng ngoại ngữ là điều hiển nhiên. Do đó, bạn cần chế ngự được nỗi sợ
hãi này nếu không muốn cơ hội thăng tiến của mình bị cản trở.
Xây dựng một bài thuyết trình gồm 3 bước: Phân tích, Cấu trúc, Thực hiện.
Bước 1: Phân tích
- Thứ nhất, bạn cần xác định mục tiêu của việc thuyết trình,
Ví dụ: 1. Cái bạn muốn người nghe hiểu là gì, quan hệ bạn muốn tạo dựng là gì, với ai
và cái bạn muốn người nghe thực hiện.
2. Sau buổi giới thiệu sản phẩm bạn hy vọng sẽ có: 30% người nghe ký kết hợp
hợp đồng và 40% người nghe ghé thăm nhà máy sản xuất sản phẩm.
- Thứ hai, bạn cần phân tích người nghe bằng cách hãy suy nghĩ về chủ đề thuyết trình
dưới góc độ của người nghe, tập trung vào kiến thức của họ về vấn đề bạn thuyết trình
đến đâu, ngôn ngữ sử dụng như thế nào, mối quan tâm của họ là gì, những định kiến,
tâm trạng, quan hệ của người nghe…
- Thứ ba, là lúc bạn thực hiện phân tích các ý tưởng và xây dựng mạch ý tưởng.
Bước 2: Cấu trúc của một bài thuyết trình:
Nhìn chung, một bài thuyết trình thường được chia làm 3 phần: Mở đầu, Thân bài và
Kết bài. Thông thường phần Mở bài chiếm 20%, phần Thân bài chiến 70% và phần

Kết bài chiếm 10% tổng thể bài thuyết trình. Tại sao vậy? Cấu trúc bài thuyết trình
này mang lại cho người nghe cảm giác có sự phân tích, luận cứ, có cảm giác của sự
chuyển động tiến lên phía trước và lý do thứ ba là dễ nhớ.
Một bài thuyết trình tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:
-

Không làm mất thời gian của người nghe

-

Hiểu người nghe là ai và tại sao họ tới đây

-

Cấu trúc tốt bài thuyết trình

-

Thực hiện bài thuyết trình lơi cuốn và hấp dẫn

-

Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp của bạn

-

Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe

Bước 3: Thực hiện

Downloaded by Hanh Nguyen ()


lOMoARcPSD|18492609

Và để không nằm trong số những người thất bại, bạn cần nhớ những nguyên tắc thuyết
trình hiệu quả sau đây.
*Hiểu mục đích của buổi thuyết trình:
Trước khi bạn bắt đầu chuẩn bị một bài thuyết trình bạn cần, hiểu rõ điều mình
muốn nói, ai là người sẽ nghe bài thuyết trình của bạn, lý do họ nghe bài thuyết trình
của bạn. Để biết được những điều đó bạn cần trả lời các câu hỏi: Sử dụng công cụ 5W
- 1H: What, Who, When, Where, Why và How
WHO? Bạn sẽ thuyết trình cho ai nghe, họ có sở thích gì, họ thuộc đối tượng nào,
trình độ của họ như thế nào? Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp bạn xây dựng nội dung
phù hợp cho bài thuyết trình của mình.
Ví dụ:
+ Đối tượng là các nhà khoa học: Nội dung chi tiết thuyết phục, lập luận logic.
+ Đối tượng là học sinh mẫu giáo, tiểu học: Nội dung sinh động, nhiều hình
ảnh, dí dỏm.
WHAT? Sau khi xác định được đối tượng, bạn sẽ phải trả lời câu hỏi bạn thuyết trình
về cái gì? Bạn khơng thể thuyết trình trước đám đông một vấn đề mà không ai quan
tâm đến nó cả.
WHEN? Thời gian rất quan trọng, chọn một thời điểm phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả
của bài thuyết trình. Hãy chú ý đến thời gian, đừng để người nghe mệt mỏi vì bài
thuyết trình quá dài của bạn. Thường thì người nghe sẽ tập trung ở 30 giây đầu tiên và
30 giây cuối cùng để nghe xem bạn sẽ trình bày về chủ đề gì và nghe xem bạn đã trình
bày những gì.
WHERE? Bạn nên đến xem nơi mà mình sẽ thuyết trình trước, chuẩn bị một số thứ
cho tốt như âm thanh, máy chiếu…Hãy tưởng tượng bạn đang đứng ở đó và chọn cho
mình một vị trí thích hợp.

WHY? Tại sao họ phải nghe bài thuyết trình của bạn, họ được cái gì khi nghe bạn
nói?
HOW? Đây là một câu hỏi khá là quan trọng, sự thành cơng của buổi thuyết trình phụ
thuộc rất nhiều vào câu hỏi này. Bạn sẽ truyền tải thơng điệp đó đến người nghe như
thế nào là tốt nhất. Sử dụng Powerpoint, video, hình ảnh hay kể cả những mẩu đối
thoại và ngơn ngữ hình thể của bạn.

Downloaded by Hanh Nguyen ()


lOMoARcPSD|18492609

*Hãy chuẩn bị cho việc nói trước ở nhà:
Bạn đã hiểu mọi thứ, chuẩn bị xong xuôi mọi thứ từ Powerpoint cho đến các hình
ảnh, video minh họa khác. Nhưng chưa chắc bạn khi đứng trước đám đông bạn sẽ nói
tốt. Trước buổi diễn thuyết, bạn nên đứng trước gương, tập nói, tập thuyết trình thử
xem. Nó sẽ giúp bạn tự tin hơn và bớt run hơn rất nhiều.
*Thông điệp truyền tải ngắn gọn, súc tích, biểu cảm:
Họ đi nghe bạn thuyết trình chứ khơng phải đi nghe bạn kể một câu truyện, hãy
nói làm sao cho họ tiếp nhận được thơng tin càng nhiều càng tốt thay vì kể một câu
chuyện dài lê thê.
-

Xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về sẽ nắm
bắt được (có như vậy bạn mới tìm ra phương thức nhấn mạnh những nội dung
quan trọng trong bài thuyết trình)

-

Xây dựng dàn cho bài thuyết trình 1 cách logic nhất ( đủ 3 phần : giới thiệu,

nội dung và kết luận): có 3 bước : động não ( Tìm ý chọn ý -> sắp xếp ý)

-

Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình.Điều này rất quan
trọng, bởi tâm lý người nghe là không muốn nghe 1 bài diễn văn quá dài dù nó
có hấp dẫn đến đâu. Đặc biệt nếu trong sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải
phân bổ thời lượng hợp lý để có thời gian đi sâu vào phần quan trọng nhất

*Trình bày nội dung sinh động, thuyết trình một cách cuốn hút:
Khi bắt đầu trình bày - một số cách mở đầu:
a) Thực hiện một số điệu bộ nhằm thu hút sự chú ý của thính giả: Một cử chỉ liên
quan đến chủ đề của bài nói cũng giúp cho người nghe hình dung được sơ lược
về đề tài bạn sắp đề cập. Thường thì bạn có thể đưa nó vào sau bài diễn thuyết.
b) Đưa ra một thông báo hoặc thống kê: theo cách mở bài này sẽsẽ làm cho người
khác phải giật mình.
c) Hãy bơng đùa một chút: và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề. Khơng phải ai
cũng thích sự hài hước và sẽ hơi mạo hiểm nếu bạn hồn tồn khơng biết gì về
người nghe, nhưng thực sự sẽ khơng có cái gì có thể đánh gục khán giả của bạn
hiệu quả bằng những tiếng cười thoải mái.
d) Đưa ra những trích dẫn phù hợp ( hoặc câu danh ngơn nổi tiếng ): Ngồi việc
trình bày cho mọi người hiểu về chủ đề, bạn cũng có thể tạo ra sự tín nhiệm từ

Downloaded by Hanh Nguyen ()


lOMoARcPSD|18492609

phía người nghe bằng cách chứng minh rằng bạn nắm rõ về đề tài mình nói đến
mức có thể tìm ra những trích dẫn vơ cùng phù hợp.

e) Thuật lại một câu chuyện có liên quan: Hầu hết mọi người chỉ diễn thuyết một
vài lần trong đời nhưng chúng ta lại kể chuyện hằng ngày. Kể ra một câu
chuyện nào đó có thể là cách thoải mái và tự nhiên để tạo đà cho phần còn lại
của bài diễn văn.
f) Sử dụng câu hỏi tu từ : Là câu hỏi với câu trả lời là hiển nhiên, có tác dụng lôi
kéo sự chú ý của khán giả.
*Làm sao để thuyết trình một cách thu thu hút
+ Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu.
Ví dụ: Vào ngày 2/9/1945, tại Quảng trường Ba đình, đứng trước hàng ngàn đồng bào,
trước khi đọc bản Tuyên ngôn độc lập, Bác Hồ đã có nói: ”Tơi nói đồng bào nghe rõ
không?” rất hiệu quả.
+ Đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ trước,
và họ sẽ cảm thấy liên quan hơn và dễ tiếp thu hơn. Khi đó người thuyết trình
phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện theo ý ban đầu của mình,
đừng để bị câu trả lời của khán giả làm lạc đường.
* Giải quyết câu hỏi:
-

Nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi (sau mỗi đoạn nói, sau khi kết
thúc, hay bất cứ lúc nào) phù hợp với buổi thuyết trình hơm đó. Cũng có thể
giới hạn số câu hỏi và yêu cầu từng người hỏi một.

-

Đối với các câu hỏi cố tình dồn bạn vào chân tường, hãy mỉm cười và bình tĩnh
tìm một câu trả lời tích cực.

-

Nếu bạn khơng biết câu trả lời, có thể nói “ Hiện tơi chưa có câu trả lời, bạn có

thể để lại danh thiếp, và tơi chắc chắn sẽ gửi câu trả lời cho bạn sau “ Tuy
nhiên, chỉ làm điều này 1 đến 2 lần thơi.

-

Nếu bạn biết một người trong khán giả có thể giúp bạn trả lời, hãy giới thiệu
người đó.

*Tâm thế khi thuyết trình: Tự chủ, khơng lo lắng, hăng hái, nhiệt tình là cần thiết khi
bạn muốn truyền đạt lại cho người khác. Điều này có được khi bạn có sự chuẩn bị tốt (
nội dung, thiết bị, luyện tập,… )

Downloaded by Hanh Nguyen ()


lOMoARcPSD|18492609

3. Hãy luyện tập thường xuyên nhất có thể: Diệu.
Dù bạn là người có bản năng thì việc tập luyện thường xuyên không bao giờ là
thừa, ngay cả khi bản thân không thấy tự tin cũng cần phải mạnh dạn luyện tập. Bất kể
lúc nào bạn có thời gian rảnh, hãy đứng trước gương và luyện tập kỹ năng trình bày.
Hãy tưởng tượng bạn đang đứng trước đám đông hay đối tác của mình, đừng quên kết
hợp sử dụng phi ngôn ngữ (nụ cười, ánh mắt, cử chỉ,...) trong lúc luyện tập. Khi đứng
trước gương, bạn sẽ nhìn ra khuyết điểm và ưu điểm của bản thân trong suốt quá trình
để phát triển cũng như khắc phục những điều đó. Việc luyện tập lặp đi lặp lại như vậy
sẽ đem đến cho bạn thói quen mỗi khi trình bày. Nếu có thể hãy đến nơi bạn sẽ thuyết
trình từ trước để làm quen với sân khấu, để tìm vị trí đứng lý tưởng. Những việc này
sẽ giúp bạn loại bớt căng thẳng bởi đã làm quen với “sân khấu” từ trước. Ngoài ra việc
này cũng giúp loại bỏ các trục trặc kỹ thuật phát sinh trong khi thuyết trình. Mặc dù,
việc luyện tập sẽ tốn rất nhiều công sức. Nhưng kết quả sẽ rất đáng giá so với nỗ lực

mà bạn đã bỏ ra.

Downloaded by Hanh Nguyen ()