báo cáo kết quả thực hiện bài tập nhóm ứng dụng phần mềm asana trong quản lý dự án

TR

NG Đ I H C NGÂN HÀNG THÀNH PH

H

CHÍ MINH

KHOA H TH NG THÔNG TIN QU N LÝ

Báo cáo k t qu th c hi n bài t p nhóm:

NG D NG PH N M M ASANA
TRONG QU N LÝ D ÁN

GVHD: Thầy Đào Quốc Thắng
L P: D02

Hồ Chí Minh, ngày 23 tháng 8 năm 2018
1


NHÓM TH C HI N
STT

H

VÀ TÊN

MSSV

ĐÁNH GIÁ (%)

1 Trần Thị Kim Ngân

030632161395

100

2 Huỳnh Bảo Nhi

030632161617

100

3 Lê Võ Ngọc Trâm Anh

030632160034

100

4 Nguyễn Thị Thùy Dương

030632160412

100

5 Phạm Ánh Hồng

030632160789

100

030632161648

100

6.
Nhóm Nguyễn Thị Huỳnh Như
trư ng

2


L IM

Đ U

Quản lý dự án là một công việc khơng hề đơn giản. Có nhiều vấn đề, nhiều mặt trái
nảy sinh xung quanh quá trình thực hiện dự án khơng khỏi khiến cho chất lượng dự án trì
trệ. Chính vì vậy, bạn cần đến một cơng cụ quản lý hiệu quả, hạn chế tối đa những sai sót
và những nhầm lẫn thư ng nảy sinh trong công việc. Phần mềm quản lý dự án là một
trong những lựa chọn của nhiều doanh nghiệp, tổ chức hiện nay.

3


CH ƠNG 1.
1.1.

GI I THI U T NG QUAN

KHÁI NI M D

ÁN VÀ QUI TRÌNH QU N LÝ D

ÁN

1.1.1. Khái ni m d án
Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong
một khoảng th i gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài
chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của
đối tượng mà dự án hướng đến. Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động
và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định
trong một th i gian nhất định.
Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật.
1.1.2. Qui trình qu n lý d án

1.1.2.1.

Thi t l p d án

Gồm 2 hoạt động chính:
Xây dựng bản tuyên bố dự án: bản tuyên bố tự án thể hiện mục tiêu dự án, yếu tố
tác động đến dự án, các ràng buộc, tổ chức dự án, quyền hạn, vai trị – trách nhiệm những
vị trí quan trọng, các rủi ro,… mức độ tổng quát. Tất cả các dự án đều phải có bản
tuyên bố dự án. B i tài liệu này định hướng hoạt động, là cơ s để xác định và công nhận
kết quả cuối cùng của dự án.

4

Xác định những ngư i liên quan: nhằm thu thập đầy đủ các thơng tin có liên quan
đến dự án. Xây dựng sơ bộ bộ máy nhân sự. Mục tiêu của quản lý dự án chính là cân
bằng lợi ích, đưa ra tiếng nói chung của các bên liên quan.
1.1.2.2.

L p k ho ch d án

Xây dựng bản kế hoạch dự án cụ thể, toàn diện phải dựa trên các phương diện: yêu
cầu của khách hàng, th i gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thơng, rủi ro, đấu thầu,
tích hợp… Bốn yếu tố để tạo nên bản kế hoạch dự án hồn hảo là:





1.1.2.3.

Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in)
Thể hiện chính thức bằng văn bản tất cả 9 phương diện trên (Formal)
Được phê duyệt b i hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval)
Tính khả thi (Realistic).
Th c thi d án

Thực hiện đúng, đủ các công việc đã được vạch ra trong kế hoạch. Tuy nhiên, thực
tế triển khai và tư suy chiến lược có sự sai số tương đối nên cấp quản lý dự án và nhân
viên trực tiếp thực hiện các công việc cần có sự linh hoạt, kiến thức chun mơn và kinh
nghiệm nhất định.
1.1.2.4.

Ki m soát d án

Đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế để đưa ra điều chỉnh phù hợp và kịp th i (nếu
cần). Sự điều chỉnh hoặc thay đổi có thể ảnh hư ng đến tiến độ công việc hoặc phải lập
lại kế hoạch, tệ hơn là quay lại bước thiết lập dự án. Thay đổi là điều khó tránh khỏi trong
các dự án. Những điều chỉnh hoặc thay đổi thể hiện tổ chức chưa tìm hiểu thật kỹ càng
các thông tin liên quan, hiểu rõ mục tiêu, công việc, nên khi triển khai mới phát sinh ra
các yêu cầu mới.

1.1.2.5.

K t thúc d án

Đây là các hoạt động hồn thiện để chính thức đóng lại dự án. Việc kết thúc dự án
phải được thực hiện bài bản và đầy đủ. Nhà thầu bàn giao sản phẩm, nhận feedback từ
khách hàng, sao lưu hồ sơ,… Giai đoạn kết thúc dự án khơng theo trình tự sẽ phát sinh
nhiều rắc rối như các vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự,…. Điều này sẽ
để lại cho tổ chức nói chung và các cá nhân trong nhóm dự án nói riêng những thiệt hại to
lớn về tài chính và danh tiếng.
5


1.2.

PH N M M QU N LÝ D

ÁN

1.2.1. Ph n m m mi n phí
Sau đây là một số phần mềm miễn phí dùng để quản lý dự án:

1.2.1.1.

Trello

Trello là một ứng dụng quản lý dự án dựa trên web phổ biến, miễn phí và rất dễ sử
dụng.








Một số tính năng chính của nó là:
Bạn có thể m i bao nhiêu ngư i vào bảng của bạn khi bạn cần
Bắt đầu thảo luận với nhận xét và tệp đính kèm
Lên danh sách kiểm tra và ngày hết hạn
Trello hoạt động mọi lúc mọi nơi
Bạn có thể tạo thẻ và nhận xét qua email

6


1.2.1.2.

Asana

Asana là một phần mềm quản lý dự án chạy trên nền tảng điện toán đám mây hỗ
trợ đầy đủ các tính năng ưu việt giống như Bitrix24, tuy nhiên mục tiêu chính của cơng cụ

làm việc trực tuyến này chỉ có 1 đó là tập trung vào quản lý dự án. Asana cung cấp một
phiên bản miễn phí cho nhóm làm việc khơng vượt q 15 ngư i dùng. Đây có thể coi là
một trong những cơng cụ quản lý dự án có giao diện làm việc thân thiện, rõ ràng và trực
quan nhất trong số tất cả các nhà cung cấp khác về phần mềm PM (Project Management.

7


1.2.1.3.

MindMeister

Hầu hết các nhóm làm việc hiện nay đều ít khi sử dụng bản đồ tư duy (Mind Maps)
vào việc quản lý cơng việc hay dự án, nhưng nếu nhóm của bạn đang tìm kiếm về ứng
dụng loại này thì MindMeister chính là thứ bạn cần, đây là cơng cụ cung cấp cho ngư i
dùng dịch vụ xây dựng bản đồ tư duy trực tuyến cũng như phiên bản dành cho ứng dụng
di động. Tính năng tuyệt v i nhất của MindMeister chính là khả năng thiết kế ra các sơ đồ
tư duy, liên kết, hành động "th i gian thực" cho phép các nhóm làm việc tạo ra và phân
bổ các kế hoạch tương tác trực quan. Phiên bản miễn phí của MindMeister chỉ cho phép
ngư i dùng có thể tạo lập được 03 sơ đồ tư duy hay sơ đồ tương tác phục vụ cho mục tiêu
công việc.

1.2.2. Ph n m m có b n quy n
1.2.2.1.

Microsoft Project

Microsoft Project là một sản phẩm phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán
b i Microsoft. Nó là một công cụ rất phù hợp với việc quản lý dự án.
8

Một số tính năng chính của nó là:






1.2.2.2.

Cho phép bạn dễ dàng phát triển một kế hoạch
Chỉ định tài nguyên cho các tác vụ
Theo dõi tiến độ
Quản lý ngân sách
Phân tích khối lượng cơng việc.

Jira

Jira là một cơng cụ tuyệt v i để lập kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự án phát
triển phần mềm và nhanh nhẹn của bạn
Trong Jira, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh quy trình làm việc, cộng tác và phát hành
phần mềm tuyệt v i.
Tính năng chính:







Quản lý, theo dõi tiến độ của dự án
Quản lý lỗi, tính năng, cơng việc, những cải tiến hoặc bất kỳ vấn đề gì
Tìm kiếm nhanh chóng với bộ lọc JIRA Query Language
Xây dựng quy trình làm việc tương thích với yêu cầu của từng dự án
Cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê với rất nhiều loại biểu đồ khác nhau phù
hợp với nhiều loại hình dự án, nhiều đối tượng ngư i dùng
9


 Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác (như Email, Excel, RSS...)
 Có thể chạy trên hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ s dữ liệu

10


CH ƠNG 2.
2.1.

PH N M M QU N LÝ D

ÁN ASANA

GI I THI U T NG QUAN

2.1.1. Asana ậ Công c qu n lý d án t i u
Trong những năm gần đây, các ứng dụng hỗ trợ thực hiện dự án đã tr nên đa dạng
và ngày càng phổ biến với nhiều tính năng ưu việt. Cùng với Trello, Redmine hay
Toodledo, Basecamp, Clinked, phần mềm Asana cũng là một cơng cụ khá thú vị và tiện
ích giúp ngư i sử dụng có thể làm việc theo nhóm mà khơng cần thông qua email. Hiện

nay, rất nhiều các công ty và tập đồn lớn đã đưa Asana vào làm cơng cụ trợ giúp cho các
dự án, điển hình là Airbnb và Foursquare.

2.1.2. Nh ng tính năng n i b t c a Asana
Được phát triển b i ngư i đồng sáng lập Facebook Dustin Moskovitz và kỹ sư
Justin Rosenstein với mục đích ban đầu là thúc đẩy tiến độ làm việc của nhân viên tại
Facebook, Asana được biết đến như một SAAS với tính năng nổi bật chính là sự đơn
giản. Với thiết kế khoa học và chuyên nghiệp, ngư i sử dụng sẽ không phải mất quá
nhiều thới gian để “làm quen” với ứng dụng độc đáo này. Asana mang đến cho ngư i sử
dụng tất cả những công cụ cơ bản, hiệu quả và thông minh nhất trong công tác quản lý và
một môi trư ng làm việc chuyên nghiệp qua những không gian (workspace) riêng cho
mỗi team dự án với đầy đủ tên dự án, deadline hoàn thành, trình tự ưu tiên cơng việc.
Ngồi ra, Asana cịn cho phép ngư i sử dụng theo dõi tiến độ cơng việc trên tablet,
smartphone hay máy tính để bàn hoặc thêm vào những comment, file đính kèm, ghi chú,
inbox … một cách hết sức linh hoạt để có thể cập nhật và kiểm sốt tính hiệu quả của
cơng việc một cách nhanh chóng, chi tiết hơn, đồng th i tăng cư ng sự tương tác giữa các
thành viên trong nhóm dự án.
11


Một ưu điểm nổi bật nữa của Asana chính là: khác với rất nhiều công cụ hỗ trợ
thay thế, Asana hồn tồn miễn phí cho các nhóm từ 15 thành viên tr xuống. Với những
tính năng vượt trội đó, Asana hiện nay đang tr thành một công cụ hỗ trợ quản lý dự án
phổ biến và nhận được sự tin cậy từ ngư i sử dụng.
u ậ nh

2.1.3.








2.2.

c đi m c a ASANA:

 u điểm:
Giao diện đơn giản, dễ sử dụng và trực quan.
Có hỗ trợ các ứng dụng trên iPhone, iPad và Android.
Các thẻ gán cũng như các dòng tiêu đề hay danh sách cơng việc có thể tùy biến.
Có thể trị chuyện bằng bình luận hay tin nhắn của bạn.
 Nh ợc điểm:
Không theo dõi các mối liên hệ giữa các tác vụ.
Khơng có quản lý danh bạ liên lạc hay khả năng quản lý tiến trình phát triển của
dự án.

GIAO DI N PH N M M

Asana trông giống như một danh sách việc phải làm (to-do list) của cả cơng ty, nơi
tất cả mọi ngư i có thể tạo nhiệm vụ và giao việc cho ngư i khác.
Hãy nhìn qua giao diện của Asana:

12


Cách quản lý của Asana đ ợc minh hoạ qua hình sau:

Asana, mỗi thành viên có một tài khoản riêng và có thể tham gia nhiều “Team”

khác nhau. Ví dụ, bạn có thể đồng th i cả team Chăm sóc khách hàng, Marketing, Phát
triển sản phẩm… Một ngư i có thể là thành viên của nhiều hơn một team.
13


Trong mỗi team, “Dự án" được tạo ra và giúp xác định các khối cơng việc chính
mà team cần làm. Bên trong các dự án này, bạn có danh sách "Nhiệm vụ" và "Nhiệm vụ
phụ" được phân bổ cho những ngư i khác nhau. Những nhiệm vụ này chia nhỏ công việc
trong một dự án và xác định rõ ràng ai đang làm gì và vào ngày nào. Bên trong mỗi cơng
việc, bạn cũng có phần bình luận để giao tiếp với nhau về nhiệm vụ đang diễn ra.
Asana quản lý dự án dựa trên các nhiệm vụ (task-based). Asana thích hợp cho các
cơng ty có hệ thống cơng việc phức tạp, một ngư i cần phải tham gia nhiều dự án hay
phịng ban khác nhau. Khi đó, Asana khơng chỉ giúp team cộng tác hiệu quả, mà còn giúp
ngư i quản lý theo dõi tổng thể công việc tất cả các phòng ban và dự án.
2.3. M T S

THAO TÁC CƠ B N

2.3.1. T o m t d án m i

Vào trang chủ của phần mềm Asana ( hoặc thực hiện thao tác tải phần mềm có sẵn
trên các giao diện App Store, Android, Google,...) và tạo tài khoản theo 2 cách:
 Sử dụng tài khoản Google
 Sử dụng tài khoản công ty

14


Sau đó, một cửa sổ sẽ m ra với đư ng link xác nhận tài khoản. Bạn chỉ cần click
vào link đó để hồn thiện hơn bản profile của mình và sẵn sàng sử dụng những tiện ích

vượt trội nhất của Asana.

Sau khi đăng nhập vào,bạn sẽ phải tạo team làm việc của riêng mình mà đó các
cá nhân có liên quan nhau, bạn có thể nhập tên Email của các thành viên để m i ngay sau
đó hoặc bỏ qua.

15


Sau đó phần mềm sẽ hiện ra giao diện Home và từ đây, bạn sẽ bắt đầu tạo dự án
cho riêng mình bằng cách chọn lệnh Create a Project

Mảng bên trái sẽ giúp cho bạn cái nhìn tổng quan khơng gian làm việc cùng
với những thông tin khái quát nhất về dự án của bạn. Đây đồng th i cũng là góc mà bạn
thực hiện những thao tác liên quan đến việc quản lý dự án như: thêm thành viên mới cùng
thực hiện dự án, tạo một dự án mới, tạo group thực hiện dự án và quản lý việc đánh dấu
(“tag”) với ngư i khác.

16


2.3.2. Thi t l p thông tin d án

Sau khi đặt tên cho dự án, bạn đắt đầu đặt “task” để thiết lập các công việc cần làm.
Để đặt tên cho các khoản mục cần làm nhấn vào “add section”

Để thiết lập thông tin của dự án, bạn nhấn vào mục “progress”, phần mềm sẽ hiện
ra tồn bộ thơng tin về dự án và bạn có thể chỉnh sửa tùy ý

17

2.3.3. T o l ch
Để tạo th i gian làm việc, bạn nhấn vào mục “calendar”

Tại đây, bạn có thể tạo lịch làm cho các “task” đã tạo trước đó, hoặc trong mục
“list”, bạn nhấn vào mục “due date” để tạo ngày đáo hạn
Để thay đổi lịch làm, trong mục “calendar” bạn nhấp giữ “task”cần đổi và kéo vào
ngày bất kì trong lịch
2.3.4. T o danh sách cơng vi c
Để tạo một danh sách công việc, bạn vào “List”  “Add Task” ghi những việc cần làm.

18


Muốn thêm nhiệm vụ phụ vào trong các công việc, vào
thể có th i hạn kết thúc khác nhau.

. Các nhiệm vụ phụ có

Để đặt th i hạn hồn thành cho các công việc, vào “Due date”.
19


20


2.3.5. Thi t l p m i quan h gi a các công vi c
Để thể hiện sự phụ thuộc của các công việc, vào
vào …”.

mục “Đánh dấu là phụ thuộc

Ví dụ như để cơng việc số 3 bắt đầu thì phải hồn thành cơng việc số 1. Vậy cơng

việc số 3 phụ thuộc vào cơng việc số 1 (tính năng này sử dụng khi nâng cấp tài khoản)
Ngoài ra, để dễ theo dõi, hiện nay Asana đã có chức năng vẽ phụ thuộc trên
Timeline. Khi bạn phát hiện xung đột th i gian, bạn có thể điều chỉnh ngày ngay trên
Timeline để bạn cảm thấy tự tin trong lịch biểu dự án của mình. Sau đó, khi cơng việc
được tiến hành, đồng đội sẽ biết khi nào công việc phụ thuộc được hồn thành để có thể
bắt đầu nhiệm vụ của mình.
2.3.6. Tài nguyên d án

21


Để phân cơng cơng việc cho một ai đó ta chọn nút lệnh Assign this task sau đó
nhập tên hoặc email

Để rõ hơn về công việc cũng như cần phải cần những tài ngun gì, bạn có thể ghi
vào phần “Description” mơ tả cơng việc của mình.

2.3.7. Phân b tài nguyên cho các công vi c
Tài nguyên của dự án bao gồm: con ngư i, đồ cung cấp, vật tư, trang bị, không
gian làm việc, th i gian làm việc,....
Để phân bổ tài nguyên cho từng công việc chúng ta thao tác như sau:
22


Sau khi đã có những danh sách cơng việc cho dự án, chúng ta sẽ phân bổ nhân lực

cho từng cơng việc như trên đã nói.
2.3.8. L ch trình cho d án
Mỗi công việc được định deadline và thực hiện như trên phần tạo lịch đã hướng
dẫn.
Vào Calendar để theo dõi lịch trình cơng việc
Khi cơng việc hồn thành sẽ được đánh

2.3.9. Tìm đ

ng găng cho d án

Đối với các dự án lớn, có nhiều cơng việc phải hồn thành cùng lúc, trình tự cơng
việc chồng chéo nhau, trực quan hố cơng việc bằng biểu đồ Gantt là điều cực kì cần
thiết. Tuy nhiên hiện tại Asana vẫn chưa có tính năng này.
Để giải quyết vấn đề này, có 2 hướng giải quyết:
Sử dụng phần mềm asana quản lý dự án như bình thư ng và dùng excel để
tạo 1 biểu đồ gantt cho dự án
23


Sử dụng một phần mềm khác để thay thế asana có hỗ trợ đầy đủ tính năng
bao gồm tạo biểu đồ gantt

Tạo biểu đồ gantt bằng excel:
-

2.3.10.

C p nh t ti n đ d án:

Để được thông báo về hoạt động
hoặc sử dụng Inbox .

Asana, bạn có thể nhận thơng báo qua email

24


Có ba loại thơng báo qua email:




Nhắc nh

Hoạt động

Trang tổng quan

Nhắc nhở: Chúng tôi sẽ gửi email nhắc nh như cách tiếp cận nhiệm vụ
được giao của bạn và vượt qua ngày đến hạn của họ.
Để nhận được thông báo nhắc nh công việc, cả ba điều sau phải đúng:




Tác vụ chưa hoàn thành
Nhiệm vụ được giao cho bạn
Nhiệm vụ có ngày đến hạn

Nếu cả ba đều đúng, bạn sẽ nhận được l i nhắc công việc:






7 ngày trước ngày hết hạn của nhiệm vụ
1 ngày trước ngày hết hạn của nhiệm vụ
Vào ngày hoàn thành nhiệm vụ
1 ngày sau ngày hết hạn của công việc (quá hạn)
7 ngày sau ngày hết hạn của cơng việc (q hạn)

Nếu bạn có nhiều tác vụ với ngày đến hạn, email nhắc nh tác vụ sẽ bao gồm tất cả
các tác vụ được giao cho bạn đến hạn trong bảy ngày tới hoặc bảy ngày qua.
Asana Tip: Chỉ ngư i được giao nhiệm vụ mới nhận được thông báo email nhắc
nh ; ngư i theo dõi nhiệm vụ sẽ không nhận được email nhắc nh .











Hoạt động: Bạn sẽ nhận được thông báo qua email cho các hoạt động sau:
Nhiệm vụ được giao cho bạn

Tác vụ chưa được giao cho bạn
Nhiệm vụ được giao cho bạn đã thay đổi ngày đến hạn
Bạn đã được chia sẻ trong một nhiệm vụ và được thêm làm ngư i theo dõi
Tác vụ bạn đang theo dõi có tệp đính kèm mới
Tác vụ bạn đang theo dõi có nhận xét mới
Tác vụ bạn đang theo dõi được đánh dấu là hồn thành
Một cơng việc bạn đang theo dõi được đưa ra
Bình luận của bạn là thích
25