Tiểu luận quản trị dự án đầu tư

2.2 Xác định công việc cần thực hiện, lập sơ đồ WBS
Xác định công việc cần thực hiện
Mô tả công việc : Kế hoạch tổ chức sự kiện : ‘định hướng nghề nghiệp trong
bối cảnh hội nhập quốc tế’ dành cho sinh viên trường đại học Sài Gòn nhằm xây dựng
nền tảng, ý thức và cơ hội việc làm cho sinh viên, giúp sinh viên có cái nhìn rõ ràng
hơn về môi trường việc làm hiện nay.
Miêu tả cụ thể công việc cần thực hiên :
1. Lên kê hoạch cho sự kiện : lên các phương án về thời gian diễn ra sự kiện,
lên kế hoạch sơ bộ, làm bản tóm tắt sự kiện, trình bày và xin phép ban giám hiệu,
thông báo tới sinh viên và khách mời, xác định mục tiêu sự kiện, xác định ý tưởng chủ
đề sự kiện, xây dựng kịch bản timeline sự kiện, dự trù kinh phí và rủi ro, họp bàn tổng
kết chỉnh sửa kế hoạch lần cuối.
2. Triển khai tổ chức : trang trí, thiết kế, chuẩn bị trước sự kiện; tổ chức sự kiện
theo kế hoạch.
3. Kết thúc, tổng kết sự kiện : Thu dọn khu vực, kết thúc sự kiên; họp bàn đánh
giá, rút kinh nghiệm.


Bảng mô tả chi tiết công việc
STT
1

2

3
4
5

6
7

8

9

10
11

Công việc

Mô tả chi tiết

Tài liệu kèm theo

Lên các phương án về thời Dự tính thời gian có thể Bảng mơ tả và
gian diễn ra sự kiện
tổ chức, diễn ra sự kiện đánh
giá
các
( 4 phương án trở lên)
phương án về thời
gian
Lên kế hoạch sơ bộ
Lập kế hoạch sơ bộ, các Bản thảo kế hoạch
công việc chính cần sơ bộ
thực hiện, xây dựng dàn
ý, sơ đồ để lên kế hoạch
cụ thể
Làm bản tóm tắt sự kiện
Mơ tả tóm tắt (mục tiêu, Bản tóm tắt sơ lược
lợi ích, chủ thể) về sự về sự kiện

kiện
Trình bày và xin phép ban Tiến hành trình bày và Giấy chấp nhận tổ
giám hiệu
xin phép chấp thuận tổ chức sự kiện
chức từ ban giám hiệu
Thông báo tới sinh viên và Gửi thư, tin nhắn tới Thống kế số lượng
khách mời
khách mời, thông báo, sinh viên và khách
thu hút sinh viên tham mới tham gia
dự
Xác định mục tiêu sự kiện
Lập nhóm xây dựng Bản báo cáo mục
mục tiêu cụ thể khi tổ tiêu sự kiện
chức sự kiện
Xác đinh ý tưởng, chủ đề
Lên ý tưởng, chủ đề Bản mô tả chi tiết
diễn ra sự kiện, phông và cách triển khai ý
nền, thiết kế khơng tưởng, chủ đề đề
gian, chỗ ngồi
cập
Lập nhóm lên kịch bản, Bản thảo kịch bản
Xây dựng kịch bản, timeline (chương trình và timeline diễn ra
timeline
văn nghệ, phát biểu sự kiện
diễn giả) diễn ra trong
sự kiện
Dự trù kinh phí, rủi ro
Tính tốn chi phí cần Bản excel về chi
thiết, phối hợp với các phí tổ chức, bản
nhóm khác lên danh thảo phương án

sách chi phí chi trả cụ giải quyết rủi ro bất
thể, kế hoạch dự phịng trắc có thể diễn ra.
rủi ro sự kiện
Họp tổng kết, chỉnh sửa ý Họp bàn chỉnh sửa và Bản tổng kết tất cả
kiến
thống nhất ý kiến giữa tài liệu liên quan
các thành viên
Trang trí, thiết kế, chuẩn bị Tiến hành xây dựng, Bản báo cáo tình
trước sự kiện
thiết kế khơng gian, khu hình tiến hành


12

13

14

vực và diễn tập trước sự
kiện
Tổ chức sự kiện theo kế Tổ chức dựa trên kịch
hoạch
bản, timeline có sẵn,
tiến hành thu dọn sau
khi sự kiện kết thúc
Kết thúc sự kiện, thu dọn Dọn dẹp khu vực tổ
khu vực
chức, thu dọn trang
thiết bị trả lại cho các
bên hợp tác, cá nhân

Họp tổng kết rút kinh Họp bàn tổng kết, đánh
nghiệm
giá cá nhân, rút kinh
nghiệm

Sơ đồ phân chia công việc ( WBS )

Bản báo cáo tình
hình và đánh giá so
với yêu cầu đề ra từ
trước
Bản đánh giá trách
nhiệm cá nhân.
Bản tổng kết tồn
bộ q trình sự
kiện


Định hướng nghề nghiệp trong bối cảnh hội nhập

Xin phép tổ chức sự kiện

lên các phương án về thời gian

lên kế hoạch cho sự kiện

lên kế hoạch sơ bộ

triển khai tổ chức

kết thúc tổng kết sự kiện

thiết kế, chuẩn bị trước sự

Kết thúc, thu dọn khu

kiện

vực

thông báo tới sinh viên, khách
làm bản tóm tắt sự kiện

trình bày, xin phép ban giám
hiệu

mời

xác định mục tiêu sự kiện

xác định ý tưởng chủ đề

xây dựng kịch bản, timeline

dự trù kinh phí, rủi ro

họp bàn tổng kết chỉnh sửa lần
cuối

tổ chức sự kiện

họp bàn đánh giá


2.3 Xác định thời gian thực hiện, tiến độ công việc.
Sơ đồ trách nhiệm ( RC – responsibility chart )
R : chịu trách nhiệm

Nhóm trưởng (NT) : Thanh Hải

S : hỗ trợ

C : Cố vấn ( thầy Đặng Đức Văn )

Nhóm thành viên : Leader mỗi nhóm (LD)
Nhóm 1: Bình An (LD), Ánh
Nhóm 2: Dương (LD), Thịnh
Nhóm 3: Nghĩa (LD), Nhi
Nhóm 4: Sang (LD), Vi
Bảng mơ tả trách nhiệm
TT

Tên cơng việc

Thành viên tổ chức sự kiện
NT
Hải

1
2

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

Lên phương án thời gian
Lên kế hoạch sơ bộ
Làm bảng tóm tắt sự kiện
Trình bày và xin phép
ban giám hiệu
Thông báo tới sinh viên,
khách mời
xác định mục tiêu sự kiện
Xác định chủ đề, ý tưởng
Xây dựng kịch bản,
timeline cho sự kiện
Dự trù kinh phí, rủi ro
Họp tổng kết, chỉnh sửa ý
kiến
Trang trí, thiết kế, chuẩn
bị trước sự kiện
Tổ chức sự kiện theo kế
hoạch

Kết thúc, thu dọn sự kiện

Nhó
m1
An

R

Nhóm
2
Dươn
g
S

R

Thành viên
bên ngồi
Nhóm Nhóm TV
Cố
3
4
khác vấn
Nghĩa Sang
C
C

S
R

S

R

C
R
R

S
S
R

R
S
R
R

C

S

C
C

S

C
R

R

S

C

S
S

C
R

C


14

Họp tổng kết, rút kinh R
nghiệm

S

C

Bảng mô tả mối quan hệ giữa các công việc, thời gian cần thiết để hồn thành :

STT

Cơng việc

Ký hiệu

Thời gian

1

A

2

2

Lên các phương án về
thời gian diễn ra sự kiện
Lên kế hoạch sơ bộ

Công việc
trước đó
-

B

3

-

3

Làm bản tóm tắt sự kiện

C

3

-

4

Trình bày và xin phép
ban giám hiệu
Thông báo tới sinh viên
và khách mời
Xác định mục tiêu sự
kiện
Xác đinh ý tưởng, chủ đề

D

1

A, C

E

1

D

F

5

B

G

5

B

H

7

B

I

4

E

J

2

F,G,H

K

1

J

L

1

K

M

1

L

N

1

M

5
6
7
8
9
10
11
12
13

14

Xây dựng kịch bản,
timeline
Dự trù kinh phí, rủi ro
Họp tổng kết, chỉnh sửa
ý kiến
Trang trí, thiết kế, chuẩn
bị trước sự kiện
Tổ chức sự kiện theo kế
hoạch
Kết thúc sự kiện, thu dọn
khu vực
Họp tổng kết rút kinh
nghiệm

2.4 Thiết lập sơ đồ mạng AOA và sơ đồ mạng AON.

Sơ đồ mạng AOA


2
A

D

5

E

10

12

I

1

3

C
N

6

F

B

15

16

J

7

4

9

L

K

11

13

M
14

G
H

8

Sơ đồ mạng AON :

A

I

E

D
C

FN

ST
N

F

B

G

J

K

L

M


H

2.4 Xác định trọng tuyến của dự án.
Phương pháp CPM ( PERT ) : kỹ thuật tốn học để tính tốn lịch trình cơng
việc.
Trọng tuyến ( đường găng – critical path ) : là đường dài nhất từ hoạt động bắt
đầu cho đến kết thúc trên sơ đồ mạng.
Áp dụng phương pháp CPM ( PERT ) để xác định trọng tuyến dự án.

CPM ( PERT )

0

8

A
2
8

2
1
0
3

0
7

C
3
7

31
0
1
0

D
1
7

4

E

1

5

7

1
2

5 I4 9
12 7 16

1
1
4
1
1

FN

S
1
4
1
4

M
1
0

1
5
1
5

1
5
1
5

N
1
0

1
6
1
6


3
5
0
0

B
3
0

F 8

5
22 1
0
G
5

8 10 J2 12
10 0 12

2H
7
0

11
00
1
0

3
3
3
53
3

1
3
1
3

L

1
0

12 K
1
1 0
2

1
4
1
4
13
1
3

Trọng tuyến của dự án ( đường găng ) : B – H – J – K – L – M – N .

2.5 Thiết lập lịch trình dự án.
Biểu đồ gantt : là một biểu đồ thanh cung cấp thông tin lịch trình dự án với thời
gian hồn thành trên trục ngang đồ thị và các hoạt động được liệt kê trên trục thẳng
đứng. Áp dụng biểu đồ gantt để thiết lập lịch trình dự án.

Biểu đồ gantt