Tiểu luận NGHỆ THUẬT QUẢN lý THỜI GIAN

Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
EM6030 Lãnh đạo và quản lý

Tên đề tài:
NGHỆ THUẬT QUẢN LÝ THỜI GIAN
Học viên thực hiện

: Nguyễn Tuấn Sơn

MSHV

:

Giáo viên hướng dẫn

: TS. Phạm Cảnh Huy

HÀ NỘI - 6/2021

MỤC LỤC

Trang
0

Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy

MỞ ĐẦU............................................................................................................................ 2
NỘI DUNG........................................................................................................................ 3
I. THỜI GIAN VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN............................................................3
1. Giá trị của thời gian.................................................................................................3
2. Các nguyên nhân dẫn đến việc sử dụng thời gian chưa hợp lý................................3
3. Quản lý thời gian.....................................................................................................4
II. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU TRONG CÔNG VIỆC..................................................5
1. Xác định mục tiêu.....................................................................................................5
2. Những đặc điểm của mục tiêu...................................................................................5
3. Tiến hành công việc để đạt được mục tiêu.................................................................6
III. CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN....................................................................8
1. Đồ thị quản lý thời gian............................................................................................8
2. Lịch công việc...........................................................................................................9
IV. LÀM THẾ NÀO ĐỂ SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ VÀ LIÊN HỆ VỚI
BẢN THÂN...................................................................................................................... 10
1. Làm việc có tố chức................................................................................................11
2. Lập kế hoạch trước................................................................................................12
3. Biết rõ khi nào làm việc hiệu quả nhất...................................................................12
4. Tập tính kỷ luật đối với bản thân............................................................................12
5. Ghi lại những thắc mắc trong khi thực hiện và dành thời gian trao đổi.................12
6. Việc hơm nay khơng để ngày mai...........................................................................12
7. Có thể lực tốt..........................................................................................................13
KẾT LUẬN...................................................................................................................... 13
TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................................................14

1


Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy
MỞ ĐẦU

Trong chúng ta ai cũng muốn thành đạt, ai cũng muốn nhiều tiền... nhất là các bạn
trẻ. Nhưng để thành đạt được chúng ta cần phải có nhiều yếu tố. Nhiều người đổ lỗi là do
mình khơng may mắn, khơng có vốn. Chúng ta cịn được tạo hóa ban cho một tài sản q
báu hơn, đó chính là “vàng” - thời gian... Ai cũng cũng có cùng một tài sản như nhau là
1440 phút/ngày. Nhưng cách chúng ta sử dụng tài sản đó như thế nào lại tạo nên sự khác
biệt rất lớn giữa người thành đạt và kẻ thất bại. Thời gian là vàng, chúng ta nên dùng số
vàng như thế nào để tạo ra cho chúng ta nhiều vàng nhất theo nghĩa đen của nó.
Tại sao chúng ta sử dụng đồng tiền của mình rất tiết kiệm những chúng ta lại không
sử dụng thời gian như vậy. Chúng ta phải sử dụng chi ly từng phút một. Hãy sử dụng thời
gian một cách tiết kiệm nhất và tối ưu nhất. Chúng ta luôn nghĩ sao cho tối ưu trong việc
tiêu tiền, nhưng thời gian thì khơng. Chúng ta lãng phí thời gian của mình như vậy thì hỏi
còn đâu thời gian để học tập và làm những việc quan trọng. Sai lầm lớn nhất của họ là
nghĩ rằng mình có đủ thời gian để làm những việc gọi là quan trọng. Nhưng cứ làm việc
theo kiểu “đánh trống bỏ dùi”, “bng quăng bỏ vãi” như thế thì chẳng có việc gì chúng
ta làm đạt được kết quả.
Vì vậy, chúng ta phải có một kế hoạch để thực hiện và thay đổi thói quen đó
bây giờ cũng chưa muộn. Với bài tiểu luận “Nghệ thuật quản lý thời gian” sẽ cho chúng
ta thấy được lợi ích của việc quý trọng thời gian và bản thân đã sử dụng thời gian trong
cuộc sống như thế nào.

2

Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy
NỘI DUNG

I. THỜI GIAN VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN
1. Giá trị của thời gian
Thời gian là một khái niệm trừu tượng, vơ hình và khơng thể nắm bắt được nhưng
nó lại có tác động chi phối và ảnh hưởng đến mọi khía cạnh trong cuộc sống của mỗi
chúng ta.
Thời gian là thứ tài sản, là nguồn vốn quý báu và độc đáo mà mỗi người đều được
hưởng như nhau Theo quy luật tự nhiên thời gian sẽ tự đến và đi một cách nhẹ nhàng
nhưng sẽ không bao giờ quay trở lại.
Thời gian là nguồn lực có giới hạn, khơng thể làm mới lại được và cũng không thể
mua hay thuê mướn được của người khác.
Mỗi chúng ta đều có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/năm như nhau, tuy nhiên việc sử
dụng “nguyên liệu” thời gian đó như thế nào, dùng chúng để làm gì là tùy thuộc vào quyết
định của cá nhân mỗi người. Nếu bạn biết sử dụng thời gian tốt thì chắc chắn bạn sẽ đạt
được nhiều hơn những gì mà bạn có thể.
2. Các ngun nhân dẫn đến việc sử dụng thời gian chưa hợp lý
Có thể có rất nhiều nguyên nhân khiến bạn sử dụng thời gian chưa tốt, nhưng chủ
yếu có thể kể đến những nguyên nhân chính như:
- Thiếu các ưu tiên /mục tiêu:
Đây có lẽ là nguyên nhân gây lãng phí thời gian quan trọng nhất. Nó ảnh hưởng đến
tất cả chúng ta cả về phương diện nghề nghiệp lẫn cá nhân. Những người hồn thành hầu
hết những cơng việc trong một ngày biết chính xác họ muốn hồn thành cái gì. Khơng may
là quá nhiều người trong chúng ta nghĩ rằng mục đích và mục tiêu là vấn đề của năm chứ
không phải mối quan tâm hàng ngày. Chúng ta dành quá nhiều thời gian cho những việc
nhỏ mà không tập trung vào những việc quan trọng cho công việc và cuộc sống của mình.

- Khách khơng mời:
Ba từ “chết chóc” nhất có thể cướp đi thời gian của bạn là: “Có rảnh không”. Thủ
phạm ở đây là ai? bạn học, bạn ký túc xá, bạn cũ, ...
3


Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy

- Điện thoại - Internet:
Đây là phương tiện thông tin tuyệt vời nhất nhưng cũng có thể là kẻ thù lớn nhất đối
với sự hiệu quả nếu bạn không biết cách kiểm sốt việc sử dụng nó.
- Khơng có khả năng nói “khơng”:
Nếu người ta có thể dồn cơng việc hoặc vấn đề lên vai bạn thì họ sẽ làm đấy. Một số
người hay bị căng thẳng vì thiếu kỹ năng “nói khơng” do sợ làm người khác phật ý.
- Góc cá nhân bừa bộn:
Hãy nhìn lại bàn học, kệ sách, giường ngủ,... của mình. Nếu bạn nhìn thấy ít hơn
80% diện tích của nó thì có thể bạn đang vướng vào mối “căng thẳng”. Góc cá nhân của
những người thành công luôn ngăn nắp, gọn gàng và sạch sẽ.
- Trì hỗn:
Đây là kẻ cắp thời gian lớn nhất, khơng phải là ra quyết định mà là tránh né ra quyết
định. Bạn có thể tăng đáng kể quỹ thời gian hiệu quả bằng cách giảm bớt chần chừ.
3. Quản lý thời gian
Những người thành cơng nhất thế giới có điểm gì chung? Họ đều là những chuyên
gia về quản lý thời gian! Bạn không thể thực sự thành công cho đến khi bạn biết cách
quản lý thời gian thích hợp.
Có nhiều cách hiểu về khái niệm “Quản lý thời gian” như:
- Tập trung dành nhiều thời gian vào những việc quan trọng.
- Quyết định sử dụng thời gian một cách tốt nhất.

- Làm được nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian nhất định.
- Khơng lãng phí thời gian vào những việc khơng liên quan.
- Kiểm sốt thời gian được tốt hơn.
- Tránh được việc vội vã hồn thành cơng việc vào phút cuối.
Tất cả những cách hiểu trên về quản lý thời gian đều đúng và chúng ta có thể đưa ra
một cách hiểu chung cho khái niệm “Quản lý thời gian” là: Quản lý thời gian có nghĩa
kiếm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về
cách bạn sử dụng nó.

4


Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy

II. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU TRONG CÔNG VIỆC
1. Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu trong công việc là việc xác định kết quả cần đạt được khi tiến
hành thực hiện một công việc với một giá trị hay mức ý nghĩa nào đó. Xác định mục tiêu
nhằm: Tập trung cho công việc quan trọng nhất, xác định được phương hướng làm việc, ít
tốn thời gian cho những việc khơng quan trọng, hạn chế việc lãng phí thời gian. Do vậy,
bước đầu tiên khi tiến hành công việc là chúng ta cần phải xác định mục tiêu cụ thể cần
đạt được khi hồn tất cơng việc đó. Qua đó sẽ giúp chúng ta:
- Tập trung vào việc giải quyết vấn đề chính.
- Xác định được các bước thực hiện hay những giải pháp cụ thể khi tiến hành thực
thi công việc.
- Tập trung giải quyết những công việc quan trọng, hạn chế bị phân tán vào những
công việc không quan trọng.
- Tạo động lực phấn đấu.

- Tiết kiệm thời gian.
- Giải quyết được vấn đề, đạt được hiệu quả cao, đạt được sự hài lịng giữa các thành
viên trong nhóm hay trong tổ chức.
Mỗi cơng việc khác nhau sẽ có các mục tiêu tương ứng khác nhau, nên giá trị mong
đợi đạt được cũng sẽ khác nhau. Việc thực hiện từng mục tiêu cụ thể địi hỏi cần có
khoảng thời gian cụ thể để đạt được. Vì vậy, mục tiêu có thể đạt được trong khoảng thời
gian ngắn hay trong thời gian dài tùy thuộc vào tính chất và tầm quan trọng của công việc
cần giải quyết. Và trong quá trình thực hiện một cơng việc, người ta thường chia mục tiêu
thành mục tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ (mục tiêu phụ) và mục tiêu nên có.
2. Những đặc điểm của mục tiêu
Thơng thường mục tiêu có những đặc điểm sau đây:
- Rõ ràng: Nếu mục tiêu không rõ ràng sẽ làm bạn mất nhiều thời gian. Vì vậy mục
tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn thực hiện tốt công việc được giao. Đặc biệt, khi bạn muốnn người
khác giúp mình thực hiện một cơng việc nào đó, bạn phải cho họ biết rõ mục tiêu cũng
như thời gian để hoàn thành cơng việc đó.
5


Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy

- Phân chia thời gian thực hiện cụ thể: Khi nào sẽ hoàn thành được mục tiêu này? Việc
xác định được thời gian thực hiện một công việc sẽ giúp bạn tránh được việc mất thời gian
đầu tư cho công việc khác nhưng khơng góp phần hồn thành mục tiêu của mình.
- Phù hợp khả năng của người tổ chức hoặc cá nhân được giao thực hiện mục tiêu:
Điều này sẽ khuyến khích bạn nỗ lực thực hiện mục tiêu hay nhiệm vụ được giao. Nếu
mục tiêu vượt ngoài khả năng của bạn sẽ khien cho bạn nản chí trong việc thực hiện mục
tiêu đã giao, tạo tâm lý không tOt trong khi thực hiện công việc và gây nên sức ỳ.
- Quan trọng: Việc xác định mục tiêu đạt được cần phải gắn liền với một mức ý

nghĩa hay tầm quan trọng nào đó. Điều này sẽ giúp bạn thấy hãnh diện hơn khi hoàn
thành mục tiêu này và nó sẽ tạo động lực, kích thích bạn nỗ lực làm việc tốt hơn trong
thời gian tới.
Ngược lại, nếu mục tiêu bạn nêu ra khơng có ý nghĩa hay tầm quan trọng gì sẽ làm
cho bạn chán nản khi thực hiện và thường sẽ xuất hiện câu hỏi: “Thực hiện việc này để
làm gì?” hay “Tại sao phải thực hiện việc này, trong khi việc làm này khơng có ý nghĩa gì
cả?”,... như vậy kết quả đạt được sẽ khơng cao hoặc bạn sẽ không bao giờ đạt được mục
tiêu đã đề ra.
- Phù hợp với điểm chung của tập thể: Trong cuộc sống bạn không thể tách khỏi
cộng đồng, tập thể hay một nhóm đang sống xung quanh bạn. Do vậy mục tiêu mà bạn
xác định hay đề ra phải phù hợp với những đặc điểm chung của tập thể để có sự ủng hộ cổ
vũ của tập thể, tạo động lực cho bạn hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất.
- Phải có thách thức nhưng phải khả thi: Khi bạn đặt ra mục tiêu nào đó thì nó ln
địi hỏi bạn phải nỗ lực nhiều hơn để đạt được mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên, nó phải phù
hợp thực tiễn và khả năng của bạn (bạn có thể thực hiện được). Nếu mục tiêu quá xa rời
thực tiễn, vượt quá khả năng của bạn thì cho dù bạn có nỗ lực đến đâu cũng khơng thể đạt
được mục tiêu đó.
3. Tiến hành cơng việc để đạt được mục tiêu
Trước khi tiến hành công việc, bạn hãy xác định vấn đề sau theo nguyên tắc “5W2H” như sau:

6


Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy

- Tại sao phải thực hiện công việc này (Why)?
- Nội dung là gì (What)?
- Khi nào sẽ thực hiện (When)?

- Thực hiện như thế nào (How)?
- Thực hiện trong bao lâu (How long)?
- Với ai (Who)?
- Ở đâu (Where)?
Trả lời cho các câu hỏi trên sẽ giúp bạn hoàn thành cơng việc của mình một cách tốt
nhất, bởi vì đó là những định hướng chung cho bạn trong việc thực thi hay giải quyết một
vấn đề.
Tóm lại:
- Xác định mục tiêu trong công việc là một trong những yếu tố quản lý thời gian
hiệu quả. Nếu bạn chưa xác định được mục tiêu trong cơng việc thì khó có thể quản lý tốt
thời gian của mình.
- Thơng thường, mục tiêu được chia làm ba loại: Mục tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ và
mục tiên nên có.
- Những đặc điểm của mục tiêu là phải rõ ràng, phân bổ được thời gian, phù hợp khả
năng của bạn, quan trọng, phù hợp mục tiêu chung của tập thể và có tính thử thách nhưng
khà thi.
- Có thể bạn sẽ mất nhiều thời gian và công sức cho những việc cấp bách nhưng
khơng quan trọng. Hãy cố gắng kiểm sốt vấn đề này.
- Các mục tiêu thường đạt được trong tương lai và tương đối lớn, vì vậy bạn cần
chia mục tiêu thành nhiều công việc cụ thể , khả thi và xác định mức ưu tiên thực hiện các
cơng việc đó. Phối hợp thực hiện công việc cùng với các cá nhân hoặc tổ chức.
- Trước khi tiến hành thực hiện công việc bạn nên áp dụng nguyên tắc “5W-2H” để
thực hiện công việc đạt được hiệu quả cao.

7


Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy

III. CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN
1. Đồ thị quản lý thời gian
Đồ thị quản lý thời gian là một cơng cụ thơng minh giúp bạn quyết định tính khẩn
cấp và tầm quan trọng của một công việc cụ thể nào đó.
Một việc được coi là khẩn cấp khi nó đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức. Khi một việc
phải hoàn thành vào một thời điểm nhất định, khi thời hạn cuối cùng đến gần nó sẽ trở
nên khẩn cấp hơn.
Một việc được coi là quan trọng khi nó có một ý nghĩa lớn hoặc sẽ gây ra một kết
quả/hậu quả đáng kể. Mức độ quan trọng của công việc khơng bị ảnh hưởng bởi thời gian
trơi đi.
Ví dụ một Đồ thị quản lý thời gian:

Khi kết hợp mức độ quan trọng và khẩn cấp của ba công việc trên đồ thị quản lý thời
gian ta có thể biết được rằng:
- Việc hồn thành cơng việc chun mơn thì khẩn cấp hơn là việc tìm ý tưởng cho đề
tài khoa học, vì thế nó cần được hồn tất sớm hơn.
- Việc tìm ý tưởng cho đề tài khoa học quan trọng hơn việc lên kế hoạch dã ngoại
cho công ty, vì vậy cơng việc này cần được dành sự quan tâm suy nghĩ, đầu tư thời gian
nhiều hơn.

8


Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy

- Việc lên kế hoạch dã ngoại cho công ty vào tháng tới xét về mức độ quan trọng và
khẩn cấp so với 2 việc trước đều thấp hơn nên có thể giải quyết sau cùng.

Sử dụng đồ thị quản lý thời gian là một cách hữu ích đế xem xét những đòi hỏi
được đặt ra cho thời gian của bạn, nó giúp bạn đưa ra quyết định về trình tự giải quyết
các cơng việc một cách nhanh chóng và đảm bảo đạt được những mục tiêu đã đề ra.
2. Lịch cơng việc
Để có thể kiểm sốt và sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả bạn cần phải trù
tính và lập kế hoạch trước cho thời gian của mình. Hai trong số những cơng cụ cần thiết mà
một người quản lý thời gian giỏi thường có đó là : Cuốn nhật ký và Lịch công việc.
- Cuốn nhật ký: dành cho việc lập kế hoạch dài hạn, để ghi lại những cuộc hẹn, sự
kiện và những cam kết cho một thời điểm nào đó trong tương lai (các tháng trong năm và
năm kế tiếp) do đó bạn nên có sẵn nhật ký của năm hiện tại và năm kế tiếp.
- Lịch làm việc: dành cho việc lập kế hoạch ngắn hạn (cho một tuần hoặc một ngày).
Việc lên lịch làm việc sẽ giúp bạn theo dõi được sự tiến triển nhiều việc cùng lúc và lập
kế hoạch cho bước tiếp theo trong chuỗi các công việc.
Trong thực tế khi xây dựng và thực hiện lịch làm việc bạn cần lưu ý một số điểm
dưới đây:
- Hãy nhớ rằng các ngày làm việc của bạn chắc chắn có những thời điểm sinh lực
cao hoặc thấp, chẳng hạn như buổi chiều là thời điểm mà nhiều người giảm sinh lực. Nên
xếp lịch cho những việc và hoạt động quan trọng địi hỏi tính sáng tạo và năng lượng vào
buổi sáng - thời điểm mà bạn tỉnh táo và dồi dào sinh lực nhất. Những việc linh tinh hàng
ngày nên xếp vào những thời điểm sinh lực thấp.
- Khi sắp lịch làm việc nên tạo ra một số khoảng trống thời gian để giải quyết khủng
hoảng và những điều ngoài mong đợi.
- Hãy cố gắng kết hợp các công việc có thể để tiết kiệm thời gian.
- Khi lịch học tập, làm việc của bạn có sự thay đổi, hãy ghi lại những gì đã thực sự
xảy ra để có biện pháp điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với sự thay đổi mà vẫn đảm bảo
được mục tiêu đã đặt ra ban đầu.
9


Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy

- Cuối mỗi chu kỳ (tuần, ngày) cần ghi lại kết quả việc thực hiện công việc, hãy
chuyển những công việc.
IV. LÀM THẾ NÀO ĐỂ SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ VÀ LIÊN HỆ VỚI
BẢN THÂN
Để biết được bản thân đang sử dụng thời gian như thế nào. Tôi xin hồn thành 10
câu hỏi trắc nghiệm về bản thân mình dưới đây và cộng các kết quả lại để có được một
đáp án về việc sử dụng thời gian của mình như sau:
CÂU HỎI

TRẢ LỜI
KẾT
Thường Thỉnh
Chưa
QUẢ
xuyên thoảng bao giờ

1. Mỗi ngày bạn đều bỏ ra một khoảng thời gian
nhất định để lên kế hoạch làm việc cho ngày mai
2. Bạn sẽ giải quyết những vấn đề lớn trước tiên
3. Bạn có thể hồn thành mọi việc trong kế hoạch
hàng ngày
4. Bạn có thể ung dung hồn thành cơng việc đúng
thời hạn
5. Góc học tập của bạn ln ngăn nắp, gọn gàng
6. Bạn có thể tìm thấy những tài liệu đã được cất
giữ lâu một cách nhanh chóng.
7. Bạn có thường gặp khó khăn trong việc quyết

định xem sẽ làm việc gì kế tiếp
8. Bạn đã bao giờ khơng kịp nộp bài tập theo đúng
yêu cầu của giáo viên do có nhiều gián đoạn
9. Bạn có vừa ăn vừa đọc sách, báo, ...
10. Bạn có thường xuyên chỉnh lại đồng hồ đeo tay
và đồng hồ treo tường để thời gian được chính xác
Tống số điểm của tơi
Các đáp án cho việc sử dụng thời gian:

3

2

1

2

3

2

1

3

3

2

1

2

3

2

1

1

3

2

1

2

3

2

1

2

3

2

1

3

3

2

1

3

3

2

1

1

3

2

1

2
21

Điểm từ 27 đến 30 điểm:
Bạn rất giỏi trong việc sắp xếp và sử dụng thời gian , hiệu quả học tập và công việc
10


Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy

của bạn sẽ cao nếu bạn tiếp tục duy trì tốt thói quen sắp xếp và sử dụng thời gian, thành
công chắc chắn sẽ nam trong tầm tay bạn.
Điểm từ 24 đến 26 điểm:
Năng lực sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn là khá tốt, nếu như bạn dành thêm
thời gian quan tâm đầu tư vào việc sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hợp lý hơn thì
hiệu quả học tập và cơng việc của bạn sẽ cao hơn.
Điểm từ 10 đến 23 điểm:
Khả năng sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hơi kém. Hãy phân tích tỉ mỉ các
ngun nhân để có thể sắp xếp và sử dụng thời gian hợp lý hơn.
Với 21 điểm thì việc sử dụng thời gian của tơi đang có vấn đề và cần phải cải thiện.
Vậy bạn thường quản lý thời gian của mình như thế nào? Bạn có bao giờ cảm thấy
mình khơng đủ thời gian để làm cơng việc trong ngày? Bạn có khi nào thấy mình đã kiệt
sức nhưng vẫn khơng hồn tất được mọi việc.
Có những ngày bạn chẳng có việc gì để làm, cũng có hơm bạn phải chạy đua hết tốc
lực với thời gian mà vẫn còn hàng đống việc chưa giải quyết hết. Có thể do cơng việc của
bạn chưa ổn định nhưng ngun nhân chính là vì bạn chưa biết cách sắp xếp thời gian.
1. Làm việc có tố chức
Sắp đặt bàn làm việc gọn gàng, ngăn nắp, khoa học với hệ thống hồ sơ, tài liệu riêng,
có lịch cơng tác chính cho cả khoảng thời gian dài với các công việc cụ thể hàng ngày, và
đừng quên một cái... sọt rác ở bên cạnh. Sắp xếp bàn làm việc, những tập tin trên máy vi
tính, email để bạn có thể tìm thấy dễ dàng. Q nhiều thời gian đã bị lãng phí cho việc

tìm thơng tin mà bạn biết rang đáng lý ra bạn có thể thu xếp tốt hơn. Có thể ghi chú thêm
thơng tin trên những tờ giấy note (sticker) nhỏ dán trước mặt nhưng nhớ là các mẩu giấy
này ngoài việc khiến cho bàn làm việc trơng khơng đẹp mắt cịn có thể bị bay đi mất.
2. Lập kế hoạch trước
Để đến đầu giờ sáng mới lên kế hoạch trong ngày là quá muộn. Hãy sắp xếp việc
thật cụ thể từ chiều hôm trước. Hãy tách riêng các công việc và xác định rõ việc nào nên
làm ngay hôm sau, việc nào nên làm trước trong tuần này, việc nào có thể để lại. Đương
11


Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy

nhiên, danh sách các cơng việc có thể thay đổi hàng ngày vì phát sinh thêm việc mới.
3. Biết rõ khi nào làm việc hiệu quả nhất
Nếu thấy mình làm việc vào buổi sáng là hiệu quả nhất, tại sao lại không đưa những
công việc quan trọng vào buổi sáng? Những thời gian khơng phải là “đỉnh” thì dành để
làm những cơng việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn. Cũng có người thấy
họ chỉ viết lách hiệu quả trong không gian yên tĩnh vào lúc... nửa đêm. Cũng khơng phải
thói quen xấu nhưng sẽ bất lợi vì nếu muốn hỏi han, điện thoại thì chỉ có cách chờ đến
sáng hơm sau.
4. Tập tính kỷ luật đối với bản thân
Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hồn thành từng
cơng việc. Một mẹo nhỏ là nếu cần hoàn tất một việc vào 17h chiều thứ Năm thì hãy bắt
mình kết thúc vào lúc 12h trưa. Nên giải quyết các việc khó trước, sau đó tha hồ... dạo chơi.
5. Ghi lại những thắc mắc trong khi thực hiện và dành thời gian trao đổi
Nên có một cuốn sổ nhỏ trong túi. Khi nghĩ ra điều gì thì ghi lại ngay. Phát triển một
chiến lược rõ ràng với những câu hỏi quan trọng: Tin tức ở đây là gì? Bối cảnh ra sao?
Ảnh hưởng thế nào và khía cạnh con người của câu chuyện là gì?

Hãy trao đổi về cách thức làm việc của mình với một người có kinh nghiệm. Họ có
thể giúp bạn đi đúng hướng, đỡ mất thời gian tìm hiểu.
6. Việc hôm nay không để ngày mai
Bạn nên cố gắng làm xong phần việc đã có trong kế hoạch của từng ngày. Điều đó
sẽ đem lại cho bạn cảm giác thoải mái, đầy hứng khởi để bước sang một ngày mới. Nếu
trong ngày mọi việc không được giải quyết xong, sẽ gây ùn tắc. Những việc đó, nếu làm
về sau sẽ khó hơn hoặc khơng thể thực hiện được. Những người thành đạt luôn tuân thủ
nguyên tắc này một cách triệt để.
7. Có thể lực tốt
Muốn làm việc có hiệu quả, trước tiên bạn phải có một thể lực tốt. Bạn cần tập thể
dục, ăn ngủ điều độ, tránh làm việc quá sức. Có sức khỏe tốt bạn mới có thể làm việc
được lâu dài và bền bỉ. Khơng chỉ công việc phổ thông sử dụng cơ bắp, mà cơng việc địi
12


Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy

hỏi nhiều chất xám cũng cần bạn có một thể lực tốt. Điều này càng cần khi nhịp sống
công nghiệp hiện nay đòi hỏi người lao động phải làm việc với một cường độ cao.

KẾT LUẬN
Ý tưởng về quản lý thời gian đã có từ cách nay hơn 100 năm. Tuy nhiên thuật ngữ
“nghệ thuật quản lý thời gian“ đã tạo cho ta hiểu sai về việc mà một người có thể làm
được. Thời gian là khơng thể quản lý được, chúng ta chỉ có thể quản lý bản thân và thời
gian ta sử dụng. Như vậy quản lý thời gian và thực chất là quản lý bản thân chúng ta.
Như vậy, lời giải cho bài toán thời gian nằm trong tay mỗi người, tất cả chỉ còn là
việc mọi người suy nghĩ và thực hiện các nhiệm vụ đặt ra như thế nào mà thơi. Bạn cần
phân tích những gì bạn làm vào ngày mai, tuần tới, tháng tới, đồng thời bạnn cũng nên cắt

bớt những chi tiết vụn vặt để phát huy tối đa khả năng của bạn. Và bạn nên nhớ rằng, sự
quyết tâm và kiên trì là hết sức cần thiết. Khơng có quyết tâm nào là ngớ ngẩn mà chỉ có
những người khơng quyết tâm mới là những người ngớ ngẩn.
Và mỗi ngày, mỗi người đều có thời gian bằng nhau, 24 giờ. Nên việc sử dụng thời
gian hợp lý sẽ góp phần giúp chúng ta đạt được các mục tiêu đã đề ra, giảm áp lực thời
gian trong giải quyết công việc, trong một chừng mực nào đó điều này cịn giúp bạn tiết
kiệm được chi phí và thành cơng trong cơng tác cũng như trong cuộc sống.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
(1) Nguyễn Vũ Thùy Chi, Đặng Anh Tài (2007), Kỹ năng quản lý thời gian, Trường
đại học An Giang.
(2) Lại Thế Luyện (2010), Kỹ năng quản lý thời gian, Nhà xuất bản văn hóa thông tin.
(3) Lê Tuyên (2004), Quản lý thời gian, Nhà xuất bản trẻ.
13


Môn học: Lãnh đạo và Quản lý

GVHD: TS. Phạm Cảnh Huy

(5) />(6) />
14