Nghệ thuật quản lý thời gian cho người đi làm ppt

Nghệ thuật quản lý thời gian cho
người đi làm

Hàng tá công việc, hàng đống tài liệu luôn chực chờ bạn
giải quyết. Bạn luôn trong tình trạng đầu bù tóc rối chạy
đua với thời gian mà vẫn không thể hoàn thành hết nhiệm
vụ của mình. Công việc của bạn quá nhiều hay bạn chưa
quản lý được thời gian?

Hãy luôn đi trước thời gian

Nhiều nhân viên công sở than thở rằng, khối lượng và lịch
làm việc quá nặng làm họ luôn phải chạy đua với thời
gian. Thời gian được ví như con thoi, làm sao có thể chạy
đua với nó được. Hãy luôn đi trước thời gian một bước,
bạn mới có thể quản lý được nó.

Đi trước thời gian, có nghĩa là sớm có kế hoạch cụ thể,
thời gian biểu cụ thể cho từng công việc của bạn. Nếu bạn
không dành buổi sáng của ngày mới để thư giãn, lấy hứng
thú cho công việc bằng một tách cafe, một tờ báo yêu
thích mà lại dùng nó để lập kế hoạch cho ngày hôm ấy, e
rằng đã quá trễ để giải quyết những rắc rối nảy sinh. Hãy
dùng thời gian cuối buổi làm việc ngày hôm trước để lập
kế hoạch cho ngày hôm sau, bạn sẽ luôn đón đầu được
mọi vấn đề và thời gian sẽ luôn phải chạy sau lưng bạn.

Sử dụng công cụ hỗ trợ

Nhiều người chỉ quen lập kế hoạch bằng cách nhẩm trong
đầu những việc cần làm, hay ỷ lại vào cái đầu của mình

để ghi nhớ những công việc được giao. Điều này dễ dẫn
đến thiếu xót trong công việc. Hãy luôn có bên mình một
quyển lịch bàn, một sổ ghi chú nhỏ. Tập thói quen ghi chú
tất cả mọi thứ. Dùng đồng hồ báo thức, có thể là từ điện
thoại hay PDA để nhắc nhở những thời điểm cần kết thúc
công việc trong ngày. Bạn sẽ giải phóng trí não khỏi
những lo lắng không cần thiết nhờ những công cụ hỗ trợ
đơn giản nhưng rất đắc lực này.

Lập kế hoạch thật logic

Lập kế hoạch sao cho phù hợp với bản thân cũng là một
nghệ thuật. Bạn nên dành một khoảng thời gian kha khá
để tập trung lập một kế hoạch thật đầy đủ và chi tiết. Bạn
cần ưu tiên những việc cần giải quyết ngay, phân loại việc
nhỏ và việc quan trọng, phức tạp. Bạn cũng nên hiểu rõ
nhịp sinh học của mình thường tập trung nhất vào lúc nào,
hay mệt mỏi vào giờ nào để sắp xếp công việc cho phù
hợp. Ngoài ra, còn phải chú ý đến vấn đề không gian, nếu
đặc thù công việc của bạn cần phải di chuyển nhiều nơi,
hãy sắp xếp sao cho tiện đường nhất, vừa tiết kiệm thời
gian, vừa tiết kiệm chi phí đi lại. Bạn cần hiểu rõ từng
công việc phải làm, giải đáp ngay những thắc mắc để
tránh gián đoạn trong lúc giải quyết công việc. Lập kế
hoạch cho hàng tá công việc sao cho phù hợp cả về không
gian, thời điểm mà vẫn đảm bảo theo kịp tiến độ làm việc
của mọi người là cả một vấn đề. Vì vậy, đừng tiếc một
chút thời gian lập kế hoạch để đổi lại sự thanh thản thư
thái trong quá trình làm việc của mình.

Kỷ luật với bản thân

Hãy gỡ bỏ những trò chơi giải trí trên máy tính, đoạn
tuyệt với chương trình chat trong lúc làm việc. Thiếu thời
gian nhưng có thể bạn vẫn đang lãng phí. Nếu bạn cần tập
trung làm việc hay nghiên cứu các tài liệu, hãy vứt bỏ
những suy nghĩ về câu chuyện đang tán dở với cô đồng
nghiệp dễ thương hay tiếc nối về một trò chơi xếp hình
mà mình sắp phá kỷ lục. Những cám dỗ linh tinh ấy sẽ âm
thầm làm chậm nhịp độ làm việc của bạn đấy.

Tự tăng năng suất của mình

Một tinh thần minh mẫn nằm trong một cơ thể khỏe
mạnh. Bạn hãy luôn chú ý đến sức khỏe của mình bằng
một chế độ ăn giàu dinh dưỡng, siêng năng tập thể dục
mỗi buổi sáng để luôn có đủ sức chịu đựng mà chạy trước
thời gian. Một góc làm việc ngăn nắp, gọn gàng không
những tăng cảm hứng làm việc của bạn mà còn giúp bạn
không bị gián đoạn công việc vì thất lạc một cây bút hay
giấy tờ quan trọng.

Làm việc không mệt mỏi, luôn hứng thú với công việc và
mọi chuyện diễn ra trôi chảy sẽ giúp bạn thoát khỏi tình
trạng chạy đua với thời gian. Bạn sẽ không còn phải mang
việc về nhà, sẽ có nhiều thời gian dành cho gia đình hay
theo học một khóa học nâng cao trình độ ngoại ngữ hay
tin học ngoài giờ làm việc. Có thể nói, quản lý, nắm bắt
được thời gian là chiếc chìa khóa quan trọng nhất trong sự
thành công của bạn đó.