SO SÁNH các CHU TRÌNH GIỮA THỰC tế và lý THUYẾT

SO SÁNH GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ
CHU TRÌNH DOANH THU – CHI PHÍ
LÝ THUYẾT
CHỨNG TỪ

SỔ

MƠ TẢ CHU
TRÌNH

ƯU/NHƯỢC
ĐIỂM

THỰC TẾ

Đơn đặt hàng của khách hàng
Lệnh bán hàng
Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện; Phiếu
xuất kho
Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng
Các hóa đơn vận chuyển
Hóa đơn bán hàng
Giấy báo thanh tốn
Biên lai, biên nhận
Thẻ; Vé
Phiếu thu; Giấy báo có; Ủy nhiệm thu; séc
thanh toán;…
Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ
Chứng từ ghi có
Phiếu nhập kho
Chi tiết: tài khoản 131, 511, 333, 156, 157,

111, 112,…
Tổng hợp tài khoản 131, 511, 333, 155, 156,
157, 111, 112

Đơn đặt hàng của khách hàng
Phiếu xuất kho
Hóa đơn bán hàng
Phiếu thu

+ Phịng kinh doanh: Khách hàng có nhu
cầu mua hàng sẽ làm đơn mua hàng và
hóa đơn trả tiền gửi đến phịng Kinh
doanh. Phịng Kinh doanh sẽ tiếp nhận.
BP bán hàng tiến hành lập phiếu Bán hàng
gồm 2 liên. Liên 1 sẽ gửi cho khách hàng,
liên 2 sẽ gửi cho Phịng kế tốn (Kiểm
tốn nội bộ), đồng thời tại đây tiến hành
lập hóa đơn thu tiền gửi cho Thủ quỹ.
+ Phòng thủ quỹ: căn cứ vào hóa đơn thu
tiền tiến hành ghi nhận nhật ký thu tiền và
ghi sổ nhật ký, sau đó chuyển sang cho
Kế tốn cơng nợ. Tiếp tục tiến hành lập
giấy nộp tiền gồm 2 liên, liên 1 và 2 sẽ
được chuyển qua ngân hàng. Tiến hành
lập BC nhận tiền 2 liên, liên 1 lưu tại bộ
phận thủ quỹ, liên 2 chuyển cho bộ phận
kiểm toán
+ Bộ phận kế toán: Căn cứ dựa trên Nhật
ký thu tiền, tiến hành cộng nhật ký thu
tiền và ghi sổ cái.

+ Bộ phận kiểm toán nội bộ: Sau khi
nhận được phiếu bán hàng liên 2 từ bộ
phận bán hàng, tiến hành đánh số sê-ri
cho các chứng từ, nhận giấy nộp tiền từ
Ngân hàng, cùng với BC nhận tiền liên 2
tiến hành đối chiếu phiếu bán hàng và BC
nhận tiền với nhật ký thu tiền, giấy nộp
tiền. Tiếp tục tiến hành đối chiếu sổ phụ
ngân hàng với sổ cái. Sau đó lưu lại tại bộ
phận kiểm tốn và kết thúc chu trình.
- Ưu điểm:
+ Có nhiều chứng từ để lưu trữ => Kiểm
sốt chặt chẽ.

+ Phịng kinh doanh: Khách hàng có
nhu cầu mua hàng sẽ làm đơn mua hàng
gửi đến phòng Kinh doanh. Phòng Kinh
doanh sẽ tiếp nhận và kiểm tra đơn hàng.
Nếu đơn mua hàng hợp lệ thì tiến hành
lập đơn hàng và lưu thơng tin khách
hàng, ngược lại thì trả cho khách hàng.
+ Phịng kế toán: căn cứ vào đơn hàng
đã duyệt, bộ phận kế tốn tiến hành lập
hóa đơn bán hàng (VAT) gồm 3 liên. Liên
1 lưu đồng thời ghi nhận doanh thu vào
sổ nhật ký chung. Liên 2 và liên 3 cùng
đơn hàng đã duyệt sẽ chuyển đến bộ phận
thu tiền (thủ quỹ).
+ Bộ phận thu tiền (thủ quỹ): Tiến hành
Lập phiếu thu (3 liên) và thu tiền khách

hàng. Liên 1 của phiếu thu sẽ được lưu
tại bộ phận Kế toán, và ghi nhận vào sổ
quỹ tiền mặt, liên 2 cùng hóa đơn VAT
liên 2 sẽ được giao cho Khách hàng, liên
3 sẽ được lưu tại bộ phận thủ quỹ, còn
liên 3 của hóa đơn VAT cùng đơn hàng đã
duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận kho.
Kết thúc chu trình doanh thu.

Chi tiết: tài khoản 131, 511, 333, 156, 157,
111, 112,…
Tổng hợp tài khoản 131, 511, 333, 155, 156,
157, 111, 112

- Ưu điểm:
+ Chứng từ vừa đủ giúp cho việc kiểm
soát tối ưu và tiết kiệm chi phí in ấn


KHUYNH
HƯỚNG

KẾT LUẬN

+ Sổ, chi tiết đầy đủ tài khoản
+ Sổ, chi tiết đầy đủ tài khoản
+ Lưu đồ vận hành hiệu quả, các chứng từ + Lưu đồ giúp hoạt động kinh doanh dễ
được lưu trữ ở nhiều bộ phận giúp cho dàng phát hiện lỗi sai, rủi ro trong q
việc đối chiếu số liệu được chính xác và trình kiểm sốt, tiết kiệm thời gian, hoạt
tránh nhiều sai sót nhất, có sự tham gia động bán hàng diễn ra trơi chảy, sn sẻ,

của ngân hàng và kiểm tốn giúp cho cho hiệu quả.
chu trình diễn ra chặt chẽ và an tồn - Nhược điểm: tốn chi phí in ấn, chưa có
thơng tin ở mức tối ưu nhất.
sự chặt chẽ qua các bộ phận – các chứng
- Nhược điểm: tốn chi phí in ấn – chu
từ chưa được lập đầy đủ, thiếu nhiều bộ
trình dài và phức tạp, phải tiến hành nhiều phận, chu trình hoạt động đơn giản – rủi
giai đoạn qua các bộ phận – tốc độ xử lý
ro cao, thiếu tính chính xác và chặt chẽ chậm, các chứng từ xuyên suốt chưa được chưa có bộ phận kiểm tốn trong cơng ty,
ký duyệt – thiếu tính chính xác, cần nhiều làm thủ cơng nhiều, chưa hiện đại hóa
người xử lý và kiểm sốt – tốn chi phí
quy trình làm việc – khoa học cơng nghệ
hoạt động và điều hành, làm thủ cơng
cịn hạn chế.
nhiều, chưa hiện đại hóa quy trình làm
việc – khoa học cơng nghệ cịn hạn chế.
Lý thuyết chỉ có 2 liên phiếu bán hàng so với thực tế thì là 3 liên => khuynh hướng
tăng, việc này cho thấy so với thực tế cơng ty có thêm bộ phận kho, bộ phận này sẽ
được lưu giữ 1 liên phiếu bán hàng, nhằm đảm bảo tính chính xác và chặt chẽ trong
q trình đối chiếu, bù lại sẽ khiến tốn chi phí in ấn trong việc lập nhiều hóa đơn bán
hàng.
Lý thuyết khơng có phiếu thu so với thực tế thì là 3 liên => khuynh hướng tăng, việc
lập thêm phiếu thu 3 liên sẽ giúp cơng ty kiểm sốt tốt hơn về lượng tiền nhận của
công ty, phiếu thu sẽ được lưu ở từng bộ phận kế toán, thủ quỹ, đồng thời trả về cho
khách hàng, so với lý thuyết chưa có phiếu thu sẽ giúp doanh nghiệp thiếu tính dứt
khốt và cơng khai trong việc thu tiền, khó kiểm sốt được nguồn tiền của cơng ty.
Việc tiến hành chu trình doanh thu dựa trên tính thực tế thực hiện sẽ tốt hơn so với lý thuyết,
lý thuyết có quá nhiều bộ phận và chứng từ làm tốn chi phí in ấn cũng như phí hoạt động và
điều hành doanh nghiệp, các chứng từ thiếu ký duyệt làm giảm tính chính xác của chứng từ.
Ngoài ra so với thực tế, doanh nghiệp đã có q trình kiểm tra và đối chiếu giữa các bộ phận

với nhau, đồng thời việc giảm chứng từ và hạn chế quy mô hoạt động sẽ giúp công ty tiết
kiệm được chỉ phí in ấn và phí điều hành hoạt động doanh nghiệp.


SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH CHI PHÍ - BÁN HÀNG

MỤC
TIÊU

LÝ THUYẾT
-

Chứng từ

-

Sổ
Hoạt động
xử lý quy
trình

-

-

-

-

-

Phiếu u cầu hàng hóa dịch vụ: 3 liên
Đơn đặt hàng: 5 liên
Giấy xác nhận đơn đặt hàng
Giấy xác nhận đơn đặt hàng
Phiếu nhập kho; Báo cáo nhận hàng: 4
liên
Phiếu giao hàng
Hóa đơn bán hàng; Giấy báo trả tiền
Biên lai, biên nhận
Thẻ, vé
Phiếu chi, Giấy báo nợ, Ủy nhiệm chi,
séc
Chứng từ ghi nợ
Phiếu xuất kho
Chi tiết: Tài khoản 331, 133, 152, 156,
111, 112…
Tổng hợp: Tài khoản 331, 133, 152,
156, 111, 112…
1. Đặt hàng
Bộ phận yêu cầu lập 3 liên Phiếu yêu
cầu mua hàng. Liên 1 gửi bộ phận mua
hàng; Liên 2 gửi bộ phận kế toán; Liên
3 lưu lại tại bộ phận yêu cầu
Bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung
cấp, đàm phán. Lập 5 liên đơn đặt
hàng.Liên 1 gửi nhà cung cấp; Liên 2
gửi bộ phận kế toán; Liên 3 gửi về bộ
phận yêu cầu; Liên 4 gửi đến bộ phận
nhận hàng (kho); Liên 5 lưu tại bộ

phận mua hàng
2. Nhận hàng
Bộ phận nhận hàng nhận hàng, nhận
liên 2 đơn đặt hàng đối chiếu với
phiếu giao hàng, hàng hóa. Lập 4 liên
phiếu Nhập kho hoặc Báo cáo nhận
hàng. Liên 1 gửi cho bộ phận mua
hàng; Liên 2,3 gửi đến bộ phận yêu
cầu; Liên 4 lưu tại bộ phận mua hàng
Bộ phận yêu cầu đối chiếu liên 2,3 báo
cáo nhận hàng và các chứng từ khác.
Gửi liên 3 báo cáo nhận hàng đến bộ
phận kế toán.
3. Thanh toán
Bộ phận kế toán nhận Hóa đơn bán
hàng, kiểm tra đối chiếu với các chứng
từ đã lưu trữ (gồm phiếu yêu cầu mua
hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập

THỰC TẾ

-

Phiếu yêu cầu hàng hóa dịch vụ
Đơn đặt hàng: 2 liên
Phiếu nhập kho: 2 liên
Báo cáo nhận hàng: 1 liên
Phiếu giao hàng
Hóa đơn bán hàng
Phiếu chi, Ủy nhiệm chi

Biên lai, biên nhận
Phiếu xuất kho

- Chi tiết: Tài khoản 331, 133, 152,
156, 111, 112,…
- Tổng hợp: Tài khoản 331, 133, 152,
156, 111, 112…
1. Đặt hàng
- Bộ phận yêu cầu lập 1 liên phiếu yêu
cầu mua hàng rồi gửi cho bộ phận
mua hàng
- Bộ phận mua hàng kiểm tra phù hợp
rồi tìm kiếm nhà cung cấp. Đồng thời
in 2 liên đơn đặt hàng cho trưởng bộ
phận mua hàng ký duyệt dựa trên
bảng báo giá. Liên 1 đơn đặt hàng và
phiếu yêu cầu lưu tại bộ phận này;
Liên 2 gửi cho nhà cung cấp
2. Nhận hàng
- Bộ phận nhận hàng (hoặc kho) nhận
hàng, giấy giao hàng, liên 2 đơn đặt
hàng và hóa đơn. Kiểm tra, đối chiếu
rồi lập 1 liên báo cáo nhận hàng dựa
trên các chứng từ. Báo cáo nhận hàng
gửi cho quản lý kho hoặc trưởng bộ
phận ký xác nhận. Hóa đơn được gửi
cho bộ phận kế tốn. Sau khi quản
kho ký xác nhận, giấy giao hàng làm
cơ sở lập phiếu nhập kho thành 2
liền, liên 1 lưu và ghi vào bảng XuấtNhập-Tồn, liên 2 gửi cho phòng kế

toán lưu trữ; Báo cáo nhận hàng gửi
cho bộ phận mua hàng lưu trữ.
3. Thanh toán
- Kế toán dựa trên phiếu nhập kho và
hóa đơn kiểm tra đối chiếu rồi lập


kho/báo cáo nhận hàng). Lập chứng từ
thanh toán, lưu trữ đến khi thanh toán.
- Bộ phận tài vụ: Đến hạn thanh toán sẽ
nhận chứng từ thanh toán để xét duyệt
thanh toán. Thanh toán cho nhà cung
cấp và trả chứng từ thanh toán về cho
kế toán lưu trữ lại.

Ưu/Nhượ
c điểm

Ưu điểm:
- Chứng từ: Có nhiều chứng từ để lưu
trữ => Kiểm soát chặt chẽ
- Sổ: Chi tiết đầy đủ các tài khoản
- Hoạt động xử lý quy trình:
Quy trình đặt hàng: Có nhiều liên
chứng từ lưu ở nhiều bộ phận khác
nhau => An tồn thơng tin khi so sánh.
Quy trình nhận hàng: Chia nhiều bộ
phận để nhận hàng (gồm bộ phận nhận
hàng, bộ phận kho), lập nhiều liên
chứng từ (4 liên Báo cáo nhận

hàng/Phiếu nhập kho) lưu trữ ở nhiều
bộ
phận
=> Quy trình kiểm sốt chặt chẽ, tránh
nhiều sai sót.
Quy trình thanh tốn: Có nhiều
chứng từ để đối chiếu so sánh.
- Các quy trình và chứng từ đúng theo
quy định phát luật
- Quy trình có nhiều bước để hạn chế
tối đa sai sót
-

-

-

Nhược điểm:
Có nhiều liên chứng từ quá nhiều:
Phiếu yêu cầu mua hàng 3 liên; Đơn
đặt hàng 5 liền; Báo cáo nhận hàng 5
liên => Dư thừa, hao tổn chi phí in ấn.
Lưu trữ nhiều chứng từ không được
ký xét duyệt => Khơng có nhiều ý
nghĩa, khơng minh bạch
Chia bộ phận nhận hàng thành 2 bộ
phận
nhận
hàng
và

kho
=> Tốn nhiều chi phí điều hành, hoạt
động
Chưa áp dụng khoa học, cơng nghệ
máy tính để lưu trữ. Chủ yếu chỉ làm
bằng tay => Có thể có sai sót từ người
Nhiều bộ phận, nhiều bước => Tốc độ
xử lý chứng từ chậm

phiếu yêu cầu chi gửi kế tốn trưởng
kí rồi gửi cho giám đốc
- Giám độc kí phiếu yêu cầu chi và gửi
cho thủ quỹ
- Thủ quỹ nhận phiếu yêu cầu chi rồi
lập 2 liên phiếu chi gửi cho kế tốn
trưởng kí duyệt. Thanh tốn và gửi
liên 2 phiếu chi cho nhà cung cấp.
Liên 1 lưu tại bộ phận kế toán.

-

-

Ưu điểm:
Chứng từ: Chứng từ vừa đủ => Tiết
kiệm nhiều chi phí in ấn
Sổ: Chi tiết đầy đủ các tài khoản
Hoạt động xử lý quy trình:
Quy trình đặt hàng: Ít liên chứng
từ, chỉ gửi Đơn đặt hàng đến nhà

cung cấp => Tốc độ xử lý, quyn trình
nhanh chóng
Quy trình nhận hàng: Bộ phận
nhận hàng chung với bộ phận kho. Ít
liên chứng từ (2 liên phiếu nhập kho
và 1 liên bâó cáo nhận hàng) => Rút
ngắn quy trình lưu chuyển chứng từ
Quy trình thanh tốn: Có bộ phận
giám độc và kế toán trưởng kiểm
duyết trước khi chi => Tránh thất thất
thốt tài sản của cơng ty
Các quy trình và chứng từ sử dụng
đúng quy định pháp luật
Có bộ phận kiểm soát, kiểm tra
Ghép các bộ phận chung nhiệm vụ
=> Giảm chi phí điều hành

Nhược điểm:
- Vẫn cịn nhiều chứng từ phải in ấn,
luân chuyển
- Các chứng từ vẫn phải làm bằng tay,
chưa áp dụng công nghệ => Có thể có
sai sót từ người
- Quy trình hạn chế bước lưu trữ => Có
thể có sai sót, chênh lệch giữa các
chứng từ


Khuynh
hướng

- Lý thuyết cần 3 liên Phiếu yêu cầu mùa hàng, thực tế chỉ sử dụng 1 liên =>
Khuynh hướng giảm. Vì Phiếu yêu cầu chỉ là bảng yêu cầu hàng hóa khi cần
thiết. Khơng có đơn giá nên khơng nhất thiết phải gửi cho bộ phận kế toán. Nên
lưu trữ 1 liên ở bộ phận yêu cầu để đám bảo có u cầu và khơng u cầu dư
thừa.
- Lý thuyết 5 liên đơn đặt hàng, thực tế chỉ sử dụng 2 liên => Khuynh hướng
giảm. Vì in ấn nhiều sẽ hao tốn chi phí. Đơn đặt hàng chỉ dùng để đặt hàng và
đối chiếu khi nhận hàng, không nhất thiết phải lưu ở nhiều nơi.
- Lý thuyết cần 4 liên báo cáo nhận hàng (hoặc phiếu nhập kho), thực tế sử dụng 1
liên báo cáo nhận hàng và 2 liên phiếu nhập kho. => Khuynh hướng giảm. Vì
cơng ty không chia bộ phận nhận hàng thành nhiều bộ phận nhỏ nên không cần
nhiều chứng từ để lưu trữ. 1 liên báo cáo nhận hàng để làm thủ tục nhập kho và
được lưu lại tại bộ phận mua hàng để đối chiếu với đơn đặt hàng.

Kết luận

Thực tế công ty nên cần 2 liên phiếu yêu cầu có trưởng bộ phận và trưởng bộ
phận mua hàng ký xét duyệt. 1 liên được lưu ở bộ phận mua hàng và 1 liên lưu
trữ tại bộ phận để đối chiếu thông tin hàng hóa và số lượng khi nhận hàng.


SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG
MỤC
TIÊU

LÝ THUYẾT
-

Chứng từ

-

Sổ
Chu trình

-

-

-

-

-

Bảng chấm cơng
Bảng chấm cơng làm thêm giờ
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán tiền thưởng
Giấy đi đường
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng
việc hồn thành
Bảng thanh tốn tiền làm thêm giờ
Bảng thánh tốn tiền th ngồi
Hợp đồng giao khoán
Biên bản thanh lý ( nghiệm thu) hợp
đồng giao khốn
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm
xã hội
Tài khoản 111, 112, 331, 642, 334, 338
Nhật ký chứng từ
Bảng kê
Sổ cái
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Trưởng bộ phận: Sử dụng hệ thống
chấm công tự động hoặc vân tay hoặc
thẻ nhân viên, xác nhận sản phẩm đã
hồn thành.
Phịng nhân sự: kiểm tra xác nhận sản
phẩm, kiểm tra xác nhận,lập Báo
cáo/bảng tính lương và báo cáo thời
gian làm việc. Sau đó, chuyển cho
phịng kế toán hạch toán và thanh toán.
Kế toán tiền lương (KTTL): Tính tốn
lại bảng tính lương và các khoản giảm
trừ và các khoản thưởng. Lập danh sách
thanh toán qua ngân hàng và séc.
Kế toán trưởng (KTT): Đối chiếu tổng
thu nhập và thuế giảm trừ với tờ khai
thuế. Đối chiếu chi phí lương với quỹ
kế hoạch đã được phê duyệt. Đối chiếu
các báo cáo tiền lương với chi phí tiền
lương được ghi nhận trong sổ sách kế
toán. So sánh danh sách thanh toán qua
ngân hàng và séc với báo cáo tiền
lương để đảm bảo tồn bộ nhân viên
nhận tiền thanh tốn đều được ghi nhận

trên Báo cáo tiền lượng.
Giám đốc: “ không đồng ý”
->
KTT; “đồng ý” ký duyệt bảng lương ->
KTT.
Kế toán trưởng: nhận lại bảng lương->
KTTL.
Kế toán tiền lương: lập phiếu chi ->

THỰC TẾ

-

Bảng chấm công
Bảng chấm công làm thêm giờ
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Bảng thanh tốn tiền làm thêm giờ
Bảng trích nộp các khoản theo lương

- Tài khoản 111, 112,331, 642,334,338
- Sổ cái
- Sổ chi tiết
- Bộ phận nhân sự: dựa vào bảng chấm công
-> lập bảng lương tổng hợp -> chuyển bảng
lương tổng hợp phải trả qua bộ phận kế
toán tiền lương.
- Bộ phận kế toán tiền lương: Nhận bảng
lương tổng hợp -> kế tốn tính tiền cơng ->
lập bảng lương đầy đủ-> chuyển bảng

lương đầy đủ qua kế toán trưởng.
- Bộ phận kế toán trưởng: kiểm tra và phê
duyệt bảng lương đầy đủ.
- Kế tốn trưởng “Khơng duyệt” -> trả về
Kế tốn tiền lương.
- Kế toán trưởng: “Duyệt”
->
chuyển bảng lương đầy đủ đến Giám đốc.
- Giám đốc: ký duyệt bảng lương
->
chuyển bảng lương về kế toán tiền lương.
- Kế toán tiền lương: lập Uỷ nhiệm chi ->
chuyển Ngân hàng hoặc Phiếu chi ->
chuyển Thủ quỹ.
 Ngân hàng: nhận phiếu Uỷ nhiệm
chi -> thanh toán lương.
 Phát lương bằng tiền mặt: nhận
phiếu chi
-> phát và
cho nhân viên ký xác nhận.


Ngân hàng.
- Ngân hàng: thanh toán lương.

Ưu/
Nhược
điểm

- Ưu điểm:

 Đảm bảo tính chính xác về số liệu
do trải qua nhiều gian đoạn kiểm
tra.
 Được chấm thẻ cơng.Vì thế, đảm
bảo nhân viên được thanh tốn cho
giờ cơng “ thực làm”.
 Tiền lương, tiền thưởng được tính
chính xác.
 Tiền lương tiền thưởng đến tay
nhân viên.
 Kiểm sốt được chi phí tiền lương.
 Thanh toán qua ngân hàng, dễ
dàng đối chiếu, giảm thiểu rủi ro
gian lận của nhân viên ảo, hoặc
nhân viên bị bỏ sót khơng thanh
tốn.

- Nhược điểm:
 Việc chấm cơng máy có thể xảy ra
rủi ro do lỗi hệ thống.
 Việc quẹt thẻ chấm công, đối với
nhân viên làm ca đêm sẽ được
nghỉ 30 phút, mà khi ra vào khu
vực nghỉ ngơi, ăn uống. Nhân viên
có thể nghỉ quá 30 phút. Làm giảm
năng suất làm việc và tăng chi phí
lương.
 Qúa nhiều công đoạn, bộ phận
cồng kềnh, tốn thời gian.

- Ưu điểm:
 Tiết kiểm thời gian. Thanh tốn tiền
lương nhanh chóng cho nhân viên.
 Tiết kiệm chi phí cho những nhân
viên mỗi bộ phận kiểm tra, đối
chiếu như chi trình lý thuyết.
 Tiết kiệm nguồn nhân lực.
- Nhược điểm:
 Rủi ro do lỗi hệ thống máy chấm
công.
 Dễ xảy ra rủi ro về số liệu tiền trên
bảng lương.
 Rủi ro thất thoát tiền mặt.
 Kế toán trả tiền lương cho nhân
viên bằng tiền mặt mà khơng kiểm
tra bằng chứng danh tính. Dẫn đến
rủi ro trả lương sai cho nhân viên.

Khuynh
hướng

- Đa số công ty vừa và nhỏ thường sẽ chọn chu trình ngắn, tiết kiệm thời gian và nhân lực
mà vẫn đảm bảo được độ chính xác.

Thủ tục
kiểm sốt

- Cần có người giám sát quá trình quẹt thẻ đầu và cuối ca để tránh trường hợp 1 người
quẹt cho nhiều người. Hoặc trưởng bộ phận có thể kiểm tra ngẫu nhiên trên hệ thống
xem nhân viên có thực sự đang đi làm không.

- Nhân viên nên được phân chia luân phiên nghỉ giải lao. Và cần có 1 người giám sát nghỉ
giairi lao. Và cần có 1 giám sát viên hiện diện để đảm bảo thời gian nghỉ đúng.
- Nhân viên được thanh toán tiền mặt phải đem theo giấy tờ tùy thân để nhận lương.


SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ BÁO CÁO TÀI CHÍNH
LÝ THUYẾT
Mơ tả

Quy
trình

- Dựa vào số liếu tổng hợp từ các chu trình.
Hệ thống tiến hành chuyển dữ liệu tự động.
- Khóa sổ.
- Lập “Báo cáo kết quả kinh doanh” dựa trên
các dữ liệu về doanh thu và thu nhập và chi
phí liên quan.
- Hệ thống tiến hành lập báo cáo “ bảng cân
đối kế toán” và lưu chuyển tiền tệ” và các
báo cáo chính liên quan khác.
- Bước 1: Khóa sổ kế tốn sau các bút tốn
điều chỉnh.
- Bước 2: Tạo tập tin sổ có chứa các số dư
tài khoản cho kỳ kế toán tiếp theo.

THỰC TẾ
- Khi nghiệp vụ phát sinh và hồn thành kế
tốn sẽ nhập ngay vào phần mềm kế tốn.
- Đến kì, kế tốn vào phần mềm tổng hợp

và kết chuyển các bút toán doanh thu, chi
phí, kết chuyển lỗ lãi.
- Lập báo báo tài chính theo chế độ kế tốn
hiện hình do phần mềm lập. Rồi chuyển
cho cơ quan thuế.
- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm
HTKK mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Bước 2: Chọn tính năng “Báo cáo tài
chính”.
- Bước 3: Chọn “Niên độ tài chính”.
- Bước 4: Hồn tất thơng tin trên giao diện
“Nhập tờ khai”.
- Bước 5: Kết xuất báo cáo.


SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ
CHU TRÌNH MUA VÀ THANH LÝ TSCĐ
MỤC
TIÊU
Chứng từ

LÝ THUYẾT
-

Sổ

-

Hoạt động
xử lý quy

trình

-

-

THỰC TẾ

Yêu cầu mua TSCĐ
Đơn đặt hàng
Hóa đơn bán hàng của người cung
cấp
Chứng từ thanh toán
Bảng khấu hao TSCĐ
Bảng Kê sử dụng TSCĐ

-

Sổ chi tiết: 211, 411, 133, 331, 341,
242, …
Sổ tổng hợp: 211, 411, 133, 331,
341, 242...
Bộ phận sử dụng tài sản gửi yêu cầu
mua tài sản cố định
Ban quản trị cấp cao chấp thuận
Đơn đặt hàng được lập từ yêu cầu
mua TSCĐ
Đơn hàng được đánh số trước
Lựa chọn nhà cung cấp trên cơ sở
đấu thầu nếu là tài sản mới hoặc dự

án mới
Kiểm tra giá, đặc điểm kỹ thuật của
tài sản, các điều kiện kèm theo được
ghi nhận trong đặt hàng
Hóa đơn bán hàng được gửi trực tiếp
cho kế toán phải trả
Chứng từ kế toán được đánh số
trước
Chứng từ thanh toán lập trên cơ sở
các chứng từ kèm theo: Yêu cầu
mua TSCĐ, đơn đặt hàng của người
cung cấp
Kiểm tra đối chiếu chứng từ liên
quan, chứng từ thanh toán

-

-

-

-

-

-

-

Yêu cầu mua TSCĐ

Phiếu yêu cầu chi
Hồ sơ mua TSCĐ
+ Hợp đồng mua/nhập khẩu TSCĐ
+ Biên bản giao nhận TSCĐ
+ Chứng từ nộp thuế
Phiếu nhập kho TSCĐ
Phiếu chi mua sắm TSCĐ
Sổ chi tiết: 211, 411, 133, 331, 341,
242…
Sổ tổng hợp: 211, 411, 133, 331, 341,
242...
Bộ phận liên quan lập phiếu đề nghị
mua sắm TSCĐ và gửi cho Bộ phận
kỹ thuật.
Bộ Phận kỹ thuật chịu trách nhiệm
kiểm tra tình hình thực tế Nếu phiếu
đề nghị mua sắm TSCĐ đúng với
tình hình mua sắm thực tế, Bộ phận
kỹ thuật lập phiếu yêu cầu chi và gửi
cho Giám đốc ký duyệt. Ngược lại,
trả về cho Bộ phân liên quan.
Giám đốc sau khi phê duyệt phiếu
yêu cầu chi, lập quyết định mua sắm
và gửi về cho bộ phận kỹ thuật. Bộ
phận kỹ thuật sẽ chuẩn bị hồ sơ mua
TSCĐ và gửi lại Giám đốc để được
phê duyệt. Sau đó chuyển Hồ sơ mua
TSCĐ cho Bộ phận kế tốn.
Kế toán lập phiếu chi mua TSCĐ và
chuyển cho Bộ phận thủ quỹ.

Bộ phận thủ quỹ chịu trách nhiệm chi
tiền mua TSCĐ và lập phiêu chi làm
2 liên. Liên 1 lưu tại bộ phận thủ quỹ,
liên 2 chuyển cho Bộ phận Kế hoạch
vật tư.
Bộ phận kế hoạch vật tư chịu trách
nhiệm mua TSCĐ:
+ Lập phiếu nhập kho tài sản.
+ Chuyển hồ sơ chứng từ tài sản
và Phiếu nhập kho cho Bộ phận kế
toán theo dõi.
Căn cứ vào bộ hồ sơ tài sản, phiếu
nhập kho tài sản, Bộ phận kế toán sẽ


ghi nhận/ theo dõi hoạt động và theo
dõi thanh toán cho tài sản nêu trên.
Ưu/Nhượ
c điểm

-

Ưu điểm: Đầy đủ các sổ chi tiết
và sổ tổng hợp, Quy trình xử lý
ngắn gọn
Nhược điểm: Thiếu chứng từ để
đối chiếu, so sánh; thiếu hoạt
động kiểm soát giữa các bộ phận

-

-

Ưu điểm: Đầy đủ số sách và
chứng từ; quy trình xử lý chặt chẽ,
phân chia nhiệm vụ giữa các bộ
phận rất rõ ràng; quy trình được
kiểm sốt chặt chẽ, tối ưu hóa q
trình mua TSCĐ
Nhược điểm: Chu trình khá dài
gây tốn nhiều thời gian và chi phí