Quản trị rủi ro doanh nghiệp những rủi ro của nhân viên kế toán thanh toán công ty vinamilk

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ

TIỂU LUẬN

NHỮNG RỦI RO CỦA NHÂN VIÊN KẾ TOÁN THANH
TỐN TRONG CƠNG TY VINAMILK
GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Thọ
SVTH:

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5/2020

[i]


MỤC LỤC

1. GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY SỮA VINAMILK...................................... 1
1.1.

Cơng ty Sữa Vinamilk............................................................................................... 1

1.2.

Lịch sử hình thành và phát triển.............................................................................. 1

1.3.

Cơ cấu tổ chức........................................................................................................... 2

1.4.

Ngành nghề kinh doanh............................................................................................ 2

1.5.

Sứ mệnh và mục tiêu của công ty............................................................................. 3

2. GIỚI THIỆU VỀ CHỨC DANH............................................................... 3
2.1.

Tên chức danh........................................................................................................... 3

2.2.

Mô tả công việc.......................................................................................................... 3

2.3.

Yêu cầu cơng việc....................................................................................................... 3

2.4.

Quyền lợi được hưởng............................................................................................... 4

3. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, TRÁCH NHIỆM, NHIỆM VỤ CƠNG
VIỆC VÀ KHĨ KHĂN CỦA VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KẾ TỐN
THANH
TỐN................................................................................................................. 4
3.1.

Chức năng.................................................................................................................. 4

3.2.

Trách nhiệm............................................................................................................... 4

3.3.

Nhiệm vụ, cơng việc................................................................................................... 6

4. KHĨ KHĂN VÀ CÁC BIỆN PHÁP........................................................ 11

[ii]


1.

GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY SỮA VINAMILK

Vinamilk là một cơng ty cổ phần sữa tại Việt Nam. Là một công ty sản xuất , kinh
doanh sữa và các thiết bị liên quan ở Việt Nam.Năm 2007, Vinamilk là công ty
đứng thứ 7 trong các công ty lớn nhất Việt Nam.
Nguồn: />1.1.

Công ty Sữa Vinamilk

Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam
Giấy phép hoạt động: 155/2003/QĐ-BCN ngày 01/10/2003, cấp phép bởi Bộ Công nghiệp Việt
Nam

Vốn điều lệ: 17,416,878,000,000 VND (năm 2018)
Trụ sở chính: Tịa nhà Vinamilk - Số 10 Tân Trào - P. Tân Phú - Q. 7 - Tp. Hồ Chí Minh
Tổng giám đốc: Mai Kiểu Liên
Đường dây nóng: 1900 636 979
Website:
Email:
Logo:

Từ năm 1976, khi thành lập với vỏn vẹn ba nhà máy sữa được thành lạp trên cơ sở tiếp quản 3
nhà máy sữa do chế độ cũ đến nay Công ty Sữa Vinamilk đã mở rộng với 3 chi nhánh, 15 nhà
máy, 2 kho vận và 3 công ty con luôn sáng tạo, nỗ lực không ngừng để vươn lên tầm cao mới.
Hiện nay, Vinamilk cung cấp hơn 250 chủng loại sản phẩm thuộc nhiều ngành hàng khác
nhau. Vinamilk luôn mang đến những giải pháp dinh dưỡng chất lượng quốc tế, đáp ứng nhu
cầu cho mọi đối tượng tiêu dùng với các sản phẩm thơm ngon, bổ dưỡng, tốt cho sức khỏe gắn
liền với các nhãn hiệu dẫn đầu thị trường hay được ưa chuộng như: Sữa nước Vinamilk, Sữa
chua Vinamilk, Sữa đặc Ông Thọ và Ngôi Sao Phương Nam, Sữa bột Dielac, Nước ép trái cây
Vfresh...
1.2.

Lịch sử hình thành và phát triển

Năm 1976, Vinamilk được thành lập dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa do chế độ cũ để
lại gồm: nhà máy sữa Thống Nhất, nhà máy sữa Trường Thọ, nhà máy sữa Bột Dielac.
Năm 1995, Vinamilk chính thức khánh thành Nhà máy sữa đầu tiên ở Hà Nội.
Năm 2001, Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Cần Thơ.
Năm 2003, Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Bình Định và Sài Gịn.
Năm 2005, Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Nghệ An.
Năm 2006, Vinamilk khánh thành trang trại bò sữa đầu tiên tại Tuyên Quang.
1

Năm 2008, Vinamilk khánh thành trang trại bò sữa thứ hai ở Bình Định và Nhà máy sữa Tiên
Sơn.
Năm 2009, Vinamilk xây dựng trang trại bò sữa thứ 3 tại Nghệ An và được Bộ Tài nguyên và
Môi trường tặng bằng khen “Doanh nghiệp Xanh” về thành tích bảo vệ môi trường.
Năm 2010, Vinamilk phát triển đến New Zealand và hơn 20 nước khác đồng thời xây dựng
trang trại bò sữa ở Thanh Hóa
Năm 2012 – 2016, Vinamilk khánh thành nhà máy sữa Đà Nẵng, nhà máy sữa Lam Sơn, Nhà
máy nước giải khát Việt Nam với nhiều dây chuyền sản xuất hiện đại xuất xứ từ Mỹ, Đan
Mạch, Đức, Ý, Hà Lan.
1.3.

Cơ cấu tổ chức

1.4.

Ngành nghề kinh doanh

–
Kinh doanh và đồng thời sản xuất các mặt hàng sữa, bột dinh dưỡng, các loại bánh, sữa
tươi tiệc trùng và đậu nành, các loại nước giải khát…
2


–

Kinh doanh các thiết bị cơng nghệ, máy móc, phụ tùng có liên quan đến các hoạt động sản xuất
–

Kinh doanh sản xuất bao bì, các sản phẩm bằng nhựa, đóng gói…..

–

Kinh doanh về các lĩnh vực bất động sản ,mô giới, bến bãi…

1.5.

Sứ mệnh và mục tiêu của công ty

–

Sứ mệnh: Để đưa Vinamilk không những trở thành một trong những cơng ty Việt Nam, mà cịn
vươn ra tầm thế giới. Cam kết an toàn cho khách hàng hiện nay bằng cách mang lại nguồn giá
trị dinh dưỡng lớn, sản phẩm phải đạt chất lượng cao, mang lại sức khỏe cho người tiêu dùng
là điều quan trọng nhất. Nếu làm tốt thì sẽ được nhiều người biết đến và trở thành một nơi tin
tưởng của người tiêu dùng – khơng chỉ ở Việt Nam, mà cịn cả ngoại quốc.

–

Mục tiêu: Vinamilk không phải là một công ty độc quyền, mà cịn nhiều cơng ty khác và cũng có
địa vị trên thương trường như Vinamilk. Vì vậy mục tiêu phấn đấu của công ty rất quan trọng.
Vinamilk phải luôn thay đổi và bắt kịp xu hướng thị trường, thu hút chất xám về cho công ty,,
tạo ra các chiến lược đặc biệt để làm hài lòng khách hàng đồng thời cạnh tranh với đối thủ.
2.

GIỚI THIỆU VỀ CHỨC DANH

2.1.

Tên chức danh:

Kế tốn thanh tốn
2.2.

Mơ tả cơng việc

–

Là người đảm nhận nhiệm vụ thực hiện các chứng từ thu và chi ở cơng ty bằng hình thức tiền
mặt hay chuyển khoản.

–

Quản lí các khoản thu , làm các nghiệp vụ thu tiền của các cổ đông , theo dõi tiền bằng cách thu
tiền tại thu ngân hằng ngày , quản lí các chứng từ

–

Thực hiện việc quản lí các khoản chi , lập các kế hoạch thanh toán , liên hệ với các nhà
thanh toán một cách chủ động trong các trường hợp các kế hoạch khơng đảm bảo.

–

Kiểm sốt các hoạt động của thu ngân bằng cách tiếp nhận trực tiếp các chứng từ tại quầy thu
ngân , đảm bảo tính hợp lệ , hợp lí của các chứng từ đó , kiểm sốt giấy tờ trong
trường hợp PDA khơng hoạt động.
–
Theo dõi các cơng việc quản lí tiền mặt bằng cách kết hợp với thủ quỹ , in các báo cáo
cịn dư quỹ , tiền mặt hàng ngày, ln kiểm tra tiền tồn vào cuối ngày.
2.3.

Yêu cầu công việc

–

Siêng năng , trung thực trong các tình huống xảy ra.

–

Phản ánh kịp thời các khoản phát sinh trong công ty.

–

Luôn báo cáo chính xác các thơng tin về tiền và các chứng từ có liên cho cấp trên.

–

Các thơng tin phải trình bày rõ ràng , dễ hiểu cho người sử dụng
3


2.4.

Quyền lợi được hưởng

–

Được đảm bảo thu nhập và có các chính sách khen thưởng đầy đủ và kịp thời khi làm việc tại
Vinamilk.

–

Được đào tạo nâng cao trình độ khơng chỉ trong nước mà cịn được học tập ở nước ngồi.

–

–

Các thiết bị , cơng nghệ hiện đại được cung cấp cho nhân viên

–

Môi trường làm việc năng động.

Những phúc lợi xã hội đầy đủ , những chương trình chăm sóc sức khỏe đặc biệt cho nhân
viên.
–

Ln được lắng nghe ý kiến cá nhân , được học tập và được tơn trọng.

3.
PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, TRÁCH NHIỆM, NHIỆM VỤ CƠNG VIỆC VÀ
KHĨ KHĂN CỦA VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KẾ TỐN THANH TỐN
3.1.

Chức năng

3.1.1. Đảm bảo việc thanh tốn được đúng hạn
Một công ty khi đi vào hoạt động sẽ có nhiều nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ diễn ra.
Khi mua bán hàng hóa, dịch vụ có thể trả ngay hoặc trả chậm, cũng như khi thanh toán có thể

thanh tốn cho một hay nhiều giao dịch. Với một cơng ty có quy mơ hoạt động lớn như
Vinamilk thì mỗi ngày sẽ có rất nhiều nghiệp vụ thanh tốn xảy ra. Điều này có thể dẫn đến
việc thanh tốn khơng được thực hiện đúng với thời hạn trên các chứng từ. Vì thế kế tốn
thanh tốn có chức năng đảm bảo các nghiệp vụ được thanh toán đúng hạn để tránh vi phạm
các điều khoản trong hợp đồng, hạn chế thấp nhất việc phát sinh các khoản nợ xấu.
3.1.2. Đảm bảo việc thanh toán hợp lý
Kế toán thanh toán đảm đương chức năng đảm bảo thanh toán hợp lý các khoản phải trả cho
nhà cung cấp và nhân viên công ty. Điều quan trọng để công ty giữ uy tín của mình trong mắt
nhân viên cũng như nhà cung cấp là các khoản thanh toán phải kịp thời và hợp lý, hợp lệ, đảm
bảo những tiện ích mà họ nhận được khi làm việc với công ty, đảm bảo quyền lợi tốt nhất của
họ là điều quan trọng để họ có thể tận tâm và làm việc với công ty lâu dài.
3.1.3. Đảm bảo việc xử lý thu chi nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian
Kế toán thanh toán ngồi 2 chức năng trên cịn cần phải đảm bảo về vấn đề thu chi khi xử lí.
Là một kế tốn viên, tất nhiên, vấn đề nhanh nhạy trong tính toán là một điều hết sức cần
thiết. Trong vấn đề thu chi các khoản lại hết sức nhạy cảm, vì vậy, người kế toán này phải đề
ra những phương án tính tốn, giải quyết và xử lí vấn đề một cách nhanh chóng, đúng quy
trình, khơng xảy ra những sai sót đáng có, nhưng đồng thời cũng phải tiết kiệm về thời gian,
cơng sức và chi phí cho doanh nghiệp.
3.2.

Trách nhiệm

Để làm tốt chức năng Đảm bảo việc thanh toán được đúng hạn, kế tốn thanh tốn cần có
những trách nhiệm như sau:
4


3.2.1. Đôn đốc khách hàng trả nợ
Một công ty được coi là ổn định khi có doanh thu lớn, khơng có nợ q hạn, khơng bị chiếm
dụng vốn. Trên thực tế, doanh nghiệp đều muốn chiếm dụng vốn của công ty khác càng lâu

càng tốt. Vậy nên việc đôn đốc khách hàng thanh các khoản nợ đúng kỳ hạn được xem là một
trong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp trong việc đảm bảo dịng tiền của doanh
nghiệp khơng bị trì trệ cũng như hạn chế những rủi ro khi phát sinh nợ xấu.
3.2.2. Thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp không bị quá hạn
Đối với một doanh nghiệp lớn, trong q trình hoạt động khơng thể thiếu các khoản vay nợ từ
nhà cung cấp, tổ chức tín dụng,... Điều này giúp doanh nghiệp có thêm các nguồn vốn lưu
động, tạo ra địn bẩy tài chính giúp tăng tỉ suất sinh lợi trên vốn chủ sở hữu. Nhưng điều này
có thể gây ra ảnh xấu lên doanh nếu doanh nghiệp bị xếp hàng tín dụng kém. Chỉ tiêu này
đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp dựa trên lịch sử vay nợ và thanh toán các
khoản đã vay. Vì thế, việc đảm bảo các khoản phải trả được thanh toán đúng kỳ hạn sẽ đem lại
lợi ích về tài chính sau này cho doanh nghiệp.
Để hồn thành chức năng đảm bảo thanh tốn hợp lý, nhân viên kế tốn thanh tốn cần có
các trách nhiệm sau đây:
3.2.3. Thanh tốn hợp lý các khoản nợ
“Có vay có trả, mới thỏa lịng nhau”, muốn làm ăn lâu dài với nhà cung cấp thì cơng ty phải
có tạo được mối quan hệ tốt với họ thông qua cách cơng ty hành xử với họ. Bằng cách thanh
tốn đúng hạn và hợp lý các khoản nợ phải trả, công ty đã gây dựng phần nào mối quan hệ tốt
giữa hai bên. Ngồi ra, kế tốn thanh tốn phải phối hợp chặt chẽ với các tổ chức cung ứng
dịch vụ thanh toán, các tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán xử lý nhanh và triệt để
các khiếu nại, khiếu kiện của nhà cung cấp theo quy định; phối hợp chặt chẽ với tổ chức cung
ứng dịch vụ chuyển mạch tài chính nhằm hạn chế các sự cố kỹ thuật, đường truyền, đảm bảo
các giao dịch liên ngân hàng thơng suốt, ổn định.
3.2.4. Thanh tốn hợp lý các khoản chi nội bộ
Nhân viên kế toán thanh toán như một cầu nối giữa doanh nghiệp với những người lao động,
công nhân, các nhân viên quản lý trực thuộc công ty thanh toán các khoản thu chi hợp lý các
khoản nội bộ một cách chặt chẽ, hợp lý, hạn chế được sai sót trong q trình làm việc. Khi
việc sai sót xảy ra thì sẽ dễ dàng phát hiện, kiểm tra, quy trách nhiệm cho cá nhân hay một
nhóm tổ chức có liên quan đến vụ việc.
Để làm được chức năng đảm bảo việc xử lí thu chi nhanh gọn, tiết kiệm thời gian, nhân viên
kế toán thanh toán cần có những trách nhiệm như sau

3.2.5. Kiểm sốt nhân viên tuân thủ theo quy trình làm việc
Đối với một doanh nghiệp, ngun tắc và quy trình làm việc là vơ cùng quan trọng. Doanh
nghiệp có nguyên tắc, các nhân viên làm việc cũng sẽ phải có những nguyên tắc nhất định, từ
đó sẽ đảm bảo được vấn đề tuân thủ những nội qui, quy định trong quá trình làm việc. Đối với
một kế tốn thanh tốn cũng vậy, quy trình làm việc cần phải tuân thủ, thực hiện đúng và
chính
5


xác một cách tuyệt đối. Điều này giúp công việc xử lí thu chi được thực hiện một cách thống
nhất, đúng quy trình, tạo nên một nền tảng cho sự cẩn thận trong khi làm việc của nhân viên.
3.2.6. Quy trình quản lý chứng từ hợp lý
Trong vấn đề về xử lí thú, chi, các chứng từ liên quan đến những hoạt động này là vơ cùng
quan trọng. Có chứng từ, nhưng đồng nghĩa cũng phải đi đôi với sự hợp lý, hợp lệ của nó.
Muốn được đảm bảo trong các hợp đồng hay các cơng việc trong xử lí thu chi nói riêng, cần
có một quy trình quản lí chứng từ thật sự hợp lí, có hiệu quả, khơng để các chứng từ bị thất
lạc, nhàu nát hay có sự cố mất cắp...
3.3.

Nhiệm vụ, cơng việc

Để hồn thành trách nhiệm Đơn đốc khách hàng thanh tốn nợ đúng kỳ hạn, kế toán thanh
toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
3.3.1. Liên hệ cho khách hàng
Liên hệ khách hàng là nhiệm vụ cơ bản nhất mà kế toán viên cần làm để đảm bảo việc thu hồi
nợ khơng bị trì trệ, đồng thời có thể rà sốt nguy cơ phát sinh nợ xấu cũng như lập dự phòng
khi cần thiết. Có nhiều hình thức để liên hệ với khách hàng mà kế tốn có thể sử dụng:
–

Nhân viên có thể gọi điện thoại liên hệ trực tiếp để xác nhận số nợ đồng thời trao đổi thời hạn

trả nợ.
–

Liên hệ qua email để nhắc nhở khách hàng thời hạn thanh tốn.

Trong một số trường hợp khoản nợ có nguy cơ chuyển thành nợ khó địi, kế tốn cần gặp mặt
trao đổi trực tiếp để có thể tìm hiểu được ngun nhân cũng như mức độ nghiêm trọng. Việc
này có thể giúp kế toán giảm thiểu nguy cơ phát sinh nợ xấu và đưa ra những biện pháp phù
hợp cho từng trường hợp. Ngoài ra, định kỳ hàng tháng, nhân viên cần gửi cho khách hàng
bảng kê thanh tốn để thơng báo về tổng số dư nợ và hối thúc khách hàng trả nợ đúng hạn.
3.3.2. Thu hồi nợ khách hàng đồng thời tất toán số dư nợ của khách hàng
Sau khi đã liên hệ khách hàng để thông báo về số tổng số nợ và phương án thanh toán nợ của
khách hàng, thì nhiệm vụ tiếp theo của kế tốn thanh toán là tiếp nhận các nghiệp vụ thanh
toán nợ cũng như hạch tốn chính xác các nghiệp vụ này vào phần mềm kế toán.
Khi khách hàng tiến hành thanh toán các khoản nợ, kế toán thanh toán sẽ tất tốn hợp đồng
của khách hàng theo quy trình và cập nhật số dư nợ còn lại trên hệ thống. Nhưng nếu trong
trường hợp khách hàng khất nợ, trả chậm, có dấu hiệu phát sinh nợ khó địi, kế tốn viên cần
liên hệ khách hàng thường xuyên để thu nợ trước hạn hoặc dùng các biện pháp cứng rắn hơn
nếu không liên hệ được khách hàng.
Để hồn trách nhiệm Thanh tốn các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp không bị quá hạn,
kế toán thanh toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
3.3.3. Lập kế hoạch trả nợ
Các khoản nợ phải trả được xem là một nguồn vốn không thể thiếu của doanh nghiệp, tạo ra
địn bẩy tài chính giúp tăng lợi nhuận trên cổ phần của doanh nghiệp. Nhưng việc để các khoản
6


nợ phải trả bị quá hạn quá nhiều sẽ làm ảnh hưởng đến vòng quay các khoản phải trả của
doanh nghiệp, đồng thời cũng tác động lớn đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt các cổ
đông, đối tác và các nhà cung cấp. Vì vậy, để hạn chế cho việc các khoản nợ bị chuyển quá

hạn, kế toán viên cần phải lập kế hoạch trả nợ hợp lý và chi tiết. Bên cạnh đó kế tốn viên cần
phải chú ý đến các khoản chiết khấu thanh toán để lập kế hoạch trả nợ vừa hưởng được các
điều khoản chiết khấu vừa chiếm dụng vốn được càng lâu càng có lợi nhưng vẫn phải phù hợp
với nguồn vốn lưu động hiện có của doanh nghiệp.
3.3.4. Thanh tốn các khoản nợ phải trả
Khi đến thời hạn thanh toán nợ theo kế hoạch trả nợ hay theo thời hạn trên hợp đồng quy
định, kế toán cần lập giấy đề nghị thanh toán theo các chứng từ, hóa đơn đã thu thập lưu trữ.
Sau khi giấy đề nghị thanh toán được chấp nhận, kế toán viên là người liên hệ với ngân hàng
để chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác,. Kế toán chỉ được hạch toán giảm nợ
phải trả trên
hệ thống của doanh nghiệp khi nhận được giấy báo nợ hay bảng kê của ngân hàng để tránh
việc sai số trên nghiệp vụ.
Để hồn thành trách nhiệm Thanh tốn hợp lý các khoản nợ cho nhà cung cấp, kế toán thanh
toán cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
3.3.5. Xét duyệt thanh toán các khoản nợ hợp lý
Kế toán thanh toán phải kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ thơng tin của chứng từ thông qua các
công việc như sử dụng chứng từ có đánh số trước chiếu với sổ kế tốn, lập và do đó theo thứ
tự liên tục; xem xét bảng kê, sổ chi tiết, hóa đơn… Ngồi ra, kế toán phải bằng xem xét quyền
hạn và chức vụ duyệt của người duyệt và sau đó chuyển chứng từ cho kế toán trưởng xác
nhận. Kế toán trưởng duyệt các khoản thanh toán của nghiệp vụ mua hàng: biên bản kiểm kê
hàng tồn kho, trả tiền người bán không được bán chỉ được vận chuyển sau khi được đối chiếu
với lệnh mua hàng, hóa lập cho người duyệt với đầy đủ chứng từ đi kèm đơn vận chuyển,
chứng từ đã được lưu; sau cùng kế toán thanh toán xin xác nhận (chữ ký) của kế toán trưởng
về nghiệp vụ thanh toán khoản phải trả cho nhà cung cấp. Trong qua trình thực hiện cơng việc,
kế tốn sẽ gặp những vấn đề về chứng từ chẳng hạn chứng từ không hợp lệ. Kế toán thanh
toán tham gia chỉnh sửa và xử lý chứng từ khơng hợp lệ. Kế tốn thanh tốn thực hiện việc
xem xét và kiểm tra lại việc ghi các giữa nội dung kinh tế cụ thể của ý loại chủ ý nghiệp vụ
phát sinh vào các tài khoản, kiểm tra hóa đơn được đánh số trước theo thứ tự hay chưa, xem
xét ngày ghi trên hóa đơn mua hàng và ngày ghi sổ kế tốn có đúng với thực tế hay không
thông qua các bô phận làm việc liên quan, chọn dãy liên tục các hóa đơn, gửi đơn đặt đối

chiếu các khoản mua hàng đã ghi sổ với từng hóa đơn và xem xét các chứng từ đính kèm, gửi
thư xác nhận khoản phải thu khách hàng.
3.3.6. Thanh tốn hợp lý
Kế tốn thanh tốn tiến hành tính toán các khoản phải trả cho từng nhà cung cấp với dữ liệu
đặt hàng và số hàng thực nhận với từng lần đặt hàng. Việc tính tốn chi tiết cho từng nhà cung
cấp sẽ dễ dàng thanh tốn chính xác và hợp lệ. Khi tính tốn, nhân viên kế tốn cần cẩn trọng
các khoản đã ứng trước của nhà cung cấp để tránh thanh toán sai lệch.

7


Sau khi kế tốn thanh tốn hồn tất việc tính toán hợp lý các khoản chi cho từng nhà cung cấp
với dữ liệu đặt hàng và số hàng thực nhận với từng lần đặt hàng, kế toán thanh toán tiến hành
chi thanh toán cho từng nhà cung cấp: chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp đúng với số
tiền đã tính tốn được trước đó. Việc thanh tốn đảm báo tính cơng khai và hợp lệ, có chứng
từ thanh tốn đầy đủ. Kế toán thanh toán lưu trữ chứng từ cẩn thận để dễ dàng đối chiếu sau
này.
Dựa vào các chứng từ liên quan đến việc đã chi thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán thanh
toán lập báo cáo các khoản thực chi cho cấp trên, dựa vào số liệu trên chứng từ nhận được, kế
toán thanh toán thu thập và sàng lọc thông tin để ghi báo cáo thực chi gửi cho cấp trên. Báo
cáo đảm bảo tính đầy đủ và hợp lý, trình bày rõ ràng, dễ hiểu. Dựa vào báo cáo thực chi có thể
xác định được dịng tiền ra của cơng ty phản ánh cơng ty có quản lý dịng tiền hiệu quả hay
khơng.
Trích: />Để thực hiện được tốt trách nhiệm Thanh toán các khoản thu chi nội bộ kế toán thanh toán
cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau
3.3.7. Thanh toán các khoản lương nội bộ một cách chính xác cho nhân viên
Một nguồn nhân lực quan trọng tạo lên thu nhập cho công ty là nhân viên công ty- người ngày
đêm cống hiến sức mình cho cơng ty phát triền, kế tốn thanh toán nội bộ là một bộ phận quan
trong để kết nối những người đó với lợi ích của cơng ty bằng các công việc cụ thể như:
–

–

Soạn thảo, lập các hợp đồng lao động, xây dựng cơ chế, cách tính lương cho nhân viên

Theo dõi bảng chấm công theo đúng tiến độ, cập nhật các báo cáo thường xuyên ghi, sổ các
khoản ứng lương của nhân viên, trích các khoản theo lương phải nộp theo thơng tư 200.
–

Hạch tốn các nghiệp vụ liên quan một cách chặt chẽ và chính xác.

Sau khi kiểm tra chặt chẽ, các khoản được cộng được trừ sau đó mới tiến hành thanh tốn tiền
lương cho nhân viên
3.3.8. Theo dõi tình hình các khoản tạm ứng
Trong q trình hoạt động của cơng ty, có nhiều lúc công ty sẽ phải chi tạm ứng cho nhân viên
đi công tác, phục vụ cho sự phát triển của công ty.
–

Nhận giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên.

–

Lập lệnh chi tạm ứng, tiến hành chi tạm ứng cho nhân viên.

–

Căn cứ vào các chứng từ các bộ phận liên quan, thu thập gửi đế mở sổ theo dõi các khoản
tạm ứng.

–

Chi các khoản tạm ứng của nhân viên, xuất tiền chi cho nhân viên. Thu các chứng từ hóa đơn
khi nhân viên thanh tốn các khoản tạm ứng.
–

Đối chiếu các khoản công nợ.

Để thực hiện được trách nhiệm Kiểm sốt nhân viên tn thủ theo quy trình làm việc, cần thực
hiện được những nhiệm vụ sau
3.3.9. Giám sát quá trình làm việc của nhân viên
8


Trong kinh doanh, nhất là với một công ty lớn như Vinamilk, với một đội ngũ nhân viên vô
cùng lớn làm việc trong rất nhiều bộ phận, việc giám sát q trình làm việc của nhân viên là
vơ cùng quan trọng và cần thiết. Việc giám sát phải được thực hiện một cách nghiêm ngặt,
đúng quy trình, nói khơng với vấn đề gian lận, bao che trong quá trình này. Có như vậy, nhiệm
vụ giám sát mới thực sự có ý nghĩa thiết thực cho trách nhiệm kiểm soát. Muốn vậy, đầu tiên,
giám sát cần dựa trên bảng phân công, lịch làm việc của từng nhân viên, từ đó, có thể biết và
sắp xếp sự giám sát một cách phù hợp. Lịch làm việc chính là một cơng cụ khá quan trọng, vì
vậy, muốn theo dõi tốt thì cần thiết phải nắm rõ về nó, tránh gây ra những nhầm lẫn, sai sót.
Sau đó, hơn hết chính là theo dõi, kiểm tra năng suất làm việc của từng nhân viên trong q
trình giám sát. Đối với một cơng ty, năng suất làm việc của nhân viên là yếu tố không thể xem
nhẹ. Nếu cơng ty có nhiều nhân viên làm việc có năng suất hiệu quả, khối lượng cơng việc
trong ngày được xử lí nhanh gọn, nó giúp cơng ty giải quyết công việc từ dưới lên một cách
tối ưu nhất. Hoặc ngược lại, năng suất của nhân viên quá thấp, cơng việc hồn thành trễ tiến
độ, gây nên sự trì trệ, gây nhiều khó khăn cho trong q trình xử lí.
Đồng thời, trong q trình giám sát, nếu phát hiện được những sai sót trong quy trình làm việc
và xử lí thu chi của nhân viên, cần trực tiếp có những nhắc nhở và chỉnh sửa sao cho phù hợp,
đảm bảo được tính chính xác nhất.
3.3.10. Đơn đốc, quản lí, hướng dẫn nhân viên trong q trình làm việc

Đối với vấn đề kiểm sốt, nó khơng đơn thuần chỉ là giám sát nhân viên mà nó cịn bao gồm
cả vấn đề làm thế nào để khiến cho trách nhiệm đó được thực hiện tốt. Muốn một cơng việc
được hồn thành đúng tiến độ, cần phải nâng cao tinh thần tự giác của nhân viên. Hơn nữa,
trong công việc của kế toán thanh toán cần đảm bảo về thời gian và mục tiêu thanh tốn, vì
vậy, việc đơn đốc, quản lí nhân viên trong q trình làm việc giúp cho q trình kiểm sốt
được dễ dàng hơn.
Để thực hiện nhiệm vụ này, đầu tiên cần đưa ra quy định riêng và cụ thể về mức độ, thời hạn
thực hiện và hồn thành trong cơng việc nói chung và trong hoạt động thanh tốn nói riêng.
Cần có những khen thưởng đối với những cá nhân làm việc tốt, đồng thời cần phê bình, có
biện pháp xử phạt đối với những trường hợp nhân viên khơng hồn thành đúng thời gian bàn
giao cơng việc, gây nhiều ảnh hưởng đến cơng ty. Nó khơng chỉ gây ra hậu quả về kinh tế, có
thể vi phạm hợp đồng với bên đối tác, mà còn là uy tín trong kinh doanh, gây nhiều bất lợi
trong q trình kinh doanh sau này.
Tiếp đó, cần có những hướng dẫn cụ thể cho các bộ phận có liên quan về thủ tục, hồ sơ thanh
tốn. Thanh tốn có rất nhiều vấn đề, và có rất nhiều loại để thanh tốn. Mỗi loại thanh tốn
cần những quy trình và thủ tục khác nhau như thanh toán nợ phải trả, thanh tốn tiền tạm
ứng,... Nếu làm tốt được cơng việc này, thực sự là một nền tảng vững chắc để nâng cao mức
độ hoàn thành trách nhiệm từ những bước ban đầu. Việc am hiểu để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ,
thủ tục sẽ giúp q trình thanh tốn được diễn ra một cách nhanh chóng, tiết kiệm về thời
gian, cơng sức, chi phí cho cả đơi bên.
Ngồi ra, để thanh toán dễ dàng và thuận tiện, cần phân chia cơng việc thanh tốn cho từng
đối tượng một cách hợp lí nhất. Cần ưu tiên phân chia cơng việc cho những nhân viên có
nhiều kiến
9


thức và kinh nghiệm về loại hình thanh tốn đó. Tiếp đến sẽ dần dần đào tạo để một nhân viên
có nhiều kĩ năng với nhiều loại hình thanh tốn khác nhau, đảm bảo sự đa dạng và linh hoạt
trong quá trình làm việc với nhau.
Muốn vậy, giữa bộ phận giám sát, bộ phận nhân sự và các nhân viên cần có mối liên hệ và

hợp tác lẫn nhau. Nếu giám sát không được thực hiện một cách minh bạch và trong sáng, nhất
định sẽ dẫn đến nhiều hậu quả khó kiểm sốt cho cơng ty sau này. Vì vậy, việc cần thiết để
đảm bảo một cá nhân hay tập thể giám sát công việc đều phải thật sự trung thực và có uy tín.
Để thực hiện được trách nhiệm Quy trình quản lý chứng từ hợp lý, kế tốn viên cần thực hiện
được những nhiệm vụ sau
3.3.11. Thu thập chứng từ một cách đầy đủ
Chứng từ là rất quan trọng. Vì vậy, việc thu thập nó một cách đầu đủ để đảm bảo rằng kế tốn
thanh tốn đã hồn thành hết tất cả các công việc là điều vô cùng cần thiết. Chứng từ có rất
nhiều loại do có rất nhiều kiểu thanh tốn, thu, chi khác nhau. Ví dụ như:
–

Đơn mua hàng bằng tiền mặt thì sẽ ghi bằng tiền mặt kèm theo phiếu thu ,nếu chuyển khoản thì
kèm theo giấy báo có
–

Phiếu nhập kho, nếu là hàng hóa thì đồng thời kẹp với hóa đơn mua hàng

–

Phiếu xuất kho thì kẹp với hóa đơn bán ra

–

Các chứng từ về thuế thì cần được lưu trữ kĩ qua từng tháng, từng năm.

–

Các giấy tờ chứng minh đã nộp thuế

Và để thu thập chứng từ một cách đầy đủ nhất, cần thực hiện những công việc như sau:

–

Đầu tiên, bộ phận kế toán thanh toán cần tiếp nhận và phân loại đầy đủ nhất các chứng từ từ các
bộ phận phịng ban có liên quan, đồng thời lưu trữ những chứng từ liên đã xuất đi hoặc nhận
về từ các hợp đồng với đối tác. Sau khi đã thu nhận đầy đủ các chứng từ, kế toán sẽ bắt đầu
kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ đó. Chứng từ phải khơng được nhàu nát, rách, khơng
được tẩy xố, và những thơng tin trong chứng từ phải hợp lệ thì mới được chấp nhận. Nếu
chứng từ khơng đáp ứng được một trong những vấn đề đó, chứng từ sẽ được xem là không
hợp lệ và yêu cầu xử lí.
–
Cuối cùng, các chứng từ cần được phân loại, sắp xếp một cách khoa học, dễ tìm kiếm
để tạo thuận lợi trong quá trình làm việc với chứng từ.
3.3.12. Xử lý và lưu trữ chứng từ hợp lý
Trong quá trình thu thập chứng từ, việc chứng từ bị lỗi, khơng hợp lí là vấn đề thường xun
xảy ra. Vì vậy, cần đảm bảo xử lí chứng từ rõ ràng trước khi được đưa vào lưu trữ là hoàn
toàn cần thiết. Mỗi loại chứng từ có lỗi riêng, và cũng có nhiều cách xử lí khác nhau để trở
thành hợp lí. Để thực hiện được nhiệm vụ này, kế tốn thanh tốn cần đảm bảo những cơng
việc tối thiểu như sau:

–

Đầu tiên, muốn chứng từ phải đầy đủ, khơng có sai sót, kế tốn cần hạch tốn tất cả các nghiệp
vụ một cách cẩn thận, tỉ mỉ, đúng quy trình và hợp lí. Đây là bước quan trọng, giúp kế
10


tốn xử lí được nhanh chóng khi lập, thì thập chứng từ, đồng thời cũng dễ dàng tìm kiếm
những lỗi sai cơ bản khiến chứng từ không hợp lệ, từ đó đề ra những phương án xử lí nhanh
chóng và hợp lí nhất
–

Tiếp đó, cần đối chiếu, kiểm tra giữa các nghiệp vụ và các chứng từ có liên quan. Việc kiểm tra
này giúp kế tốn đảm bảo quy trình xử lí cơng việc là đúng.

–

Sau khi xử lí được tính hợp lí, kế tốn cần lưu trữ chứng từ theo đúng quy trình. Quá trình lưu
trữ cần diễn ra nhanh chóng, theo thứ tự hợp lí để đúng với những mốc thời gian xảy ra việc
lập chứng từ.
4.

KHÓ KHĂN VÀ CÁC BIỆN PHÁP

Trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ chun mơn, kế tốn thanh tốn có thể gặp phải các
khó khăn như sau:
4.1.
–

Khi gọi điện liên hệ với khách hàng, không phải lúc nào cuộc gọi của kế tốn viên cũng được
tiếp nhận. Đơi khi có những trường hợp hệ thống mạng điện thoại bị nghẽn hoặc khách hàng
muốn tránh né nghĩa vụ trả nợ, những trường hợp này thường là dấu hiệu đầu tiên để nhân
viên có thể đề phòng việc phát sinh nợ xấu.
–

–

Rủi ro thường xảy ra do mơi trường hoạt động ngành.

Để tránh tình trạng email bị đưa vào họp thư spam, nhân viên kế tốn cần kiểm tra email đã có
đầy đủ tiêu đề, nội dung có đầy đủ, chính xác hay chưa trước khi gửi cho nhà cung cấp, khách

hàng,... Nếu quá lâu không nhận được phản hồi từ người nhận, kế toán viên phải trực tiếp liên
hệ qua điện thoại với người nhận để có thể báo người nhận kiểm tra lại hộp thư spam và bỏ
đánh dấu spam.
4.3.

–

Email bị đánh dấu chuyển vào hộp thư spam

Các doanh nghiệp thường liên lạc, gửi chứng từ, hóa đơn thanh tốn, các bảng kê qua email cho
nhà cung cấp, khách hàng, đối tác... Nhân viên thanh toán là người thực hiện nhiệm vụ này.
Nhưng khơng phải lúc nào email của kế tốn viên cũng được người nhận phản hồi. Trong
trường hợp không nhận được bất kỳ phản hồi nào từ người nhận, có thể email của kế toán viên
đã bị đưa vào hộp thư spam của người nhận. Việc này gây khó khăn cho việc gửi các hóa đơn
chứng từ, bảng kê thanh tốn định kỳ và ảnh hưởng khơng nhỏ đến hiệu suất làm việc của kế
tốn viên.
–

–

Rủi ro này do mơi trường hoạt động- ngành hoặc do vấn đề ý thức ảnh hưởng.

Để hạn chế việc gọi điện nhưng khách hàng khơng nhấc máy kế tốn viên cần phải giữ mối quan
hệ tốt với khách hàng, đặt lịch hẹn với khách hàng trước khi liên lạc. Nếu trong trường hợp
khách hàng khơng nghe máy, kế tốn cần để lại lời nhắn hoặc gửi email để hẹn lại ngày liên
lạc với khách hàng.
4.2.

–

Khách hàng không nhấc máy hoặc không nối máy được với khách hàng

Chưa cập nhật chính xác số cơng nợ

Một cơng ty có quy mơ lớn như Vinamilk sẽ có nhiều nghiệp vụ thanh toán diễn ra trong một
ngày đến từ nhiều nhà cung cấp, khách hàng,... khác nhau. Vì thế các nghiệp vụ thanh toán
11


xảy ra có thể chưa được cập nhật kịp thời hoặc bị cập nhật nhầm số nợ của các đối tượng khác
nhau. Điều này gây khó khăn cho kế tốn viên khi tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo, bảng kê.
–
–

Doanh nghiệp nên áp dụng nhiều thủ tục kiểm soát nhập liệu đầu vào. Bên cạnh đó nhân viên
phải tự nâng cao ý thức, thường xuyên cập nhật các nghiệp vụ vào hệ thống cũng như đối
chiếu so sánh các chứng từ để tránh việc nhập liệu bị sai sót, nhầm lẫn đồng thời kiểm sốt
các chứng từ cịn tồn đọng chưa được xử lý.
4.4.

–

Hệ thống bị lỗi

Khi sử dụng các hệ thống, phần mềm kế toán để thay thế các biện pháp lưu trữ, xử lý chứng từ
truyền thống, doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro hệ thống bị lỗi dẫn đến nhập liệu đầu vào,
lưu trữ và xử lý, kết xuất thơng tin khơng cịn chính xác như mong muốn. Hệ thống bị lỗi sẽ
ảnh hưởng trực tiếp năng suất làm việc của nhân viên và hiệu suất xử lý cơng việc sẽ khơng
được chính xác.
–

–

Rủi ro này thuộc về ý thức của nhân viên.

Điều này do môi trường vật chất tác động.

Hệ thống, phần mềm rất phức tạp, nó có ảnh hưởng đến tồn doanh nghiệp nên khi có vấn đề
cần phải được chuyên viên kiểm tra và giải quyết. Khi kế toán viên gặp sự cố kỹ thuật phải
liên hệ nhân viên IT để xử lý, đồng thời, doanh nghiệp phải quan tâm đến hệ thống, phần mềm
cơng nghệ, thường xun nâng cấp, bảo trì để phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
4.5.

Bảng kê thanh toán bị gửi trễ so với dự kiến

–

Định kỳ hàng tháng, kế toán thanh toán phải gửi bảng kê thanh tốn cho khách hàng. Nhưng kế
tốn viên có thể gặp một số khó khăn như sự cố đường truyền, email bị đưa vào spam, nhân
viên nộp báo cáo không đúng hạn, bị mất,...dẫn đến việc gửi bảng thanh toán cho khách hàng
bị chậm trễ. Điều này có thể làm ảnh hưởng đến việc thu hồi nợ cũng như làm giảm uy tín của
q cơng ty trong việc thơng báo các khoản nợ, chiết khấu mà đối tác được hưởng.

–

Rủi ro này có thể phát sinh do mơi trường hoạt động ngành, ý thức nhân viên hoặc vật chất.

–

Để hạn chế việc gửi các bảng kê thanh toán bị trễ hạn cho đối tác, kế toán viên cần đặt ra hạn

nộp sớm hơn so với kỳ gửi bảng kê cho đối tác. Bên cạnh đó cần thường xuyên kiểm tra
đường truyền, nâng cấp băng thông và cập nhật hệ thống định kỳ để đảm bảo năng suất và
hiệu suất làm việc của nhân viên.
4.6.

–

Chứng từ gửi đến chưa được xác thực

Chứng từ là bằng chứng chủ yếu ghi lại các hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của doanh
nghiệp. Thơng qua đó, kế tốn viên có thể tạo báo cáo về tình hình hoạt động một cách chính
xác và làm tiền đề để hoạch định các chiến lược cho doanh nghiệp. Vì vậy, chứng từ được
xem như là căn cứ, loại giấy tờ quan trọng ảnh hưởng tới hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
Chứng từ được xem là hợp lệ, có giá trị pháp lý chỉ khi sử dụng đúng mẫu quy định, khơng có
dấu hiệu chỉnh sửa và có đầy đủ các con dấu xác thực từ các bên có liên quan.

12


–

Chứng từ được gửi đến không hợp lệ do ảnh hưởng của ý thức nhân viên và môi trường pháp lý.

–

Để hạn chế việc này, kế toán viên cần kiểm tra chứng từ trước khi nhận. Bên cạnh đó doanh
nghiệp cần nâng cao nhận thức của nhân viên trong việc tạo lập chứng từ theo đúng các quy
định, pháp luật.
4.7.

Chứng từ bị rách, ướt, nhòe,…

–

Rủi ro này xảy ra thường do vấn đề ý thức của nhân viên trong việc bảo quản sắp xếp chứng từ
không được cẩn thận. Khi chứng chừng khơng cịn ngun vẹn, kế tốn sẽ khó khăn trong
việc thu thập thơng tin cũng như trình báo cáo cho cấp trên, cơ quan thuế,... Điều này làm ảnh
hưởng nghiêm trọng đến các lợi ích của doanh nghiệp.

–

Vì thế doanh nghiệp nên xây dựng một hệ thống thu thập, xử lý và bảo quản chứng từ kế toán
một cách hợp lý và chặt chẽ. Để khắc phục trường hợp chứng từ khơng cịn ngun viện, kế
tốn viên phải liên hệ với bên liên quan để được cấp lại chứng từ. Ngồi ra, để hạn chế tình
trạng này, doanh nghiệp nên dần chuyển sang chứng từ điện tử thay thế cho chứng từ truyền
thống để dễ dàng hơn trong việc lưu trữ cũng như chuyển thông tin cho cơ quan thuế.
4.8.

–

Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, đa phần các doanh nghiệp đều áp dụng
công nghệ thơng tin vào các quy trình doanh nghiệp và số hóa giấy tờ, chứng từ để quản lý dễ
dàng hơn. Nhưng để sử dụng chứng từ điện tử, mỗi doanh nghiệp cần phải trang bị hệ thống
công nghệ phù hợp cũng như đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo. Chứng từ điện tử mang
lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như dễ dàng quản lý, tính bảo mật cao. Nhưng bên cạnh đó
cũng phát sinh những vấn đề như không truy xuất được chứng từ do không được cấp quyền,
hệ thống quản lý bị lỗi,...; hệ thống bị đối thủ đăng nhập trái phép dẫn đến việc mất các chứng
từ quan trọng,..
–

–

Rủi ro này do môi trường hoạt động ngành, vật chất và ý thức nhân viên tác động.

Để sử dụng các chứng từ điện tử một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần chọn một nhà cung cấp
phần mềm đáng tin cậy, thường xuyên cập nhật, bảo trì hệ thống. Đồng thời, doanh nghiệp
phải đề cao tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin khi các chứng từ đều được lưu trữ bên
ngoài doanh nghiệp, nâng cao nhận thức của nhân viên trong vấn đề an ninh mạng.
4.9.

–

Không truy xuất được chứng từ điện tử

Chưa nhận được giấy báo của ngân hàng

Thanh tốn khơng dùng tiền mặt là xu hướng mới trên thị trường. Ngày nay, đa phần các hoạt
động thanh toán của doanh nghiệp đều diễn ra thơng qua ngân hàng nhằm đảm bảo tính minh
bạch của các hoạt động kinh tế và được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, giảm chi phí cho doanh
nghiệp. Nhưng khi thực hiện thanh tốn qua ngân hàng, khơng phải lúc nào các giao dịch
cũng được thực hiện ngay lập tức và cũng chứa đựng nhiều rủi ro. Vì vậy để xác minh sự tăng,
giảm của tài khoản tiền gửi ngân hàng, kế toán viên cần phải thu thập giấy báo nợ hoặc giấy
báo có của ngân hàng để chứng thực. Điều này gây khó khăn cho kế tốn thanh toán trong
việc cập nhật kịp thời các nghiệp vụ liên quan đến sự thay đổi của tài khoản tiền gửi ngân
hàng khi các giấy báo của ngân hàng phải cần thời gian để chuyển đến cho doanh nghiệp.
13


–
–

- Để cập nhật kịp thời, nhanh chóng các nghiệp vụ thanh toán qua tiền gửi ngân hàng, kế toán
viên nên thường xuyên truy cập vào hệ thống để theo dõi bảng sao kê trực tuyến tài khoản tiền
gửi ngân hàng của doanh nghiệp và hạch toán các nghiệp vụ. Khi nhận được giấy báo nợ, có
của ngân hàng nên sắp xếp lưu trữ lại sao cho phù hợp để dễ dàng theo dõi.
4.10.

–

- Khó khăn này thuộc về mơi trường hoạt động ngành, pháp lý.

Số tiền nhận được không đúng theo hóa đơn

Để chứng từ từ các bộ phận được thống nhất và đảm bảo tính chính xác của các dữ liệu trên
chứng từ, kế toán viên cần thường xuyên đối chiếu các chứng từ với nhau và với số dư thực tế
của các tài khoản tiền. Đôi khi sẽ xuất hiện vấn đề là số tiền nhận được khơng đúng theo hóa
đơn chứng từ. Điều này có thể xuất phát từ các nguyên nhân
+ Về phía khách hàng: do sự cố, nhầm lẫn nên phía khách hàng chuyển sai số tiền cần
phải thanh tốn,..
+ Về phía nhân viên : Nhân viên thu ngân tính tốn, ghi nhầm số tiền trên hóa đơn, nhập
sai số tiền vào hệ thống…
–

–

Rủi ro này xuất phát từ vấn đề nhận thức của nhân viên, khách hàng.

Nhằm hạn chế việc chênh lệch giữa số tiền thực nhận với số tiền trên hệ thống, kế toán viên cần
kiểm soát hoạt động thanh toán của thu ngân. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tạo mơi trường
tốt cho nhân viên để nâng cao ý thức, trách nhiệm với công việc, đề ra các biện pháp khen

thưởng và trách phạt phù hợp.
4.11.

Chứng từ bị thiếu mất, thất lạc khi luân chuyển giữa các ban ngành

–

Mỗi ngày, doanh nghiệp có rất nhiều nghiệp vụ diễn ra. Theo đó, số chứng từ phát sinh không
phải là con số nhỏ. Doanh nghiệp có thể chọn lưu trữ chứng từ theo phương pháp truyền
thống hoặc lưu trữ bằng điện toán đám mây thông qua các phần mềm hỗ trợ. Nhưng dù lưu trữ
theo cách nào thì vẫn có rủi ro chứng từ bị thiếu mất, thất lạc gây khó khăn trong việc đối
chiếu chứng từ, xử lý thông tin hoặc nộp cho các cơ quan có thẩm quyền.

–

Điều này có thể do ảnh hưởng của môi trường vật chất, hoạt động ngành, ý thức nhân viên.

–

Để hạn chế việc thiếu mất, thất lạc chứng từ, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý
chứng từ kế tốn hợp lý. Nếu lưu trữ bằng điện toán đám mây phải chú ý đến các vấn đề bảo
mật thơng tin. Cịn trong trường hợp lưu trữ truyền thống, các phòng ban cần sao lưu lại các
chứng từ quan trọng, chuyển các bản sao lưu đến đúng bộ phận có thẩm quyền xử lý.
4.12.

–

Khoản thanh tốn bị ghi trùng

Trong q trình tác nghiệp, đơi khi kế toán sẽ gặp một vài nghiệp vụ phức tạp dẫn đến những sai

sót thường xảy ra của kế tốn thanh tốn. Hạch tốn 1 nghiệp vụ 2 lần có thể là do hai nhân
viên kế toán khác nhau cũng xử lý một nghiệp vụ dẫn đến việc hạch toán trùng, do nhân viên
chưa nắm vững các kỹ năng kế toán hay do nhầm lẫn gây nên. Khi khoản thanh toán bị ghi
trùng sẽ dẫn đến việc chênh lệch dữ liệu giữa sổ sách với số tiền thực có, làm sai số các báo
cáo của doanh nghiệp.
14


–
Rủi ro này thường do vấn đề nhận thức của nhân viên ảnh hưởng. Việc này thường xảy
ra do nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm trong cơng tác kế toán.
–

Để khắc phục việc này, kế toán viên cần cẩn thận trong việc ghi nhận các bút toán. Trong trường
hợp đã ghi trùng, kế toán thanh toán phải ghi số âm để điều chỉnh lại các bút toán đã ghi
nhầm. Ngồi ra, cơng ty nên ổ chức thêm những buổi tập huấn nhằm nâng cao tay nghề cho kế
toán viên cũng như trau dồi, cập nhật thêm những kiến thức chun mơn cịn
4.13.

–

Nhân viên nộp bảng kê khơng đúng hạn

Khối lượng công việc vừa đủ và deadline hợp lý là yếu tố để nhân viên làm việc đạt hiệu quả tối
đa. Việc nộp bản kê đúng hạn có thể do nguyên nhân từ phía cấp trên giao việc quá nhiều,
nhân viên khơng đảm đương xuể, cũng có thể là do ý thức nhân viên thờ ơ với công việc,
không sắp xếp công việc hợp lý dẫn đến việc dồn việc. Cho nên, để giải quyết vấn đề nộp bản
kê không đúng hạn dẫn đến chậm trễ các công việc về sau, thanh toán các khoản phải trả bị
chậm trễ, cần giải quyết 2 nguyên nhân
+ Từ phía cấp trên, giao việc hợp lý và đồng đều giữa các nhân viên, đề ra deadline hợp

lý để nhân viên kịp hoàn thành và đạt năng suất cao nhất, đôn đốc nhân viên để hồn thành
cơng việc, đồng thời hỗ trợ nhân viên kịp thời
+ Từ phía nhân viên, nhân viên phải tự lên kế hoạch các công việc cần làm, sắp xếp chúng
một cách hợp lý và hoàn thiện đúng hạn, tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc của các bộ
phận liên quan.

–

–

Rủi ro xảy ra do vấn đề nhận thức

4.14.

Thông tin trên các chứng từ liên quan không trùng khớp

Do chứng từ được luân chuyển qua nhiều bộ phận, việc lấy các dữ liệu trên chứng từ để truy
xuất thông tin liên quan cũng xảy ra nhiều sai sót. Có thể là sai sót tên khách hàng, số lượng,
mã hàng hóa, nhầm lẫn hóa đơn cần đối chiếu, thiếu chứng từ để đảm bảo đối chiếu đầy đủ…
Do đó, để hạn chế sai sót xảy ra, từng nhân viên có trách nhiệm đối chiếu và cập nhật chính
xác thơng tin ghi trên chứng từ, trùng khớp và hợp lý với nhau. Cơng ty cũng cần có hệ thống
kiểm sốt tự động, phát hiện lỗi sai, bất hợp lý.. giảm thiểu công việc tỉ mỉ cho nhân viên.
–

Rủi ro xảy ra do vấn đề nhận thức, hệ thống.

4.15.

Số tiền thanh toán quá lớn, vượt quá quy định khi thanh toán bằng thẻ

–

Rủi ro này xảy ra do qua trình tính tốn sai sót, nhập dư dữ liệu thanh tốn.

–
Giải pháp: tìm hiểu hạn mức thanh toán của thẻ ngân hàng, chia ra nhiều lần thanh toán
để hạn chế rủi ro.

–

4.16.

Dữ liệu đưa vào spam nên kế tốn khơng nhận được

–

Rủi ro xảy ra do vấn đề nhận thức, hệ thống.

Để hạn chế rủi ro này xảy ra, kế toán nên thường xuyên kiểm tra tất cả các hộp thư, đảm bảo
rằng bộ phận đã nhận đầy đủ các thông tin liên quan vấn đề thanh tốn. Có đủ dữ liệu thì

15


kế tốn mới xuất được thơng tin chính xác và kịp thời. Do đó, việc đảm bảo nhận thơng tin
đầy đủ là rất quan trọng.
4.17.

Chứng từ bị làm giả

–

Hàng ngày, kế toán thanh toán làm việc với rất nhiều giấy tờ với nhiều loại chứng từ khác nhau,
do đó phát hiện giấy tờ bị làm giả trở nên khó khăn, thơng qua các tiểu xảo tinh vi làm cho
q trình kiểm sốt gặp trở ngại. Cố tình ghi sai lệch số liệu trên chứng từ là hành vi sai trái và
phải chịu trách nhiệm, nặng hơn là trách nhiệm hình sự.

–

Giải pháp: nhân viên kế toán phải dành nhiều thời gian để đối chiếu chứng từ nào là hợp lệ,
chứng từ nào là có thực, báo cáo với cấp trên về việc gian lận trong quá trình làm việc của
nhân viên, truy cứu người chịu trách nhiệm và có hình phạt nghiêm khắc cho hành vi đó.
–

Rủi ro xảy ra do vấn đề nhận thức.

4.18.

Chi sai số tiền đã xét duyệt

–

Rủi ro này thường xảy ra do quá trình nhập liệu của nhân viên kế tốn. Cơng việc này địi hỏi sự
cẩn thận tỉ mỉ trong từng con số. Tính toán đúng là một chuyện nhưng khi chi thanh toán đúng
số đã tính tốn là chuyện khác. Cơng việc này có thể là do hai nhân viên khác nhau thực hiện,
để đảm bảo tính đồng bộ, nhân viên cần cập nhật các dữ liệu kịp thời và chính xác. Nếu đã chi
sai số tiền xét duyệt, cần có cách xử lý phù hợp cho sai sót này, có thể báo cho nhà cung cấp
về số tiền đã chuyển và có chứng từ chứng minh phù hợp.

–

Chi sai số tiền đã xét duyệt cũng có thể là rủi ro thơng đồng trong nội bộ, đánh cấp tài sản của
công ty. Công ty cần nhận ra sự bất thường và có hướng giải quyết nghiêm khắc với nhân viên
có hành vi sai trái.
–

Rủi ro do hệ thống và nhận thức.

4.19.

Dễ bị mất tiền, gian lận khi thanh toán bằng tiền mặt

–

Rủi ro này xảy ra chủ yếu bị tác động bởi môi trường ý thức.

–

Lợi dụng sự sơ hở trong quá trình luân chuyển, vận hành dòng tiền, những nhân viên giỏi có thể
lách luật biển thủ tiền gây thất thốt tài sản cho công ty.

–

Theo thông tư 200 quy định của Bộ tài chính thì các hoạt động liên quan đến việc kinh doanh số
tiền khi giao dịch từ 20 triệu trở lên thì cần phải giao dịch qua ngân hàng, không được sử
dụng tiền mặt, điều này đã làm một phần nào khắc phục, hạn chế trường hợp gian lận trên và
cơng ty cũng có những biện pháp như khơng để cho kiêm nhiệm các chứ năng kế toán với
nhau trong công ty, phân chia những quyền hạn và trách nhiệm riêng cho từng bộ phận kế
tốn trong cơng ty, đề ra các biện pháp xử phạt nghiêm minh khi xảy ra tình trạng trên dựa vào
hệ thống pháp luật tùy theo mức độ thất thoát tài sản

4.20.

–

Báo cáo bị sai sót khi tập hợp, kiểm tra các khoản thực chi

Việc tính tốn bị sai sót khơng thể tránh khỏi việc sai sót khi nhập liệu, tính tốn. Thế nhưng các
lỗi mắc phải dễ thấy nhất trong công ty dẫn đến rủi ro trên chủ yếu thuộc về môi trường ý thức
của mỗi nhân viên trong công ty.
16


–

Do sự bất cẩn của nhân viên khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một phần ẩu tả trong
việc thực hiện ghi chép nghiệp vụ, hoặc nhân viên kế toán mới hành nghề hạch toán và lập các
báo cáo chưa vững, ngồi ra một số cịn có khả năng lập sai báo cáo để biển thủ số tiền chênh
lệch.

–

Để khắc phục rủi ro trên bộ phận kế toán cần phải hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong kì
một cách chính xác, kiểm tra thực thu, thực chi thường xuyên để tránh và hạn chế sự sai sót
xảy ra, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải lưu giữ các chứng từ gốc, hợp lệ để làm bằng
chứng và đối chiếu, rà soát kĩ giữa các báo cáo có liên quan đến nhau, các hóa đơn chứng từ
liên quan và liên hệ với thủ quỹ tiền để xác nhận và kiểm tra
4.21.

Tính sai, khơng chinh xác với quy định chính sách tính lương của cơng ty

–

Việc tính toán lương sai, nhầm cho nhân viên là một dạng rủi ro phổ biến trong công ty, rủi ro
xảy ra thường là do máy móc, phần mềm chấm cơng, lương của cơng ty bị hư hỏng, chưa cập
nhật chính sách tính lương mới của cơng ty.

–

Việc tính sai lương của nhân viên sẽ gây ra nhiều tổn thất cho công ty nhưng tổn thất dễ dàng
nhận thấy nhất là tổn thất về tài sản của cơng ty nếu tính tiền dư cho nhân viên, nếu tính tiền
thiếu sẽ ảnh hưởng đến sự công bằng giữa các nhân viên làm theo năng lực làm ảnh hưởng
đến nguồn nhân lực quan trọng trong công ty.

–

Để hạn chế rủi ro trên công ty đã đề ra chính sách tính lương cho nhân viên, một các rõ ràng
theo quy định tính lương cơng ty, thường xuyên cập nhật sửa chữa phần mềm tính lương của
cơng ty, khi muốn thay đổi phần mềm tính lương cần phải có sự phê duyệt của trưởng phịng
ban chức năng có liên quan phê duyệt.
–

Chủ yếu mơi trường gây ra rủ ro này phụ thuộc yếu tố môi trường vật chất.

4.22.

Thanh toán lương cho nhân viên đã nghỉ việc, chưa kịp cập nhật danh sách nhân
viên

–

Môi trường ảnh hưởng đến rủi ro này dễ thấy nhất là môi trường ý thức và môi trường vật chất.

–

Việc chi tiền cho nhân viên không làm việc cho công ty gây ra tổn thất về mặt tài sản, gây ảnh
hưởng lớn đến q trình hoạt động của cơng ty.

–

Rủi ro này xảy ra do mang tính khách quan và chủ quan của nhân viên, tính khách quan là do
phần mềm tính lương chưa cập nhật danh sách nhân công, nhân viên mới nhất, nguyên nhân
chủ quan là do kế toán thanh toán cố tình chi trả lương cho nhân viên nghỉ để biển thủ số tiền
đó, hoặc kế tốn thanh tốn hồn tàn không biết được danh sách những nhân viên đã nghỉ.

–

Để hạn chế rủi ro trên tránh gây ra tổn thất tài sản cho công ty, công ty đã không để kiêm nhiệm
các vị trí với nhau như người chấm cơng sẽ khác với người tính lương, người chấm cơng sẽ
khác với người phát lương cho nhân viên.
4.23.

Chưa cập nhật các chính sách lương, thưởng, trích bảo hiểm, thuế thu nhập cá
nhân phải nộp theo quy định nhà nước

17


–

Khi trích lập các bảng phải nộp theo lương cho nhà nước, hoặc nộp thuế thu nhập cá nhân cho

nhân viên bị sai, dẫn tới công ty phải bù số tiền chênh lệch đó gây ra tổn thất về mặt tài sản
cho cơng ty.

–

Để hạn chế những rủi ro đó xảy ra cơng tu đã xây dựng một chính sách kiểm sốt chặt chẽ phần
cập nhật các thơng tư, và tính lương, kiểm tra việc tính thuế thu nhập hàng kì để hạn chế việc
tính sai, th chun gia tư vấn cách tính thuế thu nhập một cách chặc chẽ.
–

Mơi trường ảnh hưởng đến rủi ro trên là môi trường pháp luật và môi trường vật chất.

4.24. Lý do tạm ứng của nhân viên không trung thực, phù hợp với lợi ích của cơng ty,
người khơng được quyền tạm ứng.
–

Rủi ro trên chịu sự ảnh hưởng của môi trường nhận thức.

–

Khi nhân viên ứng tiền tạm ứng với lý do khơng đúng là do sự quản lý ít chặt chẽ của dòng tiền
tạm ứng của các phòng ban liên quan, ý thức nhân viên chưa được tách biệt giữa việc công và
việc tư. Đã gây ra các tổn thất về mặt tài sản.

–

Công ty đã sớm nhận ra rủi ro như trên xảy ra để hạn chế xảy ra, công ty cũng đã xây dựng một
số chính sách, điều kiện được tạm ứng, thế nhưng chỉ có chính sách khơng thì vẫn chưa đủ
cơng ty cũng đã xây dựng quy trình thực hiện quá trình tạm ứng một cách chặt chẽ như phải
có kí xác nhận của các bộ phận có liên quan chứ khơng chỉ 1 bộ phận kế tốn tạm ứng, và chữ

kí của nhân viên được quyền tạm ứng phải giống với chữ kí mà người có quyền tạm ứng đăng
kí ban đầu để tránh trường hợp chữ kí giả để ứng tiền.
Trích: />4.25.

–

Số tiền mặt tại quỹ không đủ để chi tạm ứng

Đối với một công ty lớn như Vinamilk, việc tạm ứng là sẽ xảy ra rất thường xuyên. Tạm ứng
cho rất nhiều vấn đề, ví dụ tạm ứng tiền mặt cho nhân viên đi cơng tác, tạm ứng tiền để mua
hàng hóa, tạm ứng tiền mặt dùng cho tiếp khách, tạm ứng về vật tư, hàng hóa… Tuy nhiên,
khi mua hàng hóa với số lượng lớn hay vấn đề để chi tạm ứng quá lớn, trong khi số tiền mặt
tại quỹ thì khơng đủ để chi, không đáp ứng đủ nhu cầu tạm ứng chính là một khó khăn mà
cơng ty gặp phải. Việc khơng đủ tiền để chi tạm ứng, dẫn đến có thể sẽ ảnh hưởng lớn đến tiến
độ và năng suất làm việc, dẫn đến việc thiếu hàng hóa, vật tư, hoặc sẽ ảnh hướng đến tiến độ
làm việc của bên tạm ứng, gây ảnh hưởng đến cơng ty của mình. Và đây cũng là một trong
những rủi ro gây nhiều khó khăn trong vấn đề kiểm sốt nó.
–

Đây là rủi ro do môi trường vật chất.

–

Để giải quyết được rủi ro này, kế tốn thanh tốn cần có những giả pháp như sau:

+ Điều đầu tiên nên suy nghĩ để khắc phục là nên vay mượn nguồn ngoài để chi tạm ứng
trước, phục vụ cho những công việc quan trọng và cần thiết nhất. Cơng ty có thể làm thủ tục
vay mượn ngân hàng, vay mượn cổ đông hoặc vay mượn những doanh nghiệp có khả năng
cho vay với lãi suất phù hợp, sau đó chuyển nó vào khoản nợ để chi trả. Trước khi đi vay, cần
chuẩn bị những hồ sơ, thủ tục đi vay cần thiết để việc này được giải quyết một cách nhanh

chóng và hiệu quả.
18


+ Việc vay mượn nguồn ngồi khơng phải là lúc nào cũng có thể vay mượn ngay, cơng ty
cần có được những tiêu chuẩn nhất định để được cho vay. Vì vậy, khi khơng đủ điều kiện để
vay mượn, cần xem xét và thỏa thuận với bên tạm ứng để giảm khoản cần phải chi, và có thể
xem như phần thiếu tạm ứng là một phần nợ mà doanh nghiệp cần phải trả cho bên tạm ứng.
Việc thỏa thuận cần phải đưa ra những điều kiện hợp lí, hợp lệ, vừa cần đáp ứng đủ nhu cầu
của cả đôi bên, để chọ đơi bên đều khơng có ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh và cùng có
lợi.
4.26.

Nhân viên biển thủ tiền tạm ứng

–

Trong kinh doanh, vấn đề nhân viên không trung thực, gian lận trong công việc không phải là
hiếm gặp. Nhưng khi nhắc đến bộ phận kế toán thanh tốn, biển thủ tiền tạm ứng của cơng ty
thì cũng khơng mấy xa lạ. Ngun nhân dẫn đến tình trạng nhân viên kế tốn thanh tốn có
thể biển thủ tiền tạm ứng là có thể do lỗi về vấn đề phân chia trách nhiệm của bộ phận công
ty. Một nhân viên làm cùng một lúc nhiều chức năng và công việc, vì vậy, nhân viên dễ dàng
hơn trong việc gian lận. Cũng có thể là do hệ thống về bảo mật thông tin của công ty chưa
được tốt, nhân viên dễ dàng tham gia và chỉnh sửa nội dung để gian lận.

–

Đây là rủi ro do mơi trường văn hóa xã hội. Cần nâng cao nhận thức về tính trung thực trong khi
làm bất cứ việc gì. Chính những yếu tố về văn hóa xã hội sẽ ảnh hưởng khơng nhỏ đến nhận
thức của mỗi con người

–

Để giải quyết được một phần rủi ro này, cần thực hiện những giải pháp cơ bản như sau:

+ Đầu tiên, các cấp trên cần phổ biến và nêu cao tinh thần trung thực, tự giác cho nhân
viên, nhất là đối với kế toán thanh tốn trong vấn đề nói khơng với gian lận. Nếu vấn đề được
phổ biến ngay từ đầu về những quy định xử phạt của công ty đối với những trường hợp gian
lận, sẽ đánh vào tâm lí của nhân viên, từ đó giúp giảm thiểu những rủi ro khơng đáng có như
biển thủ tiền tạm ứng.
+ Thứ hai, cần phân chia trách nhiệm và phân công việc một cách biệt lập, ví dụ giữa cá
nhân thu chi tạm ứng và cá nhân ghi hóa đơn. Điều này tạo ra sự ro ràng, minh bạch và chính
xác trong q trình làm việc
+ Thứ ba, cần có hệ thống bảo mật thông tin nhiều lớp về các khoản thu chi tạm ứng, tránh
để những bộ phận khơng liên quan có thể dễ dàng đăng nhập và chỉnh sửa sai thông tin để cố
tình gian lận. Mỗi phịng ban, mỗi bộ phận có chức năng cơng việc riêng biệt để tránh sự làm
việc chồng chéo.
4.27.
–

Số liệu theo dõi trên thực tế khác với số liệu trên giấy tờ

Trong q trình thanh tốn, ghi hóa đơn, những cơng việc này đều phải nhập số liệu thanh tốn
và xử lí bằng hình thức thủ cơng nên rất dễ xảy ra sai sót. Một trong những rủi ro mà các kế
toán thanh toán thường xuyên gặp phải đó chính là các số liệu ghi trên giấy tờ lại khác với số
liệu khi thanh toán thực tế. Có thể, trong q trình tính tốn các khoản thanh tốn và các
khoản được thanh tốn có sai sót, chưa được nhân viên kiểm tra kĩ lưỡng, gây ra sai số liệu
khi đối chiếu và thanh toán với bên nợ, bên cho nợ. Hoặc cũng có thể, trong quá trình thanh
tốn đã đúng số liệu nhưng khi nhập con số thì lại chưa đúng. Vì vậy, kế tốn thanh toán cần

19

phải hết sức cẩn thận, để đảm bảo quá trình khơng được xảy ra sai sót, gây ảnh hưởng đến chất
lượng công việc, mất thời gian để làm việc lại từ đầu nếu có rủi ro.
–
–

Để hạn chế được rủi ro này, giải pháp duy nhất chính là rèn luyện cho nhân viên bộ phận kế
tốn thanh tốn đức tính cẩn thận trong phong cách làm việc và xử lí các vấn đề. Có cẩn thận,
có sự kĩ lưỡng, lúc đó rủi ro này mới thực sự được khắc phục dần
4.28.

–

Đây là rủi ro do mơi trường ý thức.

Khó xác định năng suất làm việc của từng cá nhân nếu làm việc tập thể

Trong một môi trường lớn như công ty Vinamilk, vấn đề về làm việc tập thể là điều tất yếu. Làm
việc nhóm, làm việc tập thể có rất nhiều ưu điểm, ví dụ, giúp chúng ta giải quyết được cơng
việc một cách nhanh chóng hơn, đạt hiệu quả và năng suất tốt hơn. Nhưng bù lại, nó lại xảy ra
cũng khá nhiều mâu thuẫn giữa các cá nhân với nhau, sự hơn thua về khối lượng công việc và
quá trình đánh giá năng suất cho từng cá nhân là rất khó. Một khi khơng xác định được điều
này, q trình để cơng nhận thành tích cá nhân của mỗi nhân viên cũng khó được hồn thành.
Và bởi vì nó là tập thể, nên việc đánh giá cho cá nhân là khá khập khiễng. Nên lấy tập thể để
tuyên dương chứ sẽ không lấy cá nhân để tuyên dương tập thể. Và điều này chính là một phần
khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình giám sát quá trình làm việc. bởi vì, sẽ có khơng ít
những cá nhân lợi dụng làm việc tập thể để lười biếng, và cũng sẽ có những con người hăng
say nỗ lực làm việc để bù lại sự lười biếng đó.
–

Đây là rủi ro do môi trường ý thức.

–

Để hạn chế được rủi ro này, cần có những giải pháp như sau:

+ Cần phân chia được những công việc mà mỗi nhân viên cần phải làm khi làm việc tập
thể. Từ những cơng việc đó, dựa trên mức độ hồn thành mà đánh giá được năng suất của mỗi
cá nhân riêng biệt.
+
Khi đánh giá, cần quan sát thành quả của cả tập thể, từ đó cũng có thể đánh giá được
khả năng làm việc với tập thể của cá nhân đó cho phù hợp.
4.29.
–

Trong quá trình giám sát nhân viên, bởi vì do khối lượng công việc quá lớn đồng nghĩa với số
lượng nhân viên vơ cùng nhiều. Kế tốn thanh tốn cũng vậy, có rất nhiều loại hình để thanh
tốn, cũng cần rất nhiều nhân sự phụ trách. Vì vậy, khi xảy ra sai sót đáng tiếc nhưng chưa
được phát hiện kịp thời, gây ra những rủi ro lớn hơn là điều khó tránh. Ví dụ, nhân viên kế
tốn thanh tốn thanh toán khoản nợ cho nhà cung cấp nhưng lại thanh toán nhầm cho nhà
cung cấp khác, gây thiệt hại lớn về tài sản. Nếu có sự giám sát cơng việc kịp thời, lỗi sai sẽ
được sửa chửa và sẽ khơng có rủi ro đó xảy ra.
–

–

Phát hiện lỗi sai của nhân viên không kịp thời, gây ra nhiều rủi ro khó khắc phục

Đây là rủi ro thuộc mơi trường ý thức.

Để hạn chế rủi ro này xảy ra, cần có những giải pháp như phổ biến nâng cao ý thức trách nhiệm
và sự cẩn thận trong quá trình làm việc của nhân viên, đồng thời cũng nên đề ra những
phương án dự phòng để giải quyết vấn đề khi có rủi ro bất ngờ xảy ra.
4.30.

Khó khăn trong chỉnh sửa công việc khi nhân viên đã làm sai
20


–

Đây là một khó khăn trong vấn đề giải quyết lỗi sai. Chỉ cần sai một li là đi một dặm. Kế toán
thanh toán là một bộ phận khá nhạy cảm, sai sót thường nằm ở khâu chi trả hay thu tiền sai,
mất tiền, gây ảnh hưởng lớn đến tài sản của công ty.
–

–

Để hạn chế rủi ro này, giải pháp tối ưu nhất vẫn là việc nâng cao ý thức cẩn thận khi làm việc
của nhân viên.
4.31.

–

Đây là rủi ro thuộc môi trường hoạt động ngành

Để hạn chế rủi ro này, giải pháp tối ưu nhất là cần phải tìm hiểu và biết được năng lực của từng
nhân viên, tùng bộ phận để phân công công việc sao cho hợp l.
4.33.

–

Công việc được phân công không phù hợp với nhân viên

Trong công việc, nếu nhân viên được giao công việc đúng với năng lực của họ để họ có thể làm
tốt nhất công việc cho công ty một cách hiệu quả. Hiện nay, vấn đề chun mơn hố nguồn
lao động đang được sự quan tâm chú ý, là giải pháp tối ưu để tránh lãng phí nguồn nhân lực.
Ngược lại, nếu công việc giao cho những nhân viên không đúng với trình độ chun mơn,
chắc chắn mức độ hồn thành công việc sẽ giảm bớt, tiến độ cũng sẽ lâu hơn so với dự kiến,
gây ra nhiều khó khăn.
–

–

Đây là rủi ro thuộc môi trường hoạt động ngành và ý thức.

Để hạn chế rủi ro này, cần đối chiếu giữa tiến độ hồn thành trách nhiệm và cơng việc của nhân
viên với thời hạn của cơng việc, từ đó đưa ra phương án đôn đốc, nhắc nhở nhân viên một
cách hợp lí, đảm bảo về vấn đề chất lượng và thời gian. Đồng thơi, bên cạnh đó, cần nêu cao
tinh thần tự giác và làm việc có trách nhiệm với các nhân viên.
4.32.

–

Thời gian cần thiết để thực hiện cơng việc dài hơn thời gian dự đốn

Trong q trình làm việc, thời gian cho một cơng việc có thể bị kéo dài hơn so với quy định ban
đầu đề ra, ví dụ như các nhân viên làm trễ bảng thành tốn lương cho cơng nhân, hoặc nhân
viên khơng hồn thành tiến độ kế hoạch công việc theo thời gian đã quy định. Điều này gây ra

rất nhiều khó khăn trong xử lí cơng việc đối với cấp trên, gây ra nhiều hậu quả xấu. Ví dụ, trễ
tiến độ làm việc, gây ra ví phạm hợp đồng, phía cơng ty phải gánh chịu những trách nhiệm bồi
thường, gây thiệt hại lớn về uy tín và tài sản.
–

–

Đây là rủi ro thuộc môi trường ý thức.

Chứng từ không thuộc bộ phận xử lý

Một số trường hợp chứng từ bị mất hoặc trong quá trình vận chuyển từ nơi này sang nơi khác
thì lại chuyển đến nơi khơng thuộc bộ phận xử lí. Làm mất thời gian và gây khó khăn trong
việc xử lí
–

Đây là rủi ro đó mơi trường hoạt động ngành

–

Để hạn chế rủi ro này, cần thực hiện giả pháp sau

+
Cần kiểm tra kĩ lưỡng chửng từ trước khi đưa cho bộ phận xử lí, xem có đúng với bộ
phận hay không.

21


+ Nếu khơng thuộc bộ phận xử lí, cần hồn trả cho bên giao chứng từ, tránh để chúng gây

nhầm lẫn.
4.34.
–

Trong quá trình nhận chứng từ, việc xảy ra vấn đề mất, hỏng có thể do nhiều nguyên nhân chủ
quan và khách quan xảy ra. Khi phát hiện bị mất hoặc hư hỏng chứng từ, điều đầu tiên cần
làm đó là kiểm tra, lập biên bản về số lượng chứng từ bị mất. Sau đó tổ chức phục hồi lại các
chứng từ đã bị mất. Tìm và liên lạc với những người có sao lưu dữ liệu về các chứng từ giữa
mình và họ.
–

–

Đây là rủi ro đó mơi trường ý thức.

Để hạn chế rủi ro, giải pháp tối ưu nhất đó chính là cần đảm bảo trong q trình lưu trữ chứng từ
nên được làm một cách cẩn thận và tỉ mỉ. Tránh để đối tượng không liên quan tham gia vào
quá trình lưu giữ.
4.35.

–

Đây là rủi ro thuộc môi trường hoạt động ngành

Để hạn chế rủi ro này xảy ra, kế toán thanh toán cần kiểm tra đầy đủ chứng từ có liên quan,
trước khi nhận chứng từ phả có đầy đủ con dấu xác nhận của các bên liên quan thì mới chấp
nhận.
4.36.

–

Hạch tốn sai nghiệp vụ

Trong các cơng việc của kế tốn, hạch tốn các nghiệp vụ là công việc cơ bản và thường xuyên
xảy ra nhất. Khi hạch tốn, có những nghiệp vụ kế tốn có thể làm chưa quen, làm ẩu, thiếu
thơng tin dẫn đến những sa sót nhất định. Việc hạch tốn sai gây ra sai sót trong q trình tính
tốn, xử lí thơng tin cho kế tốn thanh tốn về việc xử lí và thanh tốn các khoản nợ, thu các
khoản cho nợ…Thơng thường sai trong TH này ví dụ như

–
–

Chứng từ bị thiếu con dấu xác nhận của các bên liên quan

Trong quá trình thu thập chứng từ một cách đầy đủ, không tránh khỏi vấn đề lỗ của chứng từ,
trong đó, chứng từ bị thiếu con dấu xác nhận của các bên có liên quan cũng thường xuyên xảy
ra. Con dấu là điều kiện tối ưu để xác nhận rằng chứng từ là hợp lí, có xác nhận rõ ràng và
không bị làm giả. Nếu chứng từ bị thiếu con dấu, cần kiểm tra bên liên quan và hoàn trả để
đóng dấu xử lí.
–

–

Sự cố trong q trình nhận gây mất, hư hỏng chứng từ

+

Tiền thực chi hoặc thực thu tại quỹ không khớp với sổ sách

+

Lập phiếu chi tạm ứng nhưng chưa chi tiền

+

Ghi trùng các khoản thu và chi

+

Ghi phiếu thu hoặc chi của năm cũ.
Đây là rủ ro do môi trường hoạt động ngành.

Để hạn chế rủi ro này, kế toán thanh toán cần phải theo dõi và nắm rõ nội dung của nghiệp vụ
cần hạch toán. Sau khi hoàn thành, cần đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu đã hạch toán kĩ
lưỡng trước khi lưu vào số sách, nếu có sai sót cần điều chỉnh kịp thời.
22