Báo cáo cá nhân môn Quản Trị Bán Hàng

*Lấy phần chữ đỏ với hình lên slide nhé

Báo cáo cá nhân
Môn: Quản trị bán hàng
1. Tổng quan và giới thiệu
Thời kỳ 4.0 là thời kỳ bùng nổ của khoa học công nghệ, khoa học công nghệ được áp
dụng vào mọi khía cạnh của đời sống và cơng việc, và nhờ có cơng nghệ, q trình quản
lý đội bán tại các cơ sở đào tạo, giáo dục đã trở nên dễ dàng hơn với khái niệm SFA. SFA
đã giúp lực lượng bán có những cách thức hoạt động mới đạt được hiệu quả cao hơn như
tự động xếp lớp, nhập điểm, lưu trữ thông tin học viên, tự động gửi thông báo bằng tin
nhắn,… giúp cho các cơ sở đào tạo có cái nhìn tổng qt và dễ dàng hơn về tình hình
hoạt động của chính họ. Với đề tài: “Tự động hóa đội bán (SFA) trong đào tạo”, sau
khoảng thời gian tìm hiểu, tơi lựa chọn Trung tâm Ngoại ngữ tiếng Nhật Núi Trúc là đối
tượng nghiên cứu cho bài báo cáo lần này. Hy vọng với những thông tin có được, báo cáo
của tơi sẽ đóng góp được nhiều điểm mới thú vị về SFA cho báo cáo chung của cả nhóm.
Trung tâm Ngoại ngữ tiếng Nhật Núi Trúc – Sugi Ryotaro thuộc Hội Giao lưu Văn
hóa Việt Nam – Nhật Bản, là cơ sở giảng dạy tiếng Nhật được thành lập ngày
10/09/1992, có địa chỉ duy nhấttại số 15 ngõ Núi Trúc, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội.

Hàng năm, Trung tâm tiếng Nhật Núi Trúc tuyển sinh mới hàng trăm người, cùng lúc
quản lý hơn một nghìn người theo học ngơn ngữ tiếng Nhật. Thực tế địi hỏi Trung tâm
cần có các biện pháp quản lý học viên phù hợp để có thể liên tục duy trì hoạt động suốt
29 năm qua. Đặc biệt, trước sự phổ biến rộng rãi của tiếng Nhật, có rất nhiều trung tâm
giảng dạy tiếng Nhật đã đi vào hoạt động như Riki, Kohi,...việc cần có biện pháp quản lý
học viên phù hợp càng trở nên cấp thiết hơn đối với Trung tâm tiếng Nhật Núi Trúc.


Trong vòng 10 năm trở lại đây, việc quản lý đội bán tại Trung tâm Tiếng Nhật Núi Trúc
đã trở nên dễ dàng hơn nhờ vào việc ứng dụng công nghệ thơng tin. Đội bán, hay cịn gọi
là đội ngũ tuyển sinh tại đây không biết tới khái niệm SFA nhưng những hoạt động, công
việc hàng ngày của họ đều là những yếu tố của một nền tảng SFA phổ thông. Dưới đây là

những thông tin mà tôi đã thu thập được sau cuộc trò chuyện trực tiếp với một nhân viên
tuyển dụng của họ.

2. Tự động hóa đội bán tại Trung tâm Tiếng Nhật Núi Trúc
2.1.

Tự động quản lý thông tin học viên

Tại Trung tâm Tiếng Nhật Núi Trúc, có nhiều lớp dành học viên tùy thuộc vào nhu
cầu của mỗi người: Lớp kiến thức N1, N2, N3, N4, N5; Lớp luyện đề từng cấp độ; Lớp
offline hay online; bên cạnh đó, mỗi lớp kiến thức lại được chia theo năng lực của học
viên từ giỏi đến khá và được phân bổ thời gian trải dài trong tuần. Do đó, với một lớp
trung bình 20 học viên, lượng học viên mà Trung tâm phải quản lý là rất lớn. Vì vậy,
nhiều năm trở lại đây, Trung tâm đã sử dụng ứng dụng để quản lý học viên thuận tiện
hơn, tại ứng dụng này, thông tin của học viên sẽ được quản lý từ khâu tuyển sinh đầu vào
tới các quy trình trong quá trình học như nhận điểm thi, đóng tiền học,… Cụ thể, sau khi
nhận được đơn đăng kí tuyển sinh, cùng với kết quả bài kiểm tra đầu vào, hệ thống sẽ đưa
ra các lựa chọn lớp học phù hợp với khả năng và nhu cầu của học viên, đội ngũ tuyển
sinh chỉ cần đưa thông tin này tới học viên mà không cần mất quá nhiều thời gian. Khi
tham gia học, thông tin họ tên và liên lạc của học viên sẽ được lưu trữ chia theo từng lớp,
hệ thống cịn lưu trữ cả thơng tin của phụ huynh học viên trong trường hợp học viên cịn
đang trong độ tuổi nhỏ. Sau mỗi kì kiểm tra, điểm của học viên sẽ được điền vào hệ
thống, bằng cách này, Trung tâm có thể kiểm sốt chất lượng của từng lớp học, phân bổ
học viên học tập tại lớp phù hợp với năng lực của bản thân. Ngoài ra, thơng tin về học phí
của học viên sẽ được hiển thị đầy đủ trong hệ thống, giúp Trung tâm kiểm sốt được các
vấn đề về tài chính mà khơng sợ xảy ra thất thoát.


2.2.

Tự động gửi tin nhắn cho học viên

Trung tâm Tiếng Nhật Núi Trúc sử dụng phần mềm Simple Zalo để tự động gửi tin
nhắn cho học viên. Qua Simple Zalo, Trung tâm sẽ tìm kiếm được nhóm khách hàng tiềm
năng có nhu cầu học tiếng Nhật để có thể tiếp cận và giới thiệu. Đối với học viên đang
theo học, Trung tâm có thể gửi tin nhắn giới thiệu lớp học, khóa học mới, các chương
trình khuyến mãi khóa học, chương trình hỗ trợ du học cho tất cả học viên mà khơng phải
làm thủ cơng. Đó là với tin nhắn gửi hàng loạt, còn nếu Trung tâm muốn gửi tin nhắn có
mang tính cá nhân hóa, Simple Zalo giúp gửi tin nhắn cụ thể đến từng học viên, đó là các
tin nhắn về lịch học, lịch thi, lịch đăng ký học, lịch đóng học phí,… của từng lớp. Đặc
biệt, phần mềm còn giúp Trung tâm tiếp nhận các ý kiến, phản hồi từ học viên và phụ
huynh. Nhờ có sự trợ giúp của phần mềm này, đội ngũ tuyển sinh của Trung tâm đã tiết
kiệm được nhiều thời gian và hoạt động hiệu quả trong nhiều năm qua.
2.3.

Tự động thực hiện các hoạt động theo dõi, thống kê

Với một Trung tâm Ngoại ngữ, chất lượng của từng buổi học là vô cùng quan trọng,
quyết định đến sự tồn tại và phát triển của chính họ. Vì vậy, tại Trung tâm Núi Trúc ln
duy trì sử dụng hệ thống theo dõi tình hình học tập của từng lớp. Tại đây, sau mỗi buổi
học, thông tin về giáo viên và chương trình học trong ngày được ghi chú đầy đủ, tiến
trình học và bài tập hàng ngày sẽ được cập nhật liên tục trên hệ thống. Bên cạnh đó, hệ
thống sẽ quản lý điểm danh lớp học, tự động tính số lượng học viên vắng, số lượng học
viên hiện diện, thống kê số lượng buổi đã học của học viên. Đặc biệt, hệ thống sẽ sử dụng
các dữ liệu đã có để thống kê doanh thu từ đăng kí học, cụ thể hơn với doanh thu tái đăng
kí và doanh thu đăng kí lần đầu. Hệ thống dữ liệu này sẽ giúp ban quản trị kiểm sốt
được tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tâm, kịp thời đưa ra các thay đổi phù
hợp. Với mỗi nhân viên tuyển sinh, hệ thống có liệt kê số lượng ứng viên đã hoặc chưa
được liên lạc để tư vấn, lịch sử tư vấn tuyển sinh của nhân viên và số học viên tuyển
được thêm từ mỗi người, qua đó, thống kê được doanh số đem lại từ mỗi nhân viên, giúp

họ có động lực cố gắng trong công việc.


3. Ưu nhược điểm rút ra từ thực tế ứng dụng:
Ưu điểm:
-

Tiết kiệm thời gian cho đội ngũ tuyển sinh

-

Giúp thuận lợi trong kiểm sốt thơng tin học viên

-

Thuận lợi trong kiểm soát hoạt động đội ngũ tuyển sinh

-

Thuận lợi trong phân chia lớp học, ca học, giáo viên và học viên từng lớp

-

Thuận lợi trong kiểm soát chất lượng lớp học, giờ học

-

Thuận lợi trong kiểm soát doanh thu cơ sở đào tạo

-

Thuận lợi trong ra quyết định khen thưởng đối với đội ngũ tuyển sinh

-

Thuận lợi cho quá trình giao tiếp, trao đổi thơng tin với học viên, kịp thời nắm bắt
các vấn đề học viên gặp phải

Nhược điểm:
-

Hệ thống và phần mềm yêu cầu cần có chi phí duy trì cao

-

Đội ngũ tuyển sinh cần có kiến thức về phần mềm, cơng nghệ thơng tin để có thể
sử dụng nhuần nhuyễn