09. KY NANG QUAN LY HO SO potx

KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ
KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ
I/ KHÁI QUÁT CHUNG:
1. Khái niệm
2. Vai trò của quản lý hồ sơ
1. Quản lý hồ sơ là gì ?
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại
các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối
hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt
động của một tổ chức
2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ
•
Giảm chi phí mua sắm thiết bị
•
Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
•
Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
•
Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc
riêng.
•
Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân
viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•
Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ
thống lưu trữ hồ sơ.
•
Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng
tìm ra khi cần.
•

Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu
không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được
yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.
•
Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hổ sơ, các doanh
nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và
nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.
•
-
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•
Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành
nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ
thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.
•
Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư
hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ
mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của
tổ chức là một xem xét khác.
•
Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung
cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh
vực.
•
Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và
theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ
cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•
Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm

bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử
dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục
sắp xếp.
•
Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ
đạo chung.
•
Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ
của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ
thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là
những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và
các yêu cầu quản trị hiện đại.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•
Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và
phân biệt những loại hồ sơ khác nhau.
•
Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận
diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu
nào đó.
•
Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng
dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ
sơ.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
•
Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục
chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên
riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc
nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo

bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ
ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép
nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ.
Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.
•
Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như
vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia
thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z.
cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý
hoặc bằng một phương pháp khác
II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ
•
Lưu theo vần, mẫu tự:
•
Lưu theo số, mã số
•
Phương tiện và thiết bị lưu trữ
1. Lưu theo vần, mẫu tự:
Sử dụng cho hồ sơ tên:
•
Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào
bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên
và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp
xếp các tư liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.
•
Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để dễ
truy tìm các tư liệu.
•
Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại
theo từng giai đoạn.

•
Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau
tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.
1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)
Hồ sơ theo chủ đề:
•
Tên chủ đề cần đặt cụ thể,
•
Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung
•
Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề
•
Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần
mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng
có thể tạo lập trên máy tính).
•
Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ
cho mỗi tiêu đề chính.
•
Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ
sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm.
1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)
Hồ sơ theo địa danh:

•
Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ
đề.
•
Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm
(nên dùng máy tính).

2. Lưu theo số, mã số
•
Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không
hết số.
•
Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã
số), ví dụ: 7-25-30.
•
Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số,
trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ
thứ tự trong mã đó.
3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ
•
Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở
(không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ
đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay,
thiết bị bánh xe,
•
Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM,
chụp vi phim,…
•
Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn
ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out'
•
Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ
trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào
công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà
phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.
4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian
•

Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc
biệt khi các tài liệu đã được đánh số.
•
Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể
có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực
hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ
những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo
cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.
•
Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động
lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không
còn dùng đến nữa.
4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian
•
Những thuận lợi:nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại
một sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả
các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham
chiếu.
•
Các bất lợi là: chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời
gian để thực hiện điều đó;và nếu các chữ số trong các số
tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà
không may thay, điều này rất dễ xảy ra.
5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
•
Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào
đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian
phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời
gian phát sinh.
•

Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý
hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ.
•
Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trong
những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ
biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng
trình tự thời gian bên trong hồ sơ.
5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
•
Thuận lợi:hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được
không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ
ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu
địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.
•
Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong
việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian
quá lâu.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự
•
Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành
nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng
cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.
Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi
đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ
thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và
những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
•

•
Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần

chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và
có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay
không.
•

•
Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có
thể trùng nhau.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự
•
Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ.
Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được
trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem
những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc
gia.
•
Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt
thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ
yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn.
Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và
những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ
nào hơn nữa sau này.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự (tt)
•
Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ
do đó không cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm
dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng
kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay
không.
•

Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những
tên thông dụng, có thể trùng nhau.
7. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề:
•
Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ
tự chữ cái, trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân
loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo hiểm hoặc
bất động sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại
nhóm nhỏ hơn.
•
Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và
tiện lợi cho việc mở rộng. Nó cũng mang lại một phương
pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi
người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng
hơn.
7. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề (tt)
Khó khăn:
•
Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích
hợp, thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi
khi cần có một chỉ mục phức tạp.
•
Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình
thành một hồ sơ lớn chứa các mục linh tinh với rất nhiều
đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ tốt thì
một hồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan. Điều
này dường như do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt
cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.
8. Sắp xếp hồ sơ theo địa lý
•

Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp
theo các địa điểm như quận, thành phố… cho phân loại
chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo
mẫu tự.
•
Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa
điểm. Điều này là dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và
người sử dụng không sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc
với những khu vực địa lý có liên quan.