Quản lý hồ sơ theo cơ chế 1 cửa

2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬA
TRÍCH YẾU
Chính phủ điện tử là một mục tiêu mà các cơ quan hành chính nhà nước của ta
đang hướng đến. Hiện nay ở một số các cơ quan ban ngành của chính phủ đã bắt đầu
thực hiện bước đầu của chính phủ điện tử. Một trong số này là sở tư pháp. Cụ thể đó là
áp dụng việc tin học hóa và giải quyết hồ sơ theo cơ chế 1 cửa. Đây cũng chính là mục
tiêu mà đề tài “Quản lý hồ sơ theo cơ chế 1 cửa” của chúng tôi hướng đến. Đề tài này đặt
ra cho chúng tôi các mục tiêu như sau: đưa ra giải pháp quản lý hồ sơ theo cơ chế một
cửa áp dụng cho sở tư pháp và các phòng công chứng; xây dựng một chương trình hỗ
trợ việc quản lý các hồ sơ công chứng giao dịch; đưa ra giải pháp thiết kế mô hình dữ
liệu tổng thể và các cơ chế đồng bộ dữ liệu; tích hợp các chức năng mở rộng cho chương
trình hỗ trợ như: hệ thống xếp hàng tự động, SMS, forum, audio và video
conference.Với những kiến thức mà chúng tôi được nhà trường cung cấp và với sự
nghiên cứu trong 4 tháng thực tập, chúng tôi đã đáp ứng được các chức năng chính do
khách hàng yêu cầu. Sau 4 tháng làm việc miệt mài, chúng tôi cũng cho ra đời chương
trình hỗ trợ việc công chứng, tư vấn cho khách hàng các giải pháp thiết kế dữ liệu và
đồng bộ hóa dữ liệu, tích hợp được forum và đưa ra các giải pháp tích hợp hệ thống xếp
hàng tự động, audio và video conference. Do thời gian hạn chế nên chúng tôi chưa
nghiên cứu sâu về SMS. Với những kết quả đạt được trong đợt thực tập tốt nghiệp này,
chúng tôi đã bổ sung thêm cho mình những kiến thức còn thiếu và nâng cao thêm tinh
thần làm việc nhóm giữa các thành viên. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng được rèn luyện
thêm tác phong làm việc chuyên nghiệp trong môi trường doanh nghiệp thực sự.
Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN 1
2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬA
ABSTRACT
E-Government is target which governmental administrative agency are
progressing. Nowadays, some governmental agencies start performing the initial steps
of e-government, among of this is department of juctice. This is computerisation and
solution the documents by one gate. This is the target which my project – One Gate
File Management progresses. The project sets up follow targets: setting up one gate
file management solution apply to department justice and notary public’s offices;

building programme which supports transaction file management; setting up general
data model design solution and replication; integrating wide-open feature for
programme such as: queue management system, SMS, forum, audio and video
conferencing system. With knowledge which we were supplied by our college and
research on the internet in four months, we satisfied the features which the customer
required. After four months working hard, we produced a programme which supports
notarization and we set up general data model design solutions and replication for our
customer. In addition, we integrated forum into our programme and set up the
solutions for queue management system and audio, video conferencing system.
Because we haven’t enough time, so we haven’t researched on SMS craefully. With
the results was got in this practice, we completed more knowledge which we lack and
we raise teamwork spirit. In addition, we were trained the working behaviour
professionally in real business enviroment.
Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN 2
2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬA
MỤC LỤC
Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN 3
2008 HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ 1 CỬA
LỜI CẢM ƠN
Chúng tôi gửi lời cảm ơn đến những người đã giúp đỡ chúng tôi trong quá trình thực
hiện đề tài:
Ông Trần Kim Cương, người đã cung cấp cho chúng tôi rất nhiều thông tin, kiến thức
có ích về quản lý một quy trình của dự án, phân tích một đề tài và các tác phong làm
việc trong một môi trường chuyên nghiệp.
Ông Huỳnh Huy Ngân, người đã trực tiếp hướng dẫn và theo sát chúng tôi trong suốt
quá trình làm đề tài.
Báo cáo tốt nghiệp | TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN 4
NHẬP ĐỀ
Sau 4 tháng thực tập và nghiên cứu, chúng tôi đã từng bước hoàn thành các yêu cầu
của khách hàng. Cuốn báo cáo này là kết quả tất yếu của quá trình làm việc vất vả trong

khoảng thời gian đó. Nó ghi lại những công việc mà chúng tôi đã thực hiện và các kết quả
đạt được trong khoảng thời gian qua. Khi chúng tôi được nhận vào thực tập tập ở công ty
CMCSoft, chúng tôi đã đặt ra những mục tiêu sau:
 Vận dụng những kiến thức của chúng tôi vào thực tế. Qua đó chúng tôi có thể thấy
được những hạn chế và khuyết điểm của bản thân để khắc phục và bổ sung thêm
những gì mà chúng tôi còn thiếu sót.
 Hoàn thành tốt các công việc do công ty thực tập đưa ra và các yêu cầu của khách
hàng.
 Nâng cao thêm tinh thần làm việc nhóm và trách nhiệm với công việc được giao.
Nội dung báo cáo:
Giới thiệu về đề tài.
Phân tích đánh giá hiện trạng.
Thiết kế chương trình.
Mô tả giải pháp lưu trữ, đồng bộ dữ liệu và hạ tầng kỹ thuật.
Sự phân công trong nhóm:
Để đề tài được hoàn thành với kết quả tốt nhất, nhóm chúng tôi đã có sự phân
công công việc phù hợp với năng lực của từng thành viên:
Phụ trách chính việc phân tích, tìm tài liệu, thiết kế giao diện chương trình, lập trình
hiển thị dữ liệu: Nguyễn Gia Bảo.
Phụ trách chính việc thiết kế database, lập trình các truy vấn dữ liệu: Lê Quang
Hòa, Lê Xuân Khánh.
Phụ trách chính việc đưa giao diện lên web, lập trình data Access: Thân Đức
Hoàng Châu.
Phụ trách chính việc lập trình các module con, test và sửa lỗi: Trịnh Vĩ Hiền.
NỘI DUNG BÁO CÁO
I. TÓM TẮT DỰ ÁN
1. Mục tiêu của dự án
Mục tiêu của dự án " Quản lý hồ sơ theo cơ chế một cửa " đáp ứng những
mục tiêu sau:
Tạo ra môi trường làm việc mới trong cơ quan Phòng công chứng

Tp.HCM để nâng cao hiệu lực, hiệu quả các hoạt động quản lý nhà nước về
việc công chứng trên địa bàn Tp. HCM, đồng thời là công cụ hỗ trợ cho
công tác cải cách hành chính của Phòng công chứng Tp.HCM thực hiện
chương trình cải cách hành chính một cửa của Chính phủ.
Thống nhất và tin học hóa các quy trình tiếp nhận và thụ lý Hồ sơ của các
tổ chức công dân trong lĩnh vực công chứng trên địa bàn Tp.HCM, các hình thức
tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công
việc, báo cáo tình hình giải quyết hồ sơ trong cơ quan để nâng cao chất lượng và
hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán
bộ, chuyên viên nhằm mục tiêu đáp ứng thời gian đã cam kết với tổ chức, công
dân.
Xây dựng các kho dữ liệu điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng
thiếu tập trung của thông tin, cung cấp thông tin về hồ sơ và tình trạng xử lý các
hồ sơ của tổ chức công dân trong lĩnh vực công chứng, các báo cáo, thống kê, cập
nhật thông tin công việc nhanh chóng phục vụ yêu cầu của các lãnh đạo, cán bộ
quản lý, cán bộ của bộ phận tiếp dân một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp
thời.
Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng công cụ CNTT, tạo ra thói quen làm
việc hiện đại sử dụng thông tin điện tử để nâng cao trình độ, tạo một bước thay đổi
trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của lãnh đạo, chuyên viên, cán
bộ với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm, góp phần cải cách hành chính.
1. Cơ sở pháp lý
Cơ chế “một cửa” về thực hiện thủ tục hành chính trong việc giải
quyết công việc của công dân, tổ chức được đề ra đầu tiên trong lĩnh vực
đầu tư trực tiếp của nước ngoài tại Quyết định số 366/HĐBT ngày
7/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành chế độ
thẩm định các dự án có vốn đầu tư trực tiếp của nước ngoài. Cơ chế “một
cửa” và “một cửa tại chỗ” đã trở thành nguyên tắc trong hoạt động của các
Ban quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất từ đó đến nay.
Thực hiện Nghị quyết số 38/CP ngày 04/5/1994 của Chính phủ về

cải cách một bước thủ tục hành chính trong giải quyết công việc của công
dân và tổ chức, từ năm 1995 nhiều địa phương đã chủ động thí điểm thực
hiện áp dụng cơ chế giải quyết công việc theo mô hình “một cửa” hoặc
“một cửa, một dấu”.
Quyết định của thủ tướng chính phủ về việc ban hành Quy chế thực
hiện "một cửa" tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Căn cứ vào
các chỉ thị, nghị quyết và các quyết định của chính phủ:
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001.
Căn cứ Nghị quyết số 38/CP ngày 04 tháng 5 năm 1994 của Chính
phủ về cải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc
của công dân và tổ chức.
Căn cứ Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm2001
của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành
chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2010.
2. Sự cần thiết phải đầu tư
Trong những năm gần đây, việc tin học hoá các hoạt động của nhà nước
ngày càng phổ biến. Việc ứng dụng các phần mềm tin học trong các hoạt động
quản lý không còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu hiện nay. Các phần mềm đang
được sử dụng chỉ đáp ứng một phần nào đó trong mô hình cơ chế một cửa.
Hầu hết các phần mềm hiện tại chỉ sử dụng trong mạng nội bộ của từng
phòng công chứng.Việc chia xẻ dữ liệu giửa các phòng còn hạn chế, dữ liệu còn rải
rác ở từng phòng chưa tập trung. Do đó, việc tìm kiếm truy xuất dữ liệu giữa các
phòng vẫn chiếm khá nhiều thời gian.
Công nghệ thông tin hiện nay ngày càng phát triển là giải pháp hiệu quả để
khắc phục những khuyết điểm của các phần mềm trước đây nhằm nâng cao năng lực
quản lý và đáp ứng các yêu cầu khách quan tốt hơn nữa. Ngoài ra, xu hướng của các
phần mềm hiện nay là hỗ trợ tối đa việc tương tác với người dùng nhằm tạo ra sự thân
thiện trong việc sử dụng.
II. MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN
1. Mục tiêu tổng quát

 Tạo ra một chương trình “Quản lý hồ sơ” ứng dụng cho sở công chứng
nhằm hỗ trợ cho công tác cải cách hành chính của các phòng công chứng.
Mang lại sự dễ dàng trong công việc quản lý cho các nhân viên tại phòng
công chứng và sự tiện lợi cho người dân trong việc công chứng.
 Góp phần thực hiện chương trình cải cách hành chính theo cơ chế một cửa
của chính phủ.
 Thống nhất và tin học hóa các quy trình quản lý, xét duyệt, phân loại, lưu
trữ, trao đổi, tìm kiếm, báo cáo, tra cứu các loại hồ sơ trong phòng công
chứng, nhằm nâng caco chất lượng, hiệu quả công việc.
 Khắc phục tình trạng thiếu tập trung, nhất quán về lưu trữ hồ sơ hiện nay ở
các phòng công chứng bằng cách xây dựng nơi chứa dữ liệu tập trung ở
một nơi. Việc này cũng nhằm hỗ trợ công việc thống kê, báo cáo và xác
thực cho các công chứng viên.
 Khắc phục được hiện trạng xử lý thủ công.
 Khắc phục khó khăn trong công tác kiểm soát thông tin.
 Giảm thời gian luân chuyển, xử lý, tổng hợp thông tin.
 Góp phần tinh giản, nâng cao hiệu quả làm việc của bộ máy quản lý.
 Thống nhất hệ thống chỉ tiêu trong việc tổng hợp tình hình giải quyết các
Hồ sơ của các tổ chức công dân trong lĩnh vực xây dựng trên địa bàn
TP.HCM
 Thống nhất các biểu mẫu tổng hợp, phân tích và các báo cáo tình trạng giải
quyết Hồ sơ của tổ chức/công dân.
 Dự án nhằm mở rộng đường để tiến đến việc thực hiện chính phủ điện tử
một cách toàn diện ở Việt Nam.
 Đào tạo nghiệp vụ tin học quản lý cho các cán bộ, viên chức trong ngành
công chứng.
 Xây dựng một hệ thống mở để sẵn sàng tích hợp với các ứng dụng khác trong
tương lai nhằm hoàn thiện chính phủ điện tử ở Việt Nam.
2. Mục tiêu cụ thể
 Thực hiện quá trình mô hình hóa hệ thống thông tin trên cơ sở xác định

các vị trí thao tác nghiệp vụ. Thể hiện rõ luồng vận chuyển Hồ sơ, qui trình
phối hợp xử lý trong hệ thống, các vị trí tác nghiệp đã xác định.
 Hoàn thiện hệ thống các chỉ tiêu phục vụ việc phân loại Hồ sơ. Xây dựng
các biểu mẫu chuẩn cho việc tiếp nhận, chuyển tiếp, hướng dẫn, thụ lý Hồ
sơ
 Chuẩn hoá quy trình tiếp nhận và thụ lý Hồ sơ. Các quy trình phải đảm bảo
tính hiệu quả, đơn giản, dễ sử dụng.
 Chuyên viên có thể sử dụng các quy trình được tin học hoá để thực thi nhiệm
vụ được giao một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.
 Chuyên viên có thể kiểm tra và quản lý được công việc đang thực thi của
chính mình một cách thuận tiện và hiệu quả nhất.
 Chuyên viên có thể trả lời nhanh chóng và chính xác cho lãnh đạo về tất cả
các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực do mình phụ trách.
 Lãnh đạo có thể kiểm soát được tình hình giải quyết VB, giải quyết công
việc của các đơn vị, của từng chuyên viên.
 Lãnh đạo có thể truy cập, tra cứu và tìm kiếm thông tin cần thiết một cách
thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.
 Lãnh đạo có thể quản lý và kiểm tra tình trạng giải quyết VB đến của các
đơn vị, chuyên viên.
 Các tổ chức công dân cũng có khả năng kiểm tra, tìm hiểu yêu cầu của
mình đang được đơn vị, chuyên viên hoặc cấp lãnh đạo nào đang giải
quyết.
 Hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ, văn bản ở mức cao nhất.
III.PHẠM VI CỦA DỰ ÁN
1. Đơn vị chủ trì (chủ đầu tư)
Công ty CMCSoft.
2. Các đơn vị tham gia thực hiện
Sở tư pháp Tp.HCM.
Công ty CMCSoft.
Sinh viên thực tập trường Hoa Sen.

3. Các đơn vị tham gia vận hành phần mềm
Các phòng công chứng tại TPHCM và sở tư pháp.
IV. KẾ HOẠCH DỰ ÁN
1. Kế hoạch tổng quát
1.1. Các giai đoạn của dự án
TT Giai đoạn Số vòng lặp Bắt đầu Kết thúc Tổng thời gian (ngày)
1 Khởi đầu 25/02/08 28/02/08 3 ngày
2 Khảo sát 13/03/08 29/03/08 13 ngày
3 Giải pháp 31/03/08 03/05/08 27 ngày
4 Xây dựng 05/05/08 29/05/08 19 ngày
5 Chuyển giao 02/06/08 20/06/08 15 ngày
6 Kết thúc 21/06/08 23/06/08 2 ngày
1.2. Các giai đoạn và điểm mốc kiểm soát dự án
TT Giai đoạn Mô tả Điểm mốc
1 Khởi đầu Lập kế hoạch tổng quát cho dự án Kick-off dự án
2 Khảo sát Khảo sát và phân tích yêu cầu của
khác hàng.
Xây dựng tài liệu đặc tả yêu cầu
phần mềm.
Thống nhất phạm vi ứng dụng và ký
kết hợp đồng
Review đặc tả yêu
cầu phần mềm
3 Giải pháp Xây dựng kiến trúc phần mềm.
Lập trình các module phức tạp.
Chứng minh kiến trúc đáp ứng được
các yêu. cầu của ứng dụng.
Lập kế hoạch test.
Xây dựng tài liệu test.
Review thiết kế kiến

trúc
4 Xây dựng Thiết kế chi tiết phần mềm.
Lập trình.
Xây dựng tài liệu test.
Thực hiện test phần mềm.
Xây dựng tài liệu người dùng.
Triển khai thử nghiệm.
Review sản phẩm
5 Chuyển giao Thiết kế các module còn thiếu.
Lập trình và chỉnh sửa các lỗi phần
mềm.
Triển khai phần mềm.
Khách hàng nghiệm
thu sản phẩm
6 Kết thúc Lưu trữ các kết quả thực hiện, tiến Họp tổng kết dự án
hành tổng kết và thu thập ý kiến
phản hồi của khách hàng
2. Kế hoạch chi tiết

V. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
1. Xác định quy trình trong nghiệp vụ
1.1. Sơ đồ quy trình thực hiện công chứng
Hình - Sơ đồ quy trình thực hiện công chứng
1.2. Các quy trình thực hiện công chứng
Sơ đồ quy trình thực hiện
công chứng
Dưới đây là các mô hình hiện đang áp dụng tại các phòng công chứng ở Việt
Nam. Tùy theo quy mô của phòng công chứng mà có thể ứng dụng từng loại mô
hình phù hợp.
1.2.1. Mô hình 1: thường áp dụng ở những Phòng công chứng lớn, phải

xử lý một số lượng hợp đồng giao dịch khoảng 150-200 hợp đồng ngày
 Bước 1: Đương sự tiếp xúc với cán bộ nghiệp vụ.
Kết quả
o Hồ sơ của các bên đương sự được chứng tỏ là đầy đủ và hợp
pháp, có đủ điều kiện để thực hiện công chứng.
o Tài sản tham gia vào hợp đồng giao dịch được kết luận là
không bị ngăn chặn.
o Hoàn thành một bản thảo, làm cơ sở cho việc soản thảo văn
bản chính của hợp đồng (trong trường hợp văn bản hợp đồng
được soạn thảo và in tại phòng công chứng.
o Có được bản photocopy của các giấy tờ liên quan đến hồ sơ
(giấy tờ nhà, chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy kế hôn,
…), dùng để lưu trữ cùng với một bản chính của hợp đồng
giao dịch.
 Bước 2: Bản thảo hợp đồng giao dịch được chuyển sang cho thư ký đánh
máy (trong trường hợp toàn văn bản hợp đồng – hoặc phần lời chứng
nhận của hợp đồng – được soản thảo và in tại phòng công chứng).
Kết quả
o Có được các bản chính của hợp đồng giao dịch (hoặc phần lời
chứng nhận của hợp đồng) in ra từ máy tính.
 Bước 3: Đương sự tiếp xúc trở lại với cán bộ nghiệp vụ.
Kết quả
o Nội dung các bản chính hợp đồng giao dịch được kiểm lại, điền
thêm ngày/tháng/năm.
o Các bên đương sự tự ký tên (lấy thêm vân tay nếu cần thiết) trước
mặt cán bộ nghiệp vụ.
o Cán bộ nghiệp vụ ký nháy vào các bản chính của hợp đồng.
 Bước 4: Đương sự tiếp xúc với công chứng viên
Kết quả
o Toàn văn hợp đồng giao dịch, cùng với các giấy tờ liên quan đến

hợp đồng, giao dịch được công chứng viên kiểm tra lại.
o Các bản chính của hợp đồng giao dịch được công chứng viên ký
chính thức trước mặt đương sự.
 Bước 5: Đóng dấu, vào sổ, thu tiền tại quầy.
Kết quả
o Các bản chính của hợp đồng giao dịch được đóng dấu.
o Hợp đồng giao dịch được cấp số công chứng.
o Đương sự nộp tiền lệ phí.
o Nội dung tóm tắt của hợp đồng được ghi lại vào sổ công chứng
của Phòng công chứng.
 Bước 6: Lưu trữ 01 bản chính của hợp đồng giao dịch cùng với hồ sơ lưu
được chuyển sang xử lý tại phòng lưu trữ
Kết quả
o Hồ sơ được cho vào một bìa bọc ngoài. Trong bìa ghi lại các
thông tin tóm tắt của hồ sơ (số hồ sơ, người chứng nhận hợp
đồng, giao dịch, kiểu hồ sơ, tên các bên đương sự,…)
o Nội dung tóm tắt của hợp đồng được ghi vào trong một file của
phần mềm ISIS.
o Hồ sơ được lưu vào kho.
1.2.2. Mô hình 2: áp dụng tại một số Phòng Công chứng có số lượng hợp đồng
cần xử lý ít (20-25 hợp đồng/ngày) và không có thư ký đánh máy.
 Bước 1: Đương sự tiếp xúc với chuyên viên nghiệp vụ hoặc công chứng
viên.
Kết quả
o Hồ sơ của các bên đương sự được chứng tỏ là đầy đủ và hợp
pháp, có đủ điều kiện để thực hiện công chứng.
o Tài sản tham gia vào hợp đồng giao dịch được kết luận là không
bị ngăn chặn.
o Hoàn thành một bản thảo, làm cơ sở cho việc soạn thảo bản chính
của hợp đồng (trong trường hợp văn bản hợp đồng được soạn

thảo và in tại phòng công chứng).
o Có được bản photocopy của các giấy tờ liên quan đến hồ sơ (giấy
tờ nhà, chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy kết hôn,…), dùng để
lưu trữ cùng với một bản chính của hợp đồng giao dịch.
 Bước 2: Hợp đồng được soạn trên máy tính (do chuyên viên nghiệp vụ
hoặc tự công chứng viên thực hiện) trong trường hợp toàn văn bản hợp
đồng – hoặc phần lời chứng của hợp đồng được soạn thảo và in tại phòng
công chứng.
Kết quả
o Có được các bản chính của hợp đồng giao dịch (hoặc phần lời
chứng của hợp đồng) in ra từ máy tính.
o Vào sổ công chứng của phòng công chứng (bằng tay).
 Bước 3: Đương sự đọc lại toàn văn hợp đồng trước mặt công chứng viên.
Kết quả
o Các bên đương sự ký tên (lấy thêm vân tay nếu cần thiết) trước
mặt công chứng viên
o Công chứng viên kiểm tra lại hợp đồng lần cuối, ký, điền thêm số
công chứng.
 Bước 4: Đóng dấu, thu tiền
Kết quả
o Các bản chính của hợp đồng giao dịch được đóng dấu Phòng
công chứng
o Đương sự nộp tiền lệ phí
 Bước 5: Lưu trữ: 01 bản chính của hợp đồng giao dịch cùng với hồ sơ
lưu được chuyển sang xử lý tại phòng lưu trữ.
Kết quả
o Hồ sơ của hợp đồng được cho vào một bìa bọc ngoài. Trên bìa ghi
lại các thông tin tóm tắt của hồ sơ (số hồ sơ, ngày chứng nhận
hợp đồng, giao dịch, kiểu hồ sơ, tên các bên đương sự, …).
o Nội dung tóm tắt của hợp đồng được ghi lại trong một phần mềm

chuyên dụng của phòng công chứng.
o Hồ sơ được lưu vào kho
1.2.3. Mô hình 3: thường áp dụng ở một số Phòng Công chứng có số lượng
hợp đồng cần xử lý lớn, nhưng không có thư ký đánh máy.
 Công chứng viên tiếp đương sự, kiểm tra hồ sơ
 Chuyển hồ sơ cho 1 cán bộ nghiệp vụ soạn thảo hợp đồng (hoặc tự mình
soạn thảo hợp đồng)
 Cán bộ nghiệp vụ in hợp đồng và chuyển cho công chứng viên
 Công chứng viên sửa chữa hợp đồng và trả lại cán bộ nghiệp vụ (nếu
cần).
 Công chứng viên kí hợp đồng cùng với đương sự.
 Chú ý : Có bộ phận riêng tiếp dân làm bản sao, có công chứng viên ngồi
cùng
1.2.4. Mô hình 4: (có thư ký đánh máy)
 Đương sự gặp cán bộ nghiệp vụ, kiểm tra hồ sơ
 Hồ sơ chuyển cho thư ký đánh máy (thông qua trưởng phòng soạn và in
hợp đồng)
 Công chứng viên sửa chữa hợp đồng và trả lại cho thư ký đánh máy (nếu
cần).
 Chú ý: Công chứng viên không có điều kiện để nhập dữ liệu vào soạn hợp
đồng, vì phải trực tiếp giải quyết việc xem xét và ký bản sao.
1.2.5. Mô hình 5:
 Bước 1: Đương sự tiếp xúc với chuyên viên nghiệp vụ hoặc công chứng
viên.
Kết quả:
o Hồ sơ của các bên đương sự được chứng tỏ là đầy đủ và hợp
pháp, có đủ điều kiện để thực hiện công chứng.
o Tài sản tham gia vào hợp đồng giao dịch được kết luận là không
bị ngăn chặn.
o Có được bản photocopy của các giấy tờ liên quan đến hồ sơ (giấy

tờ nhà, chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy kết hôn,…) dùng để
lưu trữ cùng với một bản chính của hợp đồng giao dịch, phiếu yêu
cầu công chứng.
o Có được bản thảo hợp đồng, làm cơ sở cho việc soạn thảo bản
chính của hợp đồng.
o Đương sự nhận được một giấy hẹn đến ký hợp đồng.
 Bước 2: Hồ sơ được chuyển đến bộ phận đánh máy
Kết quả:
o Có được hợp đồng in ra trên giấy.
o Hợp đồng được chuyển đến cho công chứng viên thông qua nhân
viên nghiệp vụ.
 Bước 3: Công chứng viên kiểm tra hợp đồng
Kết quả:
o Công chứng viên kiểm tra và sửa chữa hợp đồng và trả cho bộ
phận đánh máy (nếu cần thiết).
o Bộ phận đánh máy sửa chữa rồi in ra bản chính.
 Bước 4: Đương sự tiếp xúc trở lại với công chứng viên.
Kết quả:
o Công chứng viên kiểm tra và sửa chữa hợp đồng lần cuối nếu
được thì ký hợp đồng cùng với đương sự, lấy dấu vân tay (nếu
cần).
o Hợp đồng được đương sự chuyển sang bộ phận đóng dấu thu tiền.
 Bước 5: Đóng dấu, vào sổ, thu tiền.
Kết quả:
o Đương sự nộp tiền lệ phí.
o Nội dung tóm tắt của hợp đồng được ghi vào sổ công chứng của
phòng công chứng
o Hợp đồng giao dịch được cấp số công chứng.
o Các bản chính của hợp đồng giao dịch được đóng dấu Phòng
công chứng.

 Bước 6: Lưu trữ 01 bản chính của hợp đồng giao dịch cùng với hồ sơ lưu
được chuyển sang lưu trữ tại phòng lưu trữ.
o Công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ không có điều kiện để
nhập dữ liệu và soạn thào hợp đồng, vì phải trực tiếp giải quyết
việc xem xét và ký bản sao.
o Lưu trữ viên và các nhân viên phòng đóng dấu, thu tiền làm việc
chung trong một phòng, vừa vào sổ các hợp đồng giao dịch, vừa
vào sổ các bản sao, bản dịch.
1.2.6. Mô hình 6:
 Bước 1 : Đương sự tiếp xúc với chuyên viên nghiệp vụ hoặc công chứng
viên.
Kết quả:
o Hồ sơ của các bên đương sự được chứng tỏ là đầy đủ và hợp
pháp, có đủ điều kiện để thực hiện công chứng.
o Tài sản tham gia vào hợp đồng giao dịch được kết luận là không
bị ngăn chặn.
o Có được bản photocopy của các giấy tờ liên quan đến hồ sơ (giấy
tờ nhà, chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy kết hôn,…) dùng để
lưu trữ cùng với một bản chính của hợp đồng giao dịch, phiếu yêu
cầu công chứng.
o Có được bản thảo hợp đồng, làm cơ sở cho văn bản chính của hợp
đồng.
o Đương sự nhận được một giấy hẹn đến kí hợp đồng.
 Bước 2: Hồ sơ được chuyển đến bộ phận đánh máy
Kết quả:
o Có được hợp đồng in ra giấy
o Hợp đồng được chuyển đến cho công chứng viên thông qua nhân
viên nghiệp vụ.
 Bước 3: Công chứng viên kiểm tra hợp đồng.
Kết quả:

o Công chứng viên kiểm tra và sửa chữa hợp đồng và trả lại cho bộ
phận đánh máy (nếu cần thiết).
o Bộ phận đánh máy sửa chữa rồi in ra bản chính.
 Bước 4: Đương sự tiếp xúc trở lại với công chứng viên
Kết quả:
o Công chứng viên kiểm tra và sửa chữa lại hợp đồng lần cuối nếu
được thì ký hợp đồng cùng với đương sự, lấy dấu vân tay (nếu
cần).
o Hợp đồng được chuyển sang bộ phận đóng dấu và thu tiền.
 Bước 5: Đóng dấu, vào sổ, thu tiền.
Kết quả:
o Đương sự nộp tiền lện phí
o Hợp đồng giao dịch được cấp số công chứng.
o Nội dung tóm tắt của hợp đồng được ghi vào sổ công chứng của
phòng công chứng.
o Các bản chính của hợp đồng giao dịch được đóng dấu Phòng
công chứng.
 Bước 6: Lưu trữ 01 bản chính của hợp đồng giao dịch cùng với hồ sơ lưu
được chuyển sang lưu trữ tại phòng lưu trữ.
1.3. Chú ý
 Công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ không có điều kiện nhập dữ liệu
và soạn hợp đồng, vì phải trực tiếp giải quyết việc xem xét và ký bản sao.
 Lưu trữ viên và các nhân viên phòng đóng dấu, thu tiền làm chung một
phòng, vừa vào sổ các hợp đồng giao dịch, vừa vào sổ các bản sao, bản
dịch.
1.4. Một số quy trình công chứng hồ sơ trong thực tế làm việc ở các
phòng công chứng
1.4.1. Quy trình công chứng Hợp đồng chuyển quyền sở hữu nhà, quyền sử
dụng đất (mua bán, tặng cho, trao đổi nhà; chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng
cho, góp vốn bằng quyền sử dụng đất):

 Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu
công chứng theo thứ tự. Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có
thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật
hay không ( theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại Phòng Công chứng).
o Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: CCV
giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách đề nghị
từ chối bằng văn bản, CCV báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và
ký văn bản trả lời. Thời hạn trả lời: 05 ngày làm việc kể từ ngày
có yêu cầu.
o Trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ
sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm
hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
o Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: CCV tiếp nhận hồ sơ và cấp phiếu
hẹn (phiếu hẹn ghi rõ ngày tháng năm nhận hồ sơ, thời gian, địa điểm
hẹn ký hợp đồng và các lưu ý khác).
 Bước 2: CCV chuyển cán bộ nghiệp vụ để thực hiện những việc cụ thể
do CCV phân công.
 Bước 3: Theo phiếu hẹn, khách đem hồ sơ gồm phiếu hẹn, giấy tờ tùy
thân, các giấy tờ về quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất và các giấy tờ
liên quan khác đến Phòng Công chứng nộp tại nơi ghi trong phiếu hẹn.
Cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung bản hợp đồng.
Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, CCV xem xét và thực
hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn
lại: 02 ngày làm việc). Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp
đồng, CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền,
nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu qủa pháp lý của việc
công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào các bản hợp đồng trước
mặt mình.
 Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng và chuyển hồ sơ cho cán bộ
nghiệp vụ nộp tại Bộ phận thu lệ phí.

 Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp lệ phí và nhận hồ sơ đã được công chứng
tại Bộ phận thu lệ phí.
 Thời hạn giải quyết hồ sơ:
o Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
o Hồ sơ phức tạp và đặc biệt phức tạp: 15 ngày làm việc kể từ ngày
nhận hồ sơ (không kể thời gian xác minh, báo cáo xin ý kiến...).
1.4.2. Quy trình công chứng chữ ký, hợp đồng, giao dịch khác:
 Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu
công chứng theo thứ tự. Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có
thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật
hay không ( theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại Phòng Công chứng).
o Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: CCV
giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách đề nghị
từ chối bằng văn bản, CCV báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và
ký văn bản trả lời. Thời hạn trả lời: 05 ngày làm việc kể từ ngày
có yêu cầu.
o Trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ
sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm
hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
o Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các bên tham gia giao dịch
đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật về người yêu cầu
công chứng thì CCV tiếp nhận hồ sơ .
 Bước 2: CCV chuyển cán bộ nghiệp vụ để thực hiện những việc cụ thể
do CCV phân công.
 Bước 3: Cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung hợp
đồng/văn bản. Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung hợp
đồng/văn bản thì CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay
trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại: 02 ngày làm việc). Nếu khách
đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng/văn bản, CCV kiểm tra năng
lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp

pháp của họ, ý nghĩa và hậu qủa pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn
khách ký, điểm chỉ vào văn bản/hợp đồng trước mặt mình.
 Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng/văn bản và chuyển hồ sơ cho cán
bộ nghiệp vụ nộp tại Bộ phận thu lệ phí.
 Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp lệ phí và nhận lại hồ sơ đã được công
chứng tại Bộ phận thu lệ phí.
 Thời hạn giải quyết hồ sơ:
o Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: giải quyết ngay trong ngày;
o Hồ sơ phức tạp và đặc biệt phức tạp: 05 ngày làm việc kể từ ngày
nhận hồ sơ (không kể thời gian xác minh, báo cáo xin ý kiến...).