Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (88.78 KB, 3 trang )
KỸ NĂNG SẮP XẾP HỒ SƠ THEO SỐ VÀ THEO
THỜI GIAN
Sắp xếp hồ sơ theo số
Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài
liệu đã được đánh số. Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có
thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách
đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có
thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.
Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho
phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.
Những thuận lợi:nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại một sự bảo mật nào
đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung
cấp một số tham chiếu.
Các bất lợi là: chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện
điều đó;và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị
đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.
Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo
ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng
hoặc có thể theo thời gian phát sinh.
Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo
số lượng tài liệu được lưu trữ.
Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trong những phương