Các hệ thông tin phổ biến tổ chức kinh tế xã hội

Bài 4
Các hệ thông tin phổ biến trong
các tổ chức kinh tế xã hội

1


Mục đích u cầu
 Giới thiệu các hệ thống thơng tin:
 Hoạch định nguồn lực xí nghiệp (Enterprise
Resources Planning – ERP)
 Hệ thống quản lý dây chuyền cung ứng vật tư
hàng hóa (Supply Chain Management – SCM)
 Hệ thống quản lý mối liên hệ khách hàng
(Customer Relationship Management – CRM)
 Nguyên tắc vận hành, khai thác các hệ thống này.
 Lợi ích của việc sử dụng chung.
2


I- Hệ thống họach định nguồn lực xí nghiệp hoặc hệ
thống xí nghiệp (Enterprise Resources Planning– ERP/
Enterprise Systems – ES.
Trên tịan thế giới, giờ đây các cơng ty được kết nối với
nhau trong nội bộ thông qua mạng Intranet, cũng như ra
bên ngòai với các đối tác kinh doanh khác (thơng qua
mạng Internet).
Các cơng ty này muốn có khả năng phản ứng tức thì khi
một khách hàng đặt mua một số hàng quan trọng hoặc khi
một chuyến hàng từ nhà cung cấp đến chậm (có thể làm
hỏng việc của khách hàng).

3


Các nhà quản lý muốn biết ảnh hưởng của những tình
huống này trên mỗi bộ phận kinh doanh cũng như muốn
biết công ty làm ăn thế nào vào bất cứ thời điểm nào.
Enterprise Resources Planning - ERP (hoặc còn họi là
Enterprise System – ES) đem lại một sự hội nhập
(integration) hoặc tích hợp đối với các tình huống này.
Bây giờ, ta thử xem các hệ thống ERP hoạt động thế nào
và xem các hệ thống này đem lại cho xí nghiệp những
điều tốt lành gì.

4


I.1- Hệ thống họach định nguồn lực (Enterprise
Resources Planning – ERP là gì ?
Hệ thống ERP tập trung quan tâm vào việc tích hợp các
business process chủ chốt của cơng ty. Các hệ thống ERP
này dựa trên một lọat những module phần mềm tích hợp
và một căn cứ dữ liệu trung tâm duy nhất dùng chung cho
tịan thể xí nghiệp.
Căn cứ dữ liệu này sẽ thu thập dữ liệu từ vô số ứng dụng
(phần kết xuất) cũng như cung cấp dữ liệu được cất trữ
cho các ứng dụng này (phần dữ liệu nhập).
Các ứng dụng này hỗ trợ hầu như tất cả họat động kinh
doanh trong nội bộ công ty, khi một thơng tin nào đó mới
được đưa vào bởi một process khác sử dụng đến (nếu có

được quyền hạn). Xem hình XVIII
5


Finance &
Accounting

Sales &
Marketing
•Orders
•Sales forecasts
•Return request
•Price changes

•Cash on hand
•Accounts receivable
•Customer credit
•Revenue

Centralized
Database

Human
Resources
•Hours worked
•Labor cost
•Job skills

Manufacturing
& Production

•Materials
•Production schedule
•Shipment dates
•Production capacity
•Purchases
6

Hình XVIII : Kiến trúc Enterprise Resources Planning


Nếu một đại lý bán hàng cho đặt mua một mặt hàng nào
đó, thì hệ thống ERP sẽ kiểm tra xem mức tín dụng cịn
hợp lệ hay khơng, bố trí lịch trình gởi hàng, nhận diện lộ
trình tốt nhất và dành sẵn mặt hàng cần thiết tại kho chờ
đóng hàng gởi đi.
Nếu hàng hụt kho để có thể thỏa mãn đơn đặt hàng, thì hệ
thống ra lệnh cho nhà máy sản xuất thêm mặt hàng này,
cho đặt mua vật liệu và linh kiện tương ứng nơi nhà cung
cấp.
Các dự đóan về tiêu thụ và sản xuất sẽ lập tức được nhật
tu. Các số liệu trên các tài khỏan General Ledger (Sổ Cái)
và tài khỏan Cash của công ty sẽ được nhật tu về thơng tin
thu nhập và giá phí từ đơn đặt hàng này.
7


Các người sử dụng có thể truy cập vào hệ thống để xem
tình hình của một đơn đặt hàng đã “bị” tới đâu rồi.
Điều đáng nói ở đây là ban quản lý cũng như lãnh đạo,

với những chương trình phần mềm thích ứng có thể lấy
thơng tin bất cứ lúc nào liên quan đến hoạt động của
công ty mà khỏi cần đến sự báo cáo của nhân viên cấp
dưới (đôi khi là báo cáo láo, khơng kịp thời và khơng
chính xác).
Hệ thống ERP cịn có thể kết sinh ra dữ liệu bao trùm
tồn cơng ty cho phép ban lãnh đạo phân tích giá
thành sản phẩm cũng như mức lợi nhuận của từng
sản phẩm một.
8


I.2- Hệ thống hoạch định nguồn lực xí nghiệp ERP/ES
hoạt động như thế nào ?
Cả trị giá – lẫn thách thức – của ERP có thể được tìm thấy
trong việc tích hợp mà hệ thống ép buộc lên thơng tin và
business process nội bộ của công ty.
Phần mềm ERP bao gồm một tập họp những module tùy
thuộc lẫn nhau chịu hỗ trợ những business process nội bộ
cơ bản đối với các lĩnh vực chức năng tài chính và kế tốn,
quản lý nguồn nhân lực, chế tạo và sản xuất (bao gồm hậu
cần và phân phối), tiêu thụ và tiếp thị.
Các module này cho phép dữ liệu được sử dụng bởi nhiều
chức năng khác nhau cũng như bởi business process khác
nhau dưới sự điều khiển nhịp nhàng và chính xác của tổ
chức. Bảng XI mô tả một vài business process được hỗ trợ
9
bởi phần mềm ERP.

Bảng XI: Các business process được hỗ trợ bởi Enterprise Systems
Các process Financial & Accounting, bao gồm General Ledger (Sổ Cái),
Accounts Payable (Công nợ nhà cung cấp), Accounts Receivable (Công nợ Khách
hàng), Fixed Assets (tài sản cố định). Cash Management & Forecasting (Quản lý
tiền mặt và Dự toán), Product Cost Accounting (kế toán giá thành sản phẩm), Cost
Center Accounting (kế tốn trung tâm Phí tổn), Asset Accounting (kế tốn tài sản
cố định), Tax Accounting (Kế toán Thuế), Credit Management (Quản lý Tín dụng)
và Financial Reporting (Báo cáo Tài chính).
Các process Human Resources, bao gồm personnel administration (quản lý hành
chính nhân viên), time accounting payroll (kế toán lao động tiền lương),
personnel planning and development (hoạch định phát triển nhân viên), benefits
accounting (kế toán phúc lợi), applicant tracking (theo dõi hồ sơ xin việc) time
management, compensation (quỹ đãi ngộ), workforce planning (hoạch định lực
lượng lao động), performance management (quản lý năng suất) và travel expense
reporting (báo cáo chi phí đi cơng tác).

10


Bảng XI: Các business process được hỗ trợ bởi
Enterprise Systems
Các process Manufacturing & Production, bao gồm procurement (thu
mua), inventory management (quản lý tồn kho), purchasing (đặt mua
hàng, cung tiêu), shipping (chuyên chở), production planning (kế hoạch
sản xuất), production scheduling (đặt lịch trình sản xuất). Material
requirements planning (hoạch định nhu cầu vật tư), quality control (kiểm
tra chất lượng), distribution (phân phối), transportation execution (thi
hành chuyên chở) và equipment maintenance (bảo trì máy móc thiết bị).
Các process Sales & Marketing, bao gồm order processing (xử lý đơn
đặt hàng), quotations (hiến giá), contracts (hợp đồng), production

configuration (cấu hình sản xuất), pricing (cho giá), billing (tính hóa
đơn), credit checking (kiểm tra mức tín dụng), incentive and commission
management (quản lý khen thưởng và huê hồng) và sales planning (kế
hoạch tiêu thụ).
11


Phần mềm ERP được xây dựng xung quanh hàng ngàn
business process được định sẵn trước. Các tổ chức nào thiết
đặt phần mềm ERP này, trước tiên phải chọn ra những chức
năng hệ thống nào họ muốn dùng rồi sau đó “ánh xạ”
business process của họ lên business process đã định sẵn
trước trong phần mềm ERP.
Tiến trình này ánh xạ, hoặc qui chiếu các mơ hình mà nhà
sản xuất phần mềm ERP cung cấp thường được dựa trên sự
hiểu biết của business process và best practice.
Best practices (cung cách hành nghề tốt nhất) là những giải
pháp thành công nhất hoặc những phương pháp giải quyết
vấn đề một cách nhất quán và hữu hiệu nhất cho phép đạt
đến những mục tiêu được đề ra. Các nhà sản xuất phần mềm
ERP (hoặc ERP) thường cung cấp những best practice mà họ
đã nghiên cứu kỹ liên quan đến một ngành nghề nào đó12mà
họ cho là chuẩn.


Thí dụ, ta có thể ánh xạ tiến trình (process map) mua sắm
thiết bị mới. Process map sẽ cho thấy các bước đi cần được
thực hiện để hoàn thành process và vai trị của các kỹ sư
bảo trì, nhà quản lý vật liệu (material manager) và kế toán
viên tài sản cố định.

Phần mềm ERP tự động hóa phần lớn các bước đi, cho tích
hợp cơng việc bảo trì nhà máy, quản lý vật liệu và kế toán
tài sản cố định.
Các cơng ty có thể sử dụng các bảng dữ liệu cấu hình
(configuration table) mà phần mềm ERP cung cấp để “cắt
ni” phù hợp với một khía cạnh đặc biệt của hệ thống theo
cách kinh doanh của xí nghiệp. Thí dụ, cơng ty có thể dùng
các bảng cấu hình này để chọn ra việc công ty muốn theo
dõi doanh số theo dịng sản phẩm hay khơng, hoặc theo đơn
13
vị địa lý hành chính, hoặc theo kênh phân phối, v, v…


Nếu phần mềm ERP không hỗ trợ cách kinh doanh của xí
nghiệp, thì cơng ty có thể viết lại một phần phần mềm để
hỗ trợ cách làm ăn của mình.
Tuy nhiên phần mềm ERP thường rất phức tạp (một cách
bất thường), nên việc viết lại một phần hệ thống ERP sẽ
làm “thối hóa” năng suất của hệ thống ERP.
Cách tốt nhất là phải “theo chiều gió” nghĩa là cơng ty
phải thay đổi cách làm ăn của mình cho phù hợp với
business process của phần mềm ERP và cấu hình hóa một
cách tối thiểu (nghĩa là chấp nhận những giá trị mặc nhiên
của cấu hình nguyên thủy).
14


Những công ty “đại gia”sản xuất phần mềm ERP bao gồm
SAP, Oracle, PeopleSoft và Baan.
Có nhiều phiên bản được thiết kế cho những doanh nghiệp

vừa và nhỏ.
Các hệ thống ERP sử dụng kiến trúc Client/Server nhưng lại
được thiết kế để tận dụng những ưu thế của Web. Người sử
dụng giờ đây có thể kết nối với các hệ thống này thông qua
một Web browser, nối về các hệ thống của các công ty khác.
Mặc dù lúc ban đầu các hệ thống ERP được thiết kế cho
những business process “back office” trong nội bộ công ty,
nhưng giờ đây các hệ thống ERP thiên về bên ngồi ngày
càng nhiều có khả năng liên lạc trực tiếp với khách hàng,
nhà cung cấp cũng như với các tổ chức khác.
15


I.3- Giá trị kinh tế cuả hệ thống hoạch định nguồn lực xí
nghiệp ERP/ES
Hệ thống ERP giúp tích hợp các business process của tổ
chức lại với nhau thành một kiến trúc thơng tin duy nhất
và việc tích hợp này có thể đem lại một lợi tức to lớn nếu
công ty cài đặt và sử dụng đúng đắn phần mềm ERP này.
Các hệ thống ERP có thể tạo ra trị giá bằng cách tăng hiệu
năng của tổ chức cũng như bằng cách cung ấp thơng tin
bao trùm xí nghiệp cho các nhà quản lý giúp họ làm quyết
định tốt hơn.
I.3.1- Một tổ chức đồng nhất hơn
Các tổ chức có thể sử dụng hệ thống ERP để hỗ trợ cấu
trúc tổ chức mà trước đây ta không thể làm được hoặc để
tạo ra một nền “văn hóa tổ chức” (organizational culture)
16
có kỹ luật hơn.

Thí dụ, cơng ty có thể sử dụng hệ thống ERP để tích hợp
cơng ty xun lục địa hoặc xun biên giới các đơn vị
business hoặc tạo một văn hóa tổ chức đồng nhất theo đấy
mỗi đơn vị sẽ dùng những process và thông tin giống nhau.
Và sự đồng nhất này có thể đem áp dụng lên tồn thế giới.
Thí dụ, hãng Nestlé SA (Thụy Sĩ) đã cài đặt hệ thống SAP
R/3 như là cách để chuẩn hóa và phối hợp họat động
business process trong 500 cơ sở trên 80 quốc gia.
Ban lãnh đạo nhận ra rằng việc quản lý phân tán như hiện
nay cũng như sự thiếu vắng các business process chuẩn lẫn
CNTT sẽ ngăn không cho công ty nâng tầm kiểm sốt tồn
cầu có được sức mạnh đấu thầu thu mua nông sản vật liệu
thô ở giá thấp nhất và đánh giá hiệu quả của các họat động
khuyến mãi của mình.
17


I.3.2-Các họat động hiệu quả hơn và những business
process thiên về khách hàng nhiều hơn
Các hệ thống ERP có thể giúp tạo nền tảng cho một tổ chức
thiên về khách hàng nhiều hơn. Bằng cách tích hợp các
business process riêng rẽ đứng độc lập như trước đây trong
tiêu thụ, sản xuất và hậu cần, toàn bộ tổ chức sẽ đáp ứng
hữu hiệu hơn trước các yêu cầu của khách hàng về sản
phẩm và dịch vụ, dự đoán các sản phẩm mới và chế tạo,
giao hàng như theo yêu cầu.
Bộ phận chế tạo sẽ có thơng tin tốt hơn liên quan đến việc
chỉ chế tạo những gì khách hàng đã đặt, chỉ thu mua đúng
số lượng linh kiện và vật liệu để sản xuất theo đúng đơn đặt

hàng hiện thời, theo dõi tiến độ sản xuất và giảm đi tối
thiểu thời gian lưu kho đối với các linh kiện vật liệu hoặc
18
thành phẩm.


Thí dụ, sau khi cài đặt hệ thống ERP của Oracle vào năm
1999, hãng Lucent Microelectronics Group (Mỹ) đã giảm
thời gian những process thường bỏ ra 10 đến 15 ngày, nay
chỉ còn mất 8 tiếng đồng hồ. ở Mỹ, hãng có thể giao đặt mua
một chip silicon dùng trong điện thọai di động chỉ trong
vòng 56 tiếng đồng hồ sau khi nhận được đơn đặt hàng.
Nếu một nhà máy nào đó khơng thể họat động vì bị cúp điện
kéo dài hoặc bị thiên tai, hãng Lucent có thể chuyển việc sản
xuất qua một nhà máy khác trong vòng 8 tiếng đồng hồ.
Hệ thống ERP đã giúp cho công ty giảm chi phí hậu cần
(bao gồm chi phí lưu kho, chuyên chở và nhân viên) từ 1,5%
thu nhập xuống dưới 1%.

19


I.3.3- Thông tin bao trùm công ty giúp cải thiện việc lấy
quyết định
Ngoài việc giám sát điều kkhiển các hoạt động tác nghiệp
chẳng hạn theo dõi tình trạng các đơn đặt hàng và mức tồn
kho, các hệ thống ERP còn cải thiện việc làm báo cáo
trong tồn cơng ty cũng như việc làm quyết định, hệ thống
ERP tạo ra một nơi tồn trữ dữ liệu duy nhất cho tồn cơng
ty (căn cứ dữ liệu trung ương – centralized database). Dữ

liệu sẽ có những định nghĩa chuẩn, mang cùng một dạng
thức mà toàn bộ tổ chức đã chấp nhận.
Các số liệu về hiệu năng sẽ mang cùng ý nghĩa xuyên suốt
công ty và có thể được tự động cung cấp kkhơng có sự can
thiệp của con người. Bất cứ lúc nào ban lãnh đạo cũng có
thể biết một đơn vị trong tổ chức hoạt động thế nào mà
khỏi cần báo cáo của cấp dưới (thường nếu để báo cáo thì
20
bao giờ cũng được tô hồng).


Thí dụ, hệ thống ERP có thể giúp ban lãnh đạo xác định
ngay liền sản phẩm nào tồi tệ nhất không đem về lợi nhuận
cho công ty (để công ty tùy nghi quyết định tiếp tục hoặc
lọai khỏi quá trình sản xuất).
Các phần mềm ERP thường bao gồm các công cụ phân tích
bằng cách dùng dữ liệu được tồn trữ trong hệ thống để đo
lường hiệu quả hoạt động của công ty một cách tổng thể.
Phần mềm ERP của SAP bao gồm những thống kê liên
quan đến quản lý lợi nhuận,quản lý chi phí sản phẩm và
dịch vụ, quản lý chi phí gián tiếp, quản lý rủi ro, balanced
scored (chấm điểm cân bằng), quản lý việc hoạch định đầu
tư và các công cụ khác cho ban lãnh đạo một cái nhìn tổng
thể về hiệu quả hoạt động của cơng ty.
21


II. Hệ thống quản lý dây chuyền cung ứng (Supply Chain
Management – SCM)
Mơi trường kinh doanh đầy tính cạnh tranh gay gắt của

thế giới ngày nay địi hỏi cá cơng ty phải quan tâm đến
việc dây chuyền cung ứng vật tư hàng hóa (supply chain ,
gọi tắt (SC hoặc dây chuyền) hoạt động và được quản lý
thế nào.
Khi đặt mua hàng, khách hàng ngày nay đều nhấn mạnh
đến giá trị lớn hơn của mặt hàng (ngày càng giàu, người
ta không thích mua hàng giá rẻ bình dân), thỏa mãn đơn
đặt hàng nhanh hơn cũng như dịch vụ hậu mãi phải tốt và
phản ứng nhanh trước các thị hiếu hay thay đổi của
khách hàng.
22


Chu kỳ « tuổi thọ » của sản phẩm ngày càng ngắn đi (khái
niệm « ăn chắc mặc bền » của các cụ xưa đã bị lỗi thời), việc
thu mua sản phẩm tại nguồn (sourcing) bỏ qua mơi giới
trung gian, mang tính tồn cầu cũng như chủng loại các mặt
hàng ngày càng đa dạng phong phú, do đó chi phí dây
chuyền cung ứng vật tư hàng hóa và sự phức tạp ngày càng
tăng.
Chuỗi giá trị (value chain) của phần lớn doanh nghiệp được
kết nối với nhau làm cho lợi thế cạnh tranh có thể được dựa
trên trọn dây chuyền cung ứng vật tư hàng hóa thay vì trên
từng doanh nghiệp riêng rẽ.
Hệ thống SCM ngày nay không chỉ giới hạn vào việc thỏa
mãn trọn vẹn đơn đặt hàng mà còn được gắn liền với những
vấn đề chiến lược, chẳng hạn khả năng tạo ra những mặt
hàng rất nhanh và nhanh chóng đến tay khách hàng cũng
như tạo và thiết đặt những mơ hình kinh doanh mới. Bạn23cứ
xem thị trường điện thoại di động thì biết.

II.1- Dây chuyền cung ứng vật tư hàng hóa là gì ?
Hệ thống SCM liên quan đến việc kết nối chặt chẽ và việc
phối hợp các hoạt động liên quan đến thu mua, sản xuất
và di chuyển (vận tải) một sản phẩm. SCM sẽ tích hợp các
business process để tăng tốc các luồng thông tin, sản
phẩm và nguồn vốn lên xuống dọc theo dây chuyền để
giảm thời gian, công sức trùng lắp và chi phí tồn kho.
Dây chuyền cung ứng vật tư hàng hóa là một mạng lưới
tổ chức và business process lo việc thu mua vật liệu thô
(raw materials), chế biến các vật liệu này thành bán thành
phẩm hoặc thành phẩm, rồi phân phối sản phẩm hoàn tất
cho khách hàng.
24


SCM nối liền các nhà cung cấp, các nhà máy chế biến nằm
rải rác nhiều nơi trên thế giới, các trung tâm phân phối,
các nhà bán lẻ và khách hàng để cung cấp hàng hóa dịch
vụ từ người cung cấp vật liệu cho đến nơi tiêu thụ sản
phẩm hoàn tất.
Các luồng ngun vật liệu, thơng tin và thanh tốn chạy
xun suốt qua dây chuyền trong cả hai chiều.
Các mặt hàng bắt đầu đi từ nguyên vật liệu, di chuyển qua
hệ thống hậu cần và nhà máy sản xuất cho tới khi đến tận
tay khách hàng.
Các mặt hàng bị trả về lại theo chiều ngược lại từ người
mua về phía người bán.
25