Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở: Phần 2 - TS. Trương Thị Thu Hiền

Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở

Chương 4.
XÂY DỰNG QUY CHẾ, KẾ HOẠCH LÀM VIỆC
TRONG CƠNG SỞ
Cũng như các hoạt động phân tích, thiết kế, phân công
công việc và tổ chức điều hành công việc trong công sở, xây
dựng quy chế và xây dựng kế hoạch làm việc trong công sở là
hai hoạt động cơ bản không thể thiếu trong tổ chức hoạt động
cơng sở. Chương này trình bày về kỹ thuật xây dựng quy chế
làm việc và kế hoạch làm việc trong công sở.
Sau khi học xong chương 4, người học sẽ:
(i) Vận dụng kiến thức của kỹ thuật xây dựng quy chế, kế
hoạch làm việc trong cơng sở vào phân tích, đánh giá, đóng
vai các tình huống thực tiễn liên quan.
(ii) Bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, tinh thần hợp tác, tính
chuyên cần, khả năng thích ứng, kỹ năng giải quyết vấn đề
và quản lý thời gian.
(iii) Tuân thủ các chuẩn mực xã hội, đạo đức nghề nghiệp và
thực thi trách nhiệm với xã hội.
4.1. XÂY DỰNG QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ
4.1.1. Khái niệm
Quy chế là “những điều đã được quy định thành chế độ để
mọi người theo đó mà thực hiện trong những hoạt động nhất
định nào đó”30.
Quy chế làm việc trong công sở là văn bản nội bộ do công
sở hoặc người đứng đầu công sở ban hành theo thẩm quyền quy

30

Theo Từ điển Tiếng Việt, />

101


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở

định về nguyên tắc làm việc, chế độ trách nhiệm, quan hệ
công tác; phạm vi, cách thức, quy trình giải quyết cơng việc;
chương trình cơng tác; các hoạt động và chế độ thông tin, báo
cáo của công sở.
Từ cách hiểu này, có thể thấy Quy chế làm việc trong cơng
sở có các đặc điểm cơ bản sau đây:
(i) Là văn bản hành chính cá biệt, được xây dựng và ban
hành kèm theo một văn bản quy phạm đúng thẩm quyền;
(ii) Phạm vi tác động chủ yếu trong nội bộ công sở;
(iii) Về nội dung: Quy chế làm việc trong công sở không
quy định thêm nhiệm vụ, quyền hạn cho công sở, bao gồm các
quy phạm pháp luật về quy định chung và các quy định cụ thể
liên quan đến trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc của
các đơn vị, bộ phận, công chức trong công sở; quan hệ cơng tác
của cơng sở; chương trình cơng tác, chế độ thông tin, báo cáo,
hội họp, tiếp khách, đi công tác, tiếp công dân, giải quyết khiếu
nại, tố cáo; quản lý, ban hành văn bản trong công sở…);
(iv) Về hình thức: Quy chế làm việc trong cơng sở thường
được xây dựng thành các điều khoản.
4.1.2. Phân loại
Có nhiều cách phân loại quy chế làm việc trong công sở:
Cách thứ nhất, dựa vào phạm vi hành chính của cơng sở,
có thể phân chia quy chế làm việc trong cơng sở thành 3 loại:
Quy chế làm việc của các công sở trung ương; Quy chế làm việc
của các công sở trung ương đóng tại địa phương và Quy chế làm

việc của các công sở do địa phương quản lý.
Cách thứ hai, dựa vào tính chất và nội dung hoạt động của
cơng sở, có thể phân chia quy chế làm việc trong công sở thành:
Quy chế làm việc của các công sở hành chính và Quy chế làm
việc của các cơng sở sự nghiệp.
Ở Việt Nam hiện nay, căn cứ vào vai trò, chức năng của
102


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong cơng sở

cơng sở, có thể phân chia quy chế làm việc trong công sở thành
bốn loại cơ bản:
Một là, Quy chế làm việc của công sở lãnh đạo: Là quy chế
làm việc của các cơ quan thuộc bộ máy của Đảng Cộng sản Việt
Nam. Các công sở này đảm nhiệm vai trò lãnh đạo;
Hai là, Quy chế làm việc của công sở quản lý: Là quy chế
làm việc của các cơ quan thuộc bộ máy của Nhà nước Cộng hịa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Các cơng sở này thực hiện chức
năng quản lý nhà nước;
Ba là, Quy chế làm việc của công sở sự nghiệp: Là quy chế
làm việc của các cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng cung ứng
dịch vụ công;
Bốn là, Quy chế làm việc của công sở khác: Là quy chế
làm việc của các cơ quan, tổ chức còn lại.
4.1.3. Vai trò
Trong quá trình hoạt động, các cơng sở đều phát sinh mối
quan hệ cơng tác trong nội bộ cơng sở mình và với các công sở
khác. Để các công sở hoạt động trong khuôn khổ pháp luật, bảo
đảm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, cần thiết phải có quy

chế làm việc góp phần bảo đảm thực thi ngun tắc cơng khai,
dân chủ và minh bạch trong hoạt động của công sở.
Bên cạnh đó, nhờ quy chế làm việc của cơng sở, thẩm
quyền được pháp luật quy định gắn với chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của từng đơn vị, bộ phận, cá nhân trong cơng sở được
cụ thể hóa. Từ đó, tạo điều kiện để hoạt động của cơng sở mang
tính chun nghiệp, nhất quán dựa trên sự tuân thủ, thống nhất
giữa các đơn vị, bộ phận, cá nhân trực thuộc theo nội dung quy
chế làm việc.
Thực tế cho thấy, ở những nơi quy chế được xây dựng tốt,
nghĩa là có các quy định cụ thể, phù hợp với thực tế, với thẩm
quyền được giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi. Trái
103


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong cơng sở

lại, ở các cơng sở khơng có quy chế hoặc quy chế xây dựng qua
loa thì ở đó việc tổ chức điều hành cơng việc ln gặp khó khăn,
kém hiệu quả.
Khi đã có quy chế tốt, mỗi công chức trong công sở sẽ xác
định rõ nội dung cơng việc mình phải làm, trách nhiệm và u
cầu đối với công việc và đối với bản thân để phấn đấu thực hiện
tốt. Từ đó, năng suất lao động, quản lý sẽ được nâng cao hơn.
4.1.4. Yêu cầu
Một là, tuân thủ chặt chẽ các bước cơ bản của quy trình xây
dựng quy chế: Bước 1. Xây dựng Kế hoạch ban hành Quy chế
làm việc trong công sở: Trên cơ sở tập hợp và nghiên cứu các
văn bản hiện hành về xây dựng quy chế làm việc mà công sở
phải tuân thủ; tiến hành xác định phạm vi điều chỉnh, thẩm

quyền ban hành quy chế (Trả lời các câu hỏi: Cá nhân, đơn vị, bộ
phận nào chịu sự điều chỉnh của quy chế, ai là người có thẩm
quyền ban hành quy chế…); xác định hình thức của Quy chế làm
việc theo quy định của cấp trên; xác định yêu cầu, nhiệm vụ cụ
thể; xác định đơn vị, bộ phận, cá nhân có chức năng tổ chức, tiến
hành soạn thảo; xác định các bước tiến hành, tiến độ thực hiện và
phân công nhiệm vụ. Bước 2. Triển khai kế hoạch và giám sát
việc xây dựng Quy chế làm việc. Bước 3. Tổng hợp, hoàn thiện
Dự thảo Quy chế làm việc (lần 1) và tổ chức lấy ý kiến thảo
luận, đóng góp ý nghĩa của các bên liên quan trong công sở (cấp
ủy, cơng đồn, tồn thể cơng chức trong cơng sở…). Bước 4:
Hoàn chỉnh Quy chế làm việc sau khi lấy ý kiến các bên liên
quan (Dự thảo lần 2) và tiến hành thẩm định. Bước 5. Hoàn thiện
Quy chế làm việc sau thẩm định và trình người có thẩm quyền ra
quyết định ban hành (Bản chính thức). Bước 6. Quán triệt và tổ
chức thực hiện Quy chế làm việc tại công sở. Bước 7. Định kỳ
xem xét, điều chỉnh Quy chế làm việc trong công sở (nếu cần
thiết).
Hai là, Phải được xây dựng trên nguyên tắc cụ thể hóa
104


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong cơng sở

quan điểm, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà
nước, quy định của các công sở cấp trên, gắn với chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của công sở.
Ba là, Phải được xây dựng dựa trên khn mẫu chung theo
quy định của cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo rằng trong một
nhóm cơng sở, hình thức của Quy chế làm việc là như nhau.

Bốn là, Khi xây dựng quy chế cần chú ý phạm vi của các
quy định:
(i) Các quy định mang tính chất quy phạm chung là các quy
định được áp dụng cho toàn bộ công sở khi quản lý công việc
chuyên môn theo thẩm quyền của các chức vụ tương ứng. Đó là
những quy định thường gặp khi giải quyết nhiệm vụ phải thực
hiện các biện pháp hành chính như tuyển dụng cơng chức, xếp
ngạch lương công chức, ... và những bảo đảm đối với từng loại
cơng việc. Có quy chế cơng chức, cơng chức cho tất cả các
ngành và cũng có quy chế dành cho công chức từng ngành riêng
biệt;
(ii) Các quy định mang tính bộ phận, cụ thể nhằm đề ra
những u cầu theo tính đặc thù của mỗi cơng sở hay đơn vị, bộ
phận, cá nhân trong đó. Ví dụ, quy định về tiếp khách, quy định
khi đi công tác, quy định điều xe, sử dụng phòng họp…
Năm là, Nội dung quy chế cần bao quát hết quyền hạn,
trách nhiệm của toàn thể đơn vị, bộ phận, cá nhân trực thuộc
công sở: trách nhiệm của công chức lãnh đạo, trách nhiệm của
công chức chuyên môn nghiệp vụ, trách nhiệm của từng bộ phận,
đơn vị trực thuộc.
4.1.5. Phương pháp
Có nhiều cách tiếp cận về phương pháp xây dựng Quy chế.
Trong xây dựng Quy chế làm việc trong công sở, phương pháp
thường được sử dụng là phương pháp 5W1H2C5M. Nội dung
cơ bản của phương pháp này như sau:
105


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở

5W (Why, What, Where, When, Who):
Why: Xác định mục đích, yêu cầu xây dựng Quy chế. Trả
lời các câu hỏi: Tại sao tôi phải lập Quy chế này? Nó có ý nghĩa
như thế nào đối với đơn vị, bộ phận, công sở của tôi? Nếu không
xây dựng Quy chế thì cơng sở sẽ ra sao? Nếu xây dựng, phải dựa
tuân thủ những yêu cầu gì?...
What: Xác định nội dung công việc sẽ đưa vào Quy chế.
Trả lời các câu hỏi: Nội dung công việc cần đưa vào Quy chế
gồm những gì? Các bước thực hiện là gì? Quy định cụ thể từng
nội dung ra sao?...
Where: Xác định nơi tổ chức xây dựng Quy chế. Trả lời
câu hỏi: Hoạt động xây dựng Quy chế được tổ chức ở đâu?
When: Xác định thời gian bắt đầu, tiến độ xây dựng Quy
chế. Trả lời các câu hỏi: Hoạt động xây dựng Quy chế sẽ được tổ
chức vào lúc nào? Thời gian kéo dài trong bao lâu? Khi nào thì
họp triển khai, kiểm tra, giám sát… Khi nào thì từng nội dung
trong Quy chế được tiến hành? Từ đó, xác định được mức độ
quan trọng và khẩn cấp của nội dung công việc tương ứng theo
mức độ ưu tiên từ 1 đến 4 (Mức độ 1. Công việc quan trọng và
khẩn cấp; Mức độ 2. Công việc không quan trọng nhưng khẩn
cấp; Mức độ 3. Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp;
Mức độ 4. Công việc không quan trọng và không khẩn cấp).
Who: Xác định các đơn vị, bộ phận, cá nhân chịu trách
nhiệm thực hiện xây dựng Quy chế và tiến hành các hoạt động
trong Quy chế. Trả lời các câu hỏi: Cá nhân/bộ phận/đơn vị nào
làm? Cá nhân/bộ phận/đơn vị nào kiểm tra? Cá nhân/bộ
phận/đơn vị nào hỗ trợ/phối hợp? Cá nhân/bộ phận/đơn vị nào
chịu trách nhiệm? …
1H (How): Xác định cách thức thực hiện việc xây dựng
Quy chế. Trả lời câu hỏi: Từng nội dung công việc được triển

khai như thế nào? Việc nào trước, việc nào sau, việc nào phải
tiến hành đồng thời?...
106


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở

2C (Control, Check): Xác định cách thức kiểm tra,
kiểm soát việc xây dựng Quy chế
Control: Xác định cách thức kiểm soát việc xây dựng Quy
chế. Trả lời các câu hỏi: Có bao nhiêu cơng việc cần kiểm soát?
Cách thức kiểm soát từng việc như thế nào? …
Check: Xác định cách thức kiểm tra việc xây dựng Quy
chế. Trả lời các câu hỏi: Có bao nhiêu cơng việc cần kiểm tra?
Tần suất kiểm tra? Khi nào cần kiểm tra? Ai kiểm tra? Cách thức
kiểm tra như thế nào? Những điểm kiểm tra nào là trong yếu? …
Trong đó, chú trọng nguyên tắc PARETO (20/80), chọn khối
lượng kiểm tra ít (20%) nhưng xác suất sai sót cao (80%).
5M (Man, Money, Material, Machine, Method): Xác
định các nguồn lực cần huy động cho việc xây dựng Quy chế,
gồm con người, trang thiết bị, máy móc, tài chính-ngân sách,
phương pháp triển khai.
Man: Trả lời câu hỏi “Nguồn nhân lực sẽ được huy động
trong xây dựng Quy chế là ai?”.
Money: Trả lời câu hỏi “Kinh phí xây dựng là bao nhiêu và
được trích từ nguồn nào?”.
Material, Machine: Trả lời câu hỏi “Cần có ngun vật liệu,
trang thiết bị, máy móc, kỹ thuật, cơng cụ hỗ trợ gì trong quá
trình thực hiện quy chế không?”.
Method: Trả lời câu hỏi “Phương pháp triển khai, tổ chức

thực hiện như thế nào? …”.
4.2. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH LÀM VIỆC TRONG CƠNG
SỞ
Kế hoạch làm việc trong cơng sở là gì? Kế hoạch làm việc
trong cơng sở được phân thành những loại nào? Vai trò, nguyên
tắc và phương pháp của việc lập kế hoạch làm việc trong công sở
ra sao?

107


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong cơng sở

4.2.1. Khái niệm
Khái niệm kế hoạch: Có nhiều cách hiểu khác nhau về kế
hoạch:
Kế hoạch là toàn bộ những điều vạch ra một cách có hệ
thống và cụ thể về cách thức, trình tự, thời hạn tiến hành những
công việc dự định làm trong một thời gian nhất định, với mục
tiêu nhất định.
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp
theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu
cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục
tiêu cuối cùng đã được đề ra.
Kế hoạch là “những dự định trong tương lai (thường là
tương lai gần), những việc cần làm, dự kiến sẽ làm trong tương
lai, bao gồm cách làm, cách thức để thực hiện được những
nhiệm vụ đã đặt ra.”31
Kế hoạch là “tổng thể các mục tiêu, các nhiệm vụ cũng như
các giải pháp và nguồn lực mà tổ chức có thể sử dụng để đạt

được mục tiêu của tổ chức.”32
Khái niệm kế hoạch làm việc trong công sở:
Từ khái niệm kế hoạch, vận dụng vào q trình hoạt động
cơng sở, có thể hiểu, kế hoạch làm việc trong cơng sở là một loại
chương trình công tác thể hiện phương án tổ chức công việc
trong công sở, bao gồm mục tiêu, các giải pháp thực hiện, các
nguồn lực được huy động và cách thức tổ chức thực hiện chúng.
Khái niệm lập kế hoạch làm việc trong công sở:
Lập kế hoạch làm việc trong công sở là một hoạt động diễn

31

Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 13. Kỹ
năng lập kế hoạch trong tổ chức, Hà Nội.
32

Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 13. Kỹ
năng lập kế hoạch trong tổ chức, Hà Nội.

108


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong cơng sở

ra theo một trình tự nhất định nhằm xác định mục tiêu của công
sở, xác định các phương thức, nguồn lực thích hợp cần huy động
để đạt được mục tiêu kế hoạch đề ra.
Đây là một chức năng cơ bản của công sở giúp cho mọi
đơn vị, bộ phận, cá nhân định hướng được toàn bộ hoạt động của
tổ chức mình nhằm đạt được một mục tiêu xác định mà kế hoạch

mong muốn đạt được.
Lập kế hoạch trong công sở nhằm trả lời các câu hỏi:
WHAT: Mục tiêu mà cơng sở cần đạt được là gì? Phải làm
gì để đạt được mục tiêu đó? Để đạt được mục tiêu, cần huy động
những nguồn lực cần thiết nào?
HOW: Những việc đó được thực hiện như thế nào, bằng
cách nào?
WHO: Đơn vị, bộ phận, cá nhân nào là người thực hiện?
WHEN: Những việc đó được thực hiện khi nào?
WHERE: Những việc đó được thực hiện ở đâu?
4.2.2. Phân loại
Có nhiều cách phân loại kế hoạch làm việc trong công sở:
Căn cứ vào phạm vi ảnh hưởng, kế hoạch làm việc trong
công sở được chia thành kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác
nghiệp: Kế hoạch chiến lược (kế hoạch tổng thể): thường áp
dụng cho tồn bộ cơng sở. Đó là loại kế hoạch có mục tiêu dài
hạn, mang tính định hướng trong dài hạn (khoảng từ 5 năm trở
lên), có phạm vi ảnh hưởng rộng với mục tiêu là giải quyết các
vấn đề tổng thể, thường tập trung vào các mục tiêu toàn diện, xác
định tương lai tổng thể của công sở. Kế hoạch tác nghiệp:
thường áp dụng cho công sở và các đơn vị, bộ phận trong công
sở. Đó là loại kế hoạch có mục tiêu ngắn hạn, mang tính cụ thể
hóa các kế hoạch chiến lược, trong thời gian ngắn (khoảng dưới
một năm (quý, tháng, tuần, ngày, …), có phạm vi ảnh hưởng
hẹp, với mục tiêu là giải quyết các vấn đề chi tiết, thường tập
109


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở

trung vào những công việc cụ thể để thực hiện mục đích hay
nhiệm vụ gắn với tiến độ hồn thành, các nguồn lực, phân cơng
thực hiện và kết quả cụ thể của mục đích, nhiệm vụ đó.
Căn cứ vào thời gian thực hiện,33 kế hoạch làm việc trong
công sở được chia thành 3 loại: Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch
có nội dung định hướng mục tiêu, phương hướng tổng thể, dài
hạn, mang tính chiến lược, với những định hướng lớn, thể hiện
hình ảnh tương lai mà công sở mong muốn đạt được, cùng các
giải pháp chiến lược để đảm bảo các mục tiêu đó được thực hiện.
Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch có nội dung cụ thể hóa nội
dung và biện pháp thực hiện của kế hoạch dài hạn, kế hoạch
chiến lược, đưa ra các thay đổi quan trọng trong giai đoạn kế
hoạch của công sở, có thời gian thực hiện từ trên 1 năm đến dưới
5 năm: kế hoạch công tác 2 năm, 3 năm, 5 năm, … Kế hoạch
ngắn hạn: Là kế hoạch có nội dung cụ thể hố các nội dung và
biện pháp thực hiện của kế hoạch trung hạn, có thời gian thực
hiện ngắn, từ 01 năm trở xuống: kế hoạch công tác năm; kế
hoạch công tác quý, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác
tuần, kế hoạch công tác ngày…
Căn cứ vào lĩnh vực điều chỉnh, kế hoạch được chia thành:
Kế hoạch thuộc lĩnh vực tổ chức bộ máy; Kế hoạch thuộc lĩnh
vực nhân sự; Kế hoạch thuộc lĩnh vực tài chính; Kế hoạch thuộc
lĩnh vực quản lý nhà nước chuyên ngành; …
4.2.3. Vai trò
Việc lập kế hoạch làm việc trong cơng sở đóng vai trị quan
trọng đối với công sở, đối với các nhà lãnh đạo, quản lý công sở
và với bản thân đội ngũ công chức trong cơng sở đó. Cụ thể:
Đối với cơng sở: (i) Việc lập kế hoạch đóng vai trị định

33

Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 13. Kỹ
năng lập kế hoạch trong tổ chức, Hà Nội.

110


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong cơng sở

hướng, đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ, hệ thống của tất cả
hoạt động mà công sở cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu hoạt
động của mình. Đây cịn là căn cứ để các nhà lãnh đạo, quản lý
công sở phân bổ và sử dụng các nguồn lực hiện có một cách tối
ưu, đảm bảo hoạt động tổ chức công sở được hiệu quả. (ii) Lập
kế hoạch giúp các nhà lãnh đạo, quản lý công sở hình dung được
những hoạt động sẽ triển khai, dự đốn, tiên liệu, lường trước
những thay đổi, bất trắc có thể xảy ra, những khó khăn, thách
thức có thể sẽ gặp phải trong q trình thực hiện kế hoạch, nhờ
đó, giúp cơng sở chủ động ứng phó với sự thay đổi (nếu có) hoặc
các tình huống bất thường. (iii) Lập kế hoạch giúp cơng sở sử
dụng các nguồn lực hiện có một cách tốt nhất thông qua việc huy
động sự tham gia của các đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở
một cách đồng bộ, tập hợp và hướng mọi nỗ lực của tất cả đơn
vị, bộ phận, cá nhân liên quan vào việc hoàn thành mục tiêu
chung; (iv) Lập kế hoạch giúp cơng sở có thể lựa chọn phương
án tối ưu trong q trình thực hiện, từ đó, tiết kiệm nguồn lực
của công sở. (v) Lập kế hoạch giúp cơng sở có thể so sánh kết
quả đạt được so với mục tiêu mà kế hoạch đề ra, từ đó, thực hiện
tốt chức năng kiểm sốt của mình.
Đối với các nhà lãnh đạo, quản lý công sở: Việc lập kế

hoạch giúp giảm đến mức tối đa các bất trắc, giúp nhà lãnh đạo,
quản lý cơng sở có thời gian nhiều hơn cho các công việc khác,
thực hiện tốt hơn các mục tiêu đã định, góp phần làm cho q
trình thực hiện kế hoạch làm việc của công sở được tiến hành
một cách thuận lợi.
Đối với công chức: Việc lập kế hoạch là căn cứ để công
chức tổ chức công việc theo kế hoạch đã đề ra, giúp rèn luyện
tính kỉ luật, kiên trì; rèn luyện ý chí, nghị lực; đem lại kết quả
làm việc tốt; được mọi người tin tưởng. Nếu khơng có kế hoạch,
việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công chức sẽ dễ rơi vào
trạng thái vô nguyên tắc, vô tổ chức, vô k luật, không kiểm soát
111


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở

được khối lượng, nội dung công việc cần làm, không đảm bảo
tiến độ công việc; dễ bị tác động; làm việc tùy hứng; ảnh hưởng
đến tiến độ của cá nhân, đơn vị, bộ phận khác trong công sở, ảnh
hưởng đến uy tín cá nhân cơng chức.
4.2.4. Ngun tắc
Để việc lập kế hoạch làm việc trong công sở phát huy hết
vai trị của nó, cần tn thủ các nguyên tắc sau trong quá trình
xây dựng:
Thứ nhất, Nguyên tắc đảm bảo tính quy trình: Tn thủ đầy
đủ các bước trong quy trình lập kế hoạch gồm: (1) Thu thập
thơng tin, phân tích thực trạng của cơng sở trước khi lập kế
hoạch; (2) Xác định mục tiêu kế hoạch; (3) Xây dựng các
phương án thực hiện; (4) Dự thảo kế hoạch; (5) Tổ chức lấy ý
kiến các bên liên quan, hoàn chỉnh dự thảo và (6) Ban hành Kế

hoạch.
Thứ hai, Nguyên tắc đảm bảo thông tin: Trong tất cả các
bước của quy trình lập kế hoạch, cần đảm bảo tính đầy đủ, tồn
diện, chính xác và cập nhật.
Thứ ba, Ngun tắc đảm bảo mục tiêu SMART: Mục tiêu
của kế hoạch cần đảm bảo tính cụ thể, thực tế, khả thi, có thể đo
lường và rõ ràng về thời gian thực hiện (Specific- MeasurableAchievable- Realistic- Timebound).
Thứ tư, Nguyên tắc đảm bảo tính phù hợp: Đảm bảo tính
phù hợp về thời gian, về mục tiêu, về tính bền vững, về tài chính
trong quá trình lựa chọn phương án tối ưu gắn với bối cảnh thực
hiện kế hoạch.
Thứ năm, Nguyên tắc tôn trọng tính khách quan: Cần dựa
trên những căn cứ khoa học (như chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của công sở; phương hướng công tác của công sở trong mối
quan hệ với phương hướng chung; tình hình thực tế thực thi
cơng vụ, vào các nguồn lực hiện có của cơng sở; kế hoạch của
112


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở

cấp trên…), những yêu cầu khách quan và có tính thực tế, phù
hợp với điều kiện của công sở để xây dựng kế hoạch; tránh chủ
quan, duy ý chí, tạo ra những kế hoạch bất khả thi.
Thứ sáu, Nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt: Đảm bảo tính
linh hoạt trong xây dựng kế hoạch, tạo ra khả năng điều chỉnh
được nội dung cho phù hợp với điều kiện cụ thể nhằm giảm bớt
các rủi ro do các vấn đề không mong đợi phát sinh.
Thứ bảy, Nguyên tắc đảm bảo tính cân đối: Để tránh tình
trạng bị động, lãng phí khi sử dụng nguồn lực, cần đối giữa mục

tiêu và nguồn lực; giữ biện pháp với nguồn lực; giữ phương tiện
với con người… trong công sở.
Thứ tám, Nguyên tắc đảm bảo tính phù hợp: Phải đặt kế
hoạch đang xây dựng trong mối quan hệ với các kế hoạch khác
đang được tiến hành trong cơng sở. Cần tính tốn hợp lý trong
việc phân bố thời gian, nguồn lực của cơng sở, tránh tính trạng
chồng chéo giữa các kế hoạch khi thực hiện.
Thứ chín, Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả: So sánh kết
quả dự kiến đạt được với các chi phí cần thiết phải bỏ ra để đạt
được kết quả đó.
Thứ mười, Ngun tắc đảm bảo tính cam kết: Ngun tắc
này địi hỏi trong q trình tổ chức thực hiện kế hoạch, các bên
có trách nhiệm phải đảm bảo thực hiện đúng các cam kết đã ghi
trong kế hoạch.
Thứ mười một, Nguyên tắc lường trước rủi ro: Phải xác
định được những nhân tố có thể trở thành rào cản khi thực hiện
kế hoạch (độ sai lệch của các dự báo; yếu tố tâm lý, sự thay đổi
của môi trường…), lường trước tối đa những rủi ro có thể xảy ra
trong từng hoạt động và đưa ra các giải pháp dự phịng
4.2.5. Phương pháp
Có nhiều phương pháp khác nhau khi đề cập đến phương
pháp lập kế hoạch nói chung. Đối với hoạt động xây dựng kế
113


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong cơng sở

hoạch làm việc trong cơng sở, có hai phương pháp thường được
sử dụng gồm: Phương pháp xây dựng kế hoạch từ trên xuống và
Phương pháp xây dựng kế hoạch từ dưới lên.

Phương pháp thứ nhất, phương pháp xây dựng kế hoạch từ
trên xuống:
Cơ sở: Phương pháp lập kế hoạch này dựa trên cơ sở những
đánh giá, quan sát của các cá nhân có nhiều kinh nghiệm thực
hiện chức năng lập kế hoạch trong công sở cũng như dữ liệu quá
khứ về các hoạt động tương tự mà cơng sở đã tiến hành trước đó.
Cách tiến hành: Các đơn vị, bộ phận, cá nhân chịu trách
nhiệm xây dựng kế hoạch sẽ chủ động việc thu thập thông tin,
phân tích thực trạng của cơng sở trước khi lập kế hoạch; xác định
mục tiêu kế hoạch; xác định các hoạt động cần tiến hành; ước
tính tồn bộ các chi phí, nguồn lực, thời gian thực hiện cho từng
hoạt động và tiến độ hoàn thành; cách thức kiểm tra, theo dõi,
đánh giá, chế độ thơng tin, báo cáo trong q trình lập kế hoạch
Việc lựa chọn được phương án tối ưu chủ yếu nhờ vào kinh
nghiệm và dữ liệu quá khứ của các đơn vị, bộ phận, cá nhân chịu
trách nhiệm xây dựng kế hoạch.
Ưu điểm: Thời gian lập kế hoạch ngắn, tiết kiệm chi phí
cho việc lập kế hoạch. Thích hợp cho việc lập kế hoạch đối với
những mục tiêu có tính chất định kỳ, lặp đi lặp lại trong công sở.
Nhược điểm: Các đơn vị, bộ phận, cá nhân thực hiện kế
hoạch thường bị động do không được tham khảo ý kiến trong
q trình lập kế hoạch. Có thể gặp rủi ro do dựa vào kinh nghiệm
đã có, dữ liệu các thực hiện trước đó là chủ yếu, nhất là trong bối
cảnh mơi trường bên ngồi hay đổi tác động khó lường đến hiện
trạng của cơng sở. Khơng phát huy được trình độ, năng lực của
các bên liên quan trong quá trình lập kế hoạch.
Phương pháp thứ hai, phương pháp xây dựng kế hoạch từ
dưới lên:
114

Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở

Cơ sở: Đây là phương pháp lập kế hoạch dựa trên việc
phân tích, đánh giá đầy đủ nguồn lực hiện có trong cơng sở, tập
trung đánh giá một cách đầy đủ những khó khăn, thuận lợi, cơ
hội, thách thức mà công sở đang gặp phải trên cơ sở tham khảo ý
kiến của các bên liên quan.
Cách tiến hành: Đơn vị, bộ phận, cá nhân có chức năng lập
kế hoạch sẽ tổ chức việc thu thập thông tin, phân tích thực trạng
của cơng sở trước khi lập kế hoạch; xác định mục tiêu kế hoạch;
xác định các hoạt động cần tiến hành; ước tính tồn bộ các chi
phí, nguồn lực, thời gian thực hiện cho từng hoạt động và tiến độ
hoàn thành; cách thức kiểm tra, theo dõi, đánh giá, chế độ thơng
tin, báo cáo trong q trình lập kế hoạch… trên cơ sở tham khảo
ý kiến của các cá nhân, đơn vị, bộ phận có liên quan. Việc lựa
chọn được phương án tối ưu với thông tin thu thập được đầy đủ
nhờ sự tham gia của các bên liên quan trên tinh thần dân chủ.
Ưu điểm: Các đơn vị, bộ phận, cá nhân thực hiện kế hoạch
chủ động hơn trong quá trình thực hiện kế hoạch của mình do
được tham khảo ý kiến trước khi người có thẩm quyền ban hành
kế hoạch. Xác suất gặp rủi ro ít hơn do thông tin thu thập được
đầy đủ với sự tham gia của các bên liên quan. Huy động được
trình độ, năng lực của các bên liên quan trong q trình lập kế
hoạch. Thích hợp cho việc lập kế hoạch hồn thành những mục
tiêu mới của cơng sở.
Nhược điểm: Thời gian lập kế hoạch dài, chi phí cho việc
lập kế hoạch cao hơn. Trong trường hợp nội bộ mâu thuẩn, khó
lấy được ý kiến thống nhất, việc lựa chọn phương án tối ưu sẽ
khó khăn hơn.

Tóm tắt chương 4
Chương 4 trình bày về kỹ thuật xây dựng Quy chế làm
việc và Kế hoạch làm việc trong công sở. Với kỹ thuật xây dựng
Quy chế làm việc trong công sở, làm rõ khái niệm, phân loại, vai
trò của Quy chế làm việc trong công sở, các yêu cầu và phương
115


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở

pháp xây dựng Quy chế làm việc trong công sở. Với kỹ thuật xây
dựng Kế hoạch làm việc trong công sở, làm rõ khái niệm, cách
phân loại Kế hoạch làm việc trong cơng sở, vai trị, ngun tắc
và phương pháp lập kế hoạch làm việc trong công sở.
Câu hỏi ôn tập chương 4
1. Quy chế làm việc trong cơng sở là gì? Có mấy loại?
Đặc điểm của nó?
2. Tại sao phải xây dựng Quy chế làm việc trong công sở?
3. Để xây dựng Quy chế làm việc trong cơng sở, cần tn
theo những u cầu gì?
4. Cho biết quy trình xây dựng Quy chế làm việc trong
cơng sở?
5. Cho biết tên và nội dung phương pháp xây dựng Quy
chế làm việc trong công sở.
6. Kế hoạch làm việc trong cơng sở là gì? Được phân
thành những loại nào?
7. Lập Kế hoạch làm việc trong công sở là gì? Vai trị của
nó?
8. Cho biết các ngun tắc cần tuân thủ trong quá trình lập
kế hoạch làm việc trong cơng sở.

9. Có những phương pháp lập kế hoạch làm việc nào
trong công sở? Nội dung của từng phương pháp? Ưu, nhược
điểm của từng phương pháp?
10. Hãy phân tích các phương pháp lập kế hoạch làm việc
trong công sở.

116


Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở

Tài liệu tham khảo chương 4
1.

Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch cán sự,
Chuyên đề 8. Quy chế làm việc của cơ quan hành chính
nhà nước, Hà Nội.

2.

Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên
chính, Chuyên đề 13. Kỹ năng lập kế hoạch trong tổ chức,
Hà Nội.

3.

Bộ Nội vụ (2019), Tài liệu bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp
phòng, Chuyên đề 2. Kỹ năng lập kế hoạch, Hà Nội.

4.

Nguyễn Văn Thâm (2002), Kỹ thuật tổ chức công sở (Đào
tạo Đại học hành chính), Nhà xuất bản Đại học Quốc gia
Hà Nội.

5.

Trương Thị Thu Hiền, Lưu Thị Mai Thanh (2021), Tập bài
giảng Kỹ thuật tổ chức công sở.

6.

Từ điển tiếng Việt />
117


Chương 5. Lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở và xây dựng,
phát huy vai trị của văn hóa cơng sở

Chương 5.
LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CƠNG VIỆC TRONG
CƠNG SỞ VÀ XÂY DỰNG, PHÁT HUY VAI TRỊ
CỦA VĂN HĨA CƠNG SỞ
Chương 5 tiếp tục tìm hiểu về hai kỹ thuật, cũng là hai nội
dung quan trọng tiếp theo trong số bảy nội dung cơ bản của kỹ
thuật tổ chức công sở, gồm: Lãnh đạo, quản lý công việc trong
công sở và xây dựng và phát huy vai trò của văn hóa cơng sở.
Sau khi học xong chương 5, người học sẽ:
(i) Vận dụng kiến thức của kỹ thuật lãnh đạo, quản lý công
việc trong công sở và xây dựng, phát huy vai trị của văn hóa

cơng sở vào phân tích, đánh giá, đóng vai các tình huống
thực tiễn liên quan.
(ii) Bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, tinh thần hợp tác, tính
chuyên cần, khả năng thích ứng, kỹ năng giải quyết vấn đề
và quản lý thời gian.
(iii) Tuân thủ các chuẩn mực xã hội, đạo đức nghề nghiệp và
thực thi trách nhiệm với xã hội.
5.1. LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ
5.1.1 Khái niệm lãnh đạo, quản lý
Quản lý là quá trình làm việc cùng với người khác và làm
việc thông qua người khác nhằm đạt được các mục tiêu của tổ
chức trong điều kiện môi trường thay đổi. Lãnh đạo là q trình
gây ảnh hưởng và tạo mơi trường làm việc thuận lợi để đạt
được mục tiêu của tổ chức.
Trên những phương diện chung nhất, lãnh đạo và quản lý
có những nội dung tương đồng. Tuy nhiên, lãnh đạo và quản lý
cũng có những nội hàm khác biệt. Theo tác giả Warren Bennis,
có thể phân biệt sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý ở một số
118


Chương 5. Lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở và Xây dựng,
phát huy vai trị của văn hóa cơng sở

điểm chính như sau:
Bảng 5.1 Phân biệt lãnh đạo và quản lý theo quan điểm của
Warren Bennis
LÃNH ĐẠO

QUẢN LÝ

- Giám sát, đánh giá là thứ yếu

- Giám sát, đánh giá là trọng
tâm

-Chú trọng động viên, khích lệ;
đổi mới, đột phá; con người,
hiệu quả; quyết định, thực hiện
công việc.

- Chú trọng duy trì trật tự định
sẵn; chế độ, tổ chức; nâng cao
hiệu suất; làm tốt những việc
đã được quyết định.

- Người lãnh đạo và nhân viên
là chủ thể của hoạt động lãnh
đạo, hoạt động quyết sách (giới
hạn giữa hai đối tượng này là
không rõ ràng).

- Người quản lý là chủ thể,
vạch ra quyết sách. Nhân viên
là khách thể, chấp hành quyết
sách (hai đối tượng này không
vượt qua giới hạn, xâm phạm
lĩnh vực).

- Quan tâm đến sự sinh tồn, - Quan tâm đến quyết sách,

phát triển, tương lai của tổ sách lược của tổ chức. Quản lý
chức, mục đích đằng sau quy những cái thuộc về hiện tại.
hoạch sách lược.
- Người lãnh đạo học cách làm
huấn luyện viên, người phụ
trách, giáo viên, người phục
vụ; tạo điều kiện tốt về môi
trường làm việc cho cấp dưới.

- Người quản lý coi mình là
trọng tài, quen với việc bản
thân chỉ cần nói, khơng cần
làm.

- Lấy con người, nhân viên, - Lấy sự việc, công việc, hiệu
khách hàng, hiệu quả, giá trị suất và thị trường làm gốc.
làm gốc.

119


Chương 5. Lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở và Xây dựng,
phát huy vai trị của văn hóa công sở

Về chức năng công việc, lãnh đạo và quản lý là hai công
việc khác nhau.
Những công việc chủ yếu của lãnh đạo là: Tập hợp lại toàn
bộ tinh thần tập thể và hướng đến tương lai; Phân tích tình hình,
định hướng, vạch chiến lược; Đưa ra các quyết định quan trọng;
Làm điểm tựa về uy tín cho tổ chức, đối với cả người bên trong

lẫn người bên ngoài; Sử dụng tài năng cá nhân để truyền cảm
hứng cho người khác.
Những công việc chủ yếu của quản lý là: Thực hiện các
quyết định của lãnh đạo; Nhà quản lý lưu ý đến các cá nhân ở
thời điểm hiện tại, phát triển từng cá nhân; Xử lý các công việc
hôm nay, tuần này, tháng này; Đảm bảo cho bộ máy hoạt động
thông suốt.
Ở các tổ chức nhỏ, các việc lãnh đạo và quản lý hay được
quy làm một, do cùng một người đảm nhiệm. Tuy nhiên, đối với
các tổ chức lớn, sự phân biệt giữa lãnh đạo và quản lý là cần
thiết. Có những người có khả năng làm cả hai công việc lãnh đạo
và quản lý và trong các tổ chức lớn cũng có những vị trí địi hỏi
phải làm cả hai việc. Tuy nhiên, hai cơng việc này địi hỏi những
loại kỹ năng khác nhau.
Những điều mà một người lãnh đạo cần có (ngồi việc là
một con người có tư cách tốt nói chung) là: Uy tín cá nhân cao
(nếu người bên trong khơng phục thì khó lãnh đạo, nếu mất uy tín
với bên ngồi thì tồn bộ tổ chức mất uy tín theo); có trình độ cao,
tầm nhìn xa trơng rộng để có thể đưa ra những định hướng và
quyết định đúng đắn; biết phối hợp hài hòa với bộ phận quản lý.
Đối với người quản lý, không nhất thiết cần có trình độ cao,
uy tín cao hay tầm nhìn xa trơng rộng như người lãnh đạo, nhưng
ngược lại cần những đức tính như: Hiểu được và tuân theo các
quyết định của lãnh đạo; có tính k luật, cẩn thận, tỉ mỉ, nắm
vững, sâu sát các chi tiết (người lãnh đạo có thể khơng mạnh
những điểm này) và tùy lĩnh vực quản lý mà cần có trình độ
120


Chương 5. Lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở và Xây dựng,

phát huy vai trị của văn hóa công sở

chuyên môn tương ứng cho phù hợp.
Quản lý thường được hiểu là việc thực hiện các chức năng
cơ bản như kế hoạch hoá, tổ chức, điều phối và kiểm soát các
hoạt động để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Do vậy, các nhà
quản lý sẽ quan tâm hơn tới các mục tiêu ngắn hạn và hiệu quả
của việc đạt các mục tiêu đó. Trong khi đó, các nhà lãnh đạo,
quản lý lại có cái nhìn tổng qt hơn, họ thường phải xác định
tầm nhìn cho tổ chức, hướng đến những mục tiêu dài hạn, chú
trọng vào các vấn đề trao đổi, giao tiếp, thúc đẩy, tạo động lực
và thu hút người lao động vào thực hiện mục tiêu. Nói một cách
khác, người quản lý làm cho cấp dưới phải tuân thủ do thẩm
quyền từ vị trí của họ, còn người lãnh đạo sẽ khiến cấp dưới nỗ
lực làm việc bằng cách chia sẻ, trao đổi, động viên và thu hút họ.
Ngồi ra những người lãnh đạo khơng chỉ có trong các nhóm
chính thức, tức là các nhóm tuân thủ hệ thống thứ bậc quản lý
nhất định trong tổ chức, mà cịn có trong cả các nhóm khơng
chính thức.
5.1.2 Đặc điểm công việc của người lãnh đạo, quản lý
Để thực hiện các cơng việc trong cơng sở, địi hỏi phải có
một đội ngũ cơng chức chun nghiệp, có trình độ, phẩm chất,
năng lực quản lý nhà nước để thực thi cơng vụ.
Nhìn chung, các cơng việc chính của công chức trong công
sở bao gồm (Bảng 5.2):

121


Chương 5. Lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở và Xây dựng,

phát huy vai trị của văn hóa cơng sở

Bảng 5.2. Các cơng việc chính của cơng chức trong công sở34
STT

Nội dung công việc

1

Tiếp nhận, tổ chức thi hành các quyết định của cấp trên
thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao

2

Tiếp nhận, xử lý yêu cầu, kiến nghị của công sở cấp
dưới, của tổ chức, công dân thuộc chức năng, nhiệm vụ
được giao

3

Soạn thảo, tham mưu cho lãnh đạo, quản lý công sở các
quyết định quản lý thuộc chức năng, nhiệm vụ được
giao

4

Theo dõi việc thi hành quyết định thuộc chức năng,
nhiệm vụ được giao

5

Soạn thảo văn bản hướng dẫn, văn bản điều hành công
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao và theo dõi
việc thi hành các văn bản này

6

Xây dựng chương trình làm việc thuộc chức năng,
nhiệm vụ được giao

7

Tổ chức hội nghị, các cuộc họp thuộc chức năng, nhiệm
vụ được giao

8

Lập các loại báo cáo thuộc chức năng, nhiệm vụ được
giao

9

Giúp các nhà lãnh đạo, quản lý cơng sở làm việc với
bên ngồi (cơng sở cấp trên, công sở cùng cấp, công sở
cấp dưới, các tổ chức, công dân…)

10

Giao tiếp công vụ
"Nguồn: Học viện Hành chính Quốc gia"

34

Học viện Hành chính (2008), 10 cơng việc chuyên viên trong quản lý hành chính
nhà nước (sách phục vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức), NXB Khoa học và
Kỹ thuật, Hà Nội.

122


Chương 5. Lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở và Xây dựng,
phát huy vai trị của văn hóa công sở

Khác với công việc chuyên môn của đội ngũ cơng chức
trong cơng sở (như đã trình bày ở bảng 5.2), lao động của người
lãnh đạo, quản lý trong công sở có những điểm khác biệt quan
trọng: Lao động của họ không tạo ra giá trị vật chất trực tiếp mà
là các tiền đề cần thiết để phát triển xã hội. Khi xã hội ngày càng
phát triển, sự phân công lao động xã hội ngày càng cao thì vai
trị lãnh đạo, quản lý ngày càng quan trọng và càng được đề cao.
Trong các công sở, sản phẩm của người lãnh đạo, quản lý là các
quyết định hành chính. Loại lao động này được pháp luật quy
định về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và mang những nét
của lao động trí óc đặc biệt, có tính chủ động và sáng tạo.
C. Mác đã từng chia lao động trí óc nói chung làm ba loại
(bảng 5.3):
Bảng 5.3. Các loại lao động trí óc theo quan điểm
của Các Mác
Các loại lao
Đặc điểm

Ví dụ
động trí óc
Có sản phẩm  Bài báo
gắn liền với  Tranh ảnh,
Loại thứ nhất bản thân của  Bản nhạc,
người lao
 Cuốn sách, …
động trí óc.  Quyết định quản lý
Có sản phẩm  Nghệ sĩ trong vai diễn,
gắn liền với  Nhà giáo trên bục giảng
Loại thứ hai
chính người  Nhà quản lý đang điều hành
lao động
cuộc họp,…
Có sản phẩm  Phát minh ra bóng đèn sợi đốt
là các phát
của Thomas Edison
minh khoa
 Phát mình ra ti vi của John
học, các
Loại thứ ba
Logie Baird
sáng chế
 Phát minh ra động cơ hơi nước
quan
của James Watt,…
trọng…
"Nguồn: Tổng hợp của tác giả"
123

Chương 5. Lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở và Xây dựng,
phát huy vai trị của văn hóa cơng sở

Lao động của người lãnh đạo, quản lý có đầy đủ các đặc
điểm của ba loại lao động trí óc nói trên và biểu hiện dưới nhiều
loại công việc cụ thể khác nhau. Ví dụ, khi ký ban hành một
quyết định hành chính, lao động của người lãnh đạo, quản lý
thuộc loại lao động trí óc thứ nhất. Khi chỉ đạo hoạt động trên
thực tế người lãnh đạo, quản lý đang lao động giống như nhà
giáo trên bục giảng là loại lao động thứ hai. Khi đưa ra một đề án
cải tiến mới, lao động của người lãnh đạo, quản lý mang đặc
điểm của loại lao động thứ ba. Kết hợp cả ba loại lao động trên
vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật, cho thấy năng lực
của người lãnh đạo, quản lý. Họ có trách nhiệm phải liên kết
được các thành viên của công sở thành một thế thống nhất và chỉ
dẫn cho công sở hoạt động để đạt được mục tiêu đề ra tốt nhất,
hiệu quả nhất.
5.1.3 Phương pháp lãnh đạo, quản lý công việc trong cơng sở
Có nhiều phương pháp lãnh đạo, quản lý công việc trong
công sở. Sau đây là ba phương pháp lãnh đạo, quản lý thường
được sử dụng trong công sở:
a. Phương pháp lãnh đạo, quản lý theo tình huống
Phương pháp lãnh đạo, quản lý theo tình huống là phương
pháp lãnh đạo, quản lý trong đó nhà lãnh đạo, quản lý sử dụng
linh hoạt những phong cách khác nhau trong những tình huống
khác nhau dựa vào mức độ trưởng thành của cấp dưới, đặc điểm
của cơng sở, tính chất của nhiệm vụ được giao và quyền hạn của
người lãnh đạo, quản lý để điều hành công sở.
Lý thuyết về phương pháp lãnh đạo, quản lý theo tình

huống được xây dựng trên cơ sở sự phù hợp giữa các hành động
của một người lãnh đạo, quản lý với các tình huống thực tế trong
cơng sở. Ứng với mỗi tình huống khác nhau, các nhà lãnh đạo,
quản lý phải tìm một phong cách lãnh đạo, quản lý thích hợp,
thậm chí phải kết hợp nhiều hơn một phong cách lãnh đạo, quản
lý để điều hành cơng sở. Theo đó, có hai cách để giải quyết vấn
124


Chương 5. Lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở và Xây dựng,
phát huy vai trị của văn hóa cơng sở

đề đặt ra, hoặc là tác động vào tình huống để làm cho nó phù hợp
với phong cách lãnh đạo, quản lý hoặc là bản thân người lãnh
đạo, quản lý công sở phải chủ động lựa chọn phong cách lãnh
đạo, quản lý phù hợp với tình huống đặt ra.
Trên cơ sở của phương pháp lãnh đạo, quản lý theo tình
huống có thể có ba phong cách khác nhau để linh hoạt sử dụng
trong các tình huống quản lý trong cơng sở: phong cách độc
đốn, phong cách dân chủ và phong cách tự do.
Phong cách độc đoán:
Khái niệm: Là phong cách giúp người lãnh đạo, quản lý
giải quyết vấn đề bằng mệnh lệnh: “Tôi muốn các bạn phải…”.
Phong cách này sử dụng triệt để quyền lực và uy tín chức vụ
trong điều hành công sở. Đây là phong cách thiên về sử dụng
mệnh lệnh, ln địi hỏi cấp dưới sự phục tùng tuyệt đối còn nhà
lãnh đạo, quản lý tự đưa ra quyết định, buộc cấp dưới phải làm
theo.
Ưu điểm: Quyết đốn, cho phép giải quyết nhanh chóng
nhiệm vụ. Nhược điểm của phong cách này là: sẽ tạo ra sự quan

cách, lạnh nhạt, can thiệp sâu vào công việc cấp dưới, khơng
phát huy được sự sáng tạo, ít được lịng cấp dưới, dễ tạo ra sự bất
ổn, chống đối trong tập thể.
Tình huống vận dụng: Phong cách này phù hợp với những
tình huống khi cấp dưới là những người ưa chống đối, khơng có
tính tự chủ hoặc thiếu nghị lực, kém sáng tạo; tập thể bất đồng,
mâu thuẩn hoặc trong những tình huống bất trắc, khẩn cấp.
Phong cách dân chủ:
Khái niệm: Là phong cách giúp người lãnh đạo, quản lý
giải quyết vấn đề bằng cách: “Chúng ta hãy cùng nhau giải quyết
vấn đề này…”. Phong cách này sử dụng uy tín cá nhân trong
điều hành cơng sở. Đây là phong cách người lãnh đạo, quản lý
thường sử dụng dưới hình thức động viên, khuyến khích, khơng
125