kỹ thuật tổ chức công sở

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ

ThS. NGUYỄN THỊ THU HÀ

•
TÀI LIỆU
•
1-“Tổ chức điều hành hoạt động của các công
sở”(PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm).
•
2-“Giám đốc tổ chức công việc hàng ngày”(Daniel
Ollivier), NXB.TpHCM 1995.
•
3-Bộ sách đào tạo cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
(32 cuốn)

NỘI DUNG
CHƯƠNG I:
CÔNG SỞ VÀ HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU
CỦA CÔNG SỞ
CHƯƠNG II:
KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
CHƯƠNG III:
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC VÀ THIẾT BỊ
TRONG CÔNG SỞ

CHƯƠNG IV:
PHƯƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ

HÀNH CHÍNH
CHƯƠNG V:
ĐỔI MỚI KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH
TRONG CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH

CHƯƠNG I
CÔNG SỞ VÀ HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU
CỦA CÔNG SỞ
I-Các khái niệm cơ bản:
-Bộ máy: là hệ thống các cơ quan nhà nước có vò trí,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, quan
hệ mật thiết với nhau, tạo thành một thể thống nhất.
-Tổ chức: là 1 hệ thống tập hợp 2 hay nhiều người, có sự
phối hợp hoạt động có ý thức nhằm đạt được 1 hay
nhiều mục tiêu chung.

-Cơ quan: là một tổ chức, được nhấn mạnh đến thiết chế,
điều hành và các cấp bậc trong đó, là đầu mối giao dòch
của tổ chức.
-Văn phòng: là bộ máy điều hành tổng hợp của CQ, tổ
chức; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho hoạt
động quản lý; chăm lo mọi lónh vực hậu cần đảm bảo các
điều kiện cần thiết cho hoạt động của CQ, tổ chức.


CƠ QUAN: THIẾT CHẾ, ĐIỀU HÀNH, CẤP BẬC
CÔNG SỞ: CƠ SỞ VẬT CHẤT, ĐỊA ĐIỂM
II-Khái niệm và đặc điểm cơ bản của công sở:
1-Khái niệm công sở: là một tổ chức đặt dưới sự
quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành một

công việc chuyên ngành của Nhà nước.

Đếm xem có bao nhiêu chữ “công” trong
định nghĩa CS
•
Công ích
•
Công vụ
•
Công ch cứ
•
Lu t côngậ
•
Công quy nề
•
D ch v côngị ụ
Có th thêm vào các t “công”: Công s n, Công qu , ể ừ ả ỹ
Công xa, Công th , Công v n (c ng nh vua có ự ă ũ ư
long sàng, long xa, long th , …)ể

2- Nhiệm vụ công sở:
-Quản lý công vụ theo pháp luật.
-Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận.
-Tổ chức công tác thông tin trong cơ quan và giữa
CQ này với CQ khác.
-Thực hiện kiểm tra, theo dõi công việc của cán bộ
theo cơ chế.

-Tổ chức giao tiếp với dân, v i các CQ, tổ chức XH. ớ
-Quản lý tài sản của cơ quan, ngân sách.

-Tham mưu trong hoạt động chính sách, xây dựng pháp
luật, các quy chế, quyết đònh cho cơ quan, tổ chức Nhà
nước có thẩm quyền.

3-Phân loại công sở:
-Dựa vào tính chất, nội dung hoạt động:
+ Công sở hành chính;
+ Công sở sự nghiệp.
-Dựa trên phạm vi hoạt động:
+ Công sở Trung ương;
+Công sở Trung ương đóng ở đòa phương;
+Công sở do đòa phương quản lý.

-Công sở hành chính: là tổ chức đặt dưới sự quản lý của
NN, thực hiện quản lý chung hoặc trên từng mặt công
tác, có nhiệm vụ chấp hành pháp luật và chỉ đạo thực
hiện các chủ trương kế hoạch của NN.
-Công sở sự nghiệp: là tổ chức đặt dưới sự quản lý của NN,
thực hiện các hoạt động có tính chất nghiệp vụ riêng
biệt, phục vụ cho sản xuất, kinh doanh và cho sinh hoạt,
nói cách khác đó là những đơn vò cơ bản để thực hiện
nhiệm vụ của ngành.

4- Đặc điểm công sở
•
c thành l p b ng Lu t và t d i s qu n Đượ ậ ằ ậ đặ ướ ự ả
lý c a Nhà n c;ủ ướ
•
Nhân danh quy n l c công gi i quy t các v n ề ự để ả ế ấ
xã h i;đề ộ

•
Có tr s và tên g i th ng nh t;ụ ở ọ ố ấ
•
Có nhi m v theo lu t nhệ ụ ậ đị
•
Có biên ch , con d u, tài kho n ho t ngế ấ ả để ạ độ

ccxvv
Ho¹t ®éng
c«ng së
(TiÒm lùc
vËt chÊt,
th«ng tin,
con ng êi)
Môc tiªu
§Çu vµo:
16
Các yếu tố ảnh h ởng đến hiệu quả
điều hành công sở
Hiệu quả
đH,HĐ
công sở
Tổ chức
Nguồn
lửùc
Truyền
thông
Thúc đẩy
động
viên

Chỉ huy
Kiểm soát
Hoạch
định
Ra quyết
định
Môi tr ờng
tự nhiên
Môi tr ờng
Xã hội
Môi tr ờng
pháp lý
Môi tr ờng
chính trị

II-Những vấn đề chung về tổ chức hoạt động của
các công sở:
1-Mục đích, yêu cầu:
a-Không ngừng nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt
động của công sở:
+Cần có môi trường tốt, tâm lý thoải mái.
+Các vò trí làm việc bố trí hợp lý.
+Mỗi lọai công việc có thiết bò, phương tiện thích
hợp, sử dụng đúng đắn.

b- Công sở cần chấp hành đúng pháp luật:
-Công sở hoạt động theo quy chế => Tạo sự ổn
đònh và phát triển công sở, là ĐK để đánh giá
cán bộ.
c- Công sở phải có khả năng phát triển bền

vững:
- Mở rộng các hoạt động;
- Củng cố mối quan hệ trong và ngoài công sở.
d- Công sở phải hiện đại hoá, hoạt động khoa
học, góp phần nâng cao trình độ lãnh đạo.

2-Nội dung của tổ chức hoạt động trong công sở:
-Chia công việc thành các nhiệm vụ cụ thể.
-Tập hợp các nhiêïm vụ có liên hệ với nhau nhằm
điều hành trật tự, thích hợp.
-Chọn lựa người thực hiện.
-Sử dụng thẩm quyền đúng đắn, hợp lý để điều hành
phù hợp với công sở và mục tiêu chung.
-Tạo điều kiện cần thiết (vật chất,…)để cán bộ công
chức hoàn thành nhiệm vụ.
-Đánh giá công việc, xác đònh mức độ hoàn thành
để tiếp tục phát triển hay điều chỉnh cho hợp lý.

3-Nguyên tắc tổ chức hoạt động của công sở:
a-Công khai: mọi thành viên đều phải biết rõ công
việc của mình, nhóm mình và toàn bộ công sở.
+Biện pháp:
. Xây dựng kế hoạch;
. Các hoạt động KTr, đánh giá kết quả công việc;
. Trách nhiệm của từng bộ phận…

+Tác dụng:
•
.Tạo ra sự hiểu biết hợp tác trong công việc;
•

. Tạo ĐK cho công sở phản ứng kòp thời với những thay
đổi trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chung;

.Làm cho tính cục bộ, bệnh quan liêu trong quá trình
điều hành được hạn chế.

b-Liên tục: là quá trình thường xuyên, được phối
hợp theo quy chế hoạt động của công sở.
Biểu hiện:
+Sự liên tục trong quan hệ điều hành (truyền đạt kòp
thời, nhanh chóng các mệnh lệnh quản lý).
+Sự phát triển liên tục của công việc, công sở và
từng bộ phận trong đó.
+Công sở phải được kiểm tra, đánh giá thường
xuyên.

c-Phân công rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách
nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận:
+Thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn.
+Phát huy năng lực sáng tạo.
+Nâng cao trách nhiệm của mỗi thành viên trong
công sở, chống quan liêu.
d-Dân chủ hoá trong quá trình điều hành:
+Cần bàn bạc với các ngành, các cấp, các đơn vò có
liên quan.

+Tập hợp trí tuệ của tập thể, cá nhân và tổ chức để
mọi thành viên hiểu, tự giác thực hiện quyết đònh.
e-Tuân thủ pháp luật:
+Các hành vi điều hành phải đúng với quy đònh của

Nhà nước.
+Vi phạm các quy chế đều bò xem xét theo pháp
luật.


Chương II- KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH
CÔNG SỞ
I-Quan niệm chung:
1-Kỹ thuật điều hành:
+Là phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động;
+ Là biện pháp có tính công nghệ vận dụng trong
hoạt động của bộ máy quản lý để giải quyết công
việc.

2-Nghiệp vụ hành chính: là kỹ năng thực hành, tiến
hành có tính thực tiễn một loại công việc trong quản
lý.