Một số lưu ý cần tránh để kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn diễn ra thành công pdf

Một số lưu ý cần tránh để
kế hoạch tổ chức sự kiện
của bạn diễn ra thành công







Lên kế hoạch tổ chức sự kiện là m
ột nhiệm vụ khó khăn, ngay cả đối với
những người có nhiều kinh nghiệm. Có một số sai lầm mà ngư
ời tổ chức
sự kiện thường gặp và c
ần phải tránh nếu muốn giảm thiểu tối đa
những rủi ro và sự kiện diễn ra thành công.
Lựa chọn địa điểm không thích hợp
Ph
ần lớn ngân sách của bạn có khả năng để chi cho các địa điểm, do
đó, việc lựa chọn một địa điểm tốt nhất là r
ất quan trọng. Khi bạn đang cân
nhắc lựa chọn của mình, hãy chắc chắn rằng bạn có bảng dự trù kinh phí đ
ầy
đủ và hoàn chỉnh từ việc thuê phòng họp, phục vụ ăn uống v
à các chi phí
phát sinh khác.
Và điều quan trọng hơn hết là bạn nên ki

ểm tra tất cả các chi phí tiềm năng
trước khi cam kết một địa điểm. Thông thường, những ngư
ời chịu trách
nhiệm lập kế hoạch một sự kiện thường gặp khó khăn và sai lầm khi
so
sánh giữa các lựa chọn ưu tiên. Dựa vào kinh nghiệm từ các sự kiện trước v
à
bản phân tích chi phí cũng như rủi ro để bảo đảm tất cả các chi phí
phát sinh
có thể có và sự so sánh này sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Các thông điệp và mục tiêu không rõ ràng
Tất cả các sự kiện cần phải có mục tiêu rõ ràng để thu hút và gây ấn tư
ợng
cho đối tác, nhà tài trợ cũng như những người tham dự. Đây là m
ột trong
những yếu tố quan trọng và mang tính quy
ết định. Chẳng hạn, khi tổ chức sự
kiện trình diễn thời trang tóc. Đầu tiên, cần phải xác định chủ đề và m
ục
đích của chương trình. Chẳng hạn như tập trung vào việc giới thiệu các ki
ểu
tóc thông qua các người mẫu. Hay là bao g
ồm cả kĩ năng trang điểm, hội
thảo về kĩ năng cắt tóc, cuộc thi giữa các nhà tạo mẫu tóc chuyên nghi
ệp,
hay các buổi tạo kiểu tóc miễn phí và các quầy hàng của nhà cung c
ấp bán
các sản phẩm về tóc.
Bạn phải chắc chắn rằng các thông điệp và mục tiêu là rõ ràng và nhất quán.

Thất bại trong việc chia sẻ thông tin
Trong một vài trường hợp, có thể ngư
ời ta không nhất thiết phải biết tất cả
mọi thứ nhưng việc chia sẻ thông tin rộng rãi để tiếp cận đúng đối tư
ợng
mục tiêu là rất quan trọng nếu bạn muốn sự kiện diễn ra thành công.
Bạn nên chia sẻ mục tiêu của sự kiện với tất cả những người có li
ên
quan từ việc cung cấp các sản phẩm và d
ịch vụ (bao gồm cả các công ty
phục vụ, các chuyên gia, các quan chức và nhân sự chủ chốt tại địa điểm).
Một kế hoạch mang tính chiến lược sẽ giúp bạn tránh những sai lầm
không
đáng có. Nếu những người khác đang tham gia vào việc phát triển và th
ực
hiện kế hoạch này, họ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách gi
ải
thích những chi tiết quan trọng cho các đối tác.
Không kiểm tra cẩn thận
Tất cả các chi tiết phải được kiểm tra liên tục và liên tục. Điều này đ
ặc biệt
quan trọng khi mà các dịch vụ với các nhà cung cấp dịch vụ đ
ã
được đặt trước khi sự kiện xảy ra nhiều tháng. Các dịch vụ đư
ợc đặt đúng
thời điểm sẽ giúp bạn có được giá hợp lý và cạnh tranh. Tuy nhiên, b
ạn
không thể lường trước được hết các rủi ro vì v
ậy cần phải kiểm tra thật cẩn
thận từ các chi tiết nhỏ như: trang thiết bị âm thanh ánh sáng, ngư

ời mẫu,
MC, PG …. Đi
ều đó sẽ giúp bạn kịp thời nắm bắt những khó khăn của đội
và đưa ra biện pháp giải quyết kịp thời.
Đừng để vẻ ngoài che mắt bạn
Đọc tất cả mọi thứ kỹ lưỡng, và điều này bao g
ồm các bản in đẹp! Bạn đang
thiết lập cho mình (và công ty của bạn) cho rủi ro tài chính có thể xảy ra
vì
vậy mọi thứ cần được cam kết và ghi thật rõ rang, chi tiết trong h
ợp
đồng. Tất nhiên, các đối tác bạn chọn là những người đã có m
ối quan hệ hợp
tác tốt với bạn và uy tín được đặt lên hang đầu nhưng không th
ể thoả thuận
miệng dù bạn và đối tác có thân đến mức nào đi nữa. Các văn bản và h
ợp
đồng không chỉ là cơ sở đánh giá chất lượng sự kiện mà còn là cơ s
ở pháp lý
khi có bất kỳ rủi ro nào xảy ra.

Chọn sai nhà cung cấp
Trước khi đặt phòng và các đối tác cung cấp dịch vụ (chẳng hạn nh
ư các
công ty thuê xe sự kiện, giải trí, các công ty phục vụ, vv), bạn nên ki
ểm tra
chất lượng từ mọi nguồn thông tin mà bạn có thể tiếp cận và th
ật tốt khi có
thể tham khảo từ những người đã từng sử dụng chúng. Bạn có thể học đư
ợc

rất nhiều từ kinh nghiệm của người khác và khi gặp phải tình huống t
ương
tự, kinh nghiệm đó sẽ nhắc nhở bạn và rất có ích để bạn tham khảo.
Các đối tác, khách hàng của bạn hoàn toàn không bi
ết ai cung cấp dịch vụ
cho bạn. Vì vậy, những sai sót từ khâu trang trí, thực đơn … sẽ làm gi
ảm uy
tín của bạn chứ không phải nhà cung cấp. Cho nên hãy làm nghiên c
ứu kỹ
lưỡng và cẩn thận, đồng thời mọi thứ cần cam kết rõ rang bằng văn bản v
ì uy
tín và danh tiếng của bạn phụ thuộc vào nó.
Chương trình không thú vị

Đổi mới và sáng tạo là cực kỳ quan trọng dù ở bất kỳ trường hợp nào, bạn
cần phải làm người tham gia cảm thấy ấn tượng và hào hứng. Nội dung
nghèo nàn sẽ buộc khách mời của bạn phải ra về với một ấn tượng tiêu cực
và họ mỗi khi nghĩ đến sự kiện thất bại này họ sẽ nghĩ ngay đến bạn. Vì vậy,
hãy chắc chắn bạn xây dựng các hoạt động độc đáo, kích thích và thú vị để
tối đa hoá sự thành công của sự kiện.