BÀI tập NHÓM (bài 1+ bài 5) QUẢN TRỊ học CHỨC NĂNG điều KHIỂN

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM

BÀI TẬP NHÓM
(Bài 1+ bài 5)

QUẢN TRỊ HỌC
Khoa/Viện: KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
Ngành:

MARKETING

Giảng viên hướng dẫn : Prof. Đoàn Văn Diện
Class: T24C3
Nhóm viên thực hiện : SMILE

TP HỒ CHÍ MINH, 2021

0

0


MỤC LỤC
BẢNG PHÂN CHIA CÔNG VIỆC....................................................................3
BÀI 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌC......................................................4
Câu 1: Phân tích khái niệm quản trị..............................................................................4
Câu 2: Phân tích đối tượng của quản trị. Quản trị là hoạt động khó hay dễ?............5
Câu 3: Cho biết sự khác biệt giữ công việc hoạt động quản trị trong đơn vị kinh
doanh và đơn vị hành chính............................................................................................7
4. Cơng việc của một nhà quản trị thay đổi như thế nào theo cấp bậc quản trị?........8

Câu 5: Kỹ năng của nhà quản trị thay đổi như thế nào theo cấp bậc quản trị?.......10
Câu 6: Phân tích các vai trị của nhà quản trị ?...........................................................12

BÀI 5: CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN..............................................................16
Câu 1: Trình bày khái niệm điều khiển và phân tích các nguyên tắc của nó.............16
Câu 2: Động viên là gì? Trình bày tóm lược các lý thuyết động viên.........................18
Câu 3: Trong quản trị hiện nay, tổ chức cần xây dựng những chính sách động
viên gì?............................................................................................................................22
Câu 4: Lãnh đạo là gì? Phân tích các nguyên tắc lãnh đạo........................................25
CÂU 5: Phân tích tầm quan trọng của quản trị xung đột...........................................36

TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................41

0

0


3

BÀI 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌC
Câu 1: Phân tích khái niệm quản trị
Quản trị là gì? Một số định nghĩa về quản trị
Quản trị là gì? Thuật ngữ này được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và
chưa được thống nhất. Người ta thường nghe nhiều tới quản trị nhân sự, quản trị
kinh doanh, quản trị khách sạn… Mỗi một tác giả khi nhắc tới quản trị đều có
một định nghĩa riêng cho mình.
Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell:
“Quản trị là thiết lập và duy trì một mơi trường mà các cá nhân làm việc với
nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.”

Theo Robert Albanese:
“Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động
tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của
tổ chức.”
Theo James Stoner và Stephen Robbins:
“Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt
động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của
tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.
Sau khi tham khảo qua một số định nghĩa về quản trị, ta có thể rút ra một
số định nghĩa riêng:
 Quản trị là tiến trình thực hiện các hoạt động nhằm đảm bảo sự hồn
thành cơng việc qua những nỗ lực của người khác.

0

0


4

 Quản trị là phối hợp hiệu quả các hoạt động của người cùng chung trong
tổ chức.
 Đây là quá trình nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra bằng việc phối hợp
nguồn lực của tổ chức.
Quản trị còn là quá trình các nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm
tra.

Câu 2: Phân tích đối tượng của quản trị. Quản trị là hoạt động khó hay dễ?
Đối tượng của quản trị:
Tổ chức chính là đối tượng căn bản của quản trị. Xu hướng tổ chức và hợp tác

trong những mối quan hệ tương thuộc là một đặc điểm của bản chất con người
vì như tục ngữ Việt Nam nói "hợp quần gây sức mạnh".
Trong xã hội hiện đại, hình thức tổ chức của con người đi từ hình thức tổ chức
tạm thời, khơng chặt chẽ, đến hình thức tổ chức với cơ cấu bộ máy chặt chẽ.

0

0


5

Tổ chức là một tập hợp người được sắp đặt có hệ thống nhằm thực hiện một mục
tiêu nhất định. Trường đại học là tổ chức, những doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh, cơ quan nhà nước, một đội bóng đá... là những tổ chức.
Chúng có ba đặc trưng cơ bản:
Thứ nhất, chúng đều có một mục đích riêng biệt thể hiện thông qua các mục
tiêu cụ thể.
Mục tiêu này là cái đích chung của tồn bộ tổ chức, chứ khơng phải là mục tiêu
của từng cá nhân riêng lẻ.
Thứ hai, mỗi tổ chức bao gồm nhiều người. Sự tập hợp nhiều người trong tổ
chức là sự tập hợp có ý thức để nhằm thực hiện các mục tiêu chung. Họ có ý
thức đầy đủ về vai trị, trách nhiệm của mình, cái được, cái mất của mình khi
tham gia tổ chức đó. Họ có ý thức rõ ràng về nhiệm vụ chung mà mọi người
trong tổ chức đều phải hoàn thành.
Thứ ba, các tổ chức đều phát triển thành một kiểu sắp đặt nhất định. Kiểu sắp
đặt đó định rõ và giới hạn hành vi của các thành viên, chẳng hạn nó bao gồm
việc đặt ra những quy định, chỉ định một số người giữ chức vụ thủ trưởng có
một số quyền điều hành nhất định với một số những người khác.
Như vậy, tổ chức là một thực thể có mục đích cụ thể, rõ ràng, có những thành

viên và có một cơ cấu chặt chẽ có tính hệ thống. Tổ chức là một thực thể có mục
tiêu phải hồn thành.
Quản trị là hoạt động khó hay dễ:
Quản trị doanh nghiệp đối với nhiều CEO là vấn đề hết sức khó khăn, bởi trong
một doanh nghiệp dù quy mơ lớn hay nhỏ, đều có thể nảy sinh rất nhiều vấn đề.
Các nhà quản lý thường phải đau đầu trả lời những câu hỏi: Làm thế nào để
doanh nghiệp làm việc theo đúng quy trình? Làm thế nào để phát huy được hết
khả năng của nhân viên? Làm thế nào tăng được hiệu suất của công việc? Vậy
cách thức nào để nhà quản lý có thể giải quyết những vấn đề trên một cách hiệu
quả dễ dàng nhất.

0

0


6

Quản trị nhân viên trong doanh nghiệp
Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp đều có điểm mạnh, điểm yếu khác nhau
chính vì vậy muốn quản lý được những nhân viên của mình trước tiên, bạn phải
hiểu được họ. Sau đó, hãy đặt họ vào vị trí cơng việc thuận lợi, phát huy hết khả
năng của nhân viên. Việc này sẽ giúp nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái
trong công việc, tạo cảm hứng làm việc cho họ.
Khen thưởng đúng lúc sẽ tác động nhân viên chăm chỉ và đóng góp nhiều hơn
cho công ty, việc được công nhận sẽ giúp nhân viên có nhiều động lực hơn khi
được giao cơng việc.
Tạo nội quy, quy định doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp phải có nội quy, quy định của riêng mình. Dựa vào tính chất,
các giá trị của riêng mình mà doanh nghiệp nên đặt ra những quy định cho phù

hợp nhất để nhân viên có thể dễ dàng thực hiện theo. Người quản lý ln phải là
tấm gương cho nhân viên nhìn vào để học tập. Làm được điều đó chắc chắn
doanh nghiệp sẽ hoạt động theo một thể thống nhất, có đinh hướng rõ ràng.
Sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều cơng cụ hỗ trợ, các phần mềm quản lý
công việc giúp CEO dù ở đâu cũng có thể quản lý nhân viên, kiểm tra hiệu quả
làm việc của nhân viên một cách dễ dàng nhanh chóng. Lợi ích của các cơng cụ
hỗ trợ này là giúp giảm thời gian quản trị doanh nghiệp của các nhà quản lý mà
hiệu quả thì không hề thay đổi. Các nhà quản lý sẽ không phải kè kè bên nhân
viên của mình mỗi giờ làm việc, việc của bạn giờ đây chỉ là giao việc và theo
dõi họ trên các thiết bị di động.
Quản trị doanh nghiệp là một cơng việc khó nhưng nếu biết cách thức quản trị
công việc này sẽ trở nên dễ dàng hơn đối với bạn, trên đây chỉ là một vài ý kiến

0

0


7

mong rằng sẽ góp phần giúp các nhà quản lý có thể xử lý cơng việc của mình tốt
hơn.
Câu 3: Cho biết sự khác biệt giữ công việc hoạt động quản trị trong đơn vị
kinh doanh và đơn vị hành chính.
Hoạt động quản trị của đơn vị kinh doanh
Hoạt động kinh doanh không đơn giản là đi bán một sản phẩm thu tiền về, mà là
một quá trình phức hợp chịu sự chi phối bởi nhiều quy luật kinh tế khác nhau,
của việc quản trị, chiến lược và nhiều yếu tố khác. Một tổ chức/cơng ty phát
triển tốt, địi hỏi hoạt động kinh doanh phải thật sự tốt và hiệu quả; muốn vậy

địi hỏi phải kiếm sốt tồn bộ các q trình kinh doanh, tối ưu hố được hệ
thống, tiết kiệm chi phí, tăng nguồn thu...
Hoạt động quản trị trong đơn vị kinh doanh là những cơ chế, quy định mà thơng
qua đó cơng ty được điều hành và kiểm soát. Cơ cấu quản trị doanh nghiệp xác
định quyền hạn và trách nhiệm giữa những thành viên khác nhau trong công ty.
Việc quản trị trong một tổ chức, doanh nghiệp bao gồm các phần, các khâu, các
bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại và thúc đẩy nhau
cùng phát triển.
Quản trị doanh nghiệp giúp cân bằng lợi ích cho nhiều bên liên quan của cơng
ty. Có thể dựa vào quản trị để đạt được mục tiêu của công ty thông qua các hoạt
động như quản lý tài chính, quản lý nhân sự hay kiểm soát nội bộ và đo lường
hiệu suất hoạt động kinh doanh của công ty.
Trong một công ty kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, cấp đơn vị kinh doanh bao
gồm trưởng các đơn vị kinh doanh và các cán bộ của họ. Với công ty hoạt động
trong một ngành, cấp đơn vị kinh doanh và cấp công ty sẽ trùng nhau. Một đơn
vị kinh doanh là một thực thể tổ chức hoạt động trong một lĩnh vực phân biệt
với đặc điểm là độc lập, có các bộ phận chức năng riêng. Các nhà quản trị chiến
lược chính ở cấp đơn vị kinh doanh là trưởng đơn vị. Vai trò của họ là chuyển

0

0


8

các tuyên bố chung về định hướng và ý định từ các nhà quản trị cấp công ty vào
chiến lược cụ thể của từng đơn vi kinh doanh. Như vậy, trong khi các nhà quản
trị chiến lược cấp công ty liên quan đến chiến lược phát triển các bộ phận kinh
doanh thì các nhà quản trị cấp đơn vị lại tập trung vào chiến lược của một đơn vị

kinh doanh nhất định.
Hoạt động quản trị của đơn vị hành chính
Quản lý hành chính Nhà nước là hoạt động hành chính của cơ quan thực thi
quyền lực Nhà nước (quyền hành pháp) để quản lý, điều hành các lĩnh vực của
đời sống xã hội theo quy định của pháp luật, đó là Chính phủ và Uỷ ban nhân
dân các cấp. Tuy hệ thống các cơ quan: quyền lực, xét xử và kiểm sát thực hiện
quyền lập pháp và tư pháp không thuộc hệ thống quản lý hành chính Nhà nước
nhưng trong cơ chế vận hành của nó cũng có cơng tác hành chính như chế độ
cơng vụ, cơng tác tổ chức cán bộ và phần công tác này cũng phải tuân thủ những
quy định thống nhất của nền hành chính Nhà nước.
Như vậy, có thể hiểu quản lý hành chính Nhà nước bản chất chính là hoạt
động thực thi quyền hành pháp của Nhà nước, đó là sự tác động có tổ chức và
điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật Nhà nước đối với các quan hệ xã hội và trật
tự pháp luật nhằm thực hiện những chức năng và nhiệm vụ của Nhà nước trong
công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa, do các
cơ quan trong hệ thông quản lý hành chính từ Chính phủ ở Trung ương xuống
Uỷ ban nhân dân các cấp ở địa phương tiến hành.
Câu 4: Công việc của một nhà quản trị thay đổi như thế nào theo cấp bậc
quản trị?
Trả lời:
Hầu hết các tổ chức hoạt động với ít nhất ba cấp riêng biệt. Mỗi cấp lại đòi hỏi
cách thức quản trị khác nhau. Hiện nay sự phân chia các cấp quản trị phổ biến là

0

0


9

cấp tác nghiệp (cấp thấp), cấp kỹ thuật (cấp giữa hay cấp trung gian), cấp chiến
lược (cấp cao).
- Cấp tác nghiệp: tập trung vào việc thực hiện có hiệu quả những gì mà tổ chức
sản xuất hay cung ứng. Ví dụ: một trường đại học phải thực hiện các công việc
đăng ký nhập học cho sinh viên, sắp xếp thời khóa biểu, thu học phí… Chức
năng tác nghiệp là cốt lõi của mọi tổ chức.
- Cấp kỹ thuật: trong tổ chức cần phải có người điều phối hoạt động những
người ở cấp tác nghiệp. Công việc của những người này nằm ở cấp kỹ thuật.
- Cấp chiến lược: tập trung vào việc đề ra phương hướng hoạt động và những
mục tiêu lâu dài của tổ chức. Công việc của những người này nằm ở cấp chiến
lược.
Trong một tổ chức phải có những người làm các cơng việc cụ thể và những
người điều hành những người làm các công việc cụ thể đó. Nói một cách chung
nhất có thể phân chia làm hai loại:
- Người thừa hành: là những người trực tiếp thực hiện cơng việc nào đó và
khơng có trách nhiệm trông coi công việc của người khác, chẳng hạn như công
nhân trong doanh nghiệp, đầu bếp trong nhà hàng… Cấp trên của họ chính là
các nhà quản trị trực tiếp.
- Nhà quản trị: là người chỉ huy, có một chức danh nhất định trong hệ thống
quản trị và có trách nhiệm định hướng, tổ chức, điều khiển và kiểm soát hoạt
động của những người dưới quyền. Nhà quản trị là người ra quyết định và tổ
chức thực hiện quyết định.
Cấp bậc quản trị trong một tổ chức
Tuỳ theo tổ chức mà cấp bậc quản trị có thể phân chia theo các cách khác nhau,
nhưng để thuận lợi cho việc nghiên cứu, từ ba cấp quản trị các nhà khoa học
phân chia các nhà quản trị trong một tổ chức thành ba cấp quản trị.

0

0

10

- Các nhà quản trị cấp cơ sở: Bao gồm những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng
trong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị trong một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là
thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển những người thừa hành và họ
cũng tham gia trực tiếp thực hiện các công việc cụ thể như những người dưới
quyền họ. Các chức danh của họ thường là tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng ca…
- Các nhà quản trị cấp trung gian: Bao gồm những nhà quản trị ở cấp chỉ huy
trung gian, họ là cấp trên của các nhà quản trị cấp cơ sở và là cấp dưới của các
nhà quản trị cấp cao. Họ có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch và chính sách của
tổ chức, họ vừa quản trị các quản trị viên cấp cơ sở vừa điều khiển các nhân viên
khác. Các chức danh của họ thường là trưởng phòng, trưởng ban…
- Các nhà quản trị cấp cao: Bao gồm những nhà quản trị ở cấp bậc tối cao trong
tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức. Công việc của họ
là xây dựng chiến lược hành động và phát triển tổ chức, đề ra các mục tiêu dài
hạn và các giải pháp lớn để thực hiện… Các chức danh của họ thường là chủ
tịch, tổng giám đốc, giám đốc, hiệu trưởng… Trong hầu hết các tổ chức, nhà
quản trị cấp cao là nhóm nhỏ so với các cấp quản trị khác.

0

0


11

Câu 5: Kỹ năng của nhà quản trị thay đổi như thế nào theo cấp bậc quản
trị?

Trả lời:
Để thực hiện tốt chức năng quản trị các nhà quản trị cần có các kỹ năng quản trị
như sau:
Kỹ năng kỹ thuật ( Technical skills) : là kỹ năng vận dụng những kiến thức
chuyên môn, kỹ thuật và các nguồn tài nguyên để thực hiện công việc cụ thể. Kỹ
năng kỹ thuật chính là trình độ chun mơn nghiệp vụ của nhà quản trị, hay
những khả năng cần thiết của họ nhằm thực hiện một cơng việc cụ thể nào đó.
Ví dụ như việc thiết kế máy móc của trưởng phịng kỹ thuật, việc xây dựng
chương trình nghiên cứu thị trường của trưởng phịng Marketing… Kỹ năng này
nhà quản trị có được bằng cách thông qua con đường học tập, rèn luyện.
Kỹ năng nhân sự (Human or Interpersonal Managerial skills): là kỹ năng cùng
làm việc, động viên, điều khiển con người trong tổ chức nhằm tạo điều kiện
thuận lợi và thúc đẩy hồn thành cơng việc chung. Nhà quản trị phải thực hiện
cơng việc của mình thơng qua những người khác nên kỹ năng nhân sự có ý
nghĩa hết sức quan trọng, phản ánh khả năng lãnh đạo của nhà quản trị. Kỹ năng
nhân sự của nhà quản trị được thể hiện trong các công việc như phát hiện nhân
tài, sử dụng đúng khả năng, liên kết những cá nhân, tạo ra môi trường thuận lợi
để thu hút sự cống hiến tốt nhất của nhân viên.
Kỹ năng tư duy ( Conceptual skills): là khả năng nhìn thấy bức tranh tổng thể,
những vấn đề phức tạp của toàn bộ tổ chức và biết cách làm cho các bộ phận
trong tổ chức gắn bó với nhau. Những nhà quản trị có kỹ năng tư duy ln nhìn
thấy được tất cả các hoạt động và các mối quan hệ giữa các hoạt động ấy. Chẳng
hạn, khi giải quyết một vấn đề nào đó, nhà quản trị khơng chỉ xem xét vấn đề đó
một cách độc lập mà cịn tính đến mối liên hệ của vấn đề đó với những vấn đề

0

0

12

khác. Kỹ năng tư duy là kỹ năng rất quan trọng đối với nhà quản trị cấp cao. Các
chiến lược, kế hoạch, chính sách và quyết định của nhà quản trị cấp cao thường
phụ thuộc vào tư duy chiến lược của họ.
* Các nhà quản trị phải có đầy đủ các kỹ năng trên, nhưng tầm quan trọng của
mỗi kỹ năng thay đổi theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức:
- Kỹ năng chun mơn có vai trị đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị
cấp cơ sở, do họ phải thường xuyên tham gia tổ chức, và trực tiếp thực hiện các
cơng việc mang tính chuyên môn, kỹ thuật.
- Kỹ năng nhân sự tỏ ra cần thiết với tất cả các cấp quản trị, bất cứ nhà quản trị
nào cũng phải chịu trách nhiệm với một nhóm dưới quyền trong tổ chức, và
chính kỹ năng về con người giúp họ có thể gắn kết các thành viên trong nhóm,
tìm cách phát huy tốt nhất khả năng của từng cá nhân trong việc hướng tới thực
hiện mục tiêu, nhiệm vụ của nhóm.
- Kỹ năng về tư duy tỏ ra cực kỳ quan trọng đối với các nhà quản trị cấp cao.
Chỉ khi các nhà quản trị cấp cao có kỹ năng tư duy tốt, có khả năng phán đốn,
tầm nhìn bao qt thì những mục tiêu, chiến lược hoạt động mà họ đề ra cho tổ
chức mới phù hợp và có thể thực hiện được.
Câu 6: Phân tích các vai trị của nhà quản trị ?
Trả lời:
Vai trò quan hệ với con người
+ Vai trò đại diện cho tổ chức của nhà quản trị:
- Với quyền uy chính thức của mình, nhà quản trị là người tượng trưng cho tổ
chức và phải thực hiện nhiều chức trách thuộc tính chất này.Trong những chức
trách này có một số mang tính hành chính, một số mang tính cổ vũ lịng người,
nhưng đều là những việc có liên quan đến quan hệ giữa người với người, không
liên quan đến việc xử lý thông tin quan trọng và ra quyết định quản lý. Trong

0

0


13

một số tình huống, sự tham gia của nhà quản trị là điều mà pháp luật đòi hỏi như
ký kết một văn bản.
- Trong một số trường hợp khác sự tham gia của nhà quản trị được coi như
một nhu cầu xã hội, như chủ trì một số cuộc họp hoặc một số nghi lễ để tăng
thêm ý nghĩa và tầm quan trọng của chúng.
+ Vai trò người lãnh đạo của nhà quản trị:
- Nhà quản trị là người chịu trách nhiệm động viên và dẫn dắt cấp dưới, bao
gồm việc thuê, dùng, huấn luyện, đánh giá, đãi ngộ, đề bạt, biểu dương, can
thiệp và cho thôi việc. Sự thành công của tổ chức là do tâm sức và khả năng
nhìn xa trơng rộng của các nhà quản trị quyết định. Nếu nhà quản trị bất tài thì
tổ chức sẽ rơi vào tình trạng đình đốn. Vai trị lãnh đạo của các nhà quản trị là ở
chỗ kết hợp các nhu cầu cá nhân của các thành viên trong tổ chức với mục tiêu
của tổ chức đó, do đó mà thúc đẩy quá trình tác nghiệp một cách hữu hiệu.
+ Vai trò người liên lạc của nhà quản trị:
- Vai trò này liên quan đến mối quan hệ giữa nhà quản trị với vơ số những cá
nhân và đồn thể ở bên ngồi tổ chức. Nhà quản trị thơng qua các kênh chính
thức, thiết lập và duy trì mối quan hệ của tổ chức với những cá nhân và đoàn thể
ở bên ngồi tổ chức. Vai trị liên lạc là một bộ phận then chốt trong các chức
năng của giám đốc.
- Thơng qua vai trị này, nhà quản trị liên lạc với thế giới bên ngồi sau đó lại
thơng qua vai trị người phát ngơn, người truyền bá thơng tin và người đàm phán
để phát triển hơn nữa mối quan hệ ấy và nhận thức được những điều bổ ích,
những thông tin mà mối quan hệ ấy tạo ra.

0

0


14

Vai trị thơng tin
Thời đại ngày nay là thời đại bùng nổ thông tin, thông tin được xem là nguồn
lực thứ tư ở mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Các hoạt động về quản trị chỉ thực
sự có cơ sở khoa học và có hiệu quả khi nó được xử lý, được thực thi trên cơ sở
các thơng tin chính xác đầy đủ và kịp thời. Thông tin không chỉ cần cho các nhà
quản trị mà chính bản thân họ cũng giữ những vai trò cực kỳ quan trọng trong
lĩnh vực này. Nghiên cứu về vai trị thơng tin của các nhà quản trị chúng ta thấy:
+ Trước hết nhà quản trị có vai trị thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan
đến tổ chức và hoạt động của đơn vị mình.
Nhà quản trị đảm nhận vai trị thu thập thông tin bằng cách thường xuyên xem
xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt
động, những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe doạ đối với hoạt động
của tổ chức. Công việc này được thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua
trao đổi tiếp xúc với mọi người…
+ Vai trị thơng tin thứ hai của nhà quản trị là vai trò người truyền bá thông tin,
nghĩa là nhà quản trị phổ biến những thơng tin liên hệ đến người có liên quan.
Người có liên quan có thể là thuộc cấp, đồng cấp hay thượng cấp. Thơng tin có
thể là về những sự thật đang diễn ra hoặc những thơng tin có liên quan đến việc
lựa chọn quyết định quản lý và những việc phải làm. Chẳng hạn, khi công ty làm
ăn thua lỗ, giám đốc có thể sẽ phải trình báo cáo lên chủ tịch hội đồng quản trị
công ty về việc sẽ xa thải một số nhân viên, sau đó ơng ta thơng báo quyết định
này cho trưởng phịng nhân sự.
Vai trị thơng tin thứ ba của nhà quản trị là vai trị người phát ngơn.

Có thể nói vai trị người truyền bá thơng tin là vai trị trong nội bộ tổ chức, cịn
vai trị người phát ngơn là vai trị đối ngoại. Đó là việc truyền bá những thơng
tin của tổ chức cho những cơ quan và cá nhân bên ngoài tổ chức. Mục tiêu của

0

0


15

sự phát ngơn có thể là để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ
chức.
Vai trò quyết định
Loại vai trò cuối cùng của nhà quản trị bao gồm 4 vai trò: Vai trò nhà doanh
nghiệp, vai trị người khắc phục khó khăn, vai trị người phân phối nguồn lực và
vai trò người đàm phán (hay nhà thương thuyết).
Vai trò nhà doanh nghiệp được thể hiện ở chỗ nhà quản trị là người khởi xướng
và thiết kế nhiều cải cách của tổ chức trong phạm vi quyền hạn của mình. Mục
đích của vai trị này là tạo ra những chuyển biến tốt hơn trong đơn vị.
Việc này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một
tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng.
Trong vai trị người khắc phục khó khăn, nhà quản trị phải xử lý những tình
huống ngồi ý muốn và những biến đổi hàm chứa những nhân tố không thể điều
khiển được. Chẳng hạn như khi một cỗ máy chủ yếu bị hỏng, khi nguồn điện bị
cúp, khi khách hàng chủ yếu đột ngột không mua hàng nữa, khi mặt hàng kinh
doanh đột nhiên bán khá chạy… Khi đó vai trị của nhà quản trị trong các tình
huống này là phải nhanh chóng, kịp thời và quyết đốn để đưa tổ chức trở lại
hoạt động bình thường và hạn chế đến mức thấp nhất những thiệt hại có thể có
hoặc là tận dụng tối đa các cơ hội mới, những yếu tố mới để phát triển.

Khi nhà quản trị ở trong tình huống phải quyết định nên phân phối nguồn lực
cho ai và với số lượng như thế nào, thì đó là lúc nhà quản trị đóng vai trị là
người phân phối nguồn lực. Vai trị này gồm có 3 phần:
* Sắp xếp thời gian của bản thân: Thời gian của nhà quản trị là một trong những
nguồn lực quý báu nhất của tổ chức. Điều quan trọng hơn nữa là việc sắp xếp

0

0


16

thời gian của nhà quản trị có ý nghĩa quyết định đối với lợi ích của tổ chức và
được thực hiện theo thứ tự ưu tiên của tổ chức.
* Sắp xếp công việc: Chức trách của nhà quản trị là thiết lập một chế độ làm
việc của tổ chức mình, làm việc gì, ai làm, thơng qua tổ chức nào để làm..Vấn
đề này liên quan đến việc phân phối những nguồn lực cơ bản và nói chung, liên
quan đến những phương án làm việc mang tính chất cải tiến. Thực chất của vấn
đề này là sắp xếp công việc cho cấp dưới. Đó là một vấn đề quan trọng trong
phân phối nguồn lực.
* Những quyết định quan trọng phải được nhà quản trị phê chuẩn trước khi thực
hiện: Điều này sẽ giúp nhà quản trị có thể duy trì sự điều khiển liên tục đối với
việc phân phối nguồn lực. Nhà quản trị phải là người giữ quyền phê chuẩn mọi
quyết định quan trọng để đảm bảo cho việc phối hợp các quyết định đó, khiến
cho các quyết định đó bổ sung cho nhau, không trái ngược nhau và lựa chọn
được phương án tốt nhất trong tình hình nguồn lực có hạn. Nếu quyền lực này bị
phân tán thì có thể dẫn đến những quyết định quản lý không ăn khớp và sự
khơng nhất trí trong chiến lược.
* Cuối cùng nhà quản trị cịn đóng vai trị là nhà thương thuyết, đàm phán, thay

mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động. Sở dĩ nhà quản trị phải thay mặt cho
tổ chức tham gia những cuộc đàm phán quan trọng vì họ là người tượng trưng
cho tổ chức. Sự tham gia của họ có thể làm tăng thêm sự tin cậy cho đối
phương. Với tư cách là người phát ngôn của tổ chức, ông ta là người đại diện về
mặt đối ngoại của những thông tin và tiêu chuẩn giá trị của tổ chức. Điều quan
trọng hơn nữa là, với tư cách là người phân phối nguồn lực, ông ta có quyền chi
phối nguồn lực của tổ chức. Đàm phán là trao đổi nguồn lực, nó địi hỏi người
tham gia đàm phán phải có đủ nguồn lực chi phối và nhanh chóng quyết định
vấn đề.

0

0


17

Tóm lại với chức năng và vai trị của mình, nhà quản trị giữ vai trò quan trọng
trong sự thành cơng hay thất bại của tổ chức và đó cũng là lý do chính của nhu
cầu cấp bách phải đào tạo các nhà quản trị, vì sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội
của cả nước.

BÀI 5: CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN
Câu 1: Trình bày khái niệm điều khiển và phân tích các ngun tắc của nó.
Trả lời:
Khái niệm điều khiển là gì?
Điều khiển là quá tiến trình khởi động điều hành và duy trì hoạt động của tổ
chức bằng cách tác động lên các nguồn lực đặc biệt là nguồn lực của tổ chức
thông qua các hoạt động hướng dẫn và chỉ huy phối hộp khuyến khích và động
viên để dẫn dắt tổ chức đặt mục tiêu đã định một cách hiệu quả

Nguyên tắc hoạt động của điều khiển:
1. Lời nói của bạn phải thể hiện được hành động cụ thể và mang tính
quyền lực
Hành động khơng phải là suy nghĩ hay sự cảm nhận của người nghe. Nó là
những gì mà người nghe sẽ thực hiện. Thơng thường, người nghe sẽ hành động
bằng chính chân, tay của họ hoặc bằng một cơng cụ nào đó. Khi bạn muốn
người nghe thực hiện hành động phát ra từ lời nói của bạn, hãy tưởng tượng cụ
thể hành động đó như thế nào. Muốn người nghe hành động đúng theo lời nói
của bạn, thì bạn phải là người đầu tiên hiểu đúng hành động đó một cách chi tiết
và cụ thể.
Khi Ronald Reagan phát biểu trong bài diễn văn tại Bức tường Berlin, câu nói:
“Ơng Gorbachev sẽ phải nhỏ nước mắt xuống bức tường này” đã trở thành một
lời phát động, khởi đầu cuộc chiến tranh lạnh giữa Mỹ và Nga. Các hoạt động
lãnh đạo hàng ngày trong kinh doanh không thách thức đến mức phải chiến

0

0


18

thắng bằng mọi cách như trong chiến tranh, nhưng bạn có thể sử dụng ngun
tắc này để nâng tính hiệu quả của sự lãnh đạo lên một bước cao hơn.
2. Có mục đích, chủ ý rõ ràng
Mục đích trong lời nói của các nhà lãnh đạo phải thể hiện được ba khía cạnh
quan trọng: lý do, cảm xúc và sự nhận biết. Con người nên hiểu và điều chỉnh
hành động sao cho hợp lý; hành động của họ cũng nên xuất phát từ những cảm
xúc thôi thúc bên trong; và cuối cùng họ phải có khả năng nhận biết được đầy đủ
ý nghĩa hành động mình sẽ thực hiện là gì.

3 Thể hiện sự trung thực
Một nhà lãnh đạo dùng những lời lẽ man trá hoặc thủ đoạn lừa dối buộc nhân
viên hành động mang lại kết quả như mình mong muốn, sẽ là người phá hủy
nhân tố cơ sở của động cơ thúc đẩy con người, đó là sự tin tưởng. Trong trường
hợp này, bạn có thể ra lệnh cho nhân viên phải thực hiện một công việc nào đó,
nhưng bạn sẽ khơng bao giờ tạo ra động lực thúc đẩy họ làm việc. Vì vậy muốn
lãnh đạo bằng phương thức kêu gọi hành động, trước hết bạn hãy học cách trung
thực với chính bản thân mình.
Marcus Aurelius đã từng nói: “Nếu bạn là một người khơng bao giờ coi trọng sự
thực, thì lời nói của bạn cũng sẽ không bao giờ trở thành sự thực, và bạn sẽ tự
đánh mất lịng tự trọng của chính bản thân mình”. Ở đây không chỉ đơn thuần
muốn nhấn mạnh đến giá trị nền tảng của sự thực mà còn muốn nhắc nhở bạn
nên hành động dựa trên sự trung thực. Hơn nữa, bạn sẽ khơng thể biết mình có
phải là một nhà lãnh đạo tốt hay không nếu như sự lãnh đạo của bạn không được
biểu hiện cụ thể bằng hành động đúng đắn của nhân viên. Và chắc chắn họ sẽ
khơng dễ gì bị thuyết phục nếu như họ nghĩ bạn đang lừa dối họ, hoặc bạn đang
lừa dối chính bản thân mình.
4. Có ý nghĩa
Những lý do mà bạn đưa ra để thúc đẩy nhân viên hành động cũng phải có ý
nghĩa đối với họ. Nếu lý do đó xuất phát từ lợi ích cá nhân bạn mà khơng phải là
tiếng nói đại diện cho quyền lợi và lợi ích của các nhân viên trong công ty bạn,

0

0


19

thì hành động mà nhân viên của bạn thực hiện sẽ khơng thể mang lại kết quả mỹ

mãn. Do đó, lý do mà bạn đưa ra phải có ý nghĩa đối với họ và xuất phát từ nhu
cầu của chính họ. Trước khi bạn đặt thách thức của công việc lên vai các nhân
viên, hãy xác định chính xác nhu cầu và các vấn đề mà họ quan tâm.
5. Gắn với nhu cầu
Nhu cầu của con người chính bắt nguồn từ thực tế cuộc sống. Nếu bạn là một
nhà lãnh đạo bảo thủ, rõ ràng bạn sẽ không cần biết nhu cầu của nhân viên trong
cơng ty mình là gì. Bạn chỉ đơn giản muốn thể hiện và áp đặt quan điểm lãnh
đạo của cá nhân mình. Nhưng nếu bạn muốn tạo ra động lực thúc đẩy hành động
vì lợi ích chung của công ty ở họ, bạn cần phải hiểu biết cách áp dụng nguyên
tắc này. Bởi vì động cơ của họ không phải là sự lựa chọn của bạn, nó phải là sự
lựa chọn của chính họ. Vai trị của bạn là truyền tải thơng điệp mà bạn muốn qua
giao tiếp, nhưng hành động của nhân viên phải có động cơ thúc đẩy xuất phát từ
nhu cầu
6. Mang tính cấp bách
Kiên nhẫn là một đức tính tốt, nhưng nó cũng dễ trở thành một cái bẫy. Sự gấp
rút, khẩn cấp trong lời nói sẽ khiến thời gian hồn thành công việc được nhân
lên gấp bội.
Sau đây là một tiến trình đúng đắn khiến nhân viên khẩn cấp hồn thành cơng
việc:
– Xác định nhu cầu của họ;
– Nhìn ra những vấn đề bên trong nhu cầu của họ;
– Đưa ra những giải pháp cho vấn đề đó.
Con người thường có thiên hướng sẵn sàng hành động hăng hái nếu như hành
động đó gắn liền với một nhu cầu nào đó của họ cần được giải quyết. Bằng cách
đặt câu hỏi, bạn có thể xác định được những nhu cầu đó. Một khi đã xác định
chính xác nhu cầu, con đường đến đích mà bạn muốn, coi như đã đi được một
nửa.
7. Có hạn định

0

0


20

Tất cả mọi hành động bạn muốn nhân viên cấp dưới thực hiện phải có thời hạn
rõ ràng. Nếu khơng, nó có thể sẽ trở thành vấn đề thứ yếu đối với họ, và họ sẽ
không bị bắt buộc phải thực hiện nó. Hãy ln ln kiểm sốt bản thân khi bạn
muốn tạo ra động lực thúc đẩy nhân viên cấp dưới hành động, bằng cách đặt ra
một câu hỏi với chính mình: “Khơng biết mình đã đưa ra thời hạn cho hành
động này chưa nhỉ?”. Nếu câu trả lời là khơng, thì việc đầu tiên bạn phải làm là
ra thời hạn cho hành động này ngay lập tức.
8. Có thông tin phản hồi
Động lực làm việc của nhân viên thường được che giấu đằng sau tầm mắt của
bạn. Đối với những nhà lãnh đạo thì khơng gì quan trọng hơn kết quả công việc,
mà kết quả công việc lại đến từ hành động của mọi nhân viên trong công ty.
Nhưng thật đáng tiếc là hầu như nhiều nhà lãnh đạo đã khơng khuyến khích và
tạo ra động lực khiến nhân viên làm việc hết khả năng của mình. Lý do là họ đã
không hiểu hành động thực sự xuất phát từ đâu và áp dụng sai phương thức
khuyến khích nhân viên hành động đúng, hoặc nhiều khi họ đã áp dụng đúng
nhưng lại quá lạm dụng chúng.
Câu 2: Động viên là gì? Trình bày tóm lược các lý thuyết động viên.
Trả lời:
Động viên là gì?
Động viên trong tiếng Anh là Encourage. Động viên là tạo ra sự hăng hái, nhiệt
tình, phấn khởi và trách nhiệm hơn trong quá trình thực hiện cơng việc cuả cấp
dưới, qua đó làm cho cơng việc được hồn thành một cách có hiệu quả cao.
Động viên bao gồm cả động viên về vật chất lẫn động viên về mặt tinh thần.
Các lí thuyết động viên

0

0


21

Lí thuyết cấp bậc nhu cầu của Abraham Maslow Maslow
Lí thuyết này cho rằng hành vi của con người bắt nguồn từ nhu cầu và những
nhu cầu được sắp xếp theo một trình tự ưu tiên từ thấp đến cao về tầm quan
trọng. Cụ thể xếp thành 5 bậc:
– Những nhu cầu cơ bản: ăn, uống, mặc, ở và những nhu cầu tồn tại khác.
– Những nhu cầu về an tồn và an ninh: an tồn, khơng bị đe dọa về thân thể, tài
sản, công việc…
– Những nhu cầu xã hội: Tham gia câu lạc bộ, đảng phái, tình bạn, tình đồng
nghiệp, giao tiếp, được xã hội chấp nhận…
– Những nhu cầu tự trọng: Thích danh tiếng, được tơn trọng, tôn trọng
người khác…
– Những nhu cầu tự thể hiện: muốn hoàn thiện, phát triển nhân cách, sáng tạo….

Áp dụng trong lãnh vực động cơ làm việc :

0

0


22

 Những nhu cầu sinh lý : Đó là những nhu cầu cơ bản và thiết yếu để tồn
tại. Bao gồm những nhu cầu như ăn mặc, trú ngụ dưới một mái nhà…
Nhu cầu sinh lý thường khơng kích thích nhân viên đạt hiệu quả tốt hơn
trong công việc của mình.
 Những nhu cầu về an tồn : Khi các cá nhân nghĩ đến việc bảo đảm cho
tương lai thì có nghĩa là họ đang có những nhu cầu về an tồn trong cơng
ăn việc làm, trong tiết kiệm, trong việc đóng bảo hiểm, …
 Những nhu cầu về xã hội : Nhu cầu giao tiếp với người khác và gặt hái
những lợi ích từ các mối quan hệ với bên ngồi xã hội, muốn có cảm giác
được là thành viên của một tập thể, một hội đồn, một nhóm bạn bè.
 Nhu cầu được tôn trọng : Bây giờ con người lại mong muốn cảm thấy
mình là người có ích trong một lãnh vực nào đó, được người khác công
nhận và đánh giá cao và xứng đáng được như vậy. Đấy là những nhu cầu
nhận được sự tôn trọng từ những người khác. Đây có thể là nguồn động
viên rất lớn trong công việc.
 Nhu cầu tự thể hiện : Nhu cầu này thúc đẩy con người phải thực hiện
được điều gì họ mong ước, đạt được những mục tiêu mà họ đã đề ra, phát
triển tiềm năng cá nhân trong lãnh vực mà họ đã chọn.
a. Lí thuyết hai nhân tố của Herzberg
Herzberg đã xây dựng thuyết động viên bằng cách liệt kê các nhân tố duy trì và
các nhân tố động viên
– Các nhân tố duy trì: Các yếu tố làm việc bình thường như điều kiện làm việc,
lương bổng, các chính sách của tổ chức, quan hệ với cấp trên, sự giám sát…
Nhà quản trị khi tác động vào các yếu tố này sẽ không đem lại sự hăng hái hơn
trong khi làm việc. Nhưng nếu các yếu tố làm việc bình thường khơng thỏa mãn
thì nhân viên sẽ bất mãn và kém hăng hái làm việc.

0

0

23

– Các nhân tố động viên: gồm các yếu tố như trân trọng đóng góp của nhân viên,
giao phó trách nhiệm cho họ, tạo điều kiện cho họ phát triển, cho họ làm những
cơng việc họ thích và có ý nghĩa…
Nhà quản trị khi tác động vào các yếu tố này sẽ đem lại sự hăng hái hơn trong
khi làm việc. Nhưng nếu những yếu tố động viên khơng có thì họ sẽ vẫn làm
việc bình thường.

b. Lí thuyết E.R.G
Giáo Sư Clayton Alderfer tiến hành sắp xếp lại nghiên cứu cuả Maslow. Ông
cũng cho rằng hành động cuả con người là bắt nguồn từ nhu cầu, song có ba loại
nhu cầu như sau:
– Nhu cầu tồn tại: gồm nhu cầu sinh lí và nhu cầu an tồn.
– Nhu cầu quan hệ: nhu cầu quan hệ qua lại giữa các cá nhân, nhu cầu quan hệ
xã hội (nhu cầu này gồm nhu cầu xã hội và một phần nhu cầu tự trọng)

0

0


24

– Nhu cầu phát triển: là nhu cầu tự thể hiện và một phần nhu cầu tự trọng.
Ông cho rằng con người cùng một lúc theo đuổi tất cả các nhu cầu chứ không
phải chỉ một nhu cầu như Maslow đã nói. Hơn thế nữa khi một nhu cầu nào đó
bị cản trở họ sẽ dồn nỗ lực sang một nhu cầu khác.

c. Lí thuyết về sự cơng bằng Giáo sư Stacy Adams
– Lí thuyết này cho rằng cơng bằng là một động lực.
– Cơ sở của thuyết này dựa trên lập luận người lao động muốn được đối xử cơng
bằng, họ có xu hướng so sánh giữa những đóng góp và phần thuởng nhận được,
giữa bản thân và người khác.
Tuy nhiên cần lưu ý người lao động thường hay đánh giá cơng lao của mình cao
hơn người khác và phần thưởng mình nhận được ít hơn người khác. Do đặc
điểm này, nhà quản trị phải luôn luôn quan tâm tới nhận thức của người lao động
về sự công bằng.

0

0


25

d. Học thuyết kỳ vọng của Victor Vrom
Thuyết kỳ vọng của của giáo sư, tiến sĩ khoa học trường Đại học Michigan (Hoa
Kỳ) đưa ra là một lý thuyết rất quan trọng trong lý thuyết tạo động cơ làm việc
trong tổ chức, bổ sung lý thuyết về tháp nhu cầu của A. Maslow. Khác với
Maslow, Victor Vrom không tập trung nhiều vào nghiên cứu nhu cầu mà chủ yếu
tập trung vào nghiên cứu kết quả. Thuyết kỳ vọng của V. Vroom được xây dựng
theo công thức:
Hấp lực x Mong đợi x Phương tiện = Sự động viên
Trong đó:
-Hấp lực (phần thưởng) = sức hấp dẫn cho một mục tiêu nào đó
-Mong đợi (thực hiện cơng việc) = niềm tin của nhân viên rằng nếu nỗ lực làm
việc thì nhiệm vụ sẽ được hoàn thành

-Phương tiện (niềm tin) = niềm tin của nhân viên rằng họ sẽ nhận được đền đáp
khi hoàn thành nhiệm vụ.Thành quả của ba yếu tố này là sự động viên- nguồn
sức mạnh mà nhà lãnh đạo có thể sử dụng để giúp tổ chức mình hồn thành mục
tiêu đã đề ra.
Lý thuyết này của Victor Vroom có thể được áp dụng trong quản lý nhân viên tại
các cơ quan, doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần hoạch định chính sách quản trị
nhân lực sao cho thể hiện rõ mối quan hệ giữa nỗ lực và thành tích, giữa kết quả
và phần thưởng, đồng thời tạo nên sự hấp dẫn của các kết quả, phần thưởng đối
với người lao động. Khi thực hiện được những điều này, động lực của người lao
động sẽ được tạo ra.

0

0