Giáo trình mô đun Soạn thảo văn bản (Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU
TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT

GIÁO TRÌNH
MƠ ĐUN: SOẠN THẢO VĂN BẢN
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

Bạc Liêu, năm 2020

1


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được phép dùng
nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu
lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

2


LỜI GIỚI THIỆU

Kỹ thuật soạn thảo văn bản là mô đun cơ sở trong chương trình đào tạo trung cấp kế
toán nhằm cung cấp những lý luận cơ bản về văn bản, chủ thể ban hành, trình tự thủ tục ban
hành, hình thức, nội dung văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý hành chính nhà
nước, là cơ sở để vận dụng kiến thức và kỹ năng soạn thảo văn bản giải quyết các công việc
trong thực tế.
Mô đun này gồm 06 bài với những nội dung cơ bản nhất về soạn thảo văn bản được
sắp xếp từ những lý luận chung đến những kiến thức cụ thể cung cấp cho học sinh, sinh viên
những kiến thức kỹ năng, thái độ theo hướng ứng dụng thực hành giúp cho người học làm

quen với việc soạn thảo văn bản trên cơ sở đó đáp ứng những cơng việc liên quan đến soạn
thảo văn bản trong hoạt động của cơ quan. Cụ thể là:
Bài mở đầu. Khái quát chung về văn bản
Bài 1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Bài 2. Soạn thảo quyết định cá biệt
Bài 3. Soạn thảo cơng văn hành chính
Bài 4. Soạn thào văn bản hành chính thơng thường có tên loại
Bài 5. Soạn thào hợp đồng
Trong q trình biên soạn, tác giả có tham khảo nhiều nguồn tài liệu, tuy nhiên không
tránh khỏi những hạn chế, sai sót nhất định. Rất mong nhận được những đóng góp của các
đồng nghiệp, độc giả, và các anh/chị học viên, các em học sinh, sinh viên để tài liệu hoàn
chỉnh hơn.

Bạc liêu, ngày 01 tháng 10 năm 2020
Chủ biên

3


MỤC LỤC
Bài mở đầu. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN....................................................................................................6
1. Khái niệm .....................................................................................................................................................................................7
1.1. Khái niệm văn bản ........................................................................................................ 7
1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước ........................................................................... 7
1.3. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước ......................................................... 7
2. Phân loại văn bản quản lý nhà nƣớc ................................................................................................................................7
2.1. Văn bản quy phạm pháp luật ........................................................................................ 7
2.2. Văn bản hành chính ...................................................................................................... 9
2.3. Văn bản chuyên ngành ................................................................................................ 10
3. Những yêu chung trong soạn thảo văn bản hành chính ....................................................................................... 11

3.1. Yêu cầu về nội dung của văn bản ............................................................................... 11
3.2. Yêu cầu về thể thức của văn bản ................................................................................ 13
3.3. Yêu cầu về ngôn ngữ .................................................................................................. 14
Bài 1. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ..................................... . 17
1. Cách thiết lập, bố trí các thành phần thể thức văn bản ......................................................................................... 17
2. Kỹ thuật trình bày thể thức văn bản hành chính ..................................................................................................... 18
2.1. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức chung ..................................................... 18
2.2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bổ sung ................................................... 28
2.3. Kỹ thuật trình bày thể thức bản sao ............................................................................ 30
Bài 2. SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH HÀNH CHÍNH CÁ BIỆT...................................................................... 37
1. Khái niệm, phân loại quyết định cá biệt ....................................................................................................................... 37
1.1. Khái niệm:................................................................................................................... 37
1.2. Phân loại quyết định cá biệt ........................................................................................ 37
2. Kỹ thuật soạn thảo quyết định cá biệt ........................................................................................................................... 37
2.1. Soạn thảo thể thức: ..................................................................................................... 37
2.2. Soạn thảo nội dung ..................................................................................................... 40
Bài 3. SOẠN THẢO CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH ................................................................................................. 51
1. Khái niệm, u cầu và phân loại công văn .................................................................................................................. 51
1.1. Khái niệm công văn .................................................................................................... 51
1.2. Yêu cầu của công văn ................................................................................................. 51
1.3. Phân loại công văn ...................................................................................................... 51
2. Kỹ thuật soạn thảo cơng văn hành chính .................................................................................................................... 52
2.1. Soạn thảo thể thức ....................................................................................................... 52
2.2. Soạn thảo phần nội dung .............................................................................................. 52
Bài 4. SOẠN THÀO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG THƢỜNG CĨ TÊN LOẠI
1. Soạn thảo thông báo ............................................................................................................................................................. 66
1.1. Khái niệm và phân loại thông báo .............................................................................. 66
1.2. Kỹ thuật soạn thảo thơng báo ..................................................................................... 67
2. Soạn thảo tờ trình .................................................................................................................................................................. 70
2.1. Khái niệm tờ trình ....................................................................................................... 70

4


12.2. Yêu cầu khi viết tờ trình ........................................................................................... 70
2.2. Kỹ thuật soạn thảo tờ trình .......................................................................................... 71
3. Soạn thảo báo cáo .................................................................................................................................................................. 74
3.1. Khái niệm, yêu cầu và phân loại báo cáo ................................................................... 74
3.2. Kỹ thuật soạn thảo báo cáo ......................................................................................... 75
4. Soạn thảo biên bản ................................................................................................................................................................ 78
4.1. Khái niệm, yêu cầu và phân loại biên bản .................................................................. 78
4.2. Cách ghi biên bản ....................................................................................................... 79
Bài 5. SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG ................................................................................................................................... 83
1. Khái niệm và phân loại hợp đồng ................................................................................................................................... 83
1.1. Khái niệm hợp đồng .................................................................................................... 83
1.2. Phân loại hợp đồng ..................................................................................................... 83
2. Kỹ thuật soạn thảo hợp đồng lao động.......................................................................................................................... 83
2.1. Phần mở đầu ............................................................................................................... 83
2.2. Phần nội dung hợp đồng. ............................................................................................. 84
2.3. Phần ký kết hợp đồng ................................................................................................. 84
3. Kỹ thuật soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa.................................................................................................... 84

5


MƠ ĐUN: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
Mã mơ đun: MĐ
I. Vị trí, tính chất của mơ đun
1.Vị trí: là mô đun chuyên môn trong chuyên ngành trung cấp nghề kế tốn được
bố trí sau khi học sinh học xong các môn học chung, và sau các môn học: Tin học.
3. Tính chất: Chương trình mơ đun bao gồm những kiến thức cơ bản về văn bản; thể

thức văn bản và phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thơng dụng và một số
hợp đồng kinh tế cụ thể.
II. Mục tiêu mô đun:
1. Về kiến thức
- Liệt kê được các loại văn bản và thẩm quyền ban hành;
- Trình bày được những yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính theo
quy định hiện hành.
- Mơ tả được kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản;
- Phân tích được kết cấu nội dung của một số văn bản hành chính và một số hợp đồng
kinh tế thông dụng.
2. Về kỹ năng
- Vận dụng được phương pháp và kỹ thuật soạn thảo văn bản để soạn thảo một số
văn bản hành chính và một số hợp đồng kinh tế thơng dụng;
- Trình bày được các thành phần thể thức văn bản trên máy tính đúng quy định hiện
hành.
3. Năng lực tự chủ và trách nhiệm:
- Có thể độc lập soạn thảo và chịu trách nhiệm về văn bản thuộc lĩnh vực công tác
được phân công.
- Nhận thức được tầm quan trọng của văn bản, có trách nhiệm, nghiêm túc, trung
thực, cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác khi soạn thảo văn bản trong hoạt động nghề nghiệp.
III. Nội dung mô đun:

6


Bài mở đầu. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN
Giới thiệu: Bài mở đầu giới thiệu khái quát chung về văn bản giúp người học làm
quen với khái niệm về văn bản và văn bản quản lý nhà nước, các loại văn bản và thẩm quyền
ban hành; những yêu cầu chung trong soạn thảo văn bản hành chính.
Mục tiêu:

- Trình bày được khái niệm và đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước.
- Nêu được các loại văn bản và thẩm quyền ban hành; những yêu cầu chung trong
soạn thảo văn bản hành chính.
- Thực hiện nghiêm túc những quy định của pháp luật về văn bản hành chính.
Nội dung chính:
1. Khái niệm
1.1. Khái niệm văn bản
- Theo nghĩa rộng: Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền đạt các
thông tin bằng ngôn ngữ, hay ký hiệu nhất định. Với cách hiểu như vậy, văn bản cịn có thể
gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng
để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.
- Theo nghĩa hẹp: văn bản là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế.
1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nƣớc
Văn bản quản lý nhà nước được hiểu là các văn bản quản lý do cơ quan, công chức
nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm truyền đạt các thơng tin, các quyết định trong quản
lý nhà nước theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm
bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội
bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
1.3. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc
Văn bản QLHCNN là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những văn bản của
các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các
quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các
văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất
luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (bản án, cáo trạng,...) không phải là văn bản
QLHCNN.
2. Phân loại văn bản quản lý nhà nƣớc
2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
2.1.1. Khái niệm
Khái niệm Văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) được quy định tại Điều 2, Luật

7


Ban hành VBQPPL năm 2015, theo đó VBQPPL được xác định “là văn bản có chứa quy
phạm pháp luật, được ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong
Luật Ban hành VBQPPL. Trong đó quy phạm pháp luật là “Quy phạm pháp luật là quy tắc
xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan
nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật này ban hành và được Nhà nước bảo
đảm thực hiện”.
2.1.2. Đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật
Một văn bản quy phạm pháp luật có các đặc điểm sau đây:
- Là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành với hình thức tương ứng
theo luật định.
- Việc ban hành theo đúng thủ tục, trình tự luật định.
- Văn bản có chứa các quy tắc xử sự chung (là những chuẩn mực mà mọi cơ quan, tổ
chức, cá nhân phải tuân theo khi tham gia quan hệ xã hội được quy tắc đó điều chỉnh).
- Được áp dụng nhiều lần, mang tính ổn định trong một thời gian dài đối với mọi đối
tượng hoặc một nhóm đối tượng.
- Có hiệu lực trong phạm vi tồn quốc hoặc từng địa phương, từng lĩnh vực.
- Được nhà nước bảo đảm thi hành bằng các biện pháp như tuyên truyền, giáo dục,
thuyết phục; các biện pháp về tổ chức, hành chính, kinh tế; trong trường hợp cần thiết thì
Nhà nước áp dụng biện pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành và quy định chế tài đối với người
có hành vi vi phạm.
2.1.3. Các loại và thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật
Theo Điều 4 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, hệ thống văn bản
quy phạm pháp luật bao gồm:
1. Hiến pháp.
2. Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.
3. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch

giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc
Việt Nam.
4. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
5. Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đồn Chủ
tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
6. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
7. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tịa án nhân dân tối cao.
8. Thơng tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện
kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thơng tư
liên tịch giữa Chánh án Tịa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối
8


cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án
nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm
toán nhà nước.
9. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
10. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
11. Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính kinh tế đặc biệt.
12. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh,
thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương
13. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
14. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn
15. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã.
2.2. Văn bản hành chính
2.2.1. Khái niệm
Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong q trình chỉ đạo, điều hành, giải
quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Đây là nhóm văn bản được dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà
nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả

hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị;
thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và cơng
dân. Ví dụ như thông báo kết luận cuộc họp, báo cáo tổng kết công tác năm. Hoặc dùng để
ban hành những quyết định quản lý hành chính thành văn, mang tính áp dụng pháp luật do
cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm
đưa ra quy tắc xử sự riêng, áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể,
được chỉ rõ. Ví dụ quyết định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức.
2.2.2. Các loại văn bản hành chính
a) Văn bản hành chính thơng thường
- Khái niệm
Văn bản hành chính thơng thường là những văn bản mang tính thơng tin điều hành
nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các cơng việc cụ thể,
trao đổi thơng tin, báo cáo tình hình hoạt động lên cấp trên, đơn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn
cấp dưới; giải quyết các công việc nội bộ, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các
cơ quan, tổp chức.
Văn bản hành chính thơng thường khơng đưa ra các quyết định quản lý, mà thường là
những văn bản mang tính thơng tin quy phạm của Nhà nước, do đó khơng được dùng để
thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt.
- Các loại văn bản hành chính thơng thường
9


Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05-03-2020 của Chính phủ về cơng tác văn
thư văn bản hành chính bao gồm:
Chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch,
phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, công điện, bản ghi
nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi,
phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
b) Văn bản cá biệt
- Khái niệm: Văn bản hành chính cá biệt là nhóm văn bản dùng để ban hành những

quyết định quản lý hành chính thành văn, mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc
xử sự riêng, áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ rõ.
- Các loại văn bản cá biệt
Nghị quyết là hình thức văn bản thể hiện kết luận và quyết định được tập thể thông
qua ở một cuộc họp, dùng để ban hành các chủ trương, chính sách cụ thể;
Quyết định là hình thức văn bản hành chính cá biệt do cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
có thẩm quyền ban hành để đưa ra các mệnh lệnh quản lý cho một hoặc một nhóm đối tượng
cụ thể hoặc đề ra các quy tắc hành vi có tính chất nội bộ;
Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, … là những hình thức văn bản được ban hành
nhằm đặt ra các quy tắc sử xự có tính chất nội bộ. Đây là loại văn bản được ban hành kèm
theo một văn bản khác, trình bày những vấn đề có liên quan đến các quy định về bộ máy và
hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định.
2.3. Văn bản chuyên ngành
Đây là các văn bản mang tính đặc thù về chuyên môn thuộc thẩm quyền ban hành của
một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.
Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân
thủ theo mẫu quy định của các cơ quan nói trên, khơng tùy tiện thay đổi nội dung và hình
thức của những văn bản đã được mẫu hóa.
Văn bản chuyên ngành bao gồm:
- Văn bản chun mơn: được hình thành trong một số lĩnh vực cụ thể của quản lý nhà
nước như tài chính, ngân hàng, giáo dục... hoặc là các văn bản được hình thành trong các cơ
quan tư pháp và bảo vệ pháp luật. Các loại văn bản này nhằm giúp cho các cơ quan chuyên
môn thực hiện một số chức năng được uỷ quyền, giúp thống nhất quản lý hoạt động chuyên
môn. Những cơ quan không được nhà nước uỷ quyền không được phép ban hành văn bản
này.
- Văn bản kỹ thuật: là các văn bản được hình thành trong một số lĩnh vực như kiến
trúc, xây dựng, khoa học cơng nghệ, địa chất, thuỷ văn... Đó là các bản vẽ được phê duyệt,
nghiệm thu và đưa vào áp dụng trong thực tế đời sống xã hội. Các văn bản này có giá trị
pháp lý để quản lý các hoạt động chuyên môn, khoa học kỹ thuật.

10


3. Những yêu chung trong soạn thảo văn bản hành chính
3.1. Yêu cầu về nội dung của văn bản
3.1.1. Tính mục đích
Văn bản hành chính được ban hành phải hướng tới mục đích nhất định. Mục đích cao
nhất khi ban hành văn bản là nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội, quan hệ nội bộ tổ
chức hoặc giải quyết công vụ trong phạm vi quản lý của cơ quan ban hành. Đồng thời, văn
bản còn phải thể hiện rõ mục đích chính trị trong nội dung, tức là hướng tới việc thực hiện
phương châm, đường lối mà Đảng cầm quyền đã vạch ra. Chính vì vậy, tính mục đích là yêu
cầu đầu tiên đặt ra khi xây dựng nội dung văn bản.
Để đảm bảo yêu cầu nêu trên, trước khi soạn thảo văn bản, cần xác định rõ một số
vấn đề thông qua việc trả lời các câu hỏi sau:
- Có thực sự cần thiết phải ban hành văn bản này khơng; hay nói cách khác, văn bản
dự định ban hành có giải quyết một mối quan hệ bức thiết nào của xã hội hay không?
- Văn bản này được ban hành để làm gì, nội dung văn bản có đảm bảo phục vụ cho
việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức của mình không? kết quả cần đạt
được của việc thực hiện văn bản như thế nào?
- Nội dung văn bản đã phù hợp và thể chế hóa được chủ trương, chính sách các cấp
uỷ Đảng, nghị quyết của các cơ quan quyền lực cùng cấp và các văn bản của cơ quan quản
lý nhà nước cấp trên hay chưa?
Để giải quyết được những vấn đề trên, người chủ trì soạn thảo cần hiểu rõ chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình cũng như nhiệm vụ cụ thể về từng vấn đề liên quan
đến nội dung văn bản cần soạn thảo. Đồng thời, phải nắm vững tơn chỉ, đường lối chính trị
của Đảng, định hướng chiến lược về chính trị, kinh tế, xã hội nói chung mà Đảng, Nhà nước
đã đề ra.
3.1.2. Tính cơng quyền
Văn bản đảm bảo tính cơng quyền khi:
- Được ban hành trên cơ sở các căn cứ xác thực;

- Nội dung điều chỉnh phù hợp với thẩm quyền luật định;
- Nội dung văn bản phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp với nội
dung văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên;
- Nội dung văn bản phải phù hợp với tính chất pháp lý của mỗi nhóm trong hệ thống
văn bản.
3.1.3. Tính khoa học
Về phương diện nội dung, tính khoa học của văn bản thể hiện ở các điểm chính sau
đây:
- Thông tin trong văn bản đầy đủ, cụ thể, chính xác;
- Thơng tin trong văn bản có tính dự báo cao, có cơ sở khoa học, phù hợp với quy
11


luật phát triển khách quan tự nhiên và xã hội và hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp;
- Nhất qn, logic về chủ đề, khơng có sự mâu thuẫn, chồng chéo giữa các ý;
- Kết cấu hợp lý, chặt chẽ: hệ thống các ý trong văn bản được sắp xếp theo trình tự
khoa học có chủ ý, không trùng lặp, tản mạn, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm bắt
và triển khai thực hiện;
- Nội dung văn bản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản
lý nhà nước nói chung, tức là phải đảm bảo tính hệ thống, đồng bộ trong tương quan với nội
dung các văn bản của cơ quan quản lý nhà nước khác.
3.1.4. Tính đại chúng
Để văn bản có sức thuyết phục, được mọi người tự giác thực hiện, các quy định trong
văn bản phải đảm bảo được các quyền và lợi ích hợp pháp của các tầng lớp nhân dân, phù
hợp với lợi ích chung của tồn xã hội. Vì vậy, khi ban hành văn bản, đặc biệt là hệ thống
văn bản có phạm vi ảnh hưởng rộng lớn như văn bản quy phạm pháp luật, cần phải đặc biệt
chú ý tới tính đại chúng của văn bản. Có thể xác định tính đại chúng trên những phương
diện biểu hiện sau đây:
- Nội dung văn bản phản ánh được nguyện vọng, ý chí của các tầng lớp nhân dân và
hướng tới đáp ứng các nguyện vọng đó;

- Các quy định cụ thể trong văn bản phù hợp với nội dung Hiến pháp về quyền lợi và
nghĩa vụ của công dân, đảm bảo quyền và lợi ích chính đáng của nhân dân;
- Nội dung đưa ra có cơ sở khoa học, phù hợp với các quy phạm xã hội và chuẩn mực
đạo đức, văn hóa của cộng đồng;
Để đảm bảo cho văn bản có tính đại chúng, cần thực hiện nghiêm ngặt quy trình xây
dựng ban hành văn bản. Cụ thể là:
- Tiến hành công tác khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung
chính của dự thảo một cách nghiêm túc theo những phương pháp thích hợp và khoa học;
- Tổ chức nhiều kênh thông tin để lắng nghe ý kiến của quần chúng nhân dân, nắm
bắt tâm tư nguyện vọng của họ;
- Đa dạng hóa các hình thức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo văn bản, trong đó
chú ý thích đáng tới các hình thức thu hút được sự tham gia trực tiếp của các tầng lớp nhân
dân. Ví dụ như: tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến đến tận các cấp hành chính cơ sở, đăng
dự thảo văn bản dài ngày trên các phương tiện thơng tin đại chúng, v.v. . Ý kiến góp ý của
các tầng lớp nhân dân, nhất là nhân dân lao động phải được tập hợp, nghiên cứu kỹ lưỡng và
dùng làm phương tiện chỉnh lý nội dung dự thảo văn bản.
3.1.5. Tính khả thi
Trước hết cần xác định rằng, tính khả thi của mỗi văn bản quản lý nhà nước chỉ có
được khi văn bản đó đạt các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng và tính
pháp lý. Nhưng bên cạnh đó, tính khả thi cịn có những biểu hiện riêng mang tính đặc trưng:
- Nội dung văn bản phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xã
12


hội hiện tại, phù hợp với trình độ, năng lực của các chủ thể thi hành.Việc xác định đầy đủ
nội dung quy định của văn bản sẽ giúp cơ quan quản lý điều chỉnh được những mối quan hệ
xã hội thuộc chức năng nhiệm vụ và góp phần thúc đẩy phát triển của xã hội, của nền kinh tế
quốc dân. Tuy nhiên, những nội dung đưa ra luôn phải phù hợp với thực trạng kinh tế xã hội
hiện tại, bởi pháp luật chỉ được thực hiện có hiệu quả khi không vượt quá khả năng kinh tế
cho phép. Các quy định về trách nhiệm của cá nhân hay tổ chức luôn phải phù hợp với điều

kiện vật chất, tinh thần, độ tuổi, tâm sinh lý, trình độ nhận thức của người thi hành nhằm
đảm bảo khả năng thực thi cao. Nếu đặt ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh
tế thì khơng có cơ sở để thực hiện, làm tổn hại tới uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện cho
việc vi phạm pháp luật. Ngược lại, nếu văn bản chứa đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá
lạc hậu, quá thấp so với khả năng thực thi thì cũng sẽ khơng kích thích được sự năng động,
sáng tạo của các chủ thể, làm nhờn pháp luật và làm lãng phí nguồn lực của Nhà nước;
- Nêu được các điều kiện cần thiết để đảm bảo thực hiện các quy định hay yêu cầu
đưa ra trong văn bản.Trong văn bản, khi quy định về trách nhiệm, nghĩa vụ, nhiệm vụ thì
ln phải quan tâm đến biện pháp, thủ tục, lộ trình để đảm bảo thực hiện. Tránh tình trạng
chỉ quy định bắt buộc người dân phải làm thế này, thế kia, mà không quan tâm đến các
nguồn lực vật chất, tinh thần để các đối tượng thực thi có thể nghiêm chỉnh chấp hành các
quy định đó. Chính vì vậy, bước chuẩn bị khi xây dựng văn bản là hết sức quan trọng, cần
phải khảo sát nghiêm túc, nghiên cứu kỹ lưỡng những vấn đề liên quan nhằm đưa ra phương
án tối ưu về điều kiện thực hiện nội dung các văn bản đưa ra;
- Xác lập được trách nhiệm cụ thể của cơ quan, tổ chức, cá nhân thi hành văn
bản.Trong văn bản luôn luôn phải xác định được nhiệm vụ cụ thể của từng chủ thể thực
hiện, trong đó có nhiệm vụ chính, nhiệm vụ phối hợp, nhiệm vụ kiểm tra, giám sát v.v. . Có
như vậy mới tránh được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, trốn tránh nhiệm vụ như thực trạng
thực hiện công vụ hiện nay. Và đây cũng là một trong những phương diện đảm bảo tính khả
thi cho văn bản được ban hành.
3.2. Yêu cầu về thể thức của văn bản
3.2.1. Khái niệm thể thức văn bản
Theo quy định tại Điều 8, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05-03-2020 của Chính
phủ về công tác văn thư , thể thức văn bản “là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản,
bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần
bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định”.
Tuy nhiên, cần hiểu thể thức ở góc độ rộng hơn, khơng chỉ đề cập đến các thành phần
cấu tạo văn bản mà quan trọng hơn là cách thức thiết lập, trình bày các thành phần đó trong
một văn bản như thế nào. Vậy, thể thức văn bản là tập hợp các thành phần (yếu tố) cấu
thành văn được thiết lập, trình bày theo đúng những quy định của pháp luật hiện hành.

Cách quan niệm này rất phổ biến bởi tính đầy đủ, cụ thể và hàm chứa yêu cầu cập nhật tạo
điều kiện thuận lợi cho người soạn thảo văn bản trong việc đáp ứng các yêu cầu về thể thức
của hệ thống văn bản được xây dựng và ban hành.
3.2.2. Yêu cầu chung đối với việc thiết lập và trình bày thể thức văn bản
Muốn văn bản đảm bảo thể thức, không những phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể
13


thức cần có mặt trong mỗi văn bản theo trường hợp sử dụng cụ thể mà còn phải tuân thủ
những quy định về kỹ thuật trình bày. Định hướng chung của việc trình bày các yếu tố thể
thức là nhằm hướng tới tính pháp lý, tính khoa học, tính văn hóa và đảm bảo yếu tố mỹ quan
cho văn bản. Vì vậy, cần thực hiện những yêu cầu đặt ra:
+ Thiết lập nội bộ các yếu tố theo đúng quy định và phù hợp với các quy tắc hành
chính hiện hành;
+ Sắp đặt vị trí các yếu tố trên sơ đồ văn bản một cách khoa học theo đúng quy định,
thuận tiện cho việc tiếp nhận và thực hiện nội dung văn bản;
+ Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ hợp lý trong khuôn khổ quy định của các văn bản
pháp luật, đồng thời tận dụng được thế mạnh của công nghệ hiện đại, dễ dàng và thuận tiện
cho việc áp dụng công nghệ thông tin.
3.3. Yêu cầu về ngôn ngữ
3.3.1. Đặc trƣng ngơn ngữ trong văn bản hành chính
a. Tính chính xác
Để đảm bảo tính chính xác, cần lưu ý cách sử dụng từ ngữ trong văn bản:
- Không dùng từ đa nghĩa, làm phát sinh cách hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau;
- Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, trừ trường hợp
sử dụng từ ngữ địa phương để chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đó mới có
hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thơng;
- Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán - Việt và các từ gốc nước ngồi khác.
Khơng nên lạm dụng từ Hán - Việt, từ ngoại nhập mà phải sử dụng một cách thích hợp, phù
hợp;

- Không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn. Nếu trong văn bản buộc phải sử dụng từ
chun mơn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ không quen thuộc
đối với đời sống nhân dân;
- Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính rõ ràng và nghiêm túc của
văn bản. Đối với các trường hợp cần viết tắt tránh dài dòng, cần phải viết đầy đủ ở lần sử
dụng đầu tiên, sau đó mở ngoặc và chú giải.
b. Tính phổ thơng, đại chúng
Để đảm bảo tính phổ thơng, văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ trong sáng, dễ
hiểu, tức là bằng những ngôn ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngồi đã được Việt
hóa tối ưu. Hạn chế sử dụng các thuật ngữ chuyên môn, trong trường hợp bắt buộc phải sử
dụng thì phải có giải thích rõ về nghĩa.
c. Tính khách quan, phi cá tính
Để đảm bảo tính khách quan, phi cá tính, từ ngữ sử dụng trong văn bản cần:
- Lựa chọn và sử dụng từ trung tính, khơng kèm theo sắc thái biểu cảm;
- Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trương;
14


- Không sử dụng thành ngữ, tục ngữ;
- Không dùng từ lóng, từ thơng tục;
- Khơng dùng từ ngữ thuộc phong cách khẩu ngữ, các hư từ tình thái: “à, ư, nhỉ, nhé,
thì, là, mà, rằng... ''; các từ ngữ diễn đạt ý cầu khiến như “đi, nào, nhé, thôi”...
d. Tính khn mẫu
Tính khn mẫu thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính - cơng vụ, các qn
ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các … chịu trách nhiệm thi hành …
này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn bài có sẵn,… Tính
khn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ
lĩnh hội, mặt khác, cho phép in ấn bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ
theo kỹ thuật hiện đại.
đ. Tính trang trọng, lịch sự

Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ quan cơng quyền, nên phải thể hiện tính
trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng với các chủ thể thi hành,
làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản.
Hơn nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc, của đất nước.
Muốn các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính đi vào ý thức của mọi người dân,
không thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm túc, mặc dù văn bản có chức
năng truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực nhà nước. Đặc tính này cần (và phải được) duy
trì ngay cả trong các văn bản để quyết định các biện pháp kỷ luật. Tính trang trọng, lịch sự
của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính” của một nền hành chính dân
chủ, pháp quyền hiện đại.
3.3.2. Sử dụng từ ngữ trong văn bản hành chính
3.3.2.1. Sử dụng từ
a) Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa.
- Cần dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội dung
cần thể hiện.
- Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa.
- Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp, tức là đạt từ vào đúng vị trí ngữ pháp của từ đó
trong quan hệ với các từ khác trong câu.
- Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt: Văn bản quản lý Nhà nước cần phải được viết
đúng chính tả tiếng Việt, riêng về chữ viết hoa thực hiện theo Thông tư Số: 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ Nôi vụ . Dùng từ đúng quan hệ kết hợp: để tạo ra
một câu và các đơn vị trên câu, các từ được sử dụng luôn luôn quan hệ với nhau về ngữ
nghĩa và ngữ pháp với các từ đi trước và đi sau nó.
b) Sử dụng từ đúng văn phong hành chính cơng vụ:
- Phong cách ngơn ngữ hành chính cơng vụ thường dùng từ đơn nghĩa và nghĩa thực
của nó - nghĩa đen.
15


- Sử dụng từ ngữ phổ thông thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách khẩu
ngữ.

- Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng khi dùng từ mới.
- Không dùng từ ngữ địa phương.
- Ngơn hành chính cơng vụ khơng dùng biện pháp tu từ như; ẩn dụ, hoán dụ, nhân
hố.
- Khơng dùng từ có hình ảnh bóng bẩy, sáo rỗng.
- Khơng dùng tiếng lóng, từ thơng tục, vì chúng làm mất đi tính trang trọng, uy nghi
và nghiêm túc của văn bản.
- Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành.
- Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán - Việt và các từ gốc nước ngoài khác.
- Với những từ và cụm từ dùng hiều lần trong một văn bản để đơn giản có thể viết tắt,
nhưng trước khi viết tắt phải viết đầy đủ trước khi viết tắt sau.
- Đây là loại văn bản mang tính khn mẫu, nên sử dụng nhiều từ ngữ mang tính
khn mẫu như: căn cứ vào, xét đề nghị, nay ban hành, có trách nhiệmv.v…
- Dùng từ xưng hô trong văn bản phải lịch sự, khách quan.
Câu hỏi ôn tập
1. Phân tích đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật. Cho các ví dụ minh họa.
2. So sánh khái niệm văn bản quản lý nhà nước và khái niệm văn bản quản lý hành
chính nhà nước.
3. Văn bản quản lý nhà nước có vai trị gì trong hoạt động của cơ quan nhà nước và
vai trị đó đã được phát huy như thế nào trong thực tiễn?
4. Kể tên các nhóm văn bản trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước và phân tích
đặc điểm của từng nhóm. Cho các ví dụ minh hoạ.
5. Phân biệt văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt. Cho các ví dụ cụ thể.

16


Bài 1. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Giới thiệu: Bài này bao gồm các kiến thức liên quan đến thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản bao gồm thể thức chung và thể thức bổ sung của văn bản, các thành phần thể

thức bản sao theo quy định của pháp luật
Mục tiêu:
- Mô tả được kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản;
- Trình bày được các thành phần thể thức văn bản trên máy tính theo đúng quy định
hiện hành.
- Phát hiện được những văn bản sai thể thức để khắc phục trong soạn thảo văn bản;
- Chấp hành những quy định của nhà nước về thể thức văn bản, từ đó soạn thảo được
những văn bản chuẩn mực về thể thức.
Nội dung bài:
1. Cách thiết lập, bố trí các thành phần thể thức văn bản
- Vị trí trình bày các thành phần thể
: Thành phần thể thức văn bản
Ô số
1

:

Quốc hiệu và Tiêu ngữ

2

:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3

:

Số, ký hiệu của văn bản

4

:

Địa danh và thời gian ban hành văn bản

5a

:

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b

:

Trích yếu nội dung cơng văn

6

:

Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c

:

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8

:

Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức

9a, 9b

:

Nơi nhận

10a

:

Dấu chỉ độ mật

10b

:

Dấu chỉ mức độ khẩn

11

:

Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12

:

Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

13

:

Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số
điện thoại; số Fax.
17


14

:

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định
dạng điện tử

2. Kỹ thuật trình bày thể thức văn bản hành chính
2.1. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức chung
- Thể thức:
Quốc hiệu là tên nước, chế độ chính trị của nhà nước và mục tiêu phấn đấu của Nhà
nước ta. Hay nói cách khác Quốc hiệu bao gồm tên nước và tiêu ngữ.

18

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
- Kỹ thuật trình bày:
Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ơ số 1. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu
ngữ được trình bày cách nhau dịng đơn.
Quốc hiệu “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu
tiên của văn bản.
Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ
từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các
cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dịng chữ.
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2.1.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
- Thể thức:
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức
hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ
chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc
thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ
thơng dụng.
Ví dụ:
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH BẠC LIÊU

UBND TỈNH BẠC LIÊU
SỞ NỘI VỤ

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẠC LIÊU

VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN
VIỆN DÂN TỘC HỌC

- Kỹ thuật trình bày:
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12
đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực
tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng
chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
19


Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12
đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp
được trình bày cách nhau dịng đơn.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ
lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Ví dụ:
UBND TỈNH BẠC LIÊU
SỞ XÂY DỰNG
Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều
dịng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ

CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC
2.1.3. Số, ký hiệu văn bản
- Thể thức:
+ Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm
được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả
Rập.
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ
chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số
của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
+ Ký hiệu của văn bản
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan,
tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.
Số:… /Chữ viết tắt loại văn bản–Chữ viết tắt cơ quan ban hành
Ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.
Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số:
…/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND

20


Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải
quyết.
Số:… /Chữ viết tắt cơ quan ban hành–Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo văn bản
Ví dụ:
Cơng văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số:

…/CP-HC.
Cơng văn của Sở Nội vụ do Văn phòng soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh
vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
- Kỹ thuật trình bày:
Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có
dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn
bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản
có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-),
khơng cách chữ.
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế
ngân sách soạn thảo);
Số: 23/BC-SNV (Báo cáo của Sở Nội vụ);
Số: 234/SYT-VP (Cơng văn của Sở Y tế do Văn phịng soạn thảo).
2.1.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Thể thức:
+ Địa danh ghi trên văn bản
a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi
chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ
sở.là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Cơng Thương, của Cơng ty Điện lực 1 thuộc Tập đồn Điện lực Việt
Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại
thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên.
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Cơng nghệ Việt Nam (có
trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
21

Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bạc Liêu thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thành phố
Bạc Liêu, tỉnh Bạc Liêu ): Bạc Liêu.
b) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi
chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
Ví dụ:
- Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc
thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành
thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
- Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh
(có trụ sở tại thành phố Bạc Liêu, tỉnh Bạc Liêu): Bạc Liêu, của Ủy ban nhân dân tỉnh
Khánh Hòa và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố thành phố Nha
Trang, tỉnh Khánh Hòa ): Khánh Hòa, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở,
ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,
- Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Bạc Liêu (tỉnh Bạc Liêu) và của các
phòng, ban thuộc thành phố: TP. Bạc Liêu,
- Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Hồ Bình (tỉnh Bạc Liêu) và của các phịng,
ban thuộc huyện: Hồ Bình;
- Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Giá Rai (tỉnh Bạc Liêu) và của các phòng, ban
thuộc thị xã: Giá Rai,
- Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Châu Thới (huyện Vĩnh Lợi tỉnh Bạc Liêu): Châu
Thới,…
- Văn bản của Ủy ban nhân dân phường 1 (Thành phố Bạc Liêu): Phường1,…
- Văn bản của Ủy ban nhân dân thị trấn Phước Long (Huyện Phướng Long, tỉnh Bạc
Liêu): Phước Long.
c) Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân
thuộc phạm vi quản lý của Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng được thực hiện theo quy định của
pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng.
Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện

lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó chẳng hạn như: thành phố,
huyện, quận, thị xã, xã, phường, thị trấn.
Ví dụ: Tp. Huế, ngày 20 tháng 3 năm 2020
Huyện Hồng dân, ngày10 tháng 4 năm 2020
+ Thời gian ban hành văn bản:
Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian
ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả
Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
Thành phố Bạc Liêu, ngày 05 tháng 11 năm 2020
22


Quận 1, ngày 07 tháng 02 năm 2020
- Kỹ thuật trình bày:
Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dịng với số, ký
hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ
cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng,
năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
Ví dụ: Bạc Liêu, ngày 05 tháng 02 năm 2020
Không dùng dấu (/), dấu (-), dấu (.) thay cho chữ ngày, tháng, năm.
2.1.5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Thể thức:
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu
nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ
yếu của văn bản.
- Kỹ thuật trình bày:
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5 a, đặt canh giữa theo
chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội

dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng
chữ và đặt cân đối so với dịng chữ.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Đối với cơng văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày, sau chữ “V/v” bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản,
cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
Ví dụ:
Số: 900/VPCP-HC
V/v ghi ký hiệu các văn bản quản lý
hành chính Nhà nước
2.1.6. Nội dung văn bản
a) Căn cứ ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban
hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ

23


quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật,
Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ
chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ
phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dịng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm
(.).
b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu
của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu
nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh);

trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có
phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương,
mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ
theo một trình tự nhất định.
d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục,
điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung
chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm
Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dịng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự
của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới,
canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Ví dụ:
Phần I
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ
I. NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC
1. Về kinh tế
a) Lĩnh vực nông, lâm nghiệp
….
Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dịng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự
của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới,
canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu
dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm
(.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.),
cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và
24

tiêu đề của khoản được trình bày trên một dịng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ
chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ
cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của
phần lời văn, kiểu chữ đứng.
Ví dụ:
Chƣơng I
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Mục 1
HÌNH THỨC VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN
Điều 5. Các hình thức văn bản
1.Văn bản pháp luật
a) Hiến pháp
….
e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề,
kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27
cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là
dòng đơn, tối đa là 1,5 lines. Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6
2.1.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền
- Thể thức:
Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản
giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể
lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI

- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước
chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Q. GIÁM ĐỐC
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.”
vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều
hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC

25