Giáo trình Quản trị văn phòng - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu

CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
I. VĂN PHỊNG
1.1. Khái niệm văn phịng
Theo xu hướng phát triển chung của xã hội hiện nay, khái niệm “văn phịng”
(office) có thể được hiểu theo nhiều nghĩa. Theo nghĩa hẹp, văn phòng là trụ sở nơi làm việc của cơ quan, tổ chức, ví dụ: văn phịng ủy ban nhân dân, văn phịng
cơng ty, văn phịng đại diện... Theo nghĩa rộng, văn phòng là một bộ phận trong cơ
cấu bộ máy làm việc cùa cơ quan, tổ chức, ví dụ: Văn phòng Tòa án, văn phòng
Trường đại học ... Ngồi ra, văn phịng cịn được hiểu là nơi làm việc của những
người giữ chức vụ, quyền hạn nhất định, ví dụ: văn phịng Thủ tướng, văn phịng
nghị sĩ ...
Như vậy, dưới góc độ quản trị, văn phịng có thể được định nghĩa như sau:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, là nơi thu thập,
tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ quản lý, điều hành và bảo đảm các điều kiện
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.2. Chức năng của văn phòng
1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Văn phịng vừa là nơi thực hiện cơng tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp
nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho
lãnh đạo. Đây là hai công việc có liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm một
mục đích là trợ giúp cho cơng tác điều hành quản lý cơ quan đạt hiệu quả cao nhất
1.2.2. Chức năng trợ giúp điều hành
Văn phòng là bộ phân trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản
lý điều hành cơ quan đơn vị. Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như:
xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch cơng tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức
hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tác văn thư...
1.2.2. Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện
vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan,
đơn vị. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp,

quản lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Đó là chức năng hậu cẩn của vãn phịng.
Tóm lại, văn phịng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng
quan trọng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau
nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan,


đơn vị.
1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ được giao những những nhiệm vụ cụ
thể. Song tuỳ theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan
đơn vị mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ đó
thường gồm:
- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch
cơng tấc.
Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương trình kế
hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần và thường xuyên theo dõi đôn đốc việc thực
hiện chương trình kế hoạch cơng tác đó. Đồng thời văn phịng cũng phải trực tiếp
xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển
khai thực hiện.
Mỗi cơ quan, đơn vị có thể có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận
khác nhau xây dựng. Vì vậy, văn phịng là nơi tổng hợp các chương trình kế hoạch
cơng tác đó để tạo thành hệ thống hoàn chỉnh ăn khớp nhằm đạt mục tiêu chung
của cơ quan.
- Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin.
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng cần phải có thơng tin. Thơng
tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại
và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả
mọi thơng tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp - đó chính là văn phịng. Văn phịng
là “cửa sổ”, “bộ lọc” thơng tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập,

xử lý, chuyển phát hay lưu trữ tại 'Văn phòng. Đây là hoạt động quan trọng ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, đơn vị. Vì vậy văn phòng phải
tuân thủ những quy định về văn thư, lưu trữ khi thu thập, xử lý, chuyển phát, bảo
quản, lưu trữ thông tin.
- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực
hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh
đạo, đề xuất các biên pháp phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành của lãnh đạo.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện
hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.
- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo
văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy
định của Nhà nước.
- Tổ chức cơng tácđón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò
cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp,
làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản các cuộc họp.
- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bảo đảm


cho các chuyến đi đạt kết quả cao nhất.
- Bảo đảm cơ sà vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động,
các trang thiết bị phương tiện làm việc. Quy mô, yêu cầu cụ thể về các điều kiện
vật chất này tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình của từng cơ quan đơn vị. Song văn
phịng phải lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, trang bị,
quản lý sử dụng các cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu quả của văn phòng.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng hợp lý, năng động và hiệu quả, duy
trì hoạt động thường xun liên tục của văn phịng.
1.4. Vị trí và mối quan hệ của văn phịng trong cơ quan đơn vị

Trong cơ quan đơn vị, văn phòng là một bộ phận cấu thành cùng với các bộ

phận khác tạo thành bộ máy tổ chức hoàn chỉnh. Đây là bộ phận khơng thể thiếu
được của cơ quan.
Văn phịng là bộ phận giúp việc trực tiếp nhất của lãnh đạo cơ quan, là “tai
mắt” của lãnh đạo vì văn phịng là nơi có nguồn thơng tin thường xun, đầy đủ,
tin cậy phục vụ cho công tác quản lý điều hành cơ quan.
Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với cơ quan khác, với các bộ
phân và cơng dân. Và với ý nghĩa văn phịng là trụ sở làm việc thì thơng qua văn
phịng có thể thấy được tính chất trang nghiêm của cơng sở.
Cơng tác văn phòng tồn tại ở tất cả các cơ quan đơn vị từ trung ương đến địa
phương, ở mọi lĩnh vực hoạt động. Nhưng về tổ chức bộ máy thì văn phịng khơng
tổ chức theo hệ thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương. Trong mỗi cơ
quan đơn vị, lãnh đạo cơ quan chỉ đạo trực tiếp mọi mặt cơng tác của vãn phịng.
Quan hệ giữa văn phịngvới các bộ phận khác là quan hệ ngang cấp, văn phòng
cùng phối hợp với các bộ phận chức năng khác để giúp lãnh đạo thực hiện công tác
quản lý cơ quan, đơn vị.
II. QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
2.1. Quản trị văn phịng

- Theo Nguyễn Hải SảnI: “Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua con
người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến
động.”
- Theo H.L.Sisk: “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài ngun thơng qua tiến
trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề
ra.”
Như vậy, có thể hiểu quản trị văn phòng là việc nhà quản trị tiến hành hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phịng nhằm đạt mục tiêu đã đề
ra một cách có hiệu quả.
2.2. Nội dung của quản trị văn phòng

Quản trị văn phịng bao hàm hai nội dung: quản lý cơng tác văn phòng và lãnh

I

Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, NXB Thống kê 1998, trang 8


đạo văn phòng trong cơ quan, đơn vị.
2.2.1. Chức năng hoạch định
Theo chức năng nhiệm vụ của văn phòng, nội dung hoạch định trong quản trị
văn phòng bao gồm các cơng việc chủ yếu như:
- Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác thường kỳ của cơ quan và chính
bản thân vãn phòng.
- Hoạch định các cuộc hội họp của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.
- Hoạch định kinh phí bảo đảm cho các hoạt động của cơ quan...
Hoạch định là chức nàng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị
văn phòng. Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm
cơng tác của văn phòng trong thời gian nhất định. Hoạch định tăng tính chủ động
trong cơng tác của văn phịng nói riêng và cơ quan nói chung. Hoạch định tạo sự
phối hợp giữa các bộ phận cá nhân trong việc thực hiện cơng tác văn phịng.
2.2.2. Chức năng tổ chức trong cơng tác văn phịng
Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng bao gồm hai nội dung cơ bản:
- Thiết lập bộ máy văn phòngphù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao.
Thông thường khi thành lập cơ quan, đơn vị thì bộ máy văn phịngcũng được
thành lập. Việc xác định tên gọi và cơ cấu tổ chức của van phòng như thế nào để
phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô và chức năng nhiệm vụ cụ thể sẽ được
nghiên cứu cụ thể ở chương II. Bộ máy văn phịngcần phải được hồn thiện cho
phù hợp với điều kiện cụ thể ở mỗi thời kỳ.
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phịng (cơng tác văn phòng) như thế
nào để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho các hoạt động của các bộ phận khác

trong cơ quan đơn vị. Nội dung này sẽ được nghiên cứu cụ thể ở các chương về
thực hiện nghiệp vụ của văn phòng.
2.2.3. Chức năng nhân sự
Đây là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao động thuộc văn phòng.
Nội dung quản trị nhân sự trong quản trị văn phịng bao gồm các cơng việc:
- Xác định nhu cầu nhân sự làm cơng tác vãn phịng: trên cơ sở chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn phạm vi hoạt động của văn phòng, thủ trưởng văn phòng sẽ
xây dựng phương án nhu cầu về nhân sự đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định.
- Phân cơng bố trí cơng việc cụ thể cho trong bộ phận từng người căn cứ vào
nhu cầu cơng việc, trình độ chun môn và năng lực của mỗi người.
- Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của mỗi cá nhân.
- Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của văn phòng.
2.2.4. Chức năng lãnh đạo


Lãnh đạo là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác để
đạt được những mục tiêu đã đề ra. Chánh văn phòng sẽ lãnh đạo đội ngũ lao động
văn phòng thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng. Để thực hiện được vai trò này,
chánh văn phịng phải có những tiêu chuẩn và phương pháp làm việc hiệu quả. Nội
dung này sẽ được nghiên cứu ở chương III.
2.2.5. Chức năng kiểm tra
Kiểm tra là quá trình áp dụng những cơ chế, phương pháp để đảm bảo các hoạt
động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch, chuẩn mực của tổ
chức. Trong quản tộ văn phịng, kiểm tra là hoạt động có nội dung so sánh, đối
chiếu giữa hiện trạng công tác văn phịng với các kế hoạch, tiêu chuẩn, quy chế
cơng tác, quy trình làm việc, từ đó mà có những giải pháp uốn nắn sai lệch. Kiểm
tra bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch,
quy chế làm việc, quy trình cơng tác...
- Kiểm tra cơng việc: kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn của văn phịngcó

thực hiện đúng theo tiêu chuẩn, thủ tục, chương trình, kế hoạch đã đề ra hay
không.
- Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc và đánh giá
năng lực của cán bộ nhân viên văn phòng.
2.3. Vai trò của quản trị văn phòng
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ của văn phịng và nội dung của
cơng tác quản trị văn phịng, có thể khẳng đinh văn phịnglà bộ phận khơng thể
thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị. Quản trị văn phònglà một lĩnh vực quản trị
vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hộ mật thiết với các lĩnh vực quản
trị khác trong các cơ quan, đơn vị. Văn phònglà “bộ nhớ” của thủ trưởng cơ quan,
nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan
sẽ “chạy đều”, quản lý hành chính sẽ thơng suốt và có hiệu quả. Như vậy, tổ chức
khoa học cơng tác văn phịng sẽ có những ích lợi sau:
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị.
- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải
thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị.
- Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị.
- Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị.
- Tiết kiệm chi phí.
Tóm lại, hoạt động văn phòngrất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất lượng
làm việc của văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác
và toàn thể cơ quan. Do đó quản trị văn phịng sẽ góp phần quan trọng để cơ quan,
đơn vị thực hiện các lĩnh vực quản trị khác một cách có hiệu quả nhằm đạt mục
tiêu đã đề ra.


2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng
Hoạt động của văn phòng chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên trong và bên
ngoài:
2.4.1.Yếu tố bên ngoài

- Điều kiện tự nhiên
Gồm các yếu tố về địa lý, khí hậu, thủy văn, các nguồn tài nguyên thiên nhiên
của mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phương... Điều kiện tự nhiên ảnh hưởng đến
hoạt động của các văn phòngở các phương diện: lựa chọn địa điểm, xác định
ngành, lĩnh vực hoạt động, khả năng cung cấp nguồn lực, các chi phí khắc phục rủi
ro. Nếu các yếu tố này thuận lợi giúp cho cơng tác văn phịng có hiệu quả, phát
huy tác dụng và ngược lại.
- Điều kiện cíỉính trị, pháp lý
Nhà nước luôn quản lý vĩ mô thông qua các cơng cụ định hướng, các chính
sách, chế độ. Nếu định hướng đúng và các công cụ quản lý hữu hiệu sẽ góp phần
thúc đẩy cơng tác văn phịng. Những cơng cụ mang tính chất pháp lý của Nhà nước
vừa bảo vệ, vừa trợ giúp cho hoạt động của cơ quan đơn vị, đồng thời là căn cứ để
văn phòng xây dựng nội quy, quy chế nhằm thống nhất mọi hoạt động của cơ quan
mình.
- Điều kiện kinh tế
Sự tăng trưởng kinh tế, các yếu tố về kinh tế của đất nước có thể tạo ra thuận
lợi hoặc khó khăn cho hoạt động của cơ quan, đơn vị trong đó có văn phịng. Thực
tế ở nước ta trong thời gian qua đã minh chứng: sự phát triển kinh tế theo hướng
hội nhập đã tác động rất lớn đến cơ cấu tổ chức, nội dung, phương pháp thực hiện
công tác vãn phịng.
- Điều kiện xã hội
Yếu tố này bao gồm trình độ dân trí, tập qn, truyền thống vãn hố, quan
niệm về đạo đức, tình hình bảo đảm trật tự, an ninh xã hội ở mỗi quốc gia, mỗi
vùng, mỗi địa phương... Những yếu tố đó ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ và
những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng.
- Khoa học kỹ thuật
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật thì yếu tố này ngày
càng ảnh hưởng rõ rệt đến cơng tác vãn phịng. Đặc biệt sự phát triển của công
nghệ thông tin đã làm thay đổi nội dung, hình thức và phương pháp nghiệp vụ
thơng tin- một nghiệp vụ cơ bản của văn phòng.

2.4.2 Các yếu tố bên trong
Các yếu tố bên trong ảnh hưởng trực tiếp, quyết định hiệu quả hoạt động của
vãn phòng. Chúng rất phong phú và đa dạng, song có thể tập trung vào một số yếu
tố cơ bản sau:
- Quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan đơn vị


Cơ quan càng có quy mơ lớn, lĩnh vực hoạt động càng nhiều, có nhiều bộ phân
hoạt động trên địa bàn rộng thì cơng việc của văn phịng càng phức tạp. Cơ cấu tổ
chức của cơ quan, đơn vị cũng ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ cụ thể của văn
phòng.
- Yếu tố con người
Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến yếu tố
con người. Nếu mọi người trong cơ quan đơn vị đều có sự hiểu biết, tạo mọi điều
kiên thuận lợi cho vãn phịng thì văn phịng sẽ thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ
của mình. Mặt khác, con người với những địi hỏi về trình độ chun mơn, nghiệp
vụ, ý thức trách nhiệm, lịng nhiệt tình...là yếu tố quyết định hiệu quả hoạt động
của văn phòng.
- Quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị
Quy chế hoạt động là những quy định về chức nãng, nhiệm vụ, quyền hạn,
trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân với nhau. Những quy định đó là căn
cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi cơng việc của mình trong đó có vãn phòng.
Quy chế hoạt động cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ cụ thể của văn
phòng.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật
Tinh trạng trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công việc văn phịng
khơng chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà cịn tạo tâm
lý phấn khởi, thoải mái u thích cơng việc của mỗi người. Các thiết bị văn phịng
hiện đại, đầy đủ sẽ góp phần bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ vãn phòng. Do vậy, thủ
trưởng các cơ quan, đơn vị cần thường xuyên quan tâm đến công tác xây dựng đào

tạo bồi dưỡng đội ngũ lao động văn phòng, đồng thời tạo mọi điều kiện thuận lợi
cho văn phòng hoạt động.


Chƣơng 2
CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG
2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ
mật thiết với nhau và được bố trí phù hợp với đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị
để thực hiện cơng tác vãn phịng.
Tùy đặc điểm hoạt động, quy mơ của các cơ quan, đơn vị mà văn phịng có thể
có cơ cấu tổ chức khác nhau. Sau đây sẽ đề cập đến cơ cấu tổ chức văn phòng của
một số loại hình cơ quan, đơn vị.
2.1.1. Văn phịng cấp ủy Đảng
Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền, lãnh đạo nhân dân tiến hành sự
nghiệp cách mạng. Hệ thống tổ chức Đảng được thiết lập tương đương với hộ
thống tổ chức hành chính của Nhà nước từ Trung ương tới địa phương. Để thực
hiện tốt nhiệm vụ lãnh đạo tồn diện, ở mỗi cấp uỷ đều có các đơn vị giúp việc,
trong đó có văn phịng (gọi là văn phòng cấp uỷ Đảng).
Văn phòng cấp uỷ là đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản
Việt Nam từ Trung ương đến địa phương như văn phòngTrung ương, văn phòng
Tỉnh uỷ (Thành uỷ), văn phòng Huyện uỷ (Quận uỷ), văn phòng Đảng uỷ xã.
a) Chức năng nhiệm vụ của văn phòng cấp uỷ Đảng
Văn phòng cấp uỷ Đảng có chức năng tham mưu và tổ chức điều hành công
việc lãnh đạo của các cấp uỷ Đảng (trực tiếp là Ban Thường vụ và Thường trực).
Với chức nãng này, văn phịng cấp uỷ Đảng có những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ: tồn khố, năm của Ban chấp
hành, chương trình cơng tác hàng năm, 6 tháng, q, tháng, lịch công tác tuần của
Ban Thường vụ.
- Phối hợp với các bộ phận chức năng giúp cấp uỷ chuẩn bị và ban hành các

nghị quyết, quyết định.
- Tổ chức công tác thông tin phục vụ cồng tác lãnh đạo.
- Phối hợp với các cơ quan giúp cấp uỷ xây dựng và ban hành quy chế làm
việc, theo dõi kiểm tra việc thực hiện các quy chế đó.
- Tổ chức cơng tác thư từ, tiếp dân.
- Thực hiện cồng tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
- Đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan Đảng.
Trường hợp khơng có đơn vị làm cơng tác chun trách tài chính, quản trị thì văn
phịng phải đảm nhận công tác quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí cho cấp ủy.


- Bồi dưỡng nâng cao trình độ và chăm lo đời sống cho cán bộ nhân viên...
b) Cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp uỷ
Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ trên, cơ cấu tổ chức của văn phòngcấp uỷ
(trừ cấp xã) thường gồm các bộ phận sau:
- Bộ phận hành chính: giúp lãnh đạo văn phịngquản lý và thực hiện công tác
văn thư, cơ yếu, in âh tài liệu, thư từ, truyền thanh, quản lý hồ sơ cán bộ văn
phòng.
- Bộ phận tổng hợp: gồm một số chun viên có trình độ, có nhiệm vụ nghiên
cứu tổng hợp giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi, tổng hợp tình hình phục vụ sự
lãnh đạo chỉ đạo của cấp uỷ. Mỗi chuyên viên được phân công theo dõi tùng lĩnh
vực cơng việc (Kinh tế, vãn hố, xã hội...) và theo dõi các tổ chức cơ sở Đảng cấp
dưới.
- Bộ phận quản trị: giúp chánh văn phòng quản lý và thực hiện cơng tác kế
tốn, thủ quỹ, thủ kho, tạp vụ, điện nước, lái xe, quản lý nhà khách, công tác chăm
lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên của cơ quan.
- Bộ phận lưu trữ: sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ
quan để phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo
quy định và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.

- Bộ phận tài vụ (nếu cơ quan khơng có bộ phận chuyên trách): dự trù kinh phí
cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng
kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
Để quản lý điều hành công tác văn phịng có chánh văn phịng và các phó
chánh văn phịng giúp viộc. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Ban chấp
hành, Ban Thường vị về lãnh đạo và điều hành tồn diện các mặt cơng tác của vãn
phịng. Giúp việc cho chánh văn phịng là phó chánh văn phịng chịu trách nhiệm
trước chánh văn phòng về những việc được phân công và giải quyết một số công
việc khi được sự uỷ nhiệm của chánh văn phòng.
2.1.2. Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung
Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có chức năng quản
lý Nhà nước tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên phạm vi cả nước
hoặc trên một đơn vị hành chính. Các cơ quan này bao gồm: Chính phủ, UBND
các cấp. Riêng với văn phịngChính phủ có cơ cấu tổ chức rất lớn với các vụ,
phòng, ban,... Sau đây là cơ cấu tổ chức của UBND cấp Tỉnh, huyện.
a) Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND
Văn phòng UBND tỉnh và huyện là cơ quan tham mưu, phục vụ sự quản lý tập
trung, thống nhất mọi lĩnh vực của UBND trên địa bàn tỉnh, huyện. Với chức nãng
trên, văn phịng có những nhiệm vụ chủ yếu sau:


- Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác của HĐND và UBND, lịch công
tác của thường trực UBND; giúp uỷ ban theo dõi việc thực hiện các chương trình,
kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị trực thuộc.
- Giúp ủy ban theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND cấp dưới
trong việc chuẩn bị các đề án, tham gia xây dựng các đề án trình uỷ ban duyệt.
- Tổ chức truyền đạt các nghị quyết của HĐND, các quyết định của UBND cho
các ngành, các cấp, theo dõi và đôn đốc viộc thực hiện các nghị quyết, quyết định
đó.
- Đề xuất với Chủ tịch UBND những vấn đề về chủ trương, chính sách, biện

pháp quản lý cần giao cho các cơ quan chuyên môn nghiên cứu. Trình Chủ tịch
UBND xem xét quyết định.
- Tổ chức các cuộc họp của ƯB, Chủ tịch UBND.
- Tổ chức tiếp nhận đơn thư và giải quyết các khiếu nại tố cáo của dân.
- Tổ chức công tác thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời đầy đủ,
chính xác các mặt công tác của địa phương, phục vụ cho công tác quản lý, lãnh đạo
của UBND.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của ƯB, quản lý và hướng dẫn
nghiệp vụ công tác vãn thư ở các ngành, các cấp thuộc quyền quản lý của ƯB; trực
tiếp thực hiện công tác vãn thư ở UB.
- Quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ ở các cấp các ngành thuộc
quyền quản lý của ƯB. Trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ ở cơ quan UB.
- Tổ chức thực hiện các mối quan hệ giữa UBND với các ban của HĐND, mặt
trận Tổ quốc với các tổ chức quần chúng.
- Bảo đảm các điều kiện về vật chất cho hoạt động của HĐND và UBND, quản
lý lao động thuộc biên chế văn phòng, quản lý sử dụng tài khoản, tài sản được
giao.
b) Cơ cấu tổ chức
Với chức năng nhiệm vụ như trên văn phòng của UBND cấp tỉnh, huyện
thường được tổ chức gồm các bộ phận sau:
- Bộ phận hành chính - tổ chức có nhiệm vụ:
+ Công tác vãn thư.
+ Quản lý và cấp phát các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy công tác
thuộc thẩm quyền được giao.
+ Công tác thông tin liên lạc.
+ Tổng đài điện thoại.
+ Công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy.


+ Công tác quản trị nhân sự cơ quan văn phịng.

- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp có nhiệm vụ: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt
động của các ngành, các lĩnh vực (cơng nghiệp, nơng nghiệp, vãn hố xã hội...),
các cấp các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của UB; tổng hợp tình hình, đề xuất ý
kiến giả quyết với chánh văn phòngvà lãnh đạo cơ quan. Đề xuất ý kiến về nội
dung chương trình cơng tác giúp chánh văn phòng chuẩn bị báo cáo cho lãnh đạo,
chuẩn bị nội dung các cuộc họp, rà soát, chỉnh lý, sửa đổi các dự thảo văn bản do
các cơ quan chuyên môn và cấp dưới gửi lên. Bộ phận này có thể chia thành các tổ,
nhóm và cán bộ theo dõi các lĩnh vực công tác của UBND. Cán bộ tổng hợp được
dự các cuộc họp của lãnh đạo, các cuộc họp của các ban ngành, các UBND cấp
dưới trong phạm vi vâh đề được phân công theo dõi.
- Bộ phận quản trị- tài vụ có nhiệm vụ :
+ Thực hiện cơng tác tài vụ kế tốn.
+ Lập kế hoạch mua sắm và quản lý sử dụng các trang thiết bị dụng cụ, nhà cửa
phục vụ cho các hoạt động của UB và văn phòng.
+ Bảo đảm các điều kiện vật chất phương tiện kỹ thuật cho lãnh đạo và các bộ
phận chức năng khi tổ chức cấc cuộc họp, các chuyến đi công tác.
+ Quản lý nhà khách.
+ Công tác y tế.
- Bộ phận lưu trữ: có thể thành lập phòng hoặc trung tâm lưu trữ đối với cấp
tỉnh, thành phố; cịn cấp huyện thì có thể bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác
lưu trữ.
Bộ phân này có nhiệm vụ:
+ Tổ chức cơng tác lưu trữ (thu thập tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức khai
thác sử dụng tài liêu)
+ Tổ chức ứng dụng khoa học, công nghệ hiện đại vào công tác lưu trữ.
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ lưu trữ.
+ Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, xây dựng nhà cửa cho công tác lưu trữ.
+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê Nhà nước về tài liệu lưu trữ lên cơ quan
lưu trữ cấp trên.
Lãnh đạo văn phòng UBND các cấp là chánh văn phòng. Chánh văn phòng

chịu trách nhiêm trước UBND về tổ chức điều hành tồn bộ cơng tác của vãn
phịng. Chánh văn phịngcó thể có một hoặc một số cấp phó giúp việc được phân
công theo dõi một số lĩnh vực công tác.
2.1.3. Văn phịng của cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng
Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền riêng là những cơ quan có chức năng quản
lý Nhà nước trong phạm vi ngành, lĩnh vực như: Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan


thuộc Chính phủ, các cơ quan chun mơn của UBND các cấp.
Về tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng, mỗi cơ quan nói trên đều có
văn phịng(hoặc phịng hành chính-quản trị) làm cơng tác vãn phịng.
a) Chức năng, nhiệm vụ
Xuất phát từ chức năng nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền riêng, mà văn
phịng(phịng hành chính quản trị) của các cơ quan này là bộ phận giúp thủ trưởng
cơ quan tổng hợp tình hình, điều hồ phối hợp các đơn vị hoạt động theo chương
trình, theo kế hoạch, trực tiếp thực hiện cơng tác hành chính văn thư, công tác quản
trị của cơ quan.
Nhiệm vụ cụ thể của văn phịng thường gồm:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ và lịch làm việc hàng tuần
của cơ quan, của lãnh đạo. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương
trình, kế hoạch công tác.
- Thực hiện công tác thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành của
thủ trưởng cơ quan.
- Biên tập các văn bản tổng hợp và một số cơng việc giấy tờ có tính chất giao
dịch hoặc những vãn bản hành chính khác trên cơ sở chức năng nhiệm vụ được
giao.
- Tổ chức quản lý hướng dẫn việc thực hiện cơng tác hành chính, vãn thư, lưu
trữ ở các đơn vị, trực tiếp thực hiện công tác này ở cơ quan.
- Tổ chức quản lý hướng dẫn thực hiện và tổng hợp công tác thi đua khen
thưởng thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan.

- Tổ chức truyền đạt các chủ trương, biện pháp, các quyết định, các thông tin
và theo dõi thực hiện các quyết định của thủ trưởng.
- Phục vụ cho các hội nghị, cuộc họp, các chuyến đi công tác của lãnh đạo.
- Tổ chức cơng tác đón tiếp khách, bố trí khách làm việc với lãnh đạo và với
các bộ phận.
- Tổ chức công tác bảo vệ.
- Quản lý và tổ chức sử dụng cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.
- Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí của cơ quan (nếu khơng có bộ phận tài
vụ chun trách) và của vãn phịng.
Ngồi ra văn phịngcó thể được giao những nhiệm vụ khác phù hợp với điều
kiện công tác của cơ quan.
b) Cơ cấu tổ chức
Tuỳ khối lượng công việc cụ thể, quy mô mà cơ cấu tổ chức của văn phịngcó
thể khác nhau nhưng thường bao gồm các bộ phận:


- Bộ phận hành chính tổng hợp:
+ Cơng tác tổng hợp thi đua.
+ Công tác vãn thư đánh máy.
+ Công tác lưu trữ.
+ Tiếp khách.
+ Tạp vụ.
+ Bảo vệ.
- Bộ phận quản trị-.
+ Quản lý nhà cửa, cơ sở vật chất trang thiết bị.
+ Điên nước.
+ Phương tiện giao thông.
+ Kế tốn, tài vụ.
Lãnh đạo văn phịng là chánh văn phòng. Chánh văn phòngchịu trách nhiệm
trước thủ trưởng cơ quan về tồn bộ cơng tác của văn phịng. Chánh văn phịngcó

thể có một hoặc một số cấp phó giúp việc được phân công theo dõi một số công
việc của văn phòng.
2.1.4. Văn phòng doanh nghiệp
Doanh nghiệp là đơn vị được thành lập để thực hiện chức năng kinh doanh. Để
giúp cho HĐQT, giám đốc (tổng giám đốc) tổ chức, quản lý điều hành mọi hoạt
động của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp phải thiết lập một bộ máy quản trị phù
hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô và những điều kiện cụ thể của mỗi doanh
nghiệp. Trong cơ cấu bộ máy quản trị của doanh nghiệp, không thể thiếu được một
bộ phận làm cơng tác văn phịng. Tuỳ theo tình hình cụ thể mà bộ phận này được
tổ chức với quy mơ và tên gọi khác nhau như: văn phịng Tổng cơng ty, văn phịng
cơng ty, phịng Hành chính quản trị, phịng Hành chính-tổ chức... hoặc thậm chí
chỉ có một hoặc một sơ' nhân viên làm cơng tác văn phịng(đối với doanh nghiệp tư
nhân có quy mơ nhỏ). Trong phần này sẽ đề cập đến cơ cấu tổ chức của văn
phịngở doanh nghiệp có quy mơ lớn, vừa.
a) Chức năng, nhiệm vụ
Cơ sở để xác định chức năng, nhiệm vụ của văn phòngdoanh nghiệp là chức
năng nhiệm vụ của doanh nghiệp. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp là xử lý
thơng tin yểm trợ hành chính giúp cho hội đồng quản trị và tổng giám đốc (giám
đốc) quản lý điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Với chức năng trên, văn phịng có những nhiệm vụ sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác thường kỳ của doanh nghiệp. Xây
dựng kế hoạch, lịch công tác của HDQT, tổng giám đốc (giám đốc). Theo dõi đôn
đốc các đơn vị thực hiện chương trình kế hoạch cơng tác.


- Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ
cho cơng tác quản lý điều hành của HĐQT và tổng giám đốc (giám đốc).
- Truyền đạt các nghị quyết của HĐQT, các quyết định, các chỉ thị của tổng
giám đốc (giám đốc) đến mọi người, mọi bộ phận trong doanh nghiệp.
- Biên tập các bản báo cáo thường kỳ của DN và các văn bản khác được HĐQT

và tổng giám đốc (giám đốc) giao.
- Thực hiện cơng tác hành chính vãn thư, lưu trữ.
- Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp của HĐQT, lãnh đạo DN, các chuyến đi công
tác của lãnh đạo.
- Thực hiện công tác bảo vệ.
- Bảo đảm các yếu tố vật chất cho HĐQT, lãnh đạo DN và cơ quan DN làm
việc.
- Phối hợp với cơng đồn châm lo đời sống vật chất, văn hoá, tinh thần cho cán
bộ nhân viên, tuyên truyền giáo dục truyền thống cho mọi người.
Ngoài những nhiệm vụ cơ bản trên, tuỳ theo đặc điểm cụ thể mà văn phịng có
thể được giao thêm những nhiệm vụ khác. Ví dụ với văn phịng của các tập đồn
kinh tế, các tổng cơng ty, các
cơng ty cổ phần còn phải thực hiện các nhiệm vụ như: cơng tác kế tốn, cơng tác
tài chính, cơng tác kế hoạch, thống kê, công tác quản trị nhân sự, quản lý co đông...
b) Cơ cấu tổ chức
Để thực hiện những nhiêm vụ trên, mơ hình tổ chức của văn phịng các doanh
nghiệp cũng có thể khác nhau. Tuy nhiên các bộ phận chung nhất thường gồm:
- Bộ phận hành chính tổng hợp có nhiệm vụ:
+ Cơng tác thơng tin tổng hợp.
+ Công tác vãn thư.
+ Công tác lưu trữ.
+ Thi đua khen thưởng.
+ Lễ tân, khánh tiết.
+ Bảo vệ...
- Bộ phận quản trị có nhiệm vụ:
+ Cơng tác quản lý nhà cửa, phương tiện đi lại.
+ Điện nước.
+ Y tế.
+ Phịng cháy chữa cháy...
Ngồi ra ở các tập đồn kinh tế, các tổng công ty, các công ty cổ phần, văn

phịng cịn có thể bao gồm các phịng chun mơn như: phịng tài chính - kế tốn,
phịng kế hoạch thống kê.
Tóm lại, cơ cấu tổ chức của văn phịngrất phong phú và đa dạng. Tuỳ theo điều
kiện cụ thể mà mỗi cơ quan, đơn vị thiết lập bộ máy văn phịng cho phù hợp nhằm
nâng cao hiệu quả của cơng tác vãn phòng.
2.2. Tổ chức nơi làm việc của văn phòng
Tổ chức nơi làm việc của văn phòng là một nội dung quan trọng của cơng tác
tổ chức văn phịngvà có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của cơng tác văn phòng.
2.2.1. Các yêu cầu khi tổ chức nơi làm việc của văn phịng
Tuỳ nội dung tính chất cơng việc và hoàn cảnh cụ thể của các cơ quan, đơn vị
mà cách tổ chức nơi làm việc của văn phịngcó thể khác nhau, song phải qn triệt
các u cầu cơ bản sau:
- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phịng.
- Giảm thiểu thời gian và công sức cho việc di chuyển giữa các bộ phận của
người lao động nói chung và nhân viên văn phịngnói riêng.
- Tạo mơi trường làm việc khoa học cho nhân viên văn phòng nhằm nâng cao
năng suất lao động và bảo vê sức khoẻ
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu thập, xử lý thơng tin.
- Tiết kiệm chi phí vãn phịng.
- Bảo đảm an toàn kỹ thuật, tuân thủ những quy định về bảo mật, phịng cháy
chữa cháy, an tồn lao động theo quy định.
2.2.2. Các phương pháp bố trí nơi làm việc
a) Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận
- Văn phịng bố trí kín (văn phịngchia nhỏ)
Đây là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch từng phòng, bộ phận với
tường xây ngăn cách có cửa ra vào có thể đóng kín, khố khi cần thiết.
Bố trí theo kiểu này có ưu điểm là bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận, không
gây ồn ào, mất trật tự, đáp ứng được yêu cầu bí mật thơng tin khi cần thiết. Tuy

nhiên nó lại vấp phải nhược điểm là tốn diện tích sử dụng mặt bằng, thiếu nãng
động, chi phí lắp đặt lớn, tốn thời gian di chuyển giữa các bộ phận của văn phịng.
Mặt khác, người phụ trách rất khó kiểm sốt được hoạt động của nhân viên.
- Văn phịng bố trí mở
Trong thực tế, kiểu bố trí văn phịng chia nhỏ đang dần dần thu hẹp thay vào đó
là kiểu văn phịng bố trí mở. Tồn văn phịng là một khoảng không gian rộng lớn
được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp. Bố trí
văn phịng theo kiểu này có nhiều ưu điểm như: tận dụng được diện tích mặt bằng
tối đa vì khơng có tường ngàn, diện tích được điều chỉnh theo số lượng người


nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất, cơ động do khơng có tường ngân nên
dễ bố trí lại khi cần thiết vừa nhanh vừa giảm phí tổn. Do có thể bố trí các nhóm
nhân viên phụ trách các cơng việc có liên quan với nhau sát cạnh nhau nên giảm
thiểu được thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao hiệu quả cơng việc.
Mặt khác, bố trí theo kiểu này, nhân viên có điều kiện gần gũi nhau hơn, người phụ
trách có thể quán xuyến theo dõi nhân viên của mình. Tuy nhiên, bố trí theo kiểu
mở có nhược điểm như gây ồn ào ảnh hưởng đến xung quanh, giảm sự tập trung
trong cơng việc, khó bảo đảm bí mật thơng tin khi cần thiết.
- Văn phịng bố trí hỗn hợp
Để tận dụng ưu điểm và hạn chế nhược điểm của hai cách bố trí trên, người ta
có thể áp dụng cách bố trí hổn hợp: có bộ phận của văn phịng bố trí kín, có bộ
phận bố trí mở.
b) Căn cứ vào trình độ tập trung hỡá cơng tác văn phịng
Như trên đã phân tích, cơng tác hành chính văn phịngcó mặt ở mọi bộ phận
của đơn vị, nhằm phục vụ đắc lực cho công việc chuyên môn ở các bộ phận. Nếu
căn cứ vào mức độ tập trung hố cơng tác vãn phịng, tức là cơng tác văn phịngcần
tập trung hay phân tán, thực tế đang tồn tại những mơ hình sau:
- Mơ hình kiểu phân tán
Ở các doanh nghiệp theo mơ hình này thì các nhiệm vụ thuộc chức năng xử lý

thông tin yểm trợ đều do các bộ phận, các phòng ban, các đơn vị trực thuộc thực
hiện; hoặc một số dịch vụ hành chính như: cơng tác in ấn, phơ tơ đánh máy tài liệu,
lưu trữ văn bản do các bộ phận chun mơn tự đảm nhận. Cách bố trí này hiện nay
đang được áp dụng khá phổ biến vì nó nâng cao tính chủ động cho các bộ phận,
bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi. Tuy nhiên bố trí theo kiểu
này cũng gặp hạn chế: có thể khơng sử dụng hết cịng suất của thiết bị, năng lực
của nhân viên văn phịng, thơng tin có thể khơng kịp thời.
- Mơ hình kiểu tập trung
Đối với các doanh nghiệp, đặc trưng của mơ hình này là tất cả các nhiệm vụ
phải làm theo chức năng xử lý thơng tin yểm trợ đều tập trung về vãn phịng. Các
bộ phận của văn phịng được phân cơng phụ trách từng nhiệm vụ (theo 11 nhiệm
vụ). Mơ hình này thường áp dụng cho các cơng ty, tập đồn lớn. Ở các cơ quan
khác nếu áp dụng kiểu bố trí này thì một số dịch vụ hành chính như cơng tác vẩn
thư, lưu trữ, đánh máy, phô tô tài liệu...đều tập trung vào một số bộ phận chun
trách. Kiểu bơ' trí này có ưu điểm là nâng cao hệ số sử dụng công suất thiết bị, sử
dụng tối đa năng lực của nhân viên, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện nhân viên,
dễ dàng nghiên cứu, cải tiến thủ tục. Tuy nhiên nó cũng có điểm hạn chế: đơi khi
cơng việc quá tải, gấy ùn tắc, trì trệ do chuyển giao cơng việc, xử lý khơng kịp
thời.
- Mơ hình hỗn hợp


Ở các doanh nghiệp, mơ hình này có đặc điểm là: các nhiệm _ vụ có tính
chun đề như: kế toán, thống kê, kế hoạch, nhân sự được tách ra các phịng chức
năng riêng. Các nhiệm vụ khác như: cơng tác văn thư, tổng hợp, quản trị...được
giao cho phòng hành chính quản trị.
Ớ các cơ quan đơn vị cũng có thể áp dụng mơ hình này. Cụ thể, cơng tác vãn
thư, lưu trữ, tổng hợp, quản trị... được tập trung ở văn phòng, còn các bộ phận chức
năng tự đảm nhận một số dịch vụ hành chính như: thu thập thơng tin, phơ tơ đánh
máy, in ấn tài liệu.

Mơ hình này vừa tận dụng ưu điểm vừa khắc phục hạn chế của hai kiểu bố trí
trên.
2.2.3. Bố trí sắp xếp chỗ làm việc
Khoa học đã chứng minh rằng việc sắp xếp bàn ghế, nơi làm việc một cách
khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần của nhân viên phấn chấn, giảm bớt căng
thẳng, tăng năng suất lao động. Khi bố trí sắp xếp chỗ làm việc của văn phòngcần
tuân thủ các nguyên tắc sau:
2.3.1. Bảo đảm sự tương quan giữa cấc bộ phận
Trong một cơ quan đơn vị các bộ phận có quan hệ mật thiết với nhau. Do đó
việc sắp xếp bố trí các bộ phận phải tuân thủ:
- Bố trí gần các bộ phận chính của cơ quan như: bộ phận điều hành, kinh
doanh, kế toán, tài chính, nhân sự, dịch vụ hành chính.
- Các bộ phận có mối quan hộ mật thiết thì gần cạnh nhau.
- Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hay cơ quan bên ngoài ở gần lối ra
vào, hoặc khu vực lễ tân.
- Cách ly các bộ phận hay gây tiếng ồn.
- Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người qua
lại
a) Bố trí cấc bộ phận, bàn làm việc theo luồng cơng việc
Sắp xếp các phịng, ban hoặc bàn làm việc theo luồng cơng ' việc nhằm tối
thiểu hố việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc. Cách bố
trí như vậy vừa tiết kiệm thời gian, diện tích, vừa tránh tình trạng thất lạc giấy tờ,
tài liệu.
b) Hạn chế sử dụng phịng riêng (bố trí kín)
Thay vào đó là sử dụng các vách ngăn để ngăn cách chỗ làm việc riêng của
từng nhân viên (bố trí mở).
Kích thước, độ cao thấp của từng loại vách ngãn tuỳ thuộc vào đặc điểm của
từng loại công việc và điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan đơn vị.
c) Tạo khung cánh thuận tiện, thoái mái cho nhân viên

Khung cảnh nơi làm việc ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên văn
phòng trên cả hai phương diện.
- Về tâm lý: làm việc trong một khung cảnh thuận tiện, mát mẻ, hoà thuận với
đổng nghiệp... nhân viên sẽ cảm thấy dễ chịu, làm việc hăng hái hơn.
- Về sinh lý: khung cảnh làm việc không thuận lợi (màu sắc, tiếng ồn, ánh
sáng...) sẽ làm cho con người mệt mỏi, chán nản không muốn làm việc hoặc làm
việc với nâng suất thấp.
Do đó khi bố trí nơi ìàm việc cần tạo khung cảnh thuận tiện thoải mái:
+ Không khí, nhiệt độ phịng làm việc
Phịng làm việc phải thống, đảm bảo đủ khơng khí trong sạch cho suốt thời
gian làm việc. Nhiệt độ cần duy trì ở mức vừa phải, không quá cao, quá thấp. Tuỳ
theo thời tiết, nhiệt độ mà sử dụng các thiết bị khác nhau: điều hồ, thơng gió...
+ Ấm thanh
Tiếng động ảnh hưởng trực tiếp đến thần kinh của con người và do đó ảnh
hưởng đến hiệu quả công việc. Để đo cường độ của tiếng động, người ta dùng đơn
vị đo là decibel như sau:
0 d Khơng có tiếng động
10 d Tiếng động của hơi thở
20 d Tiếng nói thì thầm
30 d Tiếng động thường ở một nơi yên tĩnh
40 d Trong thư viện: tiếng đi lại hoặc xì xào nói chuyện
50 d Tiếng động trong nhà (theo tiêu chuẩn bình thường)
60 d Tiếng động của phố xá đông người
70 d Tiếng động trong phòng đánh máy
80 d Tiếng trong xưởng máy
90 d Tiếng xe lửa chạy
100 d Tiếng máy động cơ mở
110 d Tiếng máy búa
120 d Tiếng động cơ máy bay

Âm thanh thích hợp để nghỉ ngơi làm việc có hiệu quả là dưới 50 d. Từ 90 d
trở đi có thể gây nguy hiểm cho sức khoẻ con người.
Trong phòng làm việc tiếng động thường xảy ra với rất nhiều các nguyên nhân
khác nhau như: nói chuyên to, cánh cửa kẹt khi đóng mở, chng điện thoại to,
nhân viên nói điện thoại lớn, nhiều người đi lại...
Tuỳ theo từng nguyên nhân gây ồn mà có biện pháp hạn chế khắc phục để
giảm ồn.


+ Màu sắc
Màu sắc tạo một tổng thể hình dáng bên ngồi của một văn phịngdo đó có thể
để lại ấn tượng hài lịng hay khó chịu cho người đến cơ quan. Mặt khác màu sắc
ảnh hưởng đến cảm xúc, làm chán nản hay kích thích, làm cho các hoạt động tinh
thần phấn chấn hay trì trệ.
Màu sắc được chia thành hai loại chính: các màu nóng và các màu lạnh. Các
màu nóng như hồng, đỏ, da cam, vàng...thúc đẩy hoạt động, hỗ trợ nâng cao năng
suất lao động ngay lập tức, trong khoảng thời gian ngắn. Các màu lạnh gồm xanh
nước biển, xanh da trời...tạo nên sự mát mẻ giúp cho việc tập trung tinh thần, giữ
vững và ổn định nãng suất.
Màu sắc khơng thích hợp có thể gây cảm giác khơng gian nóng và lạnh. Đối
với phịng có cửa sổ hướng Bắc thì những màu nóng là thích hợp. Đối với phịng
có nhiều ánh sáng mặt trời thì sử dụng các màu lạnh là thích hợp.
Trong việc chọn độ đậm nhạt của màu sắc cần tính đến đặc tính của các loại
ánh sáng (ánh sáng tự nhiên, ánh sáng nhân tạo) Bởi vì dưới ánh sáng của tự nhiên
hay ánh sáng của bóng đèn sẽ làm cho độ đậm nhạt của một loại màu sắc sẽ khác
nhau.
+ Ảnh sáng
Việc chiếu sáng thích hợp sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động. Có thể phân
chia ánh sáng làm hai loại:
Ánh sáng tự nhiên: các phòng cần thiết kế cửa sổ thích hợp để đón nhận ánh

sáng tự nhiên.
Ánh sáng nhân tạo: là ánh sáng của các loại đèn. Nhân viên văn phịngcó thể sử
dụng cả hai loại ánh sáng nhân tạo của hai loại chiếu sáng: chiếu sáng trực tiếpánh sáng từ đèn rọi thẳng xuống nơi làm việc, và chiếu sáng gián tiếp- rọi ánh sáng
vào chổ khác (thường là trần nhà) để phản chiếu xuống chỗ làm việc.
Khi sử dụng các loại đèn chiếu sáng cần chú ý: ầnh sáng chói và quá gần sẽ
làm rối loạn thị giác, gây ra sự mệt mỏi. Trần nhà bị bẩn quá sẽ làm giảm 50%
năng suất chiếu sáng của đèn. Tường nhà càng sáng thì độ phản chiếu ánh sáng
càng cao.
+ Tiện nghi vệ sinh
Thời gian nhân viên văn phịng ở phịng làm việc chiếm tỷ ìệ lớn do vậy một
trong những điều kiện để đảm bảo cho nhân viên văn phịng cảm thấy thoải mái,
u thích nơi làm việc và góp phần tăng hiệu quả cơng việc đó là bố trí tiện nghi vệ
sinh thuận tiện khơng gây ra những phiền phức khó chịu.
Tóm lại, khung cảnh văn phịng với bầu khơng khí mát mẻ khơng nóng, khơng
lạnh, n tĩnh, màu sắc hài hồ hấp dẫn, lơi cuốn, có đầy đủ ánh sáng cho từng loại
cơng việc sẽ tạo ra sự hứng thú thoải mái cho nhân viên làm việc với năng suất


cao.
2.3. Trang thiết bị văn phòng
Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng.
Tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của cơng tác văn
phịng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau. Có thể
phân loại các trang thiết bị văn phịng thành từng nhóm:
3.1. Các đồ dùng văn phịng
Các đồ dùng văn phịng gổm các loại thơng dụng sau:
- Bàn, ghế: có nhiều loại như bàn, ghế dùng cho giám đốc, loại dùng cho thư
ký, cho nhân viên khác của văn phịng, cho tiếp khách. Tuỳ theo cơng việc của mỗi
người mà sử dụng loại bàn ghế thích hợp về kiểu dáng và vật liệu.
- Tủ đựng hổ sơ: là các loại tủ để chứa hồ sơ tài liệu. Tuỳ theo số lượng và đặc

tính của từng loại hồ sơ mà người ta sử dụng các loại tủ khác nhau.
- Giá đựng tài liệu: nếu văn phòng sử dụng nhiều loại tài liêu, sách báo tham
khảo thì cần phải trang bị các giá để trưng bày, lưu trữ các tài liệu này.
- Tủ hoặc mắc áo: dùng để đựng, treo áo, mũ của nhân viên văn phòng và
khách đến làm việc.
- Các vật dụng khác: các đồ vật dùng cho cơng việc hàng ngày của nhân viên
văn phịng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp,
đa năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút...
3.2. Máy móc, thiết bị dùng trong ván phịng
Cơng nghệ thơng tin với những thành tựu kỳ diệu của nó đã làm cho nhiều hoạt
động của văn phịngthay đổi. Hầu hết các cơng việc của văn phịngđều có sự hỗ trợ
của máy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Do đó cách tổ chức sắp xếp
công việc cũng như việc mua sắm các trang thiết bị trong văn phịng đã và đang có
nhiều thay đổi. Có thể nêu một số trang thiết bị chủ yếu hiện nay đang được các cơ
quan đơn vị quan tâm như:
Các thiết bị điện tủ', hệ thống máy tính và nối mạng máy tính để xử lý thơng
tin.
Các thiết bị khác: hệ thống đọc- ghi âm, hệ thống in ấn (máy photocopy,
máy in), máy điện thoại (có dây, khơng dây), máy fax, máy tính điện tử, thiết bị
hội nghị...
3. Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng
-

Mỗi cơ quan, đơn vị đều phải xây dựng cho mình quy chế tổ chức hoạt động.
Nội dung của bản quy chế này phải bao quát được hết các lĩnh vực hoạt động của
các bộ phận trong cơ quan, đơn vị bằng việc quy định rõ chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn trách nhiệm, mối quan hệ từng bộ phận. Văn phòng là một bộ phận của
cơ quan, nhưng do đặc điểm, tính chất hoạt động của cơ quan nên cơ cấu tổ chức

và nhiệm vụ cụ thể của văn phòng ở từng cơ quan sẽ khác nhau. Những điểm khác
nhau đó sẽ được thể hiộn trong quy chế hoạt động và tổ chức của vãn phòng. Tuy
nhiên nội dung của bản quy chế này thường bao gồm các phần:
Phần I: Những quy định chung', trong phần này thường nêu các vấn đề:
Vi trí, vai trị của văn phịngtrong cơ quan, đơn vị.
Quan hệ giữa văn phòng với cơ quan lãnh đạo cao nhất và với các bộ phận
khác trong cơ quan: văn phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan và
những quy định chung của pháp luật. Cơ cấu tổ chức và biên chế của văn phòngdo
thủ trường cơ quan phê duyệt. Văn phòngphối hợp với tất cả các bộ phận khác
trong cơ quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Văn phịngcó quan
hê chạt chẽ với các cơ quan bên ngồi trong cơng tác thu thập thông tin và giải
quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ quan.
Phẩn ĨI: Chức năng, nhiệm vụ của ván phòng: phần này thường nêu 2 vấn
đề:
Chức năng của văn phòng.
Các nhiệm vụ cụ thể của văn phòng. Trên cơ sở các nhiệm vụ chung, căn cứ
vào đặc điểm hoạt động của từng cơ quan, đơn vị mà quy định cụ the các nhiệm vụ
cho phù hợp.
Phần Hỉ: Quyền hạn và trách nhiệm của ván phòng
Quyền hạn: để hoàn thành được chức năng nhiệm vụ, văn phòngcần được
trao những quyền hạn nhất định. Những quyền hạn của văn phòngcũng tuỳ thuộc
vào điều kiện cụ thể của từng cơ quan, đơn vị song có thể nêu những quyền hạn
chủ yếu sau đây:
Được quyền đôn đốc các bộ phận khác trong cơ quan thực hiện các quyết
định của lãnh đạo theo đúng yêu cầu và thời gian. Kiến nghị với lãnh đạo về khen
thưởng, kỷ luật các cá nhân, đơn vị trong việc thực hiện các quyết định của lãnh
đạo.
Được quyền yêu cầu các bộ phận cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin, tài
liệu cần thiết liên quan đến việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của vãn phòng.
- Được quyền tham dự các cuộc họp của lãnh đạo với các đơn vị, tổ chức trong và

ngoài cơ quan để ghi biên bản và theo dõi cơng việc.
Theo uỷ quyền của lãnh đạo, văn phịngđược quyền trao đổi bằng văn bản với
các cơ quan bên ngoài và các đơn vị bộ phận trong cơ quan.
-

Được quyền tham gia vào công tác tuyển chọn cán bộ, nhân viên văn phịng,
kiến nghị với lãnh đạo về cơng tác đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật nhân
viên, đóng góp các ý kiến với lãnh đạo trong tổ chức các vấn đề có liên quan đến
chức năng nhiệm vụ cuả văn phòng.
-

-

Trách nhiệm:


Chịu trách nhiệm truớc thủ trưởng cơ quan về kết quả hoạt động của vãn
phịng.
-

Khơng ngừng áp dụng các biện pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện tổ chức hoạt
động của văn phịng và nâng cao hiệu quả cơng tác của văn phòng.
-

Chịu trách nhiệm về vật chất đối với những thiệt hại do văn phòng gây ra sau
khi đã phân định được trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liên quan.
-

Phần IV: Tổ chức bộ máy và cơng tác tổ chức quản lý
Xác định rõ cơ cấu tổ chức văn phòng (bao gồm các phòng ban hay tổ) phù

hợp với đặc điểm của từng cơ quan (như đã trình bày ở trên).
-

- Cơng tác tổ chức quản lý văn phòng do chánh văn phòngđảm nhân theo chế
độ một thủ trưởng. Chánh văn phòng phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ
quan về mọi hoạt động của vãn phòng. Để thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm của
mình, chánh văn phịng có các quyền hạn sau:
+ Đề xuất với lãnh đạo về quy chế tổ chức của từng bộ phận, của văn phịng.
+ Phê duyệt chương trình kế hoạch cơng tác của từng bộ phận.
+ Phân cơng bố trí cơng việc cho từng bộ phận cá nhân, tiến hành kiểm tra đôn
đốc đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân. Chủ động đưa ra
các quyết định để uốn nắn tình hình thực hiện nhiệm vụ.
Giúp việc cho chánh văn phịngcó thể có một hoặc nhiều phó chánh văn
phịng. Phó chánh văn phịnglà người được chánh văn phịnglựa chọn và đề nghị
thủ trưởng bổ nhiệm. Phó chánh văn phịng sẽ được chánh văn phịngphân cơng
phụ trách một số cơng việc cụ thể.
Ngồi chánh văn phịngvà các phó chánh vãn phịng, mỗi bộ phận sẽ có một
người phụ trách (trưởng phòng hoặc tổ trưởng hoặc trưởng ban) chịu trách nhiệm
trước chánh văn phòngvề tổ chức hoạt động phần việc mà mình phụ trách.
Quy định rõ cơ cấu tổ chức của tùng bộ phận và các chức danh cán bộ. Trên
cơ sở đó quy định nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi của mỗi chức danh
và mối quan hệ giữa các bộ phận.
Phần V: Phương thức ỉàm việc và mối quan hệ công tác
Để mọi hoạt động của văn phịng đi vào nền nếp, cần có quy chế làm việc và
quan hệ công tác với các nội dung như:
Chế độ hội họp, giao ban của văn phòng.
Phương thức tham mưu, tổng hợp các loại báo cáo thuộc trách nhiệm của văn
phịng.
Quy định việc giám sát, đơn đốc và kiểm tra thực hiện chương trình cơng tác
ở các bộ phận.

-

Quy định lề lối làm việc và quy trình phối hợp công tác với các bộ phận trong


cơ quan.
Phần VI: Điều khoản cuối cùng
Các điều khoản cuối cùng của bản quy chế thường bao gồm:
-

Hiệu lực thi hành: kể từ khi thủ trưởng ra quyết định ban hành.

-

Xử lý các quy định cũ: các quy định trước đây trái với quy chế này đều bãi

bỏ.
Quy định về việc sửa đổi, bổ sung khi cần thiết: tuỳ theo tình hình cụ thể quy
chế này có thể được sửa đổi bổ sung khi cần thiết bằng quyết định của thủ trưởng
cơ
quan.
-


Chƣơng 3
QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG
Bất cứ cơ quan, tổ chức nào, yếu tố con người luôn là yếu tô' được quan tâm
hàng đâu trong hoạt động quản lý. Chương này sè đê cập một sô' chức danh của
quản trị viên văn phòng và chức năng, nhiệm vụ của họ, Đổng thời giới thiệu
những vấn dê cơ bản về cơng tác quản trị lao động trong văn phịng như: tiêu

chuẩn, quy trình tuyển dụng, dào tạo nhân viên văn phòng.
1. Khái niệm, vai trò, phân loại lao động văn phòng
1 .L Khái niệm
Quản trị lao động văn phònglà quá trình tiến hành cơng tác quản lý lực lượng
lao động của văn phịng thơng qua các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm soát nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ với hiệu quả cao nhất.
Từ khái niệm trên chỉ ra công tác quản trị lao động văn phòng cần thực hiện
các chức năng nhiệm vụ sau:
Hoạch định: đề ra các mục tiêu chiến lược về lao động trong văn phòng và
đưa ra kế hoạch tối ưu để đạt được mục tiêu đó.
Tổ chức: tuyển chọn, huấn luyện, bồi dưỡng và sắp xếp lao động văn
phòngvới cơ cấu thích hợp thơng qua việc phân cơng trách nhiệm, quyền hạn cụ
thể cho mỗi bộ phận, mỗi người.
Lãnh đạo: lãnh đạo lực lượng lao động trong văn phịngthơng qua việc phân
công nhiệm vụ cụ thể và thường xuyên động viên, tạo điều kiện thuận lợi để họ
biết được nhiều thông tin và phối hợp với nhau thực hiện nhiệm vụ tốt nhất.
Kiểm soát: thường xuyên kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm của
lao động trong văn phòngđể kịp thời uốn nắn những lệch lạc, đưa ra các điều chỉnh
để cho kế hoạch được thực hiện.
-

1.2, Vaỉ trò của quản trị lao động văn phịng

Cơng tác quản trị lao động văn phòng là một bộ phận của quản trị vãn phịng.
Làm tốt cơng tác quản trị lao động văn phịng có vai trị quan trọng quyết định đến
việc thực hiện có hiệu quả mục tiêu, nhiệm vụ của quản trị văn phịngnói riêng và
của đơn vị nói chung.
Cơng tác quản trị lao động văn phịng giúp cho cơng việc hoạch định đưa ra
một kế hoạch tối ưu về tuyển chọn, bố trí, đào tạo, huấn luyện lực lượng lao động
văn phịng một cách hợp lý, có hiệu quả.

Cơng tác quản trị lao động văn phònggiúp cho người lao động chủ động trong
công việc và tạo ra sự phối hợp chật chẽ với nhau trong quá trình thực hiện nhiệm
vụ.


Cơng tác quản trị lao động văn phịngcịn giúp cho người phụ trách văn
phịngcó thể kiểm sốt được hoạt động của lao động trong văn phòng để uốn nắn,
điều chỉnh các sai lệch trong việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị thông
qua sự phân công nhiêm vụ cụ thể của mỗi bộ phận, cá nhân.
1.3, Phân loại lao động văn phòng

Lao động văn phòng bao gồm những người lao động làm việc trong vãn phòng.
Trong iao động văn phịngmỗi người có thể làm những cơng việc cụ thể khác nhau
song dù họ giữ cương vị nào, làm việc gì đều hướng tới thực hiện tốt chức năng,
nhiệm vụ của văn phịng.
Có thể căn cứ vào chức vụ, chức danh của của lao động văn phòngđể phân loại
: nhân viên hành chính văn phịng, thư ký văn phịngvà các quản trị văn
phịng(chánh văn phịng, trưởng phịng hành chính, trưởng phịng thơng tin...)
2. Thƣ ký văn phịng
2.1, Khái niệm

Trong quan niệm thông thường, chúng ta cho rằng thư ký là những người ngồi
bàn giấy làm những công việc cụ thể như đánh máy, nhận gửi thư từ, lưu trữ công
văn giấy tờ, soạn thảo công vãn, nghe điện thoại, tiếp khách... Trước đây người thư
ký chỉ cần có trình độ nhất định về vãn hoá, kỹ năng đơn giản về giao tiếp, ghi
chép soạn thảo vãn bản... Song, ngày nay thư ký đã trở thành một nghề, người thư
ký có vai trị quan trọng trong việc giúp lãnh đạo tổ chức thực hiện các cơng việc,
giải phóng cho lãnh đạo những cơng việc mang tính sự vụ tốn nhiều thời gian.
Thư ký là một khái niệm dùng để chỉ một nghề nhiệp cụ thể và nó được sử
dụng phổ biến trên thế giới và Việt Nam.

Theo nghĩa rộng “thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững
các nghiệp vụ hành chính văn phịng, có khả nãng chịu trách nhiệm mà không cần
kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến và đưa các quyết định trong phạm
vi quyền hạn của mình” (theo định hướng của Hiệp hội Thư ký Chuyên nghiệp
Quốc tế - International Professional Secretaries)
Thư ký là trợ lý của cấp quản trị,- Ịà lực lượng rất cần thiết trong mối quan hộ
với hoạt động quản lý.
Theo nghĩa hẹp: thư ký văn phònglà người trợ giúp cấp quản trị, được giao một
phần hoặc tồn bộ các cơng việc liên quan đến lĩnh vực chun mơn của vãn
phịng.
Như vậy, khơng phải người thư ký nào cũng là thư ký văn phòngmà chỉ có
những người thư ký đảm nhiệm các cơng việc có liên quan đến lĩnh vực văn phòng
như quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản, giao tiếp, thông tin liên lạc, tổ chức sắp xếp...
nhằm hỗ trợ, phục vụ cho các hoạt động của cơ quan tổ chức hoặc người lãnh đạo.
2.2, Chức nâng của thư kỷ

Chức năng của mỗi người thư ký khác nhau tuỳ thuộc vào chức nãng nhiệm vụ
của tổ chức, đơn vị và vị trí của người thủ trưởng trong bộ máy quản lý.