Giáo trình mô đun Quản lý hồ sơ và con dấu (Nghề: Văn thư hành chính - Trình độ: Trung cấp) - Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT

GIÁO TRÌNH
MƠ ĐUN:
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CON DẤU
NGÀNH/NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

Bạc liêu 2020
1


2


Bài 1
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
1. Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm và nguyên tắc quản lý văn bản đi tại cơ quan
- Nêu được các bước trong quy trình quản lý văn bản đi.
- Lập được các loại sổ để quản lý văn bản đi tại cơ quan.
- Thực hiện được các thủ tục đăng ký văn bản, phát hành, chuyển giao và theo dõi
giải quyết văn bản đi
- Tuân thủ những quy định của nhà nước về công tác chuyển giao và quản lý văn bản
đi, vận dụng trong việc tổ chức bộ phận làm công tác văn thư;
2. Nội dung bài:
2.1. Những vấn đề chung
2.1.1. Khái niệm văn bản đi.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
2.1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi:

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại
Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký
riêng theo quy định của pháp luật.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển
giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ
khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được
đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý
2.2. Trình tự quản lý văn bản đi.
2.2.1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành
văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và
kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là
duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.
Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh
vực quy định.
Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
3


Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ
ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được
cấp hệ thống số riêng.
Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức
năng của Hệ thống.
2.2.2. Đăng ký văn bản đi: Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các
thơng tin cần thiết của văn bản đi.
a) Đăng ký văn bản bằng sổ
Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi theo mẫu như sau :

Theo Nghị định 30 cụ thể như sau:
* Bìa và trang đầu

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm:..........
Từ ngày......... đến ngày...........
Từ số............. đến số................

Quyển số:....
* Nội dung đăng ký văn bản đi : Tối thiểu gồm 10 nội dung:
Ngày
Nơi Đơn vị,
Số, ký
Tên loại và
Số
tháng
Người nhận người
Ngày
Ký
hiệu
trích yếu nội
lượng
văn
ký
văn nhận bản
chuyển nhận
văn bản

dung văn bản
bản
bản
bản
lưu
4

Ghi
chú


(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống
Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông
tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2.2.3. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức
độ khẩn
a. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với
văn bản giấy
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của
văn bản.
Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo
quy định.
b. Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử
Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.
2.2.4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày
văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được
phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
- Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy
định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế
bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể
thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng cơng văn của cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản.
- Thu hồi văn bản:
+ Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thơng báo thu hồi, bên nhận
có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
+ Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên
nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để

bên gửi biết.

5


- Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư
cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của
cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
- Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực
hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức
2.2.5. Lưu văn bản đi
a) Lưu văn bản giấy
Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi
phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ cơng việc.
b) Lưu văn bản điện tử
Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản.
Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định Số:
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư và các quy
định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống
thay cho văn bản giấy.
Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định
Số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư và các
quy định của pháp luật có liên quan thì văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số
của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản
giấy và phát hành văn bản.
Câu hỏi ơn tập
1. Trình bày tóm tắt trình tự quản lý văn bản đi.
2. Phân tích ý nghĩa, tác dụng của các cột trong mẫu sổ đăng ký văn bản đi?

3. Tại sao khi chuyển giao văn bản đi lại phải thực hiện nguyên tắc: Chính xác, đúng
đối tượng và kịp thời? Cho ví dụ.
4 Tại sao khi chuyển giao công văn mật người ta phải làm phiếu gửi?
5. Ai có thẩm quyền cho phép đọc và nghiên cứu sử dụng các bản lưu của cơ quan?
Bài tập thực hành 1. Thảo luận những vấn đề liên quan đến việc ban hành, giải
quyết, tổ chức và quản lý văn bản đi.
2. Thực hành các thao tác trình văn bản đi, ghi số, ngày, tháng vào văn bản đi.
3. Hướng dẫn làm sổ, đăng ký văn bản đi vào sổ
6


- Mỗi học sinh tự làm sổ đăng ký văn bản đi: bìa sổ và nội dung bên trong (theo đúng
quy định về mẫu đăng ký văn bản đi)
- Ghi đầy đủ các thông tin trong văn bản đi vào sổ như: ngày tháng văn bản, số, ký
hiệu văn bản, trích yếu nội dung...
4. Hướng dẫn học sinh thao tác như lựa chọn và trình bày bì, đưa văn bản vào bì và
chuyển giao văn bản đi.

7


Bài 2
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
1. Mục tiêu bài:
+ Trình bày được khái niệm, nguyên tắc và các bước trong quy trình quản lý văn bản
đến.
+ Thực hiện được các thủ tục tiếp nhận, chuyển giao và theo dõi giải quyết văn
bản đến.
+ Tuân thủ những quy định của nhà nước trong thực hiện quy trình quản lý văn bản
đến, đồng thời rèn luyện tính cẩn thận chính xác trong công việc.

2. Nội dung bài:
2.1. Những vấn đề chung
2.1.1. Khái niệm
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ
chức, cá nhân khác gửi đến.
2.1.2. Nguyên tắc chung:
Tất cả văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ
quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy
định của pháp luật.
Văn đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, chuyển giao trong ngày, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi
chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2.2 Quy trình quản lý văn bản đến
2.2.1. Tiếp nhận văn bản đến
a) Đối với văn bản giấy
- Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi;
đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát
hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm
giải quyết và thơng báo cho nơi gửi văn bản.
- Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ
chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”.

8


- Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đồn thể trong cơ quan, tổ
chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì). Những bì văn bản gửi đích
danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.

- Mẫu dấu “ĐẾN” được Được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

35 mm

50 mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số:...............................
ĐẾN
Ngày:..........................
Chuyển:..................................
Số và ký hiệu HS:..................

b) Đối với văn bản điện tử
- Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và tồn vẹn của văn bản điện tử và
thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
- Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định trên hoặc gửi sai nơi nhận
thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ
thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo
ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
- Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thơng báo ngay trong ngày cho cơ
quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.
2.2.2. Đăng ký văn bản đến
a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu Sổ đăng ký văn
bản đến như sau:
* Bìa và trang đầu

9

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:.......
Từ ngày................. đến ngày.................
Từ số..................... đến số......................

Quyển số:....
* Nội dung đăng ký văn bản đến: Tối thiểu gồm 10 nội dung:

Ngày Tên loại và Đơn vị
Số, ký
Ngày Số Tác
tháng trích yếu
hoặc
Ngày Ký Ghi
hiệu văn
đến đến giả
văn nội dung người chuyển nhận chú
bản
bản
văn bản
nhận
(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống
Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống.
Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu
quản lý văn bản đến theo quy định. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in
ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ
để quản lý.
Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2.2.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc
cá nhân được giao xử lý.
10


Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan
chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ

chức.
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung
văn bản.
Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng,
nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý
kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác
định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.
Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục
“Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến . Sau khi có ý kiến chỉ đạo
giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để
đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi
chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.
Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản
điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.
Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập
nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý
văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết.
Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn
bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có
thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

......, ngày... tháng... năm...
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

(Tên loại; số và ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan ban hành
và trích yếu nội dung văn bản đến)

1. Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức
- Giao đơn vị, cá nhân chủ trì;
11


- Giao các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có);
- Thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có);
- Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết.

2. Ý kiến của lãnh đạo đơn vị
- Giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có);
- Ngày, tháng, năm cho ý kiến.

3. Ý kiến đề xuất của người giải quyết
- Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân;
- Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến.

2.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản
đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải
quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những
văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
* Bìa và trang đầu

12

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP
TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ
SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN ĐẾN
Năm:.......
Từ ngày........... đến ngày...............

Quyển số:....

* Nội dung đăng ký theo dõi giải quyết văn bản đến: Tối thiểu gồm 07 nội dung:

Số
đến
(1)

Tên loại, số, ký hiệu, ngày, Đơn vị
Số, ký hiệu
Thời hạn Tiến độ
tháng và tên cơ quan, tổ hoặc người
văn bản
giải quyết giải quyết
chức ban hành văn bản
nhận
trả lời
(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Ghi
chú
(7)

Câu hỏi ôn tập
1. Văn bản đến là gì? Mỗi cơ quan thường có các loại văn bản đến nào? Cho ví dụ.
2. Vì sao văn bản đến lại phải xử lý, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất?
3. Ai có trách nhiệm giải quyết văn bản đến của cơ quan?
4. Giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến có tầm quan trọng như thế nào?
Cho ví dụ.
Bài tập thực hành
13


1. Thực hành các thao tác về nội dung và nghiệp vụ tổ chức giải quyết và quản lý văn
bản đến như:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
2. Hướng dẫn học sinh đăng ký văn bản đến vào sổ gồm các nội dung công việc như:
- Làm sổ đăng ký văn bản đến: gồm hai phần: bìa sổ và nội dung bên trong (giống sổ
đăng ký văn bản đi).
- Điền các thông tin cần thiết trong văn bản đến vào sổ.
3. Thực hành chuyển giao văn bản đến:
- Làm sổ chuyển giao văn bản: gồm bìa và phần nội dung bên trong
sổ.

- Vào sổ các thông tin cần thiết trong văn bản đến.

14


BÀI 3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Mục tiêu
- Trình bày được khái niệm và nguyên tắc về quản lý và sử dụng con dấu;
- Nêu được các hành vi bị nghiêm cấm và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong
việc quản lý và sử dụng con dấu
- Phân loại được các loại dấu theo quy định;
- Thực hiện được thủ tục đăng ký dấu theo quy định

1. Những vấn đề chung về quản lý và sử dụng con dấu.
1.1. Khái niệm:
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản
lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước
2.2. Tầm quan trong của con dấu.
Con dấu là thành phần khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, văn bản khơng có con
dấu là những văn bản khơng có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
Con dấu là thành phần biểu thị vị trí cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước, là
một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mình thực hiện các hoạt
động giao dịch, trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác.
Con dấu còn là thành phần quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức tránh được tình
trạng giải mạo giấy tờ.
1.3. Các loại con dấu.
1.3.1. Con dấu có hình Quốc huy
Là con dấu trên bề mặt có hình Quốc huy nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
1.3.2. Con dấu có hình biểu tượng
Là con dấu trên bề mặt có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ chức đó được pháp

luật công nhận hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
1.3.3. Con dấu khơng có hình biểu tượng
Là con dấu trên bề mặt khơng có hình Quốc huy hoặc khơng có hình ảnh tượng trưng
1.3.4. Dấu ướt
Là con dấu trên bề mặt có nội dung thơng tin, hình thức, kích thước theo quy định,
khi sử dụng con dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung thông
tin trên bề mặt con dấu.
1.3.5. Dấu nổi
15


Là con dấu trên bề mặt có nội dung thơng tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng
lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
1.3.6. Dấu thu nhỏ
Là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước nhỏ hơn.
1.3.7. Dấu xi
Là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng con dấu
dùng chất liệu xi để đóng niêm phong sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.
1.4. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
- Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật.
- Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá
nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu.
- Việc đăng ký, quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều
kiện theo quy định tại Nghị định này.
- Con dấu quy định trong Nghị định này là hình trịn; mực dấu màu đỏ.
1.5. Điều kiện sử dụng con dấu
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy
định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định
của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
- Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh,

nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà
Việt Nam là thành viên.
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và
giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử
dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do
cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu
như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau
đây:
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho
phép của cơ quan có thẩm quyền;
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi,
dấu thu nhỏ, dấu xi;
- Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.
16


1.6. Các hành vi bị nghiêm cấm
- Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
- Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
- Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
- Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
- Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan
đăng ký mẫu con dấu.
- Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của
Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
- Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
- Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
- Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký

mẫu con dấu.
- Đóng dấu lên chữ ký của người khơng có thẩm quyền.
- Khơng chấp hành việc kiểm tra con dấu, khơng xuất trình con dấu khi có u cầu
kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
- Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách
nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.
2. Những quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định sau đây:
- Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu.
Trong trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải được
sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập và phải có ký hiệu riêng để
phân biệt với con dấu thứ nhất;
- Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp Văn bằng, Chứng chỉ, Thẻ Chứng minh
Nhân dân, Thị thực Visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ
cho công tác nghiệp vụ nhưng phải được cấp có thẩm quyền cho phép và nội dung con dấu
phải giống như con dấu ướt mà cơ quan, tổ chức đó được phép sử dụng.
- Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan cơng an, phải nộp lệ phí do
Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp “Giấy chứng nhận đăng
ký mẫu dấu”. Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu
mẫu con dấu mới.
17


- Việc đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
- Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của
cơ quan; tổ chức mình.
Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ.
Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ
quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con

dấu ra khỏi cơ quan.
- Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.
- Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công
an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải
thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức thay đổi
tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lạ con dấu cũ.
- Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền
kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụngcon dấu.
- Cơ quan, tổ chức khi có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ
có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại
con dấu cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ra
quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con dấu và phải thông báo
cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan biết.
3. Bảo quản con dấu và nguyên tắcđóng dấu.
3.1. Bảo quản con dấu.
Con dấu phải được bảo quản cẩn thận tại trụ sở làm việc của cơ quan, không được
phép mang con dấu ra khỏi cơ quan khi chưa có sựđồng ý của người có thẩm quyền.
Con dấu phải được treo trên giá, cất vào tủ có khố cẩn thận, khơng được để con dấu
trên bàn khi khơng có mặt ở phịng làm việc.
Khi con dấu bị bẩn, không được dùng vật nhọn để cậy chất bụi, bẩn bám trên con
dấu, Có thể dùng xăng và bàn chải lông mềm để cọ rửa con dấu.
3.2. Nguyên tắc đóng dấu.
- Con dấu được đóng trùm từ ¼ đến 1/3 bên trái của chữ ký.
- Khơng được đóng dấu vào các văn bản chữ có chữ ký của người có thẩm quyền,
khơng đóng vào giấy trắng, giấy nháp.
18

- Dấu phải được đóng khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền, khơng
được đóng trước khi ký.
- Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, khơng được đóng chồng lên nhau, khơng nh
mực.
a. Đóng dấu cơ quan
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo
quy định.
- Trong trường hợp đóng dẫu sai thì phải huỷ bỏ văn bản và lmà lại văn bản mới
b .Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết
định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của
phụ lục.
c. Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo:
Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một
phần các tờ giấy, mỗi dấu khơng q 05 trang.
d. Đóng dấu độ khẩn, mật
-Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC
HẸN GIỜ)
- Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được
khắc sẵn theo quy định
- Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành
4. Về trách nhiệm trong việc quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật
Chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức này có trách nhiệm quản lý,
kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu và ban hành quy định về quản lý và sử dụng con
dấu của cơ quan, tổ chức mình.
Đăng ký mẫu con dấu và thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan
biết trước khi sử dụng.
Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

Giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường hợp bị
thu hồi theo quy định của pháp luật.
19


Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức; chỉ chức danh
nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc mang con dấu ra
ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết cơng việc.
Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ
khi phát hiện mất con dấu thì phải thơng báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy
chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất
con dấu.
Cơ quan, tổ chức bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động
hoặc bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ
hoạt động phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước
đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo quy định.
Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mịn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì
phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng
ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy
chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trường hợp bị hỏng phải thực hiện thủ tục đổi lại giấy
chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được
cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khi cần phải giữ lại con dấu hết giá trị sử
dụng để phục vụ công tác lưu trữ, nghiên cứu lịch sử phải có văn bản gửi Bộ Nội vụ để báo
cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.
Việc in mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để phục vụ công tác
phải được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực đó.
CÂU HỎI ƠN TẬP

Câu 1. Nêu khái niêm, tầm quan trọng và các loại dấu sử dụng trong cơ quan tổ
chức.
Câu 2. Nêu nguyên tắc quản lý và nguyên tắc đóng dấu của cơ quan.
Câu 3. Trách nhiệm của văn thư cơ quan trong quản lý và sử dụng con dấu.
20