TIỂU LUẬN tìm hiểu vai trò của nhà quản trị văn phòng trong việc hoạch định các mối quan hệ cho cơ quan

TRƯỜNG…
KHOA …


TIỂU LUẬN
TÌM HIỂU VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG TRONG VIỆC HOẠCH ĐỊNH CÁC MỐI
QUAN HỆ CHO CƠ QUAN

Họ tên học viên:…………………….
Lớp:…………….,

- 2022


MỤC LỤC
Trang
MỞ ĐẦU
NỘI DUNG
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
I.
PHỊNG
1.1.
Nhà quản trị văn phịng

1
2
2
2

1.2.

Kỹ năng nhà quản trị văn phịng
VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

5

II.

TRONG VIỆC HOẠCH ĐỊNH CÁC MỐI QUAN HỆ

11

2.1.

CHO CƠ QUAN
Các mối quan hệ tại cơ quan
Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong việc hoạch định

11

2.2.

các mối quan hệ cho cơ quan
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO

14
25
26

MỞ ĐẦU
Quản trị doanh nghiệp đó là những quy định, cơ chế mà thơng qua đó các
doanh nghiệp/cơng ty được điều hành, kiểm sốt. Quản trị doanh nghiệp/cơng ty
xác định được quyền hạn và trách nhiệm giữa các thành viên khác nhau trong
doanh nghiệp/cơng ty. Vai trị quản trị doanh nghiệp giúp các cơng ty/doanh
nghiệp cân bằng các lợi ích cho các bên, các bộ phận của công ty. Nhờ vào quản
trị mà các cơng ty/doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu của tổ công ty/doanh
nghiệp thông qua các chức năng như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm sốt...
Quản trị doanh nghiệp/cơng ty tốt là nền tảng cho sự phát triển lâu dài, bền vững
của các doanh nghiệp/công ty, nhiều doanh nghiệp/công ty lớn ở Việt Nam và
trên thế giới đã đạt được thành cơng nhờ có quản trị tốt. Bên cạnh đó, ngược lại
quản trị lỏng lẻo, yếu kém hay thiếu minh bạch là một trong những nguyên nhân
quan trọng dẫn tới phá sản ở nhiều doanh nghiệp/công ty.
Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một
nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thơng. Tuy
không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn
phòng cần biết nhiều kỹ năng. Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai
người ấy làm”, nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết
những chuyện xảy ra trong cơng ty. Đơi khi chính nhà quản trị văn phịng phải là
người đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chun mơn nghiệp vụ.
Ngồi việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn
phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất
cả vì lợi nhuận của cơng ty. Trong một cơ quan, hoạch định các mối quan hệ
đóng vai trị quan trọng. Vì vậy, nghiên cứu vấn đề “Tìm hiểu vai trị của nhà
quản trị văn phòng trong việc hoạch định các mối quan hệ cho cơ quan” làm
đề tài tiểu luận có ý nghĩa lý luận và thực tiễn sâu sắc.

3

NỘI DUNG
I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
1.1. Nhà quản trị văn phịng
Quản trị văn phịng. Quản trị văn phịng là q trình giám sát các hoạt
động hàng ngày của một văn phòng hay một doanh nghiệp. Nhiệm vụ quản trị
thường là trách nhiệm của một quản trị viên hoặc người quản lý văn phòng. Tùy
thuộc vào cấu trúc hoạt động chung của tổ chức và mức độ phức tạp của các
nhiệm vụ liên quan đến hoạt động nói chung, trách nhiệm của người quản lý
hoặc quản trị viên văn phịng có thể tập trung vào một vài nhiệm vụ cốt lõi hoặc
liên quan đến việc quản lý một loạt các chức năng [1, tr.167].
Nhiệm vụ của quản trị văn phòng:
Một trong những nhiệm vụ cốt lõi gắn liền với quản trị văn phòng là quản
lý nhân viên gắn liền với văn phịng. Thơng thường, các quản trị viên văn phòng
chịu trách nhiệm giám sát nhân viên văn phòng, đảm bảo rằng mỗi nhân viên
đều có các nguồn lực cần thiết để thực hiện thành thạo các nhiệm vụ được giao
của mình. Quản trị viên cũng có chức năng như người gỡ rối, hỗ trợ và giúp đỡ
nhân viên khi phát sinh các tình huống bất thường trong q trình hồn thành
nhiệm vụ được giao.
Khơng có gì lạ khi các nhà quản trị chịu trách nhiệm thực hiện đánh giá
nhân viên định kỳ, đề xuất tăng lương, cung cấp cho nhân viên chương trình đào
tạo bổ sung hoặc đào tạo chéo như một phương tiện hỗ trợ những nhân viên đó
cải thiện mối quan hệ của họ với người sử dụng lao động.
Cùng với việc quản lý và hỗ trợ nhân viên, vị trí quản trị văn phòng cũng
liên quan đến việc đảm bảo rằng văn phịng ln có các nguồn lực cần thiết để
duy trì hoạt động hiệu quả. Điều này liên quan đến việc phối hợp sửa chữa bất
kỳ thiết bị văn phòng nào bị trục trặc, hoặc chuẩn bị và gửi yêu cầu về thiết bị
mới khi cần thiết.
Quản trị viên văn phòng thường được giao nhiệm vụ quản lý việc sử dụng
các vật dụng văn phòng như giấy, dụng cụ viết, mực máy in và các vật dụng

khác thường xuyên sử dụng xung quanh văn phòng. Quản trị viên văn phòng
4


ln cố gắng giữ cho văn phịng hoạt động trong phạm vi ngân sách được giao
và thường có một số đầu vào trong việc lập kế hoạch ngân sách cho các kỳ kế
tốn sắp tới.
Nhân viên quản trị văn phịng. Như tên của vị trí này cho thấy, quản trị
viên văn phịng chịu trách nhiệm đảm bảo mơi trường văn phịng chạy hiệu quả.
Điều này có nghĩa là phối hợp nhiều nhiệm vụ diễn ra ở hậu trường cũng như
đóng vai trò hỗ trợ chung cho những người làm việc trong văn phòng. Các nhà
quản trị văn phòng giỏi hiểu các mục tiêu của công ty và làm việc để hỗ trợ các
chức năng kinh doanh chính giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đó.
Bởi vì cơng việc của quản trị viên văn phòng rất đa dạng, những người
làm việc ở những vị trí này phải thoải mái như nhau khi làm việc trên máy tính,
làm việc sau hậu trường, chào hỏi cả nhà tuyển dụng và khách hàng khi giao tiếp
trực tiếp.
Quản trị viên văn phòng giỏi thường là những người có tính cách thân
thiện, hướng ngoại và có kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc.
Một quản trị viên văn phòng chịu trách nhiệm về nhiều nhiệm vụ khác
nhau, mặc dù các chi tiết cụ thể khác nhau giữa các công ty. Về cốt lõi, công việc
yêu cầu một người thực hiện một loạt các nhiệm vụ văn thư để giữ cho công ty
hoạt động hiệu quả. Người quản trị thường đứng đầu chuỗi các nhân viên hành
chính và giám sát họ để đảm bảo các cơng việc được thực hiện một cách chính
xác. Bản mơ tả cơng việc rộng cũng có thể bao gồm mọi thứ từ sắp xếp hồ sơ đến
sắp xếp việc đi lại cho giám đốc điều hành doanh nghiệp cũng như lên lịch các
cuộc hẹn và cuộc họp để đảm bảo không có các đặt phịng trùng lặp.
Các quản trị viên văn phịng làm việc với cơng chúng thường chịu trách
nhiệm trả lời nhiều đường dây điện thoại và xử lý cả những khách hàng đến qua
cửa trước. Điều này bao gồm kết nối cuộc gọi điện thoại với một số tiện ích mở

rộng nhất định, nhận tin nhắn cho những người khơng có mặt tại văn phịng,
hướng khách hàng đến văn phịng hoặc phịng hội nghị thích hợp, trả lời câu hỏi

5


và duy trì phong thái chuyên nghiệp và dễ chịu ngay cả trong những tình huống
căng thẳng.
Đằng sau hậu trường, quản trị viên văn phòng phải thực hiện nhiều nhiệm
vụ văn thư. Điều này bao gồm trả lời email hoặc tin nhắn tức thì, chuẩn bị thư,
bản ghi nhớ hoặc bản trình bày và xử lý ngân sách, bao gồm lập hóa đơn và theo
dõi các khoản phải thu. Các quản trị viên văn phòng cũng phải mua đồ dùng văn
phịng khi cần thiết và thậm chí có thể chịu trách nhiệm mua thiết bị và đồ đạc
mới cho tòa nhà.
Nhà quản trị là những người làm việc trong doanh nghiệp/tổ chức, họ có
nhiệm vụ phân chia và chỉ đạo người khác đồng thời có trách nhiệm về những
cơng việc mà người đó làm. Họ cũng tham gia vào quá trình chỉ huy bộ máy
điều hành doanh nghiệp/tổ chức.
Nhà quản trị sẽ được doanh nghiệp phân chia theo các tiêu chí khác nhau.
Nhưng thơng thường nhà quản trị sẽ được phân chia thành 3 nhóm như sau: Nhà
quản trị cấp cơ sở, nhà quản trị cấp trung, nhà quản trị cấp cao.
Nhà quản trị cần có những chức năng là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo
và kiểm tra về con người, tài chính, thơng tin tổ chức để có thể đạt được kết quả
tốt nhất, đảm bảo mục tiêu đề ra.
Vai trị đại diện. Với quyền hạn của mình, nhà quản trị là người đại diện cho
tổ chức và thực hiện nhiều chức năng để phát huy vai trò đại diện của mình. Vai trị
này bao gồm cả tính hành chính cũng như mang tính khuyến khích, cổ vũ lịng
người, nhưng nhìn chung đều liên quan đến mối quan hệ giữa người với người.
Trong một vài trường hợp, sự có mặt và tham gia của nhà quản trị là
nguyên tắc bắt buộc để ký kết những văn bản quan trọng, đồng thời, nhà quản trị

cũng chính là người chủ trì các cuộc họp, những sự kiện quan trọng trong doanh
nghiệp để phát huy vai trò người đại diện của mình.
Vai trị lãnh đạo. Nhà quản trị giữ vai trị là quản trị doanh nghiệp, là đầu
tàu dẫn dắt nhân viên thực hiện các công việc, nhiệm vụ của doanh nghiệp. Phạm

6


vi lãnh đạo của nhà quản trị rất rộng, bao gồm từ việc tuyển dụng, đào tạo, đãi
ngộ, đánh giá, khen thưởng và cả việc cho dừng hợp đồng lao động [2, tr.145].
Nhà quản trị không nhất thiết phải trực tiếp tham gia vào những công việc
cụ thể, nhưng phải là người biết nhìn người và giao việc cho đúng, phân công
công việc và giám sát, theo dõi tiến độ, kết quả cơng việc để có chính sách điều
chỉnh quản trị phù hợp. Bên cạnh đó, nhà quản trị cịn là người động viên,
khuyến khích nhân viên của mình để tiếp thêm động lực, ghi nhận sự cố gắng
của nhân viên để họ tiếp tục cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp.
Vai trị kết nối. Khơng chỉ giữ vai trị lãnh đạo và là cầu nối giữa các nhân
viên, bộ phận trong cơng ty, nhà quản trị cịn là người thiết lập và duy trì mối
quan hệ với các cá nhân, tập thể, cơ quan bên ngồi doanh nghiệp.
Vai trị kết nối, liên lạc cũng là một trong những vai trò quan trọng, then
chốt của người đứng đầu. Kết nối và liên lạc với các cơ quan, tổ chức bên ngồi,
duy trì những mối quan hệ hợp tác sẽ đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
Vai trị quyết định. Mọi quyết định quan trọng của doanh nghiệp đều phải
được nhà quản trị thông qua và phê duyệt. Việc quyết định những vấn đề quan
trọng của doanh nghiệp sẽ tạo nên sự điều hành đồng nhất, liên tục đối với việc
sử dụng và phân bổ nguồn lực.
Việc giữ vai trò quyết định trong tất cả các vấn đề quan trọng sẽ đảm bảo
cho các quyết định đó khơng bị mâu thuẫn, trái ngược mà bổ sung, phối hợp cho
nhau, đảm bảo phát huy hiệu quả và tính đúng đắn của các quyết định.Nếu vai
trị này bị phân tán thì có thể dẫn đến những quyết định quản trị khơng ăn khớp

và sự không thống nhất trong chiến lược.
1.2. Kỹ năng nhà quản trị văn phòng
Thành thạo các nghiệp vụ văn phịng: Khơng cịn như thời xưa, các tài
liệu giấy tờ cứ xếp đống như núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép. Giờ
đây, sự hỗ trợ của các cơng nghệ hiện đại đã giúp ích cho nhà quản trị văn phòng
rất nhiều. Chỉ cần nhà quản trị văn phịng trang bị cho mình những kiến thức về

7


máy tính, sử dụng thành thạo các chương trình phần mềm; mạng; các thiết bị
văn phòng như điện thoại nội bộ, máy photo, fax,…
Mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hay mỗi hoạt động đều có những chun mơn,
nghiệp vụ mang tính chun mơn hóa, vì vậy, địi hỏi phải có kỹ năng chuyên
môn. Kỹ năng chuyên môn là khả năng thực hiện các công việc cụ thể, gắn với
yêu cầu về trình độ chun mơn của từng lĩnh vực. Kỹ năng chuyên môn được
áp dụng vào hoạch định trong quản trị văn phịng là q trình áp dụng các
chun mơn, nghiệp vụ của quản trị văn phòng vào xây dựng các kế hoạch,
chương trình cơng tác, đồng thời cịn là khả năng sử dụng các công cụ, kỹ thuật
trong hoạch định. Không phải tất cả các kiến thức, kỹ năng chuyên mơn, nghiệp
vụ của quản trị văn phịng đều được áp dụng mà chỉ những kỹ năng được sử
dụng thường xuyên và gắn với yêu cầu của công việc.
Kỹ năng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, bao gồm các kỹ năng như soạn
thảo, ban hành văn bản hành chính, quản lý văn bản, lưu trữ các kế hoạch,
chương trình cơng tác… Trong đó, cần phải nắm vững quy trình xây dựng và
ban hành kế hoạch, chương trình cơng tác, đồng thời nắm bắt các yêu cầu về thể
thức và nội dung trình bày kế hoạch, chương trình, các văn bản hành chính nói
chung theo pháp luật hiện hành và theo yêu cầu, hướng dẫn mang tính đặc thù,
cụ thể của từng cơ quan nói riêng.
Kỹ năng quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phịng khơng phải là

một giám đốc nhân sự nhưng họ là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân
viên trong cơng ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc
mắc, hóa giải những bức xúc trong lịng những nhân viên trong công việc.
Kỹ năng quản lý dự án: Đôi lúc, nhà quản trị văn phịng sẽ đóng vai trị
làm người giám sát, đánh giá cơng việc hồn thành cũng như năng lực của nhân
viên. Vì thế phải trang bị những kiến thức chun mơn vừa đủ, để có thể biết
được đội làm dự án đang làm gì, làm như thế nào, kết quả ra sao…
Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin: Người làm công tác xây dựng kế
hoạch mục tiêu, nhiệm vụ cần thu thập các thông tin dự báo về môi trường hoạt
8


động, thực trạng hoạt động của tổ chức, các chương trình, kế hoạch cơng tác của
cấp trên và cấp dưới… Họ phải có kỹ năng thu thập các thơng tin sơ cấp, có khả
năng phân tích, đánh giá, tổng hợp thơng tin thứ cấp.
Kỹ năng điều hành cuộc họp: Có thể giữ vai trị điều hành, hoặc chính nhà
quản trị văn phịng là người sắp xếp bố trí thời gian họp, thơng báo chính xác
đầy đủ thơng tin giờ họp cho tất cả mọi người. Và trong cuộc họp, nhà quản trị
văn phịng có thể đóng vai trị chủ tọa.
Kỹ năng tổ chức: Nếu cơng ty có quy mơ khơng lớn, nhà quản trị văn phịng
đơi khi cịn “kiêm” ln vai trị của cán bộ Cơng đồn, chun tổ chức các hoạt
động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tất
nhiên, họ chỉ làm việc này khi cơng ty khơng có cán bộ cơng đồn thơi.
Kỹ năng tham mưu tổng hợp: Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công
tác quản lý trong các doanh nghiệp. Đó là kỹ năng tham mưu, tư vấn cho lãnh
đạo, tổng hợp các văn bản, tài liệu phục vụ cho việc xây dựng, kế hoạch, chương
trình cơng tác cho lãnh đạo. Mỗi nhiệm vụ, nội dung chương trình cơng tác đều
phải đáp ứng những u cầu chun mơn nhất định, do đó địi hỏi người làm
cơng tác này phải có am hiểu chun sâu về chun mơn để tham mưu đúng và
kịp thời cho lãnh đạo.

Kỹ năng này đòi hỏi người quản lý phải bao quát được mọi đối tượng
trong tổ chức và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng. Muốn
vậy, người quản lý phải nắm bắt được nhiều lĩnh vực, có mặt kịp thời để giải
quyết chính xác mọi vấn đề. Tuy nhiên, điều này vượt quá khả năng của các nhà
quản lý.
Do đó, cơng tác tham mưu tổng hợp là một lực lượng khá quan trọng trợ
giúp các nhà quản lý. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm đưa ra những hoạt
động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất. Chủ thể của
công tác tham mưu này có thể là cá nhân hay tập thể, tồn tại độc lập với chủ thể
quản lý.

9


Thực tế, tại các doanh nghiệp thường đặt vị trí tham mưu tại các văn
phịng. Điều này khiến cho cơng tác này được hoạt động dễ dàng. Để có thể đưa
ra được ý kiến tham mưu tốt nhất, văn phòng phải nắm được những thơng tin
bên trong và bên ngồi, từ đó phân tích và quản lý thơng tin theo những quy
trình nhất định.
Ngồi bộ phận tham mưu tại văn phịng, cịn có các bộ phận nghiệp vụ
khác cũng có thể làm công tác này cho lãnh đạo ở các vấn đề mang tính chun
sâu như: cơng nghệ, tiếp thị, kế tốn, tài chính,…
Kỹ năng giúp việc điều hành: Một trong những chức năng quản trị hành
chính văn phịng đó là chức năng điều hành. Với chức năng này, văn phòng là
đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của các cấp quản lý thông qua
những công việc cụ thể như: Lập kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và
thực hiện công tác triển khai các kế hoạch đó. Ngồi ra, văn phịng cũng là nơi
thực hiện các hoạt động lễ tân, triển khai các chuyến đi công tác hay tổ chức các
cuộc họp, hội nghị cấp trên,… [3, tr.89].
Chương trình, kế hoạch cơng tác theo tính chất đặc thù của hoạt động

quản trị văn phịng chính là việc thường xuyên phải tổ chức các cuộc họp, hội
nghị, hội thảo để thu thập thông tin, tiếp nhận các ý kiến, phổ biến thơng tin…
do đó, đội ngũ nhân sự làm cơng tác này phải có kỹ năng tổ chức các cuộc họp,
như: xây dựng chương trình tổ chức họp, tổng hợp ý kiến, chuẩn bị các điều kiện
vật chất, công tác lễ tân…
Yêu cầu về kiến thức chuyên môn của đội ngũ nhân sự trong hoạt động
quản trị văn phịng chính là u cầu quan trọng giúp cho hoạt động quản trị văn
phòng ở các cơ quan được thực hiện một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng,
các kế hoạch, chương trình cơng tác xây dựng bảo đảm yêu cầu về nội dung và
hình thức.
Kỹ năng hậu cần: Đây cũng là một hoạt động không thể thiếu trong chức
năng của quản trị văn phịng. Trong q trình hoạt động, các điều kiện vật chất
như không gian làm việc, phương tiện, thiết bị, dụng cụ,… là các điều kiện
10


không thể thiếu ở các tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng sẽ là nơi cung cấp,
quản lý các điều kiện này để đảm bảo sử dụng một cách hiệu quả nhất.
Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất này sẽ phụ thuộc vào
quy mô và phương thức hoạt động của các công ty, doanh nghiệp.
Yêu cầu người thực hiện nhiệm vụ quản lý và sử dụng cơ sở vật chất tài
sản công trong cơ quan, đơn vị phải có khả năng quản lý và sử dụng các máy
móc, thiết bị. Ngồi ra, phải có kỹ năng sử dụng máy tính, đặc biệt là sử dụng
thành thạo các phần mềm, thiết bị tin học.
Kỹ năng nhân sự: Một cơ quan là tập hợp gồm nhiều cá nhân, bộ phận
khác nhau. Trong quá trình thực hiện các hoạt động của quản trị văn phòng cũng
liên quan đến nhiều cá nhân, bộ phận. Vì vậy, việc tổ chức, sắp xếp nhân sự để
tiến hành cơng việc địi hỏi phải có kỹ năng quản lý, sử dụng tốt nhân sự nhằm
huy động và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực. Kỹ năng này sẽ giúp khai thác
khả năng của toàn bộ các cá nhân, thúc đẩy và tạo điều kiện cho họ có những

sáng kiến cải tiến trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Bố trí nhân sự cũng là
một nội dung cần phải có trong các bản kế hoạch, chương trình cơng tác. Điều
này, địi hỏi người làm cơng tác lãnh đạo, quản lý của văn phịng phải có khả
năng phân tích “cơng việc” và phân tích “nhân sự”, để từ đó tham mưu phân
cơng người phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu của kế hoạch nhiệm vụ đặt ra.
Ngoài ra, giúp tạo động lực và thu hút đội ngũ nhân sự tham gia, tạo dựng niềm
tin và sự đồng thuận, cũng như có những giải thích, thuyết phục để giúp các cá
nhân, bộ phận có liên quan hiểu rõ, tin tưởng và tích cực tham gia thực hiện
nhiệm vụ, mục tiêu của cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả.
Trong q trình quản trị văn phịng, có sự tham gia của rất nhiều chủ thể,
điều này đòi hỏi người làm cơng tác này phải có kỹ năng phối hợp, giải quyết
những mâu thuẫn, xung đột xảy ra trong quá trình xây dựng kế hoạch, chương
trình cơng tác và khả năng hướng dẫn cho các cá nhân, bộ phận có liên quan biết
cách xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác của cá nhân phù hợp yêu cầu,
11


mong muốn của cơ quan, tổ chức. Như vậy, có thể thấy, kỹ năng quản lý và sử
dụng nhân sự sẽ giúp lựa chọn, thu hút, bố trí, sử dụng và phân tích nhân sự hiệu
quả trong q trình xây dựng các kế hoạch, chương trình cơng tác của cơ quan.
Kỹ năng tư duy: Đối với hoạt động quản trị văn phịng ở cơ quan thì kỹ
năng tư duy cực kỳ quan trọng. Thực chất quá trình quản trị văn phịng là q
trình tư duy, nhận thức vấn đề và ra quyết định để giải quyết vấn đề. Kỹ năng tư
duy giúp cho những người làm cơng tác văn phịng trong ở các cơ quan nhận
diện và giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động một cách
nhanh chóng và chính xác, giúp hạn chế những rủi ro và tăng tính khả thi của kế
hoạch, chương trình công tác.
Kỹ năng tư duy bao gồm: Kỹ năng phát hiện vấn đề và phân tích mơi
trường. Người làm cơng tác hoạch định phải có khả năng nhận diện các vấn đề
phát sinh trong hoạt động của cơ quan và phân tích đánh giá các vấn đề này. Bên

cạnh đó, trong q trình xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác, đội ngũ cơng
chức phải có khả năng phân tích môi trường, đánh giá được những thuận lợi,
thời cơ và khó khăn, thách thức của tổ chức. Để thực hiện được những vấn đề
này địi hỏi đội ngũ cơng chức phải sử dụng thành thạo kỹ thuật phân tích
SWOT. Mặt khác, họ cũng phải có khả năng dự đốn, dự báo xu hướng phát
triển của cơ quan và môi trường trong tương lai [4, tr.90].
Kỹ năng tổng hợp và đánh giá địi hỏi người làm cơng tác quản trị văn
phịng ở các cơ quan phải có phương pháp tổng hợp, khả năng tư duy hệ thống,
phân tích mối liên hệ giữa các vấn đề phát sinh trong hoạt động của cơ quan, để
từ đó có các biện pháp, xây dựng các phương án nhằm giúp lãnh đạo các cơ
quan có thể giải quyết được các vấn đề một cách khoa học.
Kỹ năng phân tích và lựa chọn phương án, trên cơ sở các nguyên nhân,
người làm công tác quản trị văn phòng phải xây dựng được nhiều phương án để
giải quyết vấn đề. Đồng thời, khi đưa ra phương án địi hỏi phải có khả năng
phân tích, đánh giá các phương án trên các khía cạnh như ưu điểm, nhược điểm,
12


điều kiện vận dụng, những thuận lợi và khó khăn khi triển khai thực hiện các
phương án trong kế hoạch, các biện pháp triển khai thực hiện các phương án. Trên
cơ sở đó, người hoạch định phải lựa chọn được phương án tối ưu để đưa vào kế
hoạch, chương trình công tác, tham mưu cho lãnh đạo, quản lý trong cơ quan.
Tóm lại, việc nắm vững và vận dụng tốt các kỹ năng trên là hết sức quan
trọng và cần thiết. Nếu thiếu một trong các kỹ năng này thì người làm cơng tác
quản trị văn phịng trong các cơ quan sẽ gặp rất nhiều khó khăn và nguy cơ dẫn
đến những sai sót trong q trình xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác.
II. VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG VIỆC
HOẠCH ĐỊNH CÁC MỐI QUAN HỆ CHO CƠ QUAN
2.1. Các mối quan hệ tại cơ quan
`

Nơi làm việc là một trong số ít mơi trường mà mọi người bị ‘ép’ vào các

mối quan hệ. Về bản chất, môi trường ở các cơ quan được tạo thành từ sự pha
trộn của nhiều nhóm người khác nhau, nhiều người trong số họ sẽ rất ít quan
tâm đến việc tự do gặp gỡ hoặc giao lưu bên ngoài nơi làm việc. Mặc dù tài sản
lớn nhất của một cơ quan là nhân viên, nhưng không phải lúc nào những nhân
viên đó cũng làm việc cùng nhau một cách hài hịa. Tuy nhiên, có những hành
động mà bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào cũng có thể thực hiện để khuyến khích
sự tương tác của nhân viên và phát triển văn hóa hịa nhập nơi làm việc. Thơng
qua việc thúc đẩy các tương tác xã hội tích cực, các mối quan hệ tại nơi làm việc
có thể là nguồn thúc đẩy sự phát triển, học hỏi và phát triển của cá nhân và tập
thể.
Có một sự thật mà ai cũng biết đấy chính là thành cơng khơng chỉ đến từ
kỹ năng, bằng cấp mà còn đến từ mạng lưới quan hệ của mỗi người. Kiến thức,
kinh nghiệm từ học tập, rèn luyện, trau dồi mà bồi đắp và phát triển lên. Xây
dựng mối quan hệ là việc xác định, bắt đầu, phát triển và duy trì các mối quan hệ
theo hướng có lợi cho đơi bên. Thành cơng trong công việc phụ thuộc rất nhiều
vào những mối quan hệ tốt. Các mối quan hệ tích cực ở nơi làm việc với đồng
nghiệp và cấp trên sẽ giúp mỗi người nâng cao hiệu suất làm việc và cảm thấy
13


hài lịng hơn trong cơng việc. Họ khơng chỉ hỗ trợ khi từng cá nhân gặp khó
khăn mà họ cịn hướng dẫn, tạo động lực thúc đẩy bạn làm việc.
Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài sẽ hỗ trợ từng cá nhân trên con đường
thăng tiến. Nó đem đến một môi trường làm việc hiệu quả, công việc diễn ra
thuận lợi hơn nhờ những kết nối người với người. Thúc đẩy tinh thần hợp tác
tích cực tạo ra nhiều lợi ích trước mắt và trong cả tương lai. Mạng lưới mối quan
hệ rộng và đa dạng mở ra nhiều cơ hội cũng như giải quyết khó khăn trong sự

nghiệp của bạn. Những người đi trước trong ngành hoặc đồng nghiệp sẽ sẵn
sàng hợp tác, hỗ trợ để giúp đỡ bạn vượt qua những khó khăn. Nhiều cơ hội mới
đang chờ bạn phía trước nếu bạn bắt đầu chủ động tìm kiếm và xây dựng mối
quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và đối tác. Bên cạnh đó, có những mối quan hệ
hiệu quả xung quanh chính là đang cải thiện một môi trường làm việc thoải mái,
nâng cao tỷ lệ bản thân sẽ gắn bó làm việc lâu dài với tổ chức hơn.
Nơi làm việc giữ một vai trò trung tâm trong cuộc sống của nhiều
người. Với hầu hết mọi người dành nhiều thời gian tại nơi làm việc hơn bất
kỳ hoạt động hàng ngày nào khác, việc các cá nhân trong bất kỳ tổ chức nào
cảm thấy được kết nối và hỗ trợ bởi đồng nghiệp, cấp dưới và lãnh đạo là vô
cùng quan trọng.
Các mối nguy tâm lý xã hội liên quan đến văn hóa trong một tổ chức,
chẳng hạn như quan hệ kém giữa các cá nhân hay thiếu các chính sách và thực
hành liên quan đến sự tôn trọng đối với người lao động, là những yếu tố góp
phần đáng kể đến căng thẳng tại nơi làm việc. Trong khi việc tiếp xúc lâu dài
với những mối nguy tâm lý xã hội này có liên quan đến việc gia tăng các vấn đề
sức khỏe tâm thần và sinh lý, điều này có thể được giải quyết bằng cách xây
dựng các mối quan hệ xã hội tích cực giữa các nhân viên. Tổ chức và nhân viên
của họ có phát triển hay khơng phần lớn phụ thuộc vào chất lượng của các mối
quan hệ xã hội.
Các nhà tâm lý học từ lâu đã xác định những mong muốn kết nối với
người khác là nhu cầu cơ bản của con người và mối quan hệ giữa các cá nhân có
14


tác động đáng kể đến sức khỏe tâm thần, hành vi, sức khỏe thể chất và nguy cơ
tử vong. Hệ thống sinh lý của chúng ta có phản ứng mạnh mẽ với các tương tác
xã hội tích cực. Ngược lại, khi các mối quan hệ ở nơi làm việc được đặc trưng
bởi sự hợp tác, tin cậy và công bằng, trung tâm khen thưởng của não bộ sẽ được
kích hoạt, khuyến khích các tương tác trong tương lai nhằm thúc đẩy sự tin

tưởng, tôn trọng và tự tin của nhân viên, với việc nhân viên tin tưởng lẫn nhau
và truyền cảm hứng cho nhau thông qua công việc của họ.
Một số rào cản nào khiến nhà quản trị văn phòng gặp khó khăn khi hoạch
định mối quan hệ cho cơ quan:
Kỹ năng giao tiếp kém: Kỹ năng giao tiếp tựa như hương thơm đặc trưng
giúp chúng ta nổi bật giữa đám đông. Cách bắt tay, cách dùng muỗng nĩa trong
các bữa tiệc cũng thể hiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Từ những chi tiết nhỏ như
cách ăn mặc phù hợp với hồn cảnh, cách sử dụng ngơn ngữ trong lời nói đều có
vai trị khơng nhỏ đến ấn tượng mà bạn mang lại cho người khác về con người
thật của bản thân. Nhờ đó, họ sẽ quyết định xem có muốn cùng bạn tiếp tục xây
dựng một mối quan hệ tích cực hay khơng.
Cái tơi q lớn:Một cái tơi q lớn vơ tình thể hiện trong lời nói và hành
động của bạn sẽ khiến đối phương nảy sinh ác cảm. Không ai muốn tiếp tục xây
dựng mối quan hệ với một người luôn bạo thủ, cho rằng ý kiến của mình là đúng
cả. Hãy điều chỉnh lại cái tơi của mình, sự cố chấp và bảo thủ của bạn sẽ là rào
cản rất lớn trong việc bắt đầu những mối quan hệ khi bạn đang tự dựng lên một
bức tường ngăn cách bạn và người khác. Đối phương sẽ cảm thấy mình khơng
được tơn trọng trong mối quan hệ này.
Khơng đủ chân thành: Bạn khơng thể duy trì sự liên kết với người khác
qua việc làm quen với họ một cách hời hợt và chỉ nhớ đến họ khi cần giúp đỡ.
Khi bạn đem sự chân thành của mình đặt vào mối quan hệ này thì đối phương
cũng sẽ đem sự chân thành của họ dành lại cho bạn. Điều này đặt nền móng cho
sự kết nối, hợp tác và phát triển lâu dài của cả hai. Hãy để họ cảm nhận được
rằng bạn trân trọng và thật sự muốn duy trì sự kết nối với họ.
15


Thất hứa: “Một lần bất tín, vạn lần bất tin”. Cố gắng đừng thất hứa với
đối phương dù chỉ một lần vì nó có thể đạp đổ mối quan hệ mà bạn cố gắng xây
dựng trong thời gian dài. Đôi khi những hành động nhỏ như thường xuyên đi trễ,

hay nộp báo cáo trễ mà khơng có lý do chính đáng sẽ gây cho đồng nghiệp cảm
giác khó chịu, tức giận với bạn. Bạn đang tự trừ điểm bản thân trong mắt người
khác khiến họ trở nên e ngại để có thể đặt lịng tin vào bạn một lần nữa.
Thiếu sự tin tưởng: Ở hướng ngược lại, việc thiếu sự tin tưởng cũng là
nguyên nhân đổ vỡ của nhiều mối quan hệ. Hợp tác với người khác mà khi nào
cũng lo lắng khơng biết họ có lợi dụng mình khơng, có lừa dối mình khơng thì
mối quan hệ này sẽ dần trở nên gượng ép. Bạn không thể bắt đối phương tin
tưởng trong khi bạn lại không đặt niềm tin nơi họ. Một mối quan hệ tích cực
được xây dựng trên cơ sở niềm tin từ đơi bên. Chính vì thế, đừng đẩy quan hệ
của cả hai vào ngõ cụt chỉ vì sự nghi ngờ thái quá của mình.
2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong việc hoạch định các mối
quan hệ cho cơ quan
Nhà quản trị văn phịng có vai trị quan trọng đối với một tổ chức nhất
định, đặc biệt trong hoạch định các mối quan hệ ở cơ quan, điều đó được thể
hiện trên một số vai trò chủ yếu sau:
Một là, hoạch định, thúc đẩy sự tương tác của nhân viên tại nơi làm việc.
Với lợi ích tổ chức và cá nhân của các mối quan hệ tích cực tại nơi làm việc,
việc tạo cơ hội và thúc đẩy các tương tác xã hội tích cực phải là mục tiêu tối
quan trọng đối với các nhà quản trị văn phòng.
Theo Báo cáo về Sự Hài lịng của Nhân viên trong Cơng việc năm
2021của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực, mối quan hệ với đồng nghiệp là yếu
tố đóng góp số một vào sự gắn kết của nhân viên, với 79% người tham gia cho
rằng mối quan hệ tại nơi làm việc là ưu tiên của họ.
Do đó, điều quan trọng là các nhà quản trị văn phòng phải xác định các
cách để thúc đẩy các mối quan hệ tích cực tại nơi làm việc. Khi làm như vậy, các
tổ chức có thể áp dụng hướng đi tập trung vào mối quan hệ hơn, trong đó việc
16


thúc đẩy các tương tác tích cực của nhân viên trở thành một mục tiêu chính.

Theo Geue (2017), “nâng cao tương tác” là một yêu cầu quan trọng trong việc
tạo ra một mơi trường làm việc tích cực [5, tr.45].
Nhìn chung, việc tối đa hóa mức độ gắn kết có thể được tóm tắt thành hai
khái niệm chính: loại bỏ các rào cản hạn chế tương tác xã hội tại nơi làm việc và
tạo cơ hội để nhân viên gắn kết với nhau. Những kết quả này có thể đạt được
theo một số cách, và mặc dù không phải tất cả các cách tiếp cận đều phù hợp với
tất cả các loại hình tổ chức, nhưng các khái niệm này vẫn đúng.
Hai là, hoạch định, thúc đẩy tương tác mặt đối mặt. Với sự ra đời của
công nghệ kỹ thuật số, giờ đây chúng ta chỉ cần một vài cú nhấp chuột là có thể
liên hệ với hầu hết mọi người ở bất kỳ đâu trên thế giới. Mặc dù internet đã tạo
điều kiện cho giao tiếp trên quy mô rộng, nhưng tương tác mặt đối mặt truyền
thống vẫn có rất nhiều lợi ích. Một email có thể dễ dàng hơn, nhưng chúng ta sẽ
đánh mất sắc thái cảm xúc và cử chỉ biểu đạt.
Đối với nơi làm việc truyền thống, hãy xem xét cách bố trí mơi trường
làm việc chung. Cách bố trí của văn phịng có thuận lợi cho sự tương tác của
nhân viên không. Hãy cân nhắc xây dựng mơi trường văn phịng theo khn
mẫu ‘bull-pen’, việc xóa bỏ rào cản giữa các nhân viên theo đúng nghĩa đen có
thể mở ra cánh cửa cho các cơ hội giao tiếp xã hội.
Còn những nhân viên làm việc từ xa thì sao. Xu hướng gia tăng làm việc
từ xa dự kiến sẽ tiếp tục trong những năm tới, với nhiều nhân viên làm việc tại
nhà (hoặc từ xa) hơn, đặt ra những thách thức mới cho tổ chức lấy mối quan hệ
làm trung tâm.
Trong khi các tổ chức mong muốn thu được lợi ích từ việc tiếp cận với
nguồn nhân tài rộng lớn hơn và giảm chi phí làm việc tại văn phịng, thì những
người làm việc từ xa lại đặt ra một thách thức đối với nơi làm việc lấy mối quan
hệ làm trung tâm.
Trong trường hợp tương tác trực tiếp không khả thi, tương tác mặt đối mặt
vẫn có thể được hỗ trợ bằng cách sử dụng công nghệ xã hội. Sử dụng phần mềm
17

hội nghị trực tuyến thường xuyên có thể giúp thúc đẩy các mối quan hệ xã hội
tích cực cho những người làm việc từ xa.
Ba là, hoạch định, lập kế hoạch cho các sự kiện hợp tác. Dành thời gian
để thúc đẩy các tương tác xã hội tích cực tại nơi làm việc có thể là một lộ trình
hiệu quả để đảm bảo cách tiếp cận lấy mối quan hệ làm trung tâm không bị sa
sút giữa áp lực thành tích của tổ chức.
Dành thời gian để nhân viên tương tác; tập trung vào những sở thích và
trải nghiệm ngồi công việc để hướng sự chú ý đến những lợi ích chung và cho
phép nhân viên khám phá ra những điểm chung và mối liên hệ với nhau.
Cả nhân viên và người sử dụng lao động đều mong muốn mối quan hệ có
ý nghĩa với những người khác tại nơi làm việc, tuy nhiên những nhu cầu này có
thể bị cản trở bởi các hoạt động phản tác dụng và hoạt động có tính phá hoại
(Bolden & Gosling, 2006). Các nhà lãnh đạo tổ chức nên cố gắng giảm thiểu các
tương tác tiêu cực giữa các nhân viên bằng cách chủ động làm trung gian hòa
giải, giải quyết các xung đột và xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở giúp ni
dưỡng lịng tin và xây dựng mối quan hệ.
Tạo ra một môi trường nuôi dưỡng các tương tác xã hội tích cực giữa các
nhân viên là bước đầu quan trọng, nhưng để thúc đẩy các mối quan hệ, một
trưởng nhóm, người giám sát hoặc người quản lý giỏi nên thực hành những gì
họ chỉ dẫn.
Bằng cách thiết lập các mẫu hành vi nhất quán thể hiện nền văn hóa mong
muốn, bạn có thể thúc đẩy một mơi trường cảm xúc hịa nhập và tích cực.
Bốn là, hoạch định, xây dựng mối quan hệ thân thiết và tôn trọng với
đồng nghiệp. Đồng nghiệp là những người tiếp xúc trực tiếp với bạn mỗi ngày,
không chỉ hỗ trợ bạn trong công việc chung mà còn là những người sinh hoạt
chung với bạn trong cùng một mơi trường. Vì vậy, đưng chỉ xem họ là những
người đồng nghiệp và chỉ giao tiếp với họ khi cần làm việc mà hãy coi họ như
những người bạn thân thiết cùng đồng hành trong việc giải quyết công việc và
cùng quyết tâm đạt mục tiêu thành công. Để xây dựng một mối quan hệ gắn kết

18


với đồng nghiệp, bên cạnh việc thường xuyên chào hỏi, quan tâm lẫn nhau thì
bạn cũng nên chủ động có những hành động cụ thể hỗ trợ đồng nghiệp trong
công việc và cả trong cuộc sống.
Một mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều để hồn
thành tốt cơng việc bởi có sự phối hợp ăn ý và thái độ tích cực giữa mọi người
với nhau. Đừng ngần ngại dành cho nhau những lời khen chân thành, sẵn sàng
giúp đỡ đồng nghiệp bất cứ lúc nào, chia sẻ và hỗ trợ với nhau trong công việc
để mọi người có thể thấy được sự nhiệt tình và có thiện cảm tốt với bạn. Khi có
bất đồng quan điểm xuất hiện và gây nên những mâu thuẫn nội bộ, hai bên cùng
bình tĩnh xem xét lại vấn đề và cố gắng tôn trọng, lắng nghe đối phương mà tìm
ra hướng giải quyết ổn thỏa nhất. Mọi nỗ lực và cố gắng của bạn sẽ được đồng
nghiệp ghi nhận nếu như bạn có thái độ ứng xử tốt và một tinh thần hợp tác cao.
Nếu bạn đứng ở vị trí của một nhà quản trị văn phịng thì cần phải cực kỳ
quan tâm đến việc làm thế nào xây dựng được một mối quan hệ tốt với cấp dưới
của mình. Đừng cố gắng thể hiện uy quyền mà áp đặt cấp dưới làm theo ý mình,
điều này sẽ chỉ khiến cho bạn và cấp dưới trở nên xa cách và họ sẽ khơng có sự
nể phục bạn cùng thái độ làm việc thiếu nghiêm túc làm ảnh hưởng đến kết quả
của công việc chung. Hãy coi cấp dưới là đồng nghiệp, là cộng sự đắc lực trong
công việc thì bạn mới có thể trở thành một nhà lãnh đạo thành công.
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cấp dưới cịn thể hiện ở việc bạn có
quan tâm nhân viên của mình hay khơng. Những khen ngợi kịp thời cho những
nhân viên đạt kết quả tốt hay sự động viên cho ý tưởng sáng tạo, những đóng
góp cho cơng việc được giao sẽ giúp cho nhân viên có động lực và nguồn năng
lượng để tiếp tục nỗ lực và phấn đấu trong cơng việc. Bên cạnh đó, nhà lãnh đạo
cũng cần thể hiện sự cứng rắn và chỉn chu cho công việc, giao việc một cách
hợp lý và có chế tài thưởng phạt rõ rang để nhân viên nể phục và nghe theo.
Năm là, hoạch định mối quan hệ với khách hàng. Bạn có thể cho rằng

“Đó là điều hiển nhiên. Kinh doanh thì phải xây dựng mối quan hệ với người
tiêu dùng”. Nhưng đó khơng phải điều dễ dàng. Trong số những mối quan hệ
19


hiện có, khách hàng là đối tượng quan trọng nhất và cũng là mối quan hệ khó
duy trì nhất.
Vậy, làm sao có thể làm được? Cần có hai yếu tố quan trọng: Lắng nghe
và thấu hiểu khách hàng của bạn. Hãy trao cho khách hàng điều họ muốn.
Trước khi bắt đầu bất cứ chương trình hay chiến dịch marketing nào cũng
cần nghiên cứu những khách hàng của mình. Tơi đang muốn marketing đến ai?
Những người ấy đang muốn gì? Những câu hỏi đơn giản này giúp hiểu hơn về
nhu cầu của những khách hàng, và cách mà doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu
cầu đó.
Một điều quan trọng khác là cần đảm bảo rằng khách hàng của bạn cảm
thấy đặc biệt và được trân trọng khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bạn. Bạn có
thể làm điều này bằng cách cá nhân hố email, gửi món q đặc biệt đến những
khách hàng quan trọng, và chủ động gặp riêng những khách hàng đang khơng
hài lịng với cơng ty. Bạn sẽ muốn khách hàng hiểu hơn về cơng ty, vì khi biết
thêm về bạn, họ sẽ tin tưởng bạn nhiều hơn.
Sáu là, hoạch định mối quan hệ với những người có ảnh hưởng. Mọi
ngành cơng nghiệp đều có những tác nhân thúc đẩy riêng. Họ là những người có
thể tạo ra xu hướng, nhu cầu mới trong một mảng nhất định. Và kết nối thương
hiệu của bạn với những người có sức ảnh hưởng này sẽ mang đến kết quả kinh
doanh khả quan.
Xây dựng mối quan hệ trực tiếp với khách hàng là điều quan trọng, nhưng
đó khơng phải là cách duy nhất. Đôi khi, thông qua một vài người trung gian có
thể giúp mang đến cho bạn nhiều đối tác có giá trị, nhưng bạn cần có mối quan
hệ sâu sắc với những người đó trước.
Những mối quan hệ với người có sức ảnh hưởng cần mang đến lợi ích cho

đôi bên. Ví dụ, khi làm bạn với những chuyên gia, người ảnh hưởng trong lĩnh
vực kinh doanh, hãy thường xuyên nhắn tin trao đổi kinh nghiệm. Và vì trao đổi
với nhau liên tục nên những ý định hợp tác diễn ra vô cùng tự nhiên. Họ cũng sẽ

20