“Am hiểu” hơn về teamwork doc

“Am hiểu” hơn về teamwork
Nhóm bạn được hình thành như thế nào?
Chúng ta cứ đi dần dần từ lúc hình thành nhóm. Cách tốt nhất là các thành
viên có quan hệ tốt với nhau (hay chơi với nhau chẳng hạn), hoặc đã từng
làm việc ăn ý ở một nhóm trước đó, cùng liên lạc với nhau để tạo nên
nhóm của mình. Vì vậy các thành viên nên chủ động, tránh việc há miệng
chờ sung, chờ người ta đến “mời” mình. Hậu quả có thể dẫn đến việc sẽ
phải cùng nhóm với những người mà mình không thể làm việc chung
được. Tôi đã chứng kiến có trường hợp một số người không chọn nhóm,
đến cuối cùng được ghép chung vào một nhóm bất kỳ, mọi người ít tiếp
xúc nhau, hoặc người mới, kết quả là dự án không thể hoàn thành và nếu
có thể hoàn thành thì hiệu quả cũng không cao, kết quả công việc không
tốt.
Trong nhóm bạn ai là Leader?
Leader là người đóng vai trò rất quan trọng trong một nhóm, vai trò thế
nào thì chắc hẳn ai cũng biết. Mọi người thường có tư tưởng đại loại như
ai làm mà chẳng được, hay thích trêu ai đấy rồi bắt người ta làm leader,
hay chọn người học khá nhất làm leader rồi bắt người ta… làm hết. Những
trường hợp này nhóm sẽ không thể có người lãnh đạo tốt được. Cách tốt
nhất là nhóm nên cân nhắc kỹ càng và bầu ra một leader có tinh thần trách
nhiệm cao và có khả năng gắn kết mọi thành viên khác. Leader như người
thuyền trưởng, hãy đặt con thuyền của mình vào tay đúng người.
Một điều khá vô lý nữa là leader trong nhóm thường không có tiếng nói.
Khi các thành viên bầu chọn ra một leader đồng nghĩa với việc phải chấp
nhận đó là người có tiếng nói cao nhất. Các quyết định nhóm được đưa ra
một cách dân chủ, nhưng quyền quyết định cuối cùng vẫn phải thuộc về
leader. Hay mọi người nếu muốn dân chủ hơn, có thể thực hiện biểu quyết
theo cách leader tương đương hai phiếu, các thành viên khác một phiếu
chẳng hạn.
Nhóm bạn có thiết lập những quy tắc riêng?
Đã làm việc với nhau thì nên đặt ra những quy tắc để mọi người phải tuân

theo và làm cơ sở đánh giá. Quy tắc có thể là khen thưởng, xử phạt khi
quá deadline, hay quy tắc bảo mật, đúng giờ… Theo tôi thì nên đánh
vào… túi tiền, một lần chậm deadline phạt 100K thì chắc không ai dám
chậm đến lần thứ hai.
Cũng có trường hợp một thành viên nào đó trong nhóm được giao việc
nhưng không làm, mọi người cũng không có cách nào để phạt anh ta, vậy
nhóm nên xử lý như thế nào? Nhiều người có thể thấy thương hại mà tặc
lưỡi cho qua, rồi chia nhau làm phần việc người đấy. Nhưng nếu nhóm có
quy tắc cho tình huống này từ trước, thì hoàn toàn có thể thoải mái loại
người đó ra khỏi nhóm.
Nhóm bạn có bao giờ họp offline?
Internet giờ đây đã len lỏi đến tận bàn làm việc thậm chí tân giường ngủ
của mỗi nhân viên văn phòng, chúng ta có điều kiện hơn trước là có thể
làm việc nhóm online. Tuy nhiên, khi làm việc online thì các thành viên rất
dễ bị sao nhãng, nhất là chúng ta đang ở trong độ tuổi “hiếu động”, mà
trên Internet thì toàn những cám dỗ khó từ chối. Thêm nữa làm việc online
rất khó để tranh luận, ý kiến cá nhân dễ bị phớt lờ hay hiểu sai, mọi người
không bày tỏ được thái độ của mình… Vì vậy nhóm nên có các buổi offline
theo định kỳ, những lúc nước rút có thể đến offline luôn ở nhà của các
thành cho tiện và tiết kiệm chi phí. Đó cũng là một cách xây dựng tính
đồng đội trong nhóm.
Ngoài ra, khi làm việc online thì mọi người thường chỉ tập trung vào phần
việc của mình mà dễ phớt lờ đi tiến độ chung của toàn project. Một người
có thể sẽ chẳng biết ai đang làm gì và làm được đến đâu. Họp offline là
môi trường tốt để mọi người cùng cập nhật quá trình cho các thành viên
khác, mọi người sẽ biết nhiều hơn và cùng nhau giải quyết vướng mắc.
Các quyết định cũng nên được đưa ra thông qua việc họp offline, nơi mọi
người có thể đưa ra ý kiến và tranh luận trực tiếp.
Nhóm bạn chia việc như thế nào?
Trong mỗi nhóm luôn có nhóm trưởng. Việc của nhóm trưởng là phân

công từng nhiệm vụ cho các thành viên, càng chia nhỏ công việc thì càng
đảm bảo chất lượng công việc. Chẳng hạn như A sẽ tìm tài liệu, B lọc ra ý
chính, C “cắt gọt” và trình bày lại, D làm trên nên Power Point và cả 4
thành viên này đều phải nắm rõ nội dung bài muốn thuyết trình. Trong
trường hợp nhóm quá đông (ví dụ, có 15 thành viên), hãy tiếp tục chia nhỏ
thành từng cụm để dễ hoạt động. Mọi thành viên đều phải đóng góp công
sức vào bài.
Nếu bạn là nhóm trưởng, đừng ngại phân công nhiệm vụ. Chỉ khi thành
viên bảo rằng không làm được việc đó, bạn có quyền phân công người
khác. Công việc được càng chia nhỏ thì các thành viên càng thấy dễ làm
hơn. Và khi dễ làm, họ sẽ hứng thú và hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng.
Có thể một project sẽ được thực hiện nhanh hơn và tốt hơn nếu giao cho
một người làm. Nhưng điều đó chỉ xảy ra khi công việc được phân chia
không tốt, như một câu nói vui ví von về cách làm việc nhóm của người
Nhật và người Việt Nam: 3 người Nhật làm việc nhóm thì công việc được
thực hiện nhanh gấp 3 lần, còn 3 người Việt Nam cùng làm thì công việc
lại chậm đi 3 lần. Công việc của nhóm được giao cho chỉ một người làm
thì chúng ta đang làm hại chính mình. Người được giao sẽ căng thẳng và
mất nhiều thời gian trong khi những người khác không học thêm được
kiến thức mới.