Bài giảng Nghiệp vụ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

NƠNG ĐỨC NAM

NHĨM 7
ĐỖ THỊ NGA

TẠ QuỲNH LÂM

VŨ NGỌC ĐẠT

NGUYỄN THÚY LÂM HOÀNG VĂN HiỆU
LÊ THỊ NGA

NGUYỄN T Q. NGA


7/ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LiỆU

LOGO

❖ KHÁI NiỆM:
Tổ chức sử dụng tài liệu trong các phòng, kho lưu
trữ la tồn bộ cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp
cho các cơ quan nhà nước và xã hội những thông
tin cần thiết phục vụ cho mục đích CT-KT-KH,
tuyên truyền GD, VH, QS, Ngoại Giao và các
quyền lợi khác chính đáng của công dân


Mục đích tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

LOGO

❖ Mục đích CT
- Các tài liệu lưu trữ
được đưa ra phục vụ,
nghiên cứu, thực hiện
các nhiệm vụ chính trị,
các đường lối, chính
sách của Đảng và Nhà
nước, phục vụ đấu
tranh chính trị, ngoại
giao, bảo vệ chủ quyền
đất nước


Đối với HỌC ViỆN

LOGO

❖ MỤC ĐÍCH CHÍNH TRỊ thực hiện thơng qua các hình
thức như:
- Tổ chức các đợt học đầu khóa về tuần học chính trị, nội quy
trường học
- Phổ biển mục đích CT của đất nước thơng qua các giáo
trình như: Triết học MAC- LÊ NIN, Đường lối ĐCSVN,
Chính trị học, Tư tưởng HCM.........
- Tổ chức học và thi cấp bằng Giáo dục Quốc Phịng cho sinh
viên
- Ngồi ra cịn tổ chức tìm hiểu nghiên cứu Mục đích chính

trị của đất nước thơng qua sách, báo tại thư viện ......


Mục đích tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Mục đích
KINH TẾ

LOGO

- Dùng tài liệu
lưu trữ trong
việc nghiên
cứu, giải
quyết các vấn
đề trong dự
báo, kế hoạch
hóa phát triển
kinh tế của
đất nước, cải
tiến tổ chức
quản lý kinh
tế


Đối với HỌC ViỆN

LOGO

❖ MỤC ĐÍCH KINH TẾ thực hiện thơng qua hình
thức như:

- Dựa vào các hồ sơ lưu trữ của sinh viên để thực
hiện việc xét trợ cấp, xét học bổng, va thu tiền học
phí
- Xét kinh phí cho các các hoạt động nghiên cứu
khoa học, các hoạt động xã hội văn- thể- mỹ trong
HỌC ViỆN


Mục đích tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

LOGO

❖ Mục đích KHOA HỌC
- Tài liệu lưu trữ được sử
dụng vào việc nghiên
cứu, giải quyết các vấn
đề khoa học cấp thiết,
phục vụ cho các mục
tiêu kinh tế- xã hội của
đất nước


Đối với HỌC ViỆN

LOGO

❖ MỤC ĐÍCH KHOA HỌC được thực hiện qua các
hình thức như:
- Tổ chức nghiên cứu khoa học cho giảng viên và
sinh viên

- Cung cấp các đề tài nghiên cứu khoa học để làm
tài liêu viết các đề tài khoa học, công nghệ
khác...................................................


Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ

LOGO

TRIỂN LÃM TÀI LiỆU LƯU TRỮ

B

TỔ CHỨC SỬ
DỤNG TÀI LiỆU
TẠI PHỊNG ĐỌC

C

A

CƠNG BỐ TÀI
LiỆU LƯU TRỮ

HÌNH THỨC

E

D

CẤP PHÁT CÁC
CHỨNG NHẬN
LƯU TRỮ, CÁC
BẢN SAO LỤC VÀ
TRÍCH LỤC TÀI
LiỆU LƯU TRỮ

ViẾT BÀI ĐĂNG BÁO,
PHÁT THANH TRUYỀN
HÌNH


LOGO

Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
A/ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LiỆU TẠI PHÒNG ĐỌC
- Xây dựng các cơng
cụ tra cứu khoa học
tại các phịng, kho
lưu trữ
- Hướng dẫn sử dụng
cơng cụ tra tìm tài
liệu


Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ

LOGO

- Những tài liệu quý

hiếm cần chụp
microphim, khi cần có
thể cấp bản sao tài liệu
cho người có nhu cầu
- Phối hợp hoạt động
giữa cán bộ phụ trách
phịng đọc trong việc
phân tích, thống kê tài
liệu nghiên cứu


Đối với HỌC ViỆN

LOGO

❖ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LiỆU TẠI PHỊNG
ĐỌC thơng qua:
- Tổ chức sử dụng tài liệu đọc và tham khảo tại thư
viện
- Xây dựng các dụng cụ tra cứu danh mục sách qua
bảng và đầu mục sách theo bảng chữ cái hoặc tác
giả...
- Phối hợp với nhân viên phân tích thống kê tài liệu
nghiên cứu, theo doi số lượng sách mượn, trả của
thư viện


LOGO

Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ

B/ TRIỂN LÃM TÀI LiỆU
LƯU TRỮ

- Là hình thức sử dụng tài liệu
lưu trữ phục vụ cho công tác
giáo dục- tuyên truyền
- Đề tài triển lãm rất đa dạng và
phong phú bao gồm:tài liệu về
vấn đề cấp thiết trong đời sống
CT-XH của đất nước, nhân dịp
ngày sinh của các nhà hoạt động
XH, KH.., tài liệu về lịch sử
- Các hình thức triển lãm có thể
sử dụng thường xun, khơng
thường xun, cố định hoặc lưu
động
- Khi triển lãm phải lên nghiên
cứu lập kế hoạch và chuẩn bị
mọi mặt để đạt hiệu quả cao


Đối với HỌC ViỆN

LOGO

❖ TRIỂN LÃM TÀI LiỆU thông qua hinh thức:
- Mở các tủ sách các tài liệu như: sách, báo, tạp chí
cho sinh viên và giảng viên cập nhật các tin tức số
liệu
- Trưng bày các tài liệu như: luận văn, luận án, báo

cáo tốt nghiệp hay các đề tài nghiên cứu khoa
học......... Để sinh viên và giảng viên tham khảo


Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ

LOGO

C/ CẤP PHÁT CÁC CHỨNG NHẬN LƯU TRỮ, CÁC BẢN
SAO LỤC VÀ TRÍCH LỤC TÀI LiỆU LƯU TRỮ
- Giấy chứng nhận lưu trữ là
một loại văn bản có giá trị
pháp lý
- Bản sao lục lưu trữ là bản
sao toàn văn của tài liệu lưu
trữ, có chứng thực của cơ
quan lưu trữ
- Bản trích lục là bản sao một
phần tài liệu lưu trữ liên
quan đến một vấn đề, một
sự việc hoặc cá nhân, có
chứng thực của CQ lưu trữ


Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ

LOGO

D/ ViẾT BÀI ĐĂNG BÁO, PHÁT THANH TRUYỀN HÌNH

Đây là hình thức
sinh động, hấp dẫn
có tính thuyết phục
trong cơng tác
truyền giáo, vận
động


đối với HỌC VIỆN

LOGO

❖ VIẾT BÀI ĐĂNG BÁO, PHÁT THANH thực hiện
thơng qua:
- viết tạp chí KHOA HỌC QUẢN LÝ


Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ

LOGO

E/ CƠNG BỐ TÀI LiỆU LƯU TRỮ
- Nội dung công bố tài liệu:
chọn đề tài, xác định thể loại,
hình thức cơng bố, sưu tầm,
phát hiện, lựa chọn đề tài
- Yêu cầu công bố đảm bảo
tính khoa học, mới, cụ thể,
thiết thực
- Cần xác định các thể loại

cơng bố cho phù hợp
- Có thể áp dụng thể loại KH
hoặc từng lĩnh vực hoạt động


HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG