Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán: Phần 1 - Trường ĐH Kinh tế

LỜI GIỚI THIỆU
Trong thời đại ngày nay, thông tin là một nhân tố thiết yếu trong hoạt động
quản lí, là công cụ không thể thiếu để lãnh đạo, điều hành và kiểm soát mọi hoạt
động của các nhà quản trị doanh nghiệp. Hệ thống thơng tin kế tốn là một bộ
phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lí, cùng với các hệ thống
thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh đảm bảo sự vận
hành của doanh nghiệp và phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Với mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo, đáp ứng tốt nhất yêu cầu giảng
dạy, nghiên cứu khoa học và tăng cường ứng dụng công nghệ thơng tin trong hạch
tốn kế tốn tại các doanh nghiệp, Hội đồng Khoa học - Đào tạo Trường Đại học
Kinh tế - Đại học Đà Nẵng đã chỉ đạo và giao nhiệm vụ cho Khoa Kế toán và các
tác giả biên soạn Giáo trình Hệ thống thơng tin kế toán. Đây là tài liệu giảng
dạy Học phần "Hệ thống thơng tin kế tốn" cho sinh viên chun ngành Kế toán
của Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng. Cuốn sách còn bổ ích cho sinh
viên thuộc các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Tin học quản lí cũng như
những người có nhu cầu tìm hiểu, lựa chọn và sử dụng phần mềm kế tốn.
Trong cuốn giáo trình, các tác giả tiếp cận vấn đề từ khái quát đến cụ thể
nhằm trang bị cho sinh viên những hiểu biết toàn diện về hệ thống thơng tin kế
tốn trong điều kiện tin học hóa cũng như những kĩ năng cần thiết để khai thác, sử
dụng các phần mềm kế tốn. Giáo trình bao gồm những kiến thức nền tảng nhất
về mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế tốn với các hệ thống thơng tin chức
năng khác trong doanh nghiệp; phương pháp xây dựng bộ mã các đối tượng kế
tốn; kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn; tổ chức dữ liệu cũng như quy trình
luân chuyển, xử lí dữ liệu và cung cấp thơng tin kế tốn trong điều kiện ứng dụng
tin học. Nội dung xuyên suốt trong toàn bộ Giáo trình là hướng đến việc tổ chức
kế tốn theo các chu trình nhằm phục vụ các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn
trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thơng tin kế tốn cần thiết cho ai, cho bộ phận
chức năng nào để tổ chức ghi nhận, theo dõi, xử lí, báo cáo hoặc phân quyền truy
cập, khai thác thơng tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất trên nền tảng
ứng dụng cơng nghệ thơng tin. Kết cấu giáo trình bao gồm 8 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về hệ thống thơng tin kế tốn

Chương 2: Tổ chức dữ liệu của hệ thống thơng tin kế tốn
1


Chương 3: Xây dựng bộ mã các đối tượng kế tốn
Chương 4: Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn
Chương 5: Tổ chức thơng tin trong chu trình doanh thu
Chương 6: Tổ chức thơng tin trong chu trình cung ứng
Chương 7: Tổ chức thơng tin trong chu trình chuyển đổi
Chương 8: Tổ chức thơng tin trong chu trình tài chính
Giáo trình do PGS.TS. Nguyễn Mạnh Toàn chủ biên và biên soạn các
chương 1, 2, 3, 5 và 8; TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh biên soạn các chương 4, 6 và 7
trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu trong và ngoài nước. Các nội dung được trình
bày trong giáo trình lôgic, đảm bảo tính khoa học.
Mặc dù các tác giả đã đầu tư nhiều thời gian và công sức, tuy nhiên do một
số nội dung được trình bày cịn khá mới mẻ tại Việt Nam và được biên soạn lần
đầu tiên nên giáo trình có thể cịn nhiều khiếm khuyết, chúng tơi mong nhận được
ý kiến đóng góp, bổ sung để lần tái bản sau được hoàn chỉnh hơn.
Xin trân trọng giới thiệu cùng bạn đọc.
GS.TS. TRƯƠNG BÁ THANH
HIỆU TRƯỞNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐHĐN

2


Chương 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
Mỗi doanh nghiệp được xem là một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống con
như cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, marketing, nghiên cứu phát triển, tài chính, kế

toán… Mỗi hệ thống con này đều có mục tiêu riêng, có đầu vào, có hoạt động xử
lí và đầu ra khác nhau. Để thực hiện các hoạt động quản lí và tác nghiệp tại một
bộ phận chức năng, cũng như trong toàn doanh nghiệp cần phải có một hệ thống
thu thập, xử lí và cung cấp thông tin. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp,
trong đó quan trọng nhất là hệ thống thơng tin kế tốn, đóng vai trị là cầu nối giữa
hệ thống quản lí và hệ thống tác nghiệp nhằm đạt được mục tiêu hoạt động của
doanh nghiệp. Việc nghiên cứu cụ thể về hệ thống thơng tin kế tốn ở những
chương sau đều dựa trên cách tiếp cận hệ thống. Vì vậy, chương đầu tiên này sẽ
cung cấp cho người đọc những nội dung cơ bản sau:
- Khái niệm, kết cấu, đặc trưng của hệ thống nói chung và hệ thống thơng
tin nói riêng.
- Khái qt về doanh nghiệp và các hệ thống chức năng của doanh nghiệp.
- Giới thiệu hệ thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp.
- Khái niệm, vai trị của hệ thống thơng tin kế tốn cũng như mối quan hệ
giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống thơng tin khác.
- Các công cụ kĩ thuật để nghiên cứu và mô tả một hệ thống.
1. Khái quát chung về hệ thống
1.1. Khái niệm hệ thống
Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua
lại nhau một cách có quy luật để tạo thành một chỉnh thể thống nhất nhằm thực
hiện một mục tiêu nhất định. Hoạt động của con người thường gắn liền với các hệ
thống. Chẳng hạn, con người có được cảm giác là nhờ hệ thống thần kinh - tập
hợp bao gồm các thành phần như não bộ, thần kinh cảm giác và các tế bào cảm
giác dưới da hoạt động cùng nhau giúp chúng ta cảm nhận được sự nóng, lạnh, sự
sợ hãi... Chúng ta giao tiếp được với nhau thông qua hệ thống ngôn ngữ, bao gồm
các thành phần là các từ ngữ, các dấu hiệu thể hiện các ý nghĩa. Có thể thấy, mn
vàn hệ thống ln tồn tại xung quanh chúng ta. Từ những hệ thống có kích thước
3

nhỏ bé, chẳng hạn như một tế bào, một cơ thể sống, một gia đình, một doanh
nghiệp cho đến các hệ thống rất lớn như hệ thống giao thông, hệ thống giáo dục,
hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế của một quốc gia, hệ thống thông tin liên lạc
trên toàn thế giới, thậm chí có hệ thống khổng lồ như hệ Mặt Trời bao la. Một số
hệ thống có cấu trúc giản đơn nhưng cũng có những hệ thống cực kì phức tạp, có
những hệ thống do con người tạo ra và có những hệ thống có nguồn gốc từ tự
nhiên.
Mỗi hệ thống là một chỉnh thể thống nhất, một đối tượng tương đối trọn
vẹn. Nói đến hệ thống, cần phải xem xét cả hai điều kiện. Thứ nhất là tập hợp các
phần tử của hệ thống. Thứ hai là những mối liên hệ lẫn nhau giữa các phần tử đó.
Các phần tử của hệ thống có tính độc lập tương đối, tuy vậy để hiểu bản chất của
một hệ thống không chỉ xem xét các phần tử bên trong hệ thống một cách riêng lẻ,
độc lập nhau mà quan trọng hơn là phải hiểu các mối liên hệ tác động qua lại giữa
chúng. Cần phân biệt hệ thống với những tập hợp ngẫu nhiên các yếu tố không có
quan hệ tất yếu nào với nhau. Một đống củi có thể bao gồm đầy đủ các yếu tố của
một cái cây, gồm rễ cây, thân cây, cành cây, lá cây... nhưng không thể là một hệ
thống. Các mối liên hệ giữa các phần tử trong một hệ thống có thể được biểu hiện
dưới nhiều hình thái khác nhau: liên hệ về mặt cơ học, sinh học, năng lượng,
thông tin...
1.2. Kết cấu của hệ thống
Để hiểu một hệ thống cần phải nghiên cứu kết cấu của nó. Kết cấu của hệ
thống là cách thức cấu tạo nên hệ thống, phản ánh sự sắp xếp các phần tử và các
quan hệ giữa chúng theo một trật tự nhất định. Xem xét kết cấu của hệ thống là
tìm hiểu nội dung, bản chất của các phần tử và các mối quan hệ giữa chúng xét
trong không gian và thời gian nhất định. Kết cấu của hệ thống tồn tại một cách
khách quan. Nhờ có kết cấu xác định mà hệ thống có được sự ổn định để đảm bảo
trạng thái cân bằng nội tại của nó tại một thời điểm. Khi mối liên hệ giữa các phần
tử hoặc số phần tử của hệ thống thay đổi đến một mức độ nhất định thì kết cấu của
hệ thống sẽ thay đổi.
Trong thực tế, mỗi phần tử của hệ thống thường có nhiều mặt, nhiều thuộc

tính khác nhau. Khơng phải tất cả các mặt, các thuộc tính này đều tham gia tác
động và có mối liên hệ với các phần tử khác trong cùng hệ thống. Vì vậy, bản chất
của hệ thống chỉ phụ thuộc vào đặc điểm các mặt, các thuộc tính của phần tử tham
gia tác động lẫn nhau. Khi số lượng các thuộc tính của các phần tử tham gia tác
động lẫn nhau càng lớn thì kết cấu của hệ thống càng phức tạp. Cùng một số phần
tử nhưng khi tác động lẫn nhau bằng những cách thức khác nhau lại có thể tạo nên
các hệ thống khác nhau.
4


Ví dụ, một gia đình có ba người: vợ (A), chồng (B), con (C). Trong gia
đình, ba người đó đối xử với nhau theo quan hệ A là vợ của B và là mẹ của C; B
là chồng của A và là bố của C; còn C là con của A và B. Trong trường hợp cả ba
người này cùng làm trong một nhà máy, ở đó, B là giám đốc cịn A và C là cơng
nhân thì quan hệ giữa B với A và C lại là quan hệ lãnh đạo. Rõ ràng, ba người này
đã thuộc về một hệ thống khác, đó là hệ thống tổ chức của nhà máy.
Như vậy, khái niệm kết cấu phản ánh hình thức sắp xếp của các phần tử và
tính chất sự tác động lẫn nhau của các phần tử đó. Nhờ có kết cấu mà chúng ta
hiểu được vì sao đặc tính của hệ thống nói chung khơng giống với tổng số đặc tính
của các phần tử tạo thành.
1.3. Các đặc trưng cơ bản của hệ thống
Mỗi hệ thống đều có các phần tử cấu thành, có mục tiêu, các phương thức
hoạt động và phối hợp các phần tử nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Hệ thống tiếp
nhận các yếu tố đầu vào, xử lí theo các phương thức đã được xác định và kết xuất
các kết quả đầu ra như biểu diễn trên Hình 1.1.
Mục tiêu
Mơi trường

Đầu vào

Đầu ra
Xử lí
Giao diện

Hình 1.1: Các đặc trưng cơ bản của hệ thống
Một hệ thống hoàn chỉnh sẽ bao gồm các đặc trưng cơ bản sau:
- Mục tiêu của hệ thống: Là lí do để tồn tại hệ thống, là trạng thái, kết quả
hệ thống mong đợi hoặc dự định đạt tới trong quá trình hoạt động của hệ thống.
Mỗi hệ thống có mục tiêu chung là mục tiêu định hướng của cả hệ thống và các
mục tiêu riêng của từng phần tử, từng phân hệ trong hệ thống. Giữa mục tiêu
chung và mục tiêu riêng có thể có sự thống nhất hoặc khơng thống nhất. Tính có
mục tiêu là đặc trưng của hệ thống phức tạp. Mục tiêu của hệ thống có thể thay
đổi trong từng giai đoạn nhất định.
5


- Hoạt động xử lí của hệ thống: Là toàn bộ các hoạt động bên trong hệ
thống, thể hiện sự tương tác qua lại giữa các phần tử của hệ thống với nhau nhằm
tác động đến đầu vào để chuyển hóa nó thành đầu ra.
- Đầu vào: Là toàn bộ những gì từ mơi trường tham gia vào hệ thống, hay
nói cách khác đầu vào là các tác động mà hệ thống nhận được từ môi trường.
- Đầu ra: Là sản phẩm của hệ thống được đưa trở lại môi trường. Đó là kết
quả của q trình hoạt động của hệ thống hoặc phản ứng trở lại từ hệ thống đến
môi trường. Tập hợp những đầu vào và đầu ra của hệ thống gọi là tương tác của
hệ thống với mơi trường. Có thể có nhiều loại tương tác khác nhau nhằm trao đổi
năng lượng, vật chất hay trao đổi thơng tin.
- Mơi trường: Là hoàn cảnh mà trong đó hệ thống hoạt động. Để đạt được
mục tiêu, các hệ thống tương tác với mơi trường của chúng. Đó là các thực thể tồn
tại bên ngoài hệ thống nhưng lại có quan hệ, tác động lên hệ thống và chịu tác
động của hệ thống.

- Giao diện: Hay còn gọi là đường biên, là điểm tiếp xúc của hệ thống với
môi trường hoặc ranh giới chung của hai hay nhiều hệ thống để phân định phạm
vi giữa chúng.
- Phản hồi: Là cách thức cung cấp thông tin ngược trở lại cho hệ thống để so
sánh kết quả đầu ra với kết quả mong muốn. Điều này giúp cho hệ thống tự điều
chỉnh hoạt động của mình.
1.4. Phân loại hệ thống
Tùy thuộc vào các tiêu thức phân loại khác nhau có thể phân chia hệ thống
thành những loại sau đây:
Theo mức độ quan hệ và tương tác với môi trường
- Hệ thống mở: Hệ thống có tương tác với mơi trường, nhận đầu vào từ mơi
trường và có đầu ra đến mơi trường. Trong hệ thống mở, các tương tác với môi
trường thường không được nhận biết một cách đầy đủ hoặc khơng kiểm sốt được
toàn bộ.
- Hệ thống đóng: Hệ thống cơ lập, chỉ có tương tác giữa các thành phần của
hệ thống, khơng có giao tiếp với mơi trường bên ngoài và môi trường cũng không
tác động vào các quá trình xử lí của hệ thống. Hệ thống đóng chỉ tồn tại trên lí
thuyết, thường được sử dụng để mô phỏng và nghiên cứu các hệ thống. Trên thực
tế, bất kì hệ thống nào cũng có tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách
thức khác nhau.
- Hệ thống liên kết đóng: Hệ thống có tương tác với mơi trường thông qua
các giao thức đã định trước và kiểm sốt được (tính liên kết). Tuy nhiên, khi hệ
6


thống đang vận hành thì mơi trường khơng thể can thiệp vào sự vận hành của hệ
thống (tính đóng).
Theo mức độ phức tạp
- Hệ thống giản đơn: Hệ thống có ít phần tử cấu thành và các phần tử có ít
thuộc tính tác động lẫn nhau.

- Hệ thống phức tạp: Hệ thống có số lượng phần tử cấu thành lớn, mỗi phần
tử có nhiều thuộc tính và quan hệ giữa các thuộc tính đan xen phức tạp.
Theo mức độ phản ứng với tác động của môi trường
- Hệ thống phản xạ đơn: Hệ thống chỉ có một vài cách phản ứng nhất định
theo quy luật trước những tác động của môi trường.
- Hệ thống phản xạ phức tạp: Các phản ứng của hệ thống đối với mỗi tác
động của môi trường là không lường hết được và không theo một quy luật nhất
định.
Theo phân cấp của các phần tử thuộc hệ thống
Cách phân loại này tồn tại trong hệ thống có cơ cấu gồm nhiều cấp khác
nhau, có thể có cấp trên (cha) và một hay nhiều cấp dưới (con).
- Hệ thống cha: Là hệ thống được cấu thành bởi các phần tử là các hệ thống
nhỏ hơn, được gọi là hệ thống con.
- Hệ thống con: Hệ thống con cũng có đầy đủ các tính chất của một hệ
thống. Các hệ thống con có thể có phương thức hoạt động và mục tiêu khác nhau
nhưng đều vận hành để đạt được mục tiêu của hệ thống cha. Cơ thể con người
chẳng hạn, có những hệ thống con như là hệ hô hấp, hệ tuần hoàn, hệ vận động ...,
một động cơ có các hệ thống con gồm hệ thống đốt nhiên liệu, hệ thống điện, hệ
thống truyền động. Việc tương tác lẫn nhau giữa các hệ thống con trong hệ thống
cha thường rất phổ biến.
Theo mức độ biến đổi theo thời gian
- Hệ thống động: Hệ thống có trạng thái biến đổi theo thời gian.
- Hệ thống tĩnh: Hệ thống có trạng thái khơng biến đổi theo thời gian.
Việc phân chia các hệ thống thành động và tĩnh hoàn toàn mang tính tương
đối.
Theo khả năng định hướng đến mục tiêu cho trước
- Hệ thống điều khiển được: Là hệ thống mà trạng thái hoặc hành vi của nó
có thể được định hướng tới mục tiêu cho trước. Sự định hướng này được thực hiện
do các tác động điều khiển có ý thức của con người (hệ thống bị điều khiển) hoặc
7

do có cơ chế điều khiển tồn tại khách quan bên trong hệ thống (hệ thống tự điều
khiển).
- Hệ thống không điều khiển được: Là hệ thống không thể định hướng trạng
thái hoặc hành vi của nó tới mục tiêu cho trước.
Theo khả năng tự điều chỉnh
- Hệ thống tự điều chỉnh: Là hệ thống có khả năng tự thích nghi được với
những biến đổi của môi trường nhờ cơ chế nội tại của hệ thống để giữ cho trạng
thái của nó ln được ổn định trong một phạm vi cho phép.
- Hệ thống không tự điều chỉnh: Cơ chế nội tại của hệ thống khơng có khả
năng làm cho hệ thống tự thích nghi được với những biến đổi của môi trường.
1.5. Doanh nghiệp và các hệ thống con của doanh nghiệp

Mơi trường
Văn hóa
Xã hội

Mơi trường
Kinh tế
Ngân
hàng

Chủ
sở hữu

Nhà
cung cấp

Khách

hàng

HOẠT ĐỘNG
CỦA DOANH
NGHIỆP

Nhân lực
Nguyên liệu
Cơ sở vật chất
Vốn
Dữ liệu

ơ

Công
chúng

Nhà
nước
Công
đoàn

Môi trường
Luật pháp

Sản phẩm
Dịch vụ
Thơng tin

Đối thủ

cạnh tranh

Mơi trường
Chính trị

Hình 1.2: Các đặc trưng cơ bản của hệ thống doanh nghiệp
8


Mỗi doanh nghiệp có thể được xem là một hệ thống. Để tiến hành hoạt động
sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp tiếp nhận và xử lí một cách tối ưu các yếu tố
đầu vào như vốn, nguyên nhiên vật liệu, nhân lực, nhà xưởng, máy móc thiết bị,
cơng nghệ, dữ liệu… Sản phẩm và dịch vụ đầu ra được tiêu thụ trên thị trường.
Hoạt động của doanh nghiệp không thể tách rời mơi trường sản xuất kinh doanh,
ở đó doanh nghiệp có mối quan hệ với nhiều thực thể khác nhau trong nền kinh tế
như chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh, ngân hàng, các
cơ quan quản lí Nhà nước, tổ chức công đoàn, cơng chúng… Trong thời đại tồn
cầu hóa, mơi trường hoạt động của doanh nghiệp cịn bao gồm cả mơi trường kinh
tế, chính trị, văn hóa - xã hội và luật pháp không chỉ của một đất nước mà trên
phạm vi toàn cầu. Để có thể thành cơng, doanh nghiệp phải thường xuyên thu thập
và tiếp nhận các thông tin phản hồi từ thị trường để điều chỉnh chiến lược và
chính sách kinh doanh cho phù hợp. Trong từng giai đoạn hoạt động nhất định,
doanh nghiệp có thể xác định các mục tiêu cụ thể khác nhau, tuy nhiên mục tiêu
cuối cùng là tối đa hóa giá trị của doanh nghiệp.
Nhằm thực hiện q trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành các sản
phẩm, dịch vụ đầu ra, trong mỗi doanh nghiệp có thể được tổ chức thành nhiều bộ
phận, mỗi bộ phận thực hiện một chức năng khác nhau. Các chức năng cơ bản
trong một doanh nghiệp thường là marketing, cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, chăm
sóc khách hàng, quản trị nguồn nhân lực, kĩ thuật, nghiên cứu - phát triển, tài
chính, kế toán… cụ thể như sau:

- Marketing: Là chức năng quản lí các hoạt động nhằm phát hiện và biến
sức mua của người tiêu dùng thành nhu cầu thực sự về một sản phẩm cụ thể. Trên
cơ sở nhận biết nhu cầu, doanh nghiệp tổ chức cung ứng, sản xuất và vận chuyển
sản phẩm đến khách hàng một cách tối ưu nhất. Triết lí cơ bản của marketing hiện
đại là “bán cái thị trường cần chứ không phải bán cái có sẵn”. Muốn vậy, mọi hoạt
động của doanh nghiệp phải xuất phát từ lợi ích người mua, sự hiểu biết yêu cầu
thị trường và chiến lược hoạt động của các đối thủ cạnh tranh.
- Cung ứng: Là chức năng đảm bảo nguồn nguyên nhiên vật liệu đầu vào
cho các hoạt động của doanh nghiệp. Chức năng cung ứng bao gồm các hoạt động
xác định nhu cầu về vật liệu; lập kế hoạch cung ứng; tìm kiếm và xây dựng quan
hệ tin cậy lâu dài với các nhà cung cấp; đặt hàng và kí kết hợp đồng; đàm phán về
giá cả và phương thức thanh toán; vận chuyển; bảo quản; xếp dỡ; kiểm nghiệm và
tiếp nhận vật tư, hàng hóa nhập kho; bảo quản vật tư hàng hóa để sẵn sàng xuất
kho phục vụ cho nhu cầu của các bộ phận… Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động
cung ứng là phải đảm bảo kịp thời, đầy đủ vật tư, hàng hóa cho các hoạt động sản
xuất, tiêu thụ và quản lí nhưng đồng thời không được phép tồn kho quá nhiều gây
ứ đọng vốn, lãng phí mặt bằng và công sức bảo quản…
9


- Sản xuất: Là chức năng tổ chức quá trình sử dụng nguyên vật liệu, lao
động và máy móc thiết bị của doanh nghiệp nhằm tạo sản phẩm phục vụ nhu cầu
khách hàng. Những quyết định liên quan đến chức năng này thường bao gồm
những vấn đề chính như: sản xuất cái gì? sản xuất như thế nào? sản xuất cho ai?
làm thế nào để hạ thấp giá thành sản phẩm thơng qua việc tối ưu hóa q trình sử
dụng và khai thác các nguồn lực?...
- Tiêu thụ: Là chức năng thực hiện việc phân phối sản phẩm, hàng hóa và
dịch vụ đến tay người tiêu dùng. Chức năng tiêu thụ trong doanh nghiệp bao gồm
xây dựng kế hoạch tiêu thụ, tìm kiếm và mở rộng thị trường, lựa chọn phương
thức tiêu thụ hợp lí đối với từng loại mặt hàng, xây dựng các kênh phân phối, tạo

dựng quan hệ với khách hàng, quản lí giá bán và chi phí liên quan đến hoạt động
tiêu thụ…
- Quản trị nhân lực: Là chức năng liên quan đến việc tổ chức, sắp xếp nhân
lực nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Chức năng này bao gồm các
hoạt động như xác định nhu cầu về nhân lực trong ngắn hạn và dài hạn, tuyển
dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, đãi ngộ, khuyến khích, động viên người lao động
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng năng suất lao động. Thực hiện tốt chức
năng quản trị nguồn nhân lực sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện cho người lao động
trong doanh nghiệp tuân thủ quy định và các chính sách kinh doanh, thực hiện tốt
mọi nhiệm vụ, có tinh thần trách nhiệm, đóng góp sáng kiến nhằm đạt được các
mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp…
- Nghiên cứu phát triển: Là hoạt động của doanh nghiệp nhằm mục đích
phát triển sản phẩm và quy trình mới hoặc cải tiến sản phẩm và quy trình hiện tại.
Hoạt động nghiên cứu và phát triển là một động lực quan trọng thúc đẩy tăng
trưởng trong tương lai. Đặc biệt, trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay,
hoạt động nghiên cứu phát triển ngày càng đóng vai trị nền tảng cho sự thành
cơng lâu dài và bền vững của doanh nghiệp.
- Tài chính: Là chức năng huy động đầy đủ, kịp thời các nguồn vốn và sử
dụng có hiệu quả vốn huy động được nhằm tối đa hóa giá trị doanh nghiệp. Chức
năng tài chính là phải xác định phương thức huy động vốn tối ưu nhất trong từng
điều kiện cụ thể, đồng thời quyết định việc đầu tư, sử dụng các nguồn vốn huy
động sao cho có hiệu quả nhất.
- Kế tốn: Có chức năng thu thập, xử lí và cung cấp thơng tin về tình hình
hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp, bao gồm thông tin về tài sản, nguồn vốn,
doanh thu, chi phí, lãi (lỗ) của doanh nghiệp… Thông tin cung cấp có thể ở dạng
thơng tin tổng hợp (báo cáo tài chính) và thơng tin chi tiết (báo cáo kế tốn quản
trị). Những thơng tin này được các cấp quản lí trong doanh nghiệp cũng như các
đối tượng bên ngoài sử dụng để ra các quyết định liên quan đến việc đầu tư, cho
10

vay, kiểm soát và sử dụng hiệu quả các tài sản trong doanh nghiệp, xây dựng
chính sách huy động vốn…
Như vậy, trong doanh nghiệp có nhiều bộ phận chức năng khác nhau. Mỗi
bộ phận chức năng thường được tổ chức thành các đơn vị, phòng ban, phân
xưởng… Theo cách tiếp cận này, có thể nhìn nhận mỗi bộ phận chức năng nêu
trên là một hệ thống con trong hệ thống doanh nghiệp. Mỗi hệ thống con đều có
đầu vào, đầu ra, quá trình xử lí và mục tiêu riêng nhưng tất cả đều hoạt động
nhằm hướng đến việc sử dụng hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp để đạt được
mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận của toàn doanh nghiệp trong từng giai đoạn cụ
thể. Có thể minh họa các hệ thống chức năng chủ yếu trong doanh nghiệp trên
Hình 1.3.

Sản xuất
Tiêu thụ

Cung ứng

Đầu ra

Đầu vào

Marketing

Tài chính
Kế tốn
Quản trị
nguồn
nhân lực

Hình 1.3: Các hệ thống chức năng chủ yếu trong doanh nghiệp
Các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp có mối quan hệ tác động qua lại
lẫn nhau theo nhiều phương thức khác nhau. Để phối hợp hoạt động một cách
hiệu quả các chức năng trên cần thiết phải có sự quản lí, điều phối chung. Một
trong những yếu tố quan trọng để thực hiện việc quản lí này là cần phải có thơng
tin liên quan đến tất cả các chức năng hoạt động của doanh nghiệp để làm cơ sở
cho việc ra các quyết định quản lí. Những thông tin đó chính là sản phẩm của hệ
thống thơng tin trong doanh nghiệp, trong đó thơng tin do hệ thống kế tốn của
doanh nghiệp cung cấp đóng một vai trị rất quan trọng. Hệ thống thông tin được
11


xem là cầu nối các chức năng của doanh nghiệp với nhau để đạt được mục tiêu
cuối cùng của doanh nghiệp. Hiện nay, ngày càng nhiều tổ chức, doanh nghiệp
xem hệ thống thông tin là yếu tố quan trọng nhất giúp họ có đủ năng lực cạnh
tranh và đạt được những bước thành công trong hoạt động kinh doanh của mình.
2. Hệ thống thơng tin
2.1. Khái niệm thơng tin
Trong mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người luôn cần đến thông
tin. Thông tin mang lại cho con người sự hiểu biết để nhận thức tốt hơn về những
gì đã và đang diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói
riêng và trong đời sống xã hội cũng như trong tự nhiên nói chung.
Thơng tin được chúng ta tiếp nhận dưới nhiều hình thức khác nhau thông
qua các phương tiện truyền tin khác nhau. Từ điển tiếng Việt định nghĩa: “Thông
tin là truyền tin cho nhau để biết”. Thơng tin có thể được tiếp nhận qua việc thu
thập và xử lí dữ liệu, trao đổi, phân tích, truyền thụ, cảm nhận… giúp tăng thêm
sự nhận thức và hiểu biết của con người về một sự kiện, một hiện tượng nào đó.
Như vậy, thơng tin được xem xét trên cả ba khía cạnh: Thứ nhất, đó chính là nội
dung được chuyển tải; Thứ hai là phương tiện chuyển tải, truyền tin; Thứ ba, đích
đến của thông tin.

Thơng tin có thể được chuyển tải qua các mơi trường vật lí khác nhau như
ánh sáng, sóng âm, sóng điện từ… được ghi lại và lưu trữ trên các phương tiện
hữu hình như văn bản trên giấy, đĩa từ, băng ghi âm hay phim ảnh…
2.2. Hệ thống thông tin
Hệ thống thơng tin gồm con người, các quy trình và thiết bị công nghệ
thông tin tương tác với nhau để thu thập, xử lí, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thơng
tin hữu ích cho người sử dụng có liên quan.
Cần phân biệt thông tin và dữ liệu. Dữ liệu là những dữ kiện, con số, hình
ảnh… chưa qua xử lí để mang lại ý nghĩa cụ thể phục vụ cho nhu cầu của người
sử dụng nhất định. Thông tin là dữ liệu đã được xử lí, mang ý nghĩa phù hợp với
nhu cầu cụ thể của người sử dụng. Thơng tin chỉ tồn tại và có ý nghĩa trong một
hệ thống quản lí nhất định.
Trên thực tế, khái niệm dữ liệu và thông tin chỉ mang tính tương đối. Cùng
một sự kiện, nhưng đối với người này là dữ liệu nhưng đối với người khác có thể
là thơng tin. Ví dụ, một phiếu xuất kho được chuyển đến kho, đối với người thủ
kho, từng dữ kiện trên phiếu xuất kho là thơng tin, bởi vì căn cứ vào các thông tin
cụ thể được ghi trên phiếu xuất kho, người thủ kho mới có thể thực hiện được việc
xuất kho từng loại vật tư, hàng hóa theo yêu cầu. Như vậy, đối với thủ kho, từng
12


phiếu nhập xuất kho đều truyền tải dịng thơng tin từ bộ phận quản lí vật tư. Trong
khi đó, đối với các nhà quản lí hàng tồn kho, dữ kiện trên từng phiếu xuất kho
riêng lẻ thường ít có ý nghĩa trong việc điều hành, quản lí kho hàng và ra các
quyết định. Các dữ liệu này sau đó phải được phân loại, tính tốn, tổng hợp để có
được những thơng tin khái qt hơn về tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại
vật tư hàng hóa và toàn bộ kho hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
Quá trình xử lí và cung cấp thơng tin tạo ra dịng thơng tin. Hướng của dịng
thơng tin thường được hiểu là từ nơi phát đến nơi nhận. Mỗi thông tin đều có vật
mang tin và nội dung tin. Có thể ví nội dung tin là linh hồn còn vật mang tin là cái

vỏ vật chất. Nội dung tin bao giờ cũng phải chứa đựng trên một vật mang tin nào
đó. Trên một vật mang tin có thể có nhiều nội dung tin và có thể thay đổi vật
mang tin trong q trình lưu chuyển của thơng tin.

Lưu trữ

Dữ liệu

Thơng tin
Xử lí

Người sử dụng

Hình 1.4: Các yếu tố của hệ thống thông tin
2.3. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
2.3.1. Vai trị của thơng tin trong doanh nghiệp
Thơng tin có vai trò rất quan trọng đối với người lãnh đạo, quản lí trong
doanh nghiệp để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Trong
kinh doanh, thông tin là nguồn sức mạnh trong việc cạnh tranh, giúp cho doanh
nghiệp có khả năng quyết đốn và khơn khéo hơn trước các đối thủ của mình ở
những thời điểm cạnh tranh quyết liệt. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ thông
tin, thông tin là một nhân tố thiết yếu trong hoạt động quản lí, là công cụ không
thể thiếu để điều hành, chỉ đạo của các nhà quản trị doanh nghiệp. Việc nắm bắt
kịp thời và chính xác thông tin giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện hợp
lí công việc để đạt tới mục đích một cách tối ưu nhất. Thiếu thông tin, các nhà
quản trị sẽ phải đối mặt với các tình huống bất định, gặp khó khăn trong việc đưa
ra các quyết định hoặc các quyết định sẽ bị sai lệch, thiếu cơ sở khoa học, không
thực tiễn và trở nên kém hiệu quả. Nếu không có thơng tin chính xác, đầy đủ, kịp
thời để phục vụ cơng việc lãnh đạo, quản lí, điều hành thì tình huống mất khả
13

năng kiểm sốt, mất khả năng điều khiển có thể xảy ra và sẽ đem lại những tổn
thất cho doanh nghiệp.
Theo quan niệm trước đây, trong một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh
doanh có năm nguồn tài nguyên: con người, máy móc - thiết bị, tài chính, nguyên
vật liệu và sự quản lí. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của cơng nghệ
thơng tin, thơng tin có thể được xem như là một nguồn tài nguyên mới của mọi
doanh nghiệp. Mặc dầu thông tin không phải là nguồn tài nguyên hiện hữu như
các loại tài nguyên khác nhưng nó là tài nguyên được sử dụng để kết hợp các
nguồn tài nguyên khác cùng nhau tương tác theo phương thức tối ưu nhằm mang
lại hiệu quả trong các hoạt động của doanh nghiệp.
Trước đây, thông tin được sử dụng chủ yếu nhằm phục vụ cho các công việc
quản lí điều hành của lãnh đạo các cấp trong doanh nghiệp, đặc biệt là những
người lãnh đạo, quản lí cấp cao. Hiện nay, thông tin không chỉ được sử dụng
nhằm phục vụ cho việc kiểm soát, điều hành và ra các quyết định của các nhà
quản lí mà quan trọng không kém là hỗ trợ trong mọi hoạt động tác nghiệp của
các nhân viên trong doanh nghiệp.
2.3.2. Yêu cầu đối với thông tin trong doanh nghiệp
Công việc lãnh đạo và quản lí địi hỏi thơng tin phải chính xác, kịp thời và
đầy đủ để đề ra các quyết định đúng đắn, đem lại hiệu quả. Trong thực tế đã có
nhiều quyết định sai lầm xuất phát từ việc khai thác, sử dụng thông tin thiếu chính
xác hoặc không đầy đủ. Với tầm quan trọng của thông tin trong công tác điều
hành quản lí và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, thông tin được cung cấp
phải đáp ứng được những yêu cầu nhất định sau:
- Tính chính xác: Phản ánh đúng bản chất của những tác động của môi
trường kinh doanh và tình hình thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
- Tính kịp thời: Cung cấp đúng thời điểm cần cho việc ra các quyết định.
- Tính đầy đủ và hệ thống: Phản ánh được mọi mặt của quá trình sản xuất
kinh doanh và mối quan hệ bản chất giữa các mặt, các q trình.

- Tính phù hợp: Đáp ứng được yêu cầu cụ thể của từng người quản lí trong
việc điều hành và ra quyết định.
- Tính khách quan: Cần phải được cung cấp một cách trung thực, khách
quan thực tế hoạt động và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp.
Trên đây là những yêu cầu chung đối với thông tin trong doanh nghiệp. Tuy
nhiên, việc thỏa mãn tất cả các yêu cầu này một cách đồng thời là điều rất khó
khăn và đơi khi khơng thực hiện được. Do vậy, tùy đặc điểm của từng loại quyết
định của từng cấp quản trị trong doanh nghiệp mà trật tự ưu tiên trong việc thỏa
mãn các yêu cầu này là khác nhau.
14


Trong một doanh nghiệp điển hình, thơng thường có ba cấp quản trị là quản
trị chiến lược, quản trị chiến thuật và quản trị tác nghiệp. Mỗi cấp quản trị sẽ chịu
trách nhiệm ra các quyết định phục vụ cho những mục tiêu quản lí khác nhau và
yêu cầu về thơng tin với những đặc trưng khác nhau như trình bày ở Hình 1.5.
Cấp quản trị chiến lược thiết lập, chỉ đạo thực hiện nhằm đạt được các mục
tiêu dài hạn và quyết định của cấp này thường liên quan đến các vấn đề khơng
mang tính cấu trúc. Đó là các vấn đề có thể được giải quyết bằng nhiều cách
nhưng tại thời điểm ra quyết định không thể xác định được đâu là lựa chọn tốt
nhất và cũng không có những hướng dẫn cụ thể cho việc xác định các lựa chọn.
Ví dụ, Ban Giám đốc phải lựa chọn cách tốt nhất để phát triển một sản phẩm mới,
thị trường mới hoặc đầu tư vào công nghệ mới trong nhiều phương án được đưa
ra. Lựa chọn này sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp và chỉ có thể
kiểm chứng được sau một khoảng thời gian dài. Vì thế, ở cấp quản trị này người
quản lí cần nhiều loại thông tin không chỉ bên trong doanh nghiệp mà cả những
thông tin liên quan đến các đối thủ cạnh tranh, thông tin về thị trường, về công
nghệ, các chính sách của nhà nước cũng như các thông tin liên quan đến mơi
trường kinh tế, văn hóa, chính trị xã hội của quốc gia và quốc tế.

Hình 1.5: Đặc trưng về thông tin cho từng cấp quản trị
15


Ngược lại, cấp quản trị tác nghiệp thường phải đối mặt với những vấn đề
mang tính cấu trúc. Người quản lí được phân công các công việc cụ thể và có
những chỉ dẫn cụ thể cho việc thực hiện cơng việc đó. Do vậy, ở cấp quản trị tác
nghiệp cần những thông tin chi tiết về các hoạt động trong doanh nghiệp để xử lí
các vấn đề xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp và thường lặp đi lặp lại. Ngoài các
cấp quản trị, ở cấp nhân viên thừa hành - những người thực thi các hoạt động tác
nghiệp hằng ngày cũng cần phải trao đổi, chia sẻ thông tin với nhau để hỗ trợ,
phối hợp nhằm hoàn thành tốt công việc. Thiếu các thông tin tác nghiệp hoặc việc
tổ chức thông tin chồng chéo, mâu thuẫn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công
tác của tất cả các bộ phận. Như vậy, có thể thấy bên cạnh các mối quan dọc (quan
hệ giữa cấp trên và cấp dưới), việc tổ chức thơng tin cịn được thực hiện theo mối
quan hệ ngang để phối hợp hoạt động trong cùng một cấp quản lí hoặc tác nghiệp.
Đặc điểm thông tin được yêu cầu đối với từng cấp quản trị là khác nhau và có thể
được mơ tả trên Hình 1.6.
ĐẶC ĐIỂM THÔNG TIN ĐƯỢC YÊU CẦU

QT
chiến
lược
Quản trị
chiến thuật
Quản trị
tác nghiệp
Hoạt động
tác nghiệp

Khơng
xác
định

Bên
ngồi

Tổng
hợp

Xác định

Nội bộ

Chi tiết

Khơng
Khơng cần tuyệt
thường đối chính
xác
xun

Quyết
định
khơng
mang
tính
cấu
trúc
Quyết

định
mang
tính
cấu
trúc

Định kỳ

Chính xác

Hình 1.6: Đặc điểm thông tin được yêu cầu đối với từng cấp quản trị
2.3.3. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Như đã trình bày ở phần trước, doanh nghiệp được xem là một hệ thống bao
gồm nhiều hệ thống con thực hiện những chức năng riêng biệt. Mỗi hệ thống con
đều có mục tiêu riêng, có đầu vào, có hoạt động xử lí và đầu ra khác nhau. Đầu ra
16


của hệ thống này có thể là đầu vào của các hệ thống khác. Mỗi hệ thống đều thực
hiện đồng thời cả chức năng quản lí và chức năng tác nghiệp. Ví dụ, hệ thống sản
xuất bao gồm chức năng quản lí liên quan đến việc lập kế hoạch sản xuất, tổ chức
q trình sản xuất, kiểm sốt hoạt động sản xuất và ra các quyết định liên quan
đến quá trình sản xuất. Đồng thời, hệ thống sản xuất cũng phải thực hiện các hoạt
động tác nghiệp cụ thể như xuất vật tư, sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm,
bảo dưỡng máy móc thiết bị, vận chuyển bán thành phẩm… được diễn ra hàng
ngày ở các phân xưởng sản xuất. Tương tự như vậy, các hệ thống cung ứng, tiêu
thụ... cũng phải thực hiện đồng thời các hoạt động quản lí và tác nghiệp cụ thể
nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu thuộc chức năng được giao. Để thực hiện các
hoạt động quản lí và tác nghiệp tại một bộ phận chức năng trong doanh nghiệp
cần phải có thơng tin của chính bộ phận đó cũng như từ các bộ phận chức năng

liên quan khác. Hệ thống thu thập, xử lí và cung cấp thông tin đảm bảo thực hiện
các hoạt động hàng ngày và phục vụ cho việc ra quyết định của các cấp quản lí và
tác nghiệp trong doanh nghiệp gọi chung là hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp. Hệ thống thông tin đảm bảo cho mọi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra
sn sẻ, đóng vai trò là cầu nối giữa hệ thống quản lí và hệ thống tác nghiệp nhằm
đạt được mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp như được biểu diễn trên Hình 1.7.

MƠI
TRƯỜNG
KINH
DOANH

Mục tiêu

DOANH
NGHIỆP
Hệ thống
quản lí

Nhân lực, NVL
Cơ sở vật chất
Kĩ thuật
Vốn, Dữ liệu

Hệ thống thơng tin

Sản phẩm
Dịch vụ
Thơng tin

Hệ thống
tác nghiệp

Hình 1.7: Mối quan hệ giữa hệ thống quản lí, hệ thống tác nghiệp và hệ thống
thông tin trong doanh nghiệp
17


Chú ý rằng việc phân chia các hoạt động doanh nghiệp thành ba hệ thống
con là hệ thống quản lí, hệ thống tác nghiệp và hệ thống thông tin như trên chỉ là
một cách tiếp cận có ý nghĩa phương pháp luận, nhằm giúp xác định vị trí, vai trò
và chức năng của hệ thống thông tin, chứ không phải là một sự phân chia đơn
thuần về tổ chức. Bởi lẽ, giữa các hệ thống con đó thường khó có thể vạch ra được
ranh giới một cách rõ ràng. Ví dụ, một người vừa làm công tác quản lí, vừa làm
công tác chuyên môn, vừa tham gia xử lí thông tin, do vậy người đó là thành viên
của cả ba hệ thống quản lý, tác nghiệp và thông tin. Trên thực tế, doanh nghiệp
thường được tổ chức thành các phòng, ban, phân xưởng, bộ phận… để phân công
thực hiện các chức năng quản lí hoặc tác nghiệp cụ thể. Tuy nhiên, các chức năng
quản lí, tác nghiệp và thông tin thường đan xen với nhau trong từng bộ phận.
3. Hệ thống thơng tin quản lí
Hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp bản thân nó cũng là một hệ thống
phức tạp được cấu thành bởi nhiều hệ thống con. Theo chức năng, hệ thống thơng
tin trong doanh nghiệp có thể được phân thành hệ thống tự động hóa sản xuất
(Automatized Manufacturing System - AMS) có chức năng xử lí và điều khiển tự
động các quá trình vận hành các thiết bị trong sản xuất và hệ thống thơng tin quản
lí (Management Information System - MIS). Chức năng của hệ thống thông tin
quản lí là thu thập, xử lí và cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lí, điều
hành doanh nghiệp cũng như hỗ trợ cho các hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận.
Thông tin quản lí là những dữ liệu được xử lí để sẵn sàng phục vụ công tác quản lí
và tác nghiệp của doanh nghiệp. Có ba loại thơng tin quản lí, đó là thơng tin chiến

lược, thông tin chiến thuật và thông tin tác nghiệp.
Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng để xây dựng chiến lược và các
chính sách dài hạn của doanh nghiệp, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lí cấp cao
trong việc dự đoán và định hướng cho tương lai. Loại thơng tin này địi hỏi tính
khái qt và tổng hợp. Dữ liệu để xử lí ra loại thông tin này thường được sử dụng
kết hợp giữa bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, trong đó chú trọng đến các dữ
liệu thu thập được từ môi trường kinh doanh bên ngoài. Đây là loại thông tin được
cung cấp mỗi khi có u cầu.
Thơng tin chiến thuật: là thơng tin sử dụng cho việc xây dựng và thực thi
các chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lí phịng ban trong
doanh nghiệp. Loại thơng tin này vừa mang tính tổng hợp đồng thời đòi hỏi phải
đảm bảo mức độ chi tiết nhất định. Đây là loại thơng tin thường được cung cấp
định kì.
Thơng tin tác nghiệp: sử dụng cho tác nghiệp hàng ngày và phục vụ cho
giám sát hoạt động tác nghiệp của doanh nghiệp. Loại thông tin này cần chi tiết,
18


được rút ra từ quá trình xử lí các dữ liệu bên trong doanh nghiệp và cần được cung
cấp kịp thời, thường xuyên.
Để xử lí và cung cấp thông tin với các mức độ khái quát và chi tiết như trình
bày trên, hệ thống thơng tin quản lí thường được phân loại theo hai mức: Ở mức
tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ xử lí dữ liệu và in ra các bảng biểu, chứng từ
giao dịch theo mẫu tương tự như cách xử lí bằng thủ cơng. Khi đó, hệ thống được
gọi là hệ thống xử lí nghiệp vụ (Transaction Processing System), ví dụ hệ thống
xử lí các đơn đặt hàng, quản lí nhân sự, lập hóa đơn, thanh toán… Ở mức điều
hành, hệ thống phải cung cấp các thơng tin có tính chất chiến lược và kế hoạch
giúp cho các nhà quản lí doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công
tác điều hành hoạt động. Trong trường hợp này, hệ thống còn được gọi là hệ thống
hỗ trợ quyết định (Decision Support System). Bên cạnh đó, doanh nghiệp cịn có

thể tổ chức hệ thống chun gia (Expert System) nhằm tập hợp và huy động kiến
thức chuyên môn của các chuyên gia để phục vụ cho việc xử lí thông tin chuyên
sâu.
Hệ thống thông tin quản lí của một doanh nghiệp bao gồm các hệ thống con
như trình bày ở Hình 1.8.
Dữ liệu
nghiệp vụ
kế tốn

MIS
Marketing

AIS

Tài chính

Kế toán
Quản trị

Dữ liệu
khác
Nhân lực

Hệ thống
chuyên gia

Kế toán
Tài chính

Các tổ chức

và cá nhân
bên ngoài
doanh nghiệp

Sản xuất

HT hỗ trợ
ra quyết
định

HT xử lí
nghiệp vụ

Các nhà
quản trị
và các bộ
phận tác
nghiệp bên
trong
doanh
nghiệp

Hình 1.8: Phân loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
19


- Hệ thống thơng tin kế tốn: (Accounting Information System - AIS) là
một bộ phận cấu thành đặc biệt của hệ thống thông tin quản lí nhằm thu thập, xử lí
và cung cấp các thơng tin liên quan đến tình hình tài sản, nguồn vốn, quá trình
kinh doanh (doanh thu, chi phí, lợi nhuận) và lưu chuyển tiền của doanh nghiệp ở

mức độ tổng hợp và chi tiết khác nhau theo yêu cầu về thông tin của người sử
dụng. Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm hai hệ thống con là hệ thống thơng tin
kế tốn tài chính và hệ thống thơng tin kế tốn quản trị.
- Hệ thống thông tin thị trường: Cung cấp thông tin liên quan đến thị trường
như: thông tin về khách hàng, các kênh phân phối, dự báo giá cả, sản phẩm cạnh
tranh…
- Hệ thống thông tin sản xuất: Cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động
sản xuất như kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật liệu và nhân công, công
nghệ sản xuất, vật liệu thay thế…
- Hệ thống thông tin tài chính: Cung cấp thơng tin liên quan tới thị trường
tài chính, tỉ giá ngoại tệ, tình hình và khả năng thanh toán các khoản nợ vay, lãi
suất thị trường, các kênh huy động vốn, chỉ số chứng khoán…
- Hệ thống thông tin nhân lực: Cung cấp thông tin về chính sách tuyển
dụng, đãi ngộ, thanh toán lương, về thị trường lao động, xu thế sử dụng nhân
lực…
4. Hệ thống thơng tin kế tốn
4.1. Khái niệm về hệ thống thơng tin kế toán
Hệ thống thơng tin kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương
tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lí và
cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng
như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kì nhất định. Hai
chức năng của hệ thống thơng tin kế tốn là thơng tin và kiểm tra. Các yếu tố cơ
bản của hệ thống thơng tin kế tốn có thể được biểu diễn trên Hình 1.9.
- Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thơng tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về
tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm những thông tin về tài sản, nguồn
vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp.
- Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong
doanh nghiệp như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh,
trả lương cho cơng nhân…

- Quy trình xử lí: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ thể
từ việc thu thập thơng tin về các dữ liệu kế tốn, đến việc xử lí, phân tích, tổng
20


hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp kế
toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp
đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán. Để thực
hiện được các quy trình trên đây địi hỏi phải có sự tham gia của con người (cán
bộ, chuyên viên kế toán) có những kĩ năng và trình độ nghiệp vụ chun môn,
được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lí với sự hỗ trợ của các
phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, sổ sách…)
- Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng,
bao gồm các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, các cấp quản trị cũng như phục
vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong doanh nghiệp.

Phần
cứng

Dữ liệu
kế toán

Phần
mềm

Con
người

Cơ sở
dữ liệu

Thơng tin
kế tốn
Các quy
trình, thủ
tục

Hình 1.9: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn
Trong các yếu tố của hệ thống thơng tin kế tốn, quy trình xử lí kế tốn là
phức tạp nhất, vì vậy để hiểu rõ về hệ thống thơng tin kế tốn cần nắm được quy
trình xử lí kế tốn trong một doanh nghiệp.
4.2. Quy trình xử lí kế toán trong doanh nghiệp
Với chức năng thơng tin và kiểm tra về tình hình tài sản, nguồn vốn và q
trình kinh doanh, cơng tác kế toán tại một doanh nghiệp cần được tổ chức theo
một quy trình chặt chẽ và khoa học. Trong điều kiện hạch tốn thủ cơng, tùy thuộc
đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của người quản lí doanh nghiệp
mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lí và cung cấp thơng tin có thể khác
nhau nhưng đều tuân theo quy trình xử lí như ở Hình 1.10.

21


Các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh

Ghi nhận

Xử lí

Chứng từ

kế tốn

KẾ TOÁN CHI TIẾT

Nhật kí

Các sổ chi tiết

Sổ cái

Các bảng
tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối
tài khoản

Báo cáo

Báo cáo
Tài chính

KẾ TỐN TỔNG HỢP

Hình 1.10: Quy trình kế toán trong doanh nghiệp
- Ghi nhận: Là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức năng
thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong
doanh nghiệp. Các nghiệp vụ kinh tế trong giai đoạn này được phân chia thành 2
nhóm: bên trong và bên ngoài. Các nghiệp vụ kinh tế bên ngoài liên quan đến các
giao dịch giữa doanh nghiệp với các chủ thể độc lập ngoài doanh nghiệp như:
người mua, người bán, ngân hàng, nhà nước và các cá nhân, tổ chức khác. Các

nghiệp vụ kinh tế bên trong chính là quá trình kinh doanh diễn ra trong doanh
nghiệp. Các dữ liệu này được thể hiện trên các chứng từ kế toán, đây là minh
chứng khách quan cho sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế và được xem là đầu
vào của hệ thống thơng tin kế tốn.
22


- Xử lí: Là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế tốn. Trên cơ sở các dữ liệu
trên chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lí và cung cấp thông tin theo yêu cầu của
quản lí. Cụ thể, kế tốn thực hiện việc ghi vào sổ nhật kí theo dõi nghiệp vụ theo
trình tự thời gian và phân loại nghiệp vụ kinh tế theo đối tượng tổng hợp để ghi
vào Sổ cái. Nhằm cung cấp các thông tin chi tiết về tình hình và sự biến động của
từng đối tượng cụ thể, kế toán thực hiện việc theo dõi trên các sổ chi tiết. Cuối kì,
kế tốn thực hiện việc kiểm tra số liệu kế toán tổng hợp thông qua việc lập Bảng
cân đối tài khoản, đồng thời kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế tốn chi
tiết thơng qua đối chiếu giữa sổ cái với các Bảng tổng hợp chi tiết tương ứng.
- Báo cáo: Đây là bước công việc cuối cùng trong quy trình xử lí kế tốn
với đầu ra là các báo cáo kế tốn phục vụ cho nhu cầu thơng tin của người sử
dụng. Trên phương diện kế toán tài chính, kế tốn phải có nghĩa vụ lập các Báo
cáo tài chính hàng năm, bao gồm: Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả hoạt
động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính.
Ngoài báo cáo tài chính, kế tốn cịn lập các Báo cáo Kế tốn quản trị và cung
cấp các thơng tin nhanh phục vụ cho nhu cầu quản lí và tác nghiệp tại các bộ phận
của doanh nghiệp, như các báo cáo về tiền, tình hình cơng nợ của từng khách
hàng, tình hình tồn kho của từng vật tư, hàng hóa tại mỗi thời điểm…
4.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin
khác trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức tạp
với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ
ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động của

doanh nghiệp có hiệu quả.
Các hệ thống thơng tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống
thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất không
tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và
tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thơng tin kế tốn. Các hệ
thống thơng tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thơng tin kế
tốn và từ những dữ liệu này, hệ thống thơng tin kế tốn có nhiệm vụ xử lí chúng
thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ phận để thực hiện chức năng
của mình. Ví dụ, hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp thơng tin về tình hình vật tư
tồn kho cho bộ phận cung ứng, thơng tin về tình hình công nợ khách hàng cho bộ
phận bán hàng,...
Như vậy, hệ thống thơng tin kế tốn cùng với các hệ thống thông tin chức
năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lí hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị
23


doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản trị với hệ thống
tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra.

MIS

Hệ thống
thông tin
bán hàng

Hệ thống
thông tin
sản xuất

AIS

Hệ thống
thông tin

nhân sự

Hệ thống
thơng tin
tài chính

Hình 1.11: Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống
thơng tin khác trong doanh nghiệp
5. Các công cụ kĩ thuật
Việc xem xét, tìm hiểu hay đánh giá một hệ thống thơng tin nói chung và hệ
thống thơng tin kế tốn nói riêng thường gặp một số khó khăn vì chúng ta khơng
thể quan sát được hệ thống đó. Do vậy, cần thiết phải sử dụng các công cụ kĩ thuật
để mô tả nhằm hiểu được hoạt động của hệ thống. Những công cụ kĩ thuật thường
được sử dụng bao gồm: các cơng cụ mơ tả quy trình ln chuyển thơng tin như sơ
đồ dịng dữ liệu, lưu đồ; cơng cụ mô tả và tổ chức dữ liệu… Phần sau của chương
sẽ giới thiệu khái quát về sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ, hai công cụ thường được
sử dụng để mơ tả quy trình ln chuyển thơng tin.
5.1. Sơ đồ dòng dữ liệu
Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram) là hình vẽ mơ tả về mặt logic ln
chuyển dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với các đối tượng hoặc các hệ
24


thống khác bên ngoài. Chúng được sử dụng để phát triển hệ thống, ví dụ như cần
phân tích những tồn tại của hệ thống, lên kế hoạch khắc phục hệ thống hay nâng
cấp hệ thống.

Mỗi sơ đồ dòng dữ liệu thường gồm các thành phần: chức năng hoặc tiến
trình, dịng dữ liệu, kho dữ liệu và các đối tượng. Những kí hiệu sử dụng trong sơ
đồ dòng dữ liệu gồm:
Chức năng hay tiến trình
Nguồn cung cấp dữ liệu cho hệ thống hay đích đến của hệ
thống
Lưu trữ dữ liệu
Dòng hay chiều di chuyển của dữ liệu
Chức năng: Trong sơ đồ dịng dữ liệu, chức năng hay tiến trình biểu thị q
trình biến đổi thơng tin trong mỗi chức năng. Thơng tin đầu vào được biến đổi, tổ
chức lại, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới phục vụ cho hoạt động của hệ thống,
lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay đối tượng khác.
Các chức năng hoặc tiến trình trong sơ đồ dịng dữ liệu thường được kí hiệu
bởi các hình trịn. Tên của chức năng hoặc tiến trình được đặt trong hình này.
Dịng dữ liệu: Là dịng dịch chuyển thơng tin vào hoặc ra khỏi một chức
năng, một kho dữ liệu hoặc một đối tượng nào đó. Các thành phần của dịng dữ
liệu bao gồm đường biểu diễn dòng, mũi tên chỉ hướng dịch chuyển thơng tin và
tên của dịng.
Kho dữ liệu: Trong sơ đồ dịng dữ liệu, kho dữ liệu thể hiện các thơng tin
cần lưu trữ dưới dạng vật lí, có thể là tập tài liệu, cặp hồ sơ, các tập tin...
Trong sơ đồ dịng dữ liệu có thể đặt một kho dữ liệu ở nhiều chỗ, nhằm giúp
việc thể hiện các dòng dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Việc thâm nhập kho dữ liệu có
thể phân làm 2 loại tùy theo mục đích: thâm nhập để cập nhật (lưu trữ dữ liệu)
hoặc thâm nhập để khai thác sử dụng dữ liệu.
Khi khai thác sử dụng dữ liệu người ta dùng mũi tên hướng ra phía ngoài,
khi lưu trữ cập nhật ta dùng mũi tên hướng vào phía trong. Trong trường hợp việc
thâm nhập để thực hiện cả 2 mục đích thì có thể dùng mũi tên 2 chiều.
25