Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán (Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông)

lOMoARcPSD|16911414


BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG

---š›&š›-----

NGUYỄN THỊ VÂN ANH
NGUYỄN THỊ VIỆT LÊ

BÀI GIẢNG
HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN

Tháng 11/2017


lOMoARcPSD|16911414

LỜI GIỚI THIỆU
Học phần hệ thống thơng tin kế tốn là một trong những học phần quan trọng
trong chương trình đào tạo sinh viên chuyên ngành kế toán. Nội dung mơn học chính là:
tìm hiểu cơng việc kế tốn theo một quy trình, từ việc thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp
thơng tin hữu ích cho người sử dụng; các nội dung cơ bản trong việc tìm hiểu, đánh giá
và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ cho hệ thống thơng tin kế tốn; và phân tích, thiết
kế hệ thống thơng tin kế tốn đặc biệt trong điều kiện tin học hóa. Đặc điểm mơn học là
khối lượng kiến thức nhiều, bao gồm các lĩnh vực kế tốn tài chính, kế tốn quản trị,
kiểm sốt nội bộ, cơng nghệ thơng tin… Các vấn đề, tình huống (bài tập) liên quan đến
mơn học thơng thường có nhiều phương án giải quyết trên cơ sở hợp lý.
Với mục đích cung cấp những kiến thức về hệ thống hệ thống thống tin kế toán
phục vụ cho việc giảng dạy, học tập, Học viện Cơng nghệ Bưu chính viễn thơng đã tổ

chức biên soạn, hiệu chỉnh bài giảng “Hệ thống thông tin kế toán” trên cơ sở tiếp cận, kế
thừa một cách có chọn lọc các nguồn tài liệu trong và ngoài nước. Nội dung của bài
giảng gồm 7 chương như sau:
Chương 1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế tốn
Chương 2. Các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn
Chương 3. Hệ thống thơng tin chu trình chi phí
Chương 4. Hệ thống thơng tin chu trình doanh thu
Chương 5. Hệ thống thơng tin chu trình chuyển đổi
Chương 6. Hệ thống thơng tin chu trình tài chính
Chương 7. Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn
Các chương được sắp xếp với kết cấu hợp lý, các nội dung có mối quan hệ mật
thiết với nhau và góp phần giúp cho người học dễ dàng định hình được mục tiêu của vấn
đề và áp dụng vào thực tế.
Tài liệu do TS. Nguyễn Thị Vân Anh và TS. Nguyễn Thị Việt Lê hiệu chỉnh trên
cơ sở bài giảng “Hệ thống thống tin kế toán” của ThS. Vũ Trọng Phong, đồng thời dựa
trên kinh nghiệm nhiều năm giảng dạy môn học “Hệ thống thống tin kế tốn” tại Học
viện Cơng nghệ Bưu chính viễn thơng. Trong q trình biên soạn, hiệu chỉnh bài giảng
khơng tránh khỏi thiếu sót, rất mong được sự góp ý của các thầy cơ, và các bạn đồng
nghiệp, để tài liệu này được hoàn thiện tốt hơn.
Xin chân thành cảm ơn!

Nhóm tác giả



2


lOMoARcPSD|16911414

MỤC LỤC
BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT .............................................................................. 4
DANH MỤC BẢNG .......................................................................................................... 8
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN .......................... 9
1.1. Khái quát chung về hệ thống thơng tin kế tốn ........................................................... 9
1.2. Hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống và hệ thống thơng tin kế toán hiện đại ...... 24
1.3. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn ......................................................... 26
CHƯƠNG 2: CÁC CƠNG CỤ MƠ TẢ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN ............. 29
2.1. Vai trị quan trọng của các cơng cụ mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn ....................... 29
2.2. Lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống .......................................................................... 29
2.3. Sơ đồ dịng dữ liệu ..................................................................................................... 34
2.4. Các cơng cụ khác mơ tả hệ thống thơng tin kế tốn .................................................. 39
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................ 52
CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG THƠNG TIN CHU TRÌNH CHI PHÍ ................................... 53
3.1. Khái qt chung về chu trình chi phí ......................................................................... 53
3.2. Ngun tắc tổ chức hệ thống thơng tin chu trình chi phí ........................................... 54
3.3. Nội dung tổ chức hệ thống thông tin chu trình chi phí .............................................. 55
CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG THƠNG TIN CHU TRÌNH DOANH THU .......................... 68
4.1. Khái quát chung về chu trình doanh thu .................................................................... 68
4.2.

Nguyên tắc tổ chức hệ thống thơng tin chu trình doanh thu................................. 71

4.3. Nội dung tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trình doanh thu............................. 71
CHƯƠNG 5: HỆ THỐNG THƠNG TIN CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI ......................... 84
5.1. Hệ thống Chi phí ........................................................................................................ 84
5.2. Hệ thống lương .......................................................................................................... 87
5.3 Hệ thống về hàng tồn kho ........................................................................................... 90
CHƯƠNG 6: HỆ THỐNG THÔNG TIN CHU TRÌNH TÀI CHÍNH ............................. 97
6.1. Hệ thống các nghiệp vụ vốn....................................................................................... 97

6.2. Hệ thống thơng tin kế tốn tài sản cố định................................................................. 99
CHƯƠNG 7: KIỂM SỐT HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN .............................. 105
7.1. Khái niệm hệ thống kiểm sốt nội bộ ...................................................................... 105
7.2.

Kiểm sốt trong hệ thống thơng tin kế tốn........................................................ 116

7.3. Sự an tồn và trung thực của dữ liệu nội bộ và hệ thống thông tin kế toán ............. 123



3


lOMoARcPSD|16911414

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


BCTC

: Báo cáo tài chính

CNTT

: Công nghệ thông tin

COBIT

: Control Objectives for Information and related Technology

(Chuẩn quốc tế về quản lý hệ thống thông tin)

COSO

: Committee Of Sponsoring Organization (Ủy ban thuộc Hội đồng
quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính)

CPSX

: Chi phí sản xuất

CSDL

: Cơ sở dữ liệu

ĐĐH

: Đơn đặt hàng

DFD

: Data Flow Diagram ( Sơ đồ dòng dữ liệu)

HĐBH

: Hoá đơn bán hàng

HĐQT

: Hội đồng quản trị

HTK

: Hàng tồn kho

HTKSNB

: Hệ thống kiểm soát nội bộ

HTTT

: Hệ thống thơng tin

HTTTKT

: Hệ thống thơng tin kế tốn

KH

: Khách hàng

KTV

: Kiểm toán viên

NCC

: Nhà cung cấp

NVL

: Nguyên vật liệu

PGH

: Phiếu giao hàng

PNK

: Phiếu nhập kho

PTKH

: Phải thu khách hàng

PXK

: Phiếu xuất kho

TSCĐ

: Tài sản cố định



4


lOMoARcPSD|16911414

BẢNG DANH MỤC HÌNH VẼ


Trang
Hình 1.1

Các cấp quản lý và thơng tin cung cấp

11

Hình 1.2

Hệ thống thơng tin quản lý trong doanh nghiệp

13

Hình 1.3

Ví dụ về MIS

13

Hình 1.4

Mối quan hệ giữa các dạng hệ thống thơng tin

14

Hình 1.5

Quy trình xử lý của hệ thống thơng tin kế tốn

18

Hình 1.6

Quy trình xử lý nghiệp vụ theo truyền thống

25

Hình 1.7

Quy trình xử lý nghiệp vụ bằng máy

25

Hình 2.1

Lưu đồ chứng từ tại doanh nghiệp

31

Hình 2.2

Các biểu tượng sử dụng trong lưu đồ hệ thống

32

Hình 2.3

Quy trình ghi nhận các phiếu thanh tốn của khách hàng và
cập nhận tài khoản phải thu khách hàng

33

Hình 2.4

Ví dụ về lưu đồ chương trình

33

Hình 2.5

Mối quan hệ giữa lưu đồ hệ thống và lưu đồ chương trình

34

Hình 2.6

Sơ đồ luân chuyển dữ liệu hệ thống xử lý bán hàng

35

Hình 2.7

Sơ đồ chi tiết luân chuyển dữ liệu hệ thống xử lý bán hàng

36

Hình 2.8

Sơ đồ dịng dữ liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán
hàng – Mức 0

38

Hình 2.9

Sơ đồ dịng dữ liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán
hàng – Mức 1

38

Hình 2.10

Sơ đồ xử lý hệ thống đơn hàng trên hệ thống xử lý theo lơ

39

Hình 2.11

Chương trình máy tính xử lý

40

Hình 2.12

Sơ đồ xử lý hệ thống đơn hàng trên hệ thống xử lý trực tuyến
thời gian thực

41

Hình 2.13

Sơ đồ xử lý của hệ thống giao hàng trên hệ thống xử lý theo lơ

42

Hình 2.14

Sơ đồ xử lý của hệ thống giao hàng trên hệ thống xử lý theo lơ
(tiếp theo)

43

Hình 2.15

Sơ đồ xử lý của hệ thống giao hàng trên hệ thống xử lý trực
tuyến thời gian thực

44



5


lOMoARcPSD|16911414

Hình 2.16

Sơ đồ xử lý hệ thống lập hóa đơn trong hệ thống xử lý trực
tuyến thời gia thực

44

Hình 3.1

Sơ đồ dịng dữ liệu tổng qt chu trình chi phí

53

Hình 3.2

Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 0 của chu trình chi phí

54

Hình 3.3

Sơ đồ dịng dữ liệu xử lý đặt hàng

55

Hình 3.4

Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ lập đơn đặt hàng xử lý bằng
máy tính

56

Hình 3.5

Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hàng

57

Hình 3.6

Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ nhận hàng xử lý bằng máy
tính

58

Hình 3.7

đồ dữ liệu xử lý chấp nhận hố đơn và theo dõi cơng nợ phải trả

59

Hình 3.8

Lưu đồ xử lý chấp nhận hố đơn và theo dõi cơng nợ (thủ cơng)

60

Hình 3.9

Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ phải trả người bán

61

Hình 3.10

Lưu đồ xử lý thanh tốn tiền bằng máy

62

Hình 3.11

Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ chi tiền thanh tốn người bán

63

Hình 4.1

Sơ đồ dịng dữ liệu tổng qt chu trình doanh thu

69

Hình 4.2

Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 0 của chu trình doanh thu

71

Hình 4.3

Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng

72

Hình 4.4

Lưu đồ xử lý đơn đặt hàng thủ cơng (Phịng Kinh doanh)

73

Hình 4.5

Sơ đồ dữ liệu xử lý xuất kho, cung cấp hàng hố

74

Hình 4.6

Quy trình xuất kho bằng thủ cơng tại kho hàng

75

Hình 4.7

Sơ đồ dữ liệu cấp 1 xử lý hố đơn, theo dõi cơng nợ

76

Hình 4.8

Sơ đồ dữ liệu xử lý thu tiền

77

Hình 4.9

Lưu đồ hoạt động thu tiền trong phương thức xử lý máy

78

Hình 5.1

Sơ đồ dịng dữ liệu khái qt của hệ thống chi phí

85

Hình 5.2

Sơ đồ dịng dữ liệu tổng qt của chi trình tiền lương

87

Hình 5.3

Sơ đồ dữ liệu cấp 1 “Tính lương và lập bảng lương”

88

Hình 5.4

Lưu đồ chứng từ các nghiệp vụ lương

89



6


lOMoARcPSD|16911414

Hình 5.5

Mối quan hệ giữa chu trình chi phí, doanh thu và chuyển đổi

91

Hình 5.6

Sơ đồ dữ liệu tổng quát hệ thống hàng tồn kho

92

Hình 6.1

Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 quá trình phát hành cổ phiếu

98

Hình 6.2

Sơ đồ tổng quát hệ thống tài sản cố định

100

Hình 7.1

Quá trình kiểm sốt nội bộ

107

Hình 7.2

Các thành phần của một hệ thống kiểm sốt nội bộ theo COSO

107

Hình 7.3

Phân loại rủi ro

111

Hình 7.4

Hoạt động xử lý CNTT theo COBIT

116

Hình 7.5

Phân loại các hoạt động kiểm sốt

117

Hình 7.6

Sơ đồ tổ chức quản lý phịng CNTT

118

Hình 7.7

Mối quan hệ giữa kiểm sốt chung và kiểm sốt ứng dụng
trong mơi trường máy tính

120



7


lOMoARcPSD|16911414

DANH MỤC BẢNG

Trang
Bảng 1.1

Tính chất của thơng tin theo cấp quyết định

16

Bảng 2.1

Hệ thống ký hiệu trong lưu đồ chứng từ

30

Bảng 2.2

Các ký hiệu trong sơ đồ dòng dữ liệu

35

Bảng 2.3

Bảng tổng hợp ra quyết định

45

Bảng 3.1

Kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng

58

Bảng 4.1

Hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu

79

Bảng 5.1

Hoạt động kiểm sốt trong hệ thống chi phí

86

Bảng 6.1.

Kiểm sốt các nghiệp vụ vay và vốn chủ sở hữu

98

Bảng 6.2

Hoạt động kiểm soát các nghiệp vụ về tài sản cố định

101

Bảng 7.1

Bảng đánh giá rủi ro

110

Bảng 7.2

Phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy
tính

124



8


lOMoARcPSD|16911414

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Mục tiêu của chương
- Phân biệt được các thuật ngữ như hệ thống, hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống
thông tin kế tốn, nắm được cơng nghệ thơng tin (CNTT) ảnh hưởng như thế nào đến hệ
thống thông tin kế tốn
- Nhận thức được việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cho phép các kế toán viên
quản trị việc đào tạo và thiết kế hệ thống quản trị.
1.1. Khái quát chung về hệ thống thơng tin kế tốn
1.1.1. Hệ thống và các yếu tố cấu thành
Khái niệm về hệ thống cung cấp một thuật ngữ cơ bản để hiểu rõ làm thế nào
doanh nghiệp có thể cung cấp giá trị cho khách hàng và làm thế nào để các doanh nghiệp
có thể hoạt động có hiệu quả.
Hệ thống là một tập các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được
cùng một mục đích nào đó. Khái niệm về hệ thống khá quen thuộc với chúng ta trong đời
sống xã hội: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông,… trong bài giảng này chúng ta
tập trung vào các hệ thống có sử dụng CNTT để thực hiện một hoạt động của doanh
nghiệp hoặc của các tổ chức.
Theo quan điểm tiếp cận hệ thống thì: Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ
hữu cơ với nhau, tác động chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất định để trở thành một
chỉnh thể.

Hệ thống là khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao
thông, hệ thống trường đại học, hệ thống truyền thông
Điều kiện để trở thành hệ thống:
- Tập hợp các yếu tố
- Mối quan và liên hệ giữa các yếu tố
Khi đề cập đến hệ thống có sự tham gia của con người, cần phân biệt giữa hệ
thống và tổ chức. Tổ chức là tập hợp những con người nhằm thực hiện mục tiêu đặt
ra, hệ thống là khái niệm tổng thể, rộng hơn mà con người chỉ là một trong những
thành phần quan trọng của hệ thống bên cạnh các thành phần khác như cơng nghệ,
máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ.
1.1.2 Hệ thống con
Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần của hệ
thống khác. Những hệ thống mà chúng ta xem xét thực chất đều là các hệ thống con nằm
trong một hệ thống khác đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những
phần nhiệm vụ khác nhau của công việc. Việc hiểu được bất cứ một hệ thống đặc biệt
nào đó thường địi hỏi chúng ta phải có được một số kiến thức về hệ thống lớn mà nó
phục vụ.
1.1.3 Các yếu tố của một hệ thống
Những yếu tố của một hệ thống bao gồm


9


lOMoARcPSD|16911414

- Mục đích: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng khi đánh giá
mức độ thành công của hệ thống?
- Phạm vi: Phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và
những gì nằm ngồi hệ thống.

- Mơi trường: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống
- Đầu vào: là những đối tượng và thông tin từ mơi trường bên ngồi hệ thống đưa
vào hệ thống.
- Đầu ra: là những đối tượng hoặc những thông tin được đưa từ hệ thống ra mơi
trường bên ngồi.
1.1.2. Hệ thống thông tin quản lý
1.1.2.1. Bản chất
Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập hợp
những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông
tin cho người sử dụng;
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có
quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức
năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra quyết định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá
trình hoạt động của tổ chức
Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thơng
qua các q trình ra quyết định, diễn ra theo các bước sau:
- Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết;
- Đưa ra các phương thức giải quyết;
- Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án;
- Lựa chọn phương án khả thi và ra quyết định.
Trong các quá trình này, tại từng bước thực hiện thơng tin đều có vai trị quan trọng
và ảnh hưởng đến kết quả cũng như chất lượng của từng bước. Thông tin được sử dụng để
nhận dạng, đánh giá vấn đề và đề ra các quyết định cần thiết. Do đó, hệ thống thơng tin
quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp các thơng tin hữu ích cho nhà quản trị. Thơng tin hữu
ích là thơng tin phù hợp với đối tượng sử dụng và nội dung của vấn đề cần giải quyết,
thông tin phải đủ tin cậy, đầy đủ, được trình bày dưới các hình thức mà người sử dụng có
thể hiểu được. Đồng thời thơng tin phải được cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu ra
quyết định hiện tại.
Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ
thống thơng tin có thể nhóm thành những nhóm chính như sau:

- Nhập dữ liệu
- Xử lý thông tin
- Xuất dữ liệu
- Lưu trữ thông tin
- Thông tin phản hồi
Lưu ý, hệ thống thông tin không nhất thiết phải cần đến máy tính. Hệ thống thơng
tin thủ cơng có thể sử dụng giấy và bút. Hệ thống thơng tin vi tính dựa vào công nghệ


10


lOMoARcPSD|16911414

phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý và phổ biến thông tin. Nội dung bài giảng này
đề cập đến hệ thống thơng tin vi tính.
Mặc dùng hệ thống thơng tin vi tính sử dụng cơng nghệ thơng tin để xử lý dữ liệu
thơ thành thơng tin có ý nghĩa, cần phân biệt rõ máy tính và chương trình vi tính với hệ
thống thơng tin. Các máy tình điện tử và các chương trình phần mềm là nền tảng kỹ
thuật, công cụ và nguyên liệu cho hệ thống thơng tin hiện đại. Máy tính là thiết bị lưu trữ
và xử lý thơng tin. Các chương trình vi tính, hay phần mềm, là tập hợp các chỉ thị nhằm
hướng dẫn và điều khiển máy tính. Tìm hiểu hoạt động của máy tính và các chương trình
đóng vai trị rất quan trọng trong việc thiết kế giải pháp cho các vấn đề của doanh nghiệp,
nhưng máy tính chỉ là một phần của hệ thống thơng tin.
Máy tính và các chương trình là những yếu tố khơng thể thiếu của hệ thống thơng
tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thơi không thể tạo ra được thông tin mà doanh
nghiệp cần. Để tìm hiểu về hệ thống thơng tin, ta phải nắm được các vấn đề cần giải
quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra giải pháp. Các nhà
quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống
thông tin.

1.1.2.2. Phân loại thông tin quản lý và đối tượng sử dụng thông tin quản lý

Hình 1.1: Các cấp quản lý và thơng tin cung cấp


11


lOMoARcPSD|16911414

Hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp có thể được chia thành ba cấp: điều hành,
quản lý và hoạt động. Ngồi ra, các hệ thống thơng tin cịn được chia thành năm khu vực
chức năng: bán hàng và marketing, sản xuất, tài chính, kế tốn và tổ chức nhân sự. Các
hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các cấp bậc và các chức năng
khác nhau.
Tại mỗi cấp độ quản lý khác nhau trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những quyết
định có tính chất và nội dung khác nhau, từ đó ảnh hưởng đến loại thơng tin cần thiết
cung cấp cho các cấp quản lý (Hình 1.1).
MIS – Management Information System – Hệ thống thông tin quản lý
TPS – Transaction Process System – Hệ thống xử lý nghiệp vụ
DSS – Decision Suport System – Hệ thống hỗ trợ ra quyết định
ESS – Executive Suport System – Hệ thống hỗ trợ điều hành
Cấp điều hành (cấp cao) – Cấp hoạch định chiến lược: Thiết lập và đưa ra các
quyết định chiến lược phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Những thông tin để
phục vụ cho việc ra quyết định này lấy từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên
ngoài doanh nghiệp, phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo. Thơng tin
cung cấp cho cấp này thường khơng có khn mẫu, quy định và khơng có cấu trúc.
Cấp độ quản lý (cấp trung)- Cấp kiểm soát quản lý: Kiểm soát đến quá trình sử
dụng các nguồn lực trong việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Các quyết định
thực hiện ở cấp độ này rất đa dạng, tuỳ vào từng doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp,

cũng như trình độ của người quản lý. Do đó, thơng tin ở cấp độ này bên cạnh những thông
tin được tổng hợp và chuyển lên, sẽ có những thơng tin được phân tích, tổng hợp nhiều
chiều, liên quan đến nhiều nội dung tuỳ theo nhu cầu và kinh nghiệm đánh giá củ người
quản lý, không theo quy ước và khn mẫu sẵn có, chúng ta gọi đâu là những thông tin bán
cấu trúc.
Cấp độ hoạt động – Cấp kiểm soát hoạt động: Quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu
quả của từng hoạt động đã thực hiện trong doanh nghiệp. Thông tin cần thiết tại cấp này
phải phản ánh tất cả các hoạt động diễn ra hàng ngày tại doanh nghiệp. Những thơng tin
này có quy định nội dung cụ thể và có thể dễ dàng đáp ứng thơng qua những báo cáo,
bảng biểu có sẵn, khuôn mẫu, chỉ tiêu yêu cầu. Đây là những thơng tin có cấu trúc.
Các hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý: Mỗi hệ thống thông tin quản lý
sẽ đảm nhận một chức năng khác nhau trong việc thu thập, phản ánh và cung cấp thông
tin liên quan đến một nội dung kinh tế nhất định. Tuy nhiên, do tính chất liên tục và xâu
chuỗi của quá trình kinh doanh, các hệ thống con này ln có mỗi quan hệ qua lại, sử
dụng thông tin và dữ liệu của nhau để thực hiện chức năng của chúng. Nếu chia quá trình
sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên quan, chúng ta có thể chia
hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thống con (Hình 1.2.).



12


lOMoARcPSD|16911414

Hình 1.2: Hệ thống thơng tin quản lý trong doanh nghiệp
1.1.2.3 . Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS): hệ thống thông tin cơ bản phục vụ cấp
tác nghiệp của doanh nghiệp. TPS là HTTT giúp việc thi hành và lưu lại những giao dịch
thông thường hàng ngày phục vụ cho hoạt động SXKD.

Hình1.3 Ví dụ về MIS


13


lOMoARcPSD|16911414

Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS): phục vụ các hoạt động quản lý của tổ
chức. Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập
kế hoạch chiến lược. Cơ sở dữ liệu của MIS: TPS và dữ liệu ngoài tổ chức. MIS chủ yếu
phục vụ các chức năng lập kế hoạch gián sát và ra quyết định ở cấp quản lý.
Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS): cung cấp thông tin cho phép
người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải đưa ra. DSS có khả
năng mơ hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp.
Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (ESS): tạo ra môi trường khai thác thông tin
chung. ESS tổng hơp dữ liệu bên trong (từ MIS và DSS) và bên ngoài đúc kết và sàng lọc
những dữ liệu chủ chôt phục vụ lãnh đạo.
Hệ thống chuyên gia (KWS & OAS): phục vụ nhu cầu ở cấp chuyên gia của
doanh nghiệp.

Hình 1.4: Mối quan hệ giữa các dạng hệ thống thông tin
1.1.2.4. Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ
Tương tự như phân loại theo cấp tổ chức, hệ thống thơng tin cịn có thể được phân
loại theo chức năng chúng phục vụ trong doanh nghiệp. Theo cách phân loại này, mỗi
dạng hệ thống thông tin sẽ được gọi theo tên chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong
cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược. Những ví dụ về hệ thống thơng tin

14


lOMoARcPSD|16911414

dạng này bao gồm: hệ thống thông tin quản lý bán hàng và marketing, hệ thống thông tin
quản lư nhân sự, hệ thống thơng tin kế tốn tài chính
1.1.2.5. Các loại thông tin trong doanh nghiệp
Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin
Nghiên cứu về hệ thống thông tin, một trong những vấn đề quan trọng cần phân
biệt là sự khác biệt giữa hai khái niệm: dữ liệu và thông tin. Dữ liệu là những sự kiện hay
những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất kỳ mục
đích nào khác. Nói một cách khác, dữ liệu là tất cả những đặc tính của các thực thể như
con người, địa điểm, các đồ vật và các sự kiện. Dữ liệu có thể có hai dạng: dữ liệu tính
tốn và dữ liệu đo đếm được.
Khác với dữ liệu được coi như những nguyên liệu ban đầu, thông tin cần phải
được phân biệt như một sản phẩm hồn chỉnh thu được sau q trình xử lý dữ liệu. Đôi
khi, thuật ngữ dữ liệu và thông tin thường được sử dụng thay thế cho nhau trong một số
trường hợp. Tuy vậy, trong những trường hợp đó, chúng ta phải cần xác định rằng thơng
tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng.
Các đặc tính của thơng tin
Chất lượng của thơng tin được xác định thơng qua những đặc tính sau:
Độ tin cậy: độ tin cậy thể hiện độ xác thực và độ chính xác. Thơng tin có độ tin cậy
thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán
hàng có nhiều sai sót, sẽ gây ra sự phàn nàn từ phía khách hàng. Việc đó sẽ dẫn đến việc
giảm số lượng khách hàng và doanh số của doanh nghiệp.
Tính đầy đủ: tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng các
yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến
các quyết định và hành động khơng đáp ứng những địi hỏi của tình hình thực tế. Điều đó

sẽ làm hại cho doanh nghiệp.
Tính thích hợp và tính dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý đã
không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng liên quan tới những hoạt động thuộc trách
nhiệm của họ. Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu. Có thể là
có q nhiều thơng tin khơng thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng quá nhiều
từ viết tắt hoặc đa nghĩa, hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thơng tin. Điều đó
dẫn đến hoặc là tổn phí do tạo ra những thơng tin khơng dùng, hoặc là ra các quyết định
sai vì hiểu sai thơng tin.
Tính an tồn: Thơng tin là một nguồn lực q báu của tổ chức cũng như vốn và
nguyên vật liệu. Hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới
vốn hoặc tới nguyên liệu. Đối với thông tin cũng tương tự như vậy. Thông tin cần được
bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận thơng tin. Sự thiếu an
tồn về thơng tin có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
Tính kịp thời: thơng tin cần được gửi tới cho người sử dụng vào lúc cần thiết.
Các dạng thơng tin trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp có ba dạng thơng tin chủ yếu liên quan tới các mục đích sử
dụng khác nhau:


15


lOMoARcPSD|16911414

Bảng 1.1 Tính chất của thơng tin theo cấp quyết định

Đặc trưng

Tác nghiệp

Chiến thuật

Chiến lược

thông tin
Tần suất

Đều đặn, lặp lại

Phần lớn là thường
kỳ, đều đặn

Sau một thời kỳ dài, trong
trường hợp đ§ặc biệt

Tính độc lập
của kết quả

Dự kiến
được

trước

Dự đốn sơ bộ, có
thơng tin bất ngờ

Chủ yếu là khơng dự đốn
trước được

Thời điểm

Quá khứ và hiện
tại

Hiện tại và tương
lai

Dự đoán cho tương lai là
chính

Mức chi tiết

Rất chi tiết

Tổng hợp thống kê

Tổng hợp, khái quát

Nguồn

Trong tổ chức

Trong và ngoài tổ
chức

Ngoài tổ chức là chủ yếu

Tính cấu trúc

Cấu trúc cao

Chủ yếu là có cấu
trúc, một số phi cấu
trúc

Phi cấu trúc cao

Độ chính xác

Rất chính xác

Một số dữ liệu có
tính chủ quan

Mang tính chủ quan

Người
dụng

Giám sát hoạt
động tác nghiệp

Người quản lý cấp
trung gian

Người quản lý cấp cao

sử

Thông tin chiến lược: Thông tin chiến lược có liên quan tới những chính sách lâu

dài của một doanh nghiệp. Nó là mối quan tâm chủ yếu của các nhà quản lý cấp cao. Đối
với một chính phủ, thông tin chiến lược bao gồm những nghiên cứu về dân cư, những
nguồn lực có giá trị đối với quốc gia, số liệu thống kê về cán cân thu chi và đầu tư nước
ngồi,… Đối với doanh nghiệp, nó bao gồm những thông tin về tiềm năng của thị trường
và cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, việc phát triển sản phẩm,
những thay đổi về năng suất lao động và các công nghệ mới phát sinh. Về bản chất, thông
tin chiến lược là những thông tin liên quan tới việc lập kế hoạch lâu dài, thiết lập các dự


16


lOMoARcPSD|16911414

án, và đưa ra những cơ sở dự báo cho sự phát triển tương lai. Phần lớn các thông tin chiến
lược đều xuất phát từ những sự kiện hoặc những nguồn dữ liệu khơng có từ q trình xử
lý thơng tin trên máy tính.
Thơng tin chiến thuật: là những thơng tin sử dụng cho những mục tiêu ngắn hạn
(một tháng hoặc một năm) và thường là mối quan tâm của các phịng ban. Đó là những
thơng tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, đánh giá dòng tiền dự
án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất và các báo cáo tài chính hàng năm. Dạng thông tin
này thường xuất phát từ những dữ liệu của các hoạt động hàng ngày. Do đó, nó địi hỏi
một qua trình xử lý thơng tin hợp lý và chính xác. Trong việc lập kế hoạch hành động
chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều thông tin từ các nguồn khác nhau trước khi đưa ra
quyết định.
Thông tin điều hành (tác nghiệp): Những thông tin thường sử dụng cho các công
việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày hoặc vài giờ ở một bộ phận nào đó. Nó có thể bao
gồm thơng tin về số lượng chứng khốn mà doanh nghiệp đang có trong tay, về số lượng
đơn đặt hàng, về tiến độ công việc. Thông tin điều hành, về bản chất được rút ra một cách
nhanh chóng từ dữ liệu về các hoạt động. Nó thường địi hỏi những hoạt động thu thập dữ

liệu gấp rút. Nó có ít người sử dụng hơn là thông tin chiến thuật, nhưng lại có những yêu
cầu đặc biệt hơn so với các thông tin chiến thuật.
Các nguồn thông tin của doanh nghiệp
Thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp được thu thập từ hai nguồn chủ yếu:
nguồn thơng tin bên ngồi và nguồn thơng tin bên trong.
Nguồn thơng tin bên ngồi: Mọi thơng tin mang tính chất định hướng của nhà
nước và cấp trên như luật thuế, luật môi trường, quy chế bảo hộ, là những thông tin mà
bất kỳ một tổ chức nào cũng phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên. Những thông tin này
thường được các tổ chức của chính phủ cung cấp. Ngồi ra, những thơng tin về thị trường
và hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, các đối tác, các xu hướng thay đổi,… cũng là
những thơng tin bên ngồi quan trọng mà các doanh nghiệp quan tâm theo dơi. Các đối
tượng cung cấp những thông tin này bao gồm:
Khách hàng: trong nền kinh tế thị trường thông tin về khách hàng vô cùng quan
trọng. Các thơng tin về khách hàng chính của doanh nghiệp thường được lưu lại trong các
hồ sơ về khách hàng.
Đối thủ cạnh tranh: Biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công việc hàng ngày
của các doanh nghiệp hiện nay.
Doanh nghiệp có liên quan: Các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có liên quan.
Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: muốn doanh nghiệp tồn tại lâu dài, nhà quản lý cần
có những thông tin về đối thủ cạnh tranh sẽ xuất hiện trong tương lai.
Các nhà cung cấp: Người bán đối với doanh nghiệp là đầu mối cần có sự chú ý
đặc biệt. Thông tin về họ giúp doanh nghiệp hoạch định được kế sách phát triển cũng như
kiểm soát tốt chi phí và chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình.
Các tổ chức của chính phủ: Đóng vai trị là người cung cấp thơng tin có tính
chính thức về mặt pháp chế.


17

lOMoARcPSD|16911414

Nhìn chung, thơng tin thu thập từ nguồn bên ngồi doanh nghiệp có thể được cung
cấp thơng qua báo chí, tài liệu nghiên cứu đặc biệt của các tổ chức cung cấp thông tin
chuyên biệt.
Nguồn thông tin trong doanh nghiệp: Ngồi nguồn thơng tin bên ngồi, doanh
nghiệp có một nguồn thông tin quan trọng từ hệ thống sổ sách và các báo cáo kinh doanh
thường kỳ của doanh nghiệp.
Tùy theo từng loại yêu cầu thông tin khác nhau, người ta sẽ tiến hành những bước
xử lý dữ liệu khác nhau và do đó, hình thành những hệ thống thơng tin với các dạng khác
nhau, phục vụ cho những mục tiêu đa dạng và những đặc tả khác nhau về phần cứng và
phần mềm, cũng như về người sử dụng và người điều hành.
1.1.3. Hệ thống thơng tin kế tốn
1.1.3.1. Bản chất
Từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ thống thơng tin kế tốn sẽ từ các ghi chép
đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử
dụng thơng tin (Hình 1.5)

Quyết định kinh tế
Hoạt động sản
xuất kinh doanh

Người sử dụng
Nghiệp vụ kinh tế

Phân tích,
ghi chép,
lưu trữ

Phân tích,
Tổng hợp,
lập báo cáo

Hình 1.5: Quy trình xử lý của hệ thống thơng tin kế tốn
Kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống cơng cụ quản lý kinh tế,
có vai trị quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh
nghiệp, có vai trị cung cấp thông tin để thực hiện mục tiêu quản trị doanh nghiệp nhằm
đạt được hiệu quả cao nhất.



18


lOMoARcPSD|16911414

Mục tiêu của kế toán là lập ra các báo cáo tài chính – phương tiện truyền đạt thơng
tin kế tốn tài chính, trình bày kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của
doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định kỳ và theo quy định
bắt buộc gồm các báo cáo:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Người sử dụng thơng tin kế tốn chia thành 3 nhóm:
- Người quản lý doanh nghiệp: sử dụng thơng tin kế tốn để lập các mục tiêu cho
doanh nghiệp, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu đó và đề ra các quyết định điều
chỉnh hoạt động của doanh nghiệp sao cho đạt hiệu quả cao nhất;
- Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: gồm chủ sở hữu và các

chủ nợ của doanh nghiệp.
Các chủ sở hữu quan tâm đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp để quyết định
việc đầu tư, phân chia lợi nhuận và đánh giá người quản lý doanh nghiệp
Các chủ nợ cần biết khả năng tài chính của doanh nghiệp để quyết định việc cho
vay, cung cấp vật tư, hàng hố
- Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: gồm cơ quan thuế, cơ
quan chức năng của Nhà nước và đối tượng sử dụng khác
-

Yêu cầu đối với kế toán

Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế tốn, sổ kế
tốn và báo cáo tài chính
Phản ảnh kịp thời thông tin đúng thời gian quy định thơng tin, số liệu kế tốn.
Phản ảnh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thơng tin, số liệu kế tốn.
Phản ảnh trung thực trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh
tế tài chính.
Thơng tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết
thúc hoạt động kinh tế - tài chính từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị
kế toán, số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước.
Phân loại, sắp xếp thơng tin số liệu kế tốn theo trình tự, có hệ thống và có thể so
sánh được.
-

Các phương pháp của kế toán

Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung
công việc kế toán.
-

Chứng từ kế toán

Phương pháp chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hồn thành.
Chứng từ kế tốn là những giấy tờ và vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các loại thẻ
thanh toán đối với chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã
hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.


19


lOMoARcPSD|16911414

Lập chứng từ là công việc đầu tiên của kế toán: Phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh và hoàn thành vào các bản chứng từ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa
điểm phát sinh của các nghiệp vụ, có sự xác nhận của những người liên quan.
-

Kiểm kê tài sản

Phương pháp xác định số thực có của tài sản tại thời điểm.
Kiểm kê tài sản là việc cân - đong - đo - đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất
lượng, giá trị của tài sản - nguồn hình thành tài sản hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm
tra - đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
Kiểm kê nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế và số trên sổ kế
tốn, để có biện pháp xử lý kịp thời trách nhiệm vật chất của người quản lý và sử dụng tài
sản.
-

Tính giá các đối tượng kế tốn

Phương pháp xác định giá trị của tài sản:
Tính giá các đối tượng kế tốn là một cơng việc của kế tốn: Biểu hiện bằng giá
trị tất cả những tài sản của doanh nghiệp, theo những nguyên tắc nhất định.
Nhờ vào tính giá mọi đối tượng của kế toán đều được biểu hiện cũng một thước đo
tiền tệ, từ đó có thể tổng hợp được những chỉ tiêu cần thiết bằng tiền trong toàn doanh
nghiệp, trong từng ngành và cả nền kinh tế.
Tính giá thành là một cơng việc của kế tốn, tổng hợp bằng tiền chi phí phát sinh
trong kỳ của doanh nghiệp, để xác định chi phí cho từng loại sản phẩm.
Việc xác định chi phí để hình thành nên giá thành của từng loại sản phẩm giúp cho
doanh nghiệp thấy được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
-

Tài khoản

Phương pháp dùng để phân loại và hệ thống hố các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng.
Tài khoản phản ảnh và giám sát một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống
từng đối tượng kế tốn riêng biệt.
Mở tài khoản – sổ kế tốn là một cơng việc của kế toán: Mỗi đối tượng kế toán
riêng biệt được mở một tài khoản tương ứng.
Tài khoản thực chất là phương pháp lưu trữ thông tin, mỗi một tài khoản là một
đơn vị lưu trữ thông tin về một chỉ tiêu báo cáo. Tài khoản cung cấp số liệu cho việc lập
báo cáo.
-

Ghi sổ kép

Phương pháp phản ảnh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản.
Ghi sổ kép là một cơng việc của kế tốn: Ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào

ít nhất hai tài khoản, theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan của các tài
khoản.



20


lOMoARcPSD|16911414

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp có nội dung kinh tế nhất định được phản ảnh vào các tài khoản liên quan đã
giúp cho việc giám đốc chặt chẽ các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
-

Báo cáo tài chính

Phương pháp khái qt tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế tốn và chế độ kế toán, dùng để
tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chính của doanh nghiệp, nhằm cung
cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
Lập báo cáo tài chính là một cơng việc của kế tốn: Tổng hợp số liệu từ các sổ kế
toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài sản và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.
Số liệu trên báo cáo tài chính giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tình hình thực
hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.3.2. Các thành phần của hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế toán là một hệ thống con trong nhiều hệ thống con khác của
hệ thống thông tin quản lý. Do đó, hệ thống thơng tin kế tốn cũng sẽ có các thành phần
cơ bản của một hệ thống thông tin. Đó là:

• Dữ liệu đầu vào: Tất cả các nội dung được đưa vào hệt hống kế toán được gọi là dữ
liệu đầu vào, bao gồm:
- Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung các
nghiệp vụ phát sinh
- Các đối tượng kế toán mà nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp, theo dõi thông
qua hệ thống tài khoản kế toán;
- Hệ thống các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần được tập hợp, theo
dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp.
• Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ
liệu để có thơng tin kế tốn hữu ích:
- Q trình ln chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh;
- Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu;
- Quy định về phân tích, hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh
- Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công;
- Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập
và luân chuyển thông tin về bộ phận kế tốn; tổ chức cơng việc trong bộ máy kế tốn.
• Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể lưu trữ để phục vụ cho các q trình xử lý,
cung cấp thơng tin lần sau thông qua các phương thức:
- Hệ thống chứng từ, sổ sách kế tốn trong hệ thống kế tốn thủ cơng;
- Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong mơi trường máy tính
• Kiểm sốt: Bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lập trong hệ
thống kế tốn để kiểm sốt q trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của hệ



21


lOMoARcPSD|16911414

thống kế tốn, đảm bảo các thơng tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối
tượng sử dụng thơng tin.
• Thơng tin kiết xuất: Thơng tin của hệ thống thơng tin kế tốn thể hiện nội dung của các
báo cáo kế tốn (Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ thống sổ sách
kế tốn.
1.1.3.3. Đối tượng của hệ thống thơng tin kế tốn
Nhiệm vụ của hệ thống thơng tin kế tốn là xác định những hoạt động nào của hệ
thống kế tốn cần phản ánh, và nội dung nào mơ tả cho các hoạt động đó được ghi nhận
vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán. Để làm được điều này, kế tốn cần am hiểu q
trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhận biết tường tận nội dung, mục đích,
chức năng các hoạt động diễn ra trong quá trình đó. Do đó, đối tượng của hệ thống thơng
tin kế toán là các hoạt động phát sinh trong quá trình kinh doanh sản xuất của doanh
nghiệp. Vì thế mà hệ thống thơng tin kế tốn của các doanh nghiệp cũng sẽ có những hệ
thống con xử lý khác nhau. Thế nhưng ta có thể xem các hệ thống con ấy gồm bốn hệ
thống con chính để xử lý cho bốn chu trình kế tốn chính là chu trình chi phí, chu trình
doanh thu, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính.
Chu trình kinh doanh (chu trình kế tốn) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn
ra theo trình tự được lặp lại liên quan đến cùng một năm. Bao gồm các chu trình sau:
- Chu trình doanh thu: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung bán hàng,
cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng.
- Chu trình chi phí: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng hoá,
dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp;
- Chu trình tài chính: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động
các nguồn tiền đầu tư vào doanh nghiệp và quản lý các dòng tiền chi ra cho các
chủ nợ và nhà đầu tư vào doanh nghiệp;
- Chu trình chuyển đổi: Bao gồm hệ thống các nghiệp vụ và quy trình liên quan đến
hoạt động hàng tồn kho, hệ thống kế tốn chi phí và hệ thống lương.
Các chu trình kinh doanh này khơng tồn tại độc lập mà có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau
theo mỗi quan hệ cho – nhận các thông tin và nguồn lực. Tất cả các dữ liệu phản ánh nội
dung của các hoạt động diễn ra các chu trình kinh doanh sẽ được chuyển đến hệ thống ghi

sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh
nghiệp. Các hệ thống này sẽ được trình bày ở phần sau.
1.1.3.4. Hệ thống kế toán trách nhiệm
Là hệ thống con của hệ thống thơng tin kế tốn, hệ thống kế tốn trách nhiệm cung
cấp thơng tin dự tốn từ quản lý cấp cao xuống các cấp dưới nhằm cụ thể hóa mục tiêu của
doanh nghiệp cũng như cung cấp thông tin thực tế về tình hình thực hiện mục tiêu đó từ
các cấp dưới lên cấp trên. Qua đó đánh giá tình hình thực hiện các quyết định, kết quả và
các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện quyết định đã ban hành cũng như ra các
quyết định mới.
Hệ thống dự toán


22


lOMoARcPSD|16911414

Hệ thống này thể hiện luồng thông tin từ trên xuống, quy định các mục tiêu, mà các
cấp bên dưới phải đạt được, phải tuân thủ.
Hệ thống báo cáo trách nhiệm
Hệ thống báo cáo trách nhiệm ghi nhận giới hạn nhiệm vụ của bộ phận trong tổ chức
(thể hiện qua chi tiêu tiền hoặc khối lượng công việc). Giới hạn nhiệm vụ này được đối
chiếu với mục tiêu thực hiện của hệ thống dự toán. Sự chênh lệch giữa kết quả thực hiện
với mục tiêu kế hoạch sẽ giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của các nhân viên quản lý.
Hệ thống kế tốn trách nhiệm dồn tích những giới hạn trách nhiệm và các mục tiêu
thực hiện ở những cấp thấp hơn trong các cấp của tổ chức qua các trung tâm trách nhiệm.
Mỗi trung tâm có từ một đến nhiều người. Các trung tâm trách nhiệm cũng tồn tại ở các
cấp cao hơn, nó gồm người quản lý và các trung tâm cấp thấp hơn sẽ báo cáo cho người
này. Người này có quyền hạn và trách nhiệm trên tất cả các trung tâm cấp thấp hơn.
Hệ thống kế toán trách nhiệm liên quan đến các báo cáo trách nhiệm của các trung

tâm trách nhiệm sau:
- Trung tâm chi phí: Ghi nhận chi phí thực tế phát sinh tại trung tâm, nó giúp đánh
giá khả năng của người quản lý trung tâm bằng cách so sánh chi phí dự tốn và chi phí
thực tế phát sinh trong kỳ.
- Trung tâm lợi nhuận: Xác định lợi nhuận do trung tâm tạo ra bằng cách lấy doanh
thu trừ đi chi phí phát sinh ở trung tâm, qua đó so sánh lợi nhuận thực tế đối với lợi nhuận
đã dự toán cùng kỳ.
- Trung tâm đầu tư: Ngồi kiểm sốt chi phí và doanh thu tại trung tâm, nó cịn xác
định tổng số các khoản được đầu tư từ sở hữu trong kỳ.
Thông tin báo cáo trách nhiệm phụ thuộc vào giới hạn trách nhiệm do nhân viên quản
lý kiểm soát.
Ở trung tâm chi phí cấp thấp sử dụng báo cáo dự tốn ngân sách và có thể linh động
thay đổi. Thông tin trong báo cáo linh hoạt giúp đánh giá người quản lý sẽ tốt hơn báo cáo
dự tính.
Ở trung tâm chi phí cấp cao hơn sẽ tổng hợp các dự tốn và chi phí thực tế của các
trung tâm cấp dưới. Qua báo cáo thực hiện nó sẽ diễn giải các khoản chi phí do người quản
lý cấp cao hơn của trung tâm chi phí kiểm sốt.
Tương tự, trên các báo cáo thực hiện của trung tâm lợi nhuận và đầu tư thì các số
tổng cộng của trung tâm cấp thấp hơn được ghi một dòng. Các báo cáo cịn trình bày 4
tổng số; Doanh thu dự tốn, doanh thu thực tế, chi phí dự tốn, chi phí thực tế.
Q trình thơng tin từ cấp thấp lên cấp cao, các báo cáo sẽ ít chi tiết, ít đặc thù, và
tổng qt hơn (dịng thơng tin từ dưới lên hàm chứa q trình rút gọn dữ liệu).
Ví dụ tài khoản 334 dùng theo dõi các khoản phải trả công nhân viên, mã số của
trung tâm trách nhiệm (phân xưởng) là 1221 thì lương phải trả cơng nhân viên phân xưởng
được ghi trên tài khoản 334-1221. Lương phải trả nhân viên quản lý xưởng cũng tính 334 1221. Danh mục tài khoản là bảng có tên và mã số tài khoản, nên có thể tạo bảng lương
tương tự gồm danh sách các trung tâm trách nhiệmvà mã số trách nhiệm. Liên kết 2 bảng
này tạo nên một ma trận mô tả kết cấu mã số trong hệ thống trách nhiệm.


23

lOMoARcPSD|16911414

1.1.3.5. Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn
Theo mục tiêu và phương pháp, có hai loại hệ thống thơng tin kế tốn:
Hệ thống thơng tin kế tốn tài chính: Cung cấp các thơng tin tài chính chủ yếu cho
các đối tượng bên ngồi. Những thơng tin này phải tn thủ các quy định, chế độ, các
nguyên tắc, chuẩn mực kế tốn hiện hành.
Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị: Cung cấp các thơng tin nhằm mục đích qn trị
trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo cáo các sự kiện sẽ xảy ra các dự đoán các ảnh hưởng
về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp.
Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu:
Hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng: Trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu
là con người, cùng với các cơng cụ tính tốn, con người thực hiện tồn bộ các cơng cụ kế
tốn. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức
chứng từ, số, thẻ, bảng. Đây là những hệ thống phổ biến từ những năm 1980 trở về trước.
Hệ thống thơng tin kế tốn máy tính: Nguồn lực chủ yếu là máy tính, tồn bộ các
cơng việc kế tốn từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ tổng hợp, lập báo cáo đều do
máy tính thực hiện. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức
các tập tin. Hệ thống giao dịch tự động (ATM), hệ thống ghi và tính cước điện thoại, hệ
thống chấm cơng, hệ thống thu phí giao thơng tự động, hệ thống tính và lập bảng giá thành
sản phẩm trong các dây chuyền sản xuất là những ví dụ cho kiểu hệ thống này.
Hệ thống thơng tin kế tốn trên nền máy tính: Nguồn lực bao gồm con người và máy
tính. Trong đó, máy tính thực hiện tồn bộ các cơng việc kế tốn dưới sự điều khiển, kiểm
sốt của con người. Như vậy, nếu khơng có con người thì hệ thống này khơng thể hoạt
động được và ngược lại, nếu khơng có máy tính thì hệ thống này cũng khơng thể vận hành
hồn hảo. Ngồi vai trị chủ đạo là điều khiển, kiểm sốt máy tính, con người cịn có nhiệm
vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính khơng tự thu nhập được, cũng như thực hiện các
công việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì hệ thống. Hệ thống thơng tin kế tốn trên nền máy tính

là đối tượng nghiên cứu chính của chúng ta.
1.2. Hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống và hệ thống thơng tin kế tốn hiện đại
1.2.1. Hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống
- Hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống có ưu điểm tập trung dữ liệu liên quan
đến hoạt động kế toán, các dữ liệu được lưu trữ trong các sổ kế toán riêng biệt;
Bên cạnh các ưu điểm, hệ thống thơng tin kế tốn truyền thống có một số nhược
điểm:
- Tính kịp thời trong q trình xử lý số liệu và cung cấp thơng tin: mức độ chi tiết
của thông tin cung cấp; thời gian cung cấp thông tin chậm
- Tổ chức dữ liệu- thu thập – xử lý và lưu trữ dữ liệu kế tốn: khó lập các báo cáo
linh hoạt theo nhiều tiêu thức khác nhau; thông tin phụ thuộc vào người ghi chếp
dữ liệu; lưu trữ không tập trung.
- Thực hiện đơn giản nhưng thường chỉ phù hợp với với các doanh nghiệp nhỏ,
các nghiệp vụ phát sinh không nhiều, chứng từ ít.


24


lOMoARcPSD|16911414

Hình 1.6: Quy trình xử lý nghiệp vụ theo truyền thống
1.2.2. Hệ thống thơng tin kế tốn hiện đại

Hình 1.7: Quy tình xử lý nghiệp vụ bằng máy
Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế tốn
-

Tính trung thực và đáng tin cậy của thơng tin kế tốn: CNTT giúp cho việc xử lý
thơng tin kế tốn nhanh chóng, chính xác hơn so với xử lý thủ cơng;
Tính kịp thời trong q trình xử lý dữ liệu và cung cấp thơng tin: Khả năng tính
tốn, tốc độ xử lý, khả năng truy cập, chia sẻ truyền dữ liệu trên mạng máy tính
giúp cho việc xử lý dữ liệu và cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời; Các giới
25