Giáo trình sử dụng trang thiết bị trong công tác văn thư (nghề văn thư hành chính trung cấp)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ

GIÁO TRÌNH

MƠ ĐUN: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ
TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ
NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP

Ban hành kèm theo Quyết định số: 979 /QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm
2019 của Hiệu trưởng Trường Cao Đẳng cơ điện xây dựng Việt Xơ

Ninh Bình, năm 2019


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể đƣợc
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham
khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

1


LỜI GIỚI THIỆU
Hiện nay, trong công cuộc đổi mới đất nƣớc, cùng với sự thay đổi và phát
triển của nền kinh tế, rất nhiều các cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức xã hội, các
doanh nghiệp... đã và đang thay đổi, xây dựng cũng nhƣ tổchức văn phòng của
cơ quan theo hình mẫu một văn phịng hiện đại theo hƣớng tinh giảm nhân

lực,tối ƣu hố cácnghiệp vụ hành chính văn phịng... và một vấn đề đƣợc đặc
biệt coitrọng đó là trang thiết bị.
Có thể thấy, ngày nay các văn phịng đangchạy đua trongviệc mua sắm nhiều
thiết bị văn phòng hiện đại đồng thời tuyển chọnnhững nhân viên thƣ ký thành
thạo nghiệp vụ văn phòng để xây dựng “bộ máy văn phịng hiện đại, đủ
sức xử lý thơng tin một cách chínhxác, chắt lọc kịp thời, chất lƣợng, tạo đƣợc
tính cạnh tranh trong cơ chếthị trƣờng”. Vì vậy trong hoạt động của một văn
phịng hay văn phịnghiện đại thì ngƣời thƣ ký văn phòng cần phải đáp ứng
đƣợc những yêu cầu triển khai hợp lý và các trang thiết bị Văn phòng phải đƣợc
đầu tƣvà sử dụng hợp lý để nâng cao đƣợc hiệu quả hoạt động của một
vănphòng xứng tầm với một văn phòng hiện đại.
Do vậy, việc xuất bản cuốn giáo trình Sử dụng trang thiết bị trong cơng
tác văn thư để phục vụ cho nhu cầu học tập và tìm hiểu của học sinh, sinh viên
đang theo học các chun mơn thuộc lĩnh vực Văn thƣ hành chính của các
trƣờng đại học, cao đẳng trong cả nƣớc.
Giáo trình Sử dụng trang thiết bị trong công tác văn thưđƣợc biên soạn
lần thứ nhất dựa trên việc kế thừa và tham khảo các tài liệu và tác phẩm về sử
dụng trang thiết bị văn phòng đang đƣợc sử dụng ở các trƣờng đại học, cao
đẳng, đặc biệt là những kiến thức thực tiễn liên quan đến trang thiết bị ở văn
phịng.
Nội dung giáo trình gồm 4 bài do ThS. Phạm Thị Hồng Duyên làm chủ
biên và biên soạn.
Bài 1: Tổng quan về trang thiết bị trong công tác văn thư
Bài 2: Sử dụng các trang thiết bị truyền thông
2


Bài 3: Sử dụng các trang thiết bị chuyên dụng
Bài 4: Tổ chức khoa học trang thiết bị và cách sử dụng các đồ dùng trong văn phòng
Mặc dù tác giả đã đầu tƣ nhiều thời gian và công sức cho việc biên soạn,

song giáo trình có thể cịn thiếu sót, rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp, bổ
sung để lần tái bản sau đƣợc hoàn chỉnh hơn.
Xin trân trọng giới thiệu cùng bạn đọc.
Tham gia biên soạn
Chủ biên: ThS. Phạm Thị Hồng Duyên

3


MỤC LỤC
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN .................................................................................. 1
LỜI GIỚI THIỆU.................................................................................................. 2
BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁCVĂN THƢ ..... 10
1. Vai trò của trang thiết bị trong công tác văn thƣ ............................................ 10
1.1. Định nghĩa................................................................................................. 12
1.2. Vai trị của trang thiết bị văn phịng trong cơng tác văn thƣ .................... 12
2. Yêu cầu và nguyên tắc quản lý, sử dụng trang thiết bị văn phòng ............... 16
2.1. Yêu cầu quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng .............................. 16
2.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng................................................................. 17
3. Các trang thiết bị ............................................................................................. 17
3.1. Các trang thiết bị truyền thông ................................................................ 17
3.2. Các trang thiết bị chuyên dụng ................................................................. 18
3.3. Các trang thiết bị, đồ dùng văn phòng khác ............................................. 19
4. Vai trò của cán bộ văn thƣ trong sử dụng, bảo quản và tổ chức sắp xếp khoa
học trang thiết bị trong công tác văn thƣ ............................................................ 20
4.1. Tổ chức quản lý trang thiết bị ................................................................... 20
4.2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị .................................................................. 20
BÀI 2: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ TRUYỀN THÔNG..................... 23
1. Điện thoại ........................................................................................................ 23
1.1. Nguyên lý, cấu tạo .................................................................................... 23

1.2. Tính năng .................................................................................................. 27
1.3. Cách sử dụng............................................................................................. 28
1.4. Cách bảo quản ........................................................................................... 32
1.5. Cách xử lý các sự cố ................................................................................ 34
2. Máy fax ........................................................................................................... 35
2.1. Nguyên lý, cấu tạo .................................................................................... 35
2.2. Tính năng của máy fax.............................................................................. 38
2.3. Cách sử dụng............................................................................................. 39
2.4. Cách bảo quản máy fax ............................................................................. 42
4


2.5. Cách xử lý các sự cố ................................................................................. 42
3. Máy tính và mạng máy tính ............................................................................ 42
3.1. Máy tính .................................................................................................... 42
3.2. Mạng máy tính .......................................................................................... 43
3.3. Cách sử dụng máy tính và mạng máy tính ............................................... 46
3.4. Một số địa chỉ hữu dụng dùng tra cứu thông tin....................................... 50
BÀI 3: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ CHUYÊN DỤNG....................... 54
1. Máy in ............................................................................................................. 54
1.1. Nguyên lý, cấu tạo của máy in.................................................................. 54
1.2. Tính năng .................................................................................................. 61
1.3. Cách sử dụng............................................................................................ 63
1.4. Cách bảo quản máy in ............................................................................... 65
1.5. Cách xử lý các sự cố máy in ..................................................................... 67
2.Máy photocopy ................................................................................................ 71
2.1. Nguyên lý, cấu tạo máy photocopy .......................................................... 71
2.2. Tính năng của máy Photocopy ................................................................. 75
2.3. Cách sử dụng............................................................................................. 76
2.4. Cách bảo quản máy photocopy ................................................................. 83

2.5. Cách xử lý sự cố ....................................................................................... 84
3. Máy quét ......................................................................................................... 86
3.1. Nguyên lý, cấu tạo .................................................................................... 86
3.2. Tính năng của máy quét ............................................................................ 89
3.3. Cách sử dụng máy quét (máy scan) .......................................................... 91
3.4. Cách bảo quản máy quét ........................................................................... 96
3.5. Cách xử lý các sự cố máy quét ................................................................. 98
4. Máy cắt, hủy tài liệu...................................................................................... 101
4.1. Nguyên lý, cấu tạo máy cắt, hủy tài liệu................................................. 102
4.2. Tính năng ................................................................................................ 104
4.3. Cách bảo quản máy cắt, hủy tài liệu ....................................................... 105
5


4.4. Cách xử lý các sự cố ............................................................................... 106
5. Máy ghi âm ................................................................................................... 108
5.1. Nguyên lý và cấu tạo .............................................................................. 108
5.2. Tính năng của máy ghi âm...................................................................... 110
5.3. Cách sử dụng máy ghi âm....................................................................... 111
5.4. Cách bảo quản máy ghi âm ..................................................................... 112
5.5. Cách xử lý các sự cố ............................................................................... 112
6. Máy chiếu ...................................................................................................... 113
6.1. Nguyên lý, cấu tạo máy chiếu................................................................. 113
6.2. Tính năng của máy chiếu ........................................................................ 115
6.3. Cách sử dụng của máy chiếu .................................................................. 116
6.4. Cách bảo quản máy chiếu ....................................................................... 118
6.5. Cách xử lý các sự cố ............................................................................... 119
7 . Máy ảnh và camera ...................................................................................... 122
7.1.Nguyên lý, cấu tạo ................................................................................... 122
7.2. Tính năng của máy ảnh ........................................................................... 124

7.3. Cách sử dụng máy ảnh ............................................................................ 125
7.4. Cách bảo quản máy ảnh .......................................................................... 128
7.5. Cách xử lý sự cố ..................................................................................... 131
Bài 4: TỔ CHỨC KHOA HỌC TRANG THIẾT BỊ TRONG VĂN THƢ ...... 134
1. Phƣơng pháp bố trí, sắp xếp các trang thiết bị .............................................. 134
2. Bàn, ghế, giá, tủ, điều hịa, quạt, thiết bị thơng gió ...................................... 136
2.1. Bàn ghế ................................................................................................... 136
2.2. Tủ hồ sơ, giá sách ................................................................................... 137
2.3. Quạt, điều hịa nhiệt độ, thiết bị thơng gió ............................................. 138
3. Các loại văn phòng phẩm.............................................................................. 138
3.1. Bút viết các loại ...................................................................................... 138
3.2. Các loại tập, sổ ........................................................................................ 138
3.3. Các loại giấy văn phòng.......................................................................... 139
6


3.4. Bấm kim, kim bấm, kẹp giấy .................................................................. 139
3.5. Bìa hồ sơ ................................................................................................. 140
3.6. Kệ Đựng Hồ Sơ – Hộp Cắm Bút ........................................................... 140
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 141

7


GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN
Tên mơ đun: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ TRONG CƠNG TÁC
VĂN THƢ
Mã mơ đun: MĐ13
Vị trí, tính chất mơ đun:
- Vị trí: Trang thiết bị văn phịng là mơ đun có vị trí quan trọng trong chƣơng

trình đào tạo nghề Văn thƣ hành chính. Mơ đun này phải đƣợc thực hiện sau khi
học môn Tin học văn phịng và các mơn thuộc nghiệp vụ cơng tác văn thƣ.
- Tính chất: Là mơ đun chun mơn.
Mục tiêu mơ đun:
- Về kiến thức:
+ Trình bày đƣợc những kiến thức cơ bản về các trang thiết bị văn thƣ
+ Trình bày cách sắp xếp, bố trí khoa học trang thiết bị trong cơng tác cơng
văn thƣ.
+ Trình bày đƣợc tính năng, công dụng, cấu tạo, nguyên lý hoạt động của các
trang thiết bị trong văn phịng.
+Trình bày đƣợc các quy trình sử dụng, bảo quản, bảo trì các trang thiết bị và
sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng một cách thành thạo, an toàn, hiệu
quả và lâu dài.
- Về kỹ năng:
+ Sử dụng thành thạo và bảo quản các loại trang thiết bị trong văn phòng.
+ Vận dụng bài học, sửa chữa một số lỗi thƣờng gặp trong quá trình sử dụng
+ Trình bày đƣợc và làm đƣợc quy trình bảo trì, bảo dƣỡng nâng cao tuổi thọ
các thiết bị.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
8


+ Thể hiện tính nghiêm túc, tự giác và tích cực tham gia đầy đủ các buổi học
trên lớp và buổi thực hành trực tiếp trên thiết bị.
+ Luôn thận trọng, tỉ mỉ trong quá trình sử dụng thiết bị và nâng cao ý thức
trong học tập.
Nội dung mô đun:
Bài 1: Tổng quan về trang thiết bị trong công tác văn thƣ
Bài 2: Sử dụng các trang thiết bị truyền thông
Bài 3: Sử dụng các trang thiết bị chuyên dụng

Bài 4: Tổ chức khoa học trang thiết bị và cách sử dụng các đồ dùng trong văn phòng

9


BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁCVĂN THƢ
Mã bài: MĐ13.01
Các trang thiết bị văn phịng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng
cao hiệu quả hoạt động của văn phịng. Chính các trang thiết bị văn phịng đƣợc
đầu tƣ phát triển đến trình độ khoa học công nghệ hiện đại, kết hợp với công
thái học hỗ trợ và dẫn dắt hai thành phần kia tiến nhanh đến hiện đại hóa.
Các trang thiết bị có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực cho con ngƣời
trong cơng việc văn phịng. Bởi các thƣ ký văn phịng thơng qua các nghiệp vụ
hành chính văn phịng đã sử dụng các trang thiết bị văn phòng để xử lý và cung
cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác, nhằm nâng cao năng suất,
chất lƣợng công việc.
Nhƣ chúng ta đã biết, cơng nghiệp hóa cũng đã trang bị những máy móc,
thiết bị cho văn phịng nhằm giảm bớt lao động nặng nhọc. Những cải tiến thiết
bị kỹ thuật trƣớc hết nhằm vào các khâu nhƣ từ bàn máy chữ thƣờng tiến lên
dùng bàn máy chữ chạy điện, từ máy chữ thƣờng tiến lên máy chữ điện tử, tà
các bàn máy tính tiến lên các máy tính cơ điện dùng trong cơng việc kế tốn…
Đặc biệt, từ những năm 70, khâu xử lý văn bản đã đƣợc các máy tính hỗ trợ và
liên tục tiến lên cho đến hiện nay, máy vi tính là một trong những thiết bị khơng
thể thiếu trong q trình thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động
quản lý của một văn phòng hiện đại. Đồng thời các trang thiết bị văn phịng
khác nhờ ứng dụng những thành tựu cơng thái học, ngày càng đƣợc thiết kế với
mẫu mã phù hợp cho từng loại công việc, vận dụng phù hợp cho từng ngƣời,
làm cho hiệu suất của ngƣời thƣ ký nói riêng và cả văn phịng đƣợc nâng cao.
Mục tiêu bài:
- Trình bày đƣợc và hiểu vai trò của các trang thiết bị trong công tác văn thƣ,

những yêu cầu và nguyên tắc sử dụng.
- Trình bày đƣợc cái nhìn tổng quát về hệ thống các trang thiết bị trong công tác
văn thƣ: Các trang thiết bị truyền thống, chuyên dụng, các đồ dùng trong văn
phòng.
- Trách nhiệm và vai trò của ngƣời sử dụng, bảo quản và tổ chức sắp xếp khoa
học trang thiết bị văn thƣ.
-Thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận và cầu trong quá trình học tập.
Nội dung chính
1. Vai trị của trang thiết bị trong cơng tác văn thƣ
Mọi loại hình văn phịng dù là văn phòng của các cơ quan Nhà nƣớc, cơ
quan Đảng, của các doanh nghiệp hay các tổ chức chính trị, xã hội dù quy mô to
10


hay nhỏ đều đƣợc cấu trúc bởi ba thành phần khác nhau về chất: con ngƣời làm
việc văn phòng (thƣ ký văn phịng), các nghiệp vụ hành chính văn phịng và
các trang thiết bị kỹ thuật.
Ba thành phần này có quan hệ chặt chẽ, tác động và phối kết hợp với nhau
một cách hữu cơ, rất đa dạng và sinh động.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng địi hỏi sự hồn thiện của
bản thân từng thành phần đồng thời phải có đƣợc sự kết hợp "nhuần nhuyễn" giữa
các thành phần đó.
Thứ nhất là thư ký văn phịng là những ngƣời góp phần đảm bảo và cung
cấp thơng tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan và
ngƣời lãnh đạo; góp phần bảo đảm cho hoạt động của cơ quan, đơn vị và hoạt
động của ngƣời lãnh đạo đƣợc đều đặn và thông suốt... Để đảm nhận và thực hiện
tốt đƣợc những nhiệm vụ này đòi hỏi ngƣời thƣ ký văn phịng phải có những năng
lực và phẩm chất cần thiết (năng lực chuyên môn, hiểu biết xã hội rộng, yêu nghề
và có ý thức vƣơn lên trong nghề nghiệp...). Để có đƣợc những năng lực và phẩm
chất này, ngồi khả năng bẩm sinh đòi hỏi ngƣời thƣ ký văn phòng phải học tập

và rèn luyện không ngừng.
Thứ hai là nghiệp vụ hành chính văn phịng: Các nghiệp vụ hành chính văn
phòng nối kết các trang thiết bị với vai trò trung tâm của con ngƣời để tạo ra tác
động thực tiễn hồn thành nhiệm vụ. Thơng qua nghiệp vụ hành chính văn phịng,
con ngƣời và trang thiết bị phát huy tác dụng thực tế.
Các nghiệp vụ hành chính văn phịng bao gồm: Nghiệp vụ chuẩn bị và
cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý và lãnh đạo; nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp
hoạt động của cơ quan và lãnh đạo (xây dựng chƣơng trình, kế hoạch và lịch làm
việc, tổ chức các cuộc họp và các chuyến đi công tác...); nghiệp vụ giao tiếp hành
chính; nghiệp vụ biên tập văn bản và lƣu trữ hồ sơ tài liệu...
Nhìn chung các nghiệp vụ hành chính văn phịng cũng có những thay đổi
đáng kể, một số nghiệp vụ truyền thống (ghi tốc ký...) vẫn đƣợc sử dụng và mang
lại hiệu quả cao khi kết hợp với các thiết bị văn phòng hiện đại (máy ghi âm...).
Một số nghiệp vụ có sự thay đổi căn bản nhƣ các nghiệp vụ gắn liền với quan hệ
giao tiếp ứng xử đồng thời có một số nghiệp vụ hành chính mới ra đời. Các
nghiệp vụ hành chính văn phịng ngày càng đan kết và tác động qua lại.
Thứ ba là, trang thiết bị văn phòng. Chúng ta sẽ tìm hiểu kĩ hơn về thành phần
này và vai trị của nó với cơng tác văn thƣ.
11


1.1. Định nghĩa
Trang thiết bị văn phòng là những máy móc, dụng cụ cần thiết
phục vụ cơng tác văn phịng (equipment: đồ vật cần thiết cho mộtmục đích riêng;
Office equipment: đồ dùng văn phịng (máy chủ,máysao chụp, giấy văn phịng...).
Ví dụ: Máy điện thoại, máy vi tính, máy fax, máy photocopy...
Các loại trang thiết bị văn phòng
- Thiết bị truyền thơng:
+ Máy điện thoại (ấn phím,khơng dây, ghi âm, ghi hình...)
+ Máy facimile

+ Máy vi tính
+ Máy ghi âm
+ Máy tính Cá nhân
- Thiết bị sao chụp - in ấn - huỷ tài liệu:
+ Máy in
+ Máy photocopy
+ Máy scan
+ Máy huỷ tài liệu
+ Máy căn thƣ điện tử
+ Máy đóng dấu ngày giờ
+ Máy dập ghim
- Trang thiết bị khác: Bàn, ghế, tủ, điều hoà nhiệt độ, quạt, đồ trang trí...
1.2. Vai trị của trang thiết bị văn phịng trong cơng tác văn thƣ
Các trang thiết bị văn phịng đóng một vai trị quan trong trong việc nâng
cao hiệu quả hoạt động của văn phịng và đây cũng chính là thành phần “cách
mạng” nhất. Chính các trang thiết bị văn phịng đƣợc đầu tƣ phát triển đạt đến
trình độ khoa học công nghệ hiện đại kết hợp, hỗ trợ và dẫn dắt hai thành phần
kia tiến nhanh đến hiện đại hố.
Các trang thiết bị có vai trị quan trọng, hỗ trợ đắc lực con ngƣời trong
cơng việc văn phịng. Bởi các thƣ ký văn phịng thơng qua các nghiệp vụ hành
chính văn phịng đã sử dụng trang thiết bị văn phòng để: xử lý và cung cấp
12


thơng tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác nhằm nâng cao năng suất, chất lƣợng
công việc, cung cấp nhiều thông tin hơn cho lãnh đạo.
Đồng thời trang thiết bị văn phịng góp phần làm giảm chi phí về nhân
lực cộng với những chi phí khác kèm theo.
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay hầu hết
các máy vi tính đều đƣợc nối mạng từ mạng LAN, WAN (mạng thông tin diện

rộng) đến Internet. Với các phần mềm hỗ trợ, phần lớn các công việc văn phịng
đều đƣợc thực hiện thơng qua những máy vi tính đƣợc nối mạng này. Trong
công việc hàng ngày của một cơ quan, tổ chức hay một doanh nghiệp có nhiều
thành viên, có vơ số thơng tin cần phải chia sẻ, phân phối và thông báo với nhau
nhƣ: lịch làm việc, phân công nhiệm vụ, gửi văn bản và nhận báo cáo... Những
công việc này chiếm một khoảng thời gian rất lớn kéo theo là hàng loạt giấy tờ,
văn phòng phẩm và nhân lực phục vụ cho công việc lƣu chuyển và phân phối
những thông tin liên quan.
Điện thoại và fax cũng đã góp phần đáng kể trong việc hỗ trợ luân chuyển
những thông tin này. Tuy nhiên, hai phƣơng tiện này cũng có những hạn chế
nhất định về chức năng (không thể dùng điện thoại để chuyển văn bản một lần,
chuyển fax thì khơng thể gửi cùng một lúc cho nhiều ngƣời ở các địa điểm khác
nhau... ) trong khi chi phí sử dụng khơng phải là thấp. Những bài tốn về thời
gian, kinh phí... này đƣợc giải quyết một cách “nhẹ nhàng” thơng qua những
máy vi tính đã đƣợc nối mạng với các phần mềm và các giải pháp hỗ trợ.
Trong hoạt động văn phòng, máy in là thiết bị quan trọng sau máy vi tính
là thiết bị đầu ra cần thiết dùng để in các loại văn bản tài liệu đƣợc soạn thảo.
Máy in chính là thiết bị thực hiện bƣớc cuối cùng của công việc soạn thảo văn
bản và xử lý thơng tin trong máy vi tính. Nếu khơng có máy in thì chức năng
của máy vi tính sẽ khơng đạt đƣợc đến kết quả cuối cùng của công việc soạn
thảo. Nhƣvậy mọi thông tin, dữ liệu, hình ảnh ghi trong máy khơng đƣợc đƣa ra
phục vụ cơng việc của văn phịng.
Máy photocopy là loại máy sao chụp tài liệu, dùng để nhân bản các loại
văn bản, tài liệu, có thể phóng to, thu nhỏ với nhiều kích thƣớc. Đồng thời là
loại máy có tốc độ sao chụp nhanh nhất, tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian, nhân
lực, chi phí trong việc nhân bản các loại giấy tờ văn phịng. Máy photocopy có
thể sao in hàng ngàn văn bản mà chỉ cần một số động tác nhƣ: đặt văn bản cần
sao chụp lên máy, cho giấy vào khay, ấn định số lƣợng nhân bản và ấn nút khởi
động.
Chính vì thế mà sử dụng máy photocopy sẽ nhanh hơn máy in đồng thời

giá thành lại hạ mà vẫn đảm bảo đƣợc những tiêu chuẩn kỹ thuật cần thiết, hoạt
13


động của văn phòng sẽ diễn ra nhanh và hiệu quả cơng việc sẽ tăng lên rõ rệt
bởi tiện ích cũng nhƣ chất lƣợng của loại thiết bị này.
Máy fax là thiết bị gửi bản sao của một tài liệu bằng một hệ thống điện tử
sử dụng các đƣờng dây điện thoại làm đƣờng dẫn, là phƣơng tiện truyền và
nhận thông tin bằng văn bản tốc độ nhanh. Máy fax có thể coi là thiết bị văn
phịng khơng thể thiếu đƣợc ở những trụ sở đầu não của nhiều công ty, xí
nghiệp... nhất là ở các văn phịng. Máy fax đƣợc bố trí ở văn phịng sẽ giúp cho
việc chuyển thơng tin đƣợc nhanh chóng, giảm thiểu tối đa việc đi lại cũng nhƣ
chi phí chuyển giao văn bản, đồng thời giúp cho việc giải quyết công việc đƣợc
thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Máy điện thoại là phƣơng tiện truyền thơng tin bằng lời nói thơng qua
máy điện thoại con ngƣời có thể đàm thoại trao đổi trực tiếp với nhau giải quyết
cơng việc một cách nhanh chóng cũng nhƣ nắm bắt đƣợc thòng tin kịp thời. Đặc
biệt với thời đại thơng tin bùng nổ nhƣ hiện nay thì điện thoại là loại thiết bị
không thể thiếu trong các văn phịng. Bởi vì, điện thoại là phƣơng tiện giúp văn
phịng nhận, truyền đi những thơng tin về quản lý, liên hệ với các cơ quan cấp
trên, cấp dƣới hoặc ngang cấp. Đồng thời, điện thoại cũng giúp văn phòng quản
lý, điều hành thuận lợi, nhanh chóng loại bớt thời gian cũng nhƣ nhân lực cho
văn phịng tránh lãng phí những động tác không cần thiết nhƣ đi lại nhiều gây
mệt mỏi cho nhân viên làm giảm năng suất lao động.
Bàn làm việc là thiết bị khơng thể khơng có trong các văn phòng. Trong
văn phòng nếu đƣợc trang bị loại bàn phù hợp với tính chất và nhiệm vụ cơng
việc của từng ngƣời thì sẽ phát huy hết khả năng làm việc của ngƣời sử dụng,
mang lại cảm giác thoải mái, hứng khởi trong công việc.
Cũng giống nhƣ bàn làm việc ghế là thiết bị không thể thiếu. Hiện nay
cùng với việc thay thế hàng loạt các loại bàn thì các văn phịng cũng thay gần

hết các loại ghế cũ. Thay vào đó là những loại ghế đệm có tay dựa, có bánh xe,
có nấc điều chỉnh cao thấp và có trục xoay để vừa tạo cảm giác thoải mái khi
làm việc lại vừa di chuyển dễ dàng di chuyển trong bộ phận làm việc.
Cƣờng độ làm việc của nhiềuvăn phịng là rất cao vì thế nhân viên văn phịng
phải ngồi rất lâu bên bàn làm việc. Do đó, khi đƣợc sử dụng loại ghế hiện đại
này có thể làm giảm đi những mỏi mệt khi làm việc. Các văn phòng ngày nay
đã cố gắng trang bị cho nhân viên loại ghế này với mong muốn tạo thoải mái
khi làm việc và mục đích cuối cùng là tăng hiệu quả công việc.
Hệ thống tủ đựng hồ sơ: Không một văn phịng nào trong q trình làm
việc và hoạt động lại không liên quan cũng nhƣ sản sinh ra công văn, giấy tờ, tài
liệu cho nên tủ đựng hồ sơ cũng là thiết bị không thể thiếu trong các văn phòng
14


nhất là một văn phịng hiện đại.Tủ hồ sơ có công dụng trong việc cất giữ bảo
quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan. Hiện nay đã xuất hiện nhiều loại tủ đa dụng,
thích hợp với yêu cầu quản lý nhiều loại hồ sơ của cá nhân. Các loại tủ di động
thƣờng làm bằng gỗ hoặc bằng tơn... có gắn bánh xe để chở hồ sơ, tài liệu cần
thiết cho một số Văn phòng làm việc cách xa nhau. Loại tủ quay là loại tủ hình
trịn, ở giữa có trục và có thể dễ dàng xoay để tìm hồ sơ. Tủ quay rất thích hợp
khi các nhân viên đặt bàn làm việc quanh tủ.
Để đáp ứng đƣợc vai trò này thì các trang thiết bị văn phịng phải đảm bảo đƣợc
các yêu cầu sau đây:
Một là, trang thiết bị văn phịng phải mang tính kinh tế. Khi trang bị máy móc,
thiết bị văn phịng u cầu này đƣợc đặt lên hàng đầu, chúng ta phải tính đến sự
phù hợp với thực tiễn của cơ quan (khối lƣợng, tính chất của cơng việc; chi phí
mua, bảo trì, bảo dƣỡng, đàotạo nhân viên sử dụng...).
Hai là, trang thiết bị văn phòng phải mang tính tiện dụng: nhiều chức năng, dễ sử
dụng. Đây cũng là một yêu cầu hết sức quan trọng vì khi và chỉ khi ngƣời thƣ ký
văn phịng có trong tay những thiết bị "dễ tính" thì khi đó cơng việc của họ mới

trôi chảy đảm bảo thực hiện công việc và vƣợt tiến độ.
Ba là, trang thiết bị văn phịng phải mang tính hiện đại: đáp ứng u cầu ngày
càng cao (nhanh chóng, kịp thời, chính xác) của cơng việc văn phịng, có khả
năng tƣơng thích cao với các hệ thống trang thiết bị của các cơ quan khác có liên
quan.
Ngồi ra, để các trang thiết bị văn phịng đƣợc sử dụng có hiệu quả khơng
những các trang thiết bị này phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu nói trên mà còn đòi
hỏi hai thành tố kia trong cấu trúc của văn phòng phải đáp ứng đƣợc những yêu
cầu cơ bản nhƣ: ngƣời sử dụng phải nắm đƣợc công dụng, cách sử dụng đối với
các loại trang thiết bị thông thƣờng; thƣờng xuyên đƣợc bồi dƣỡng kiến thức để
sử dụng đƣợc những trang thiết bị hiện đại và cơ quan phải có những quy định cụ
thể, chặt chẽ về việc sử dụng hệ thống trang thiết bị văn phòng đó.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng các trang thiết bị văn phịng đồng nghĩa
vớiviệc nâng cao hiệu quả cơng việc của những thƣ ký văn phịng; sự chuẩn hố
và hiện đại hố các nghiệp vụ hành chính văn phịng, để ngƣời thƣ ký văn phịng
có điều kiện phát huy đƣợc những năng lực và phẩm chất của mình một cách tích
cực nhất, mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động văn phòng, đòi hỏi chúng ta
phải xây dựng đƣợc những chính sách và tạo dựng đƣợc mơi trƣờng làm việc
thuận lợi.
15


Mơ hình sử dụng “nguồn lực con ngƣời” trong các cơ quan nói chung và
trong các văn phịng nói riêng sẽ mang lại hiệu quả nếu dựa trên một cơ chế mới
để động viên lao động gồm cả khuyến khích về vật chất và tinh thần dƣới các
hình thức cá nhân và tập thể. Môi trƣờng làm việc thuận lợi ở đây chính là tạo
đƣợc tâm lý an tâm cho ngƣời lao động cùng với sự công bằngtrong công việc.
Nhƣ vậy để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng đòi hỏi hệ thống
trang thiết bị phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu nhƣ đã trình bày, đặc biệt là phải có
sự phối kết hợp chặt chẽ và hiệu quả với haithành phần cịn lại của văn phịng.

Trong đó, con ngƣời là trung tâm, là nhân tố quyết định; trang thiết bị văn phịng
đóng vai trị quan trọng và các nghiệp vụ hành chính là cầu nối. Sự tiến bộ trong
mỗi thành phần và sự kết hợp giữa các thành phần này là những yếu tố không thể
thiếu trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
2. Yêu cầu và nguyên tắc quản lý, sử dụng trang thiết bị văn phòng
2.1. Yêu cầu quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm
năng suất, chất lƣợng của cơng tác văn phịng, đồng thời cũng là một trong các
yếu tố giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nhƣ hiện nay, các tiến bộ đó
đã đƣợc ứng dụng rộng rãi trong cơng tác văn phịng, đặc biệt là việc ứng dụng
tiến bộ cơng nghệ thơng tin vào q trình hiện đại hóa cơng tác văn phịng.
Trang thiết bị văn phịng gồm trang thiết bị đƣợc giao cho từng cán bộ,
công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và
các trang thiết bị sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại
dùng chung, máy fax…)
2.1.1. Yêu cầu về quản lý
- Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của cơ quan, đơn vị;
- Phải đáp ứng yêu cầu công khai;
- Phải đƣợc xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tƣợng quản lý;
- Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý.
Thủ trƣởng đơn vị có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn
phịng trong nội bộ đơn vị; bố trí, phân cơng ngƣời quản lý sử dụng, theo dõi
các trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lƣu giữ các hồ sơ biên bản
giao nhận trang thiết bị và theo dõi toàn bộ trang thiết bị văn phòng của đơn vị;
16


thơng báo và đề nghị văn phịng (Phịng Hành chính – Quản trị) điều chuyển các
trang thiết bị văn phòng khơng cịn nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý các trang

thiết bị khơng cịn sử dụng đƣợc; chỉ đạo cơng tác bàn giao tài sản công và hồ
sơ quản lý, sử dụng tài sản công thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý khi có sự
thay đổi tổ chức hoặc thay đổi Thủ trƣởng đơn vị.
2.1.2. Yêu cầu khi sử dụng
Trang thiết bị phải đƣợc sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục
đích. Khơng tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ
quan; điều chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân khi chƣa
đƣợc phép của ngƣời có thẩm quyền.
2.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng
Ngƣời sử dụng có trách nhiệm:
- Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả;
- Thơng báo kịp thời về tình trạng hƣ hỏng của trang thiết bị đƣợc giao và đề
nghị văn phòng (Phòng Hành chính - Quản trị) sửa chữa;
- Báo cáo Thủ trƣởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi
liên quan đến trang thiết bị đƣợc giao;
- Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao
bằng biên bản các trang thiết bị đƣợc giao khi chuyển công tác, nghỉ hƣu.
3. Các trang thiết bị
3.1. Các trang thiết bị truyền thơng
3.1.1. Máy ghi âm văn phịng
Máy ghi âm văn phịng dùng để ghi lại lời nói. Hiện nay những máy ghi
âm văn phòng đƣợc sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mục đích
sau đây:
- Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu,
báo cáo, bài giảng, những quyết định đã thông qua mà không cần phải ghi tốc
ký.
- Ghi lại các thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn
bản...
- Khi sử dụng máy ghi âm, năng suất lao động của ngƣời đánh máy tăng 25 45%, mức thời gian tiết kiệm của ngƣời đọc lên tới 20%. Thời gian soạn thảo
17

văn bản giảm 3 - 4 lần. Cán bộ của cơ quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm đƣợc
5 - 6 phút cho mỗi trang viết của một tài liệu cần soạn thảo.
3.1.2. Điện thoại
Điện thoại dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với ngƣời nghe. Ngày nay
có rất nhiều loại điện thoại với chức năng đa dạng nhƣ: điện thoại để bàn, điện
thoại cầm tay (điện thoại di động).
Đây là thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp đƣợc thuận lợi, thiết
bị này đƣợc dùng phổ biến trong các cơng sở, văn phịng. Vì vậy, địi hỏi những
ngƣời làm cơng tác văn phịng nói riêng và các cán bộ, cơng chức, viên chức
nói chung phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại.
3.1.3. Máy fax
Máy fax là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen,
màu đen là màu có ký tự, màu trắng là khơng có ký tự (hay những khoảng
trống) và nó sẽ vẽ lại y nhƣ bản gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax).
Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng có thể
Fax từ máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năng
này).
3.1.4. Máy tính nối mạng
Máy tính nối mạng đƣợc thiết lập khi có từ 2 máy vi tính trở lên kết nối
với nhau để chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, dữ liệu...Tùy thuộc vào
nhu cầu sử dụng và mức độ hiện đại hóa văn phịng của từng ngành, từng lĩnh
vực, từng địa phƣơng, cơ quan mà sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng
(WAN) hoặc mạng nội bộ (LAN) để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác và
truyền nhận thông tin.
3.1.5. Máy chụp ảnh
Máy chụp ảnh đƣợc sử dụng trong cơng tác văn phịng để ghi và lƣu lại
những hình ảnh trong các hội nghị, cuộc họp, hội thảo hoặc các sự kiện trọng
đại của cơ quan, đơn vị. Hiện nay, máy chụp ảnh tự động là thiết bị văn phịng

thơng dụng, bên cạnh đó cịn có các loại máy cơ, máy bán tự động…
3.2. Các trang thiết bị chuyên dụng
Để có đƣợc bản in, bản sao và để nhân bản số lƣợng văn bản, tài liệu
ngƣời ta sử dụng các nhóm:

18


- Các phƣơng tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên
mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…) đi xa có thể dùng máy Fax hoặc truyền qua
mạng.
- Các phƣơng tiện in ấn: Theo cách làm ra văn bản có thể chia ra các loại máy in
nhƣ: in laze, in phun, offset, in kim… Máy in dùng trong văn phòng bao gồm
nhiều loại và công nghệ khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất
hiện nay trên thế giới là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laze. Đa phần các
máy in sử dụng cho văn phòng đƣợc nối với một máy tính hoặc một máy chủ
dùng in chung. Một phần khác máy in đƣợc nối với các thiết bị công nghiệp
dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác trên các chất liệu riêng.
Máy in sử dụng công nghệ laze (Tiếng Anh: laser) là các máy in dùng in ra
giấy, hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia laze. Máy in laze có tốc độ in
thƣờng cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi bản in thƣờng tƣơng đối
thấp. Máy in laze có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu sắc.
- Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức
không thể khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật.
3.3. Các trang thiết bị, đồ dùng văn phịng khác
Ngồi các nhóm thiết bị truyền thơng, thiết bị chun dụng cịn có các thiết bị
và đồ dùng văn phịng khác nhƣ:
- Máy qt hình ảnh hay còn gọi là máy scan (scanner)
Đây là thiết bị có khả năng số hóa hình ảnh, tài liệu, đƣa vào máy tính để lƣu
hoặc xử lý chúng. Thiết bị này đang dần trở nên thông dụng cho ngƣời dùng

máy tính cá nhân thơng thƣờng.
- Máy chiếu đa năng (projector)
Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng các phần mềm trình chiếu để tạo nhiều
hiệu ứng sinh động, nhờ đó làm tăng sức thu hút của các buổi họp, hội nghị, hội
thảo, bài thuyết trình. Đây là loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên trong chiếu
ánh sáng xuyên qua một màn hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu
lên màn hình bên ngồi. Nói một cách đơn giản nó đóng vai trị nhƣ một màn
hình vi tính nhƣng to hơn để mọi ngƣời có thể xem từ xa.
- Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của những ngƣời làm cơng tác văn
phịng rất đa dạng, phong phú và ngày càng đƣợc cải tiến theo hƣớng bền đẹp,
đa năng, thuận tiện nhƣ cặp, kẹp, ghim, bút…
19


4. Vai trò của cán bộ văn thƣ trong sử dụng, bảo quản và tổ chức sắp xếp
khoa học trang thiết bị trong công tác văn thƣ
4.1. Tổ chức quản lý trang thiết bị
Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc đƣợc tổ chức quản lý
theo các khâu:
a. Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị
Khi cơ quan, đơn vị đƣợc thành lập có bộ máy tổ chức sẽ đƣợc cấp một
số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn
phịng nhƣ: máy tính, máy in, máy photocopy,…
Những trang thiết bị này đƣợc quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng
trên cơ sở chế độ của Nhà nƣớc và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Ngồi ra, hàng năm cơ quan cịn đƣợc mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử
dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm.
b. Quản lý quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị
- Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp
quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản.

- Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản cơng.
- Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó
đánh giá số lƣợng, chất lƣợng các trang thiết bị.
- Thƣờng xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị.
- Xử lý các trƣờng hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phịng
trong cơ quan, tổ chức.
c. Kết thúc q trình sử dụng trang thiết bị
Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật đƣợc
tiến hành thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật:
- Thành lập ban thanh lý
- Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn phƣơng
thức thanh lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá). Dù hình thức nào thì cũng
phải đƣợc cơng bố và thực hiện công khai. Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt
chế độ quản lý tài chính.
4.2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị
20


Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” trong
cơng cuộc hiện đại hóa văn phịng, trang thiết bị hiện nay ngày càng đƣợc cải
tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ.
Các phƣơng tiện kỹ thuật làm văn bản nhƣ máy đánh chữ, máy tính tạo ra
những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản,
lƣu trữ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ liệu.
Các phƣơng tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản nhƣ fax và cao hơn
nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông đƣợc sử dụng rộng rãi giúp cho
việc nối mạng thơng tin cục bộ, tồn quốc gia và toàn cầu đƣợc dễ dàng, thuận
lợi. Các vật dụng thơng thƣờng trong văn phịng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp
đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả
thích hợp.

Tuy nhiên, trang thiết bị cũng nhƣ môi trƣờng văn phòng đƣợc cải thiện
phần lớn nhờ con ngƣời đƣa vào ứng dụng rộng rãi trong hoạt động văn phịng.
Do đó khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị cũng cần đƣợc quan tâm, cụ thể:
- Đào tạo ngƣời sử dụng trang thiết bị văn phịng hiện đại đạt đến trình độ cao,
theo hƣớng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hƣớng đào tạo đó,
ngƣời lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác
đƣợc giao.
- Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử
dụng trang thiết bị
- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân đƣợc giao
quản lý và sử dụng.
- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tƣ theo qui định của Nhà nƣớc.
Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hƣ hỏng hoặc không dùng đến để đảm
bảo việc sử dụng có hiệu quả.
- Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị:
+ Sử dụng đúng mục đích;
+ Bảo quản theo yêu cầu;
+ Bảo dƣỡng theo định kỳ;
+ Thay thế, sửa chữa khi cần thiết.
Tóm lại, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn
phòng sẽ đƣợc phát triển theo hƣớng hiện đại địi hỏi những ngƣời làm cơng tác
21


văn phịng ngồi kỹ năng nghiệp vụ chun mơn phải liên tục đƣợc đào tạo
thêm các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang
thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thơng tin một cách khoa học. Đây là vấn đề
đặt ra trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ những ngƣời làm
cơng tác văn phịng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay để đáp ứng yêu cầu của sự
nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc.

22


BÀI 2: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ TRUYỀN THÔNG
Mã bài: MĐ13.02
Ngày nay với sự phát triển vƣợt bậc của khoa học công nghệ đã giúp cho
công tác văn thƣ có những bƣớc tiến bộ vƣợt bậc trong khâu quản lý, truyền
thơng tin và bảo quản thơng tin… Có rất nhiều trang thiết bị hiện đại ra đời
phục vụ cho cơng tác này trong đó có thiết bị truyền thơng. Tuy nhiên vấn đề
đặt ra là cán bộ văn thƣ và những ngƣời có liên quan tới cơng tác văn thƣ phải
biết cách quản lý, sử dụng tối đa công suất các thiết bị đó.
Mục tiêu bài
- Trình bày đƣợc nguyên lý, cấu tạo, tính năng của một số trang thiết bị truyền
thông.
- Thành thạo một số trang thiết bị truyền thông trong các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp.
- Biết cách bảo quản và xử lý các sự cố thƣờng gặp khi sử dụng một số trang
thiết bị truyền thông
-Thể hiện tính tự giác, tích cực, cẩn thận và cầu trong q trình học tập.
Nội dung chính
1. Điện thoại
1.1. Ngun lý, cấu tạo

Khởi đầu, rút dây phone ra và đo áp DC trên 2 đầu dây.
Nếu kim lên và có khoảng 48V DC là tốt, mức volt này nói lên điều gì? Đó là
nguồn điện DC mà tổng đài ln cung cấp cho bo mạch điện của máy điện thoại
23

bàn đang làm việc bình thƣờng, do vậy máy điện thoại bàn không cần dùng
nguồn pin riêng nhƣ các máy điện thoại di động.

Nếu khi đo khơng thấy có nguồn volt DC này thì dây điện thoại kết nối
với tổng đài đã bị đứt. Khi này hãy gọi tổng đài, nhờ tổng đài xem lại, vì liên
quan đến đƣờng dây.
Từ 2 đƣờng dây điện thoại dẫn vào nhà, nó nối vào bo mạch máy điện
thoại bàn, bên trong máy luôn có 4 diode dùng chống sai. Sơ đồ mạch điện nhƣ
hình sau:

Với 4 diode tránh sai cực này, khơng cần để ý đến dây dƣơng dây âm của
Line điện thoại, vì khi gắn dây vào phone, lúc nào dây âm cũng sẽ cho nối vào
đƣờng masse và dây dƣơng sẽ cấp nguồn cho bo mạch.
24