Lập kế hoạch chuẩn bị đối phó với thiên tai Beth ppt

Lập kế hoạch chuẩn bị đối phó với thiên tai
Beth Lindblom Batkus - chuyên gia tư vấn bảo tồn, Walpole, MA và Karen
Motylewki - nguyên Giám đốc Dịch vụ,Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc
Những thảm hoạ tự nhiên, ví dụ như cơn bão Andrew tháng 8/1992 tàn phá
miền Nam Florida và Louisiana đã giúp chúng ta nhận thức đúng đắn về
những tổn thất mà ta có thể gánh chịu khi thiên tai xảy ra. May mắn là những
thảm hoạ có sức tàn phá lớn như vậy rất ít khi xảy ra, nhưng khi đã xảy ra thì
chúng lại xảy ra ở nhiều dạng thức khác nhau. Ví dụ như vụ vỡ đường ống
nước đã làm ngập lụt Hội sử học Chicago năm 1986, trận hoả hoạn đã tàn phá
nặng nề Cabildo ở New Orleans năm 1988; trân động đất Loma Prieta đã huỷ
hoại một số bảo tàng và thư viện ở San Francisco năm 1989; vụ cháy do chập
điện đã tạo đám khói lớn bao trùm các bộ sưu tập của Gallery Huntington
năm 1985, nấm mốc đã de doạ các bộ sưu tập tài liệu của Mount Vernon. Dù
ở quy mô lớn hay nhỏ, do tự nhiên hay do con người gây ra, chúng đều gây
nguy hiểm cho các nhân viên cũng như các bộ sưu tập của cơ quan.
Thật không may là các nhân viên trong cơ quan chỉ nhận thấy tầm quan trọng
của việc chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp khi chính bản thân họ đã
trải qua tình huống này. Nhưng không phải tình huống khẩn cấp nào cũng có
thể trở thành một thảm hoạ thực sự. Trên thực tế, ta có thể làm nhẹ bớt hoặc
tránh được những nguy cơ đó bằng một chương trình sẵn sàng đối phó với
trường hợp khẩn cấp một cách có hệ thống và toàn diện. Những chương trình
này có chức năng nhận biết và ngăn ngừa rủi ro, từ đó phản ứng một cách
tích cực với các trường hợp khẩn cấp.
Ngày càng có nhiều người có chuyên môn nhận thức được rằng có thể ngăn
chặn được những tình huống khẩn cấp quy mô nhỏ, nếu như các nhân viên
được chuẩn bị sẵn sàng để đối phó một cách nhanh chóng. Và thậm chí đối
với những nguy cơ lớn hơn, thì vẫn có thể hạn chế được những thiệt hại có
thể xảy ra. Ví dụ như các cơ quan văn hoá ở Charleston, South Caroline đã
thành lập một liên kết nhằm sẵn sàng đối phó với các thảm hoạ một vài năm
trước khi cơn bão Hugo đổ bộ vào năm 1989. Nhiều cơ quan trong số này chỉ
bị thiệt hại nhẹ do họ đã thực hiện nhiều biện pháp dự phòng.

Việc hoạch định kế hoạch để đối phó với các thảm hoạ là rất phức tạp, kế
hoạch này phải được thể hiện bằng văn bản, và nó phải là kết quả của nhiều
hoạt động khảo sát đa dạng. Kế hoạch hoàn chỉnh sẽ đạt hiệu quả tố đa, nếu
như nó được chính thức giao phó cho một người nào đó với tư cách là người
hoạch định kế hoạch để đối phó với thảm hoạ của cơ quan. Giám đốc của cơ
quan có thể đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định kế hoạch này, hoặc
giao phó trách nhiệm này cho một ai đó. Nhưng cần phải nhớ rằng muốn quá
trình này mang lại hiệu quả thì nó phải nhận được sự hỗ trợ từ cấp lãnh đạo
cao nhất của cơ quan. Người hoạch định kế hoạch phải lập được một thời
gian biểu cho dự án này và xác định phạm vi và mục tiêu của kế hoạch, chủ
yếu dựa trên cơ sở những nguy cơ mà cơ quan phải đối mặt.
Nhận định rủi ro
Bước đi quan trọng đầu tiên là lập danh sách các nguy cơ về mặt địa lý, khí
hậu và các nguy cơ khác có khả năng đe doạ toà nhà và các bộ sưu tập. Nó có
thể bao gồm các cơn bão, lốc xoáy, lũ quét, động đất, cháy rừng và thậm chí
cả những nguy cơ bất thường như núi lửa phun. Cần xem xét các nguy cơ do
con người gây ra như mất điện, vòi nước phun, mất nước/nhiên liệu, đổ hoá
chất, cố ý gây hoả hoạn, nguy cơ đánh bom và nhiều vấn đề khác nữa. Hãy
ghi lại những nguy cơ về môi trường xung quanh cơ quan của bạn cũng như
các nhà máy hoá chất, các tuyến vận chuyển vật liệu nguy hiểm bằng đường
sông/biển và các dự án xây dựng lân cận mà có thể ảnh hưởng đến cơ quan.
Mặc dù các cơ quan đều không phải đối mặt với mọi loại nguy cơ, nhưng
trong kế hoạch đối phó với các thảm hoạ, thì kế hoạch của bạn cũng phải bao
trùm mọi loại nguy cơ có thể xảy ra.
Hãy xem xét cẩn thận toà nhà và khu vực xung quanh. Kiểm tra địa hình xem
toà nhà có nằm trên đường dốc hay không? Phần nền có nằm trên mực nước
lụt hay không? Có cây to có gần toà nhà không? Có gần các loại cột công
cộng và cột cờ hay không? Mái nhà có bằng phẳng không? Nước có bị tích tụ
không? Hệ thống van và ống thoát nước có hoạt động tốt không? Chúng có
được làm sạch thường xuyên không? Các cửa sổ và cửa mái có được gắn chặt

không? Có tiền sử về dò rỉ hay các vấn đề về kiến trúc và xây dựng hay
không?
Bên trong toà nhà, các hệ thống cứu hoả, hệ thống điện, bơm nước và môi
trường là những vấn đề cần quan tâm nhất. Có đủ bình cứu hoả không?
Chúng có được thường xuyên kiểm tra không? Toà nhà có chuông báo cháy
và hệ thống dập lửa không? Chúng có được bảo dưỡng tốt không? Chúng có
được giám sát 24/24h trong ngày không? Các lối thoát hiểm có bị chắn
không? Dây dẫn nước mới hay cũ, có bị quá tải không? Các ống dẫn nước
còn tốt không? Có thiết bị phát hiện nước không và chúng có hoạt động bình
thường không? Có vấn đề gì với hệ thống kiểm soát khí hậu không? Chắc hẳn
bạn cũng đã suy nghĩ về nhiều câu hỏi khác nữa. Bạn nên tổng hợp chúng
thành một danh sách đánh giá nguy cơ của riêng mình.
Cũng cần phải xem xét tính dễ tổn thương của các hiện vật trong bộ sưu tập.
Chúng được làm bằng những vật liệu gì? Có dễ bị hư hỏng không? Có dễ bị
ảnh hưởng bởi độ ẩm, cháy, vỡ hay những vấn đề tương tự không? Các bộ
sưu tập được lưu trữ ở đâu và như thế nào? Chúng có được để trong
khung/hộp bảo vệ không? Giá lưu trữ có được gắn chặt vào các kết cấu của
toà nhà không? Chúng có vững chắc không? Có hiện vật nào được để ngay
trên sàn nhà, nơi mà chúng dễ bị ngập lụt hoặc nước dò rỉ làm hư hại không?
Mọi hiện vật phải được đặt cách sàn nhà ít nhất là 10 cm và được đặt trên giá
không thấm nước. Có hiện vật nào được để dưới hoặc gần các nguồn nước
không? Hãy phân tích các quy trình an ninh và bố trí trong toà nhà của bạn.
Nguồn tài liệu của bạn có nằm trong nguy cơ bị trộm cắp, phá hoại của con
người hay của côn trùng không?
Hãy xem xét những rủi ro về mặt quản lý. Các bộ sưu tập của cơ quan bạn đã
được bảo đảm chưa? Việc kiểm kê tài liệu đã chính xác và đầy đủ chưa? Bản
sao kết quả kiểm kê này đã được lưu giữ tại các vị trí khác chưa? Đã lập danh
mục ưu tiên cho bộ sưu tập của bạn chưa? Nói cách khác, bạn đã biết bộ sưu
tập nào của cơ quan mình cần được quan tâm trước tiên trong trường hợp hoả
hoạn, ngập nước hoặc các trường hợp khẩn cấp khác xảy ra chưa? Bạn đã sao

lưu dự phòng danh mục những tài liệu cần ưu tiên chưa, nếu như trong
trường hợp bạn không thể tiếp cận được với những hiện vật đáng được ưu
tiên hàng đầu này khi mà những huỷ hại của toà nhà hay của các thảm hoạ tự
nhiên xẩy ra?
Dường như có quá nhiều câu hỏi, nhưng khi bạn đã kết thúc quá trình khảo
sát, bạn sẽ có cái nhìn đúng đắn về những nguy cơ có thể xảy ra đối với cơ
quan của mình. Mặc dù có nhiều loại nguy cơ khác nhau nhưng các nguy cơ
phổ biến nhất là nước, lửa, huỷ hoại vật chất do hoá chất, hoặc là sự kết hợp
các loại nguy cơ trên. Các quy trình cụ thể của một kế hoạch đối phó với rủi
ro tập trung vào việc ngăn ngừa và giảm nhẹ những huỷ hoại đó.
Làm giảm nguy cơ
Khi đã chỉ ra được các nguy cơ có thể xảy ra đối với cơ quan, người chịu
trách nhiệm hoạch định kế hoạch cần phải đưa ra một chương trình với những
mục tiêu cụ thể, phụ thuộc vào các nguồn lực đã có và các hoạt động của cơ
quan để loại trừ đến mức tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Các yếu tố địa lý
và khí hậu thì không thay đổi được, nhưng các yếu tố khác thì con người có
thể thay đổi được. Nếu như giám sát, sửa chữa và cải tiến thường xuyên các
điều kiện của nguồn tài liệu và toà nhà thì có thể loại trừ được nhiều tình
huống khẩn cấp.
Nếu chưa có một chương trình giám định và bảo dưỡng thường xuyên toà nhà
thì phải đặt việc này thành ưu tiên số một. Nó giúp ngăn ngừa và giảm thiểu
những rủi ro thông thường do các đường ống bị nổ, thiết bị kiểm soát khí hậu
bị hỏng, dây điện mòn, đường thoát nước bị tắc và các vấn đề khác nữa gây
ra. Nếu không thể thực hiện được ngay các cải tiến này thì hãy lập kế hoạch
và thực hiện nó. Nếu một số vấn đề trong chương trình này tỏ ra không khả
thi hay bị trì hoãn thì hãy chuyển sang bước kế tiếp và quay trở lại khi nó có
khả năng dễ thực thi hơn.
Một khi các hệ thống và toà nhà hoạt động ổn định, hãy thiết lập một lịch
trình bảo dưỡng. Sửa chữa chắp vá và trì hoãn công việc bảo dưỡng chỉ đẩy
nhanh sự suy thoái, làm tăng các nguy cơ hư hại mà thôi. Hãy ghi chép và lưu

lại các sự cố của toà nhà như đường ống tắc và thiết bị hư hỏng. Bạn càng
biết nhiều về toà nhà và những hoạt động của nó thì càng có thể sửa chữa
nhanh hơn (và ít tốn kém hơn).
Thảm hoạ phổ biến nhất với các bảo tàng và thư viện là do nước gây ra,
nhưng mỗi cơ quan lưu giữ các tài liệu quý hiếm, có giá trị cần phải có một
hệ thống phòng chống hoả hoạn thật tốt. Do hầu hết các trường hợp khẩn cấp
đều xảy ra ngoài giờ làm việc, nên đầu tư cho một hệ thống phát hiện và cảnh
báo hoả hoạn đáng tin cậy, được giám sát một cách chuyên nghiệp 24/24h là
một đầu tư khôn ngoan. Nếu có thể, các bộ sưu tập phải được một hệ thống
cứu hoả có trách nhiệm dập lửa bảo vệ. Khí halon không còn được sử dụng
nữa, mà các chuyên gia làm công tác bảo quản hiện nay khuyên các thư viện
và cơ quan lưu trữ nên dùng hệ thống vòi phun đường ống ướt. Ngoài ra,
trong những năm gần đây, các hệ thống phun sương ngày càng trở nên phổ
biến. Chúng có tác dụng dập lửa với lượng nước sử dụng ít hơn nhiều so với
hệ thống vòi phun truyền thống. Trước khi lựa chọn một hệ thống phòng
chống hoả hoạn, cần tham vấn một chuyên gia bảo quản hoặc chuyên gia
phòng chống hoả hoạn để biết thêm những thông tin về các thành tựu mới
nhất trong phòng chống hoả hoạn và có những lời khuyên phù hợp cho
trường hợp cụ thể của bạn.
Mọi hệ thống phòng chống hoả hoạn cần phải được các chuyên gia có kinh
nghiệm với các bảo tàng, cơ quan lưu trữ và thư viện thiết kế và lắp đặt vì các
cơ quan này có nhu cầu rất khác biệt so với các hộ gia đình. Hãy nói chuyện
với các đồng nghiệp ở các cơ quan, địa phương khác hoặc với một chuyên gia
bảo quản để được hướng dẫn. Phải kiểm tra, xem xét các vấn đề mà họ giới
thiệu.
Các hoạt động làm giảm nguy cơ cho toà nhà và bộ sưu tập bao gồm duy trì
việc kiểm kê bộ sưu tập, cải thiện điều kiện lưu trữ và tuân thủ các quy trình
an ninh. Bản kiểm kê sẽ cung cấp một danh sách cơ bản, có tác dụng hỗ trợ
trong việc thiết lập ưu tiên, và có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm an
toàn cho nguồn tài liệu. Việc cải thiện điều kiện lưu trữ như đóng hộp và đặt

các hiện vật cách sàn nhà sẽ làm giảm hoặc loại trừ những thiệt hại khi xảy ra
rủi ro. Các quy trình an ninh toàn diện sẽ ngăn ngừa được sự trộm cắp, phá
hoại và các nguy cơ hoả hoạn khác.
Kế hoạch hợp tác
Việc hoạch định kinh nghiệm đối phó với các rủi ro không thể tiến hành một
cách riêng rẽ, mà để đạt được hiệu quả, cần kết hợp nó với các quy trình hoạt
động khác của cơ quan. Trên thực tế, bạn có thể nhận thấy rằng khi hoạch
định kế hoạch đối phó với các thảm hoạ, bạn còn có thể giúp hoàn thiện
nhiều mục tiêu khác nữa. Ví dụ như một hệ thống kiểm soát khí hậu hoạt
động tốt sẽ ngăn ngừa sự tăng giảm thất thường của nhiệt độ và độ ẩm, giúp
ổn định môi trường và tăng cường tuổi thọ cho các bộ sưu tập. Cùng lúc, nó
cũng giúp ngăn chặn nguy cơ dò rỉ nước từ các thiết bị điều hoà không khí.
Tương tự, nếu một cơ quan khảo sát tốt các bộ sưu tập và đưa ra bản kiểm kê
cho việc hoạch định kế hoạch, thì đồng thời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho
các nhà nghiên cứu và nhân viên dễ dàng tiếp cận với các bộ sưu tập hơn.
Cần ghi nhớ 3 đặc tính quan trọng của một kế hoạch đạt hiệu quả cao đó là:
tính toàn diện, đơn giản và linh hoạt. Kế hoạch này phải chỉ ra được mọi tình
huống khẩn cấp và nguy cơ mà cơ quan có thể gặp phải. Nó phải đưa ra được
biện pháp phản ứng tức thời cũng như việc xử lý dài hạn và nỗ lực khôi phục
khi cần thiết. Bản kế hoạch cũng phải đề cập đến cả trường hợp những dịch
vụ thông thường bị gián đoạn. Bạn sẽ xử lý thế nào nếu không có điện, nước
và điện thoại?
Kế hoạch phải dễ thực hiện. Con người không thể suy nghĩ chín chắn khi đối
mặt với thảm hoạ nên một kế hoạch thành công, nhất thiết phải đưa ra các chỉ
dẫn chính xác và được đào tạo để thực hiện. Chìa khoá cho sự thành công này
là văn phong thể hiện kế hoạch phải rõ ràng, đơn giản mà không mất tính
toàn diện. Trên hết, cần ghi nhớ rằng bạn không thể đi sâu vào mọi chi tiết,
nên phải đảm bảo rằng kế hoạch mà bạn đưa ra bao gồm những hướng dẫn cơ
bản, nhưng cũng cho phép sáng tạo trên thực tế.
Hãy quyết định xem ai sẽ chịu trách nhiệm đối phó với các tình huống khẩn

cấp. Ai sẽ là người quyết định cuối cùng? Ai sẽ liên lạc với các cơ quan cứu
hoả, cảnh sát hay dân phòng? Ai sẽ nói chuyện với báo chí? Ai sẽ đóng vai
trò hỗ trợ thay thế, nếu như các thành viên trong nhóm của bạn không thể đến
được hiện trường? Xác định vị trí đặt sở chỉ huy trung tâm (nếu cần), và khu
vực làm khô các bộ sưu tập. Thiết lập một hệ thống báo tin cho các thành
viên của đội cứu hộ. Do những thông tin trên văn bản ít bị hiểu nhầm hơn nên
chiến lược thông tin của bạn nên có những “thông báo” được đưa đến tận nơi.
Liên lạc tốt sẽ giúp tránh được nhầm lẫn và tăng cường các nỗ lực trong tình
huống khẩn cấp.
Cuối cùng, nếu như quá trình hoạch định có quá nhiều công việc thì hãy chia
nó thành các giai đoạn. Xem loại thảm hoạ nào có khả năng xảy ra nhất trong
cơ quan của bạn và bắt đầu lập kế hoạch để đối phó với nó. Sau đó có thể mở
rộng kế hoạch để phối hợp đối phó với các thảm hoạ khác.
Xác định các nguồn lực
Phải tiến hành một số bước quan trọng trước khi lập kế hoạch. Trước hết, hãy
xác định các nguồn hỗ trợ khi thảm hoạ xảy ra. Quyết định những gì cần thiết
để đối phó với các thảm hoạ và dành nỗ lực tối đa để cứu vớt các bộ sưu tập
cụ thể. Các đồ cần thiết như giẻ polyethylene, bọt biển, đèn pin và găng cao
su cần được mua và chuẩn bị sẵn sàng. Chúng phải được giữ ở nơi được đánh
dấu rõ ràng, được kiểm kê định kỳ và được thay thế (nếu cần thiết). Nếu bạn
khoá nơi giữ những dụng cụ này thì phải bảo đảm chìa khoá luôn sẵn sàng
trong tình huống khẩn cấp. Tài liệu này có kèm theo một danh sách các đồ
dùng cơ bản. Hãy giữ một danh sách các đồ phụ trợ để phòng trường hợp cần
đến. Danh sách này phải ghi tên, địa chỉ và số điện thoại của người cung cấp,
cũng như các nguồn cung cấp dự phòng. Cũng phải thu xếp mọi khoản tiền
cho trường hợp khẩn cấp vì đôi khi có thảm hoạ xảy ra, việc này rất khó
khăn.
Trong những năm gần đây, nhiều cuốn hướng dẫn hoạch định kế hoạch đối
phó với thảm hoạ cũng đã cung cấp danh sách các nhà cung cấp, các công ty
dịch vụ và các nguồn hỗ trợ kỹ thuật. Hãy nghiên cứu kỹ lưỡng các loại hình

dịch vụ đó (vì đây là một phần thiết yếu của quá trình hoạch định). Nếu có
thể, hãy mời nhà cung cấp dịch vụ đến cơ quan của bạn để họ có hiểu biết
trước về thực tế, và hiểu rõ về các bộ sưu tập của cơ quan bạn. Cũng cần phải
sắp xếp để có các công ty dự phòng, chịu trách nhiệm cung cấp các thiết bị và
dịch vụ quan trọng trong trường hợp có nguy cơ mang tính khu vực rộng lớn.
Hãy xem xét việc phối hợp với các cơ quan khác nằm trong địa bàn.
Người hoạch định kế hoạch cần xác định được mọi việc đối phó cần thiết với
các thảm hoạ cũng như các dịch vụ khắc phục phù hợp nhất. Việc đối phó
này rất đa dạng, bao gồm từ lực lượng cảnh sát, cứu hoả, dịch vụ cấp cứu đến
công nhân bảo dưỡng, nhân viên bảo hiểm và các công ty tiện ích. Có một số
công ty nhà nước cung cấp các dịch vụ khắc phục sau thảm hoạ như làm
giảm độ ẩm và làm khô bằng đông lạnh chân không. Cần phải duy trì tốt quan
hệ với các cơ quan dịch vụ khẩn cấp của địa phương để họ có thể ứng phó kịp
thời trong trường hợp xảy ra thảm hoạ. Ví dụ như bạn có thể cung cấp cho sở
cứu hoả danh sách các khu vực được ưu tiên bảo vệ tránh khỏi nước trong
trường hợp xảy ra cháy. Bạn có thể thu xếp với họ để cho phép một số nhân
viên nhất định của cơ quan bạn vào toà nhà để đánh giá hoặc tham gia công
tác cứu hộ nếu điều kiện an ninh cho phép. Có thể dùng dây ngăn phần hiện
trường để điều tra hoả hoạn, cách biệt với khu vực cho phép tiếp cận. Tất cả
những sắp xếp này phải được đề ra ngay từ đầu để đảm bảo việc đối phó có
hiệu quả. Các nguồn hỗ trợ quý báu khác là các cơ quan của địa phương, của
tiểu bang và liên bang.
Trong khi nhiều cơ quan biết rằng Cơ quan quản lý liên bang về trường hợp
khẩn cấp (FEMA) cung cấp các chương trình hỗ trợ đối phó với thảm hoạ,
nhưng họ lại không biết rằng cơ quan này còn hỗ trợ cho việc khôi phục các
tác phẩm nghệ thuật và văn hoá. Tháng 10/1991, một chính sách đã được sửa
đổi cho phép cơ quan liên bang hỗ trợ tài chính cho việc bảo tồn các hiện vật
bị thảm hoạ làm hư hại. FEMA định nghĩa bảo tồn là “những bước tối thiểu”
đảm bảo cả hai điều kiện cần thiết và khả thi để đưa các hiện vật trở lại trưng
bày, tuy nhiên không khôi phục chúng trở lại trạng thái hoàn toàn bình

thường như trước thảm hoạ được. FEMA không trang trải chi phí cho việc
thay thế các hiện vật bị huỷ hoại.
Lên kế hoạch ưu tiên
Trong bất cứ thảm hoạ nào, ưu tiên tối cao là sự an toàn của con người.
Không bao giờ nên mạo hiểm đánh đổi tính mạng của nhân viên hoặc của
khách để cứu các bộ sưu tập.
Đối với những thảm hoạ nghiêm trọng, sở cứu hoả, quan chức địa phương
hoặc những nhà chuyên môn khác có thể hạn chế mọi người tiếp cận với toà
nhà cho đến khi đánh giá được toàn bộ căn nhà. Khi đã đáp ứng được tiêu
chuẩn an toàn cho con người, bước ưu tiên tiếp theo là các tài liệu và thiết bị
thiết yếu cho hoạt động của cơ quan như các bản đăng kí tên của người đọc,
bản kiểm kê và sổ đăng ký tài liệu quản lý. Cứu hộ các bộ sưu tập và ổn định
lại toà nhà là ưu tiên kế tiếp.
Các hiện vật và bộ sưu tập có giá trị quan trọng đối với cơ quan phải được
xác định từ đầu. Nếu không có thể sẽ mất nhiều thời gian quý báu cho việc
cứu hộ những vật thể có giá trị thấp, hay mất thời gian qúy báu tranh luận
xem nên cứu vật gì trước. Tốt nhất là ở bước này, phải xác định rõ trong bản
kế hoạch danh sách các hiện vật cần ưu tiên cứu trước. Danh sách này phải
được đính kèm vào kế hoạch đối phó với các thảm hoạ. Nhưng cũng cần phải
tính toán đến sự an toàn của những thông tin loại này.Tốt nhất là nên giới hạn
chỉ những ngưòi có trách nhiệm mới được tiếp cận với những thông tin này
trước khi xảy ra tình huống khẩn cấp thực sự.
Những ưu tiên cứu hộ không nên chỉ dựa trên giá trị của hiện vật mà còn phải
dựa vào khả năng dễ bị hư hại trong tình huống khẩn cấp. Nếu bạn không
nắm được kiến thức về những nguy hiểm đối với những loại vật liệu khác
nhau thì hãy liên hệ với một chuyên gia bảo quản để hỗ trợ bạn trong việc
đưa những vấn đề này vào kế hoạch cứu hộ. Ví dụ như giấy và vải dễ bị mốc
khi chúng bị ẩm/ướt. Nhiều kim loại bị ăn mòn nhanh chóng trong những
điều kiện tương tự. Nước mặn có thể đẩy nhanh quá trình huỷ hoại này. Các
vật thể bằng len, ngà và sơn mài dễ bị phồng lên và rạn nứt nhanh chóng nếu

ở trong môi trường nhiệt độ và độ ẩm cao. Đồ đạc và các lớp gỗ trang trí có
thể được gắn bằng loại chất dán dễ hoà tan trong nước. Các vật thể có thể bị
giòn, dễ vỡ sau khi tiêp xúc với nhiệt độ cao của đám cháy. Mọi loại sưu tập
có giá trị mà các nhà chuyên môn có kinh nghiệm đưa ra, cần có các quy
trình vận chuyển và cứu hộ riêng. Do phạm vi bài viết này đề cập đến các
hướng dẫn cứu hộ cho nhiều loại hiện vật đa dạng của bộ sưu tập, nên để biết
thêm thông tin, hãy tham khảo danh sách các tài liệu kèm theo.
Soạn thảo kế hoạch
Khi đã hoàn thành các bước chuẩn bị cần thiết, có thể bắt tay vào soạn thảo
kế hoạch. Do mỗi bản kế hoạch có đặc điểm khác nhau nên sau đây là một
dàn ý mẫu:
1. Phần giới thiệu: nêu tên những người chịu trách nhiệm trong cơ quan và
các sự kiện mà bản kế hoạch cần đề cập đến.
2. Các hoạt động cần thực hiện nếu đã có dấu hiệu cảnh báo trước.
3. Những quy trình ứng phó đầu tiên, bao gồm những người cần phải liên hệ
trước nhất trong từng trường hợp khẩn cấp, các bước khẩn cấp cần thực hiện
và bằng cách nào để thông báo cho các nhân viên khác.
4. Các quy trình khẩn cấp để liên hệ với các bộ phận khác trong từng tình
huống cấp thiết mà bản kế hoạch đã đề ra. Nó bao gồm: những việc cần làm
khi sự cố xảy ra, các quy trình cứu hộ cần thiết và thích hợp tiếp theo cần
được thực hiện, khi những phút kinh hoàng ban đầu đã qua. Bao gồm cả các
kế hoạch phụ.
5. Các kế hoạch khắc phục để cơ quan có thể trở lại hoạt động bình thường.
6. Phần phụ lục: có thể bao gồm kế hoạch sơ tán, danh sách các cơ quan dịch
vụ cần liên hệ trong tình huống khẩn cấp, danh sách các thành viên của đội
ứng phó nhanh và nhiệm vụ của họ; nơi đặt điện thoại, vị trí để chìa kháo, các
quy trình báo động cháy/đột nhập; danh sách ưu tiên của các bộ sưu tập; sắp
xếp lại vị trí các bộ sưu tập, danh sách các thiết bị bên trong toà nhà, danh
sách các nhà cung cấp và dịch vụ bên ngoài, thông tin bảo hiểm, danh sách
người tình nguyện, danh mục những điều cần tránh, mẫu tài liệu ghi lại các

hiện vật bị di chuyển trong quá trình cứu hộ và các quy trình cứu hộ chi tiết
Duy trì kế hoạch
Cho dù bạn có nỗ lực tạo ra một bản kế hoạch đối phó với thảm hoạ hoàn hảo
đến đâu thì nó cũng trở nên vô ích nếu như các nhân viên khác không hiểu
biết về nó, hoặc nó đã bị lỗi thời hay không thể tìm được nó khi thảm hoạ xảy
ra. Do vậy, cần phải tập trung giáo dục và đào tạo cho nhân viên về các quy
trình khẩn cấp. Mỗi nhân viên cần phải nhận thức được nhiệm vụ của mình.
Cần phải luyện tập thường xuyên (nếu có thể). Hãy giữ một vài bản sao kế
hoạch ở những vị trí khác nhau, kể cả bên ngoài toà nhà (tốt nhất là trong
những hộp không thấm nước). Mỗi bản sao kế hoạch phải có thông tin về nơi
cất các bản sao khác.
Quan trọng hơn cả là kế hoạch này phải được cập nhật theo định kỳ, lý do là
tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại và nhân sự thường xuyên thay đổi, thiết bị cũng
luôn đổi mới. Nếu một bản kế hoạch không được cập nhật thường xuyên thì
nó không thể có tác dụng hỗ trợ một cách có hiệu quả khi đối phó với thiên
tai.
Việc hoạch định kế hoạch đối phó với thiên tai có ý nghĩa thiết yếu với mọi
cơ quan nhằm bảo vệ tốt nhất các bộ sưu tập của cơ quan đó. Thảm hoạ có
thể xảy ra bất cứ lúc nào, với quy mô lớn hoặc nhỏ, nhưng nếu cơ quan luôn
ở trong trạng thái sẵn sàng thì có thể giảm nhẹ và thậm chí có thể tránh được
thảm hoạ đó. Bản kế hoạch này phải được coi như một tài liệu “sống”. Danh
sách đánh giá rủi ro của nó phải được xem xét theo định kỳ, các danh sách
khác phải được cập nhật, các ưu tiên cho bộ sưu tập cần được đánh giá lại khi
cần thiết. Một kế hoạch đối phó hiệu quả với các thảm hoạ sẽ phát huy hết
khả năng bảo đảm an toàn cho các bộ sưu tập lịch sử trong các cơ quan văn
hoá của chúng ta.
Tài liệu đọc thêm
Các nguồn sau đây cung cấp thêm các tài liệu cơ bản về hoạch định kế hoạch
đối phó với thảm họa cho các thư viện và phòng lưu trữ. Xin tham khảo tài
liệu “Emergency Managerment Bibliography” (Danh mục quản lý tình trạng

khẩn cấp) của NEDCC để biết thêm các tài liệu tham khảo khác.
Artim, Nick. “An Introduction to Automatic Fire Sprinklers” (Giới thiệu hệ
thống vòi phun cứu hoả tự động). WAAC Newsletter (Thông tin WAAC) số
15.3 (tháng 9, 1994): 20-27 và số 17.2 ( tháng 5, 1995): 23-28. Hiện có tại

Miêu tả nhiều hệ thống vòi phun khác nhau và những ưu, nhược điểm của
chúng thể hiện bằng văn phong rõ ràng, dễ hiểu.
Artim, Nick. “An Update on Micromist Fire Extinguishment Systems”
(Thông tin cập nhật về hệ thống dập lửa bằng sương siêu nhỏ). WAAC
Newsletter 17.3 (tháng 9, 1995): 14. Truy cập:

Cung cấp thông tin về phát triển và kiểm tra các hệ thống dập lửa bằng nước
phun dạng sương.
Artim, Nick. “Cultural Heritage Fire Suppression Systems: Alternatives to
Halon 1301” (Các hệ thống dập lửa trong các di sản văn hoá: Các biện pháp
thay thế cho khí Halon 1301). WAAC Newsletter 15.2 (tháng 5, 1993): 34-
36,
Rất hữu ích cho các cơ quan trong việc quyết định duy trì hay thay thế hệ
thống dập lửa bằng khí Halon.
Canadian Conservation Institute (Viện bảo tồn Canada). “Emergency
Preparedness for Cultural Institutions” (Sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp ở
các cơ quan văn hoá). CCI Note (Thông báo CCI) số 14/1 và “Emergency
Preparedness for Cultural Institutions: Identifying and Reducing Hazards”
(Sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp ở các cơ quan văn hoá: Xác định và giảm
thiểu nguy cơ), CCI note 14/2. (Ottawa: CCI, 1995).
Một điểm khởi đầu tốt. Có một danh sách việc cần làm để giảm nhẹ nguy cơ.
Fortson, Judith. “Disaster Planning and Recovery: A How-To-Do-It Manual
for Librarians and Archivists” (Hoạch định thảm hoạ và khôi phục: Hướng
dẫn cho các thủ thư và nhân viên lưu trữ). New York: Neal-Schuman
Publishers xuất bản năm 1992).

Đây là hướng dẫn hay và toàn diện để sẵn sàng đối phó với trường hợp khẩn
cấp: ngăn ngừa rủi ro, ứng phó với rủi ro và cách khắc phục. Có danh sách
nguồn hỗ trợ, danh mục tham khảo và “cây” quyết định. Nếu bạn chỉ có thể
mua 1 cuốn hướng dẫn duy nhất để hoạch định cách ứng phó với trường hợp
khẩn cấp thì hãy mua nó.
Fox, Lisa L. “Management Strategies for Disaster Preparedness” (Các chiến
lược quản lý sẵn sàng đối phó với các thảm hoạ) The ALA Yearbook of
Library and Information Services (ấn bản hàng năm của ALA về dịch vụ
thông tin và thư viện) số 14 (1989): 1-6.
Một bản tổng kết tuyệt vời về quản lý và thực hiện các chiến lược đưa lý
thuyết vào thực tiễn.
Lyall, Jan, “Disaster Planning for Libraries and Archives: Understanding the
Essential Issue.” (Hoạch định kế hoạch đối phó với thảm hoạ ở các thư viện
và cơ quan lưu trữ : Nhận thức những vấn đề mấu chốt.” Provenance: The
Electronic Magazine 1.2 (March 1996). (Provenance: Tạp chí điện tử số 1.2
(Tháng 3 năm 1996). Truy cập:

O’Connell, Mildred. “ Disaster Planning: Writing and Implementing Plans
for Collections – Holding Institutions.” ( Hoạch định kế hoạch đối phó với
các thảm hoạ: Kế hoạch thực hiện bằng văn bản đối với các bộ sưu tập – Các
bộ phận chủ quản). “ Technology and Conservation (Summer 1983): 18-24. (
Công nghệ và Bảo quản ( Mùa hè 1983): 18-24.
Cách tiếp cận thiết thực và súc tích các kế hoạch đối phó với thảm hoạ. Các
uỷ ban hoạch định cần đọc tài liệu này trước khi thực hiện nhiệm vụ.
Walsh, Betty. “Salvage Operations for Water Damaged Archival Collections:
A Second Glance” ( Xử lý tài liệu bị ướt: Bước tiếp cận thứ hai) và “ Salvage
at a Glance” ( Sơ cứu) WAAC Newsletter 19.2 (May 1997). ( Bản tin WAAC
19.2 Tháng 5 năm 1997). Truy cập:// palimpsest. Stanford.edu/wacc/.
Phương hướng tuyệt vời để khắc phục hậu quả của những thảm hoạ lớn, vừa
và nhỏ.

Những thiết bị và vật dụng cơ bản dùng trong các trường hợp khẩn cấp Máy
Hút ẩm
Xe kim loại
Thùng nhựa
Đèn Pin
Dây chun tiếp đất 50-ft
Quạt điện di động
Máy hút bụi và ẩm
Giấy nến
Thiết bị làm lạnh hoặc giấy nến
Túi nhựa đựng rác
Xô nhựa và dụng cụ chứa phế liệu
Khăn giấy
Bọt biển
Giẻ lau
Dây nylon
Chổi
Găng tay (Cao su/da)
ủng và tạp dề cao su
Kính bảo hộ
Tấm nhựa (đựng kéo và dụng cụ sơ cứu)
Bìa kẹp hồ sơ, Giấy, Bút, Bút đánh dấu
Quỹ cứu trợ khẩn cấp ( Tiền mặt và của cải)
Lời cảm ơn
Lần tái bản này được sự cho phép của Beth Lindblom và Karen Motylewski,
tác giả cuốn “ Disaster planning for Cultural Institutions” ( Hoạch định kế
hoạch đối phó với thảm họa của các Cơ quan Văn hoá). Lần xuất bản đầu
mang tên “Chỉ dẫn kỹ thuật #183 bởi Hiệp hội Lịch sử Địa phương và Liên
Bang Mỹ, Nashville, TN, 1993.