Báo cáo thực tập quản lý xuất nhập kho hàng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

BÁO CÁO THỰC TẬP

QUẢN LÝ XUẤT NHẬP KHO HÀNG

Công ty thực tập:

Công ty TNHH thép Long Hiệp

Người phụ trách:
Thực tập sinh:

Kim Quang Huy


LỜI CẢM ƠN
Sau 3 tháng thực tập vừa qua là 3 tháng trọn vẹn nhất trong quãng thời gian sinh
viên của em. Việc được tiếp thu những bài giảng quý báu của thầy cô, được biết đến
nhiều kiến thức chuyên môn và cả những đạo đức nghề nghiệp mà thầy cơ đã truyền tải
trong bài giảng. Cùng với đó là 3 tháng thực tập tại Công ty TNHH thép Long Hiệp là
quãng thời gian quý báu để em có thể vận dụng những kiến thức và học hỏi thêm những
kinh nghiệm.
Lời cảm ơn đầu tiền em xin gửi đến ban lãnh đạo cùng các phịng ban, các cơ chú,
anh chị trong công ty đã tiếp nhận và nhiệt tỉnh tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em tiếp
cận thực tế.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu trường Đại học Công Nghệ Thông
Tin, quý thầy cô khoa công nghệ phần mềm đã tận tâm giảng dạy và truyền đạt những
kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho em.
Vì thời gian và kiến thức còn hạn chế nên bài báo cáo khơng thể tránh khỏi những

thiếu sót, rất mong được sự góp ý của q thầy cơ để em rút kinh nghiệm và hoàn thành
tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn!
SINH VIÊN THỰC HIỆN
(Sinh viên ký và ghi rõ họ tên)

Kim Quang Huy


NHẬN XÉT CỦA KHOA

................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................


MỤC LỤC

Chương 1: Giới thiệu cơng ty thực tập.....................................................................................................4
1.1 Tóm lược về quá trình hình thành và phát triển của công ty..............................................................4
1.2 Tổ chức quản lý của công ty..............................................................................................................6
Chương 2: Nội dung thực tập...................................................................................................................8
2.1 Những công việc thực hiện tại cơng ty:.............................................................................................8
2.1.1 Kiểm tra hóa đơn:.......................................................................................................................8
2.1.2 Sắp xếp chứng từ kế toán:...........................................................................................................8
2.1.3 Sử dụng máy photocopy:............................................................................................................9
2.1.4 Viết phiếu xuất kho:....................................................................................................................9
2.1.5 Viết phiếu nhập kho:.................................................................................................................10
2.1.6 Kiểm tra phiếu chi:...................................................................................................................11
2.1.7 Kiểm tra phiếu thu:...................................................................................................................11
2.2 Những công việc quan sát tại công ty:.............................................................................................11
2.2.1 Hạch tốn tiền lương:................................................................................................................11
2.2.2 Tính lương:...............................................................................................................................12
2.2.3 Kiểm tra hóa đơn GTGT cho khách hàng:................................................................................12
2.2.4 Lưu chứng từ kế toán:...............................................................................................................12
2.3 Lịch làm việc...................................................................................................................................14
KẾT LUẬN..........................................................................................................................................15

Chương 1: Giới thiệu công ty thực tập
1.1 Tóm lược về q trình hình thành và phát triển của công ty.
Công ty trách nhiệm hữu hạn thép Long Hiệp được cấp giấy phép vào ngày 30 tháng
03 năm 2012 và bắt đầu hoạt động.


Trong q trình hoạt động cơng ty khơng ngừng nâng cao tay nghề của đội ngủ công
nhân viên, trang bị thêm nhiều cơ sở vật chất để hoàn thành các mục tiêu, kế hoạch do
công ty đề ra.


Tên đầy đủ: Công ty trách nhiệm hữu hạn thép Long Hiệp



Giám đốc: Liễu Thị Huệ



Địa chỉ: 3/21A ấp 3, xã Tân Quý Tây, huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí

Minh


Số điện thoại: 08 6274 6365



Fax: 08 3760 8867



Mã số thuế: 0311683937



Vốn điều lệ: 15 000 000 000



Nơi đăng ký quản lý: Chi cục Thuế huyện Bình Chánh



Đại diện Pháp luật: Liễu Thị Huệ



Địa chỉ người đại diện pháp luật: 10D Đường số 11, Khu Dân cư Bình Phú -

Phường 10 – Quận 6 – Thành phố Hồ Chí Minh


Ngành nghề kinh doanh: G4662 Bán buôn kim loại và quặng kim loại



Tài khoản ngân hàng:
- Số tài khoản: 6421201130827
-Tên ngân hàng: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

(Agribank) – Chi nhánh Hùng Vương – PGD Bình Thạnh
Từ một cửa hàng chuyên thu mua phế liệu vào năm 2010. Đến năm 2012, cửa hàng
này đã được bà Liễu Thị Huệ mở rộng và đăng kí kinh doanh với tư cách là Cơng ty
TNHH thép Long Hiệp.
Bằng sự nhiệt huyết và tận tụy của bà cùng nhân viên là những người quen thân tính,
đã giúp cho việc kinh doanh trở nên tốt hơn, vững chắc hơn.


Năm 2015: 3 năm kể từ khi có giấy phép kinh doanh chính thức cơng ty hoạt động khá

hiệu quả, lượng vốn chủ sở hữu tăng và sản xuất từ nhu cầu thị trường công ty quyết định
mở rộng sang lĩnh vực kinh doanh khác.
1.2 Tổ chức quản lý của cơng ty

GIÁM ĐỐC

PHỊNG KỸ THUẬT

PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN

ĐỘI XÂY DỰNG

- Đứng đầu công ty là Giám đốc theo chế độ một thủ trưởng có quyền quyết định điều
hành mọi hoạt động của Cơng ty theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật của Nhà
Nước. Giám đốc là người đại diện tồn quyền của Cơng ty trong mọi hoạt động kinh
doanh, sản xuất, trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực: chiến lược đầu tư, đối ngoại, tài chính, tổ
chức cán bộ - nhân sự, thi đua, khen thưởng, …
- Phòng kỹ thuật: chuyên làm công tác thiết kế, tổ chức thi cơng xây dựng các cơng
trình, làm cơng tác giám định, kiểm tra chất lượng nghiệm thu cơng trình.
- Phịng tài chính kế tốn: quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán thống kê, quản lý tài chính, tổ chức hạch tốn chi tiết các mặt hoạt động sản xuất kinh


doanh của công ty, tiến hành nghiệm thu thanh lý các hợp đồng thu địi cơng nợ, kiểm kê,
thanh lý đánh giá tài sản, đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính, phương án huy động
vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tổng hợp của công ty, lập các báo cáo tài
chính, kế tốn thống kê theo quy định của công ty và cơ quan chức năng tài sản theo Pháp
lệnh của Nhà nước.
- Đội xây dựng: là những người trực tiếp xây dựng cơng trình, làm ra sản phẩm. Đội có
nhiệm vụ tổ chức sản xuất, hồn thành cơng trình với tốc độ nhanh nhất nhưng vẫn đảm
bảo chất lượng tốt và an toàn lao động.

Chương 2: Nội dung thực tập
2.1 Những công việc thực hiện tại cơng ty:
2.1.1 Kiểm tra hóa đơn:
- Trước tiên chúng ta kiểm tra ngày, tháng xem chính xác hay chưa.
- Kiểm tra kí hiệu của hóa đơn - Số hóa đơn - Tên đơn vị bán hay tên đơn vị mua.
- Địa chỉ của đơn vị bán và đơn vị mua.
- Kiểm tra số tiền của hóa đơn phù hợp với hợp đồng và chứng từ không.
- Kiểm tra tên hàng hóa và dịch vụ.
- Kiểm tra đơn vị tính, đơn giá, thành tiền.
2.1.2 Sắp xếp chứng từ kế tốn:
- Trước tiên chúng ta cần phân loại các hóa đơn, chứng từ ra từng loại riêng biệt, sau
đó chúng ta sẽ sắp xếp hóa đơn, chứng từ theo trình tự thời gian.
- Hóa đơn mua vào và hóa đơn bán ra phải sắp riêng.
- Hóa đơn bán ra thì chúng ta phải sắp xếp theo trình tự thời gian số bé ở trước số lớn
ở sau (ví dụ: 451, 452, 453…), ngày thì chúng ta cũng sắp xếp theo thứ tự ngày 1 rồi đến
ngày 2 ngày 3…vv.
- Phải sắp xếp theo từng tháng để kê khai.
Ví dụ: Tháng 11/2020 chúng ta kê khai bao nhiêu tờ hóa đơn thì chúng ta kẹp riêng
vào một tập, vậy khi đến tháng 12/2020 hóa đơn bán ra là những số nào thì chúng ta lại
kẹp riêng một tập, tức là kẹp theo trình tự thời gian, theo hóa đơn nhưng mà chúng ta
phải sắp xếp theo tờ khai thuế giá trị gia tăng để khi quyết tốn thì việc đối chiếu giữa tờ
khai và hóa đơn rất dễ dàng nhanh chống.
- Tương tự các hóa đơn mua vào, hóa đơn tài chính mua vào, hóa đơn bán lẽ, hóa đơn
thơng thường thì chúng ta cũng làm tương tự.
- Đối với tờ khai thuế giá trị gia tăng chúng ta phải sắp riêng theo từng tháng nhưng
phải liên hoàn tháng 1 trước tháng 2 sau. Tất cả các phụ lục tờ khai tháng nào thì kẹp theo

từng tháng đó. Nếu như trong tháng có tờ điều chỉnh kê khai thuế thì chúng ta kẹp chung
vào tháng đó.
Lưu ý: nếu trong một tháng có nhiều tập chứng từ thì chúng ta phải ghi cụ thể lên từng
tập chứng từ là tập thứ bao nhiêu cuả tháng nào (ví dụ: tập 1/3 của tháng 11/2019, tập 2/3
của tháng 12/2020…) để dễ dàng tìm kiếm khi chúng ta lưu vào kho.
2.1.3 Sử dụng máy photocopy:
- Bước 1: Bật nguồn khởi động máy bằng nút mở nguồn bên hông máy.
- Bước 2: Để bản gốc của giấy tờ cần photocopy vào mặt trên của máy theo chiều
chữ giấy hướng sang trái và úp mặt chữ cần photocopy xuống theo khổ A4.
- Bước 3: Chọn khây giấy A4R và khây tay sau trên màn hình máy tính, sau đó chọn
số lượng giấy cần photocopy trên bàn phím máy bên tay phải.
- Bước 4: Sau đó ấn nút Start để bắt đầu photocopy.
2.1.4 Viết phiếu xuất kho:
- Khi lập xuất kho phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu
Dòng “Họ và tên người nhận hàng”: Ghi rõ họ và tên người nhận hàng.
Dòng “Địa chỉ”: Ghi rõ địa chỉ.
Dòng “Lý do xuất kho”: Ghi rõ nội dung xuất kho.
Cột “Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa)”: Ghi đầy đủ
tên vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (ghi theo hoá đơn).
Cột “Mã số”: Ghi mã số của hàng hố, vật tư (nếu có).
Cột “Đơn vị tính”: Đơn vị tính của hàng hố, vật tư (ghi theo hoá đơn).
Cột “Số lượng”:  Ghi đúng số lượng theo chứng từ  (lệnh nhập hoặc hố đơn), Ghi
chính xác số lượng theo số lượng thực nhập tại kho.


- Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày,
tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên).
+ Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế
toán.

+ Liên 3: Giao cho người nhận hàng giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
2.1.5 Viết phiếu nhập kho:
- Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu.
Dòng “Họ và tên người giao hàng”: Ghi rõ họ và tên người giao hàng.
Dòng “Địa chỉ”: Ghi rõ địa chỉ.
Dòng “Lý do nhập kho”: Ghi rõ nội dung nhập kho.
Cột “Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa)”: Ghi đầy đủ tên
vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (ghi theo hoá đơn).
Cột “Mã số”: Ghi mã số của hàng hoá, vật tư (nếu có).
Cột “Đơn vị tính”: Đơn vị tính của hàng hoá, vật tư (ghi theo hoá đơn).
Cột “Số lượng”:  Ghi đúng số lượng theo chứng từ  (lệnh nhập hoặc hoá đơn), Ghi
chính xác số lượng theo số lượng thực nhập tại kho.
- Phiếu nhập kho lập thành 2 liên,  Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập
kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu
+ Liên 1: lưu lại nơi lập phiếu.
+ Liên 2: thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phịng kế tốn ghi sổ
kế tốn.


2.1.6 Kiểm tra phiếu chi:
Chúng ta kiểm tra đối tượng chi
Kiểm tra địa chỉ của đối tượng chi (ví dụ: C10/1 quốc lộ 1, khu phố 3, thị tấn Tân Túc,
huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh)
Kiểm tra xem lý do được chi là gì (ví dụ: Lý do: Trả tiền mua hàng)
Kiểm tra số tiền và đơn vị thanh tốn (ví dụ: Số tiền: 64.818.876 VND, viết bằng chữ:
Sáu mươi bốn triệu, tám trăm mười tám nghìn, tám trăm bảy mươi sáu đồng chẳn)
Kiểm tra ngày hạch toán, ngày chứng từ (ngày hạch toán và ngày chứng từ phải
giống nhau), kiểm tra số chứng từ (ví dụ: BN0126)
2.1.7 Kiểm tra phiếu thu:
Chúng ta kiểm tra đối tượng chi (ví dụ: Họ tên người nộp tiền).

Kiểm tra đơn vị (Ví dụ: KH 000025- Cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Hiếu Hồng
Hà).
Kiểm tra địa chỉ của đối tượng chi (ví dụ: 150 Nguyễn Văn Hưởng, phường Đảo Điền,
quận 2, Thành phố Hồ chi Minh).
Kiểm tra xem lý do được chi là gì (ví dụ: Lý do: Thu tiền bán hàng).
Kiểm tra số tiền và đơn vị thanh tốn (ví dụ: Số tiền: 1.061.672.105 VND, viết bằng
chữ: Một tỷ, không trăm sáu mươi mốt triệu, sáu trăm hai mươi bảy nghìn, một trăm linh
năm đồng chẳn).
Kiểm tra ngày hạch tốn, ngày chứng từ (ngày hạch toán và ngày chứng từ phải
giống nhau), kiểm tra số chứng từ (ví dụ: BC01060).
2.2 Những cơng việc quan sát tại cơng ty:
2.2.1 Hạch tốn tiền lương:
+ Kế tốn trưởng thực hiện việc chấm cơng hàng ngày cho nhân viên


+ Kế tốn trưởng tập hợp bảng chấm cơng và các chứng từ liên quan
+ Kế toán trưởng lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp
+ Kế toán trưởng chuyển cho giám đốc xem xét, duyệt và ký vào bảng lương
+ Căn cứ vào bảng lương đã được kí duyệt kế tốn trưởng trả lương cho nhân viên
+ Nhân viên nhận lương và ký tên.
2.2.2 Tính lương:
Mức lương cơ bản: 4.500.000
“Lương tháng” = “Lương cơ bản” + “Phụ cấp (nếu có)”/ “ngày cơng chuẩn
của tháng” x “số ngày làm việc thực tế”
Ngày công chuẩn là ngày làm việc trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ. Ví dụ
như nghỉ chủ nhật, nghỉ lễ. Tháng 30 và 31 ngày có tối đa 26 ngày cơng chuẩn. Tháng 28
ngày thì ngày cơng chuẩn có thể chênh lệch một chút.
2.2.3 Kiểm tra hóa đơn GTGT cho khách hàng:
Bước 1: Ghi đầy đủ, chính xác các thơng tin về đơn vị bán hàng và đơn vị mua hàng
như: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ.

Bước 2: Ghi tên hàng hố, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
Bước 3: Ghi cộng tiền hàng, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh
toán, số tiền bằng chữ.
Bước 4: Người bán hàng ký và ghi rõ họ tên, thủ trưởng đơn vị đóng mộc ký tên.
2.2.4 Lưu chứng từ kế toán:
- Sắp xếp chứng từ : Sắp xếp các hóa đơn đầu ra lên trước các hóa đơn đầu vào.
- Hóa đơn phải được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng liên tục.
- Các hóa đơn đầu vào phải kèm theo các chứng từ có liên quan (nếu có).


Ví dụ: Mua hàng hóa thì phải kèm theo phiếu nhập kho, các hóa đơn chi tiền mặt thì
phải kèm theo phiếu chi, chưa thanh tốn cho người bán thì phải kèm theo chứng từ ghi
sổ,..v..v
- Đối với hóa đơn đầu vào thì sắp xếp theo ngày phát sinh, ngày nào xuất trước thì
để ở dưới cùng, ngày nào xuất sau thì nằm ở trên. Đối với hóa đơn đầu ra thì được sắp
xếp theo số hóa đơn, sắp số hóa đơn từ nhỏ đến lớn.


2.3 Lịch làm việc
Tháng

Cơng việc
-

Người

Mức độ

Nhận xét của người

hướng dẫn

hồn thành

hướng dẫn

Tìm hiểu về cơng Chị Trần

100%

ty, cách tổ chức Thị Hồng
1

của cơng ty.
-

Oanh

Làm quen với các
cơng cụ làm việc
trong cơng ty.

-

Quản lí tài sản,
thiết bị CNTT

2-3

-

Thực hiện các cơng
việc khác theo sự
phân công của lãnh
đạo

90%


KẾT LUẬN
- Trong thời gian thực tập em có những thuận lợi cũng như khó khăn sau:
+ Thuận lợi là trong quá trình thực tập em đã làm quen được với các anh chị nhân
viên văn phòng và môi trường làm việc mới.
+ Khó khăn là do với ít kinh nghiệm cộng với sự ngỡ ngàng, những ngày đầu vào
công ty em cịn lúng túng có một số cơng việc vẫn chưa làm được. Nhưng nhờ có sự giúp
đỡ của các anh chị nhân viên văn phòng em đã dần khắc phục nhược điểm của bản thân.
- Đối với quá trình thực tập:
+ Học tính cẩn thận trong kiểm sốt chứng từ, tính nhanh nhẹn
+ Học được phong thái làm việc của các anh chị trong công ty, học được cách hịa
nhập với mơi trường làm việc như cần phải biết hòa đồng, luôn cởi mở để nhận được
thiện cảm của mọi người xung quanh.
+ Tiếp cận được nhiều giấy tờ, chứng từ đa dạng
Đợt thực tập là một trong những thử thách cho em. Chương trình thực tập rèn luyện
cho em khả năng độc lập trong tư duy và cơng việc. Nội dung chương trình thực tập này
giúp cho em vận dụng kiến thức mình đã học vào cơng việc dễ dàng hơn. Hoàn thành đợt
thực tập là một trong những bước khởi đầu là tiền đề môi trương làm việc sau này thuận
tiện hơn. Bước chuẩn bị này sẽ giúp cho em tự tin hơn khi đi thực tập tại các cơ quan,
công ty, doanh nghiệp. Giúp em hiểu biết thêm các yêu cầu về kỹ năng chuyên mơn cũng
như kỹ năng mềm để hồn thành cơng việc.
Qua đợt thực tập này cũng giúp em có nhận thức tốt hơn về công việc sau này cũng

như định hướng rõ ràng hơn về nghề nghiệp từ đó có động cơ học tập tốt hơn.Đợt thực
tập còn dạy cho em tác phong làm việc, tiếp cận thực tiễn để hiểu sâu hơn về cơng tác
nghiệp vụ, tích lũy nhiều kinh nghiệm, không bị ngỡ ngàng với công việc sau khi ra
trường, củng cố lập trường, nâng cao ý thức trong công việc.