Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty tnhh hãng kiểm toán aasc

MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC SƠ ĐỒ
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................1
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM KIỂM TỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG –
THANH TỐN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI
CHÍNH DO CƠNG TY TNHH HÃNG KIỂM TỐN AASC THỰC HIỆN..3
1.1.

Đặc điểm chu trình mua hàng – thanh tốn của khách hàng có ảnh hưởng

đến kiểm tốn báo cáo tài chính..........................................................................3
1.1.1.

Đặc điểm của chu trình mua hàng – thanh tốn.................................3

1.1.2.

Bản chất và chức năng cơ bản của chu trình mua hàng – thanh tốn.3

1.1.3.

Tổ chức kế tốn chu trình mua hàng – thanh toán.............................6

1.1.4. ......

Một số sai phạm thường gặp đối với chu trình mua hàng – thanh

tốn...................................................................................................................9
1.1.5.
1.2.

Kiểm sốt nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh tốn.............10

Mục tiêu kiểm tốn chu trình mua hàng – thanh tốn trong kiểm tốn báo

cáo tài chính do Cơng ty TNHH Hãng kiểm tốn AASC thực hiện.................12
1.3.

Kiểm tốn chu trình mua hàng – thanh tốn trong quy trình kiểm tốn

báo cáo tài chính do Cơng ty TNHH Hãng kiểm tốn AASC thực hiện...........14
1.3.1. Chuẩn bị kiểm toán.............................................................................14
1.3.2. Thực hiện kiểm toán...........................................................................24
1.3.3. Kết thúc kiểm tốn..............................................................................33
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM TỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG –
THANH TỐN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI
CHÍNH DO CƠNG TY TNHH HÃNG KIỂM TỐN AASC THỰC HIỆN
TẠI KHÁCH HÀNG..........................................................................................36
2.1.

Lập kế hoạch kiểm tốn tại Cơng ty Cổ phần ABC................................36

2.1.1. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng và KSNB chung tồn
doanh nghiệp..................................................................................................42
2.1.2. Tìm hiểu KSNB liên quan đến chu trình mua hàng – thanh tốn.......56
2.1.3. Thủ tục phân tích sơ bộ.......................................................................67


2.1.4. Tìm hiểu rủi ro gian lận đối với chu trình mua hàng – thanh tốn.....71
2.1.5. Tổng hợp đánh giá rủi ro....................................................................73

2.1.7. Xác định mức trọng yếu......................................................................77
2.1.8. Thiết kế chương trình kiểm tốn chu trình mua hàng – thanh tốn....79
2.2.

Thực hiện kiểm tốn...............................................................................83

2.2.1.

Lập biểu tổng hợp.............................................................................83

2.2.2.

Xem xét các chính sách kế toán.......................................................87

2.2.3.

Thực hiện thử nghiệm kiểm soát......................................................88

2.2.4.

Thực hiện thủ tục phân tích..............................................................96

2.2.5.

Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết.................................................100

2.2.6.

Đánh giá lại mức trọng yếu và rủi ro kiểm toán.............................110

2.3.

Kết thúc kiểm toán................................................................................110

2.3.1. Xem xét lại các rủi ro đối với chu trình mua hàng – thanh tốn đã nhận
định tại khâu lập kế hoạch...........................................................................111
2.3.2. Tổng hợp kết quả kiểm toán khoản mục chi phí trả trước và thực hiện
trao đổi với khách hàng................................................................................111
2.3.3. Soát xét các sự kiện phát sinh sau niên độ.........................................112
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ CÁC ĐỀ XUẤT HỒN THIỆN KIỂM
TỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN TRONG QUY TRÌNH
KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CƠNG TY TNHH HÃNG KIỂM
TOÁN AASC THỰC HIỆN.............................................................................115
3.1.

Nhận xét về thực trạng kiểm tốn chu trình mua hàng – thanh tốn trong

quy trình kiểm tốn báo cáo tài chính do Cơng ty TNHH Hãng kiểm toán
AASC thực hiện..............................................................................................115
3.1.1.

Ưu điểm..........................................................................................115

3.1.2.

Nhược điểm....................................................................................118

3.2.

Đề xuất hồn thiện kiểm tốn chu trình mua hàng – thanh toán...........120

KẾT LUẬN.......................................................................................................123


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng – thanh tốn.13
Bảng 1.2: Ma trận rủi ro (Dự kiến của KTV về rủi ro phát hiện).........................21
Bảng 1.3: Bảng xác định mức trọng yếu tổng thể tại Cơng ty TNHH Hãng kiểm
tốn AASC............................................................................................................22
Bảng 2.1 GLV Đánh giá việc chấp nhận và duy trì khách hàng..........................37
Bảng 2.2: GLV Tìm hiểu hoạt động kinh doanh và Kiểm sốt nội bộ Cơng ty Cổ
phần ABC.............................................................................................................44
Bảng 2.3: GLV tìm hiểu về KSNB liên quan đến chu trình mua hàng - thanh
tốn tại Cơng ty cổ phần ABC..............................................................................57
Bảng 2.4. GLV phân tích sơ bộ các biến động trên BCĐKT và BCKQKD (trước
kiểm tốn).............................................................................................................68
Bảng 2.5: GLV Phân tích sơ bộ các khoản mục lớn bất thường trong giai đoạn
lập kế hoạch trong đó có khoản mục liên quan đến chu trình mua hàng – thanh
tốn.......................................................................................................................70
Bảng 2.6: GLV rà sốt các yếu tố dẫn đến rủi ro có sai sót trọng yếu do gian lận
tại Công ty Cổ phần ABC.....................................................................................72
Bảng 2.7. GLV Tổng hợp kết quả đánh giá rủi ro và biện pháp xử lý của KTV
cấp độ BCTC........................................................................................................74
Bảng 2.8. GLV Tổng hợp kết quả đánh giá rủi ro và biện pháp xử lý của KTV
cấp độ CSDL chu trình mua hàng – thanh toán....................................................76
Bảng 2.9. GLV xác định mức trọng yếu tổng thể trong giai đoạn lập kế hoạch. .78
Bảng 2.10. Chương trình kiểm tốn chu trình mua hàng – thanh tốn Cơng ty Cổ
phần ABC.............................................................................................................79
Bảng 2.11. GLV tổng hợp số liệu chu trình mua hàng – thanh tốn tại Công ty
CP ABC................................................................................................................84

Bảng 2.12. GLV tổng hợp số liệu chi tiết theo từng đối tượng người bán...........86
Bảng 2.13: GLV kiểm tra sự tn thủ chính sách kế tốn đối với việc hạch tốn
các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng – thanh toán..........................................87
Bảng 2.14: Bảng ước lượng số mẫu thực hiện thử nghiệm kiểm soát..................90


Bảng 2.15: GLV kiểm tra các hoạt động kiểm soát..............................................91
Bảng 2.16: GLV kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kiểm soát trong thực tế: 94
Bảng 2.17: GLV thủ tục phân tích xu hướng nợ phải trả.....................................97
Bảng 2.18: GLV phân tích và giải thích những đối ứng bất thường....................99
Bảng 2.19. GLV Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng tồn kho........................101
Bảng 2.20. GLV kiểm tra chứng từ sau niên độ nghiệp vụ mua hàng...............103
Bảng 2.21. Mẫu thư xác nhận của AASC về các khoản phải trả người bán của
Công ty Cổ phần ABC........................................................................................105
Bảng 2.22. GLV Theo dõi thư xác nhận độc lập đã gửi.....................................106
Bảng 2.23. GL đối chiếu số dư với số xác nhận.................................................108
Bảng 2.24. GLV Kiểm tra sau niên độ...............................................................109
Bảng 2.1: GLV các vấn đề trọng yếu phát sinh..................................................111
Bảng 2.2: GLV bút toán điều chỉnh....................................................................112
Bảng 2.3: GLV đánh giá khả năng hoạt động liên tục trong giai đoạn kết thúc
kiểm toán............................................................................................................113


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1.

Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình mua hàng – thanh

tốn.........................................................................................................................7
Sơ đồ 1.2: Hạch tốn nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng - thanh toán

................................................................................................................................8


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

AASC
BCKQKD
BCKT
BCTC
BGĐ
CPTT
CĐKT
CCDC
HSKT
HĐKQ
KTV
KSNB
KSCL
TNHH

Accounting, Auditing and Consultant Service Company
Báo cáo Kết quả kinh doanh
Báo cáo kiểm toán
Báo cáo tài chính
Ban Giám đốc
CPTT
Cân đối kế tốn
Cơng cụ dụng cụ
Hồ sơ kiểm toán
Hoạt động kinh doanh

Kiểm toán viên
Kiểm soát nội bộ
Kiểm soát chất lượng
Trách nhiệm hữu hạn


LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh kinh tế những năm gần đây, mơi trường kinh doanh thay
đổi nhanh chóng, đặc biệt là sự phát triển của công nghệ thông tin và sự tồn cầu
hóa của nền kinh tế. Theo đó ngành kiểm tốn độc lập tại Việt Nam cũng có
những thay đổi vượt bậc cả về số lượng và chất lượng, hơn nữa chất lượng kiểm
tốn tại Việt Nam đã có những chuyển biến tích cực dần tiệm cận với các chuẩn
mực kiểm toán Quốc tế. Đặc biệt, hiện nay Bộ tài chính đang triển khai việc áp
dụng Chuẩn mực báo cáo tài chính Quốc tế IFRS (International financial
reporting standard) lộ trình hồn thành đến năm 2025 sẽ là một bước đà lớn giúp
phát triển ngành kế toán, Kiểm toán tại Việt Nam. Việc đánh giá một cuộc kiểm
toán chất lượng thì địi hỏi các phần hành, cơng việc phải được thực hiện đầy đủ
và hiệu quả. Hơn nữa, để cuộc kiểm tốn được hiệu quả và chất lượng thì cơng
việc của KTV phải gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị được
kiểm tốn. Trong đó, chu trình mua hàng – thanh tốn là chu trình giữ vai trò
quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và liên
quan đến nhiều khoản mục có ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính. Vì thế
việc minh bạch các khoản mục, các giai đoạn trong chu trình mua hàng – thanh
tốn là điều cần thiết cho quản lý doanh nghiệp và những người sử dụng Báo cáo
tài chính.
Với những kiến thức đúc kết qua quá trình học tập trên trường Đại học
Kinh tế Quốc dân và qua quá trình thực tập thực tế khách hàng tại cơng ty TNHH
Hãng Kiểm tốn AASC, em càng nhận thấy được tầm quan trọng của chu trình
mua hàng – thanh toán cũng như việc thực hiện kiểm toán chu trình này khi kiểm
tốn BCTC, vì vậy em chọn đề tài: “Hồn thiện quy trình kiểm tốn chu trình

mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Cơng ty TNHH
Hãng kiểm tốn AASC” để làm chuyên đề tốt nghiệp của mình.

1


Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo kết cấu chuyên
đề thực tập gồm 3 chương:
Chương 1: Đặc điểm kiểm tốn chu trình Mua hàng – thanh tốn trong
quy trình kiểm tốn Báo cáo tài chính do Cơng ty kiểm tốn AASC thực hiện.
Chương 2: Thực trạng kiểm tốn chu trình Mua hàng – thanh tốn trong
quy trình kiểm tốn Báo cáo tài chính do Cơng ty kiểm toán AASC thực hiện tại
khách hàng.
Chương 3: Nhận xét và các giải pháp hồn thiện kiểm tốn chu trình Mua
hàng – thanh tốn trong quy trình kiểm tốn Báo cáo tài chính do Cơng ty kiểm
tốn AASC thực hiện.
Ngành kiểm tốn địi hỏi cao về chun mơn cũng như kinh nghiệm làm
việc, bản thân em lại có thời gian tiếp xúc với môi trường thực tế chưa nhiều,
kiến thức dù sao vẫn chỉ dừng lại ở mức nền tảng nên trong q trình hồn thiện
chun đề này khó tranh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ
bảo của quý thầy cô, các anh chị kiểm toán viên cũng như các bạn đọc quan tâm
nhận xét và góp ý.
Thơng qua bài viết này, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới
thầy giáo –TS.Nguyễn Đức Dũng, người đã chỉ bảo và hướng dẫn tận tình giúp
em hồn thành chun đề thực tập cuối khóa. Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn
đến các anh, chị Hãng Kiểm Toán AASC đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong
thời gian thực tập quý báu này. Em xin chân thành cảm ơn!

2

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM KIỂM TỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG –
THANH TỐN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI
CHÍNH DO CƠNG TY TNHH HÃNG KIỂM TỐN AASC THỰC HIỆN.

1.1. Đặc điểm chu trình mua hàng – thanh tốn của khách hàng có ảnh
hưởng đến kiểm tốn báo cáo tài chính.
1.1.1. Đặc điểm của chu trình mua hàng – thanh tốn
Chu trình mua hàng – thanh tốn là một chu trình rất quan trọng trong quá
trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Chu trình này có mối liên hệ
mật thiết với các chu trình và nghiệp vụ cơ bản khác, là yếu tố ảnh hưởng tới
hiệu quả của tồn bộ q trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, hoạt động kinh doanh chủ
yếu tiến hành qua hai giai đoạn: mua hàng và tiêu thụ. Còn đối với các doanh
nghiệp sản xuất thì hoạt động kinh doanh tiến hành qua ba giai đoạn: cung ứng,
sản xuất, tiêu thụ. Dù là hình thức doanh nghiệp nào thì hoạt động mua hàng –
thanh tốn (cung ứng) cũng luôn là khâu quan trọng, cung cấp yếu tố đầu vào cho
hoạt động sản xuất kinh doanh, có ảnh hưởng rất lớn đến việc thực hiện các mục
tiêu của doanh nghiệp. Hơn nữa, chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ
trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và có ảnh hưởng trực tiếp
tới lợi nhuận của doanh nghiệp, vì vậy mà chu trình mua hàng – thanh tốn giữ
một vai trị quan trọng có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính và kiểm
tốn viên ln cần phải quan tâm đến trong các cuộc kiểm tốn Báo cáo tài
chính.
1.1.2. Bản chất và chức năng cơ bản của chu trình mua hàng – thanh tốn.
a)
Bản chất cơ bản của chu trình mua hàng – thanh tốn.
Bản chất chu trình mua hàng – thanh toán được đề cập trong bài viết này
là q trình mua hàng và thanh tốn cho hàng hóa và dịch vụ của nhà cung cấp.
Chu trình mua hàng – thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết

để có hàng hóa, dịch vụ cho q trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình
thường được bắt đầu bằng sự khởi xướng của 1 đơn đặt mua của người có trách
nhiệm cần hàng hóa, dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp
về hàng hóa, dịch vụ nhận được.

3


Q trình mua vào của hàng hóa hay dịch vụ liên quan đến rất nhiều
những khoản mục khác nhau như nguyên vật liệu, hàng hóa, máy móc thiết bị,
vật tư,… Chu trình này khơng bao gồm q trình mua và thanh toán các dịch vụ
lao động hoặc những sự việc chuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ
chức. Kiểm tốn chu trình mua hàng – thanh tốn thực chất là việc kiểm tra và
đánh giá số dư của các tài khoản trên, tính hợp lý của các số dư trên bảng cân đối
kế toán, phát hiện ra những sai sót trọng yếu và trên cơ sở đó đưa ra ý kiến kiểm
toán.
b)

Chức năng cơ bản của chu trình mua hàng – thanh tốn

Bất kỳ cuộc kiểm tốn BCTC nào nói chung và kiểm tốn khoản mục, chu
trình nào trong kiểm tốn BCTC nói riêng thì KTV đều phải hiểu được các q
trình chức năng của nó. Khi kiểm tốn chu trình mua hàng - thanh tốn kiểm tốn
viên phải hiểu được chu trình này diễn ra bao nhiêu khâu, bao nhiêu giai đoạn,
chức năng của mỗi khâu, mỗi giai đoạn và q trình kiểm sốt nội bộ gắn liền với
từng khâu, từng giai đoạn của chu trình mua hàng - thanh tốn như thế nào, qua đó
mới thể hiện được các kỹ thuật kiểm toán nhằm đạt được mục tiêu kiểm tốn đặt
ra.
Chu trình mua hàng – thanh tốn có 4 chức năng cơ bản: Xử lý các đơn
đặt mua hàng hóa hay dịch vụ; Nhận hàng hóa hay dịch vụ; Ghi nhận các khoản

nợ người bán; Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. Cụ thể:

 Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa, dịch vụ:
Chu trình mua hàng – thanh tốn thường khởi đầu bằng một Bản yêu cầu
mua hàng hóa, dịch vụ được lập bởi bộ phận có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ đó
trong doanh nghiệp. Với mỗi một loại hình doanh nghiệp và các chính sách cụ
thể của Cơng ty sẽ có các mẫu chính xác khác nhau cho Yêu cầu mua sản phẩm
hoặc dịch vụ, đồng thời có sự phê chuẩn qua các cấp phê chuẩn khác nhau tùy
theo bản chất của hàng hóa dịch vụ và chính sách của từng cơng ty. Việc phê
chuẩn này là hoạt động có chức năng giúp nhà quản lý kiểm sốt, giám sát hoạt
động mua hàng trong cơng ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng
này vì nó đảm bảo hàng hố và dịch vụ được mua theo đúng các mục đích của
doanh nghiệp và tránh việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần
thiết. Hầu hết các doanh nghiệp cho phép một sự phê chuẩn chung trong việc
mua hàng nhằm phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên. Ví dụ, các lần
4


mua tài sản thường xuyên (công cụ dụng cụ thường xuyên, …) vượt quá một giới
hạn tiền nhất định nào đó có thể cần sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị; các mặt
hàng mua khơng thường xun thì tùy vào hợp đồng dịch vụ dài hạn và chế độ
bảo hiểm thì được phê chuẩn bằng các viên chức nhất định, khi việc mua đã được
phê chuẩn thì cần thiết phải có Đơn đặt mua hàng hố hoặc dịch vụ gửi đến cho
nhà cung cấp với nội dung ghi rõ những mặt hàng cụ thể cần mua, mức giá yêu
cầu, và thời điểm giao hàng. Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp và được
xem như một lời đề nghị mua hàng đối với hầu hết các mặt hàng thơng thường.
 Nhận hàng hóa, dịch vụ;
Việc nhận hàng hố của công ty từ người bán là một điểm quyết định
trong chu trình mua hàng và thanh tốn vì đây là điểm mà tại đó hầu hết các cơng

ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liên quan trên sổ sách của họ. Khi hàng được
nhận, q trình kiểm sốt thích hợp địi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số
lượng, thời gian đến và điều kiện giao hàng.
Hầu hết các cơng ty đều có bộ phận tiếp nhận, có nhiệm vụ lập ra một báo
cáo nhận hàng như một bằng chứng cho sự nhận hàng và kiểm tra hàng hoá. Một
bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác được gửi cho kế toán các
khoản phải trả để thông báo các thông tin cần thiết liên quan đến hàng hóa đã
nhận. Để ngăn ngừa sự ăn cắp và lạm dụng thì điều quan trọng là phải đảm bảo
hàng hoá được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận hàng cho đến khi chúng
được chuyển tới các bộ phận sử dụng. Vì vậy địi hỏi nhân viên trong phòng tiếp
nhận nhất thiết phải độc lập với nhân viên kho và phịng kế tốn. Cuối cùng, sổ
sách kế toán sẽ phải chuyển trách nhiệm đối với hàng hố khi hàng hố được
chuyển từ phịng tiếp nhận qua kho và sau đó là từ kho vào q trình sản xuất.
 Ghi nhận các khoản nợ người bán:
Sự ghi nhận đúng đắn các khoản nợ của hàng hoá và dịch vụ nhận được
địi hỏi việc ghi sổ phải chính xác, kịp thời. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng
quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến khoản chi tiền mặt thực tế. Do đó
phải hết sức cẩn thận để chỉ ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số
tiền đúng đã chi.
Kế tốn các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn
của các lần mua và ghi nhận vào sổ biên lai hoặc sổ nhật ký Các khoản phải trả.
Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người bán thì phải tiến
hành so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên
hóa đơn với các thơng tin đã đưa ra trên Đơn đặt hàng và các Báo cáo nhận hàng.

5


Thường thì các phép nhân và các phép cộng tổng sẽ được kiểm tra và ghi vào hóa
đơn. Nếu sử dụng hệ thống biên lai, các chứng từ này sẽ được phân bổ cho một

số biên lai. Sau đó nghiệp vụ mua hàng được ghi vào sổ biên lai như một khoản
nợ, một khoản chi phí, hoặc tài sản, và số tiền tương ứng sẽ được chuyển vào sổ
phụ các khoản phải trả.

 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh tốn cho người bán:
Đối với hầu hết cơng ty, các biên lai sẽ do kế toán thanh toán các khoản
phải trả lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng
ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi, phiếu chi này gồm nhiều liên, trong đó có liên gốc
gửi cho người được thanh toán và một liên sẽ được lưu lại trong hồ sơ theo người
được thanh tốn.
1.1.3. Tổ chức kế tốn chu trình mua hàng – thanh tốn.
a)
Chứng từ, sổ sách liên quan đến chu trình mua hàng – thanh
toán
 Chứng từ:
Yêu cầu mua: được lập bởi bộ phận sản xuất để đề nghị mua hàng hoá và
dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong kinh doanh có thể trực tiếp
lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
Đơn đặt hàng: trên đơn đặt hàng phải ghi rõ chủng loại, số lượng và các
thông tin liên quan của hàng hố và dịch vụ mà cơng ty có ý định mua.
Phiếu giao hàng (Biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu): tài liệu
này được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi
khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) trên thực tế.
Báo cáo nhận hàng: được lập bởi bộ phận nhận hàng như một bằng chứng
của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát).
Hoá đơn của người bán: là chứng từ nhận được từ nhà cung cấp hàng, đề
nghị thanh toán cho các hàng hoá hoặc dịch vụ đã được chuyển giao.
 Sổ kế toán:
Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán
để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái

một), cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hố đơn và khoản tiền
của các hố đơn đó.
Sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: ghi chép các khoản tiền phải trả cho
mỗi nhà cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản nhà cung cấp trong sổ hạch toán

6


chi tiết phải trả người bán bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người
bán.
Bảng đối chiếu của nhà cung cấp (Bảng đối chiếu công nợ): báo cáo nhận
được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa
thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định
Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình mua hàng - thanh tốn
được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1. Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình mua hàng –
thanh tốn
Nghiệp vụ mua hàng:
Bộ
phận
kế
hoạch

Bộ
phận
cung
ứng

Cán bộ
thu

mua

Trưởng
bộ phận
cung
ứng

Thủ
kho

Kế
tốn

Nhu cầu
vật liệu
hàng
hóa

Lưu trữ
bảo quản
chứng từ

Đơn
đề
nghị
mua
hàng

Đơn
đặt

hàng

Lập
chứng
từ kho

Ký
duyệt
chứng
từ

Nhập
kho

Ghi sổ

Nghiệp vụ thanh tốn:
Cán bộ
thu mua

Kế tốn
quỹ

Thủ
trưởng,
kế tốn
trưởng

Thủ quỹ

Kế tốn

u cầu
thanh
tốn

Lưu
chứng
từ

Hóa đơn
mua
hàng

Lập
phiếu
chi, lệnh
chi

Ký
duyệt

7

Chi quỹ

Ghi sổ


b) Tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng – thanh tốn

Chu trình mua vào và thanh tốn bao gồm hai loại nghiệp vụ: nghiệp vụ
mua hàng hóa, dịch vụ và nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp. Để ghi chép và
phản ánh sự biến động của các thơng tin trong chu trình này kế tốn sử dụng một
số lượng lớn các tài khoản sau:







Các tài khoản hàng tồn kho: TK 151, TK 152, TK 153, TK 156
Tài khoản phải trả người bán: TK 311
Tài khoản chi phí trả trước: TK 242
Các tài khoản chi phí: TK 621, TK 627, TK 641, TK 642
Các tài khoản tiền: TK 111, TK 112, TK 113
Tài khoản khác: TK 133, TK 515, TK 611,…

Sơ đồ 1.2: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng - thanh
tốn
TK 111,112,311…

TK 331

TK 111,112

Thanh toán bằng tiền mặt

Tiền trả trước hoặc trả thừa

tiền vay ( kể cả đặt trước)

được người bán trả lại

TK 131

TK
152,153,156,211,611

Thanh tốn bù trừ cơng nợ

Giá trị vật liệu, dụng cụ, hàng hố,
TSCĐ
mua chịu ( giá khơng thuế GTGT)
TK 133

TK 152,153,156,211,611
Thuế GTGT
Chiết khấu thương mại,
giảm giá hàng mua, hàng
mua trả lại cho người bán

đầu vào khấu trừ được

TK 133
TK 621,627,641,642
Thuế GTGT của hàng chiết

dịch vụ mua chịu khác

khấu, hàng giảm giá và hàng
mua trả lại

sử dụng cho kinh doanh

8


1.1.4. Một số sai phạm thường gặp đối với chu trình mua hàng – thanh tốn.
Bất kể khoản mục, chu trình nào cũng đều tồn tại những rủi ro nhất định.
Để có thể hạn chế được những rủi ro đó chúng ta cần hiểu rõ về chu trình đó
cùng đặc điểm về ngành nghề, môi trường kinh doanh của khách hàng kiểm tốn.
Chu trình mua hàng – thanh tốn là chu trình đầu tiên, quan trọng trong
hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Chu trình này liên quan
đến rất nhiều chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính như tài sản, nợ phải trả, chi phí, …
Hơn nữa, cả chu trình này là sự phối hợp giữa rất nhiều bộ phận khác nhau trong
doanh nghiệp vì thế, mỗi bộ phận đều có thể gặp những rủi ro, sai phạm khác
nhau. Một số sai phạm thường gặp đối với chu trình mua hàng – thanh tốn như
sau:
Bộ phận mua hàng: gặp sai phạm trong việc chọn lựa nhà cung cấp: nhà
cung cấp là doanh nghiệp bỏ trốn, không cấp được hóa đơn GTGT; nhà cung cấp
khơng có khả năng cấp hóa đơn GTGT (cá nhân, hộ kinh doanh), …
Bộ phận kho thường gặp những sai phạm:
- Nhập kho sai số lượng, chủng loại hàng;
- Khơng có biên bản giao nhận hàng cho mỗi lần nhập;
- Không lập thẻ kho, bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn để theo dõi hàng
trong kho;
- Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy
cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
Bộ phận kế toán thường gặp những sai phạm:

-

-

-

Thủ tục nhập kho báo sổ tiến hành chậm hơn so với bút toán trả tiền tại
31/12 làm cho TK 331 có số dư Nợ nhưng thực chất đây không phải là
khoản trả trước cho người bán.
Thiếu sự đối chiếu xác nhận định kỳ.
Hạch toán tài sản, vật tư, hàng hóa mua vào khơng đúng kỳ, thường
hạch toán số hàng mua của kỳ sau vào kỳ trước để được thuế đầu ra
sớm hơn.
Khai thấp hơn các khoản nợ phải trả làm tình hình tài chính của đơn vị
có thể tốt hơn trên thực tế, dẫn đến các khoản chi phí khơng được ghi
nhận đầy đủ làm giảm chi phí của đơn vị và làm lợi nhuận tăng giả tạo.

9


-

Ngược lại với việc khai thiếu các khoản nợ phải trả, đó là khai khống
các khoản nợ phải trả, làm cho các khoản nợ này tăng cao, doanh
nghiệp có thể ghi chép các nghiệp vụ trên thực tế không xảy ra vào sổ
sách kế tốn với mục đích tăng chi phí giảm lợi nhuận.
- Doanh nghiệp mua hàng bằng ngoại tệ thường qui đổi ra tỷ giá cao hơn
so với quy định nhằm mục đích tăng thuế đầu vào được khấu trừ.
- Đơn vị chưa đánh giá lại số dư các khoản nợ phải trả người bán có gốc
ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch liên ngân hàng tại thời điểm lập BCTC.

- Đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc một hóa đơn có thể được
sử dụng để thanh tốn hai lần.
- Khơng nhận đủ các chứng từ liên quan: Phiếu xuất kho của bên bán,
Hóa đơn GTGT,…
- Mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng khơng có hợp đồng, hóa đơn
mua hàng khơng đúng quy định.
1.1.5. Kiểm sốt nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh tốn.
Kiểm sốt nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá
nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý
về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của
BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy
định có liên quan.
Một quy trình kiểm sốt nội bộ hữu hiệu sẽ được thiết kế và vận hành chi
tiết đến tất cả các chu trình. Mua hàng – thanh tốn khơng phải là một chu trình
ngoại lệ, do vậy, Cơng ty phải thiết kế và vận hành quy trình kiểm sốt nội bộ
hướng tới việc hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra đối với chu trình mua hàng
– thanh toán. Kiểm soát nội bộ đảm bảo các yếu tố gồm: mơi trường kiểm sốt,
quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, hoạt động kiểm soát
và giám sát kiểm soát. Cụ thể đối với chu trình mua hàng – thanh tốn như sau:
Mơi trường kiểm sốt: Đơn vị ban hành các quyết định có liên quan đến
chu trình mua hàng – thanh tốn quy định về vai trò, quyền hạn cũng như trách
nhiệm của các cấp quản lý và tính trung trực của bộ phận quản lý, trình độ của
nhân viên…Một mơi trường kiểm soát tốt là động lực thúc đẩy cho sự phát triển
và hồn thiện của KSNB.
Quy trình đánh giá rủi ro: Kiểm soát nội bộ cần xác định các rủi ro liên
quan đến chu trình mua hàng – thanh tốn và ước tính mức độ của rủi ro, đánh

10

giá khả năng xảy ra rủi ro để từ đó tìm hướng khắc phục các rủi ro thường gặp
đối với chu trình như: ghi nhận thiếu các nghiệp vụ mua hàng do tần suất các
nghiệp vụ mua vào lớn, ghi nhận khơng chính xác chi phí mua hàng do có nhiều
các chính sách chiết khấu của nhà cung cấp, khơng theo dõi kịp thời các khoản
phải trả nhà cung cấp dẫn đến phải chịu các khoản lãi chậm trả, …
Hệ thống thơng tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC: Hệ
thống thông tin đảm bảo thường xuyên cập nhật các thơng tin quan trọng về chu
trình mua hàng – thanh toán cho chủ thể quản lý (ban lãnh đạo) và những người
có thẩm quyền. Hệ thống thơng tin cần đáp ứng cung cấp kịp thời dữ liệu phục
vụ việc thu thập, ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến
chu trình mua hàng – thanh toán cũng như hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết
định và kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Cụ thể như sau:
+ Hệ thống truyền thông đảm bảo cho đối tượng quản lý (nhân viên ở mọi
cấp độ) có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, quy định của tổ chức, đảm bảo cho
thơng tin được cung cấp kịp thời, chính xác về chu trình mua hàng – thanh tốn.
+ Hệ thống thơng tin phải thiết lập các kênh thông tin để các đối tượng
quản lý báo cáo cơng việc cũng như khó khăn mắc phải; xây dựng các chương
trình, kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
Các hoạt động kiểm soát: Là các quy định về quản lý và kiểm sốt gắn
với từng bước cơng việc có liên quan đến mua hàng – thanh toán trong hoạt động
của doanh nghiệp như: Tổ chức phân cơng cơng việc, bố trí nhân sự (bằng các
quyết định bổ nhiệm); thực hiện đào tạo và phổ biến về chức năng, nhiệm vụ của
từng bộ phận; kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy định…
+ Các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng – thanh tốn phát sinh thơng qua
một số cơng việc cụ thể và ở từng bước nhất định đều phải chịu sự kiểm soát của
đơn vị.
+ Đơn vị xây dựng và ban hành các quy định về quản lý nói chung và
kiểm sốt nội bộ nói riêng liên quan đến việc quản lý và hạch toán các nghiệp vụ
mua hàng – thanh tốn. Những quy định này có thể chia làm 2 loại:
Thứ nhất: Quy định về chức năng, quyền hạn và nghĩa vụ của người hay

bộ phận có liên quan đến xử lý công việc.
Thứ hai: Quy định về sự kiểm tra độc lập việc thực hiện các thủ tục kiểm
soát.
11


+ Việc phân chia nhiệm vụ: Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong
việc phân công trách nhiệm cho các cá nhân thực hiện những công việc liên
quan, đặc biệt là các hoạt đảm bảo sự phân công trong việc phê chuẩn các đơn
đặt hàng, báo cáo nhận hàng, ghi sổ, theo dõi q trình thanh tốn… và phải
thường xun hoặc định kì kiểm tra lẫn nhau.
+ Bất kiêm nhiệm: phải có sự tách biệt trách nhiệm giữa thủ quỹ, kế toán
vật tư, kế toán thanh toán và nhân viên thu mua để hạn chế gian lận có thể xảy ra.
+ Việc ủy quyền hợp lý: Cơng ty phải có những quy chế giúp đảm bảo
rằng việc vận hành các giao dịch hàng ngày phải tuân thủ hướng dẫn được thiết
lập, đặc biệt là xác định rõ chủ thể chịu trách nhiệm đối với hoạt động đó, trừ khi
các nhà quản lý ủy quyền cho một cá nhân khác.
Giám sát các kiểm soát: Để xác định các kiểm soát được thực hiện hiệu
quả hay không, Ban lãnh đạo phải liên tục đánh giá rủi ro, giám sát việc thực
hiện kiểm soát và sửa đổi các thủ tục kiểm soát khi cần thiết. Đây là nhân tố cuối
cùng và cũng là chốt chặn quan trọng trong quá trình hoạt động của kiểm soát nội
bộ. Việc giám sát phải do thành viên độc lập với những nhân tố trực tiếp tham
gia vào chu trình và vận hành hoạt động kiểm sốt chu trình đó.
1.2. Mục tiêu kiểm tốn chu trình mua hàng – thanh tốn trong kiểm tốn
báo cáo tài chính do Cơng ty TNHH Hãng kiểm tốn AASC thực hiện.
Mục tiêu kiểm toán tổng thể:
Căn cứ theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200 - Mục tiêu tổng thể
của kiểm toán viên và doanh nghiệp kiểm toán khi thực hiện kiểm toán theo
chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 200):
“Mục tiêu tổng thể của KTV và doanh nghiệp kiểm toán khi thực hiện một

cuộc kiểm tốn báo cáo tài chính là:
(a) Đạt được sự đảm bảo hợp lý rằng liệu BCTC, xét trên phương diện
tổng thể, có cịn sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn hay không, từ đó
giúp KTV đưa ra ý kiến về việc liệu BCTC có được lập phù hợp với khn khổ
về lập và trình bày BCTC được áp dụng, trên các khía cạnh trọng yếu hay khơng;
(b) Lập báo cáo kiểm tốn về BCTC và trao đổi thông tin theo quy định
của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, phù hợp với các phát hiện của KTV.”
Mục tiêu kiểm toán đặc thù:
12


Đối với chu trình mua hàng – thanh tốn, mục tiêu kiểm toán đặc thù thể
hiện qua bảng sau:
Bảng 1.1: Mục tiêu kiểm tốn đặc thù đối với chu trình mua hàng – thanh toán
Mục tiêu
kiểm toán

Mục tiêu đối với chu Mục tiêu đối với số dư
trình mua hàng –
các khoản mục trong
thanh tốn
chu trình

Mục tiêu trình
bày và cơng bố

Các nghiệp vụ mua hàng – thanh tốn đều có căn cứ hợp lý. Các số
Mục tiêu
dư các tài khoản liên quan đến chu trình được biểu hiện hợp lý trên
hợp lý

sổ sách. Các vấn đề liên quan đến mua hàng – thanh tốn được
chung.
thuyết minh và trình bày trên Báo cáo tài chính một cách hợp lý.
Mục tiêu khác

Sự
hữu

Các tài khoản hàng hóa,
Các nghiệp vụ mua
dịch vụ mua về, tài Các thơng tin về
hàng hóa dịch vụ, ghi
khoản nợ phải trả và các mua hàng – thanh
hiện nhận nợ phải trả,
tài khoản liên quan khác toán được thuyết
thanh toán trong kỳ
được phản ánh trên minh là thực sự xảy
đều đã phát sinh thực
BCĐKT là thực sự tồn ra.
tế.
tại.

Các nghiệp vụ mua
Tất cả các yêu cầu
hàng hóa dịch vụ, ghi Số dư các tài khoản hàng
cần công bố liên
nhận nợ phải trả, hóa, dịch vụ mua về, tài
quan đến chu trình
thanh toán xảy ra khoản nợ phải trả và các
Sự đầy đủ

mua hàng – thanh
trong kỳ đều được tài khoản liên quan khác
tốn đều được trình
phản ánh đầy đủ trên hiện có tại thời điểm lập
bày trong Thuyết
sổ sách, báo cáo kế Bảng cân đối kế toán.
minh BCTC
toán.
Quyền và Các hàng hóa đã được Số dư các tài khoản hàng Các thơng tin về
nghĩa vụ ghi sổ đều thuộc hóa, dịch vụ mua về, tài mua hàng – thanh
quyền sở hữu của đơn khoản nợ phải trả và các toán được thuyết
vị được kiểm toán. tài khoản liên quan khác minh đều thực sự
Các khoản nợ phải trả trên Bảng cân đối kế có liên quan đến
ghi nhận đều thuộc tốn trong kỳ đều thuộc đơn vị.
nghĩa vụ thanh toán quyền sở hữu và nghĩa
13


của đơn vị.

vụ của đơn vị.

Số dư các tài khoản liên
Hàng hố dịch vụ mua
quan đến chu trình mua Các thơng tin về
về, các khoản thanh
Đo lường
hàng – thanh tốn thể mua hàng – thanh
tốn, các khoản nợ
và tính giá

hiện trên BCĐKT đều tốn được trình bày
được đánh giá chính
được đánh giá chính theo giá trị hợp lý..
xác.
xác..
Số liệu chi tiết về chu
trình mua hàng –
Các cơng bố trên
Số dư các tài khoản liên
thanh tốn đều được
Thuyết
minh
quan đến chu trình mua
Ghi chép tính tốn chính xác và
BCTC liên quan
hàng – thanh tốn phải
chính xác được ghi chép, phản
đến mua hàng –
được khớp đúng giữa sổ
ánh trùng khớp giữa
thanh toán đều
cái và sổ chi tiết
chứng từ và sổ sách kế
chính xác.
tốn
Các thông tin về
Các nghiệp vụ liên Số dư của các tài khoản
mua hàng – thanh
quan đến mua hàng – liên quan đến chu trình
Phân loại

tốn đều được trình
thanh tốn phải được mua hàng – thanh tốn
và
trình
bày, diễn giải và
xác định và phân loại phải được sắp xếp, phân
bày
thuyết minh hợp lý,
đúng đắn trên sổ sách loại đúng vị trí trên Bảng
rõ ràng, dễ hiểu,
và báo cáo tài chính cân đối kế tốn.
thích đáng.
1.3.

Kiểm tốn chu trình mua hàng – thanh tốn trong quy trình kiểm
tốn báo cáo tài chính do Cơng ty TNHH Hãng kiểm tốn AASC thực
hiện.

Một cuộc kiểm tốn do AASC thực hiện ln tn thủ theo 3 giai đoạn để
có được hiệu quả cao nhất đó là:
 Chuẩn bị kiểm toán
 Thực hiện kiểm toán
 Kết thúc kiểm toán.

14