Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
BCTC : Báo cáo tài chính
KSNB : Kiểm soát nội bộ
KTV : Kiểm toán viên
MHTT : Mua hàng - thanh toán
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
MTV : Một thành viên
USD : Đô la Mỹ
VND : Việt Nam đồng
1
LỜI MỞ ĐẦU
Bước vào thời kỳ mới, đất nước ta đang có cả thế và lực để tiếp tục và hoàn thành sự
nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước. Thích ứng với nhu cầu hội nhập của nền
kinh tế chuyển đổi theo cơ chế thị trường , hệ thống các doanh nghiệp Việt Nam cũng phát
triển vô cùng đa dạng về loại hình: ngoài doanh nghiệp nhà nước còn có công ty cổ phần,
các công ty TNHH, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài… Các doanh nghiệp không
ngừng cạnh tranh với nhau và phát triển cùng với sự phát triển của thị trường chứng khoán
dẫn tới nhu cầu minh bạch trong tài chính trở thành một yêu cầu tất yếu của các doanh
nghiệp nói riêng và nền kinh tế nói chung. Trong bối cảnh đó, kiểm toán cụ thể là kiểm toán
Báo cáo tài chính đã trở thành một trong những công cụ quan trọng thực hiện kiểm tra, kiểm
soát các hoạt động kinh tế, tài chính của nền kinh tế.
Hiện nay, kiểm toán đang phát triển rất mạnh ở nước ta với sự xuất hiện của nhiều
loại hình kiểm toán với hơn 160 Doanh nghiệp đang hoạt động, trong đó, kiểm toán Báo cáo
tài chính là hoạt động chiếm tỷ trọng lớn trong thị trường kiểm toán.
Trong hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các hoạt động mua bán và trao đổi
với các nhà cung cấp để tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ
đó hình thành nên chu trình mua hàng – thanh toán. Việc ghi chép chính xác, minh bạch các
nghiệp vụ liên quan tới chu trình này có ảnh hưởng lớn tới tổng chi phí sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của đơn vị. Vì vậy, việc kiểm toán
chu trình mua hàng – thanh toán thường rất được quan tâm, chú trọng trong kiểm toán báo
cáo tài chính.

Nhận thức được tầm quan trọng này, qua lý luận được học tại trường cũng như được
thực tế đi thực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam, em đã đi sâu
tìm hiểu và nghiên cứu thực tế công việc kiểm toán khoản chu trình mua hàng – thanh toán.
Do đó, em chọn đề tài chuyên đề thực tập tốt nghiệp là: “Hoàn thiện quy trình kiểm toán
chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH
Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện”.
Mục đích của chuyên đề thực tập này là nghiên cứu, tìm hiểu nội dung của kiểm
toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính trên cơ sở thực tế đã
thực hiện tại Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam. Qua việc tìm hiểu này
để rút ra nhận xét về ưu điểm và hạn chế của quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh
2
toán tại Công ty TNHH Kiểm toán Độc Lập Quốc gia Việt Nam, đồng thời đề ra phương
hướng nhằm hoàn thiện quy trình.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chuyên đề thực tập tốt nghiệp này gồm 3
chương chính:
CHƯƠNG I
: Quy trình kiểm toán phần hành Mua hàn thanh toán trong kiểm
toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam
Chương 2: Thực trạng vận dụng quy trình kiểm toán vào kiểm toán phần hành
Mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chinh do công ty TNHH Kiểm toán
Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện
Chương 3: Nhận xét và các giải pháp hoàn thiện vận dụng quy trình kiểm toán
vào kiểm toán phần hành múa hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do
công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện.
Em xin chân thành cảm ơn các anh chị kiểm toán phòng Nghiệp vụ công ty TNHH
Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam đã nhiệt tình chỉ bảo em trong quá trình thực tập.
Em cũng xin chân thành cảm ơn TS. Tô Văn Nhật đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành
chuyên đề này.
Sinh viên
Ngô Thị Minh Phương

3
CHƯƠNG 1: QUY TRÌNH KIỂM TOÁN PHẦN HÀNH MUA HÀNG THANH TOÁN
TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN
ĐỘC LẬP QUỐC GIA VIỆT NAM
1.1. Đặc điểm phần hành Mua hàng – thanh toán
1.1.1 Vai trò phần hành Mua hàng - thanh toán
Các doanh nghiệp, bao gồm cả doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thương mại và
dịch vụ, đều hướng tới mục đích cuối cùng là tối đa hóa lợi nhuận đồng thời lợi nhuận cũng
là tiêu chí chính để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Muốn vậy, doanh nghiệp
cần có cho mỉnh một kế hoạch sản xuất kinh doanh chặt chẽ khoa học và hiệu quả. Quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp được tạo thành từ các hoạt động nối
tiếp nhau liên tục, lặp đi lặp lại tạo nên chu kỳ sản xuất kinh doanh. Nó bao gồm nhiều chu
trình nghiệp vụ cụ thể, mỗi chu trình nghiệp vụ lại được hợp thành bởi tập hợp những nghiệp
kinh tế có liên quan chặt chẽ với nhau.
Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ giữa các chu trình
(Nguồn: Giáo trình Kiểm toán tài chính)
Như đã thấy ở sơ đồ trên, quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và tuần hoàn. Các
giai đoạn được tiến hành kế tiếp nhau và có mối quan hệ rất chặt chẽ với nhau. Đầu ra của
giai đoạn trước là đầu vào của giai đoạn sau. Và chu trình mua hàng thanh toán là một mặt
xích quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó là giai đoạn khởi
đầu cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ đó mà mọi yếu tố đầu vào
4
Tiền mặt
Chu trình huy động
và hoàn trả vốn
Chu trình
bán hàng
thu tiền
Chu trình
mua hàng

thanh toán
Chu trình
tiền lương
và nhân
viên
Chu trình hàng
tồn kho
cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được đáp ứng kịp thời, đầy đủ. Doanh
nghiệp cần thực hiện tốt chu trình này thì mới có thể hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh
doanh và tạo điều kiện thuận lợi cho tiêu thụ. Bên cạnh đó, kết quả tiêu thụ lại là định hướng
cho kế hoạch sản xuất, kinh doanh và chu trình mua hàng thanh toán tiếp theo.
1.1.2. Bản chất của chu trình mua hàng thanh toán
Chu trình Mua hàng - thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có
hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chu trình
thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ
do một người hay một số người chịu trách nhiệm tại bộ phận ấy lập ra và kết thúc bằng việc
thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá, dịch vụ nhận được. Quá trình mua vào của hàng hoá,
dịch vụ bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước,
sửa chữa và bảo trì, hay các dịch vụ mua ngoài khác… Chu trình này không bao gồm quá
trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng, phân bổ của
chi phí ở bên trong đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp.
Có nhiều phương thức tiến hành mua hàng, ví dụ như:
Phương thức mua hàng trực tiếp: doanh nghiệp mua hàng trực tiếp tại kho hoặc các
phân xưởng sản xuất của người bán.
Phương thức mua hàng theo hợp đồng: doanh nghiệp mua hàng theo hợp đồng ký
kết, số hàng này chỉ thuộc phần sở hữu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp thanh toán hoặc
chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ.
Phương thức mua hàng trả góp: số tiền mua hàng hoá được chia nhỏ và trả dần từng
phần một trong một khoảng thời gian nhất định.
Ngoài ra còn có một số phương thức mua hàng khác như: điều chuyển hàng hóa trong

nội bộ doanh nghiệp, trao đổi hàng hóa, dịch vụ… Với những hình thức mua hàng phong
phú, các phương thức thanh toán và quản lý, tổ chức hạch toán cũng rất đa dạng.
1.1.3. Chức năng của chu trình Mua hàng - thanh toán
Chu trình mua vào và thanh toán bao gồm 4 chức năng cơ bản sau:
- Xử lý các đơn đặt hàng hoá hay dịch vụ;
- Nhận hàng hoá hay dịch vụ;
- Ghi nhận các khoản nợ người bán;
- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán;
• Xử lý các đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng hoặc yêu cầu về hàng hoá, dịch vụ là thời điểm khởi đầu của chu trình
mua hàng và thanh toán và do công ty khách lập. Khi các bộ phận có nhu cầu sử dụng hàng
5
hoá hay dịch vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thì phải tiến hành lập
phiếu yêu cầu về hàng hoá và dịch vụ. Phiếu yêu cầu này sau khi được sự phê duyệt của
trưởng bộ phận thì sẽ chuyển lên cho những người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt để
đảm bảo hàng hoá, dịch vụ được mua theo đúng mục đích tránh tình trạng mua quá ít hoặc
quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Thông thường các công ty đề ra định mức
dự trữ hàng tồn kho để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được hoạt động bình thường.
Sau khi các phiếu yêu cầu đã được phê duyệt thì bộ phận mua hàng tiến hành lựa chọn
nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng - trong đó có ghi rõ hàng hoá mua, giá cả, quy cách, thời
gian nhận hàng gửi cho nhà cung cấp đã được lựa chọn. Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp
pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá và dịch vụ chính thức. Trong một số
trường hợp khác, nếu người mua và người bán mới có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện
những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá và dịch
vụ nhằm đảm bảo các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
Mỗi công ty đều tự xây dựng cho mình các quy định về việc phê duyệt nghiệp vụ mua
hàng. Do vậy, khi kiểm toán về vấn đề này kiểm toán viên phải căn cứ vào các quy định nội
bộ về thẩm quyền phê duyệt đối với nghiệp vụ mua hàng áp dụng trong doanh nghiệp để
đánh giá việc mua hàng có hợp lý hay không.
• Nhận hàng hóa hay dịch vụ

Việc nhận hàng hoá hay dịch vụ từ nhà cung cấp là một điểm quyết định trong chu
trình mua hàng và thanh toán vì đây là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cùng
các rủi ro đi kèm và bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách kế
toán của mình. Khi nhận hàng hoá, dịch vụ bộ phận mua hàng của công ty sẽ tiến hành quá
trình kiểm soát thích hợp về mẫu mã, chất lượng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng và
các điều kiện khác căn cứ vào đơn đặt hàng. Nếu các điều kiện trên đơn đặt hàng được thực
hiện tốt thì bộ phận mua hàng sẽ ký nhận trên phiếu giao hàng của người bán và lập báo cáo
nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao
thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông
báo. Một rủi ro gắn liền vơi hàng hoá, vật liệu nhập vào là tình trạng mất mát, thất thoát có
thể diễn ra. Để ngăn ngừa rủi ro này, hàng hoá phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc
nhận, bảo quản cho đến khi chuyển đi bán hoặc đưa vào sử dụng, sản xuất. Nhân viên tiếp
nhận phải độc lập với thủ kho và kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán (kế toán vật tư và kế
toán chi phí) sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được
chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ.
• Ghi nhận các khoản nợ người bán
Việc ghi nhận đúng đắn khoản nợ người bán về hàng hoá hay dịch vụ nhận được là
rất quan trọng nên đòi hỏi việc ghi sổ chính xác, nhanh chóng và có cơ sở hợp lý. Việc ghi
sổ các khoản thanh toán này có ảnh hưởng quan trọng tới các BCTC và đến khoản thanh
toán thực tế, do đó kế toán chỉ được phép ghi nhận dựa trên các lần mua có cơ sở hợp lý về
thời gian, số tiền, nhà cung cấp. Để đảm bảo việc ghi nhận đúng đắn các khoản thanh
toán, kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các
6
lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Do
vậy, khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu
mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên
đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về). Sau đó, kế toán các
khoản phải trả cần tính toán lại các phép nhân và phép cộng tổng trên hoá đơn số tiền rồi
chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
• Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thanh toán cho người bán

Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện.
Thanh toán thường được thực hiện bằng các chứng từ như uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi,
các chứng từ này phải có sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền. Các chứng
từ này sẽ được sao làm nhiều bản mà bản gốc được gửi cho người được thanh toán, bản sao
được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán.
1.1.4. Kế toán chu trình Mua hàng - thanh toán
Chứng từ sổ sách liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán
• Chứng từ:
Yêu cầu mua: được lập bởi bộ phận sản xuất để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ.
Trong một số trường hợp, các bộ phận trong kinh doanh có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng,
trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
Đơn đặt hàng: trên đơn đặt hàng phải ghi rõ chủng loại, số lượng và các thông tin liên
quan của hàng hoá và dịch vụ mà công ty có ý định mua.
Phiếu giao hàng (Biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu này
được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để
chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế.
Báo cáo nhận hàng: được lập bởi bộ phận nhận hàng như một bằng chứng của việc
nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát).
Hoá đơn của người bán: là chứng từ nhận được từ nhà cung cấp hàng, đề nghị thanh
toán cho các hàng hoá hoặc dịch vụ đã được chuyển giao.
• Sổ kê toán:
Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các
khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một), cùng với việc chỉ ra
tên nhà cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền của các hoá đơn đó.
Sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: ghi chép các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung
cấp hàng. Tổng số của tài khoản nhà cung cấp trong sổ hạch toán chi tiết phải trả người bán
bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán.
7
Bảng đối chiếu của nhà cung cấp (Bảng đối chiếu công nợ): báo cáo nhận được của
nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày

đối chiếu nhất định
Sơ đồ 1.2: Quy trình tổ chức chứng từ chu trình Mua hàng - thanh toán
Đối với nghiệp vụ mua hàng
Đối với nghiệp vụ thanh toán
8
Cán bộ
thu
mua
Kế
toán
quỹ
Thủ
trưởng
, kế
toán
trưởng
Thủ
quỹ
Kế
toán
Hóa
đơn
mua
hàng
Nhu
cầu
thanh
toán
Lập
phiếu

chi,
lệnh
chi
Ký
duyệt
Chi
quỹ
Ghi sổ
Lưu
chứng
từ
Bộ
phận
kế
hoạch
Bộ
phận
cung
ứng
Cán bộ
thu
mua
Trưởng
bộ phận
cung
ứng
Thủ
kho
Kế
toán

Nhu cầu
vật liệu
hàng
hóa
Đơn
đề
nghị
mua
hàng
Đơn
đặt
hàng
Lập
chứng
từ kho
Ký
duyệt
chứng
từ
Nhập
kho
Ghi sổ
Lưu trữ
bảo quản
chứng từ
(Nguồn: Giáo trình Kiểm toán tài chính)
Tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán.
Thông tin, số liệu được ghi nhận từ các chứng từ vào các sổ kế toán thông qua hệ
thống tài khoản kế toán. Trong chu trình Mua hàng - thanh toán các tài khoản được sử dụng
chủ yếu là:

Vốn bằng tiền: TK 111, TK 112, TK 113,…
Hàng tồn kho: TK 151, TK 152, TK 153, TK 156…
Nợ phải trả: TK 331…
Các tài khoản khác: TK 133, TK 515, TK 611…
Sơ đồ 1.3: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình Mua hàng - thanh toán (thuế
GTGT tính theo phương pháp khấu trừ)
9
TK 111, 112…
TK 331 TK 111, 112
TK 511
TK 151, 152, 153…
TK 152, 153, 211…
TK 133
TK 131
TK 133
TK 627, 641, 642
Thanh toán bằng tiền
Thanh toán bằng hh, sp, dv
Thanh toán bù trừ công nợ
Giảm giá hh mua, trả lại
hh cho người bán
Thuế GTGT của hàng chiết
khấu, hàng giảm giá
Người bán hoàn lại tiền
Mua chịu hàng hoá, dịch vụ
Thuế GTGT đầu vào
Mua vật tư, hh, dv không nhập
kho
1.1.5 Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Mua hàng - thanh toán
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh

của mình, hầu hết các đơn vị hiện nay đều cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống
kiểm soát nội bộ (KSNB) với bốn yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế
toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA400): “Hệ thống kiểm soát nội bộ
là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng
nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn
ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản
lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”
• Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài doanh
nghiệp, có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại
hình KSNB.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Môi trường kiểm soát là những nhận
thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của các thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám
đốc với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ”
Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận
thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong đơn vị. Các nhân tố này là:
- Tính đặc thù về quản lý: với các quan điểm và thái độ của các nhà quản lý
- Cơ cấu tổ chức: góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt
động.
- Uỷ ban kiểm soát: gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như
thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lý, những
chuyên giá am hiểu về lĩnh vực kiểm soát…
- Môi trường bên ngoài: bao gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức năng, ảnh hưởng
của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối chính sách phát triển đất nước.
• Hệ thống thông tin kế toán: bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán,
hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Một hệ thống kế
toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau đây:
- Tính có thực: của các ghi chép sổ sách kế toán.
- Sự phê chuẩn: Mọi nghiệp vụ xảy ra đều được sự phê chuẩn.
- Tính đầy đủ: Thực hiện ghi sổ trọn vẹn mọi nghiệp vụ xảy ra.

- Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí.
10
- Sự phân loại: Mọi nghiệp vụ xảy ra được phân loại và trình bày đúng theo sơ đồ tài
khoản.
- Tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ kịp thời.
- Tính chính xác: trong quá trình chuyển sổ, cộng tổng và tổng hợp chính xác trên các
BCTC của doanh nghiệp.
• Thủ tục kiểm soát
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ qui định:
“KTV phải là những người hiểu biết các thủ tục kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch
và chương trình kiểm toán”
Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc đơn vị thiết lập, thực hiện nhằm đạt được mục
tiêu kiểm toán cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:
- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các tài liệu liên quan đến đơn vị.
- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán.
- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.
- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán.
- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản:
nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ
quyền phê chuẩn. Dựa trên các nguyên tắc này, các thủ tục kiểm soát thường được thiết lập
đối với các hoạt động trong đơn vị:
Sự phê chuẩn đúng đắn của người có thẩm quyền
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là điều rất quan trọng trong hệ thống
kiểm soát nội bộ vì nó đảm bảo hàng mua đúng mục đích và nhu cầu của đơn vị cũng như
giảm các gian lận trong nghiệp vụ mua hàng. Hầu hết các đơn vị cho phép một sự phê chuẩn

chung ở mức cho phép (phù hợp với định mức hàng tồn kho, nhu cầu sản xuất, tiêu thụ của
công ty). Điều này sẽ giúp cho các cấp quản lý có thể kiểm soát được hoạt động mua hàng,
giảm thiểu được các rủi ro kiểm toán.
Sự đồng bộ của sổ sách chứng từ
Để đạt được các hiệu quả nhất định trong quá trình hoạt động, mỗi đơn vị kinh doanh
đều phải cần phải duy trì một hệ thống kế toán. Hiện nay, khung pháp lý kế toán quy định
cho các doanh nghiệp là cố định và áp dụng chung nhưng các đơn vị đều có thể linh động
11
trong việc lựa chọn các hình thức kế toán phù hợp nhất với đặc điểm kinh doanh, tổ chức
quản lý của đơn vị mình. Theo đó việc hạch toán, luân chuyển các loại chứng từ cũng có sự
khác biệt nhất định. Để theo dõi quản lý có hiệu quả nhất, đòi hỏi việc sắp xếp, phân loại, tổ
chức chứng từ của các đơn vị này phải phù hợp với trình từ hạch toán kế toán đã lựa chọn
nhằm tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực.
Việc đánh số thứ tự các chứng từ
Việc đánh số các chứng từ liên tục khi lưu vào các tệp dữ liệu sẽ giúp làm giảm các
khả năng sai sót, mất mát chứng, làm giảm khả năng ghi thiếu hay khi trùng lắp các nghiệp
vụ. Hơn thế nữa, điều này còn giúp cho việc thực hiện kiểm tra, soát xét được thực hiện dễ
dàng khi có nhu cầu. Tất nhiên việc đánh số trước phải có mục đích rõ ràng kèm theo việc tổ
chức hợp lý theo hướng tích cực để đạt được mục đích đó.
Sự phân cách nhiệm vụ trong công tác kế toán
Sự phân công, phân nhiệm nhằm ngăn ngừa những sai sót, gian lận trong kế toán nói
chung và với chu trình mua hàng- thanh toán nói riêng. Cụ thể, trong hoạt động mua hàng
viêc theo dõi hàng nhập được thủ kho theo dõi đồng thời việc ghi sổ được thực hiện tại
phòng kế toán trong khi đó việc thực hiện thanh toán bởi thủ quỹ và hàng tháng thực hiện
đối chiếu chéo giữa ba người này. Như vậy, sẽ giảm thiểu tối đa các gian lận ghi thiếu, ghi
khống… có thể xảy ra cũng như các sai sót tiềm tàng đối với hoạt động này. Do đó việc
phân cách nhiệm vụ trong công tác kế toán là một thủ tục kiểm soát rất hữu hiệu được hầu
hết các công ty áp dụng.
Thực hiện đối chiếu hàng nhập và công nợ cuối tháng
Đối với các đơn vị có số lượng nghiệp vụ mua hàng trong kỳ diễn ra thường xuyên,

phát sinh công nợ lớn thì điều cần thiết là thực hiện công việc đối chiếu hàng nhập và công
nợ cuối tháng. Việc này sẽ giúp các doanh nghiệp hạn chế được các sai sót trong quá trình
hạch toán, nhanh chóng tìm ra sai sót nếu có phát sinh chênh lệch đối với nhà cung cấp.
Bảng 1.1: Quá trình kiểm soát nội bộ nghiệp vụ mua hàng
Mục tiêu kiểm toán Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu
Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là hàng hóa
dịch vụ nhận được (tính có thật)
Sự có thật của đơn vị kiến nghị, đơn đặt
hàng mua, báo cáo nhận hàng và hóa đơn
của người bán đính kèm vào biên lai
Sự phê chuẩn nghiệp vụ mua vào ở đúng
cấp có thẩm quyền
Hủy bỏ các chứng từ để phòng ngừa việc sử
dụng lại
Kiểm soát nội bộ hóa đơn của nghiệp vụ
bán,báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng và các
đơn kiến nghị mua hàng
12
Các nghiệp vụ mua vào được phê chuẩn (sự
phê chuẩn)
Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua vào ở đúng
cấp có thẩm quyền
Các nghiệp vụ mua vào hiện có đều được ghi
sổ (tính đầy đủ)
Các đơn đặt mua, các báo cáo nhận hàng,
các biên lai đều được đánh số trước và theo
dõi
Các nghiệp vụ mua vào được ghi sổ đều
được đánh giá đúng đắn
Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và số

tiền
Các nghiệp vụ mua vào được phân loại đúng
đắn (sự phân loại)
Sơ đồ tại khoản đầy đủ
Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại
Các nghiệp vụ mua vào được ghi sổ đúng lúc
(tính kịp thời)
Các thủ tục quy định ghi sổ các nghiệp vụ
càng sớm càng tốt sau khi nhận được hàng
hóa và dịch vụ
Quá trình kiểm soát nội bộ
Các nghiệp vụ mua vào được ghi sổ, chuyển
sổ, tổng hợp đúng đắn
Quá trình kiểm tra nội bộ
(Nguồn: Giáo trình Kiểm toán tài chính)
Kiểm soát nội bộ đối với quá trình mua hàng chủ yếu tập trung vào ba chức năng đầu
tiên của chu trình: Xử lý đơn đặt mua hàng, nhận hàng hoá dịch vụ, ghi nhận các khoản nợ
người bán. Tương tự đối với nghiệp vụ mua hàng, việc thực hiện KSNB đối với quá trình
thanh toán cũng được thực hiện căn cứ vào các mục tiêu kiểm toán cụ thể được xây dựng đối
với chu trình.
Bảng 1.2: Quá trình kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thanh toán
Mục tiêu kiểm toán Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu
Các khoản chi tiền ghi sổ là của các hàng
hóa dịch vụ thực tế nhận được (tính có thực)
Sự tách biệt thích hợp trách nhiệm giữa
nhân viên ghi sổ các khoản phải trả với nhân
viên ký chi phiếu.
Kiểm tra các chứng từ chứng minh trước khi
ký chi phiếu do một nhân viên thẩm quyền
thực hiện

Sự kiểm soát nội bộ
Nghiệp vụ chi tiền được ghi sổ được phê
chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn)
Sự phê chuẩn của khoản chi trên chứng từ
chứng minh vào thời điểm kí chi phiếu
Các nghiệp vụ chi tiền mặt hiện có đều được
ghi sổ (tính đầy đủ)
Chi phiếu được đánh số trước và theo dõi
Bảng cân đối với ngân hàng được lập hàng
tháng bởi một nhân viên độc lập với việc ghi
sổ các khoản chi tiền hoặc bảo quản tài sản
Các nghiệp vụ chi tiền được đánh giá đúng
đắn (sự đánh giá)
Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và
các số tiền
Hàng tháng lập một bảng cân đối với ngân
hàng do một cá nhân độc lập thực hiện
13
Các nghiệp vụ chi tiền được phân loại đúng
đắn (sự phân loại)
Sơ đồ tài khoản đầy đủ
Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại
Các nghiệp vụ tiền được vào sổ đúng lúc
(tính thời gian)
Các thủ tục quy định ghi sổ càng sớm càng
tốt sau khi chi phiếu được kí
Quá trình kiểm tra nội bộ
Các nghiệp vụ chi tiền được phản ánh,
chuyển sổ, tổng hợp đúng đắn ( tính chính
xác)

Kiểm tra nội bộ
(Nguồn: Giáo trình Kiểm toán tài chính)
Tóm lại, chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò hết sức quan trọng, tạo đầy đủ
các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Không những thế
kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán còn là một bộ phận không thể thiếu trong kiểm
toán Báo cáo tài chính.
1.2. Mục tiêu kiểm toán phần hành Mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo cáo
tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện
1.2.1. Các rủi ro tiềm ẩn đối với chu trình Mua hàng - thanh toán
Đối tượng của kiểm toán nói chung và đối tượng của kiểm toán báo cáo tài chính nói
riêng luôn chứa đựng nhiều mối quan hệ về kinh tế, pháp lý phong phú và đa dạng. Cụ thể
hơn, đối với chu trình Mua hàng - thanh toán thì đối tượng nghiên cứu có thể được phần
thành hai phần là quá trình mua hàng và quá trình thanh toán với các đặc điểm riêng cũng
như các rủi ro tiềm ẩn.
Quá trình mua hàng diễn ra đối với mỗi một doanh nghiệp, một đơn vị hay tổ chức
thường rất đa dạng. Trong một thời kỳ nhất định để phục vụ cho hoạt động sản xuất của
mình, các doanh nghiệp phải thực hiện rất nhiều các giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ khác
nhau vì vậy các rủi ro dễ dàng có thể xảy ra. Hàng hoá, dịch vụ có thể bị ghi trùng lắp vào
chi phí hoặc ghi giá không đúng do gian lận hay sai sót. Sự phối hợp không hiệu quả hay
thiếu độc lập giữa các bộ phận có liên quan trong khi hệ thống kiểm soát của công ty yếu
kém cũng có thể dẫn đến mất mát, thất thoát đối với hàng hoá, vật liệu nhập mua. Mặt khác,
đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm trên 70%
giá vốn hàng bán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh, do đó một số
công ty tìm cách khai khống hoặc thiếu giá trị hàng nhập mua nhằm phục vụ cho một số mục
đích công khai tài chính riêng nhằm che đậy những thông tin tài chính yếu kém.
Quá trình thanh toán trực tiếp hay việc ghi nhận và theo dõi các khoản phải trả đối
với nhà cung cấp có thể xuất hiện các rủi ro như: việc ghi nhận các khoản nợ không đầy đủ,
14
ghi nhận không chính xác, thanh toán hai lần cho một hoá đơn hoặc không ghi nhận các
khoản đã thanh toán cũng như không đúng kỳ phát sinh. Đối với các công ty có nhiều giao

dịch liên quan đến một số lượng lớn các nhà cung cấp trong khi hệ thống kiểm soát không
hữu hiệu sẽ khiến các sai phạm đối với nghiệp vụ thanh toán dễ xảy ra. Đôi khi để phục vụ
mục đích công khai tài chính nào đó của doanh nghiệp, các khoản phải trả thương mại hay
các khoản thanh toán đối với các bên có liên quan (như công ty mẹ, công ty thành viên) có
thể bị nghi nhận và công bố sai lệch, không phù hợp.
Các rủi ro cơ bản liên quan đến khoản phải trả: Các khoản nợ phải trả nói chung và
các khoản nợ phải trả người bán nói riêng đều là những khoản mục quan trọng trên BCTC
thể hiện nghĩa vụ của công ty và là nguồn tài trợ chính cho mọi hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Việc sai phạm xảy ra với các khoản mục này sẽ làm sai lệch các tỉ suất quan
trọng cũng như các chỉ tiêu trên BCTC. Do yếu tố quan trọng của mình, đôi khi vì các mục
tiêu của doanh nghiệp hay vì các sơ suất các khoản phải trả này bị phản ánh một cách sai
lệch thường là bị ghi giảm xuống và làm tăng một cách giả tạo khả năng thanh toán của
doanh nghiệp. Ngoài ra, nợ phải trả cũng có khả năng bị khai khống là dấu hiệu của hành vi
gian lận, rút tiền công quỹ hoặc ghi nhận không đúng kỳ kế toán (khoản nợ kỳ này lại ghi
nhận sang kỳ khác) cũng là những rủi ro có thể xuất hiện khi kiểm toán các quá trình thanh
toán và số dư khoản phải trả.
Với các rủi ro tiềm ẩn như trên thì việc xác định hệ thống mục tiêu kiểm toán khoa
học trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán sẽ giúp
KTV thực hiện đúng hướng và có hiệu quả đối với toàn cuộc kiểm toán nói chung và đối với
từng chu trình nói riêng.
1.1.2.2 Mục tiêu kiểm toán chu trình Mua hàng - thanh toán
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 200: “Mục tiêu của kiểm toán báo
cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng
báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được
chấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực hợp lý trên các khía
cạnh trọng yếu hay không. Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính còn giúp cho đơn vị
được kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng tài
chính của đơn vị mình”
15
Mục đích của kiểm toán Báo cáo tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy

của các thông tin và tính tuân thủ các nguyên tắc trong việc lập và trình bày Báo cáo tài
chính. Do vậy mục đích chung của chu trình Mua hàng - thanh toán là đánh giá xem liệu các
số dư tài khoản có liên quan có được trình bày và trung thực và phù hợp với các nguyên tắc
kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận rộng rãi hay không. Từ mục tiêu chung của chu
trình, các mục tiêu kiểm toán cụ thể đối với chu trình bao gồm các mục tiêu được trình bày
như sau:
Một là, tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người
bán. Mục tiêu này hướng tới việc đảm bảo rằng các nghiệp vụ mua hàng hoá dịch vụ và các
khoản phải trả nhà cung cấp được kế toán ghi nhận trên sổ sách thực sự tồn tại và phát sinh
trên thực tế
Hai là, tính đầy đủ của việc ghi nhận các nghiệp vụ của chu trình: hướng tới việc đảm
bảo rằng mọi hoạt động mua nhận hàng hoá và khoản phải trả nhà cung cấp đã phát sinh trên
thực tế đều được ghi sổ đầy đủ, không bỏ sót.
Ba là, tính đúng đắn của việc tính giá: với hàng hoá, dịch vụ mua vào việc tính toán
giá cả, phân bổ chi phí phải phù hợp với các khoản phí thực sự phát sinh đồng thời việc tính
toán các khoản phải trả nhà cung cấp phù hợp với các hợp đồng giao dịch, hoá đơn, biên bản
giao nhận hàng hoá và dịch vụ.
Bốn là, mục tiêu phân loại và trình bày: đối với các khoản phải trả người bán và đặc
biệt là đối với hàng hoá và dịch vụ mua vào, KTV cần quan tâm tới việc phân loại đúng đắn
các nghiệp vụ phát sinh công nợ và tài sản cùng việc thể hiện chúng qua hệ thống tài khoản
tổng hợp và chi tiết.
Bên cạnh các mục tiêu trên, chu trình MH-TT còn gắn liền với mục tiêu quyền và
nghĩa vụ cùng việc thể hiện và trình bày đúng đắn tài sản thuộc quyền sở hữu cũng như các
công nợ mà công ty có trách nhiệm phải thanh toán trên các BCTC.
Mục tiêu thứ sáu là mục tiêu chính xác về mặt số học được thể hiện trong việc tính
toán, cộng dồn, chuyển sổ, đối với các nghiệp vụ MH-TT.
Các mục tiêu kiểm toán trên là cái đích hướng tới và là cơ sở cho KTV trong quá
trình thu thập bằng chứng hỗ trợ cho việc đưa ra ý kiến của mình về toàn bộ chu trình. Căn
cứ vào các mục tiêu đó, KTV phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện được các
16

cơ cấu, các quá trình kiểm soát chủ yếu theo từng mục tiêu và phục vụ cho việc xây dựng
thủ tục kiểm tra chi tiết tương ứng.
1.3. Quy trình kiểm toán phần hành Mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo
cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam thực hiện
Để đáp ứng yêu cầu về chất lượng, tính hiệu lực cùng tính kinh tế của cuộc kiểm toán
đồng thời đảm bảo uy tín của công ty, các bằng chứng kiểm toán cần thu thập một cách đầy
đủ và có giá trị làm căn cứ cho kết luận của kiểm toán viên về tính trung thực hợp lý của các
số liệu trên Báo cáo tài chính. Do đó một cuộc kiểm toán của công ty TNHH Kiểm toán Độc
lập Quốc gia Việt Nam thường được tiến hành theo ba giai đoạn: Chuẩn bị kiểm toán, Thực
hiện kiểm toán, Kết thúc kiểm toán.
Cũng như các chu trình kiểm toán khác, chu trình kiểm toán Mua hàng - thanh toán cũng
được tiến hành theo quy trình chung của cuộc kiểm toán bao gồm ba bước nêu trên.
1.3.1. Chuẩn bị kiểm toán
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán này, các bước tiến hành được thể hiện ở sơ đồ
sau đây:
Sơ đồ 1.4: Quy trình tiến hành giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
17
Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng
Tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của
khách hàng
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý
của khách hàng
Thực hiện các thủ tục phân tích
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của
khách hàng
Đánh giá mức độ trọng yếu rủi ro
Thiết kế chương trình kiểm toán
(Nguồn: Giáo trình Lý thuyết kiểm toán)
Đối với công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam, khách hàng là nhân tố
quan trọng và tiên quyết giúp công ty tồn tại và phát triển. Trong bước đầu tiên, thư chào

hàng sẽ được gửi đến mỗi khách hàng, bao gồm cả khách hàng cũ và mới nhằm thông báo
tới khách hàng các dịch vụ mà công ty cung cấp và các quyền lợi mà khách hàng được
hưởng khi sử dụng các dịch vụ đó. Sau khi nhận được phản hồi từ phía khách hàng, công ty
sẽ tiến hành khảo sát thu thập thông tin sơ bộ để nhận diện khách hàng. Ban giám đốc sẽ
xem xét và cân nhắc việc chấp nhận khách hàng hay không. Tùy thuộc đó là khách hàng mới
năm đầu tiên hay khách hàng đã từng làm việc với công ty mà sử dụng bảng đánh giá khác
nhau. ( Chi tiết xem Phụ lục 01)
Bước thứ hai, công ty tiến hành tìm hiểu chi tiết hơn về khách hàng, cụ thể như đặc
điểm ngành nghề kinh doanh, điều kiện hoạt động, cơ câu tổ chức bộ máy quản lý, chức
năng nhiệm vụ các phòng ban, hệ thống các phương pháp kế toán, hình thức sổ… Nếu là
khách hàng năm đầu tiên thì những thông tin nêu trên được thu thập không chỉ thông qua
gặp gỡ, làm việc với Ban giám đốc mà còn tìm hiểu trên các sách báo, tạo chí về ngành nghề
của khách hàng, thông qua kiểm toán viên tiền nhiệm. Nếu là khách hàng đã từ được kiểm
toán bởi công ty, các thông tin trên đã được lưu trong hồ sơ kiểm toán cũ, kiểm toán viên chỉ
cần bổ sung, sửa đổi cho chính xác và cập nhật.
Tiếp theo, công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam gửi tới cho khách
hàng Danh mục tài liệu cần cung cấp trong đó liệt kê các loại tài liệu, giấy tờ, chứng từ, sổ
kế toán , biên bản… cần thiết cho cuộc kiểm toán mà khách hàng có trách nhiệm cung cấp
cho kiểm toán viên. Với phần hành Mua hàng – thanh toán, các tài liệu được yêu cầu thường
bao gồm:
18
- Các tài liệu của năm trước như Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, Biên bản
thanh tra, kiểm tra năm trước
- Các tài liệu năm nay: Báo cáo tài chính năm, Biên bản họp hội đồng quản trị,
họp Ban giám đốc
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán
- Các biên bản đối chiếu công nợ
- Bảng cân đối phát sinh công nợ
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ Cái TK331, 152, 156;

- Sổ chi tiết TK331, 152, 156;
- Các hoá đơn chứng từ có liên quan.
- Các quy định về tạm ứng tại công ty.
Sau đó, các kiểm toán viên tiến hành thực hiện tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm
soát nội bộ của khách hàng đối với toàn bộ các chu trình nói chung và với chu trình Mua
hàng – thanh toán nói riêng. Trong bước này các kiểm toán viên sẽ xem xét bằng cách quan
sát, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu. Qua đó kiểm toán viên của công ty TNHH Kiểm toán Độc
lập Quốc gia Việt Nam đưa ra kết luận của mình: hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
có được thiết kế cho chu trình Mua hàng – thanh toán hay không, nếu có thì có được tuân
thủ đúng hay không, có hiệu lực không? Các kết luận này được đưa ra chủ yếu dựa trên kinh
nghiệm nghệ nghiệp của cá nhân kiểm toán viên.
Bước tiếp theo, kiểm toán viên thực hiện các thủ tục phân tích để nhận định tình hình
tài chính của khách hàng. Kiểm toán viên sẽ lập các bảng phân tích, phân tích sơ bộ báo cáo
tài chính của khách hàng dựa trên các biến động của các số dư tài khoản qua các kỳ kế toán
(phân tích ngang) và dựa trên bảng phân tích các nhóm tỉ suất ( phân tích dọc). Với chu trình
Mua hàng – thanh toán, nhóm tỷ suất khả năng thanh toán đặc biệt được chú ý
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán này, kiểm toán viên tiến hành đánh giá mức độ
trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của Báo cáo tài chính có thể chấp nhận được, xác định
phạm vi của cuộc kiểm toán và đánh giá ảnh hưởng của các sai sót lên Báo cáo tài chính để
từ đó xác định bản chất, thời gian và phạm vi thực hiện các thử nghiệm kiểm toán. Sau khi
thu thập được các thông tin về ngành nghề kinh doanh của khách hàng, các thông tin về
nghĩa vụ pháp lý, cũng như việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện các thủ tục
phân tích KTV cần xác định được mức độ trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính sau đó
phân bổ cho các khoản mục trong chu trình mua hàng và thanh toán. Mức độ sai phạm trọng
yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính thường được xác định bằng 1% tổng doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ.
19
Bước cuối cùng là thiết kế chương trình kiểm toán. Bắt đầu từ tháng 1 năm 2011, quy
trình chung của một cuộc kiểm toán BCTC ở Công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia
Việt Nam áp dụng chương trình kiểm toán mẫu của Hội kiểm toán viên hành nghề Việt

Nam (VACPA), tùy theo tính chất và mục tiêu của từng cuộc kiểm toán mà Công ty có sự
điều chỉnh chương trình cho phù hợp. Khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại
khách hàng, kiểm toán viên sử dụng những chương trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng
và phải trả người bán và thực hiện chương trình kiểm toán bổ sung Hàng tồn kho. Tuỳ từng
khách hàng cụ thể mà kiểm toán viên có thể bỏ qua bước công việc này hay bổ sung thêm các
bước công việc khác. (Phụ lục 02)
1.3.2. Thực hiện kiểm toán
Để bắt đầu giai đoạn thực hiện kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán sẽ phân công công
việc cụ thể cho từng kiểm toán viên trong đoàn kiểm toán. Các kiểm toán viên sẽ tiến hành
các công việc theo các bước đã được đề ra trong chương trình kiểm toán. Khi thực hiện kiểm
toán chu trình mua hàng và thanh toán kiểm toán viên chú trọng kiểm toán các khoản phải
trả người bán. Công việc thực hiện gồm bước: thực hiện thủ tục kiểm soát, thực hiện thủ tục
phân tích và thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết số dư dựa trên các tài liệu đã được khách
hàng cung cấp theo Danh mục tài liệu cần cung cấp đã nêu ở trên.
Thực tế cho thấy đây là giai đoạn quan trọng và chiếm nhiều thời gian nhất trong toàn bộ
cuộc kiểm toán. Nó có vai trò quyết định đến chất lượng cuộc kiểm toán vì vậy trong khi thực
hiện cuộc kiểm toán, kiểm toán viên của công ty TNHH Kiểm toán Độc lập Quốc gia Việt Nam
luôn tuân thủ đúng những bước công việc đã được đề ra trong chương trình kiểm toán.
• Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Các trắc nghiệm đối với chu trình Mua hàng – thanh toán được chia thành hai phần
hành cơ bản: trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng và trắc nghiệm đối với nghiệp vụ
thanh toán. Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng quan tâm đến ba trong bốn chức
năng của chu trình: xử lý đơn đằt mua hàng hoá dịch vụ, nhận hàng hoá hay dịch vụ, ghi
nhận các khoản nợ người bán. Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán quan tâm đến
chức năng thứ bốn: xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.
 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
Các rủi ro cơ bản nhất liên quan đến nghiệp vụ này là các khoản mua hàng có thể bị
ghi tăng một cách không có thật để hình thành các khoản thanh toán phụ trội hoặc chính
sách của công ty khách hàng muốn điều hoà lợi nhuận giữa các năm tài chính, từ đó vào sổ
20

các chi phí mua hàng không đúng kỳ. Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng được
thực hiện theo các mục tiêu sau:
- Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ là có căn cứ hợp lý: kiểm toán viên kiểm
tra hàng hoá và dịch vụ mua vào có thực sự phục vụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh không hay phục vụ cho mục đích cá nhân khác? Để xác định hàng
hóa mua vào là có căn cứ hợp lý, kiểm toán viên kiểm tra sự hiện diện của các
chứng từ bổ trợ cho nghiệp vụ mua hàng đó như: yêu cầu mua, đơn đặt hàng,
hoá đơn giá trị gia tăng của hàng hoá mua vào. Ngoài ra, việc kiểm tra các dấu
hiệu của sự phê chuẩn là điều cần thiết để khẳng định rằng các nghiệp vụ mua
hàng đều được xem xét, cân nhắc và phê chuẩn bởi đúng cấp có thẩm quyền.
Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên thu thập cho mình cái nhìn tổng
quan về hoạt động kiểm soát cùng các thủ tục được thiết lập đối với việc phê
chuẩn và hạch toán đối với quá trình thực hiện mua vào đồng thời xem xét tính
hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đó được thể hiện qua hiệu lực của các phiếu
yêu cầu mua, đơn đặt mua hàng, các báo cáo nhận hàng được đánh số trước,
chú ý đến dấu hiệu và phương thức huỷ bỏ chứng từ để đề phòng việc sử dụng
lại.
- Các nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn: kiểm toán viên xem xét bảng kê chi
tiết, chọn ra một số nghiệp vụ phát sinh có ở những mức giá trị khác nhau đối
với các loại nghiệp vụ mua khác nhau sau đó tìm chứng từ bổ trợ cho như: đơn
đặt hàng, yêu cầu mua, báo cáo nhận hàng và một số chứng từ khác xem chúng
có được phê chuẩn ở đúng cấp có thẩm quyền hay không.
- Các nghiệp vụ mua hàng thực tế phát sinh đều được ghi sổ (tính đầy đủ):
Trong một cuộc kiểm toán, các sai sót gian lận dễ dàng gặp phải là tài sản bị
khai tăng còn công nợ phải trả bị khai giảm. Do vậy, trong chu trình Mua hàng
- thanh toán việc không ghi chép các nghiệp vụ mua vào đồng thời ghi thiếu
các khoản nợ phải trả người bán là những sai sót thường gặp. Để kiểm tra sự
đầy đủ trong việc ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng, kiểm toán viên có thể theo
dõi một chuỗi các đơn đặt mua, báo cáo nhận hàng, hoá đơn giá trị gia tăng sau
đó đối chiếu các chứng từ với sổ nhật ký mua hàng và các sổ khác có liên

quan.
21
- Các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ đều được đánh giá đúng (tính giá): Đối với
các doanh nghiệp sản xuất, giá trị của nguyên vật liệu đầu vào ảnh hưởng rất
lớn tới rất nhiều khoản mục khác như hàng tồn kho, công nợ, chi phí thu mua
và đặc biệt là ảnh hưởng lớn giá vốn hàng bán và lợi nhuận cùng nhiều chỉ tiêu
trên Báo cáo tài chính. Việc ghi nhận và phản ánh đúng giá trị hàng hoá, dịch
vụ mua vào là một yếu tố quan trọng và phụ thuộc vào quá trình kiểm tra nội
bộ đối với các quá trình tính toán và các số tiền. Ở cấp độ thực hiện thử
nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên xem xét các dấu hiệu của việc kiểm tra nội
bộ, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả thì các thủ tục kiểm tra
chi tiết cho mục tiêu này sẽ được giảm nhẹ và ngược lại.
- Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng (phân loại): kiểm toán viên
phỏng vấn kế toán, tìm hiểu hệ thống KSNB đối với việc phân loại hàng mua
nguyên vật liệu chính, phụ, hàng hóa, dịch vụ và các tài sản khác phù hợp với
nguyên tắc của hệ thống tài khoản cũng như những qui định của công ty. Đồng
thời kiểm toán viên so sánh sự phân loại các nghiệp vụ mua vào trên sổ hoặc
bảng kê chi tiết hàng tồn kho với sơ đồ tài khoản của doanh nghiệp.
- Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng lúc: Để đảm bảo các nghiệp vụ mua
được ghi sổ đúng lúc kế toán phải thực hiện ghi sổ các nghiệp vụ ngay sau khi
chúng phát sinh. Điều này sẽ giúp cho các nghiệp vụ mua hàng được ghi nhận
đúng kỳ đồng thời giảm thiểu được các rủi ro bỏ sót. Để kiểm tra mục tiêu này,
kiểm toán viên cần thực hiện việc so sánh ngày ghi trên báo cáo nhận hàng hay
phiếu nhập kho với ngày ghi trên hoá đơn hàng bán, chứng từ vận chuyển, nhật
ký mua hàng. Kiểm toán viên cũng tiến hành kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ
công và quan sát liệu có hoá đơn nào của người bán chưa được ghi sổ hay
không?
- Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng đắn trên sổ hạch toán chi tiết các
khoản phải trả và sổ kho và chúng được cộng dồn chính xác: KTV khảo sát lại
tính tính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong sổ nhật ký và theo

dõi quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải rả và sổ kho.
 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán
22
Giống như nghiệp vụ mua hàng, việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với các
nghiệp vụ thanh toán cũng hướng tới các mục tiêu kiểm toán cơ bản và các quá trình kiểm
soát nội bộ chủ yếu đối với nghiệp vụ thanh toán tại doanh nghiệp.
- Các khoản thanh toán ghi sổ là có căn cứ hợp lý: KTV tiến hành thảo luận với
kế toán theo dõi công nợ và quan sát các hoạt động kiểm soát đối với nghiệp
vụ thanh toán nhằm xem xét sự tách biệt thích hợp giữa kế toán công nợ với
người ký phiếu chi và các chứng từ thanh toán. Việc không tách biệt giữa hai
vị trí này dễ dàng dẫn đến gian lận về việc khai khống các chứng từ thanh toán,
hay thanh toán không hợp lý cho các nhà cung cấp. Ngoài ra để đảm bảo tính
hiệu lực của hoạt động thanh toán, KTV tiến hành quan sát, theo dõi để khẳng
định xem liệu có sự kiểm tra các chứng từ chứng minh trước khi lập phiếu chi
và các chứng từ thanh toán do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện hay
không?
- Các nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và được sự phê chuẩn đúng đắn: mục
tiêu này được kiểm tra thông qua việc xem xét các khoản chi trên chứng từ vào
thời điểm lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán nhằm đảm bảo chúng được
phê chuẩn ở đúng cấp có thẩm quyền.
- Các nghiệp vụ thanh toán đều được ghi sổ (tính đầy đủ): KTV lựa chọn và theo
dõi một chuỗi các phiếu chi (nếu chi bằng tiền mặt), uỷ nhiệm chi (chi bằng
tiền gửi ngân hàng) và các chứng từ thanh toán, kiểm tra tính liên tục của các
chứng từ. Nếu việc đánh số các chứng từ là đứt quãng thì rất có thể xảy ra việc
mất chứng từ hay chứng từ thanh toán vào sổ không đầy đủ. KTV cũng sẽ
kiểm tra các bảng đối chiếu với ngân hàng (bank statement) thường nhận được
vào cuối tháng với ghi nhận về thanh toán qua ngân hàng của kế toán. Đồng
thời KTV cũng quan sát quá trình chuẩn bị cho việc đối chiếu bảng kê về các
nghiệp vụ mua bán hàng hóa đã phát sinh do người bán gửi cho doanh nghiệp
với sổ chi tiết các khoản phải trả.

- Các nghiệp vụ thanh toán được đánh giá đúng (tính giá): Việc tính giá và phản
ánh đúng đắn công nợ đối với các nhà cung cấp ảnh hưởng nhiều đến quyền và
nghĩa vụ cũng như các chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp do đó trong quá
trình kiểm toán rủi ro của việc đánh giá không đúng là có thể xảy ra. Để hạn
23
chế rủi ro này, KTV kiểm tra các dấu hiệu của quá trình KSNB đối với việc
ghi nhận và đánh giá các công nợ như chiết khấu, giảm trừ công nợ, chênh lệch
tỉ giá đánh giá lại cuối kỳ đồng thời tiến hành kiểm tra các bảng đối chiếu với
ngân hàng do một cá nhân độc lập thực hiện.
- Các nghiệp vụ thanh toán được phân loại đúng đắn: KTV kiểm tra sơ đồ tài
khoản của doanh nghiệp và các thủ tục vào sổ thủ công nhằm so sánh sự phân
loại các khoản thanh toán cho người bán trên sổ chi tiết vốn bằng tiền, các hoá
đơn của người bán phù hợp với sơ đồ tài khoản.
- Các nghiệp vụ thanh toán được vào sổ đúng lúc: Các thủ tục kiểm soát được
coi là có hiệu quả khi doanh nghiệp duy trì qui định ghi sổ ngay sau khi phiếu
chi và các chứng từ thanh toán được thực hiện. Để kiểm tra tính kịp thời của
nghiệp vụ, KTV kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu các phiếu chi và
các chứng từ thanh toán có khả năng chưa được vào sổ không. KTV cũng tiến
hành so sánh ngày trên các phiếu chi thực hiện với sổ nhật ký chi tiền mặt,
ngày trên các chứng từ thanh toán đã thực hiện với ngày ghi giảm các khoản
tiền mặt tại ngân hàng
- Các nghiệp vụ thanh toán được chuyển sổ và tổng hợp chính xác: KTV tiến
hành khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong nhật
ký và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết vốn bằng tiền
và các khoản phải trả khác
• Thực hiện thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích là một công cụ rất hiệu quả và được áp dụng trong tất cả các giai
đoạn của cuộc kiểm toán nhằm phát hiện các vấn đề bất thường đối với số dư các tài khoản
và tổng số phát sinh cũng như là căn cứ quan trọng để xác định việc mở rộng hay thu hẹp
trắc nghiệm trực tiếp số dư. Trong kiểm toán chu trình Mua hàng - thanh toán các thủ tục

phân tích sau thường được sử dụng:
- Để kiểm tra tính hợp lý của các chi phí mua hàng trong kỳ, KTV có thể so
sánh biến động của các chi phí mua hàng giữa các tháng trong mối tương quan
với tình hình sản xuất, hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trong tháng đó. Từ
24
những mối quan hệ này KTV sẽ tìm ra các tháng có chi phí mua hàng bất
thường với khả năng tiềm ẩn sai sót cao.
- KTV phân tích tỉ lệ tương quan giữa chi phí mua hàng từng tháng với nợ phải
trả người bán trong từng tháng hoặc với các khoản thanh toán đã thực hiện
trong tháng. Nếu chỉ tiêu này ổn định và không có biến động lớn so với kỳ
trước thì ít có khả năng xảy ra sai sót và ngược lại.
- Trong quá trình kiểm toán chu trình Mua hàng – thanh toán, KTV còn sử
dụng các thủ tục phân tích để đánh giá tính hợp lý của các khoản nợ quá hạn
trên tổng nợ phải trả nhà cung cấp. Nếu chỉ tiêu này có xu hướng tăng mạnh
điều đó chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp có vấn đề đồng nghĩa
với việc KTV phải áp dụng thêm nhiều thủ tục kiểm tra chi tiết để giảm thiểu
rủi ro.
- Ngoài ra, để đảm bảo tính hợp lý chung của các khoản nợ phải trả, KTV có
thể tính và phân tích một số chỉ tiêu như: tỷ lệ nợ phải trả thương mại trên
tổng giá trị hàng mua trong kỳ, tỷ lệ nợ phải trả thương mại trên tổng nợ ngắn
hạn.
• Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
Mục đích của việc áp dụng các thủ tục kiểm toán là thu thập số lượng bằng chứng
thuyết phục theo các mục tiêu kiểm toán đã đặt ra nhằm phục vụ cho việc đưa ra các kết luận
về độ tin cậy của một chu trình nói riêng và của toàn cuộc kiểm toán nói chung.
 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết đối với nghiệp vụ mua hàng
- Tính có thực của hàng hóa và dịch vụ mua vào: Khả năng sai phạm tiềm tàng
đối với hàng hoá dịch vụ là các khoản bị ghi khống làm tăng giá trị của tài
sản, vật tư do đó khi kiểm toán các nghiệp vụ mua hàng tính có thực của
nghiệp vụ rất được KTV quan tâm. Để kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng,

KTV xem xét lại sổ nhật ký mua hàng, sổ cái tổng hợp và sổ hạch toán chi tiết
các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và không bình thường. KTV cũng
kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các chứng từ chứng minh như: hoá
đơn của người bán, báo cáo nhận hàng, chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng và
yêu cầu đặt hàng (riêng đối với hàng nhập khẩu thì còn cần xem xét các tờ
25