7 xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty tnhh nguyên nghĩa
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.05 MB, 94 trang )
BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KHOA HỆ THỐNG THƠNG TIN KINH TẾ
----------
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN VẬT TƯ
TẠI CƠNG TY TNHH NGUN NGHĨA
Đơn vị thực tập: Công ty TNHH Nguyên Nghĩa
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Phước Long
Họ và tên sinh viên
: Nguyễn Thị Hiền Lương
Lớp
: CQ56/41.01
Chun ngành
: Tin học Tài chính – Kế tốn
Khoa
: Hệ thống thông tin kinh tế
Hà Nội – Tháng 2/2022
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian dài học tập và rèn luyện tại Học viện tài chính, em đã được
các thầy cơ trong học viện trang bị những kiến thức bổ ích, làm hành trang cho bản
thân sau khi tốt nghiệp đại học. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn dạy dỗ của các thầy cô.
Qua đây, em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong hoa Hệ
thống thông tin kinh tế đã dạy dỗ, dìu dắt em trong suốt 4 năm học qua. Đặc biệt,
với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy giáo Th.S Phan
Phước Long, người đã trực tiếp giảng dạy trong quá trình em học tập tại Học viện
và hướng dẫn em hoàn thành đồ án trong thời gian thực tập tốt nghiệp.
Thực hiện đề tài này, em còn nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ tận tình từ các anh
chị tại đơn vị thực tập. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty TNHH
Nguyên Nghĩa đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập.
Mặc dù bản thân đã rất cố gắng để nghiên cứu và xây dựng đồ án của mình,
nhưng bên cạnh đó vẫn cịn những sai sót, chưa hồn thiện được như thầy cơ mong
muốn. Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô và các bạn qua địa
chỉ email: để đồ án tốt nghiệp của em được hồn thiện
hơn. Từ đó em sẽ rút ra cho mình bài học kinh nghiệm và đưa ra hướng khắc phục
giúp em có thêm kiến thức để phát triển tốt hơn tròn tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm
Sinh viên
Nguyễn Thị Hiền Lương
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
i
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
Học viện Tài chính
i
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của tơi. Các số liệu, kết qủa trong đồ
án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị nơi tơi thực tập.
Nếu có gì sai, tơi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Tác giả đồ án
(Ký, ghi rõ họ tên)
NGUYỄN THỊ HIỀN LƯƠNG
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
ii
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN...................................................................................................i
LỜI CAM ĐOAN............................................................................................ii
MỤC LỤC.......................................................................................................iii
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT............................................................vi
DANH MỤC CÁC BẢNG............................................................................vii
DANH MỤC CÁC HÌNH............................................................................viii
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
CHƯƠNG 1:....................................................................................................4
CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ
TRONG DOANH NGHIỆP............................................................................4
1.1.
Cơ sở lý luận chung về xây dựng phần mềm kế toán........................4
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và yêu cầu của phần mềm kế tốn...................4
1.1.2. Quy trình xây dựng phần mềm kế tốn..............................................8
1.1.3. Các cơng cụ để tin học hóa một phần mềm kế tốn trong doanh
nghiệp
1.2.
...................................................................................................16
Lý luận chung về cơng tác kế toán nhập xuất vật tư trong doanh
nghiệp
......................................................................................................19
1.2.1. Khái niệm và nhiệm vụ kế toán nhập xuất vật tư............................19
1.2.2. Phân loại nguyên liệu, vật liệu...........................................................19
1.2.3. Các tài khoản kế toán, chứng từ kế toán sử dụng............................21
1.2.4. Các báo cáo sử dụng...........................................................................22
1.2.5. Nguyên tắc đánh giá và cách đánh giá nguyên liệu, vật liệu...........22
1.2.6. Các phương pháp hạch toán nguyên liệu, vật liệu...........................25
1.2.7. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu..............................................26
1.2.8. Các hình thức kế tốn.........................................................................30
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
iii
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
CHƯƠNG 2....................................................................................................31
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VẬT TƯ TẠI
CƠNG TY TNHH NGUYÊN NGHĨA.........................................................31
2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH NGUYÊN NGHĨA..31
2.1.1 Thông tin cơ bản về Công ty TNHH Nguyên Nghĩa.........................31
2.1.2 Lịch sử hình thành và lĩnh vực kinh doanh.......................................31
2.1.3 Cơ cấu tổ chức......................................................................................32
2.2 Hệ thống thông tin Kế tốn Vật tư tại Cơng ty TNHH Ngun Nghĩa......33
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế tốn.......................................................................33
2.2.2 Hình thức kế tốn.................................................................................36
2.2.3 Hệ thống tài khoản...............................................................................36
2.2.4 Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ....................37
2.2.5. Hệ thống sổ kế toán sử dụng..............................................................41
2.2.6 Các báo cáo sử dụng liên quan đến nhập xuất vật tuư.....................42
2.3 Đánh giá về hệ thống thông tin Kế tốn vật tư tại Cơng ty TNHH
Ngun Nghĩa và đưa ra giải pháp..............................................................43
2.3.1 Về tổ chức bộ máy, cơ sở vật chất, con người....................................43
2.3.2 Hình thức kế tốn cơng ty sử dụng.....................................................44
2.3.3 Hệ thống tài khoản kế toán..................................................................45
2.3.4 Chứng từ sử dụng.................................................................................46
2.3.5 Các báo cáo sử dụng liên quan đến kế tốn vật tư............................47
2.3.6 Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin của cơng ty.......................47
CHƯƠNG 3:..................................................................................................51
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TỐN
VẬT TƯ TẠI CƠNG TY TNHH NGUN NGHĨA................................51
3.1.
Phân tích hệ thống thơng tin kế tốn vật tư tại Cơng ty TNHH
Ngun Nghĩa.................................................................................................51
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
iv
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống.........................................................51
3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán...................................................51
3.1.3 Xác định yêu cầu bài toán....................................................................53
3.1.4 Phân tích thiết kế HTTT Kế tốn vật tư tại Cơng ty TNHH Ngun
Nghĩa...............................................................................................................53
3.2. Thiết kế mơ hình logic............................................................................71
3.2.1. Chuyển mơ hình dữ liệu E/R sang mơ hình dữ liệu quan hệ...........71
3.2.2. Chuẩn hóa mơ hình dữ liệu quan hệ.................................................71
3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý...................................................................73
3.4. Thiết kế các giao diện tương tác với hệ thống.....................................80
3.5. Hệ thống các giao diện tương tác của phần mềm................................81
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
v
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Kí hiệu viết tắt
Tên đầy đủ
CNTT
Cơng nghệ thơng tin
ĐGL
Đánh giá lại
GTGT
Giá trị gia tăng
HTTT
Hệ thống thông tin
N-X-T
Nhập – Xuất – Tồn
KCS
Bộ phận Kiểm tra Chất lượng sản phẩm
NVL
Nguyên vật liệu
TK
Tài khoản
VNĐ
Việt Nam Đồng
VT
Vật tư
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
vi
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
DANH MỤC CÁC BẢNG
BẢNG 2.1 TÀI KHOẢN SỬ DỤNG.................................................................................37
BẢNG 3.2: BẢNG TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU...........................................................................64
BẢNG 3.3: BẢNG THỰC THỂ THUỘC TÍNH.............................................................66
BẢNG 3.4: BẢNG XÁC ĐỊNH MỐI QUAN HỆ............................................................67
BẢNG 3.5: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ PHIẾU NHẬP..................................................73
BẢNG 3.6: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ CHI TIẾT PHIẾU NHẬP...............................74
BẢNG 3.7: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ PHIẾU XUẤT..................................................74
BẢNG 3.8: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ CHI TIẾT PHIẾU XUẤT...............................75
BẢNG 3.9: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ DANH MỤC KHO..........................................76
BẢNG 3.10: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP...................76
BẢNG 3.11: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ DANH MỤC VẬT TƯ..................................77
BẢNG 3.13: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ DANH MỤC CƠNG TRÌNH.......................77
BẢNG 3.14: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ BIÊN BẢN KIỂM KÊ...................................78
BẢNG 3.15: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ CHI TIẾT BIÊN BẢN KIỂM KÊ................78
BẢNG 3.16: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ LẠI........................79
BẢNG 3.17: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ CHI TIẾT BIÊN BẢN ĐGL.........................79
BẢNG 3.18: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ TỒN ĐẦU KỲ...............................................80
BẢNG 3.19: CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ NGƯỜI DÙNG..............................................80
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
vii
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
DANH MỤC CÁC HÌNH
HÌNH 2.1: SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY TNHH NGUN NGHĨA....32
HÌNH 2.2: SƠ ĐỒ BỐ MÁY KẾ TỐN CƠNG TY TNHH NGUN NGHĨA.........34
HÌNH 2.3: MƠ HÌNH LN CHUYỂN CHỨNG TỪ NHẬP KHO............................38
HÌNH 2.4: MƠ HÌNH LN CHUYỂN TỪ XUẤT KHO............................................40
HÌNH 2.5: SƠ ĐỒ HẠCH TỐN KẾ TỐN NHẬP XẤT VẬT TƯ TẠI CƠNG TY
TNHH NGUN NGHĨA.................................................................................................42
HÌNH 2.6: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC TRÊN MÁY.........49
HÌNH 3.1: SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH........................................................................................54
HÌNH 3.2: SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG...............................................................54
BẢNG 3.1: MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG.......................................................58
HÌNH 3.3: SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1...............................................................59
HÌNH 3.4: TIẾN TRÌNH “1.1 NHẬP KHO VẬT TƯ”..................................................60
HÌNH 3.5: TIẾN TRÌNH “1.2 XUẤT KHO VẬT TƯ”..................................................61
HÌNH 3.6: TIẾN TRÌNH “1.3 TÍNH GIÁ VỐN, KIỂM KÊ, ĐÁNH GIÁ LẠI”.........62
HÌNH 3.7: TIẾN TRÌNH “1.4 GHI SỔ VÀ LẬP BÁO CÁO”......................................63
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
viii
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, công nghệ thông tin đã trở thành một phần tất yếu trong cuộc sống
hiện đại. Bất cứ một lĩnh vực nào trong cuộc sống đều cần áp dụng những thành tựu
của tin học để có thể nâng cao chất lượng hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh
nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị
trường. Khối lượng công việc đồ sộ của các doanh nghiệp khơng thể thiếu sự trợ
giúp của máy tính điện tử.
Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý của
doanh nghiệp ngày càng nhẹ nhàng, chính xác và hiệu quả đem lại thành cơng lớn
cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với công tác
quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề
đơn giản.
Trong thời gian đầu thực tập, qua việc khảo sát hệ thông thông tin quản lý vật
tư ở Công ty TNHH Nguyên Nghĩa, em nhận thấy cơng tác kế tốn phải xử lý khối
lượng cơng việc tương đối nhiều, đặc biệt là kế toán vật tư, địi hỏi cần phải có một
phần mềm quản lý chính xác và thống nhất. Tuy nhiên, ứng dụng tin học trong cơng
tác quản lý của cơng ty cịn hạn chế. Do đó, em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần
mềm kế tốn vật tư tại Cơng ty TNHH Ngun Nghĩa” nhằm hỗ trợ cho nhân viên
phịng kế tốn của cơng ty có thể quản lý ngun liệu, vật liệu và cơng cụ dụng cụ
một cách chính xác và hiệu quả hơn.
2. Mục tiêu và đối tượng nghiên cứu
Đề tài được thực hiện với mục tiêu là xây dựng phần mềm kế tốn vật tư hỗ
trợ cho cơng tác kế tốn vật tư của cơng ty. Vì vậy, chương trình trước hết phải đáp
ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễ nhìn,
thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt, tối ưu cho các thao tác của người sử dụng.
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
1
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Ngồi ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào chế
độ kế tốn mà cơ quan đó thực hiện. Mục tiêu của đề tài này là:
o
Hệ thống cung cấp thơng tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ,
nhanh chóng, phục vụ tốt q trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ
phận sản xuất.
o
Hệ thống giúp hỗ trợ nhân viên kế toán và thủ kho trong việc quản lý
nguyên liệu, vật liệu của công ty.
o
Hệ thống giúp cơng ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm
bớt đội ngũ nhân cơng, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong q trình
quản lý vật tư.
o
Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người
nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
Đối tượng nghiên cứu của đồ án là xây dựng phần mềm kế tốn vật tư tại
Cơng ty TNHH Ngun Nghĩa.
3. Phạm vị nghiên cứu
Do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên em chỉ nghiên cứu cơ sở lý luận
của việc xây dựng phần mềm Kế toán vật tư, thực trạng Kế tốn vật tư tại Cơng ty
TNHH Nguyên Nghĩa và đưa ra phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH
Nguyên Nghĩa mà không nghiên cứu những phần hành kế tốn khác.
Dựa trên tình hình thực tế các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, đồ án
của em tập trung vào các nghiệp vụ kế toán phân hệ kế tốn vật tư gồm:
-
Quản lý hệ thơng nhập, xuất kho vật tư trong kỳ.
-
Quản lý vật tư tồn kho trong kỳ.
-
Tính giá xuất vật tư theo phương pháp bình qn gia quyền.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hồn thành đồ án này em sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Thứ nhất, phương pháp luận duy vật biện chứng. Chủ nghĩa duy vật biện
chứng bao gồm hai nguyên lý cơ bản là nguyên lý về mối liên hệ phổ biến và
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
2
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
nguyên lý về sự phát triển. Nguyên lý về mối liên hệ phổ biến thể hiện qua 6 cặp
phạm trù được sử dụng là cái chung và cái riêng, bản chất và hiện tượng, nội dung
và hình thức, tất nhiên và ngẫu nhiên, nguyên nhân và kết quả, khả năng và hiện
thực. Nguyên lý về sự phát triển bao gồm: quy luật mâu thuẫn, quy luật lượng –
chất và quy luật phủ định. Trong đó, quy luật mâu thuẫn chỉ ra nguồn gốc của sự
phát triển, quy luật lượng – chất chỉ ra cách thức, hình thức của sự phát triển và quy
luật phủ định chỉ ra khuynh hướng cửa sự phát triển.
Ngoài ra để hoàn thành đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các thông tin của công ty
bằng các phương pháp phỏng vấn, điều tra, ghi chép, quan sát và hỏi ý
kiến chuyên gia;
Phương pháp tập hợp: Tập hợp các chứng từ, sổ sách liên quan đến
cơng tác kế tốn phải thu khách hàng;
Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết được học và
thực tế tại công ty;
Phương pháp phân tích thiết kế: Từ các nghiệp vụ kế tốn của cơng ty,
tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp. Các
phương pháp phân tích: phân tích từ trên xuống, phân tích từ dưới lên,
kết hợp phân tích từ trên xuống và từ dưới lên.
5. Kết cấu của đồ án
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,
phần nội dung đồ án gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận để xây dựng phần mềm kế toán Vật tư trong doanh
nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn vật tư tại Cơng ty TNHH
Nguyên Nghĩa
Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty TNHH Nguyên
Nghĩa
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
3
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.
Cơ sở lý luận chung về xây dựng phần mềm kế toán
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và yêu cầu của phần mềm kế toán
-
Khái niệm phần mềm kế toán:
Để tìm hiểu về thuật ngữ “Phần mềm kế tốn” trước hết cần tìm hiểu
về một hệ thống thơng tin kế toán.
+ HTTT kế toán: là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu
trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào cơng
cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các thơng tin cần thiết cho q
trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của các doanh
nghiệp, tổ chức.
+ Phần mềm kế toán: là bộ chương trình dùng để tự động xử lý
các thơng tin kế tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu thu thập thông tin
(nhập chứng từ gốc), lưu trữ thông tin, xử lý thông tin trên các chứng từ theo
quy trình của chế độ kế tốn đến khâu cung cấp thơng tin (in ra sổ kế tốn và
báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị).
-
Ưu, nhược điểm của việc sử dụng phần mềm kế toán
Ưu điểm:
+ Đối với hoạt động kế toán:
Tiết kiệm thời gian
Tăng độ chính xác
Phần mềm kế tốn dễ dàng sử dụng
Quản lý danh mục đầu vào
Tạo báo cáo nhanh
+ Đối với kế tốn viên;
Khơng phải thực hiện tính tốn bằng tay
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
4
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Khơng u cầu nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết, thay
vào đó là phải nắm vững quy trình hạch tốn thì vẫn có
thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất có lợi
đối với sinh viên mối ra trường chưa có kinh nghiệm về
nghiệp vụ
+ Đối với kế toán trưởng:
Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu sổ
sách, báo cáo kế tốn
Cung cấp tức thì bất kể dữ liệu kế toán nào khi đã được
nhập bào trong phần mềm kế toán, tại bất cứ thời điểm
nào khi người quản lý yêu cầu.
+ Đối với giám đốc tài chính:
Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh
nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh
chóng
Hoạch định điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính
của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng
Nhược điểm:
Tính bảo mật chưa cao
Do nhiều phần mềm được thiết kế bởi người lập trình
nên có thể xảy ra nhiều trường hợp có trục trắc lỗi kỹ
thuật, nhân viên không thể tự sửa mà cần đến sự giúp đỡ
của chuyên viên phần mềm
Đặt ra yêu cầu cho các nhân viên phải có trình độ hiểu
biết, phải được hướng dẫn cụ thể để có thể sử dụng phần
mềm một cách chính xác
-
Đặc điểm của phần mềm kế toán:
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
5
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
+ Phần mềm kế toán nào cũng sử dụng các phương pháp kế toán
như: phương pháp tài khoản, phương pháp cân đối…
+ Một phần mềm kế toán được tạo ra phải tuân thủ theo các chế
độ, luật lệ, chuẩn mực kế toán, xây dựng dựa trên các thơng tư,
nghị định về kế tốn.
+ Dữ liệu đầu vào phải dựa trên nền tảng và tuân thủ theo các tài
liệu sẵn có.
+ Các báo cáo đầu ra chia làm 2 loại: Nếu là báo cáo tổng hợp thì
phải làm theo mẫu của nhà nước ban hành. Cịn nếu là quy
trình thì phải tn theo cách thức lập và mẫu của doanh nghiệp.
+ Yêu cầu các phần mềm kế tốn phải tn theo quy trình, thủ tục
lưu trữ gồm: Lưu trữ rong máy (lưu trữ điện tử) và lưu trữ
ngoài máy (trên hệ thống các chứng từ, sổ sách kế toán…)
-
Yêu cầu của phần mềm kế toán:
Phần mềm kế toán cũng là một dạng phần mềm ứng dụng nên nó cũng
đảm bảo các yêu cầu tương tự như các phần mềm ứng dụng khác như:
+ Tính tiện dụng: Phần mềm kế toán phải dễ sử dụng và tiện lợi
cho người làm kế tốn, có các cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho các
thao tác trên phần mềm kế tốn, phù hợp với thực trạng cơng
tác hạch tốn thực tế của nhân viên kế toán tại doanh nghiệp
+ Tính hiệu quả: Phần mềm khơng gây ra các sự lãng phí tài
nguyên như bộ nhớ, bộ vi xử lý, các thiết bị ngoại vi hay tốc độ
xử lý chậm.
+ Tính tin cậy: Tính tin cậy khơng chỉ thể hiện ở khả năng thực
hiện đúng nhiệm vụ đã được thiết kế mà cịn phải có khả năng
đảm bảo an tồn, an ninh dữ liệu
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
6
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
+ Tính linh hoạt và mềm dẻo: Phần mềm cần có khả năng tùy
biến, cập nhật, mở rộng để thực hiện được những yêu cầu thay
đổi của người sử dụng tương thích với các ứng dụng khác.
Ngoài những yêu cầu cơ bản của phần mềm, phần mềm kế toán phải
đảm bảo các yếu tố đặc thù sau:
- Phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định của Nhà nước
về kế toán; khi áp dụng phần mềm kế tốn khơng làm thay đổi
bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định.
- Phần mềm kế tốn phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi,
bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế
tốn và chính sách tài chính mà khơng ảnh hưởng đến cơ sở dữ
liệu đã có.
- Phần mềm kế tốn phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin và an
tồn dữ liệu.
-
Các thành phần cơ bản của một phần mềm kế toán:
- Cơ sở dữ liệu: là một hệ thống các thơng tin có cấu trúc, được
lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thõa mãn yêu cầu khai
thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều
chương trình ứng dụng chạy cùng một lúc với những mục đích
khác nhau. Một phần mềm kế tốn có thể liên quan đến một
hoặc nhiều cơ sở dữ liệu.
- Form: là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần mềm.
Form được dùng để làm giao diện nhập, hiển thị thơng tin, nó
cung cấp một tập hợp các đối tượng để đáp lại những thao tác
của người dùng làm cho ứng dụng ra dáng chuyên nghiệp. Một
phần mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng
nhập, form chương trình chính, form nhập liệu, form tham số
báo cáo…
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
7
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
- Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ
chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo
cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ
liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu
của người sử dụng.
- Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo
một trật tự phù hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần
mềm một cách dễ dàng.
- Query (truy vấn): Là một cơng cụ tìm kiếm thơng tin nhanh từ
các bảng dữ liệu.
1.1.2. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch
Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kế
tốn, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó hình
thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán.
Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến q
trình xử lý thơng tin.
Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống
Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng.
Việc khảo sát được chia ra làm hai công đoạn:
+ Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT.
+ Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của hệ thống, phục vụ cho
việc phân tích và thiết kế.
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
8
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xác
định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được và
lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thơng tin của tổ chức, nó cung
cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này,bao gồm các công việc:
Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như: chứng
từ, hoá đơn, sổ sách, báo cáo…
Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống
Xác định xác quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống
Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp vụ
hoạt động của hệ thống
Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống và mơi trường
Xây dựng mơ hình diễn tả hệ thống về chức năng
Xây dựng mơ hình diễn tả hệ thống về dữ liệu
Xây dựng mơ hình về các ràng buộc và mối quan hệ của Phần mềm cần xây
dựng với môi trường
Phác hoạ giải pháp thiết kế bằng cách lựa chon và mô tả chung một giải pháp
thiết kế thích hợp
Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu phân
tích hệ thống
Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là q trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin
để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên.
Bước 1: Phân tích hệ thống về chức năng
Mơ hình nghiệp vụ là một mơ tả về các chức năng nghiệp vụ của một tổ
chức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
9
Lớp: CQ56/41.01
Đồ án tốt nghiệp
Học viện Tài chính
trong giữa các chức năng đó, cũng như các mối quan hệ của chúng với mơi
trường bên ngồi.
Mơ hình nghiệp vụ của hệ thống được thể hiện qua các thành phần sau:
Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống.
Biểu đồ phân cấp chức năng.
Biểu đồ luồng dữ liệu.
Ma trận thực thể chức năng.
Tài liệu đặc tả chức năng.
Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ miêu tả tổng quát về hệ thống, mô tả mối liên hệ
thông tin của hệ thống với mơi trường bên ngồi.
Sơ đồ ngữ cảnh gồm 3 thành phần là: tiến trình hệ thống, các tác nhân và
các luồng dữ liệu.
-
Tiến trình hệ thống: mơ tả tồn bộ hệ thống
Ký pháp: biểu thị bằng một hình trịn có dây cung phân cách, ở trên ghi số
0 (mức biểu đồ mức 0), phía dưới ghi tên hệ thống.
Tên hệ thống được biểu thị bằng một cụm động từ có từ “hệ thống”
-
Các tác nhân: dùng để mơ tả các yếu tố mơi trường có tương tác với
hệ thống.
Để xác định một tác nhân, cần đảm bảo 3 tiêu chí:
-
Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận, một
bộ phận của một tổ chức hay một hệ thống thông tin khác.
SV: Nguyễn Thị Hiền Lương
10
Lớp: CQ56/41.01
