22 xây dựng phầm mềm kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần giải pháp truyền thông vinamax việt nam

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
---------------------

TRẦN BẢO TRUNG
Lớp: CQ56/41.02

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
“XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP TRUYỀN THÔNG VINAMAX VIỆT NAM”

Chuyên ngành

:

Tin học tài chính kế toán

Mã số

:

41

Giáo viên hướng dẫn

:

TS. VŨ BÁ ANH

Hà Nội – 2022

Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đồ án với đề tài “Xây dựng phầm mềm kế tốn vốn
bằng tiền tại Cơng ty Cổ Phần Giải Pháp Truyền Thông Vinamax Việt
Nam” là kết quả sự nỗ lực làm việc, nghiên cứu của bản thân em trong thời
gian vừa qua. Em xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của đồ án.
Sinh viên
Trần Bảo Trung

SV: Trần Bảo Trung

i

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt bốn năm được học tập và rèn luyện tại Học viện Tài chính,
bên cạnh sự nỗ lực khơng ngừng nghỉ của bản thân, em đã nhận được sự chỉ
dạy nhiệt tình, chu đáo và tâm huyết của các thầy cơ trong Học viện nói
chung và đặc biệt là các thầy cơ giáo trong khoa Hệ thống thơng tin quản lý

nói riêng. Thầy, cô đã đem lại cho em những kiến thức bổ ích. Thầy, cơ đã
làm cho những bài học khơng cịn khơ khan trên sách vở mà chứa đựng đầy
ắp kinh nghiệm sống, kinh nghiệm làm nghề để làm hành trang vững chắc cho
chúng em trưởng thành hơn và sẵn sàng bước vào một môi trường mới sau
khi tốt nghiệp.
Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đồ án “Xây dựng phầm mềm
kế tốn vốn bằng tiền tại Cơng ty Cổ Phần Giải Pháp Truyền Thông
Vinamax Việt Nam”, em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ rất nhiều
người. Trước hết, em xin chân thành cảm ơn TS.Vũ Bá Anh đã tận tình
hướng dẫn, hỗ trợ em trong suốt q trình thực hiện và hồn thành đồ án tốt
nghiệp.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám đốc và các anh chị
trong đơn vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc phịng kế tốn của Công ty
Cổ Phần Giải Pháp Truyền Thông Vinamax Việt Nam đã tạo điều kiện và
hướng dẫn em nhiệt tình trong suốt thời gian thực tập tại công ty.
Đến nay em đã cố gắng hoàn thành đồ án tốt nghiệp một cách tốt nhất,
tuy nhiên do kiến thức về PMKT vơ cùng sâu rộng, kinh nghiệm của em cịn
hạn hẹp và thời gian hồn thành có hạn nên khơng thể tránh khỏi những sai
sót, do đó, em rất mong sẽ nhận được các ý kiến đóng góp từ thầy, cơ để em
có thể học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm.
Cuối cùng, em xin kính chúc Ban Giám đốc Học viện cùng Quý thầy cô
luôn mạnh khỏe và thành công trong sự nghiệp trồng người. Kính chúc Ban
SV: Trần Bảo Trung

ii

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

Giám đốc Cơng ty Cổ phần Giải Pháp Truyền Thông Vinamax Việt Nam và
các anh chị trong công ty luôn gặt hái được nhiều thành công trong công việc
để xây dựng Vinamax ngày càng lớn mạnh hơn nữa.
Em xin chân thành cảm ơn!

SV: Trần Bảo Trung

iii

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN........................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................ii
MỤC LỤC.................................................................................................................iv
DANH MỤC CÁC HÌNH.......................................................................................viii
DANH MỤC CÁC BẢNG........................................................................................ix
MỞ ĐẦU.....................................................................................................................1
1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI...................................................................................1
2. MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI.........................................................................................2
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI........................................2
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU...............................................................................2

5. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI...........................................................................................3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN
BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP..................................................................4
1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH
NGHIỆP.......................................................................................................................4
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu và vai trò của phần mềm kế toán trong doanh
nghiệp..........................................................................................................................4
1.1.2. Phân loại về phần mềm kế toán........................................................................6
1.1.3. Các thành phần của phần mềm kế tốn.............................................................8
1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế tốn.............................................................9
1.1.5. Các công cụ tin học để xây dựng một phần mềm kế tốn..............................17
1.2. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TỐN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH
NGHIỆP....................................................................................................................23
1.2.1. Những khái niệm và nhiệm vụ của kế tốn vốn bằng tiền..............................24
1.2.2. Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán.................................................................25
1.2.3. Hệ thống tài khoản kế toán.............................................................................26
1.2.4. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ....................................27
1.2.5. Hệ thống sổ kế toán.........................................................................................29

SV: Trần Bảo Trung

4

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

1.2.6. Hệ thống báo cáo kế tốn................................................................................29
1.2.7. Quy trình hạch tốn kế tốn vốn bằng tiền.....................................................29
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN VỐN BẰNG
TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP TRUYỀN THÔNG VINAMAX
VIỆT NAM...............................................................................................................38
CHƯƠNG 2:...............................................................................................................38
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP TRUYỀN THÔNG VINAMAX
VIỆT NAM.................................................................................................................38
2.1.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ Phần Giải Pháp Truyền Thông Vinamax
Việt Nam...................................................................................................................38
2.1.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý tại Công ty Cổ Phần Giải Pháp Truyền Thông
Vinamax Việt Nam...................................................................................................39
2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN GIẢI PHÁP TRUYỀN THÔNG VINAMAX VIỆT NAM..................................42
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty Cổ Phần Giải Pháp Truyền Thông
Vinamax Việt Nam...................................................................................................42
2.2.2. Hệ thống tài khoản kế toán.............................................................................47
2.2.3. Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ...................................48
2.2.4. Hệ thống sổ kế toán sử dụng...........................................................................50
2.2.5. Hệ thống báo cáo kế toán sử dụng..................................................................50
2.2.6. Trình tự hạch tốn kế tốn vốn bằng tiền tại cơng ty......................................50
2.2.7. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại Công ty Cổ Phần Giải Pháp
Truyền Thông Vinamax Việt Nam...........................................................................52
2.3. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP TRUYỀN THÔNG VINAMAX VIỆT NAM......................53
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người...................................53
2.3.2. Tài khoản sử dụng...........................................................................................54
2.3.3. Các chứng từ sử dụng.....................................................................................55
2.3.4. Hình thức kế tốn và hệ thống sổ kế toán áp dụng.........................................55

SV: Trần Bảo Trung

5

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

2.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo...............................................................................57
2.3.6. Quy trình hạch tốn:........................................................................................57
2.3.7. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin........................................................58
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP TRUYỀN THÔNG
VINAMAX VIỆT NAM...........................................................................................59
3.1 ĐẶT BÀI TỐN VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG.....................................................59
3.1.1 Xác định mục tiêu của hệ thống.......................................................................59
3.1.2 Xác định yêu cầu..............................................................................................59
3.1.3 Mô tả bài tốn..................................................................................................60
3.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG.........................................................65
3.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh.............................................................................................65
3.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng............................................................................66
3.2.3 Ma trận thực thể chức năng..............................................................................71
3.2.4 Phân tích mơ hình khái niệm - Logic...............................................................72
3.2.5 Mơ hình khái niệm dữ liệu (mơ hình E – R)....................................................80
3.3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CƠNG TY
CỔ PHẦN GIẢI PHÁP TRUYỀN THƠNG VINAMAX VIỆT NAM............................90
3.3.1 Chuyển mơ hình thực thể liên kết sang mơ hình dữ liệu quan hệ....................90

3.3.2 Mơ hình dữ liệu quan hệ..................................................................................94
3.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.............................................................................95
3.3.4 Xác định luồng hệ thống................................................................................104
3.4 XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
GIẢI PHÁP TRUYỀN THÔNG VINAMAX VIỆT NAM............................................111
3.4.1 Giới thiệu tổng quát.......................................................................................111
3.4.2 Yêu cầu cài đặt...............................................................................................111
3.4.3 Các giao diện chính của hệ thống..................................................................112
3.4.4 Một số danh mục của chương trình.............................................................116
3.4.5 Một số báo cáo chính....................................................................................123

SV: Trần Bảo Trung

6

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

KẾT LUẬN............................................................................................................129
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................130
PHỤ LỤC................................................................................................................131

SV: Trần Bảo Trung

7

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1. 1: Sơ đồ hạch toán các tài khoản chi bằng tiền Việt Nam..................31
Hình 1. 2: Sơ đồ hạch tốn tài khoản thu chi bằng ngoại tệ...........................32
Hình 1. 3: Sơ đồ hạch toán đối với các tài khoản là vàng tiền tệ...................33
Hình 1. 4: Sơ đồ hạch tốn tài kế tốn tiền gửi ngân hàng.............................36
Hình 1. 5: Sơ đồ hạch tốn tài kế tốn tiền đang chuyển...............................37
Hình 2. 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Cơng ty.....................................39
Hình 2. 2: Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán tại cơng ty......................................44
Hình 3. 1 Sơ đồ ngữ cảnh................................................................................65
Hình 3. 2 Biểu đồ phân cấp chức năng............................................................67
Hình 3. 3 Ma trận thực thể chức năng.............................................................71
Hình 3. 4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1...........................................................73
Hình 3. 5 Tiến trình “Cập nhật thơng tin tiền xử lý”.......................................74
Hình 3. 6 Tiến trình “Hạch tốn tiền mặt”......................................................75
Hình 3. 7 Tiến trình “Hạch tốn tiền gửi Ngân hàng”.....................................76
Hình 3. 8 Tiến trình “Xử lý kiểm kê và tính tỷ giá”........................................77
Hình 3. 9 Tiến trình “ghi sổ”...........................................................................78
Hình 3. 10 Tiến trình “Lập báo cáo”...............................................................79
Hình 3. 11 Mơ hình khái niệm dữ liệu E – R..................................................89
Hình 3. 12 Mơ hình dữ liệu quan hệ................................................................94
Hình 3. 13 Luồng hệ thống cho biểu đồ “1.1 Cập nhật thông tin tiền xử lý”105
Hình 3. 14 Luồng hệ thống cho biểu đồ “1.2. Hạch tốn tiền mặt”..............106
Hình 3. 15 Luồng hệ thống cho biểu đồ “1.3 Hạch tốn TGNH”.................107

Hình 3. 16 Luồng hệ thống cho biểu đồ “1.4 Xử lý kiểm kê và tính tỷ giá”.108
Hình 3. 17 Luồng hệ thống cho biểu đồ “1.5 Ghi sổ”...................................109
Hình 3. 18 Luồng hệ thống cho biểu đồ “1.6 Lập báo cáo”..........................110

SV: Trần Bảo Trung

8

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 3. 1 Bảng từ điển dữ liệu........................................................................84
Bảng 3. 2 Bảng xác định các thực thể và thuộc tính của các thực thể.............86
Bảng 3. 3 : Bảng câu hỏi để xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó........88
Bảng 3. 4 Bảng NguoiDung............................................................................95
Bảng 3. 5 Bảng DMTK...................................................................................95
Bảng 3. 6 Bảng NhomDT................................................................................96
Bảng 3. 7 Bảng DMDT...................................................................................96
Bảng 3. 8 Bảng NganHang..............................................................................97
Bảng 3. 9 Bảng TaiKhoanNH.........................................................................97
Bảng 3. 10 Bảng DMTienTe...........................................................................97
Bảng 3. 11 Bảng BangTyGia...........................................................................98
Bảng 3. 12 Bảng SoDuDauKy.........................................................................98
Bảng 3. 13 Bảng DMCT..................................................................................98
Bảng 3. 14 Bảng PhieuTC...............................................................................99

Bảng 3. 15 Bảng GiayBao.............................................................................100
Bảng 3. 16 Bảng PhieuKT.............................................................................101
Bảng 3. 17 Bảng CTPhieu.............................................................................102
Bảng 3. 18 Bảng BBKK................................................................................103
Bảng 3. 19 Bảng CTBBKK...........................................................................104

SV: Trần Bảo Trung

9

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
DANH MỤC VIẾT TẮT

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

MTĐT

Máy tính điện tử

HTTT

Hệ thống thơng tin

DN

Doanh nghiệp

PMKT

Phần mềm kế toán

CSDL

Cơ sở dữ liệu

VFP

Visual Fox Pro

TK

Tài khoản

TS

Tài sản

TGNH

Tiền gửi ngân hàng

TNDN

Thu nhập doanh nghiệp

VNĐ

Việt Nam đồng

GTGT

Giá trị gia tăng

SV: Trần Bảo Trung

10

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính
MỞ ĐẦU

1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin (CNTT)
trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại ngày nay. Mọi lĩnh
vực trong cuộc sống đều được áp dụng CNTT để nâng cao chất lượng hiệu
quả hoạt động. Đối với doanh nghiệp việc ứng dụng CNTT vào trong các hoạt
động của doanh nghiệp là bắt buộc để doanh nghiệp có thể tiếp tục cạnh tranh
và phát triển nhất là trong thời đại của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Máy
tính điện tử (MTĐT) ra đời đã đem lại lợi ích to lớn, giúp tìm kiếm và xử lý

thơng tin một cách chính xác và nhanh chóng, có thể xử lí các bài tốn lớn và
phức tạp một cách chính xác và nhanh chóng, xử lý hàng chục triệu phép tính
trong một khoảng thời gian ngắn giúp tiết kiệm thời gian và cơng sức. Vì vậy
mà hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị
đã ra đời và để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay.
Qua thời gian thực tập ở Công ty Cổ Phần Giải Pháp Truyền Thông
Vinamax Việt Nam, em nhận thấy công ty đã sử dụng phần mềm kế toán, tuy
nhiên các nghiệp vụ về vốn bằng tiền, nhất là việc lưu trữ thông tin của thủ
quỹ lại chưa được hỗ trợ hiệu quả nhờ phần mềm hiện tại. Vốn bằng tiền là
tiền đề cho một doanh nghiệp, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp thực hiện
hoạt động sản xuất kinh doanh, nó cũng là cơ sở để xác định khả năng thanh
toán và kết quả hoạt động kinh doanh. Hồn thiện HTTT kế tốn vốn bằng
tiền là một trong những vấn đề cấp thiết của mỗi doanh nghiệp, nó khơng chỉ
góp phần nâng cao hiệu quả của cơng tác tổ chức kế tốn mà cịn giúp phản
ánh đầy đủ tình hình tiền tệ, từ đó các nhà quản lý nắm bắt thơng tin một cách
chính xác nhất để đưa ra các quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp. Đó là lý
do em lựa chọn đề tài “Xây dựng phầm mềm kế toán vốn bằng tiền tại Công
ty Cổ Phần Giải Pháp Truyền Thông Vinamax Việt Nam”.
SV: Trần Bảo Trung

1

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

2. MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI

Mục tiêu chính của đề tài là thân thiện với người dùng, được người
dùng chấp nhận và sử dụng trong q trình quản lý, hạch tốn trong DN. Vì
vậy, chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất
là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.
Ngoài ra, đề tài được xây dựng với mục đích phân tích thiết kế hệ thống
thơng tin vốn bằng tiền, từ đó xây dựng phần mềm kế tốn vốn bằng tiền
tại Công ty Cổ Phần Giải Pháp Truyền Thông Vinamax Việt Nam, nhằm
cung cấp thơng tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục
vụ tốt q trình quản lí quỹ tại cơng ty. Trên cơ sở đó, giúp cơng ty tiết
kiệm thời gian, chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhân cơng, giảm thiểu sai sót
có thể xảy ra trong q trình quản lí quỹ.
Bên cạnh đó, tận dụng tối đa năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính),
năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác hạch toán.
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tập trung vào hệ thống thơng tin kế
tốn vốn bằng tiền tại Công ty Cổ Phần Giải Pháp Truyền Thông Vinamax
Việt Nam.
Đề tài sẽ tập trung nghiên cứu và xử lý các nghiệp vụ kế toán phân hệ
vốn bằng tiền: quản lý thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nghiệp vụ kiểm
kê quỹ, quản lý ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá hối đoái.
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đồ án lấy phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử làm
phương pháp luận, thể hiện qua các phương pháp cụ thể sau:
- Các phương pháp thu thập thông tin: Khảo sát, điều tra, phỏng vấn
các nhân viên công ty nhằm có được hệ thống số liệu, tình hình thực tế sử
dụng cho việc phân tích đánh giá thực trạng phát triển của công ty.
SV: Trần Bảo Trung

2

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

- Phương pháp tham khảo ý kiến chuyên gia: lắng nghe ý kiến của
chuyên gia trong việc nhận định, đánh giá, thu thập các ý kiến khác nhau
của các chuyên gia, kiểm tra lẫn nhau để có một cái nhìn khách quan hơn
về một vấn đề.
- Các phương pháp kế toán: phương pháp tài khoản kế toán, phương
pháp chứng từ kế toán, phương pháp cân đối kế tốn, phương pháp tính
giá,...
- Phương pháp xử lý thông tin: xử lý bằng phương pháp thống kê định
tính (so sánh, đối chiếu) và phương pháp thống kê định lượng (sử dụng các
mơ hình tốn).
- Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin: phân tích hệ
thống về chức năng, phân tích hệ thống về dữ liệu, phương pháp thiết kế hệ
thống.
5. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tham khảo đồ án có nội dung chính
gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận để xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng
tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn vốn bằng tiền tại
Cơng ty Cổ Phần Giải Pháp Truyền Thông Vinamax Việt Nam.
Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm kế tốn vốn
bằng tiền tại Công ty Cổ Phần Giải Pháp Truyền Thông Vinamax Việt Nam.

SV: Trần Bảo Trung

3

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP.
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu và vai trò của phần mềm kế toán
trong doanh nghiệp
1.1.1.1. Khái niệm về phần mềm kế toán
Phần mềm là một tập hợp các câu lệnh hoặc chỉ thỉ, được viết bằng một
hoặc nhiều ngơn ngữ lập trình theo một trật tự xác định và các dữ liệu hay tài
liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ, chức năng hay giải
quyết một vấn đề cụ thể nào đó.
Phần mềm kế tốn là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thơng
tin kế tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu thu nhận thông tin, lưu trữ thông
tin, xử lý thông tin, cung cấp thông tin theo các thủ tục được quy định bởi chế
độ kế tốn. Từ đó, tổng hợp và cung cấp thơng tin dưới dạng các sổ sách kế
tốn, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo thống kê phân tích theo
yêu cầu của các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
1.1.1.2. Đặc điểm của phần mềm kế toán
- Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của các thông tư do Bộ tài

chính ban hành.
- Phần mềm kế tốn bắt buộc sử dụng các phương pháp kế toán: Phương
pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá,
phương pháp tổng hợp - cân đối kế tốn.
- Phần mềm kế tốn có tính tn thủ:
+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực, chế độ,
thơng tư, nghị định kế tốn.
SV: Trần Bảo Trung

4

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định của doanh nghiệp.
- Phần mềm kế tốn có tính linh hoạt, mềm dẻo để phù hợp với cơng tác
kế tốn thường xun thay đổi mà không làm ảnh hưởng đến các dữ liệu đã
có.
- Phần mềm kế tốn cần liên tục, kịp thời cập nhật các thông tư, công văn
mới.
1.1.1.3. Yêu cầu của phần mềm kế toán
- Phần mềm kế toán là phần mềm được xây dựng để phục vụ cơng tác
kế tốn trong doanh nghiệp, vì vậy các phần mềm kế tốn bắt buộc phải
được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán Việt Nam.
- Phần mềm kế tốn cần có tính tự động hóa và chính xác cao. Mỗi
chứng từ kế tốn chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kế toán đều

được thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ sổ
kế toán, báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi thời
điểm. Phần mềm kế tốn có tính chính xác cao, giúp tránh được những sai sót
so với kế tốn thủ cơng đồng thời làm tăng tính minh bạch của cơng tác kế
tốn.
- Phần mềm kế tốn cần phải phân quyền cho từng người sử dụng kiểm
soát truy cập của từng người từ khâu đăng nhập, nhập liệu đến khâu xem báo
cáo.
- Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo
tính bảo mật và an toàn của dữ liệu.
- Phần mềm kế toán phải cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hình
thức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật
ký – Sổ cái. Bên cạnh đó phần mềm cịn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo
cáo quyết toán thuế…

SV: Trần Bảo Trung

5

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

1.1.1.4. Vai trị của phần mềm kế tốn
Vai trị của phần mềm kế tốn cũng như vai trị của kế tốn là cơng cụ
quản lý, giám sát và cung cấp thơng tin, vai trị theo dõi, đo lường kết quả
hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên sự kết hợp của hai

lĩnh vực: công nghệ thông tin và lĩnh vực kế tốn dẫn đến vai trị của phần
mềm kế tốn cịn thể hiện như sau:
 Vai trị thay thế tồn bộ hay một phần cơng việc kế tốn thủ cơng: việc
tin học hóa cơng tác kế tốn đã thay thế một phần hay tồn bộ cơng
việc ghi chép, tính tốn, xử lí thủ cơng của người kế tốn. Căn cứ vào
thơng tin do PMKT cung cấp, nhà quản lí đề ra các quyết định kinh
doanh hợp lí và nhanh chóng.
 Vai trị số hóa thơng tin: PMKT tham gia vào việc cung cấp thơng tin
được số hóa để hình thành một xã hội số. Thơng tin của kế tốn được
lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính nên dễ dàng số hóa để trao
đổi thơng tin qua các báo cáo điện tử. Thay vì đọc gửi các thơng tin kế
toán bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax,… người sử dụng thơng tin
kế tốn có thể có được thơng tin từ máy tính của họ thơng qua cơng cụ
trao tin điện tử và các phương tiện mang tin khác.
1.1.2. Phân loại về phần mềm kế toán
*Dựa vào các tiêu thức khác nhau có nhiều cách phân loại phần mềm:
 Phân loại theo hình thức sở hữu sản phẩm, phần mềm kế tốn được
chia thành 2 loại: phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng.


Phần mềm đóng gói:
+ Là sản phẩm phần mềm hoàn chỉnh, được đăng ký thương hiệu và
nhân bản hàng loạt để cung cấp ra thị trường.
+ Là phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các
hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa

SV: Trần Bảo Trung

6

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

cài phần mềm. Là loại phần mềm có tính dùng chung rất cao và không
phụ thuộc vào bất cứ đặc thù nào của doanh nghiêp. Thường sẽ có chi
phí thấp.
Ví dụ: Phần mềm MISA SME.NET
 Phần mềm đặt hàng (phần mềm phát triển theo yêu cầu riêng
(Customize)):
+  Là sản phẩm phần mềm được sản xuất theo các yêu cầu riêng của
khách hàng hoặc người sử dụng.
+ Là phần mềm được nhà cung cấp thiết kế riêng biệt cho một doanh
nghiệp, dựa vào các yêu cầu cụ thể nên phần mềm sẽ đáp ứng được yêu
cầu đặt thù của từng doanh nghiệp. Do đó sẽ có chi phí rất lớn và mỗi
phần mềm sẽ chỉ áp dụng cho một khách hàng nhất định.
Ví dụ: Phần mềm Bravo
 Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô của doanh nghiệp. Theo
quy mô của doanh nghiệp mà phần mềm hướng tới thì phần mềm kế tốn
thường phân thành 3 loại: phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có
quy mơ vừa và nhỏ ( SME) và quy mơ lớn như sau:
+ Các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ thường khơng có các u cầu cao về
phân quyền truy cập theo chức năng menu nghiệp vụ (mua, bán, tồn kho…)
và phân quyền về chức năng xử lý số liệu (xem, sửa, xóa), phân quyền truy
cập chi tiết đến trường thông tin của từng nghiệp vụ. Các doanh nghiệp nhỏ
cũng không cần nhiều báo cáo quản trị. Và như vậy các doanh nghiệp này chỉ
cần một phần mềm kế toán đơn giản là đáp ứng nhu cầu.

+ Các doanh nghiệp có quy mơ lớn hơn có nhu cầu cao hơn về phân
quyền xử lý và truy nhập các chức năng, thông tin trong phần mềm. Các yêu
cầu về báo cáo quản trị nhiều hơn. Một số doanh nghiệp có lượng truy cập lớn

SV: Trần Bảo Trung

7

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

sẽ địi hỏi chương trình có khả năng chạy nhanh, ổn định thơng qua đường
truyền Internet.
+ Các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu chương trình có khả năng xử lý
số lượng giao dịch lớn với tốc độ nhanh, chương trình có thể chạy trên mạng
diện rộng với số lượng user truy cập lớn.
 ERP:
- ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định DN, chủ
yếu được dùng cho các cơng ty lớn, có bộ máy vận hành phức tạp.
- ERP thường tích hợp kế tốn với các dịch vụ khác như quản lý dịng
cơng việc, BI (Business Intelligence) và hoạch định dự án.
1.1.3. Các thành phần của phần mềm kế tốn
Trong lập trình cấu trúc, mỗi phần mềm bao gồm các file chương trình,
file dữ liệu, mỗi file chương trình gồm chương trình chính, chương trình con
dưới dạng các hàm hoặc thủ tục để thực hiện một cơng việc nào đó theo thiết
kế định trước. Do đó PMKT hướng cấu trúc thường được sử dụng để xây

dựng phần mềm hệ thống.
Trong lập trình hướng đối tượng, một PMKT gồm sáu thành phần:
 Cơ sở dữ liệu (Database): gồm một tệp DBC chứa tất cả các thông tin
về các tệp trong CSDL và mối quan hệ giữa các tệp, và các tệp DBF
dưới dạng các bảng.
 Lớp (Class): là nơi lưu trữ các lớp do người sử dụng tự tạo dưới dạng
các file, mỗi file có thể chứa nhiều lớp.
 Giao diện (Form): là đối tượng cụ thể chứa các đối tượng, khi chạy
Form tạo ra một cửa sổ để người dùng và máy giao tiếp. Một phần
mềm ứng dụng thường gồm các Form đăng nhập, Form giao diện
chính, Form nhập dữ liệu, Form báo cáo,…
 Báo cáo (Report): là tài liệu để đưa ra dữ liệu từ cơ sở dữ liệu ra ngoài
SV: Trần Bảo Trung

8

Lớp: CQ56/41.02


Đồ án tốt nghiệp

Học viện Tài chính

theo khn dạng đã định trước.
 Menu: Hệ thống Menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự
phù hợp nhằm giúp cho người sử dụng tương tác một cách dễ dàng với
phần mềm, thường được tổ chức phân cấp từ 2 đến 3 cấp.
 Thành phần khác: Các thành phần khác bao gồm các file ảnh, text,…
1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
1.1.4.1. Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm
kế tốn, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở
đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán. Đây là giai đoạn
nhà phát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây dựng hay phát triển một
phần mềm kế toán. Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thực
hiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án,
đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án.

 Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
• Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến
quá trình xử lý thơng tin.
• Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống.
• Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của
chúng.
• Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá,
xác định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ
đạt được và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể.

 Nội dung khảo sát bao gồm:
• Tìm hiểu mơi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.
• Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
• Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệ
SV: Trần Bảo Trung

9

Lớp: CQ56/41.02