Phần mềm quản lý bán hàng công ty TNHH thương mại & dịch vụ tin học & viễn thông TNC

TRƯỜNG CĐSP THỪA THIÊN HUẾ
KHOA NGOẠI NGỮ - TIN HỌC
LỚP K31 CĐ TIN HỌC
BÀI BÁO CÁO
HỌC PHẦN: CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

Phần mềm quản lý bán hàng công ty
TNHH thương mại & dịch vụ tin học &
viễn thông TNC
Giáo viên hướng dẫn:
Đoàn Ngọc Minh
Sinh viên thực hiện:
Trần Thanh Tiến
Nguyễn Xuân Quý

I. Phát biểu bài toán :
1. Giới thiệu về công ty
Công ty TNHH thương mại & dịch vụ tin học & viễn
thông TNC là một công ty chuyên cung cấp, tư vấn
các vấn đề về dịch vụ tin học và viễn thông. Với một
công ty thương mại thì việc quản lý việc giao dịch
giữa khách hàng và công ty là một công việc rất
quan trọng, đòi hỏi phải có một mô hình quản lý hợp
lý chặt chẽ và linh hoạt.
Địa chỉ: 31 Hai Bà Trưng – Thành phố Huế.
TEL: 054.825000 hoặc 0913.417.855
FAX: (84.8) 829444
E-mail :

2. Phạm vi bài toán bài toán

Trong khuôn khổ bài tập lớn môn học này,
chúng tôi không có tham vọng tìm hiểu cặn
kẽ cả hệ thống quản lý của từng khâu mà
chúng tôi sẽ đi sâu vào khảo sát hệ thống
quản lý về bán hàng của công ty với các
chức năng liên quan đến việc giao dịch , bảo
hành , thông qua đó phân tích, xem xét
những ưu nhược điểm của hệ thống này và
đề xuất ra một hệ thống quản lý mới hiệu
quả hơn, linh hoạt hơn.

3. Mô tả bài toán:
Đối với khách mua hàng:
-Khi khách tới mua hàng thì nhân viên kinh
doanh sẽ giới thiệu các mặt hàng công ty có
và các dịch vụ kèm theo.
-Nhân viên kinh doanh sẽ lập đơn đăt hàng
theo yêu cầu của khách hàng nếu công ty có
thể cung ứng được. Nếu không nhân viên
kinh doanh sẽ hẹn khách hoặc giới thiệu một
mặt hàng khác tượng tự.

-Khi đã lập đơn đặt hàng xong, nhân viên kỹ
thuật sẽ kiểm tra hàng trong kho và lấy hàng
chuẩn bị giao cho khách hàng.
-Nhân viên kế toán sẽ đảm nhận nhiêm vụ giao
hàng và nhận tiền từ khách hàng.

-Khi khách đến bảo hành thì sẽ liên hệ trực tiếp
với nhân viên kinh doanh. Bộ phận kinh

doanh sẽ nhận hàng ,phiếu bảo hành và ghi
lai một số thông tin về khách hàng. Nhân
viên kinh doanh sẽ kiểm tra hàng còn thời
hạn bảo hành hay không. Sau đó sẽ chuyển
hàng qua bộ phận kỹ thuật để tiến hành sửa
chữa cho khách. Khách hàng có thể chờ lấy
hàng hoặc hẹn ngày trả với nhân viên kinh
doanh theo khối lượng công việc sửa chữa.
-Khách hàng có thể gọi điện bảo hành tận nhà
Bảo hành :

Khuyến mãi:
-Tùy theo chỉ đạo của ban giám đốc công ty,
nhân viên kinh doanh sẽ gửi đến khách hàng
các chương trình khuyến mãi mới nhất

Lập báo cáo :
-Tuỳ theo yêu cầu của ban quản lý mà các bộ
phận chức năng sẽ phải đưa ra các báo cáo.
Báo cáo có thể chia làm nhiều loại khác
nhau: báo cáo bất thường hay báo cáo định
kì (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng
năm) báo cáo về số hàng bán được, lượng
khách hay doanh thu.

Nhập hàng :
-Nhân viên kế toán, thủ kho và nhân viên kỹ
thuật sẽ chịu trách nhiệm về việc nhập hàng
mới về.
-Nhân viên thủ kho sẽ lập một phiếu nhập

kho.Trên phiếu gồm có :
+Ngày lập.
+Họ tên người giao hàng.
+Nhập tai kho nào ,địa điểm.
+Tên, nhãn hiệu , quy cách, phẩm chất vật tư ,
dụng cụ, số lượng sản phẩm hàng hoá.

+Số chứng từ gốc kèm theo.
+Thành tiền.
-Nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra các mặt hàng
nhập về.
-Nhân viên kế toán sẽ tổng hợp các thông tin
để làm báo cáo sau này.

Xuất hàng :
Khi cần xuất hàng thì kiểm soát chặt chẽ hơn ,
người thủ kho sẽ lập một phiếu xuất kho. Và
phiếu này phải có chữ ký của:
+Người lập phiếu.
+Người nhận hàng.
+Thủ kho.
+Kế toán trưởng.
+Giám Đốc.

4. Đánh giá hệ thống :
Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản
của việc quản lý. Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, các nhà
công ty cạnh tranh nhau khốc liệt về giá cả cũng như chất
lượng dịch vụ. Công ty nào cũng cần phải cố gắng nâng cao
chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phí quản lý. Hệ

thống quản lý cũ của công ty vẫn còn nhiều bất cập, điều này
không những làm phát sinh những chi phí quản lý không cần
thiết mà còn làm cho công việc quản lý trở nên nặng nề phức
tạp, dễ dẫn đến sai phạm , khó lòng giảm chi phí và nâng cao
chất lượng dịch vụ để cạnh tranh. Cụ thể hệ thống quản lý này
có những nhược điểm sau:

Nhược điểm :
-Tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức
khó khăn.
-Rất tốn thời gian, công sức mà không hiệu
quả và dễ xảy ra sai sót.
-Khó lòng đưa ra các dự đoán chính xác,
nhanh chóng để bộ phận quản lý có thể kịp
thời điều chỉnh các chính sách của công ty

Nhược điểm :
-Phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của mỗi
cán bộ trong công ty.
-Điều này khiến cho luồng thông tin lưu chuyển
giữa các bộ phận không được thông suốt và
cũng có thể phát sinh kẽ hở để kẻ gian
(khách hàng và nhân viên) lợi dụng.

Ưu điểm :
-Công việc được giải quyết một cách tương đối
linh hoạt, mềm dẻo chứ không quá máy móc.
-Công ty có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều
kinh nghiệm,một đội ngũ nhân viên mới có
trình độ cao, cơ chế quản lý này có thể tận

dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán bộ,
điều mà máy móc không thể làm được.

5. Đề xuất giải pháp cho hệ thống :
+Xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý
đồng bộ, hiệu quả đồng thời thích hợp với
những đặc thù riêng của công ty.
+Thực hiện đào tạo về nghiệp vụ, và kỹ năng
sử dụng máy tính, kỹ năng sử dụng phần
mềm.
+Công ty phải có một mạng LAN để việc trao
đổi thông tin được nhất quán, thông suốt.

II.Xây dựng bài toán :
1. Các tác nhân :
-Nhân viên kinh doanh.
-Nhân viên kỹ thuật.
-Nhân viên tài chính kế toán.
-Khách hàng.

2. Các trường hợp sử dụng :
1. Đặt Hàng.
2. Nhập hàng.
3. Lập báo cáo.
4. Bảo hành.
5. Khuyến mãi.
6. Lưu thông tin khách hàng.
7. Lập hóa đơn.
8. Bán hàng.

a. Đặt hàng :THSD01
-Mô tả: Khách hàng thực hiện việc đặt hàng tại công ty.
-Tác nhân kích hoạt: Khách hàng
-Luồng cơ sở:
+ Đăng nhập vào hệ thống.
+ Nhập thông tin hàng cần đặt.
-Luống phụ: Không có
-Điều kiện trước: Người dùng đăng nhập thành công
vào hệ thống.
-Điều kiện sau: Hoàn thành công việc.

b. Nhập hàng: THSD02
-Mô tả: Nhập các loại hàng công ty đặt tại nhà cung cấp vào kho.
-Tác nhân kích hoạt: Bộ phận kế toán, nhân viên kỹ thuật.
-Luồng cơ sở:
+Đăng nhập vào hệ thống.
+Chon chức năng nhập hàng sau đó nhập thêm hàng sửa xóa
thông tin hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng.
+Lưu vào hệ thống.
-Luồng phụ: Không có.
-Điều kiện trước: Đăng nhập thành công vào hệ thống
-Điều kiện sau: Kết thúc khi kế toán nhập hàng hoàn thành và lưu
vào cơ sở dữ liệu của hệ thống.

c. Lập báo cáo: THSD03
-Mô tả: Bộ phận quản lý thống kê lập báo cáo số lượng bán được,
tình hình tài chính
-Tác nhân kích hoạt: Bộ phận kế toán.
-Luồng cơ sở
+Đăng nhập vào hệ thống

+kiểm tra số lượng tồn, hàng bán chạy.
+Tổng hợp.
+Báo cáo lên giám đốc.
+Lưu thông tin vào hệ thống.
-Luống phụ: Không có.
-Điều kiện trước: người dùng đăng nhập thành công vào hệ thống
-Điều kiện sau: Người dùng thoát khỏi chức năng thống kê của hệ
thống.

d. Bảo hành: THSD04
-Mô tả: Khách hàng đem hàng tới bảo hành.
-Tác nhân kích hoạt: Nhân viên kỹ thuật.
-Luống cơ sở:
+Đăng nhập vào hệ thống
+Chọn chức năng bảo hành.
+Lưu thông tin vào cơ sở hệ thống
-Luồng phụ: Không có.
-Điều kiện trước: Người dùng đăng nhập thành công
vào hệ thống
-Điều kiện sau: Hoàn thành công việc, thoát khỏi chức
năng

e. Khuyến mãi: THSD05
-Mô tả: Nhân viên kinh doanh đưa các thông tin
khuyến mãi cho khách hàng
-Tác nhân kích hoạt: Nhân viên kinh doanh
-Luồng cơ sở:
+Đăng nhập thành công vào hệ thống
+Chọn chức năng khuyến mãi.
+Lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu hệ

thống
-Luồng phụ: Không có
-Điều kiện trước: Người dùng đăng nhập thành công
vào hệ thống
-Điều kiện sau: Hoàn thành công việc, thoát khỏi chức
năng.

f. Lưu thông tin khách hàng: THSD06
-Mô tả: Nhân viên kinh doanh lưu thông tin khách hàng
-Tác nhân kích hoạt: Nhân viên kinh doanh.
-Luồng cơ sở:
+Đăng nhập thành công vào hệ thống
+Chọn chức năng lưu thông tin khách
hàng.
+Lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu hệ
thống.
-Điều kiện trước: Người dùng đăng nhập thành công
vào hệ thống
-Điều kiện sau: Hoàn thành công việc, thoát khỏi chức
năng.