Phân tích thiết kế hệ phần mềm quản lý bán hàng công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa

Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại cơng nghệ thơng tin phát triển như vũ bão hiện nay,
chúng ta đã nghe thuận tai rất nhiều về máy tính và các thành tựu ứng dụng
của nó trên các phương tiện thơng tin đại chúng. Nhất là khi chúng ta đang
bước vào thời đại của thơng tin thì vấn đề về quản trị và bảo mật CSDL đã trở
nên đặc biệt quan trọng.
Năm 2007, Việt Nam ra nhập WTO, tổ chức thương mại lớn nhất thế
giới, đã mở ra rất nhiều cơ hội cũng như thách thức, các doanh nghiệp, ở từng
bộ phận, đang từng bước tin học hóa q trình xử lý chuyển dần từ thủ cơng
sang tự động có sự thao tác giữa người và máy. Với các phần mềm quản lý
việc kinh doanh với nhiều mơ hình khác nhau của các doanh nghiệp sẽ trở nên
đơn giản và thuận tiện hơn.
Một trong những dạng đầu ra của thông tin mà nhà quản trị yêu cầu
là các báo cáo. Các báo cáo là dạng văn bản có ý nghĩa quan trọng trong
việc hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo ra quyết định. Với hệ thống hiện tại, công
ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa chưa có phần mềm chuyên
dụng cho hệ thống bán hàng nên việc tổng hợp các báo cáo cịn mất rất
nhiều thời gian, chưa đáp ứng tính kịp thời của thông tin. Việc xây dựng
một phần mềm quản lý bán hàng sẽ mang lại cho công ty nhiều lợi ích, đáp
ứng yêu cấu của ban giám đốc đối với thông tin về hoạt động bán hàng.
Đặc biệt các thông tin đầu ra của hệ thống như báo cáo doanh thu bán hàng,
công nợ khách hàng, lượng hàng bán, hàng tồn… trong khoảng thời gian
xác định mà ban giám đốc yêu cầu.
Trong khuôn khổ đợt thực tập tốt nghiệp tại công ty TNHH Sản xuất &
Thương mại Vạn Hoa, em xây dựng một phần mềm Quản lý bán hàng áp
dụng cho mơ hình doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống này chỉ thực hiện ở

Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

mức độ thử nghiệm, chưa có điều kiện khai thác một cách hồn chỉnh trong
thực tế.
Do trình độ và thời gian có hạn, bản đồ án chắc chắn cịn nhiều sai sót
và chưa hợp lý. Vì vậy, em rất mong sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của các thầy
cơ giáo và các bạn để hệ thống được hoàn thiện hơn.
Em rất mong được sự hướng dẫn chỉ bảo của các thầy cơ để có được
kinh nghiệm hồn thành tốt hơn về đề tài này và có thể thực hiện nhiều hệ
thống hoàn chỉnh trong tương lai. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS.
Trương Văn Tú, người đã trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn em thực hiện đề tài
này.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp bao gồm những nội dung chính sau:
 Lời nói đầu
 Chương I: Giới thiệu chung về công ty TNHH Sản xuất &
Thương mại Vạn Hoa và đề tài nghiên cứu
Trình bày các vấn đề tổng quan về cơ sở thực tập, công ty TNHH
Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa, bao gồm: Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức, thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin… và tổng quan về đề tài
nghiên cứu: Tên đề tài, ý nghĩa, mục tiêu, chức năng chính của chương
trình…
 Chương II: Phương pháp luận cơ bản làm cơ sở cho việc
nghiên cứu đề tài

Trình bày các vấn đề phương pháp luận cơ bản làm cơ sở cho việc
nghiên cứu đề tài: Tổng quan về phần mềm và quy trình xây dựng phần mềm,
thiết kế phần mềm, cơng cụ sử dụng để thiết kế phần mềm quản lý bán hàng
trong đề tài…
 Chương III: Phân tích thiết kế hệ phần mềm quản lý bán
hàng công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa
Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

Trình bày các kết quả quan trọng nhất của việc nghiên cứu đề tài: Phân tích
quy trình và u cầu của hệ thống quản lý hoạt động bán hàng của công ty
TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa, chi tiết quy trình phân tích hệ
thống, chi tiết quy trình thiết kế trong phần mềm quản lý bán hàng của công
ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa, một số giao diện trong phần
mềm quản lý bàn hàng công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa.
 Kết luận
 Danh mục tài liệu tham khảo
 Phụ lục

NguyÔn Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B

Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT & THƯƠNG
MẠI VẠN HOA VÀ VẤN ĐỀ TIN HỌC HÓA QUÁ TRÌNH
BÁN HÀNG
1. Tổng quan về cơng ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa
1.1 Đặc điểm, tình hình chung về hoạt động của công ty TNHH Sản
xuất và Thương mại Vạn Hoa
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Sản xuất
& Thương mại Vạn Hoa
Hướng tới thị trường tiêu thụ khá ổn định về sản phẩm bút viết và dựa
vào đặc điểm sản phẩm bút viết tiêu thụ trong nước, ý tưởng thành lập công ty
sản xuất bút máy ngòi mài luyện viết chữ đẹp đã cho ra đời công ty TNHH
Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa. Chính thức được thành lập ngày
26/11/2006, cho tới nay công ty đã dần mở rộng quy mô sản xuất, mở rộng thị
trường trong nước, chiếm được lòng tin và đáp ứng được yêu cầu của người
tiêu dùng về sản phẩm dựa trên cơng nghệ và bí quyết sản xuất thủ cơng bút
máy ngịi mài, dần khẳng định vị thế của mình trong ngành sản xuất, kinh
doanh văn phịng phẩm trong nước. Một vài nét chính về cơng ty TNHH Sản
xuất & Thương mại Vạn Hoa:
Thành lập ngày 26/11/2006.
Tên giao dịch : Công ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Vạn Hoa
Tên giao dịch quốc tế : VANHOA TRADING AND PRODUCTION
COMPANY LIMITED
Tên viết tắt

NguyÔn Thu Trang

: VANHOA P&T CO.,LTD

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Tr s chớnh

Chuyên đề thực tËp tèt nghiÖp

: Số 1 ngõ 6 phố Vĩnh Phúc, phường Vĩnh Phúc,

quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.
Nhà máy sản xuất: Số 15 Tân Xuân, Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội
Kho hàng của cơng ty: có ba kho hàng được đặt tại Số 21 Tân Xuân,
Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội. Trong đó:
- Kho 1: Kho nguyên vật liệu
- Kho 2: Kho thành phẩm bút
- Kho 3: Kho thành phẩm giấy vở
Người đại diện theo pháp luật: Giám đốc Lỗ Minh Tuấn
Vốn điều lệ ban đầu của công ty là 1.100.000.000 đồng. Sau thời gian
hoạt động đến nay, công ty đã có số vốn điều lệ tăng lên là 1.900.000.000
đồng, với một số khách hàng ban đầu từ khi mới thành lập hiện nay số lượng
khách hàng của công ty đã tăng lên rất nhanh do chất lượng sản phẩm mà
công ty cung cấp cùng với sự nỗ lực không ngừng của tất cả các nhân viên
trong công ty.
Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa là doanh nghiệp sản
xuất tư nhân có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu và tài khoản riêng.

Ngồi sản phẩm bút máy ngòi mài dùng luyện viết chữ đẹp, cơng ty
TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa cịn sản xuất mặt hàng sổ, giấy, vở
học sinh cung cấp cho thị trường tiêu thụ trên cả nước.
1.1.2 Mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh của công ty TNHH Sản xuất &
Thương mại Vạn Hoa
+ Mục tiêu
Mục tiêu cơ bản của công ty là: khách hàng, chất lượng, mở rộng quy
mô sản xuất và kinh doanh, không ngừng lớn mạnh trên thị trường trong cả
nước mà còn vươn ra thị trường tiêu thụ nước ngoài. Đặc biệt, lợi nhuận là
mục tiêu hàng đầu, trực tiếp đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh, là
Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

động lực được sử dụng làm địn bẩy kinh tế đồng thời phù hợp với mục tiêu
phát triển bền vững của đất nước.
+ Nhiệm vụ
Xây dựng, tổ chức kế hoạch sản xuất và kinh doanh các mặt hàng văn
phòng phẩm phù hợp với sở thích, thị hiếu người tiêu dùng, đáp ứng yêu cầu
sản xuất, kinh doanh.
Tự tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, khai thác có hiệu quả
nguồn vốn đảm bảo cho quá trình mở rộng sản xuất đổi mới trang thiết bị, bù
đắp các chi phí, làm nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước.
Nghiên cứu, thực hiện các biện pháp nâng cao chất lượng, gia tăng khối
lượng và chất lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng.

Thực hiện tốt các chính sách cán bộ, chế độ quản lý tài sản, tài chính,
lao động, tiền lương do cơng ty quản lý, làm tốt công tác phân phối theo lao
động, đảm bảo công bằng xã hội, đào tạo, bồi dưỡng để khơng ngừng nâng
cao trình độ nghiệp vụ tay nghề cao cho cán bộ công nhân viên.
Làm tốt công tác bảo hộ và an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi
trường, bảo vệ an ninh, làm trịn cơng tác quốc phịng.
1.2 Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu sản xuất của công
ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa
Hiện nay, số nhân viên của công ty là 70 nhân viên. Trong đó có một
Giám đốc, một quản đốc phân xưởng, 37 nhân viên sản xuất, 4 đại diện
thương mại, 11 nhân viên kinh doanh, 3 nhân viên kế toán, 1 nhân viên hành
chính, 12 nhân viên các tỉnh.
Các phịng chức năng: Xưởng sản xuất, phịng kế tốn, phịng tổ chức
hành chính, phịng kinh doanh.
Ban lãnh đạo cơng ty:
Giám đốc: Lỗ Minh Tuấn
Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

Quản đốc: Chu Văn Nhâm
Kế tốn trưởng: Vũ Thu Hằng
- Các phịng chức năng:
+ Phịng tổ chức hành chính: nghiên cứu hồn thiện mơ hình tổ chức
của cơng ty, đào tạo sắp xếp cán bộ công nhân viên. Xây dựng quỹ lương,

định mức lao động, tổ chức ban hành các quy chế quản lý và sử dụng lao
động theo quy định của nhà nước.
+ Phịng tài chính kế tốn: chịu trách nhiệm về cơng tác tài chính kế
tốn trong tồn bộ cơng ty và hạch tốn kết quả sản xuất kinh doanh, báo cáo
nhà nước theo đúng quy định.
+ Phòng kinh doanh và kỹ thuật: điều hành các hoạt động về kỹ thuật
và kinh doanh.
Về mặt kinh doanh: chịu trách nhiệm tổng hợp, nghiên cứu, xây dựng
và lập kế hoạch kinh doanh để xác định tình hình thực hiện kế hoạch, tổ chức
đánh giá hàng hóa trong cơng ty.
Về kỹ thuật: nghiên cứu mẫu mã của tất cả các mặt hàng đã và chưa có
trong cơng ty.
+ Phịng bán hàng: chịu trách nhiệm tiếp nhận trực tiếp các đơn đặt
hàng (khách hàng đến thẳng công ty) hoặc gián tiếp (khách hàng đặt hàng qua
đường điện thoại). Phòng bán hàng chịu trách nhiệm theo dõi doanh thu bán
hàng của công trong từng tháng.
+ Phòng quản đốc: chịu trách nhiệm trực tiếp đốc thúc và giám sát công
nhân viên sản xuất trong cơng ty để tránh tình trạng làm chậm tiến độ sản xuất
gây ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh trong cơng ty. Phịng quản đốc cịn
chịu trách nhiệm đào tạo cho những công nhân mới vào nghề.
- Các kho trong cơng ty:

Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

+ Kho thành phẩm: chịu trách nhiệm hồn thiện và đóng gói mọi mặt
hàng trong cơng ty, xuất hàng theo kế hoạch của phòng bán hàng đưa xuống.
+ Kho vật tư: chịu trách nhiệm cấp phát vật liệu phục vụ cho công nhân
viên trực tiếp sản xuất trong công ty, phải dự trù nguyên vật liệu để tránh tình
trạng thiếu làm chậm tiến độ sản xuất gây ảnh hưởng việc kinh doanh của
cơng ty.
- Các phân xưởng sản xuất: có trách nhiệm sản xuất theo kế hoạch sản
xuất đã định.
Công ty giao kế hoạch hướng dẫn và kiểm tra thực hiện kế hoạch, áp
dụng các biện pháp kế toán, thưởng và chế độ trách nhiệm đối với tất cả các
công nhân viên trong tồn cơng ty. Đảm bảo quyền lợi cả về mặt vật chất lẫn
tinh thần cho mọi cán bộ công nhân viên như chế độ nhà nước quy định.

Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠNG TY TNNH SẢN XUẤT & THƯƠNG MẠI
VẠN HOA:

GIÁM ĐỐC

XƯỞNG
SẢN XUẤT

KẾ TỐN

TỔ CHỨC
HÀNH CHÍNH

KINH
DOANH

ĐẠI DIỆN THƯƠNG MẠI
QUẢN ĐỐC
NHÂN VIÊN KINH DOANH
KHO

TỔ KỸ THUẬT

MÀI PHÁ

MÀI BÓNG
TỔ KIỂM TRA

TỔ PHỤ

Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức cơng ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa

Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B

Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

1.3 Thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại công ty TNHH
Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa
1.3.1 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH
Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa
Công ty TNHH Sản xuất & Tthương mại Vạn Hoa bước đầu đã thay
đổi cách quản lý từ quản lý thủ công sang quản lý tự động, có sự thao tác giữa
người và máy nhằm giảm bớt thao tác thừa, khơng chính xác trong q trình
quản lý, giảm chi phí, nâng cao năng xuất lao động, đưa ra thơng tin chính
xác và kịp thời, trợ giúp cho quá trình ra quyết định. Hiện nay, một số
phịng ban đã được trang bị máy tính, máy in, phần mềm… và cơng ty có
trang web riêng để giới thiệu sản phẩm ra thị trường và người tiêu dùng có
thể nắm bắt một cách nhanh chóng những mặt hàng phục vụ nhu cầu của cá
nhân hay tổ chức.
Tuy nhiên, các thiết bị vẫn chưa được sử dụng đúng mục đích và phục
vụ đúng chức năng nhiệm vụ của các phịng. Do kinh phí của cơng ty hạn hẹp,
hiện nay công ty mới chỉ trang bị công nghệ hiện đại như phần mềm chuyên
dụng cho một số phòng ban, cịn hầu hết vẫn thực hiện thủ cơng là chính. Một
số phịng ban tùy vào nhiệm vụ của mình được nối mạng Internet nhưng cơng
ty chưa có phần mềm quản lý doanh nghiệp tồn diện để các phịng ban có thể
trao đổi thơng tin…
- Phịng giám đốc: đã trang bị máy tính nhưng cơng việc thực hiện vẫn
chủ yếu là thủ công. Hàng ngày, mọi văn bản, giấy tờ đều do thư ký chuẩn bị
để giám đốc phê duyệt nên máy tính chưa phục vụ nhiều cho cơng tác ra
quyết định.
- Phịng kinh doanh: đã trang bị máy tính có nối mạng Internet để thuận
tiện hơn trong quá trình quản lý và nghiên cứu các thơng tin về thị trường,

tình hình của các doanh nghiệp, nhà cung cấp và các đối thủ cạnh tranh. Tuy
Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

vậy, cơng tác quản lý vẫn cịn dựa trên thủ công. Hầu hết các văn bản, giấy tờ
đều do cấp dưới chuẩn bị và đưa lên để phê duyệt. Mọi thông tin cần lưu trữ
vẫn được lưu trữ trên văn bản, giấy tờ. Máy tính chỉ phục vụ cho quản lý tức
thời, khơng có ý nghĩa lâu dài. Muốn lưu giữ các thơng tin hay trình giám đốc
phê duyệt thì tất cả đều in ra giấy.
- Bộ phận bán hàng: được trang bị máy tính với những phần mềm như
Microsoft Word, Microsoft Excel… và được nối mạng Internet. Quá trình tiếp
nhận và xử lý đơn đặt hàng còn dựa trên thủ cơng do chưa có phần mềm bán
hàng nên việc giải quyết cịn khó khăn và chậm. Cuối mỗi kỳ việc thống kê và
lên báo cáo còn mất nhiều thời gian chưa đáp ứng tính kịp thời cho người
quản trị.
- Xưởng sản xuất: đã trang bị máy tính phục vụ cho quá trình quản lý
việc sản xuất cũng như phân cơng cơng việc cho từng tổ sản xuất. Máy tính
được nối mạng Internet nên việc tìm kiếm cũng như nắm bắt thông tin về
những công nghệ mới trên thế giới được nhanh chóng và thuận tiện.
- Phịng tổ chức hành chính: trang bị máy tính với phần mềm ứng dụng
như Microsoft Excel… để quản lý đội ngũ nhân viên trong cơng ty.
- Phịng tài chính kế tốn: là phịng được trang bị máy tính với phần
mềm kế tốn chun dụng trợ giúp cho kế tốn viên trong q trình hạch toán
các nghiệp vụ. Sau mỗi kỳ, việc thống kê và báo cáo được nhanh chóng và

thuận tiện hơn.
- Phịng quản đốc: quản lý trực tiếp các kho thành phẩm và vật tư
nhưng việc quản lý nửa trên máy tính nửa trên sổ sách, giấy tờ. Hàng ngày,
các nhân viên vẫn vào sổ lưu kho rồi cuối tháng mới tổng hợp trên máy tính.
Mọi thơng tin vẫn được lưu trữ trên văn bản dựa vào phiếu xuất kho, phiếu
nhập kho, hóa đơn thanh toán của người bán gửi tới. Phần mềm sử dụng là

Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

Microsoft Excel, chưa có phần mềm quản lý vật tư chuyên dụng. Máy in đã
được trang bị để in các báo cáo nhập - xuất - tồn, thẻ kho… để phê duyệt.
1.3.2 Chiến lược phát triển hệ thống thông tin của công ty TNHH
Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa
Ban giám đốc cơng ty xác định tình trạng quản lý thủ công không thể
kéo dài nhưng trong lúc này công ty chưa thể khắc phục một cách tổng thể và
toàn diện do chi phí lớn mà cơng ty cần vốn để phân bổ cho các mục đích
khác. Trong đó, một số phịng ban của cơng ty đã được tin học hóa cơng tác
nghiệp vụ nên ban giám đốc quyết định chọn giải pháp tin học hóa từng phần,
từng bộ phận. Sau đó sẽ kết nối thành một hệ thống quản lý thống nhất trên cơ
sở thiết lập mạng máy tính thống nhất toàn cơ quan và trang bị một phần mềm
quản lý doanh nghiệp toàn diện để dễ dàng quản lý các nguồn lực, chia sẻ
thơng tin giữa các phịng ban, mỗi người có thể nắm bắt được các thơng tin
nhanh chóng và kịp thời.

Trong những năm tới, cơng ty sẽ trang bị thêm máy tính, máy in, hệ
thống mạng cho từng phịng ban ví dụ phần mềm quản lý bán hàng cho phòng
bán hàng, phần mềm quản trị nhân lực cho phịng tổ chức hành chính… để có
thể thực hiện các nghiệp vụ một cách nhanh chóng và thuận tiện, nâng cao
năng suất lao động…
1.3.3 Thực trạng vấn đề giải quyết bài toán quản lý hoạt động bán hàng
Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, một trong
những nỗi bận tâm hàng đầu của nhà quản trị doanh nghiệp là làm sao quản lý
sát sao tình hình kinh doanh với các số liệu về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho).
Qua nhiều năm nghiên cứu về giải pháp quản lý bán hàng và tìm hiểu khảo sát
thực tế trên mười nghìn khách hàng, người ta đã đưa ra một số thống kê về
những lo lắng của các ông chủ doanh nghiệp như sau:
- Mất kiểm soát về lượng hàng tồn thực tế trong kho.
Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

- Những sai sót thường xun gặp phải trong q trình ghi các thơng
tin trong các hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế tốn.
- Ln cảm thấy khối lượng cơng việc q lớn.
- Khơng có thời gian dành cho gia đình do quá bận kinh doanh.
- Muốn mở rộng sản xuất kinh doanh nhưng lại sợ không quản lý
được.
- Các báo cáo kế tốn rất khó hiểu vì bản thân khơng có nghiệp vụ.
- Khi cần những báo cáo kết quả kinh doanh theo u cầu thì khơng

có hoặc phải đợi rất lâu.
Hoạt động kế tốn cho một cơng ty hay cửa hàng nói chung là một
chuỗi cơng việc rất vất vả và tốn nhiều cơng sức nếu khơng nói là phải có sự
cần mẫn, chăm chỉ và sáng suốt. Sự sai sót sẽ khó tránh khỏi nếu cơng việc
chỉ dành riêng cho một người. Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng việc ghi
sổ sách thủ công sẽ làm mất rất nhiều thời gian và công sức, đôi khi cịn làm
thất thốt về mặt tài chính và việc đối chiếu sổ sách, tính tốn bằng tay
thường xun diễn ra hằng ngày, điều này nhàm chán với con người, dễ dẫn
đến sai sót, nhầm lẫn. Ngồi ra, vấn đề lưu trữ sổ sách kế tốn, hóa đơn,
chứng từ cũng là vấn đề đáng lo ngại cho các công ty về khơng gian, chi phí
khơng gian và bảo quản giấy tờ, sổ sách của cơng ty. Việc tin học hố trong
bài tốn quản lí bán hàng nói chung sẽ giúp cho mọi người làm việc trong bộ
phận kế tốn cơng ty bớt đi phần nào sự nhàm chán đó và đặc biệt là tính
chính xác cao lại khơng tốn bất kỳ chi phí nào cho việc bảo quản và lưu trữ
giấy tờ, sổ sách. Vì vậy, việc tin học hố trong bài tốn quản lí bán hàng sẽ
làm tiết kiệm được thời gian, sức lực, tiền của và giúp cho việc thơng tin kế
tốn được nhanh chóng theo u cầu người dùng đưa ra. Với sự tiến bộ của
khoa học – cơng nghệ hiện nay, máy vi tính có thể giúp chúng ta giải quyết

Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm tối đa chi phí quản
lý, tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa với sản phẩm phong
phú, đa dạng về mẫu mã và chất liệu với thị trường trong nước và ngoài nước
nên việc quản lý bán hàng gặp nhiều khó khăn khi chưa có một phần mềm
chuyên dụng để quản lý hoạt động bán hàng của công ty. Trong mỗi doanh
nghiệp, khâu bán hàng lại là khâu quan trọng quyết định sự sống cịn của cơng
ty vì tất cả mọi hoạt động của công ty đều hướng về mức lợi nhuận tối đa thu
được. Phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế nhằm thỏa mãn nhu cầu đó.
1.3.4 Giải pháp tin học hóa q trình bán hàng của cơng ty TNHH Sán
xuất & Thương mại Vạn Hoa
- Tầm quan trọng của việc tin học hóa q trình bán hàng
+ Phát triển Hệ Thống Thông Tin là cung cấp cho các thành viên của tổ
chức doanh nghiệp những công cụ quản lý tốt nhất bao gồm: phân tích hệ
thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện tiến hành và cài đặt
hệ thống.
+ Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu, chỉnh đốn và
phân tích chúng để đưa ra được cái nhìn tổng quát về tình hình thực tế.
+ Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng
cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mơ hình logic, mơ hình vật lý
ngồi của hệ thống đó.
+ Thực hiện một HTTT có liên quan tới việc xây dựng mơ hình vật lý
trong của hệ thống mới và chuyển mơ hình đó sang ngơn ngữ tin học.
+ Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
- Giải pháp
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng sẽ tạo điều kiện tin học hóa hồn
tồn khâu bán hàng của cơng ty TNHH Sản xuất & Thương mại Vạn Hoa.
Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B

Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

Các nghiệp vụ trong cơng tác bán hàng sẽ được thực hiện trên máy tính nhờ
sự trợ giúp của phần mềm quản lý bán hàng. Từ khâu xử lý đơn đặt hàng đến
khâu lập hóa đơn bán hàng, thống kê và báo cáo được thực hiện nhanh chóng,
chính xác và thuận tiện.
- Lợi ích thu được từ việc tin học hố cơng tác bán hàng:
+ Về mặt tổ chức: cán bộ công nhân trong bộ phận quản lý bán hàng sẽ
có đuợc một mơi trường năng động, hiện đại hơn tạo tâm lý thoải mái, chuyên
nghiệp. Tạo môi trường phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin lâu dài
trong công ty.
+ Về mặt kinh tế: Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc, tiết kiệm
chi phí kinh doanh. Hiệu quả trong việc sử dụng thông tin để trợ giúp cho quá
trình ra quyết định một cách kịp thời, chính xác, thao tác nhanh gọn. Hiệu quả
kinh tế trong việc giảm thiểu hệ thống giấy tờ sổ sách lưu trữ thủ cơng, cồng
kềnh, kém hiệu quả. Q trình xử lý đơn đặt hàng nhanh và chính xác hơn,
giảm chi phí về nhân lực.
Từ những vấn đề đã nêu trên em đã quyết định lựa chọn đề tài: “Xây
dựng phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TNHH Sản xuất & Thương
mại Vạn Hoa” để thực hiện trong quá trình làm chun đề thực tập tốt nghiệp
này.

Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiÖp

CHƯƠNG II
PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN LÀM CƠ SỞ CHO VIỆC
NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
2. Tổng quan về phần mềm và quy trình xây dựng phần mềm
2.1 Phần mềm
2.1.1 Khái niệm phần mềm
Khi việc sử dụng máy tính đã phát triển đến mức độ cao, và việc sản
xuất phần mềm đã thực sự trở thành một lĩnh vực sản xuất kinh doanh trong
nền kinh tế quốc dân thì người ta nói đến cơng nghiệp phần mềm. Nói một
cách tóm tắt, đây là nền công nghiệp sản xuất ra những sản phẩm đóng gói
thương mại hóa trên thị trường. Với Việt Nam chúng ta, công nghệ phần mềm
là một trong những nền kinh tế mũi nhọn trong tiến trình phát triển kinh tế xã
hội của đất nước.
Trong công nghệ phần mềm, theo tiến sỹ tin học người Mỹ Presman
Roger thì “Phần mềm” là:
- Các chương trình máy tính
- Các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình xử lý các thơng tin thích
hợp
- Các tài liệu mơ tả phương phức sử dụng các chương trình ấy.
2.1.2 Phân loại phần mềm
Có nhiều cách phân loại phần mềm, theo một cách được nhiều người dùng
thừa nhận thì phần mềm được chia thành hai loại chính: Phần mềm hệ thống
và phần mềm ứng dụng.
- Phần mềm hệ thống (System Software): là Phần mềm bao gồm các
chương trình hướng dẫn những hoạt động cơ bản của một máy tính như hiện

Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

thơng tin trên màn hình, lưu trữ dữ liệu trên đĩa từ, in kết quả, liên lạc với các
thiết bị ngoại vi, phân tích và thực hiện các lệnh của người dùng. Các chương
trình thuộc phần mềm hệ thống giúp cho phần cứng của máy tính hoạt động
có hiệu quả. Phần mềm hệ thống phục vụ đông đảo người dùng nên thường
được các chuyên gia lập trình hệ thống biên soạn và bán trên thị trường. Các
nhà lập trình hệ thống thường dùng ngôn ngữ cấp thấp để thu được những bản
dịch với chất lượng cao, đảm bảo tiết kiệm thời gian và bộ nhớ của máy tính.
- Phần mềm ứng dụng (Application Software): được chia thành bốn loại:
Phần mềm năng suất, phần mềm kinh doanh, phần mềm giáo dục – tham
khảo, phần mềm giải trí. Trong đó phần mềm kinh doanh gồm các chương
trình giúp cho doanh nghiệp hồn thành những nhiệm vụ xử lý thơng tin có
tính chất thủ tục lặp đi lặp lại hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
Phần mềm kinh doanh khác với phần mềm năng suất ở chỗ nó nhấn mạnh vào
những nhiệm vụ trên phạm vi tồn cơ quan như kế tốn, quản lý nhân sự,
quản lý vật tư, quản lý bán hàng…
2.1.3 Sự tiến hóa của phần mềm
Thời kỳ thứ nhất
1950-1960
- Xử lý theo lô

Thời ký thứ hai

tán

làm theo - Thời gian thực -

đơn đặt hàng

Thời kỳ thứ tư

1960-1970
1970-đầu 1990
1990-2000
- Nhiều người - Hệ thống phân - Hệ thống để

- Phần mềm đơn dùng
chiếc

Thời kỳ thứ ba

- Cơ sở dữ liệu
-

Phần

thương mại

bàn
Phần

mềm -

thông minh

mềm - Phần cứng rẻ

Hướng

đối

tượng
- Hệ chuyên gia

- Hiệu quả tiêu - Mạng Nơtơron
thụ

- Xử lý song

song
Hình 2.1: Bảng biểu diễn sự tiến hóa của phần mềm
2.1.4 Vịng đời phát triển của phần mềm
Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

Trong cơng nghệ phần mềm người ta tiến hành mơ hình hóa q trình
phát sinh, phát triển của một phần mềm và được gọi là mơ hình thác nước,

biểu diễn vịng đời phát triển của một phần mềm. Việc mơ hình hóa cho phép
các kỹ sư phần mềm hiểu rõ từng cơng đoạn và trên cơ sở đó đưa ra các giải
pháp để bổ sung và phát triển một công đoạn nào đó.Mơ hình thác nước biểu
diễn vịng đời phần mềm:

Cơng nghệ hệ
thống

Phân tích

Thiết kế

Mã hóa

Kiểm thử

Bảo trì

Hình 2.2: Vịng đời phát triển của phần mềm

Cơng nghệ hệ thống:

Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiÖp

Phần mềm là một bộ phận của một hệ thống quản lý nói chung, do đó
cơng việc nghiên cứu phần mềm phải được đặt trong mối liên hệ chặt chẽ với
các thành phần khác của hệ thống quản lý như phần cứng, cơ sở dữ liệu, và
nhân tố con người.
Phân tích yêu cầu phần mềm:
Kỹ sư phần mềm tiến hành phân tích các chức năng cần có của phần
mềm và các giao diện của nó dựa trên q trình tìm hiểu và đặc tả yêu cầu của
khách hàng.
Thiết kế:
Thiết kế phần mềm là một tiến trình nhiều bước tập trung vào bốn
thuộc tính phân biệt của chương trình là: cấu trúc dữ liệu, kiến trúc phần
mềm, các thủ tục, các đặc trưng giao diện. Tài liệu thiết kế phần mềm là một
bộ phận của cấu hình phần mềm.
Mã hóa:
Thiết kế phải được dịch thành ngơn ngữ máy mà máy tính hiểu được,
do đó bước mã hóa thực hiện cơng việc này.
Kiểm thử:
Tiến trình kiểm thử tập trung vào phần lơgic bên trong của phần mềm,
đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh đều được kiểm thử nhằm phát triển phát hiện
ra các lỗi và kết quả phù hợp với dữ liệu vào.
Bảo trì:
Sau khi bàn giao phần mềm cho khách hàng, chắc chắn nó sẽ phải có
nhưng thay đổi để hồn tồn tương thích với các điều kiện quản lý của cơ sở
thực tế như sự tương thích với hệ điều hành, các thiết bị ngoại vi… Quá trình
bảo trì còn xảy ra khi khách hàng yêu cầu nâng cao chức năng hay hiệu năng.
Việc bảo trì phần mềm phải áp dụng lại các bước của vòng đời phát triển nói
trên cho chương trình hiện tại chứ khơng phải là chương trình mới.
Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiÖp

2.1.5 Những đặc trưng của phần mềm
Phần mềm khác với máy tính cá nhân ở chỗ nó là phần tử hệ thống lôgic
chứ không phải hệ thống vật lý nên nó có những đặc trưng sau:
- Phần mềm được kỹ nghệ hóa chứ khơng phải được chế tạo theo nghĩa
cổ điển
- Phần mềm không bị hỏng đi, không bị khấu hao trong quá trình sử
dụng
- Phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng chứ không lắp ráp từ các
những thành phần có sẵn.
- Có khả năng sao chép và nhân bản dễ dàng.
- Vận chuyển dễ dàng.
2.2 Công nghệ phần mềm
2.2.1 Khái niệm công nghệ phần mềm
Công nghệ phần mềm (Software Technology) là một tổng thể bao gồm
ba yếu tố chủ chốt – Phương pháp, Công cụ và Thủ tục – giúp cho người quản
lý có thể kiểm sốt được quá trình phát triển phần mềm và cung cấp cho kỹ sư
phần mềm một nền tảng để xây dựng một phần mềm chất lượng cao.
Các phương pháp của công nghệ phần mềm đưa ra cách làm về mặt kỹ
thuật để xây dựng phần mềm. Nội dung của các phương pháp bao gồm: Lập
kế hoạch và ước lượng dự án phần mềm, Phân tích yêu cầu hệ thống và phần
mềm, Thiết kế cấu trúc dữ liệu, Thiết kế chương trình và các thủ tục, mã hóa
và bảo trì.
Các cơng cụ của công nghệ phần mềm cung cấp sự hỗ trợ tự động hay

bán tự động cho các phương pháp. Tiêu biểu là Cơng nghệ phần mềm có máy
tính hỗ trợ CASE.
Các thủ tục của Công nghệ phần mềm là chất keo dán phương pháp và
cơng cụ lại với nhau.
Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

2.2.2 Quy trình của cơng nghệ phần mềm
Mục đích: Qui trình thiết kế phần mềm được áp dụng cho các công
việc: xây dựng đặc tả yêu cầu đối với phần mềm; xây dựng kiến trúc hệ
thống; thiết kế dữ liệu, thiết kế chương trình; thiết kế giao diện; và thiết kế
công cụ cài đặt.
Dấu hiệu: Các hoạt động và tài liệu sau đặc trưng cho quá trình thiết kế:
Tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm; tài liệu kiến trúc hệ thống, tài liệu thiết kế
dữ liệu, tài liệu thiết kế chương trình, tài liệu thiết kế giao diện, và xem xét
các tài liệu thiết kế này.
Lưu đồ quy trình của cơng nghệ phần mềm:

Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiÖp

Lập kế hoạch chi tiết

Bắt đầu

Xây dựng đặc tả YC

Thiết kế KTHT

Xem xét KTHT

K

C

Thông qua
KTHT

Thiết kế mức cao

K

Thông qua
kết quả
TK

Thiết kế chi tiết

Xem xét kết quả TK

C
Tổng hợp và bàn giao kết
quả

Kết thúc

Hình 2.3: Quy trình của cơng nghệ phần mềm

Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp

2.2.3 Làm bản mẫu phần mềm
Trong cơng nghệ phần mềm làm bản mẫu là một công đoạn cực kỳ
quan trọng bởi vì khi khách hàng đến ký kết hợp đồng họ mới chỉ bày tỏ
nguyện vọng của mình về phần mềm tương lai, bản thân các kỹ sư lập trình
cũng chưa thể hình dung ra hết tồn bộ những đặc trưng cơ bản của phần
mềm mà mình sẽ sản xuất. Do đó, cũng như trong sản xuất cơng nghiệp, khi
đưa ra một sản phẩm mới, các công ty phần mềm đều tiến hành làm bản mẫu
phần mềm. Nói một cách tổng qt, bản mẫu có thể coi là mơ hình của phần
mềm nhưng chỉ bao gồm những đặc trưng cơ bản nhất mà thôi.
Bản mẫu trong công nghệ phần mềm có thể làm dưới ba dạng: Biểu
diễn trên giấy; một phần mềm thu gọn với những đặc trưng tiêu biểu nhất;

một sản phẩm tương đối hoàn chỉnh.
Trên cơ sở bản mẫu, khách hàng sẽ tiến hành đánh giá, rồi đặt ra các
yêu cầu bổ sung và sau khi đã thống nhất với bản mẫu được lựa chọn sẽ tiến
hành ký kết sản xuất phần mềm.
Dưới góc độ nghề nghiệp, yêu cầu cán bộ của qui trình làm bản mẫu là
khách hàng chỉ quan tâm đến những cái “nhìn thấy được” của phần mềm, do
đó các kỹ sư lập trình phải cố gắng tạo ra một bản mẫu có sức thu hút, dễ sử
dụng để có thể chuyển dang bước ký kết hợp đồng sản xuất phần mềm. Căn
cứ vào từng đối tượng và mức độ hiểu biết của họ mà kỹ sư phần mềm có thể
chọn một trong ba dạng bản mẫu ở trên.
Quy trình làm bản mẫu phần mềm có thể được biểu diễn trong hình vẽ sau:

Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiÖp
Bước 1

Kết thúc

Bắt đầu

Sản phẩm

Xác định
yêu cầu

Làm mịn
bản mẫu
kế

Khách hàng
đánh giá

Thiết
nhanh

Xây dựng
bản mẫu

Hình 2.4: Quy trình làm bản mẫu phần mềm

Qui trình này gồm 6 bước:
Bước 1: Gặp gỡ khách hàng để xác định yêu cầu của họ, thông thường khách
hàng thường bày tỏ nguyện vọng chứ không xác định một cách chính xác các
chức năng, nhiệm vụ cụ thể mà phần mềm cần có. Vì vậy, cán bộ triển khai
dự án và ký kết hợp đồng sẽ phải tìm hiểu khách hàng và vạch ra các yêu cầu
của họ càng chi tiết càng tốt về sản phẩm phần mềm sẽ được xây dựng.
Trước khi tiến hành bước hai, một công đoạn vô cùng quan trọng là
khảo sát thực tế (đây cũng nằm trong bước một, xác định yêu cầu của khách
hàng). Qua quá trình khảo sát thực tế, đặc tả yêu cầu được hình thành và tiếp
tục các kỹ sư phần mềm sẽ chuyển sang bước hai.
Bước 2: Tiến hành thiết kế nhanh phần mềm biểu diễn bằng một trong ba hình
thức nêu ở trên.

Ngun Thu Trang

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B


Đại học Kinh tế Quốc Dân

Chuyên đề thực tập tốt nghiÖp

Bước 3: Xây dựng bản mẫu phần mềm với một yêu cầu cơ bản đầu tiên là có
sức thuyết phục đối với khách hàng mà chưa chú ý nhiều lắm đến góc độ kỹ
thuật và cơng nghệ.
Bước 4: Khách hàng trực tiếp đánh giá bản mẫu và tiếp tục nêu ra các bổ sung
và hoàn thiện, chỉ sau khi khách hàng chấp nhận bản mẫu và ký kết hợp đồng
thì mới chuyển sang bước năm.
Bước 5: Làm mịn bản mẫu
Bước 6: Sau khi đã làm mịn bản mẫu, chúng ta có phần mềm ở phiên bản đầu
tiên version 1.0. Đây chưa hẳn là một phần mềm đã được thương mại hóa trên
thị trường mà mới chỉ là hạt nhân để tiếp tục hoàn thiện thành một phần mềm
với đầy đủ các tính năng đã được vạch ra.
2.3 Thiết kế phần mềm
2.3.1 Vai trò của thiết kế phần mềm
Thiết kế phần mềm nằm ở trung tâm kỹ thuật của tiến trình kỹ nghệ
phần mềm. Một khi các yêu cầu phần mềm đã được phân tích và đặc tả thì
thiết kế phần mềm là một trong ba hoạt động kỹ thuật: thiết kế, lập trình và
kiểm thử, những hoạt động cần để xây dựng và kiểm chứng phần mềm. Từng
hoạt động này biến đổi thông tin theo cách cuối cùng tạo ra phần mềm máy
tính hợp lệ.

Ngun Thu Trang
Mơ hình

chức năng

Líp Tin häc Kinh tÕ 47B