Các Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm Kế Toán Áp Dụng Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp Nhỏ Và Vừa.pdf
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.62 MB, 54 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM
---------------
THÁI NGỌC TRÚC PHƯƠNG
CÁC TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN
ÁP DỤNG PHÙ HỢP CHO DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ
VỪA - NGHIÊN CỨU TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN TÂN PHÚ
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Chun ngành: Kế tốn
Mã số: 60340301
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ
Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2013
i
LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan luận văn này hồn tồn do tơi thực hiện. Các đoạn trích dẫn và số
liệu sử dụng trong luận văn đều đƣợc dẫn nguồn và có độ chính xác cao nhất trong
phạm vi hiểu biết của tôi.
Tác giả luận văn
Thái Ngọc Trúc Phương
ii
MỤC LỤC
Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Danh mục các từ viết tắt, các bảng, hình và hộp
CHƢƠNG 1: PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................... 1
CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM
KẾ TOÁN ..................................................................................................... 6
2.1.
Tổng quan về các nghiên cứu trƣớc đây liên quan đến đề tài ........................ 6
2.2.
Một số vấn đề chung về phần mềm kế toán ................................................. 13
2.3.
Quy trình đầu tƣ, khai thác sử dụng phần mềm kế toán ............................... 16
2.4.
Đặc điểm phần mềm kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa .... 23
Kết luận chƣơng 2 .................................................................................................... 25
CHƢƠNG 3: TÌM HIỂU VỀ CÁC TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ
TỐN SỬ DỤNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA NGHIÊN CỨU TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ
CHÍ MINH .................................................................................................. 26
3.1.
Giới thiệu tổng quát tình hình kinh doanh và quản lý doanh nghiệp nhỏ và
vừa ở Việt Nam ............................................................................................ 26
3.2.
Tình hình sử dụng phần mềm kế tốn ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa ....... 33
3.3.
khảo sát thực tế ............................................................................................. 36
3.4.
Một số nhân tố tác động đến việc sử dụng phần mềm thông qua khảo sát .. 48
Kết luận chƣơng 3 .................................................................................................... 51
iii
CHƢƠNG 4: CÁC TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN ÁP
DỤNG PHÙ HỢP CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA –
NGHIÊN CỨU TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ
CHÍ MINH ................................................................................................. 52
4.1.
Quan điểm xác lập các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế tốn phù hợp cho các
doanh nghiệp nhỏ và vừa .............................................................................. 52
4.2.
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa ..... 53
4.3.
Kiến nghị ...................................................................................................... 55
Kết luận chƣơng 4.................................................................................................... 62
KẾT LUẬN CHUNG
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Phụ lục 1. Mơ hình 4 mức độ phát triển của các dịch vụ hành chính cơng trực tuyến
Phụ lục 2. Doanh nghiệp nhỏ và vừa
Phụ lục 3. Nhu cầu đầu tƣ thêm phần mềm của doanh nghiệp
Phụ lục 4. Những vấn đề quan tâm khi lựa chọn phần mềm kế toán
Phụ lục 5. Phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa
Phụ lục 6. Công văn 23/TK ngày 17 tháng 04 năm 2013
Phụ lục 7. Danh sách doanh nghiệp phản hồi phiếu khảo sát
Phụ lục 8. Kết quả khảo sát
Phụ lục 9. Phiếu khảo sát
Phụ lục 10. Bảng giá sử dụng phần mềm Fast Accounting Online
Phụ lục 11. Các hộp minh hoạ chƣơng 3
iv
DANH MỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIỀT TẮT
PMKT
Phần mềm kế toán
DNNVV
Doanh nghiệp nhỏ và vừa
CNTT
Công nghệ thông tin
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 3.1
Số doanh nghiệp trên 11 phƣờng của Quận Tân Phú
Trang 40
Bảng 3.2
Thông tin chung của các doanh nghiệp đƣợc khảo sát
Trang 41
Bảng 3.3
Tình hình ứng dụng phần mềm trong cơng tác kế toán
Trang 42
của các doanh nghiệp đƣợc khảo sát
Bảng 4.1
Chỉ số phụ 2009 - Phần mềm ƣu chuộng
Trang 56
DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 2.1
Yếu tố quyết định lựa chọn phần mềm kế tốn
Trang 08
Hình 2.2
Mơ hình lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp
Trang 10
nhỏ
DANH MỤC CÁC HỘP
Hộp 3.1
Ra mắt dịch vụ phần mềm online
Phụ lục 11
Hộp 3.2
ERP là gì
Phụ lục 11
Hộp 3.3
Chi phí đầu tƣ ERP
Phụ lục 11
1
CHƢƠNG 1
PHẦN MỞ ĐẦU
1.1.
Vấn đề nghiên cứu
Công nghệ thông tin và truyền thơng là động lực quan trọng góp phần bảo
đảm sự tăng trƣởng và phát triển bền vững của đất nƣớc. Mục tiêu cụ thể hƣớng
đến năm 2015 về ứng dụng công nghệ thông tin đã đƣợc Thủ tƣớng Chính phủ phê
duyệt trong đề án: “Đƣa Việt Nam sớm trở thành nƣớc mạnh về công nghệ thông
tin và truyền thơng” (Thủ tƣớng Chính phủ, 2010). Đó là doanh nghiệp và các tổ
chức xã hội ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành và sản xuất
kinh doanh với tỉ lệ 80%; đồng thời, cơ quan nhà nƣớc cung cấp hầu hết các dịch
vụ công cơ bản trực tuyến tới ngƣời dân và doanh nghiệp mức độ 2 và 3 (xem phụ
lục 1). Góp phần đảm bảo sự tăng trƣởng và phát triển của đất nƣớc, nâng cao tính
minh bạch, tiết kiệm thời gian, kinh phí cho các cơ quan, tổ chức, ngƣời dân và
doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp hoạt động trong thị trƣờng cạnh tranh phải đối
mặt với nhiều rủi ro. Nhà quản trị ra các quyết định thƣờng xun hơn, họ cần có
thơng tin đầy đủ, chính xác và nhanh chóng để ra quyết định kịp thời. Do vậy các
doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển lâu dài thì cần có sự hỗ trợ của công nghệ
thông tin. Doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng phần
mềm, muốn lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản
lý của doanh nghiệp - đặc biệt ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ - là một công việc
không dễ dàng đối với các doanh nghiệp. Lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp đã
trở thành một trong những quyết định quan trọng nhất đối với các tổ chức trong
môi trƣờng kinh doanh thay đổi nhanh chóng nhƣ hiện nay. Kết quả khảo sát của
Nguyễn Văn Thơng (2009) cho thấy 82% các doanh nghiệp gặp khó khăn khi lựa
chọn phần mềm kế toán - một tỉ lệ khá cao.
2
1.2.
Ý nghĩa, tính cấp thiết của đề tài
Bài viết Các tiêu chí đánh giá và lựa chọn phần mềm cho thư viện điện tử ở
Việt Nam đã đƣợc đăng trên Tạp chí Thơng tin và Tƣ liệu số 2/2005. Tác giả Tạ Bá
Hƣng và các cộng sự (2005) đã thừa nhận thƣ viện là một thiết chế văn hố, có
truyền thống và có khả năng thích ứng với mơi trƣờng phát triển, do vậy việc đánh
giá và lựa chọn phần mềm cho một thƣ viện điện tử
1
cụ thể cần phải dựa trên 3
nhóm tiêu chí chủ yếu. Nhóm tiêu chí về CNTT và truyền thơng đƣợc xem là tiêu
chí cơ bản cần đƣợc đáp ứng đối với hệ thống phần mềm cho thƣ viện điện tử.
Nhóm tiêu chí về các chuẩn nghiệp vụ thông tin thƣ viện (TT-TV) để đảm bảo sự
tƣơng thích trong giao dịch và vận hành các quá trình TT-TV và trao đổi sản phẩm,
dịch vụ TT-TV trong mơi trƣờng nối mạng tồn cầu bao gồm các chuẩn nghiệp vụ
TT-TV tiên tiến và chuẩn vận hành. Cuối cùng là nhóm tiêu chí đối với các module
chức năng, tuỳ thuộc vào mức độ đầu tƣ và nhu cầu thực tế trong từng giai đoạn
của một thƣ viện cụ thể mà có những module khác nhau. Bài viết đã đƣa ra 3 nhóm
tiêu chí làm cơ sở đánh giá và lựa chọn phần mềm cho thƣ viện hoạt động trong
môi trƣờng nối mạng trong điều kiện ở Việt Nam. Tuy nhiên, tiêu chí đánh giá và
lựa chọn PMKT cho các doanh nghiệp lại là một vấn đề khác cần đƣợc đề xuất.
Theo kết quả khảo sát của bài nghiên cứu Tổ chức hệ thống kế toán doanh
nghiệp trong điều kiện tin học hố, tác giả Nguyễn Văn Thơng (2009) đã thu thập
đƣợc thì có 90% doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm phải phù hợp với đặc điểm
qui mô của doanh nghiệp, 78% doanh nghiệp quan tâm đến dịch vụ tƣ vấn triển
khai, 65% doanh nghiệp quan tâm đến giá cả, 50% doanh nghiệp quan tâm đến
phần mềm dễ sử dụng. Chƣơng 3 với một số giải pháp tổ chức hệ thống kế toán
doanh nghiệp trong điều kiện tin học hố, có 8 vấn đề cần quan tâm khi lựa chọn
PMKT phù hợp nhằm giải quyết phần nào những khó khăn mà ngƣời mua thƣờng
gặp phải. Đó là qui mô kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, nghiên cứu kỹ các phân hệ
1
đƣợc thiết kế, triển khai và vận hành trên cơ sở áp dụng những thành tựu tiên tiến của CNTT và truyền
thông, đƣợc sinh ra và phát triển để hoạt động trong môi trƣờng nối mạng (Tạ Bá Hƣng và cộng sự, 2005).
3
nào cần dùng, dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng, cân đối nguồn lực tài chính, tham khảo
ý kiến chuyên gia - đồng nghiệp, phần mềm phải dễ dàng sử dụng, phù hợp với đội
ngũ nhân lực kế toán hiện có, PMKT phải tƣơng thích với hệ thống kỹ thuật hiện
tại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, mẫu khảo sát bao gồm các doanh nghiệp qui mô
lớn và doanh nghiệp qui mô nhỏ và vừa nên giải pháp đƣa ra khá chung chung,
chƣa đi sâu phân nhóm các tiêu chí ở từng qui mơ doanh nghiệp. Thêm vào đó,
66% doanh nghiệp gặp khó khăn khi tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin
học hoá cho rằng phần mềm chƣa phù hợp. Nên chăng các giải pháp đƣợc tác giả
Thông nêu ra dựa trên cơ sở những vấn đề cần quan tâm khi lựa chọn PMKT cần
lƣu ý những vấn đề chƣa phù hợp đối với các doanh nghiệp.
Trong luận văn của Lƣơng Đức Thuận (2012), tác giả tiến hành khảo sát gửi
phiếu khảo sát đến 50 đơn vị sự nghiệp có thu cơng lập trên địa bàn Thành phố Hồ
Chí Minh thuộc lĩnh vực y tế và giáo dục đào tạo. Tuy nhiên chỉ có 36 đơn vị phản
hồi tƣơng ứng tỉ lệ 72%, trong đó 26 đơn vị giáo dục đào tạo còn lại 10 đơn vị y tế,
bảo đảm xã hội. Kết quả tổng kết từ các đơn vị đƣợc khảo sát cho thấy họ quan tâm
đến các vấn đề khi lựa chọn phần mềm nhƣ: đầu tiên là phù hợp với đặc điểm qui
mô của đơn vị, kế đến là thân thiện dễ sử dụng, tiếp theo là tính linh hoạt và kiểm
sốt của phần mềm, cuối cùng là giá phí của phần mềm (xem phụ lục 4). Kiến nghị
về việc tiến hành lựa chọn và sử dụng PMKT ở các đơn vị sự nghiệp có thu là cần
phải quan tâm các tiêu chí: đáp ứng u cầu ngƣời dùng, phần mềm có tính kiểm
sốt cao, tính linh hoạt của phần mềm, tính phổ biến và tính ổn định, giá phí của
phần mềm. Đối với phƣơng pháp lựa chọn thì dựa trên các bƣớc: xác định các yêu
cầu của đơn vị, tiến hành thu thập các PMKT, tìm hiểu và xác định khả năng đáp
ứng của từng phần mềm, cuối cùng là đánh giá và lựa chọn PMKT. Bài nghiên cứu
của tác giả Lƣơng Đức Thuận chỉ giới hạn ở một số lĩnh vực hoạt động sự nghiệp
trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
Các nghiên cứu nhƣ chúng tơi đã trình bày ở trên liên quan đến nhiều loại
hình hoạt động nhƣng chƣa có đề tài nào đi sâu vào doanh nghiệp nhỏ và vừa ở
4
Việt Nam. Thêm nữa việc, đánh giá và lựa chọn các gói phần mềm đáp ứng yêu cầu
của một tổ chức là một q trình lựa khó khăn. Lựa chọn một gói phần mềm sai có
thể tốn kém và ảnh hƣởng xấu đến quá trình kinh doanh (Anil S. Jadhav, Rajendra
M. Sonarb, 2009). Do vậy, chúng tôi thực hiện đề tài này với mong muốn xác lập
những tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa loại hình doanh nghiệp chiếm đại bộ phận trong nền kinh tế nƣớc ta hiện nay.
1.3.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu các vấn đề đã đƣợc các doanh nghiệp
trong mẫu phân tích quan tâm khi tiến hành lựa chọn phần mềm kế toán. Với kết
quả thu thập đƣợc từ thực tế, luận văn xác lập các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế
toán phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Quận Tân Phú.
1.4.
Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phƣơng pháp khảo sát trực tiếp lấy ý kiến đại diện doanh
nghiệp tại các trụ sở chính của doanh nghiệp và tại cơ quan Bảo hiểm Xã hội Quận
Tân Phú - nơi các đại diện doanh nghiệp đến liên hệ công tác.
Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài đƣợc sử dụng là phƣơng pháp định
lƣợng, chủ yếu là thống kê mô tả. Công cụ thu thập dữ liệu là bảng câu hỏi đƣợc
thiết kế sẵn, đƣợc phát trực tiếp đến các doanh nghiệp trên địa bàn Quận Tân Phú.
1.5.
Phạm vi nghiên cứu và đối tƣợng nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu chủ yếu của đề tài là những vấn đề cần quan tâm trong
việc lựa chọn phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài tập trung vào các doanh nghiệp nhỏ và vừa
đang hoạt động trên địa bàn Quận Tân Phú thuộc Thành phố Hồ Chí Minh.
5
1.6.
Bố cục luận văn
Đề tài đƣợc chia thành bốn chƣơng, bao gồm:
Chƣơng 1. Phần mở đầu
Chƣơng 2. Cơ sở lý thuyết về tiêu chí lựa chọn phần mềm kế tốn
Chƣơng 3. Tìm hiểu về các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán sử dụng tại
các doanh nghiệp nhỏ và vừa - nghiên cứu trên địa bàn Quận Tân Phú, Thành phố
Hồ Chí Minh
Chƣơng 4. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán áp dụng phù hợp cho các
doanh nghiệp nhỏ và vừa - nghiên cứu trên địa bàn Quận Tân Phú, Thành phố Hồ
Chí Minh
Ngồi ra, trong đề tài cịn có các phụ lục nhằm minh họa hoặc bổ trợ cho nội
dung luận văn, danh sách doanh nghiệp phản hồi phiếu khảo sát, kết quả khảo sát,
và phiếu khảo sát.
6
CHƢƠNG 2
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TIÊU CHÍ LỰA
CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÁC NGHIÊN CỨU TRƢỚC ĐÂY LIÊN QUAN
ĐẾN ĐỀ TÀI
Xác định tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán đã đƣợc nhiều tác giả nghiên
cứu. Qua tìm hiểu, chúng tơi chọn lọc một số đề tài có liên quan đến vấn đề nghiên
cứu mà chúng tôi đang thực hiện. Sau đây là các nội dung đề tài nghiên cứu nói trên.
Tầm quan trọng của các hoạt động lựa chọn phần mềm kế toán cho
doanh nghiệp nhỏ - Bryan D. Sisson, 2003
Mục đích nghiên cứu của tác giả Bryan D. Sisson (2003) là xác định và đánh
giá tầm quan trọng gắn liền với hoạt động lựa chọn phần mềm kế toán trong cộng
đồng doanh nghiệp nhỏ. Để làm đƣợc điều này, tác giả đã tổng kết các khuyến nghị
(Bryan D. Sisson đã lựa chọn những ý tƣởng rõ ràng và chính xác) từ nhóm tác giả
của các tài liệu nhƣ tạp chí, sách, . . . . Một đề xuất với 20 hoạt động lựa chọn phần
mềm đƣợc bao gồm: thuê nhà tƣ vấn độc lập, lập danh sách các nhà cung cấp phần
mềm, sử dụng thử với dữ liệu thực tế, mời các nhà cung cấp, đánh giá hệ thống
hiện tại, phát triển công cụ để đánh giá /đo lƣờng của hệ thống phần mềm, xem xét
thời gian đào tạo và chi phí, xem xét việc mở rộng hệ thống trong tƣơng lai, xác
định công suất của hệ thống, sử dụng các công cụ lựa chọn phần mềm thông minh,
chuẩn bị và gửi yêu cầu báo giá đến danh sách nhà cung cấp, xem xét và phân tích
phản ứng nhà cung cấp, xem xét chƣơng trình dễ sử dụng, sử dụng nhân viên có
kinh nghiệm, kiểm tra độ tin cậy và hỗ trợ của nhà cung cấp, xem xét các vấn đề
giao diện hệ thống, chuẩn bị ngân sách hệ thống mới, xây dựng kế hoạch thực hiện,
giám sát thực hiện, tài liệu hƣớng dẫn sử dụng rõ ràng.
7
Đặc điểm và sự lựa chọn phần mềm kế toán của công ty quốc tế - Ajay
Adhikaria và cộng sự, 2004
Các công ty quốc tế Hoa Kỳ đƣợc tác giả Ajay Adhikaria và cộng sự (2004)
nghiên cứu khảo sát tập trung vào việc lựa chọn phần mềm kế toán quốc tế. Kết quả
điều tra - các mối quan hệ giữa các đặc điểm, tính năng và tiêu chí lựa chọn phần
mềm chung công ty - cho thấy các công ty quốc tế ƣu tiên các tính năng khác nhau
tuỳ thuộc vào qui mơ và mức độ quốc tế hóa. Tuy nhiên, mối quan hệ giữa các đặc
điểm công ty và tiêu chí lựa chọn chung - nhƣ hỗ trợ và bảo mật, phần cứng và nền
tảng điều hành, và tính linh hoạt và chi phí - là khơng đáng kể. Từ kết quả trên đã
chỉ ra rằng: đặc điểm công ty là một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn và thiết
kế phần mềm kế toán quốc tế.
Yếu tố quyết định lựa chọn phần mềm kế tốn: Một mơ hình đề xuất Abu-Musa, Ahmad A., 2005
Mục tiêu của bài nghiên cứu “Yếu tố quyết định lựa chọn phần mềm kế
tốn: Một mơ hình đề xuất” ( Abu-Musa, Ahmad A., 2005) là phát triển một khn
khổ lý thuyết tích hợp cho các yếu tố quyết định chính. Các tiêu chí này sẽ hƣớng
dẫn và giúp một tổ chức trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Tác giả đã
đƣa ra bốn yếu tố chính ảnh hƣởng đến lựa chọn phần mềm kế tốn phù hợp (xem
hình 2.1) bao gồm: nhu cầu của ngƣời sử dụng, các tính năng phần mềm kế tốn,
mơi trƣờng và cơ sở hạ tầng CNTT, độ tin cậy của nhà cung cấp.
Yếu tố chính đầu tiên đƣợc đề cập là nhu cầu của ngƣời sử dụng. Các phần
mềm phải đáp ứng tốt nhất các nhu cầu hiện tại và dễ dàng thích ứng với hầu hết
các nhu cầu trong tƣơng lai của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên quyết định số
lƣợng dự kiến ngƣời sử dụng phần mềm, kể cả dự đoán ngƣời sử dụng bổ sung khi
qui mô kinh doanh mở rộng. Xác định doanh nghiệp kinh doanh thuộc loại hình
thơng thƣờng hay chun ngành thì chọn phần mềm về loại hình đó. Lựa chọn phần
mềm kế toán xem xét đến kế hoạch kinh doanh cho 3-5 năm đƣợc là một lựa chọn
chiến lƣợc về sự linh hoạt để đáp ứng nhu cầu trong tƣơng lai.
8
Yếu tố chính thứ hai là các tính năng của phần mềm kế tốn. Tính năng quan
trọng trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp là khả năng tuỳ biến và lập
báo cáo tài chính. Bên cạnh đó cũng cần đƣợc xem xét các tính năng nhƣ: cấu trúc
tài khoản kế tốn, tính năng web và thƣơng mại điện tử, ngoại tệ, hỗ trợ cơ sở dữ
liệu, các module, giá cả của 8 đơn vị cốt lõi của phần mềm, tính năng bảo mật của
phần mềm, tính năng khác của phần mềm.
Hình 2.1: Yếu tố quyết định lựa chọn phần mềm kế toán
(Nguồn: Abu-Musa, Ahmad A., 2005)
Yếu tố chính thứ ba là mơi trƣờng và hạ tầng CNTT. Trƣớc tiên, nên tìm sản
phẩm phần mềm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp sau đó mới tìm những phần
cứng tốt nhất để chạy phần mềm. Nếu doanh nghiệp đã có sẵn và đang sử dụng,
9
doanh nghiệp có thể nâng cấp thiết bị dựa trên các yêu cầu khả năng tƣơng thích hệ
thống phần mềm mới (Soukup, 2000).
Yếu tố chính cuối cùng là độ tin cậy của nhà cung cấp. Phần mềm tốt đến
thế đâu thì ngƣời dùng vẫn phải tiếp tục cần đến dịch vụ tƣ vấn cũng nhƣ hỗ trợ kỹ
thuật từ nhà cung cấp phần mềm. Do vậy, trong việc lựa chọn phần mềm kế toán
nên đảm bảo các nhà cung cấp đáng tin cậy, có nguồn lực để đáp ứng nhu cầu của
doanh nghiệp và luôn sẵn sàng khi cần thiết.
Lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ: phƣơng pháp
AHP
2
(Analytical Hierarchy Process) - Sharad K. Maheshwari and
Michael P. McLain, 2006
Theo tác giả Sharad K. Maheshwari và Michael P. McLain (2006) thì hầu
hết các phƣơng pháp đánh giá chung cho các phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp
nhỏ đƣợc thực hiện theo hai phƣơng pháp. Phƣơng pháp thứ nhất là xem xét gói cá
nhân và thứ hai là đánh giá so sánh. Tuy nhiên, mỗi phƣơng pháp tồn tại các vấn đề
nhƣ: cung cấp cơ chế không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ và cơ chế
không rõ ràng về xếp hạng nhiều nhu cầu của ngƣời dùng. Do đó, cần có kỹ thuật
đánh giá tồn diện hơn và dễ sử dụng trong lĩnh vực phần mềm kế toán cho doanh
nghiệp nhỏ.
Nghiên cứu này đề xuất một mơ hình phân cấp - kết hợp nhu cầu ngƣời dùng
và đánh giá / xem xét dữ liệu phần mềm - để lựa chọn một gói phần mềm kế tốn
cho doanh nghiệp. Các tác giả đã chia quá trình ra quyết định thành nhiều cấp độ
của tiêu chí trung gian có ảnh hƣởng đến quyết định cuối cùng. Mơ hình đƣợc thiết
lập thành hệ thống gồm bốn cấp độ với bốn giai đoạn chính của q trình ra quyết
2
AHP đƣợc phát triển bởi Saaty (1980). Kỹ thuật này đã đƣợc sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực nhƣ quy
hoạch kinh tế, chính sách của chính phủ, giải quyết xung đột, lựa chọn dự án, . . .
AHP chia quá trình ra quyết định thành nhiều cấp độ của tiêu chí trung gian có ảnh hƣởng đến quyết định
cuối cùng.
10
định trong việc lựa chọn phần mềm. Cấp độ 1 - mục tiêu chính, là lựa chọn một gói
phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ. Cấp độ 2 - tiêu chí chính, có 4 tiêu chí
chính bao gồm chi phí, tính năng, hỗ trợ, và hiệu suất. Cấp độ 3 - tiểu tiêu chí, bao
gồm các tính năng kế tốn, các tính năng kỹ thuật, và chi phí hỗ trợ gián tiếp. Cấp
độ 4 - tiểu tiêu chí dễ sử dụng (xem hình 2.2).
Hình 2.2. Mơ hình lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ
Lựa chọn phần mềm kế kế tốn và sự hài lịng của ngƣời sử dụng Elikai
và cộng
sự, 2007 and Michael P. McLain, 2006)
(Nguồn:
Sharad
K. Maheshwari
11
Mục đích nghiên cứu của tác giả Elikai và cộng sự (2007) về “Lựa chọn
phần mềm kế toán và sự hài lòng của ngƣời sử dụng” là cung cấp cái nhìn sâu sắc
về những yếu tố (factors) và chức năng (features) quan trọng nhất cho ngƣời sử
dụng trong việc lựa chọn, giữ lại hoặc thay thế phần mềm kế toán đóng gói. Cuộc
khảo sát trên trang web Abebooks, đáp viên đƣợc yêu cầu xác định các chức năng
(features 3) đem lại sự thoả mãn nhất thì hầu hết cho là nhu cầu cải tiến (need
improverment). Khi hỏi PMKT đóng gói đang đƣợc họ sử sụng thì có tất cả 63 gói
phần mềm khác nhau (đƣợc trả lời trên Abebooks) và khơng có cái nào chiếm ƣu
thế.
Để đánh giá sự hài lòng, các đáp viên đƣợc yêu cầu xếp hạng 5 chức năng
của phần mềm đang sử dụng theo thứ tự ƣu tiên. Khu vực thƣờng đƣợc xác định
nhiều cho nhu cầu cải tiến là chức năng lập báo cáo (report-writing functions), tiếp
theo là linh hoạt (flexility), chi phí hoạt động hàng năm (annual operating cost), tài
liệu hƣớng dẫn sử dụng (user manuals), và khả năng tƣơng thích với các phần mềm
khác (compatibility with other software).
Qua việc đánh giá dữ liệu, Elikai và cộng sự đã tìm ra một số điểm nổi bậc,
đó là chức năng/khả năng của phần mềm là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn
phần mềm cho ngƣời sử dụng, kế đến là chi phí và khả năng tƣơng thích. Chức
năng chi tiết của các chức năng chính thức nhƣ: tính linh hoạt, chi phí và khả năng
tƣơng thích. Đối với tính linh hoạt: Xử lý thời gian thực (Real-time processing),
thân thiện với ngƣời dùng (user friendliness), bảo mật (security 4), có khả năng
3
“Một khả năng của chƣơng trình. Có nhiều trƣờng hợp, chƣơng trình có chứa cả những tính năng khơng có
trong tài liệu. Liên quan đến vấn đề này là xu hƣớng bổ sung thật nhiều tính năng với ý định cạnh tranh, nên
khi các nhà chế tạo nạp các chƣơng trình có thêm tính năng này, sẽ làm chậm tốc độ hoạt động của chƣơng
trình và gây lộn xộn cho giao diện” (Nguồn: />4
“Sự bảo vệ dữ liệu để cho những ngƣời không đƣợc phép sẽ khơng thể xem trộm hoặc sao chép nó. Các
nhà doanh nghiệp và các chuyên viên đã phát hiện ra rằng một tên tội phạm chỉ cần có trình độ vừa phải là
đã có thể xâm nhập vào hầu nhƣ bất kỳ hệ máy tính nào, ngay cả trƣờng hợp đã đƣợc bảo vệ bằng khóa mật
khẩu và mật mã hóa dữ liệu. Các dữ liệu quan trọng - nhƣ phân loại hiệu suất công tác của các nhân viên,
12
nâng cấp (the ability to upgrade) đƣợc đánh giá là chức năng quan trọng. Đối với
chi phí: chi phí mua ban đầu và chi phí hoạt động hàng năm là quan trọng hơn so
với chi phí cài đặt và chi phí đào tạo. Đối với khả năng tƣơng thích: khả năng
tƣơng thích với hệ điều hành đƣợc đánh giá là có ý nghĩa hơn khả năng tƣơng thích
với phần cứng hoặc phần mềm khác.
Lựa chọn phần mềm kế toán - BHP Information Solutions Ltd, 2011
Báo cáo tại cuộc họp Giám đốc của Công ty trách nhiệm hữu hạn BHP
Information Solutions, về việc lựa chọn đúng phần mềm kế toán với những lợi ích
đạt đƣợc khi doanh nghiệp tổ chức kế toán trong điều kiện tin học hoá. Cụ thể nhƣ
doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc, mắc ít lỗi hơn, và có đƣợc thơng tin
quản lý hữu ích.
Công ty đã đƣa ra một số vấn đề quan trọng cần đƣợc xem xét trƣớc khi mua
phần mềm kế tốn bao gồm: những lợi ích của tin học hóa kế toán của doanh
nghiệp, thiết lập các nhu cầu kế toán cơ bản của doanh nghiệp, mức độ của phần
mềm kế tốn lựa chọn (dễ sử dụng, thơng tin linh hoạt), và những chi phí có liên
quan.
danh sách khách hàng, dự thảo ngân sách, và các ghi nhớ bí mật - đều có thể tải xuống các đĩa mềm và thực
hiện ngay ở ngồi cơ quan mà khơng ai biết. Máy tính lớn giải quyết vấn đề này bằng cách khóa máy tính
cùng với phƣơng tiện lƣu trữ của nó bằng ổ khóa; bạn chỉ có một cách duy nhất có thể sử dụng các dữ liệu
đó là thơng qua các terminal (thiết bị cuối) từ xa, có trang bị màn hình nhƣng khơng có ổ đĩa. Một số chun
gia đề nghị các mạng cục bộ dùng máy tính cá nhân cũng phải đƣợc xây dựng theo cách đó, nhƣng họ đã
quên rằng chính sự tập trung quá mức của hệ máy tính lớn là một trong các nguyên nhân chính thức đẩy sự
ra đời của máy tính cá nhân. Sự an tồn phải khơng đƣợc ngăn trở ngƣời quản lý phân phối sức mạnh điện
tóan-và quyền tự trị về điện toán-cho các thành viên. Các phƣơng pháp bảo vệ bằng khóa mật khẩu và mật
mã dữ liệu hiện có, ngay cả một tên tội phạm có trình độ cũng không thể vƣợt qua đƣợc” (Nguồn:
/>
13
2.2. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TỐN
Khi xử lý thơng tin kế tốn trong điều kiện tin học hố thì phần mềm kế tốn
trở thành một yếu tố trực tiếp chi phối và có ý nghĩa quyết định đến chất lƣợng
thơng tin kế tốn.
Phần mềm kế tốn là gì?
Thơng tƣ 103/2005/TT-BTC (2005, trang 1) có giải thích thuật ngữ này nhƣ
sau: “Phần mềm kế tốn là bộ chƣơng trình dùng để tự động xử lý các thơng tin kế
tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý
thơng tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế
toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị.”
Tác giả Trần Phƣớc (2007, trang 35) cũng đã đề cập đến khái niệm PMKT
nhƣ sau, “Phần mềm kế toán là bộ chƣơng trình, là phần mềm ứng dụng trên máy
tính của kế tốn trong đó xử lý tự động các thơng tin đầu vào của kế tốn theo một
q trình nhất định và cung cấp thơng tin đầu ra là các báo cáo kế toán theo yêu cầu
của ngƣời sử dụng thơng tin.”
Tóm lại qua các khái niệm trên thì PMKT đƣợc hiểu đơn giản nhƣ sau: nó là
phần mềm ứng dụng, xử lý tự động các thông tin kế tốn theo quy trình của chế độ
kế tốn, mục đích là cung cấp các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị cho ngƣời sử
dụng.
Vai trò, tác dụng của phần mềm kế tốn
Phần mềm kế tốn có vai trị quan trọng đối với cơng tác kế tốn tại các
doanh nghiệp nhƣ vai trị thay thế tồn bộ hay một phần cơng việc kế tốn bằng thủ
cơng và vai trị số hố thơng tin. Cụ thể nhƣ sau:
Vai trị thay thế tồn bộ hay một phần cơng việc kế tốn bằng thủ cơng
Nhận định của Trần Phƣớc (2007) thì “Phần mềm kế tốn đã thay thế tồn
bộ hay một phần cơng việc ghi chép, tính tốn, xử lý bằng thủ công của ngƣời làm
14
kế tốn.” Bên cạnh đó, việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng
huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đƣợc PMKT hỗ trợ cho
nhà quản lý thực hiện nhanh hơn, đồng thời cũng chính xác hơn. Hơn nữa, nhà
quản lý sẽ có nhiều giải pháp lựa chọn và ra quyết định kinh doanh nhanh hơn bằng
cách thay đổi số liệu trong phần dự tốn với những kết quả khác nhau; có đƣợc
những tiện ích nhƣ thế là nhờ vào thơng tin do phần mềm kế toán cung cấp.
Báo cáo tại cuộc họp về công nghệ thông tin (BHP Information Solutions
Ltd, 2011) thì phần mềm kế tốn có thể xử lý tất cả cơng việc các ghi chép sổ sách
kế tốn mà nhân viên có nhiệm vụ phải thực hiện. Điều này có thể bao gồm: Bán
hàng, hóa đơn và thu tiền. Mua hàng và thanh toán. Quản lý tiền mặt và tiền gửi
ngân hàng. Thuế GTGT, thuế và báo cáo kế tốn. Quản lý hàng tồn kho và tính
lƣơng.
Nhƣ vậy, phần mềm kế tốn thay thế cơng việc kế tốn bằng thủ công, đã trở
thành công cụ đắc lực giúp kế tốn hồn thiện cơng việc nhanh chóng và hiệu quả.
Vai trị số hóa thơng tin
Thơng qua cơng cụ trao tin điện tử nhƣ email, internet, và các vật mang tin
khác mà ngƣời sử dụng thơng tin kế tốn có thể có đƣợc thơng tin từ máy vi tính
của họ. Đây cũng là công cụ nền tảng của một xã hội thông tin điện tử mà nhân loại
sẽ sử dụng trao đổi với nhau trong hiện tại cũng nhƣ tƣơng lai nhằm giảm thiểu trao
đổi bằng giấy tờ. Nhƣ vậy với vai trị số hóa thơng tin, “phần mềm kế tốn tham gia
vào việc cung cấp thơng tin đƣợc số hố để hình thành nên một xã hội thơng tin
điện tử, thơng tin của kế tốn đƣợc lƣu trữ dƣới dạng các tập tin của máy tính cho
nên dễ dàng số hố để trao đổi thơng tin thơng qua các báo cáo trên mạng nội bộ
hay internet”, theo quan điểm của tác giả Trần Phƣớc từ năm 2007.
Hầu hết các doanh nghiệp hoạt động ở Thành phố Hồ Chí Minh hiện nay đã
thực hiện việc kê khai thuế qua mạng. Doanh nghiệp nộp các báo cáo với dữ liệu
dạng file Excel, Word hoặc kê khai trực tuyến trên trang web của Tổng cục Thuế
15
Việt Nam. Đối với các công ty đại chúng, quyết định 563/QĐ-UBCK vừa có hiệu
lực ngày 25 tháng 09 năm 2013, về việc ban hành quy chế hƣớng dẫn công ty đại
chúng sử dụng Hệ thống công bố thông tin của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nƣớc.
Quyết định yêu cầu dữ liệu của báo cáo liên quan đến việc thực hiện cơng bố thơng
tin nhƣ bảng cân đối kế tốn, kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lƣu chuyển
tiền tệ đƣợc định dạng file Excel.
Nhƣ vậy thông tin kế toán đƣợc lƣu trữ dƣới dạng các tập tin của máy vi tính
dần trở thành một yêu cầu bắt buộc nhằm thực hiện lợi ích và mục tiêu của Chính
phủ điện tử. Tăng cƣờng năng lực điều hành nhà nƣớc của Chính phủ, mang lại
thuận lợi cho dân chúng, tăng cƣờng sự minh bạch, giảm tham nhũng đồng thời
giảm chi phí Chính phủ, và làm tăng thu nhập quốc dân.
Tác dụng của phần mềm kế tốn
Bên cạnh các vai trị vừa nêu, phần mềm kế tốn cịn có những tác dụng nhƣ
kịp thời, chính xác, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí và quan trọng là thuận tiện
trong định dạng các dữ liệu báo cáo cho doanh nghiệp.
Kịp thời. Khi ứng dụng phần mềm vào cơng tác kế tốn, các nhà quản lý sẽ
đƣợc cung cấp tức thì bất kỳ số liệu kế toán nào và tại bất kỳ thời điểm nào họ yêu
cầu. Giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch
hoạt động tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách
nhanh chóng và hiệu quả.
Chính xác. Bộ phận kế tốn sẽ khơng cịn tình trạng cộng sổ sai của kế toán
viên, vấn đề thƣờng dẫn đến các báo cáo bị sai lệch và phải mất nhiều ngày để
chỉnh sửa lại từ đầu các số liệu, sổ sách, rồi đến các báo cáo. Sai sót doanh nghiệp
có thể gặp phải, khi sử dụng phần mềm thay cho kế tốn bằng thủ cơng, là do nhập
dữ liệu và thông tin sai lệch từ ban đầu.
16
Tiết kiệm thời gian. Phần mềm kế toán giúp giảm tối đa thời gian lãng phí
vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống còn vài phút, tiết
kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán.
Tiết kiệm chi phí. Phần mềm kế tốn tự động hố hồn tồn các cơng đoạn
tính tốn, lƣu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên bộ phận kế tốn cần ít nhân sự
hơn khi thực hiện cơng tác kế tốn bằng thủ công.
Thuận tiện trong định dạng dữ liệu các báo cáo. Tất cả thông tin đƣợc lƣu
trữ ở phần mềm kế tốn có thể đƣợc chuyển đến các chƣơng trình thuế một cách dễ
dàng. Hoặc có thể xuất các báo cáo với dữ liệu dạng file Excel hoặc Word cho mục
đích nộp báo cáo, cơng bố thơng tin, … cho các cơ quan chức năng cũng nhƣ ngƣời
sử dụng thông tin.
2.3. QUY TRÌNH ĐẦU TƢ, KHAI THÁC SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ
TỐN
2.3.1. Quy trình đầu tƣ phần mềm kế tốn
Nhằm đạt đƣợc hiệu quả trong việc đầu tƣ phần mềm kế tốn, doanh nghiệp
phải trải qua q trình thực hiện theo một trình tự logic nhất định. Doanh nghiệp
mua sắm máy vi tính, thiết bị nối mạng; doanh nghiệp xác định các tiêu chí lựa
chọn phần mềm, sau cùng là tổ chức lựa chọn phần mềm. Quy trình đầu tƣ phần
mềm kế toán gồm ba bƣớc, ứng với mỗi bƣớc sẽ có những yêu cầu tuỳ thuộc vào
quan điểm của mỗi doanh nghiệp. Trình tự các bƣớc thực hiện nhƣ sau:
2.3.1.1. Bước 1: Tổ chức lựa chọn trang thiết bị
Mặc dù khác với việc tổ chức cơng tác kế tốn bằng thủ cơng, doanh nghiệp
ứng dụng phần mềm kế tốn có tồn bộ dữ liệu đƣợc lƣu trữ trên máy vi tính.
Doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục pháp lý theo qui định về sổ kế toán ghi
bằng tay. Các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy cũng nhƣ
các báo cáo vào thời điểm cuối tháng, cuối năm. Nhƣ vậy ngoài máy vi tính doanh
nghiệp cần có thêm máy in để thực hiện việc in sổ.
17
Nguyễn Phƣớc Bảo Ấn và cộng sự (2012, trang 24) cũng đã đề cập vấn đề
này, doanh nghiệp cần “trang bị hệ thống kế toán bao gồm hệ thống máy tính (máy
chủ, máy trạm), thiết bị nối mạng và máy in, thiết bị nối mạng và các thiết bị ngoại
vi khác nhƣ máy in, máy đọc mã vạch . ..” tuỳ theo nhu cầu của mỗi doanh. Và “khi
lựa chọn trang thiết bị cần quan tâm đến chất lƣợng, sự hữu hiệu và hiệu quả chi
phí”.
2.3.1.2. Bước 2: Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán
Theo Nguyễn Phƣớc Bảo Ấn và cộng sự (2012, trang 186) thì “dù là phần
mềm tự viết hay thƣơng phẩm, một PMKT phải đáp ứng những tiêu chuẩn nhất
định để đảm bảo hoàn thành đƣợc chức năng của nó. Các tiêu chuẩn này có thể
khác nhau khi đứng dƣới góc độ khác nhau, thí dụ vấn đề giá cả của phần mềm rất
quan trọng đối với ngƣời quản lý, nhƣng không phải là một tiêu thức quan trọng đối
với ngƣời sử dụng bằng tính chất kiểm soát của phần mềm. Tuy nhiên, việc hiểu
biết về các tiêu chuẩn tổng quát của một phần mềm sẽ giúp ích nhiều cho cơng việc
của mỗi bên.”
Bộ Tài Chính đã ban hành Thông tƣ 103/2005/TT-BTC vào ngày
24/11/2005 về hƣớng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT. Thông tƣ này hƣớng
dẫn cho doanh nghiệp một số nội dung khi đánh giá phần mềm. Bên cạnh đó, khi
đánh giá, lựa chọn phần mềm, theo Ngyễn Phƣớc Bảo Ấn và cộng sự, doanh nghiệp
cần lƣu ý các các tiêu chí sau đây:
(a) Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng. Một PMKT phải đáp ứng yêu cầu của
ngƣời làm kế toán và của doanh nghiệp. Bao gồm các yêu cầu: (1) phù hợp
với các qui định của pháp luật và chính sách, chế độ của doanh nghiệp đã
đăng ký; (2) phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp; (3) phù hợp với qui mô doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức bộ
máy kế toán của doanh nghiệp; (4) phù hợp với yêu cầu xử lý và cung cấp
thơng tin kế tốn; (5) phù hợp với yêu cầu tích hợp dữ liệu và hợp nhất báo
18
cáo tài chính; (6) phù hợp với yêu cầu về tốc độ, thời gian xử lý, thời điểm
cung cấp thông tin; (7) phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho ngƣời dùng trong
quá trình làm việc; (8) phần mềm phải thân thiện, dễ sử dụng, dễ kiểm tra,
dễ truy xuất thơng tin.
(b) Phần mềm phải có tính kiểm sốt cao. Tính kiểm sốt của một PMKT đƣợc
đánh giá thơng qua các giải pháp bảo mật - kiểm soát truy cập hệ thống, các
giải pháp sao lƣu dự phòng dữ liệu, các giải pháp tạo ra các dấu vết ghi nhận
quá trình truy xuất, chỉnh sửa số liệu, các giải pháp kiểm sốt nhập liệu, xử
lý dữ liệu .
(c) Tính linh hoạt của phần mềm. Phần mềm phải đáp ứng các khả năng cập
nhật khi có các thay đổi, ví dụ khi có thay đổi chế độ kế tốn phần mềm phải
giúp ngƣời dùng thêm, sửa các tài khoản. . . Đồng thời, phần mềm phải có
khả năng cho phép ngƣời dùng điều chỉnh phần mềm.
(d) “Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao. Tính phổ biến và ổn định
của phần mềm thể hiện thông qua các khách hàng hiện có của phần mềm, sự
phù hợp, sự tƣơng thích giữa phần mềm với phần cứng và các chƣơng trình
ứng dụng khác, khả năng liên kết dữ liệu với các phần mềm ứng dụng thông
dụng nhƣ Microsoft Excel, Access, . . . Tính ổn định của phần mềm cịn thể
hiện thông qua các cam kết cập nhật, nâng cấp, bảo hành, bảo trì, huấn luyện
cho ngƣời dùng mới, hội nghị khách hàng, …của nhà cung cấp phần mềm
sau khi bán. Đồng thời, một PMKT có thể phải tích hợp với các hệ thống
khác, do đó nhà cung cấp phần mềm phải có các giải pháp hỗ trợ thích hợp.
(e) Giá phí của phần mềm. Giá cả cũng là một trong những tiêu chí quan trọng.
Tuy nhiên, khi đánh giá về giá phí của phần mềm, cần quan tâm giá của
phần mềm bao gồm các nội dung gì: giá phần mềm, chi phí cài đặt, chi phí
huấn luyện, chi phí về tài liệu phần mềm, chi phí nhập liệu ban đầu, …” Các
tiêu chí đƣợc trình bày trong giáo trình của Nguyễn Phƣớc Bảo Ấn và cộng
sự (2012, trang 189).
19
2.3.1.3. Bước 3: Tổ chức lựa chọn phần mềm kế toán
Nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao trong việc tổ chức lựa chọn phần mềm kế toán,
doanh nghiệp trƣớc tiên cần xác định các yêu cầu để lựa chọn phần mềm, kế đến
thu thập các phần mềm kế tốn đang có mặt trên thị trƣờng, sau đó tìm hiểu và xác
định khả năng đáp ứng của các phần mềm kế toán đã thu thập đƣợc, cuối cùng thực
hiện đánh giá và lựa chọn phần mềm kế toán. Theo tác giả Nguyễn Phƣớc Bảo Ấn
và cộng sự (2012, trang 191) thì các trình tự với những điểm lƣu ý nhƣ sau:
(a) “Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm. Cơ sở để xác định yêu cầu lựa
chọn PMKT là các yêu cầu về dữ liệu, xử lý, báo cáo, kiểm soát. . . đƣợc
xác định trong q trình phân tích và thiết kế hệ thống kế toán, cũng nhƣ
phải lƣu ý đến các qui định của cơ quan quản lý chức năng đối với PMKT.
Các yêu cầu để lựa chọn PMKT cần đƣợc phân loại thành hai nhóm, các yêu
cầu bắt buộc (ví dụ báo cáo tài chính) và các yêu cầu mong muốn đƣợc đáp
ứng (ví dụ các yêu cầu về kiểm sốt). Các u cầu này cũng có thể đƣợc xếp
hạng theo thứ tự ƣu tiên hoặc tầm quan trọng để thuận lợi cho việc lựa chọn
PMKT sau này.
(b) Thu thập các phần mềm kế toán. Sau khi xác định đƣợc các yêu cầu lựa
chọn phần mềm, doanh nghiệp sẽ tiến hành thu thập các PMKT hiện có cũng
nhƣ các nhà cung cấp phần mềm tƣơng ứng. Để đảm bảo việc lựa chọn đƣợc
phần mềm phù hợp với đặc điểm kinh doanh, qui mô hoạt động, doanh
nghiệp sẽ khảo sát phần mềm hiện đang sử dụng tại các doanh nghiệp cùng
ngành nghề kinh doanh có qui mơ tƣơng ứng.
(c) Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm. Căn cứ vào yêu cầu
đã đƣợc xác định, doanh nghiệp sẽ tiến hành khảo sát và đánh giá từng phần
mềm đã thu thập. Kết quả đánh giá chia thành 3 nhóm. Nhóm 1 bao gồm các
phần mềm khơng phù hợp với doanh nghiệp, nhóm 2 là các phần mềm phù
hợp nhƣng chƣa đáp ứng các yêu cầu đƣợc đƣa ra, và nhóm 3 tập hợp các
phần mềm đáp ứng phần lớn các yêu cầu của doanh nghiệp.
20
Các phần mềm nhóm 1 sẽ bị loại khỏi quá trình lựa chọn, các phần mềm
nhóm 2 sẽ đƣợc gửi các bảng yêu cầu tới cho nhà cung cấp phần mềm, và các phần
mềm nhóm 3 sẽ đƣợc tiếp tục xem xét, đánh giá khả năng tuỳ biến, thiết kế của
phần mềm. Nếu phần mềm nào có thể thay đổi, hoàn chỉnh để phù hợp với yêu cầu
của doanh nghiệp thì cũng sẽ đƣợc gửi các bảng yêu cầu của nhà cung cấp. Trong
trƣờng hợp khơng có phần mềm nào thuộc nhóm 2, hoặc các phần mềm thuộc
nhóm 3 khơng có khả năng thay đổi, thì doanh nghiệp buộc phải lựa chọn phƣơng
án tự thiết kế phần mềm cho riêng doanh nghiệp bởi các yêu cầu đặc thù của đơn
vị.
(d) Đánh giá, lựa chọn phần mềm. Doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá các
PMKT do các nhà cung cấp đƣợc lựa chọn gửi đến.
Cơ sở đánh giá. Việc đánh giá này sẽ dựa trên hai cơ sở:
Các PMKT này đã đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu bắt buộc của doanh
nghiệp hay chƣa và
Có bao nhiêu yêu cầu mong muốn của doanh nghiệp đƣợc đáp ứng.
Phương pháp lựa chọn. Quá trình sàn lọc này sẽ chọn ra số ít các phần
mềm và tiến hành cho các nhà cung cấp giới thiệu (demo) các sản phẩm
của họ. Có hai phƣơng pháp lựa chọn phần mềm phù hợp nhất cho doanh
nghiệp:
Phƣơng pháp định tính tiến hành phân tích các nhóm tiêu chí lựa chọn
phần mềm trên cơ sở đó đƣa ra các ý kiến đánh giá và ngƣời có thẩm quyền
cao nhất lựa chọn phần mềm.
Phƣơng pháp định lƣợng:
o Xác định các tiêu chí lựa chọn và tầm quan trọng của từng tiêu
thức.
