Lập kế hoạch dự án ppt

KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN


KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
QUN TR HC
QUN TR HC
CHC NNG KIM TRA
CHC NNG KIM TRA
TRONG QUN TR
TRONG QUN TR
Dẫn đến
Dẫn đến
Đạt đợc
Đạt đợc
mục đích
mục đích
đề ra của
đề ra của
Tổ chức
Tổ chức
Xác lập mục
đích, thành lập
chiến lợc và
phát triển kế
hoạch cấp nhỏ
hơn để điều
hành hoạt

động
Quyết định
những gì phải
làm, làm nh
thế nào và ai
sẽ làm việc đó
Định hớng,
động viên tất
cả các bên
tham gia và
giải quyết các
mâu thuẫn
Theo dõi các
Theo dõi các
hoạt động để
hoạt động để
chắc chắn
chắc chắn
rằng chúng
rằng chúng
đợc hoàn
đợc hoàn
thành nh
thành nh
trong kế
trong kế
hoạch
hoạch
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch

Tổ chức
Tổ chức
Điều khi n
Điều khi n
Kiểm tra
Kiểm tra


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
QUẢN TRỊ HỌC
QUẢN TRỊ HỌC
NỘI DUNG TRÌNH BÀY
NỘI DUNG TRÌNH BÀY

Khái niệm và phân loại

Mục đích và vai trò

Quy trình kiểm tra (Phương pháp)

Tính hiệu quả trong chức năng kiểm soát

Mô hình kiểm soát hiệu chỉnh

KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
QUẢN TRỊ HỌC
QUẢN TRỊ HỌC
CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN
CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN

Định nghĩa

Chức năng Kiểm soát bao hàm việc giám sát tiến trình
thực hiện các kế hoạch đã vạch ra và tiến hành những
điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được kết quả như dự
kiến

Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và
phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành
quả đạt được phù hợp với các mục tiêu, kế hoạch và
chuẩn mực của tổ chức

Là một quá trình hệ thống quá đó các nhà quản lý điều
chỉnh các hoạt động tổ chức để cho các hoạt động này nhất
quán với những mong đợi được đề ra trong kế hoạch và để
giúp các hoạt động này đạt đuợc những tiêu chuẩn định
trước trong iệc thực hiện.

KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
QUẢN TRỊ HỌC
QUẢN TRỊ HỌC
C
C
ÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN
ÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN

Mục đích:

Giúp các nhà quản trị nhận thấy những khuyết điểm trong hệ thống
tổ chức, trên cơ sở đó có thể tiến hành những quyết định điều chỉnh
kịp thời

Bảo đảm sự tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi
nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức

Kiểm tra các người thừa hành

Kiểm tra người quản lý

Vai trò của chức năng Kiểm Soát

Là như cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý


Kiểm tra nhằm đôn đốc việc thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao

Đảm bảo quyền thực thi quyền lực của nhà tổ chức

Giúp tổ chức theo sát và đối phó với những thay đổi của môi trường

Kiểm tra tạo điều kiện cho quá trình hoàn thiện và đổi mới


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
QUẢN TRỊ HỌC
QUẢN TRỊ HỌC
LẬP KẾ HOẠCH
LẬP KẾ HOẠCH
KIỂM SOÁT
KIỂM SOÁT
Tiến trình đưa ra các
quyết định về mục tiêu,
chiến lược, chiến thuật và
phân bố các nguồn lực
của tổ chức
Đo lường nhằm đảm bảo
rằng các hoạt động và kết
quả phù hợp với các kế
hoạch, mục tiêu và tiêu

chuẩn đã được vạch ra
Vạch ra những hoạt động
và kết quả dự kiến
Giúp duy trì, rà soát các
hoạt động và kết quả thực
tế
Vạch ra mục tiêu và mục
đích
Cung cấp thông tin cần
thiết, đúng thời điểm


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
QUẢN TRỊ HỌC
QUẢN TRỊ HỌC
CÁC LOẠI KIỂM SOÁT
CÁC LOẠI KIỂM SOÁT
1. Kiểm soát phòng ngừa
1. Kiểm soát phòng ngừa

Nhằm làm giảm các sai lầm
 có tác dụng làm giảm nhu
cầu đối với các hoạt động
hiệu chỉnh


Nội dung:

Định hướng và giới hạn đối
với hành vi của nhân viên và
nhà quản trị bằng cách ban
hành các quy định nguyên
tắc, các tiêu chuẩn, các thủ
tục tuyển mộ và tuyển chọn
nhân sự, các chương trình
huấn luyện và phát triển
nguồn nhân lực
2. Kiểm soát hiệu chỉnh
2. Kiểm soát hiệu chỉnh

Nhằm thay đổi những hành
vi không mong muốn và đem
lại hiệu quả phù hợp với
những tiêu chuẩn hay
nguyên tắc đã được vạch ra.

Ví dụ: như quản lý không lưu
3. Kiểm soát phản hồi
3. Kiểm soát phản hồi

Kiểm tra được thực hiện sau khi
hoạt động đã xảy ra  cung cấp
thông tin hữu hiệu để lập kế hoạch
và cải tiến động cơ thúc đẩy nhân
viên


Vd: kiểm tra kiểm toán


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
QUẢN TRỊ HỌC
QUẢN TRỊ HỌC
CÁC ĐIỂM KIỂM SOÁT
CÁC ĐIỂM KIỂM SOÁT
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
ĐẦU VÀO
ĐẦU VÀO
(Inputs)
(Inputs)
ĐẦU VÀO
ĐẦU VÀO
(Inputs)
(Inputs)
QUÁ TRÌNH
QUÁ TRÌNH
CHUYỂN ĐỔI
CHUYỂN ĐỔI
(Tranformation
(Tranformation
Process)

Process)
QUÁ TRÌNH
QUÁ TRÌNH
CHUYỂN ĐỔI
CHUYỂN ĐỔI
(Tranformation
(Tranformation
Process)
Process)
ĐẦU RA
ĐẦU RA
(Outputs)
(Outputs)
ĐẦU RA
ĐẦU RA
(Outputs)
(Outputs)
Kiểm tra
Kiểm tra
phòng ngừa
phòng ngừa
Kiểm tra
Kiểm tra
phòng ngừa
phòng ngừa
Kiểm tra
Kiểm tra
hiệu chỉnh
hiệu chỉnh
Kiểm tra

Kiểm tra
hiệu chỉnh
hiệu chỉnh
Kiểm soát
Kiểm soát
phản hồi
phản hồi
Kiểm soát
Kiểm soát
phản hồi
phản hồi


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
QUẢN TRỊ HỌC
QUẢN TRỊ HỌC
CÁC NGUỒN KIỂM SOÁT
CÁC NGUỒN KIỂM SOÁT

Kiểm soát của các nhóm có quyền lợi trong doanh nghiệp

Từ các áp lực bên ngoài của doanh nghiệp như khách hàng, cổ đông
của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, định chế tài chính…

Kiểm soát của doanh nghiệp


Xuất phát từ các chiến lược và cơ chế chính thức nhằm theo đuổi
các mục tiêu của nó. Thể hiện qua các quy chế, nguyên tắc, tiêu
chuẩn, ngân sách và các hoạt kiểm tra nội bộ

Kiểm soát nhóm

Chuẩn mực và giá trị của thành viên trong nhóm chia xẻ và duy trì
thông qua những phần thưởng và hình phạt nội bộ.

Kiểm soát của cá nhân

Có ý thức

Không có ý thức


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
QUẢN TRỊ HỌC
QUẢN TRỊ HỌC
Bắt
Bắt
đầu
đầu
Bắt

Bắt
đầu
đầu
Đo lường việc thực hiện
Đo lường việc thực hiện
Đo lường việc thực hiện
Đo lường việc thực hiện
So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn
So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn
So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn
So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn
Phản hồi lại với các sai lệch
Phản hồi lại với các sai lệch
Phản hồi lại với các sai lệch
Phản hồi lại với các sai lệch
X
X
ây dựng các tiêu chuẩn thực hiện
ây dựng các tiêu chuẩn thực hiện
X
X
ây dựng các tiêu chuẩn thực hiện
ây dựng các tiêu chuẩn thực hiện
Nếu chấp nhận
Nếu chấp nhận
Tiếp tục
Tiếp tục
Nếu có lệch lạc
Nếu có lệch lạc
TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT

TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
QUẢN TRỊ HỌC
QUẢN TRỊ HỌC
CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH
CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

1. Xây dựng tiêu chuẩn

Là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực
hiện hay là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch. Ví dụ
như: kế hoạch tiến độ sản xuất, chất lượng sản
phẩm, các chỉ tiêu tài chính

Một doanh nghiệp có thể có nhiều hệ thống tiêu
chuẩn

Yêu cầu:

Tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý

Có khả năng thực hiện trên thực tế

KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
QUẢN TRỊ HỌC
QUẢN TRỊ HỌC
CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH
CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

2. Đo lường việc thực hiện (tiến hành KTra)
và so sánh việc thực hiện với các tiêu chuẩn

Nếu các tiêu chuẩn được đưa ra một cách hợp lý
và có các phương tiện xác định một cách chuẩn
xác thì việc đo lường thự hiện thực tế sẽ dễ dàng

Nếu không xác định được tiêu chuẩn rõ ràng thì sử
dụng các tiêu chuẩn mờ như sự tín nhiệm của
khách hàng, sự tôn trọng các bạn hàng kinh
doanh…


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN

KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
QUẢN TRỊ HỌC
QUẢN TRỊ HỌC
CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH
CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

3. Phản hồi và điều chỉnh các sai lệch

Phân tích nguyên nhân gây ra sai lệch

Khắc phục bằng cách điều chỉnh sai lệch bằng
cách tổ chức lại bộ máy trong xí nghiệp, phân công
kại các bộ phận, đào tạo nhân viên, tuyển thêm lao
động, điều chỉnh mục tiêu…


KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN


KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
QUN TR HC
QUN TR HC
CC BC TIN HNH KT PHN HI
CC BC TIN HNH KT PHN HI
Kết quả
Kết quả
thực tế
thực tế

Đo lờng
Đo lờng
kết quả
kết quả
thực tế
thực tế
So sánh
So sánh
thực tế với
thực tế với
tiêu chuẩn
tiêu chuẩn
Xác định các
Xác định các
sai lệch
sai lệch
Kết quả
Kết quả
mong muốn
mong muốn
Thực hiện
Thực hiện
các điều
các điều
chỉnh
chỉnh
Chơng
Chơng
trình điều
trình điều

chỉnh
chỉnh
Phân tích
Phân tích
nguyên
nguyên
nhân
nhân


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN


KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN
QUẢN TRỊ HỌC
QUẢN TRỊ HỌC
NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT
NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT

Tiêu chuẩn của kiểm soát hữu hiệu

Kiểm soát gắn liền với kết quả mong muốn

Kiểm soát phải căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức
và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.

Tính khách quan


Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ
không cho đuợc những nhận xét và kết quả đúng mức về đối
tượng được kiểm tra, kết quả có thể bị sai lệch.

Tính toàn diện

Phải lựa chọn và xác định được phạm vi kiểm tra hợp lý và
toàn diện, phải xác định đuợc trọng điểm có tính đại diện tốt
cho đối tượng cần kiểm tra.

Tính thời điểm

Tính có thể chấp nhận được


KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN


KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
QUN TR HC
QUN TR HC
Thông tin trong thời gian kiểm tra
Thông tin trong thời gian kiểm tra

Thông tin theo thời gian thực và kiểm tra

Để có thể thực hiện đợc quá trình kiểm tra, ngời ta cần phải thu thập
các thông tin liên quan đến việc thực hiện kế hoạch.

Thông tin theo thời gian thực là thông tin về cái xảy ra trong khi nó đang
xảy ra. Các thông tin ngày nay có thể thu thập và xử lý nhờ việc sử dụng
máy tính điện tử.

Một số ngời coi thông tin theo thời gian thực nh là một phơng tiện để
tiến hành sự kiểm tra theo thời gian thực trong các vấn đề quan trọng với
nhà quản lý. Nhng theo sơ đồ mô tả quá trình kiểm tra, ta thấy rằng
việc phân tích các nguyên nhân gây ra sai lệch, xác định chơng trình
điều chỉnh và thực hiện các chơng trình điều chỉnh là những công việc
đòi hỏi nhiều thời gian.

Trong trờng hợp kiểm tra chất lợng sản phẩm, phải mất nhiều thời gian
để phát hiện nguyên nhân gây ra phế phẩm và cần nhiều thời gian để
làm ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu lực. Công việc càng phức tạp thì
thời gian cần thiết cho việc điều chỉnh các sai lệch càng dài. Vì vậy đối
với hầu hết các quá trình kiểm tra, thời gian trễ là điều khó tránh khỏi.


KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN


KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
QUN TR HC
QUN TR HC

Các kỹ thuật kiểm tra có thể chia thành hai nhóm lớn: các kỹ thuật kiểm tra ngân quỹ và các kỹ
thuật kiểm tra phi ngân quỹ truyền thống.

Các kỹ thuật kiểm tra ngân quỹ.

Quan niệm về ngân quỹ.

Ngân quỹ là cách phát biểu các kế hoạch cho một thời kỳ tơng lai đã định theo các quan hệ bằng con số. Nh
vậy, các ngân quỹ là các điều khoản về các kết quả định trớc theo quan hệ tài chính (nh ngân quỹ thu-chi, ngân
quỹ về vốn) hoặc theo các quan hệ phi tài chính (nh ngân quỹ về số giờ lao dộng trực tiếp, các vật liệu, sản phẩm
sản xuất ra).

Các ngân quỹ phải dựa trên các kế hoạch vì chỉ bằng cách có những mục tiêu rõ ràng, có phơng án hành động để
hoàn thành chúng thì ngời quản lý mới có thể biết rõ bao nhiêu tiền là cần thiết để thực hiện việc mong muốn.

Bằng cách phát biểu các kế hoạch dới dạng các quan hệ con số và tách chúng ra thành các bộ phận của doanh
nghiệp, các ngân quỹ sẽ tơng quan với việc lập kế hoạch và cho phép sự giao phó quyền hạn mà vẫn không thiếu
sự kiểm tra.

Các dạng ngân quỹ.

Ngân quỹ thu và chi.

Phần nhiều các ngân quỹ giải thích rõ các kế hoạch về các nguồn thu và khoản chi cho hoạt động dới dạng tiền tệ. Cơ bản nhất
trong số này là ngân quỹ bán một cách thể hiện chính thức và chi tiết về sản lợng bán hàng dự kiến. Các khoản thu từ bán sản
phẩm hoặc cung cấp dịch vụ là thu nhập chính để bù đắp các chi phí hoạt động và tạo ra lợi nhuận.

Các ngân quỹ chi cho hoạt động của một doanh nghiệp có thể có nhiều nh các phân loại chi phí trong sơ đồ hạch toán của doanh
nghiệp. Các ngân quỹ này có thể liên quan đến khoản mục chi phí nh: nhân công, nguyên vật liệu, năng lợng, văn phòng, tiêu
thụ, Ngời ta thờng lập ngân quỹ về các khoản mục chính và gộp các khoản mục khác với nhau trong một bảng tổng kết kiểm
tra.

Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật liệu, sản phẩm.

Một số ngân quỹ nếu thể hiện dới dạng vật lý thì tốt hơn dới dạng tiền tệ. Mặc dù những ngân quỹ đó cũng thờng đợc đổi sang
dạng tiền tệ nhng chúng sẽ có ý nghĩa nhiều hơn vào một giai đoạn nhất định trong khi lập kế hoạch và kiểm tra nếu chúng đợc
biểu thị dới dạng số lợng vật lý.

Hầu hết các doanh nghiệp đều lập ra ngân quỹ về sản lợng và dới đó các bộ phận sản xuất lại lập ra ngân quỹ về phần sản l
ợng theo thành phần của sản phẩm cuối cùng. Ngoài ra, việc lập ngân quỹ về lao động theo số giờ lao động hoặc số ngày lao động
với loại hình lao động cần thiết cũng khá phổ biến. Các ngân quỹ này không thể biểu thị tốt dới dạng tiền tệ do chi phí bằng tiền có
thể không đo lờng chính xác các nguồn lực đợc dùng hoặc các kết quả dự định.

Ngân quỹ chi tiêu cơ bản.

Các ngân quỹ chi tiêu cơ bản vạch ra những khoản chi tiêu cơ bản đặc trng cho việc đầu t: thuê, mua nhà xởng, thiết bị máy
móc, kho tàng, cho dù là dài hạn hay ngắn hạn, các ngân quỹ này đòi hỏi phải thận trọng trong việc đa ra kế hoạch chi tiêu vốn
của doanh nghiệp.

Do tiền vốn là một trong những yếu tố hạn chế nhất của mọi doanh nghiệp và phải mất một thời gian dài doanh nghiệp mới có thể
thu hồi đợc các khoản đầu t vào thiết bị máy móc thông qua khấu hao nên tính bất biến và rủi ro ở đây là cao. Vì vậy, các ngân
quỹ chi tiêu cơ bản thờng gắn chặt với việc lập kế hoạch theo quy mô thời gian khá dài.


KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN


KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
QUN TR HC
QUN TR HC

Ngân quỹ tiền mặt.

Quỹ tiền mặt là số dự đoán về các khoản thu và chi tiền mặt mà nhờ đó đo đợc lợng tiền mặt thực tế có đợc.
Cho dù có đợc gọi là một ngân quỹ hay không thì quỹ tiền mặt cũng là một cách kiểm tra quan trọng của doanh
nghiệp. Khả năng có tiền mặt để đáp ứng các khoản nợ đến kỳ thanh toán là yêu cầu đầu tiên cho sự tồn tại của
doanh nghiệp. Lợi nhuận cũng sẽ thấp khi lợng tiền mặt đọng trong dự trữ, lu thông, máy móc hoặc các tài sản
không phải là tiền mặt khác. Việc lập ngân quỹ tiền mặt cũng cho thấy khả năng thừa tiền mặt, từ đó lập kế hoạch
đầu t sinh lãi với các khoản tiền dôi ra.

Ngân quỹ biến đổi.

Có lẽ cứng nhắc là mối nguy hại lớn nhất khi sử dụng các phơng pháp ngân quỹ. Ngay khi việc lập ngân quỹ
không đợc dùng để thay thế cho việc quản lý thì việc quy các kế hoạch về các giá trị con số cũng có thể đem lại
những sai lầm. Ví dụ, các sự kiện thực tế cho thấy phải sử dụng loại nguyên liệu này nhiều hơn loại khác, hoặc khi
lợng bán ra thực tế quá khác biệt so với mức dự báo. Lúc đó các ngân quỹ trở nên lạc hậu và nếu các nhà quản lý
vẫn bị các ngân quỹ ràng buộc thì lợi ích của ngân quỹ sẽ suy giảm hoặc triệt tiêu ngân quỹ không còn phù hợp.
Điều này đặc biệt đúng ở những nơi mà ngân quỹ đợc thiết lập trớc cho những thời kỳ dài.

Do sự nguy hiểm của tính cứng nhắc trong các ngân quỹ và do tính linh hoạt tối đa phù hợp với tính hiệu quả trong
lập kế hoạch nên ngời ta ngày càng chú ý đến các ngân quỹ biến đổi (ngân quỹ linh hoạt).

Ngân quỹ biến đổi đợc thiết kế để có thể thay đổi đợc khi khối lợng bán hoặc các thông số liên quan đến sản l
ợng thay đổi. Vì vậy, phần lớn chúng đợc giới hạn trong việc áp dụng cho các ngân quỹ chi tiêu.

Ngân quỹ biến đổi dựa trên sự phân tích các khoản mục chi tiêu để xem xét các chi phí riêng lẻ thay đổi nh thế
nào theo khối lợng sản xuất.

Một số chi phí không thay đổi theo khối lợng, đặc biệt trong thời kỳ ngắn hạn. Chúng là các chi phí cố định nh
hao mòn, thuế tài sản, bảo hiểm, chi phí bảo dỡng thiết bị, chi phí duy trì doanh nghiệp,

Một số chi phí khác biến đổi theo sản lợng nh nguyên vật liệu, lao động trực tiếp, chi phí bán hàng,

Làm cho việc kiểm tra ngân quỹ hoạt động.

Muốn cho việc kiểm tra ngân quỹ hoạt động tốt, ngời quản lý phải lu ý rằng các ngân quỹ chỉ đợc thiết kế nh
một công cụ và không thể thay thế đợc cho việc quản lý.

Để có kết quả tốt nhất, việc lập và quản lý ngân quỹ cần phải có đợc sự hỗ trợ toàn tâm toàn ý của các nhà quản
lý cấp cao. Việc lập ra một cơ quan quản trị bằng một chỉ thị sau đó lãng quên đi sẽ dẫn đến việc lập ngân quỹ một
cách không chắc chắn và dồn trách nhiệm cho nhà quản lý cấp dới. Họ sẽ phải thực hiện một thủ tục khác hoặc
soạn thảo ra hàng loạt hồ sơ, giấy tờ. Ngợc lại, nếu ban quản lý cấp cao thực sự hỗ trợ cho việc lập ngân quỹ và
đặt nền tảng chắc chắn cho ngân quỹ dạ trên kế hoạch, yêu cầu các bộ phận, các chi nhánh thiết lập và bảo vệ
ngân quỹ của họ thì lúc đó ngân quỹ sẽ thu hút đợc sự quản lý năng động trong toàn doanh nghiệp.

Các ngân quỹ cung cấp phơng tiện giao phó quyền hạn mà vẫn kiểm tra đợc nhng nếu nó quá chi tiết và cứng
nhắc thì thực tế chỉ một ít quyền hạn đợc giao phó.

Việc kiểm tra ngân quỹ là để hoạt động, do đó ngời quản lý cần có những thông tin về việc thực hiện trên thực tế.
Thông tin này không có sẵn mà phải đợc thu thập sao cho ngời quản lý thấy đợc họ đang làm việc đến mức độ
nào, tránh đợc những sai lệch về ngân quỹ.


KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN


KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
KHOA KINH T V QUN Lí HBK HN
QUN TR HC

QUN TR HC
Các kỹ thuật kiểm tra
Các kỹ thuật kiểm tra

Các biện pháp kiểm tra phi ngân quỹ

Có nhiều biện pháp kiểm tra phi ngân quỹ truyền thống, trong đó quan trọng nhất là: căn
cứ và số liệu thống kê, các báo cáo và phân tích chuyên môn, kiểm tra tác nghiệp và quan
sát cá nhân.

Các số liệu thống kê.

Các số liệu thống kê về nhiều khía cạnh của một hoạt động và cách thể hiện rõ ràng các số liệu thống kê rất
quan trọng cho việc kiểm tra.

Các nhà quản lý hiểu đợc các số liệu thống kê tốt nhất dới dạng biểu đồ vì ngời ta có thể thấy đợc mối
liên hệ và các xu thế biến đổi của các số liệu. Ngoài ra, nếu muốn các số liệu có ý nghĩa thì cần so sánh
chúng với một số tiêu chuẩn đã có. Ví dụ, việc tăng/giảm 1% lợng tiêu thụ hoặc chi phí có ý nghĩa gì? Tiêu
chuẩn so sánh? Sự thay đổi đó nghiêm trọng tới mức nào?

Các báo cáo và phân tích chuyên môn.

Các báo cáo và phân tích chuyên môn giúp cho kiểm tra trong phạm vi các vấn đề riêng lẻ. Mặc dù báo cáo
thống kê và kế toán thờng cung cấp cho ta những thông tin rất tốt nhng vẫn có những phạm vi mà ở đó
chúng không đủ và không phù hợp.

Kiểm tra tác nghiệp.

Kiểm tra tác nghiệp là công cụ hữu hiệu để kiểm tra quản lý. Theo nghĩa rộng kiểm tra tác nghiệp là sự đánh
giá thờng xuyên và độc lập đợc thực hiện bởi ban kiểm tra nội bộ về kế toán, tài chính và các hoạt động

khác của doanh nghiệp. Mặc dù thờng đợc hạn định trong việc kiểm tra sổ sách kế toán nhng công tác
kiểm tra tác nghiệp bao gồm việc đánh giá các hoạt động nói chung, cân nhắc so sánh các kết quả thực tế
và kết quả dự định.

Nh vậy, ngoài việc đảm bảo rằng các sổ sách kế toán phản ánh đúng các sự việc, các nhà kiểm tra tác
nghiệp còn đánh giá về các chính sách, các thủ tục, việc sử dụng quyền hành, chất lợng quản lý,

Quan sát cá nhân.

Không nên coi nhẹ tầm quan trọng của việc kiểm tra thông qua sự quan sát cá nhân. Các ngân quỹ, các
biểu đồ thống kê đều rất quan trọng, nhng nếu ngời quản lý chỉ dựa hoàn toàn vào các biện pháp này mà
ngồi trong phòng kín thì khó có thể thực hiện đợc việc kiểm tra, đo lờng, điều chỉnh.

Nhà quản lý có nhiệm vụ làm cho các mục tiêu đợc hoàn thành bởi những con ngời cụ thể. Cho dù có
nhiều biện pháp khoa học hỗ trợ cho việc đảm bảo rằng mọi ngời đang thực hiện những công việc đã định
theo kế hoạch nhng quan sát cá nhân vẫn là biện pháp kiểm tra cần thiết.

Có rất nhiều thông tin mà nhà quản lý có thể thu nhận đợc nhờ việc quan sát cá nhân, ngay cả khi đi dạo
ngẫu nhiên qua một phân xởng hay một phòng.