(Tiểu luận) môn giao tiếp kinh doanh thuyết trình tái tạo chuyên đề 06 giao tiếp qua thư tín và báo cáo kinh doanh

BỘ CƠNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH



Môn: GIAO TIẾP KINH DOANH
THUYẾT TRÌNH TÁI TẠO
Chun đề 06:

GIAO TIẾP QUA THƯ TÍN VÀ
BÁO CÁO KINH DOANH

GVHD:

ThS. TRẦN THỊ LÊ

Mã

420300319616

lớp

học

Lớp danh nghĩa: DHKQ16C
Đợt: HK2 (2021 – 2022)
Nhóm: 05

0

0

Tieu luan

phần:


Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2022

BỘ CƠNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH



Mơn: GIAO TIẾP KINH DOANH
THUYẾT TRÌNH TÁI TẠO
Chuyên đề 06:

GIAO TIẾP QUA THƯ TÍN VÀ
BÁO CÁO KINH DOANH
(TRANG PHỤ BÌA)
GVHD: ThS. TRẦN THỊ LÊ
Mã
lớp
học

420300319616

phần:

Lớp danh nghĩa: DHKQ16C
Đợt: HK2 (2021 – 2022)
Nhóm: 05

 Tên thành viên nhóm 05:
1. Nguyễn Xuân Phương

6. Ngô Trọng Thái

2. Đặng Trần Gia Quân

7. Nguyễn Thanh Thảo

3. Trần Nhật Quang

8. Nguyễn Thị Thanh Thảo

4. Nguyễn Phạm Kiều Quy

9. Nguyễn Võ Minh Thi

5. Nguyễn Thị Hương Quỳnh

0

0

Tieu luan

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2022

LỜI NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................
..............................................................................................................

0

0

Tieu luan

LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành được bài thuyết trình tái tạo với chuyên đề “Giao
tiếp qua Thư tín và Báo cáo Kinh doanh” này, nhóm 05 chúng tơi thật
sự cảm ơn tất cả thầy cơ cùng bạn bè.
Đầu tiên, nhóm 05 xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu Nhà
trường và đội ngũ giảng viên Khoa Thương mại - Du lịch trường Đại
học Công nghiệp Tp.HCM đã đồng ý mở lớp Giao tiếp Kinh doanh cho
sinh viên được học tập và ứng dụng vào ngành nghề. Đây là môn học
chứa đựng nhiều kiến thức cơ bản về giao tiếp kinh doanh kết hợp
những kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Tiếp theo, chúng tơi muốn cảm ơn
các thầy cơ trong phịng / ban chun mơn đã chịu khó giám sát,
quản lý tiến độ học tập của sinh viên qua lớp học trực tuyến (Zoom &
Microsoft Teams) trong giai đoạn dịch COVID – 19 hiện nay. Thêm
nữa, chúng tôi muốn cảm ơn các bạn sinh viên cùng lớp đã giúp đỡ
nhóm 05 khi nhóm gặp khó khăn trong việc tìm tài liệu.
Cuối cùng, nhóm 05 xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc và chân thành
nhất đến giảng viên Trần Thị Lê – giảng viên hướng dẫn của chúng
tôi. Cảm ơn cô đã nhiệt tình hướng dẫn và chia sẻ tài liệu cho nhóm
05 cũng như cả lớp hồn thành bài tập đúng hẹn. Thật sự hy vọng cơ
Lê cũng với tồn thể giảng viên, sinh viên trường Đại học Công
nghiệp Tp.HCM có nhiều sức khỏe để chiến đấu với đại dịch Corona!
Trân trọng!
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 01 năm 2022
Thay mặt nhóm 05
Thư ký
(Đã ký)
Đặng Trần Gia Quân

0

0

Tieu luan


BÁO CÁO NHANH NHIỆM VỤ PHÂN CƠNG NHĨM 05
Học phần: Giao tiếp Kinh doanh (420300319616 - DHKQ16C)
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Trần Thị Lê
Nhóm: 05
Thuyết trình tái tạo_nhóm: Chun đề “Giao tiếp qua Thư tín và Báo cáo kinh
doanh”
Địa điểm họp, phân cơng: Group nhóm Zalo.
Ngày phân cơng cơng việc chính thức: 22h ngày 22/01/2022.
Hạn deadline: 12h trưa ngày 27/01/2022.
Thành viên tham gia: Nhóm 05 – Danh sách đính kèm.

BẢNG PHÂN CƠNG NHIỆM VỤ NHĨM 05
ST
T
01

MSSV

20001915

Họ đệm

Tên

Nguyễn

Phươn

Xn

g

Nội dung phân cơng Thời gian thực hiện
Phần B.I: Sự cần
thiết của báo cáo kinh
doanh (tr.22)


02

20036161

Đặng
Trần



Gia

cơng chính thức.

Phần A.I: Thư tín
trong kinh doanh
(tr.03).

Qn

Sau 05 ngày phân

Nội dung phần
A.VII: Thư điện tử

Sau 04 ngày phân
công chính thức.

(Email, tr.19).
03

20047251

Trần
Nhật

Phần A.II: Kỹ năng
Quang

viết thư tín trong kinh
doanh (tr.07).

Nguyễn
04

20091201

Phạm
Kiều

Phần A.VI: Kỹ năng
Quy

viết thông điệp thuyết
phục (tr.18).


05

20066561

Nguyễn
Thị

Quỳnh


Hương

Phần B.III: Một số
loại báo cáo chính
thức (tr.26).
Hình ảnh phần
A.VII: Thư điện tử

Sau 04 ngày phân
cơng chính thức.

Sau 05 ngày phân
cơng chính thức.

Sau 04 ngày phân
cơng chính thức.

(Email, tr.19).
06

19445981

Ngơ

Thái

0

Phần A.V: Kỹ năng

0

Tieu luan

Sau 05 ngày phân


viết thơng điệp tiêu

Trọng

07

08

20017211

20065501

Nguyễn
Thanh
Nguyễn
Thị

cực (tr.16).
Thảo

doanh (tr.24).

09

20044551

Sau 05 ngày phân
cơng chính thức.

Phần A.III: Kỹ năng
Thảo

Thanh
Nguyễn

Võ

Phần B.II: Các loại
báo cáo trong kinh

công chính thức.

Thi

Minh

viết thơng điệp tích
cực và trung lập
(tr.09).
Phần A.IV: Kỹ năng
viết thơng điệp thiện
chí (tr.10).

Sau 04 ngày phân
cơng chính thức.

Sau 05 ngày phân
cơng chính thức.

Ngày hồn thành bài thuyết trình tái tạo: khoảng 10h ngày 30/01/2022.
 Kết luận: Mức độ hồn thành deadline của các bạn đều rất tốt, khơng bạn nào trễ
hơn ngày 27/01/2022, các bài phân tích đều có đầy đủ hình ảnh minh họa. Nhiệm vụ
phân cơng đều đã được sự đồng ý và thống nhất của tất cả các thành viên trong nhóm
05.
Chữ ký dưới đây là quyết định thống nhất của trưởng nhóm và các thành viên

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 01 năm 2022
Các thành viên cịn lại

Trưởng nhóm

Người viết báo cáo
Thư ký

(Đã ký)

(Đã ký)

(Đã ký)

Nguyễn Thị
Hương Quỳnh

Đặng Trần
Gia Quân

0

0

Tieu luan


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU...............................................................1
A. TÍNH CẤP THIẾT...............................................................1

B. MỤC ĐÍCH......................................................................... 1
C. PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH............................................2
CHƯƠNG 2: NỘI DUNG............................................................3
A. KỸ NĂNG GIAO DỊCH THƯ TÍN TRONG KINH DOANH. .3
I. THƯ TÍN TRONG KINH DOANH.....................................3
1. Khái niệm và hình thức thư tín trong kinh doanh 3
a. Khái niệm thư tín.......................................................3
b. Hình thức thư tín........................................................3
2. Một số ưu thế cơ bản của thư tín trong kinh
doanh.............................................................................. 4
3. Tầm quan trọng của thư tín trong kinh doanh.....4
a. Thư tín quan trọng đối với cá nhân và tổ chức...........4
b. Thư tín quan trọng cả nội dung lẫn hình thức............4
4. Phân loại thư tín trong kinh doanh........................5
5. Cách trình bày thư tín trong kinh doanh...............5
a. Thiết kế hình thức......................................................5
b. Kết cấu của thư tín trong kinh doanh.........................6
II. KỸ NĂNG VIẾT THƯ TÍN TRONG KINH DOANH..........7
1. Quy trình viết thư tín trong kinh doanh................7
2. Kỹ năng viết thư tín hiệu quả.................................8
a. Chiến thuật GIRO.......................................................8
b. Một số lỗi thường mắc khi viết thư tín........................8
III. KỸ NĂNG VIẾT THƠNG ĐIỆP TÍCH CỰC VÀ TRUNG
LẬP..................................................................................... 9
1. Thế nào là những thơng điệp mang tính tích cực
và trung lập....................................................................9
2. Sử dụng cách viết thư trực tiếp cho thơng điệp
tích cực và trung lập.....................................................9

0

0

Tieu luan


3. Chiến thuật sử dụng cách viết trực tiếp cho
thông điệp tích cực và trung lập.................................9
4. Một số thơng điệp tích cực hay trung lập dùng
cách trực tiếp............................................................... 10
IV. KỸ NĂNG VIẾT THƠNG ĐIỆP THIỆN CHÍ..................10
1. Vài nét về thơng điệp thiện chí............................10
2. Thơng điệp chúc mừng...........................................11
a. Giới thiệu chung......................................................11
b. Dùng cách trực tiếp cho thơng điệp thiện chí..........11
3. Thơng điệp chia buồn.............................................11
4. Thơng điệp thể hiện sự cảm kích,, khen ngợi.....12
a. Khi nào sử dụng thông điệp.....................................12
b. Cách viết thông điệp...............................................13
5. Chúc mừng ngày lễ, kỳ nghỉ..................................13
a. Trường hợp sử dụng.................................................13
b. Cách viết thông điệp...............................................13
6. Thư mời....................................................................14
a. Trường hợp sử dụng.................................................14
b. Cấu trúc một thư mời...............................................14
c. Những lưu ý khi viết thư mời....................................15
7. Thông điệp chào mừng..........................................15
a. Trường hợp sử dụng.................................................15
b. Cấu trúc................................................................... 16
c. Những lưu ý với thông điệp chào mừng...................16

8. Phong cách viết thơng điệp thiện chí..................16
V. KỸ NĂNG VIẾT THƠNG ĐIỆP TIÊU CỰC.....................16
1. Thơng điệp tiêu cực và cách truyền dạt thông
điệp hiệu quả...............................................................16
a. Định nghĩa...............................................................16
b. Sử dụng cách gián tiếp (phương pháp quy nạp) cho
thông điệp tiêu cực......................................................17
2. Chiến thuật dùng cách gián tiếp để viết thư tín 17

0

0

Tieu luan


a.

Phần đệm mở đầu................................................17

b.

Giải thích hợp lý...................................................17

c. Thơng tin tiêu cực...................................................17
d.

Sự tiếp tục mang tính xây dựng............................18

e. Kết thúc thân thiện.................................................18

3. Một số loại thông điệp tiêu cực............................18
VI. KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THUYẾT PHỤC...........18
1. Định nghĩa...............................................................18
2. Cách sử dụng phương thức gián tiếp trong những
thông điệp thuyết phục..............................................18
a. Mục đích.................................................................. 18
b. Chiến thuật sử dụng cách gián tiếp.........................19
3. Một số loại thông điệp thuyết phục.....................19
VII. PHÁT TRIỂN GIAO DỊCH THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TRONG
KINH DOANH (ELECTRIC MESSAGES)...........................19
1. Khái niệm thư điện tử............................................19
2. Vai trò của thư điện tử...........................................20
3. Một số nguyên tắc trong sử dụng thư điện tử....20
B. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH..........22
I. SỰ CẦN THIẾT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT
NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH...............................22
1. Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo
cáo trong kinh doanh..................................................22
2. Kỹ thuật nghiên cứu...............................................23
a. Lập kế hoạch nghiên cứu.........................................23
b. Thu thập thông tin...................................................23
c. Phân tích thơng tin...................................................23
d. Đưa ra giải pháp......................................................23
e. Viết báo cáo............................................................23
II. CÁC LOẠI BÁO CÁO VIẾT TRONG KINH DOANH......24
1. Phân loại và đặc điểm các báo cáo......................24
a. Báo cáo viết không theo hình thức..........................24

0

0

Tieu luan


b. Báo cáo chính thức..................................................24
2. Kỹ thuật trình bày những báo cáo chính thức....25
a. Trang bìa.................................................................25
b. Canh lề trang...........................................................25
c. Khoảng cách............................................................25
d. Tiêu đề....................................................................25
e. Chú giải và trích dẫn................................................25
f. Số trang.................................................................... 26
III. MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA BÁO CÁO VIẾT CHÍNH
THỨC................................................................................26
1. Đề xuất.....................................................................26
a. Định nghĩa...............................................................26
b. Các loại đề xuất.......................................................26
c. Đặc trưng của một đề xuất thành công....................26
d. Những yếu tố cơ bản của một đề xuất theo nghi thức
.................................................................................... 27
e. Viết một đề xuất......................................................27
f. Một vài ứng dụng......................................................27
2. Kế hoạch kinh doanh..............................................28
a. Định nghĩa...............................................................28
b. Những yếu tố cơ bản của một kế hoạch kinh doanh 29
c. Lưu ý........................................................................ 29
3. Các bản báo cáo đặc biệt.......................................30
a. Biên bản cuộc họp...................................................30
b. Các chính sách........................................................30

c. Thơng cáo báo chí....................................................30
d. Bản đánh giá hoạt động của nhân viên...................30
CHƯƠNG 3: TỔNG KẾT.......................................................... 32
A. KẾT LUẬN THƯ TÍN........................................................32
B. KẾT LUẬN BÁO CÁO......................................................32
C. LỜI KHUN...................................................................33
PHỤ LỤC HÌNH ẢNH..............................................................34

0

0

Tieu luan


0

0

Tieu luan


CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU
A. TÍNH CẤP THIẾT
Giao tiếp là một nhu cầu, một hoạt động không thể thiếu của con
người. Giao tiếp là sự thể hiện mối quan hệ giữa người với người
trong xã hội. Dù bạn là ai đi chăng nữa, bạn cũng phải luôn giao tiếp
với thế giới xung quanh để hồn thiện chức trách của mình. Là nhà
quản trị bạn cần có khả năng giao tiếp tốt bởi để điều hành doanh
nghiệp bạn phải giao tiếp với cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp và

khách hàng.
Giao tiếp hiệu quả phản ánh mức độ phức tạp của kinh doanh
trong thời đại thông tin hiện nay. Thông tin đã trở nên thật cần thiết
trong kinh doanh ngày nay. Hiện nay, nhiều công ty đã và đang sử
dụng thông tin hiệu quả để tạo ra lợi thế cạnh tranh cho chính mình.
Một thách thức lớn đối với giao tiếp kinh doanh hiệu quả chính là ở
chỗ đưa đúng thơng tin đến đúng người vào đúng thời điểm . Giao
tiếp kinh doanh khơng chỉ là báo cáo, dưới hình thức này hay hình
thức khác. Doanh nhân làm việc mỗi ngày với nghe, nói, đọc, viết và
họ khơng có nhiều thời gian để xem xét dữ liệu, để phát minh ý
tưởng mới hay nghĩ cách tạo ấn tượng. Do vậy, dễ hiểu, hiệu quả,
trung thực chính là những yếu tố cần thiết của giao tiếp kinh doanh
hiệu quả ngày nay.
Trong điều kiện hội nhập, thị trường ngày càng mở rộng, cạnh
tranh ngày càng gay gắt, muốn chiến thắng trên thương trường lại
càng cần những người có khả năng giao tiếp tốt. Trong đó, giao dịch
thư tín và kỹ năng viết báo cáo kinh doanh tốt cũng là một phần tất
yếu của giao tiếp. Trong kinh doanh, nhất là đối với những người làm
công tác quản trị, thư tín hầu như khơng thể thiếu trong suốt quá
trình làm việc. Tương tự, các nhà quản trị thường xuyên bận rộn viết
báo cáo và đây là công việc không thể thiếu trong cuộc đời làm việc
của họ. Đề thấy hết được tầm quan trọng và những kỹ năng cần có
của thư tín và báo cáo trong kinh doanh. Trên cơ sở tài liệu thu thập
được cộng với sự giúp đỡ của cơ Trần Thị Lê, nhóm 05 xin được phân
tích, nghiên cứu chuyên đề “Giao tiếp qua thư tín và báo cáo kinh
doanh”. Vì nguồn lực và thời gian có hạn, do vậy bài thuyết trình tái

1

0

0

Tieu luan


tạo khó tránh khỏi những khuyết điểm nhất định. Chúng tơi ln
quan tâm, lắng nghe và biết ơn những đóng góp từ mọi người!

B. MỤC ĐÍCH
Về nghiên cứu giao tiếp qua thư tín, nhóm 05 phát hiện được hai
mục đích. Đầu tiên, người nhận sẽ chủ động thời gian để đọc hơn và
người viết có thể sàng lọc thơng tin dễ hiểu và hiệu quả hơn. Quy
luật bất biến một ngày có 24 giờ khiến chúng ta khơng thể ln ln
rảnh để xử lý cơng việc. Vì thế, thư tín là chìa khóa của thời gian cho
người đọc; đồng thời, cũng là cánh cửa giải thoát sự gấp gáp cho
người viết. Thứ hai, thư tín được đảm bảo an tồn và được nghiên
cứu kỹ hơn. Hiện nay, hầu hết trên tồn thế giới đã có luật đảm bảo
an tồn thư tín nên thư tín có tính bí mật, bảo mật cao. Người đọc
cũng vì chủ động trong thời gian mà nghiên cứu nội dung trong thư
tín kỹ lưỡng hơn.
Tương tự, về nghiên giao tiếp qua báo cáo, chúng tơi tìm ra hai
mục đích cơ bản. Thứ nhất là tính đa dạng của báo cáo viết được thể
hiện qua cuộc sống làm việc, học tập và kinh doanh. Nhà quản trị
cần viết báo cáo kế hoạch kinh doanh, kết quả hoạt động cuối năm,
… Sinh viên cần viết báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học, báo cáo
thực tập, khóa luận tốt nghiệp,… Thứ hai, viết báo cáo nhằm mục
đích cung cấp tài liệu có lưu trữ thành hồ sơ và được tham khảo
trong tương lai. Chẳng hạn như một kế toán viết báo cáo tổng kết
doanh thu sản phẩm trong một tháng. Báo cáo ấy sẽ được ghi nhận

và chuyển lên tổng bộ.

C. PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH
Qua nhiều ngày phân tích và thảo luận, nhóm 05 đã lập ra được
một con đường nghiên cứu các kỹ năng khi viết thư tín và báo cáo
trong kinh doanh hiệu quả. Kế hoạch nghiên cứu có hai luận điểm và
một số luận cứ như sau:

 Kỹ năng giao dịch thư tín trong kinh doanh:
 Thư tín trong kinh doanh.
 Kỹ năng viết thư tín trong kinh doanh.
 Kỹ năng viết thơng điệp tích cực và trung lập.

2

0

0

Tieu luan


 Kỹ năng viết thơng điệp thiện chí.
 Kỹ năng viết thông điệp tiêu cực.
 Kỹ năng viết thông điệp thuyết phục.
 Phát triển giao dịch thư điện tử trong kinh doanh.

 Kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh:
 Sự cần thiết của báo cáo viết và kỹ thuật nghiên cứu trong kinh
doanh.

 Các loại báo cáo viết trong kinh doanh.
 Một số loại báo cáo viết chính thức.

3

0

0

Tieu luan


CHƯƠNG 2: NỘI DUNG
A. KỸ NĂNG GIAO DỊCH THƯ TÍN TRONG KINH
DOANH
I. THƯ TÍN TRONG KINH DOANH
1. Khái niệm và hình thức thư tín trong kinh doanh
a. Khái niệm thư tín


Theo giáo trình Kỹ năng giao tiếp do PGS, TS Phan Thị Tố Oanh
chủ biên đã định nghĩa: Thư tín là một loại văn bản khơng mang
tính chính thức, được viết với tư cách cá nhân, được dùng để trao
đổi thông tin giữa các cá nhân, tổ chức.1



Theo định nghĩa của Giáo sư Nguyễn Lân trong Từ điển Từ và Ngữ
Việt Nam: “Thư” là giấy của một người gửi cho người khác để nói
lên ý kiến hay tình cảm của mình. 2

Hình 1: Khái niệm thư tín

b. Hình thức thư tín
Thư tín xuất hiện từ rất lâu, mà hình thức đầu tiên là những kí hiệu
trên đường, các lồi chim đưa tin…Ngày nay, hình thức của thư tín
rất đa dạng. Có ghi nhận bốn loại hình phổ biến nhất như sau:


Thư viết trên giấy: là loại thư tín cổ điển. Thư tín được ghi nhận trên giấy có thể
bằng chữ viết thơng thường hoặc bằng một hệ thống kí hiệu quy ước giữa các chủ
thể gửi – nhận thông tin (gọi là mật mã trong ngôn ngữ thông dụng).



Loại thư tín có thơng tin chứa đựng trong băng, đĩa từ dạng chữ viết, tiếng nói,
hình ảnh hoặc cả ba.

1 Phan Thị Tố Oanh (Chủ biên), 2019, Giáo trình Kỹ năng Giao tiếp (Tái bản lần 2), NXB Đại học Công nghiệp
TP HCM, trang 139.
2 Nguyễn Lân (Chủ biên), Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam, NXB Tổng hợp Tp.HCM, 2000.

4

0

0

Tieu luan



Thư được soạn thảo trên máy tính và gửi từ một địa chỉ điện tử đến một địa chỉ
khác, thông qua mạng internet.



Nhắn tin qua điện thoại: đây là việc để lại lời nhắn trên hộp thư thoại hoặc hộp tin
nhắn của một số điện thoại. Lời nhắn trên hộp thư thoại tồn tại dưới dạng lời nói
(lời đối thoại) được ghi âm.
2. Một số ưu thế cơ bản của thư tín trong kinh doanh



Thơng thường, viết thư tiết kiệm hơn gọi điện.



Người nhận có thể đọc vào thời gian thuận tiện.



Biểu hiện tầm quan trọng hơn điện thoại.



Thư tín đảm bảo được tính bí mật, thường được đọc riêng và nghiên cứu kỹ hơn.



Có thể chỉ viết một lần nhưng được gửi đến cho nhiều đối tượng.



Người viết có thời gian để suy ngẫm và trình bày sao cho có hiệu quả nhất.



Có thể trình bày cả những điều mà thơng thường người ta khó nói qua điện thoại
hay khi gặp gỡ trực tiếp.
3. Tầm quan trọng của thư tín trong kinh doanh
a. Thư tín quan trọng đối với cá nhân và tổ chức



Thư tín hầu như khơng thể thiếu trong suốt quá
trình làm việc đối với những người làm cơng tác
quản trị.



Thư tín là một phần khơng nhỏ trong giao tiếp
kinh doanh. Người tham gia giao tiếp kinh doanh
thực hiện viết thư cho cấp trên, cấp dưới, cho
người đồng nghiệp, viết cho nhà cung cấp, viết
cho đối tác, cho khách hàng,…



Hình 2: Thư tín quan trọng đối với
cá sợi
nhândây
và tổ
chức
Thư tín thương mại là một
liên
lạc giữa

cơng ty này với công ty khác, giữa các cấp quản trị trong nội bộ công ty, giữa công
ty với khách hàng.
b. Thư tín quan trọng cả nội dung lẫn hình thức


Thư tín thể hiện phong cách của người viết và văn
hóa của công ty hay của cả đất nước khi giao dịch
với đối tác nước ngoài.

5

0

0

Tieu luan




Ngồi việc phân tích người nhận và tình huống giao tiếp, làm đúng các bước của

thơng điệp viết, thì người viết còn phải chú ý đến việc thể hiện phong cách riêng
của mình trong thư thương mại.
Hình 3: Thư tín quan trọng cả
nội dung lẫn hình thức



Hình thức bên ngồi của thư là bộ mặt của công ty
cũng như của người viết thư; nó sẽ tạo ấn tượng

đầu tiên đối với người nhận về người gửi và cũng giúp người viết đạt được mục
tiêu trong giao tiếp kinh doanh.
4. Phân loại thư tín trong kinh doanh3


Thư tín tích cực và trung lập.

 Thư tín thuyết phục.



Thư tín thiện chí.

 Thư điện tử (E – mail).



Thư tín tiêu cực.
5. Cách trình bày thư tín trong kinh doanh
a. Thiết kế hình thức



Hình thức thư tín tạo thiện cảm đầu tiên đối với người nhận.



Giấy sử dụng viết thư phải là giấy tốt.



Khoảng cách trình bày phải cân đối:
 Khoảng cách hai bên lề nên đều nhau khoảng 3cm (1.2 inch).
 Khoảng cách cuối thư nên chừa từ 4cm – 5cm (từ 1.5 inch – 2 inch).



Các nội dung của thư phải trong một trang giấy.

3 Các kỹ năng viết từng phân loại thư tín sẽ được nêu kỹ càng hơn từ mục III đến mục VII (từ tr.09 đến hết tr.21)

6

0

0

Tieu luan

 Các hình 04, 05 và 06 cho chúng ta một số khái niệm về thiết kế hình thức thư

Hình
Hì h4:5Thiết
Thiếtkếkếthư
th có ó4 3đoạn
đ kiểu
kiể khối,
khốiđoạn
đ

tín.

7

0

0

Tieu luan


Hình 6: Cách trình bày bìa thư

b. Kết cấu của thư tín trong kinh doanh
1. Tiêu đề: thơng thường
các cơng ty dùng giấy
in sẵn tiêu đề của
công ty để gửi thư.
Tiêu đề bao gồm: logo,

tên công ty, địa chỉ,
điện thoại, fax, email,
…
2. Địa chỉ trả lời thư: nếu
giấy viết thư khơng có
tiêu đề thì phải để địa
chỉ của người gửi.
3. Ngày

tháng

năm:

khơng nên chỉ ghi
bằng số vì sẽ khơng
trang trọng và dễ bị
nhầm lẫn giữa hai
cách viết theo kiểu Anh và Mỹ.

8

0

0

Tieu luan


4. Địa chỉ người nhận: địa chỉ người nhận trên thư cũng là địa chỉ
ngồi phong bì.

5. Dịng lưu ý: chỉ áp dụng khi gửi thư cho tồn thể cơng ty hoặc
một tổ chức mà địa
Hình 7: Kết cấu của một thư tín
chỉ trên thư khơng có tên người nhận.
6. Lời chào mở đầu: lời chào mở đầu phải phù hợp với người nhận.
7. Dòng chủ đề: điều này giúp cho người đọc thấy được ngay vấn đề
cần giải quyết.
8. Phần chính của thư: gồm 3 phần (1) đoạn mở đầu, (2) đoạn chính
và (3) đoạn kết.
9. Lời chào kết thúc: là lời chào lịch sự, thể hiện sự tôn trọng.
10. Tên cơng ty: đặt ở dịng tiếp theo lời chào kết thúc thư khi người
gửi đại diện cho tổ chức.
11. Chữ ký, tên và chức danh người gửi: nên ghi rõ tên và chức
danh người gửi sau khi đã ký tên.
12. Chữ tắt tham khảo: chỉ chú thích khi có dùng từ viết tắt.
13. Nơi nhận khác (bản sao) và tài liệu đính kèm: giúp thơng tin
nhận được rõ ràng hơn.
14. Tái bút: sử dụng khi vấn đề nêu ra khơng liên quan đến nội
dung chính của thư hoặc những phát sinh sau khi hoàn tất thư.

II. KỸ NĂNG VIẾT THƯ TÍN TRONG KINH DOANH
1. Quy trình viết thư tín trong kinh doanh
Gồm 5 bước, với chữ D đầu tiên trong mỗi tên gọi, nên cịn có tên gọi quy trình 5D:


Bước 1: Determing the End(s) and the Means (Xác định mục đích và cách xác
định mục đích).



Bước 2: Defining the Reader and the Situation (Xác định người đọc và bối cảnh
liên quan).



Bước 3: Developing the Message (Viết phác thảo bức thư).



Bước 4: Detecting deficiencies (Kiểm tra, phát hiện sai sót).

9

0

0

Tieu luan


tạo khó tránh khỏi những khuyết điểm nhất định. Chúng tơi ln
quan tâm, lắng nghe và biết ơn những đóng góp từ mọi người!

B. MỤC ĐÍCH
Về nghiên cứu giao tiếp qua thư tín, nhóm 05 phát hiện được hai
mục đích. Đầu tiên, người nhận sẽ chủ động thời gian để đọc hơn và
người viết có thể sàng lọc thơng tin dễ hiểu và hiệu quả hơn. Quy
luật bất biến một ngày có 24 giờ khiến chúng ta khơng thể ln ln
rảnh để xử lý cơng việc. Vì thế, thư tín là chìa khóa của thời gian cho
người đọc; đồng thời, cũng

0 là 0cánh cửa giải thoát sự gấp gáp cho
người viết. Thứ hai, thư
tín được
Tieu
luanđảm bảo an tồn và được nghiên


cứu kỹ hơn. Hiện nay, hầu hết trên toàn thế giới đã có luật đảm bảo
an tồn thư tín nên thư tín có tính bí mật, bảo mật cao. Người đọc
cũng vì chủ động trong thời gian mà nghiên cứu nội dung trong thư
tín kỹ lưỡng hơn.
Tương tự, về nghiên giao tiếp qua báo cáo, chúng tơi tìm ra hai
mục đích cơ bản. Thứ nhất là tính đa dạng của báo cáo viết được thể
hiện qua cuộc sống làm việc, học tập và kinh doanh. Nhà quản trị
cần viết báo cáo kế hoạch kinh doanh, kết quả hoạt động cuối năm,
… Sinh viên cần viết báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học, báo cáo
thực tập, khóa luận tốt nghiệp,… Thứ hai, viết báo cáo nhằm mục
đích cung cấp tài liệu có lưu trữ thành hồ sơ và được tham khảo
trong tương lai. Chẳng hạn như một kế toán viết báo cáo tổng kết
doanh thu sản phẩm trong một tháng. Báo cáo ấy sẽ được ghi nhận
và chuyển lên tổng bộ.

C. PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH
Qua nhiều ngày phân tích và thảo luận, nhóm 05 đã lập ra được
một con đường nghiên cứu các kỹ năng khi viết thư tín và báo cáo
trong kinh doanh hiệu quả. Kế hoạch nghiên cứu có hai luận điểm và
một số luận cứ như sau:

 Kỹ năng giao dịch thư tín trong kinh doanh:
 Thư tín trong kinh doanh.

 Kỹ năng viết thư tín trong kinh doanh.
 Kỹ năng viết thơng điệp tích cực và trung lập.

2

0

0

Tieu luan


 Kỹ năng viết thơng điệp thiện chí.
 Kỹ năng viết thông điệp tiêu cực.
 Kỹ năng viết thông điệp thuyết phục.
 Phát triển giao dịch thư điện tử trong kinh doanh.

 Kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh:
 Sự cần thiết của báo cáo viết và kỹ thuật nghiên cứu trong kinh
doanh.
 Các loại báo cáo viết trong kinh doanh.
 Một số loại báo cáo viết chính thức.

0

0

Tieu luan

3

0

0

Tieu luan


CHƯƠNG 2: NỘI DUNG
A. KỸ NĂNG GIAO DỊCH THƯ TÍN TRONG KINH
DOANH
I. THƯ TÍN TRONG KINH DOANH
1. Khái niệm và hình thức thư tín trong kinh doanh
a. Khái niệm thư tín


Theo giáo trình Kỹ năng giao tiếp do PGS, TS Phan Thị Tố Oanh
chủ biên đã định nghĩa: Thư tín là một loại văn bản khơng mang
tính chính thức, được viết với tư cách cá nhân, được dùng để trao
đổi thông tin giữa các cá nhân, tổ chức.1



Theo định nghĩa của Giáo sư Nguyễn Lân trong Từ điển Từ và Ngữ
Việt Nam: “Thư” là giấy của một người gửi cho người khác để nói
lên ý kiến hay tình cảm của mình. 2

Hình 1: Khái niệm thư tín

b. Hình thức thư tín
Thư tín xuất hiện từ rất lâu, mà hình thức đầu tiên là những kí hiệu
trên đường, các lồi chim đưa tin…Ngày nay, hình thức của thư tín
rất đa dạng. Có ghi nhận bốn loại hình phổ biến nhất như sau:


Thư viết trên giấy: là loại thư tín cổ điển. Thư tín được ghi nhận trên giấy có thể
bằng chữ viết thơng thường hoặc bằng một hệ thống kí hiệu quy ước giữa các chủ
thể gửi – nhận thông tin (gọi là mật mã trong ngôn ngữ thông dụng).



Loại thư tín có thơng tin chứa
0 đựng
0 trong băng, đĩa từ dạng chữ viết, tiếng nói,
hình ảnh hoặc cả ba.

Tieu luan