TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP

TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP
LỜI MỞ ĐẦU
Trên thế giới hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giải pháp
ERP cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: sản xuất chế tạo,
kinh doanh dịch vụ. Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao trong việc
giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả và là lĩnh vực có nhiều tiềm năng
phát triển và đầu tư. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng
cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
Theo đánh giá của các chuyên gia của cơng ty SAP, lợi ích lớn nhất của ERP là sự kế
thừa các mơ hình tiến trình nghiệp vụ tốt nhất được các nhà cung cấp nghiên cứu, tích lũy
kinh nghiệm và áp dụng thành cơng ở một loạt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh
vực viễn thông trên thế giới. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ
đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. ERP giúp doanh
nghiệp đánh giá được dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng cũng như khách hàng tiềm
năng. Bên cạnh đó, ERP cịn thể hiện nhiều lợi ích khác với tính năng tích hợp như: phát
triển khả năng mua bán và đặt hàng cũng như đăng ký dịch vụ trên mặng; điều phối toàn
bộ giá cả cho các dự án; theo dõi, quản lý và sử dụng các tài sản; xác định quyền hạn và
trách nhiệm của từng người tham gia hệ thống…
Theo các nghiên cứu của Meta Group đối với 63 cơng ty thì chi phí trung bình cho một
dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng là 15 triệu USD.
Mặc dù các dự án ERP rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp sẽ đem
lại những lợi ích khơng nhỏ. Cụ thể, nếu triển khai được đầy đủ, một hệ thống ERP có thể
giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 1.6 triệu USD.
Ngồi ra, chương trình này cịn cung cấp các chức năng cơ bản dành riêng cho lĩnh vực
viễn thông như: hỗ trợ số lượng lớn tài khoản khách hàng, phân cấp khách hàng, tự động
hóa các quy trình quan trọng. Giải pháp tích hợp nhiều loại thanh tốn, xử lý việc nhắc và
địi nợ, trả chậm, tính tốn lợi nhuận, hỗn nợ, xử lý thu hồi, trả lại, …
Chính vì những lợi ích khơng thể phủ nhận đó của việc triển khai ERP, mà hiện nay ở
nước ta có khơng ít doanh nghiệp đã và đang áp dụng hệ thống này vào hoạt động kinh
doanh sản xuất. Đó cũng là lý do nhóm em chọn đề tài “TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP”
để có được cái nhìn cụ thể, rõ nét hơn về toàn bộ hệ thống cũng như những lợi ích và hạn

chế mà nó đem lại.



MỤC LỤC

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ERP

1. Khái niệm ERP (Enterprise Resource planning)
Tùy theo quan điểm của mỗi người, có nhiều cách trình bày cũng như những cách hiểu
khác nhau về khái niệm ERP:
Theo quan điểm của Manager trong một cơng ty thì từ được nhấn mạnh là PLANNING
(HOẠCH ĐỊNH), ERP tượng trưng cho một tiếp cận phần mềm để hỗ trợ cho những
quyết định đi đôi với việc hoạch định và điều khiển Business.
Đối với người học IT thì ERP là một từ để mô tả một hệ thống phần mềm cho phép tích
hợp các chương trình ứng dụng trong các lĩnh vực tài chính, sản xuất, hậu cần, tiêu thụ và
tiếp thị, nhân sự và các chức năng khác trong cơng ty.
Theo tạo chí CIO, ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material
Resource Planning), tài chính (Finace) và nguồn nhân lực (Human Resources) được tích
hợp tồn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP
chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói. Sau này, ERP
được mở rộng và kết nối thêm các hệ như APO (tối ưu hóa kế hoạch), CRM (quản trị
quan hệ khách hàng). Hệ thống ERP mở rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác:
CEA (Comprehensive Enterprise Applications).
( />
Vậy khái niệm ERP nên hiểu như thế nào? Chúng ta sẽ đi tìm hiểu ý nghĩa của ba ký tự
E, R, P để có được cách hiểu khái quát nhất về hệ thống này:
E (ENTERPRISE): có nghĩa là Doanh nghiệp
R (RESOURCE): có nghĩa là Nguồn lực. Nguồn lực ở đây bao gồm: tài chính,
nhân lực, công nghệ, … Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần

cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng
dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực
thành tài nguyên. Cụ thể là:
- Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn
lực.


-

Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ
phận có sự phối hợp nhịp nhàng.
Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
Phải ln cập nhật thơng tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một
cách chính xác, kịp thời.

Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp phải trải qua một thời
kỳ “lột xác”, thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngồi doanh nghiệp, địi
hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn
“chuẩn hóa dữ liệu”, giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai
hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.
P (PLANNING): có nghĩa là Hoạch định: Planning là khái niệm quen thuộc
trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ Doanh
nghiệp lên kế hoạch ra sao?



Như vậy, ERP là một “hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software
Application), dùng để hoạch định nguồn lực và điều hành tác nghiệp trong một tổ chức,
một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ

bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức
phi chính phủ, v.v… Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một
tổ chức vào trong hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm
nhân sự - tiền lương, quản trị sản xuất, …song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gom tất cả
vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thơng với
nhau.

Câu hỏi: Phân biệt các khái niệm: ERP, ERP II, 3S ERP?

2. Quy trình hình thành và phát triển
Xuất hiện từ những năm 60 cho tới nay, hệ thống ERP khơng ngừng mở rộng chức năng
của mình trong vai trị quản lý doanh nghiệp. Lý luận của hệ thống này được hình thành
từ các nhu cầu và xuất phát qua các giai đoạn như sau:
Giai đoạn 1: Giải quyết các bài toán về hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu – MRP
(Material Requiements Planning).
Với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể
là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt
hơn, hệ thống này đã đặt ra những câu hỏi như:
-

Sản xuất cái gì?
Để sản xuất những cái đó thì cần những gì?


-

Những gì cần phải có nữa để sản xuất?

Như vậy, MRP quản lý kế hoạch sản xuất & mua nguyên vật liệu.

Giai đoạn 2: Giải quyết các bài toán về chu trình đóng của hệ thống hoạch định nhu cầu
ngun vật liệu (Closed – loop MRP)
Ở giai đoạn này, ngoài việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hệ thống cịn một loạt
chức năng khác như:
-

Cung cấp các cơng cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về
nguyên vật liệu.
Hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế
hoạch đó.
Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù
và phản hồi ngược trở lại với kế hoạch.
Sau đó, nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể sửa đổi nếu có điều kiện
thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên.

Giai đoạn 3: Giải quyết các bào toán về hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing
Resource Planning (MRP II)
Hệ thống MRP II tiếp cận việc quản lý sản xuất ở mức cao hơn và bao gồm nhiều thành
phần hơn so với MRP.


Phương thức này đề cập đến việc lên kế hoạch hoạt động sản xuất cho từng đơn vị sản
phẩm, kế hoạch tài chính cho từng đồng, và có khả năng giả lập để giải đáp các câu hỏi
“nếu - như”. Nó được xây dựng bao gồm nhiều quy trình có liên kết với nhau: lên kế
hoạch kinh doanh, lên kế hoạch sản xuất (kế hoạch sản xuất và bán hàng), xếp lịch cho
một kế hoạch sản xuất tổng thể, lên kế hoạch về nguyên vật liệu, lên kế hoạch về năng
lực sản xuất, và thực thi các hoạt động hỗ trợ cho nguyên liệu Và năng lực sản xuất. Đầu
ra của hệ thống này là các báo cáo tài chính như là kế hoạch kinh doanh, báo cáo mua
hàng, ngân sách vận chuyển, và dự báo giá trị tồn kho. Hệ thống này cũng là sự mở rộng
phát triển của hệ thống MRP.

Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực Doanh nghiệp – Enterprise Resource Planning
(ERP)
Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP cũng giống như
các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lý hiệu quả hơn đối với
doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phịng ban. Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn.
Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia.


Mục tiêu của ERP: giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thơng qua sự tích hợp các
quy trình nghiệp vụ. Với sự phát triển của Internet, ERP tiếp tục phát triển.
Giai đoạn 4b: Inter – Enterprise Co-operation
Mục tiêu: tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa trên dây chuyền cung ứng (SCM).
Giai đoạn 4c: Collaborative Business
Mục tiêu: giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh.



Câu hỏi: Đầu vào, đầu ra của các giai đoạn phát triển hệ thống ERP?

3. Đặc điểm hệ thống ERP
Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “ Manufacturing Resource
Planning” được tổ chức năm 2003 thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:
a) ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated
Business Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi cơng đoạn, mọi
người, mọi phịng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong
một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.
b) ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People
System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới

là chính, cịn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được
đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định.
c) ERP là một hệ thống hoạt động theo nguyên tắc (Formal System), có nghĩa là
hệ thống phải hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch
sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không
hoạt động khi khơng có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy
định trước.
d) ERP là một hệ thống mà trong đó trách nhiệm của các thành viên được xác
định rõ trước (Defined Responsibilities).
e) ERP là một hệ thống liên kết giữa các phịng ban trong cơng ty
(Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi,
cộng tác với nhau chứ khơng phải mỗi phịng ban làm việc một cách độc lập.
Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát triển
theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà khơng làm ảnh hưởng đến cấu trúc của
chương trình.????????????????

Câu hỏi: Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP?
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module), là một tập hợp gồm
nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có
thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau
để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống
mạnh hơn.

4. Chức năng của hệ thống
Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh. Việc tích hợp
một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống được trung tâm
hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý bởi toàn bộ doanh nghiệp.
Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao
gồm:
- Lập kế hoạch, dự toán

- Bán hàng và quản lý khách hàng
- Sản xuất
- Kiểm soát chất lượng
- Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định
- Mua hàng và kiểm sốt nhà cung ứng
- Tài chính-kế toán
- Quản lý nhân sự


-

Nghiên cứu và phát triển
Bên cạnh đó do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các
doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua
dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp.

5. Vai trị và lợi ích của hệ thống
-

Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
Công tác kế tốn chính xác hơn
Cải tiến quản lý hàng tồn kho


-

Tăng hiệu quả sản xuất
Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Tích hợp thơng tin đặt hàng của khách hàng

Phân tích:
a. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng
tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thơng
tin chính xác. Nếu khơng có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao
phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu
khác nhau (tài chính kế tốn có con số doanh thu riêng, kinh doanh có
một con số khác và những đơn vị khác có thể có số liệu khác để tổng
hợp thành doanh thu của cả công ty). Với hệ thống ERP, chỉ có một kiểu
sự thật; khơng thắc mắc, khơng nghi ngờ bởi vì tất cả phịng ban, nhân
viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực.
Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản
lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin
với nhau một cách dễ dàng.
b. Công tác kế tốn chính xác hơn
Phần mềm kế tốn hoặc phân hệ kế tốn của hệ thống ERP giúp các
cơng ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong
các hạch tốn thủ cơng.
Phân hệ kế tốn cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ
quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một
phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và các
biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
c. Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các công ty
theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối
ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu
quả kinh doanh.
d. Tăng hiệu quả sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các

công ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong
quy trình sản xuất, làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
e. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn


Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản
lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính
lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót
và gian lận trong hệ thống tính lương.
Đặc biệt ở các cơng ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận
Hành chính nhân sự có thể khơng có phương pháp chung và đơn giản để
theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và
quyền lợi.
f. Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình
kinh doanh để giúp phân cơng công việc được rõ ràng và giảm bớt
những rắc rối và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng
ngày của cơng ty.
g. Tích hợp thơng tin đặt hàng của khách hàng
Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự
động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn
hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất
hóa đơn. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty theo dõi đơn hàng một
cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng
ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.