Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh thương mại và dịch vụ đông á

Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
Khoa: Kế Toán Tổng Hợp

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Tên Đề Tài: Hồn Thiện Cơng Tác Kế Tốn Ngun Vật Liệu
Tại Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Đông Á

Giáo Viên Hướng Dẫn

: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

Sinh Viên Thực Hiện

: Nguyễn Thị Dung

Mã Sinh Viên

: LT 112864

Lớp

: KT11B - Kế Toán Tổng Hợp

Hà Nội, 08 - 2012
SV: Nguyễn Thị Dung

1

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TNHH TM & DV : Trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ
NVL

: Nguyên vật liệu

HTK

: Hàng tồn kho

DN

: Doanh nghiệp

LN

: Lợi nhuận

TC

: Tài chính

GTGT

: Giá trị gia tăng

TK

: Tài khoản

HĐBH

: Hoá đơn bán hàng

NKC

: Nhật ký chung

CPSXKD

: Chi phí sản xuất kinh doanh

SV: Nguyễn Thị Dung

2

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1.1 : Đặc điểm quy trình sản xuất sản phẩm tơn dạng sóng thẳng …...8
Sơ đồ 1.2 : Đặc điểm quy trình sản xuất sản phẩm tơn dạng vịm …………..8
Sơ đồ 1.3 : Đặc điểm quy trình sản xuất sản phẩm phụ kiện ………………..9
Bảng 1.1 : Danh Mục Và Mã Hóa Một Số NVL Của Cơng Ty TNHH TM &
DV Đông Á …………………………………………………………………11
Sơ đồ 1.4 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán NVL theo hình thức NKC…
……………………………………………………………………………….22
Sơ đồ 2.1 : Quy trình nhập kho nguyên vật liệu …………………………...24
Bảng số 01: Hóa đơn giá trị gia tăng ……………………………………….27
Bảng số 02: Phiếu chi ………………………………………………………28
Bảng số 03: Phiếu nhập kho ………………………………………………..29
Bảng số 04: Biên bản kiểm nghiệm ………………………………………..30
Sơ đồ 2.2 : Quy trình xuất kho nguyên vật liệu ……………………………31
Bảng số 05: Phiếu yêu cầu cấp vật tư ………………………………………34
Bảng số 06: Phiếu xuất kho ………………………………………………...35
Bảng số 07: Phiếu yêu cầu cấp vật tư ………………………………………36
Bảng số 08: Phiếu xuất kho ………………………………………………..37
Sơ đồ 2.3 : Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song …...39
Bảng số 09: Thẻ kho ………………………………………………………..40
Bảng số 10: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ …………………………………...41
Bảng số 11: Bảng tổng hợp chi tiết vật tư .....................................................42
Bảng số 12: Nhật ký chung …………………………………………………44
Bảng số 13: Sổ cái ………………………………………………………….45
Bảng 3.1 : Bảng chi tiết dự phòng giảm giá NVL tồn kho ………………..58

SV: Nguyễn Thị Dung

3

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .........................................................................1
DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU ...............................................................2
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................5
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV ĐƠNG Á ………………………7
1.1 Đặc điểm NVL tại Cơng ty TNHH TM & DV Đông Á …………….7
1.1.1 Đặc điểm NVL ………………………………………………… ...7
1.1.2 Phân loại và mã hóa NVL sử dụng tại Công ty TNHH TM & DV
Đông Á ………………………………………………………………………..9
1.2 Đặc điểm luân chuyển NVL Công ty TNHH TM & DV Đông Á…12
1.2.1 Phương thức hình thành thu mua NVL ………………………….12
1.2.2 Phương thức sử dụng NVL ……………………………………...13
1.2.3 Hệ thống nhà xưởng, kho chứa đựng, bảo quản NVL …………..14
1.3 Tổ chức quản lý NVL tại Công ty TNHH TM & DV Đông Á…….15
1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ bộ phận thu mua nguyên vật liệu ……...15
1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ bộ phận sử dụng nguyên vật liệu ……...17
1.3.3 Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận bảo quản và kiêm kê …….18
1.4 Đặc điểm NVL và yêu cầu quản lý NVL tới tổ chức kế tốn vật liệu
của Cơng ty TNHH TM & DV Đông Á ………………………………. ....19
1.4.1 Các nguyên tắc kế tốn áp dụng tại Cơng ty ……………………20
1.4.2 Chứng từ kế toán ………………………………………………..20

1.4.3 Tài khoản sử dụng ………………………………………………21
1.4.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán …………………. ...21
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI
CƠNG TY TNHH TM & DV ĐƠNG Á ………………………………….23
2.1 Kế tốn chi tiết NVL tại Công ty TNHH TM & DV Đông Á……..23
SV: Nguyễn Thị Dung

4

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

2.1.1 Thủ tục giấy tờ nhập - xuất nguyên liệu ………………………...23
2.1.1.1 Thủ tục nhập kho NVL ………………………………………...23
2.1.1.2 Thủ tục xuất kho ………………………………………………31
2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho ……………………………38
2.2.1 Quy trình ghi sổ và ln chuyển ………………………………...38
2.2.2 Kế tốn tổng hợp nhập nguyên vật liệu tại Công ty …………….43
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG & GIẢI PHÁP NGUYÊN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV ĐÔNG Á ……………….47
3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế tốn NVL tại Cơng ty TNHH TM
& DV Đơng Á và phương hướng hồn thiện …………………………….47
3.1.1 Những thành tự đạt được ……………………………………….48
3.1.2 Những tồn tại …………………………………………………...50
3.1.3 Phương hướng hồn thiện kế tốn NVL tại Công ty TNHH TM &
DV Đông Á ………………………………………………………………….51

3.2 Các giải pháp hồn thiện kế tốn NVL tại Cơng ty TNHH TM &
DV Đơng Á …………………………………………………………………53
3.2.1 Hồn thiện cơng tác quản lý NVL ………………………………53
3.2.2 Hoàn thiện phương pháp đánh giá NVL xuất kho ………………53
3.2.3 Hồn thiện phương pháp hoạch tốn chi tiết NVL phụ …………54
3.2.4 Vấn đề sổ kế toán tổng hợp ……………………………………..54
3.2.5 Công ty cần áp dụng công nghệ tiên tiến vào cơng tác kế tốn ...54
3.2.6 Lập dự phịng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho ………………..55
3.2.7 Hoàn thiện hệ thống chứng từ sử dụng …………………………58
KẾT LUẬN ………………………………………………………………...59
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TÂP
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

SV: Nguyễn Thị Dung

5

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường sản xuất hàng hóa phát
triển địi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tự đặt cho mình những mục tiêu, định
hướng kinh doanh để quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Bất cứ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất kinh doanh đều đặt cho
mình mục tiêu là tạo ra nhiều lợi nhuận. Muốn vậy thì doanh nghiệp cần phải
có một chiến lược kinh doanh và nghiên cứu cụ thể.
Công ty TNHH TM & DV Đông Á là doanh nghiệp sản xuất nên chi phí
về nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Chỉ cần
một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng tới giá
thành sản phẩm, ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy Công ty
luôn cố gắng để ổn định nguồn nguyên liệu đầu vào, tính tốn đúng đắn, vừa
đủ lượng ngun liệu cần dùng, tránh lãng phí ngun vật liệu, khơng ngừng
giảm đơn giá nguyên liệu, vật liệu (giá mua, cước phí vận chuyển,bốc dỡ...),
giảm các chi phí để bảo quản. Tuy nhiên trong những năm vừa qua cơng tác
kế tốn vật liệu của Cơng ty vẫn cịn tồn tại một số vấn đề như chưa xây dựng
định mức dữ trữ tối thiểu và dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với các
nguyên vật liệu có giá trị lớn và thường xuyên biến động dẫn tới việc cung
cấp nguyên vật liệu chưa kịp thời làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn,
không đúng kế hoạch và phát sinh các chi phí khơng cần thiết, giảm sức cạnh
tranh của sản phẩm trên thị trường... Ngoài ra phương pháp đánh giá nguyên
vật liệu xuất kho chưa hợp lý dẫn đến các thông tin về tình hình nhập - xuất tồn nguyên vật liệu chỉ có vào thời điểm cuối tháng khơng cung cấp được
thông tin kịp thời với yêu cầu quản lý doanh nghiệp. Vì vậy coi trọng cải tiến
nâng cao, hồn thiện cơng tác quản lý và hạch tốn vật liệu ở tại Công ty
TNHH TM & DV Đông Á là một vấn đề hết sức cần thiết và quan trọng.
Xuất phát từ vị trí và tầm quan trọng của cơng tác quản lý và hạch toán
nguyên vật liệu, cùng với sự động viên khuyến khích của cơ PGS.TS Nguyễn
SV: Nguyễn Thị Dung

6

Lớp: 11B - KTTH

Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

Minh Phương, em đã mạnh dạn chọn đề tài: " Hoàn thiện kế tốn ngun vật
liệu tại Cơng ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Đông Á " làm chuyên đề
tốt nghiệp.
Nội dung chuyên để ngoài hai phần mở đầu và kết luận, gồm ba phần:
Phần I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Đơng Á
Phần II: Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại Công Ty TNHH
Thương Mại Và Dịch Vụ Đông Á
Phần III: Đánh giá thực trạng và giải pháp kế tốn ngun vật liệu
tại Cơng ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Đơng Á
Trong q trình nghiên cứu và hồn thành, mặc dù đã có sự cố gắng nỗ
lực của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của cô PGS.TS Nguyễn Minh
Phương, nhưng do thời gian và kinh nghiệm nghiên cứu, cũng như thực tiễn
còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự
đóng góp bổ sung ý kiến của các thầy, cơ và tồn thể các bạn để bản Chun
đề được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

SV: Nguyễn Thị Dung

7

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV ĐÔNG Á
1.1 Đặc điểm NVL tại Công ty TNHH TM & DV Đông Á
1.1.1 Đặc điểm NVL
Mỗi một Doanh nghiệp có một quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm
khác nhau, kinh doanh các mặt hàng khác nhau nên yêu cầu của sản xuất về
chủng loại, số lượng…cũng khác nhau. Do đó nguyên vật liệu ở mỗi Doanh
nghiệp có những đặc điểm riêng biệt.
Cơng ty TNHH TM & DV Đông Á là một Công ty có quy mơ lớn với
sản phẩm là các mặt hàng được sản xuất từ Tôn. Do đặc trưng của sản phẩm
là mặt hàng tiêu dùng phải đảm bảo bền đẹp theo thời gian đồng thời nó cịn
địi hỏi về kiểu dáng, mẫu mã phù hợp với kết cấu của từng mái nhà nên sản
phẩm của Công ty rất đa dạng về chủng loại, phong phú về màu sắc, mẫu mã,
kiểu dáng. Điều đó có nghĩa vật liệu được sử dụng cũng rất đa dạng phong
phú để đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng.
Do đặc điểm, tính chất đặc thù của ngành sản xuất nên nguyên vật liệu
chính của công ty chủ yếu là Tôn với nhiều độ dày và của nhiều nhà cung cấp
khác nhau bên cạnh đó còn một số loại nguyên liệu phụ khác như thuốc tẩy,
sơn các loại,… với mức độ sử dụng không nhiều. Do đặc thù về sản phẩm nên
chi phí về NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm. Vì
vậy khi có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến
giá thành sản phẩm, muốn hạ giá thành sản phẩm cách tốt nhất là quản lý và
sử dụng một cách có hiệu quả NVL.
Ngun vật liệu chính của Cơng ty là Tơn, là một loại vật liệu chịu sự
tác động rất lớn của môi trường. Nếu không được bảo quản tốt sẽ nhanh hỏng
như bị bong lớp sơn ngoài hoặc bị méo do va chạm mạnh. Vì vậy Cơng ty

SV: Nguyễn Thị Dung

8

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

tiến hành tổ chức việc quản lý và hạch tốn q trình thu mua, vận chuyển
bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu rất chặt chẽ và khoa học.
Quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm tại cơng ty
Quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm của Cơng ty là quy trình sản
xuất giản đơn, được tiến hành tại các phân xưởng.
Sản phẩm của cơng ty chủ yếu là tơn dạng sóng thẳng, tơn dạng vịm và
làm phụ kiện đi kèm. Trong mỗi loại tôn lại bao gồm nhiều độ dày, màu sắc,
dạng sóng khác nhau như 6 sóng, 9 sóng, 11 sóng …
* Đối với các sản phẩm tơn dạng sóng thẳng: Từ nguyên vật liệu đầu
vào là Tôn (Các loại tôn màu có độ dày và màu sắc khác nhau), các phụ kiện
chính, phụ..quy trình sản xuất sản phẩm theo trình tự như sau:
Sơ đồ 1.1: ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM TƠN
DẠNG SĨNG THẲNG
Ngun vật
liệu vào sản
xuất

Đưa vào máy
cán tôn

Nhập số liệu
vào máy

Thành phẩm

* Đối với các sản phẩm tơn dạng vịm: Từ ngun vật liệu đầu vào là
tơn, quy trình sản xuất sản phẩm theo quy trình như sau:
Sơ đồ 1.2: ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM TƠN
DẠNG VỊM

Ngun vật
liệu sản xuất

Đưa vào máy
cán tơn

TP tơn dạng
vịm

SV: Nguyễn Thị Dung

Nhập số liệu
vào máy

9

Nhập số liệu
vào máy

TP tơn dạng
sóng thẳng

Đưa tơn vào máy
cán vịm

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

* Đối với các sản phẩm phụ kiện như nóc, sườn, xối, máng: Từ
ngun vật liệu đầu vào là tơn, quy trình sản xuất sản phẩm theo quy trình
như sau:
Sơ đồ 1.3: ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM PHỤ
KIỆN

Nguyên vật
liệu sản xuất

Đưa vào máy
cán tô n để cán
phẳng

Đưa vào máy
để cán ra khổ
theo yêu cầu

Đưa vào máy
phụ kiện để
dập theo y/cầu

Thành phẩm là
các phụ kiện

1.1.2 Phân loại và mã hóa NVL sử dụng tại Công ty TNHH TM &
DV Đông Á
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại với
các nội dung kinh tế, công dụng và tính năng lý - hóa học khác nhau và
thường xun có sự biến động tăng giảm trong q trình sản xuất kinh doanh.
Để thuận lợi cho quá trình quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tới
chi tiết từng loại vật liệu đảm bảo hiệu quả sử dụng trong sản xuất thì doanh
nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là quá trình sắp
xếp vật liệu theo từng loại, từng nhóm trên một cắn cứ nhất định nhưng tùy
thuộc vào từng loại hình cụ thể của từng doanh nghiệp theo từng loại hình sản
xuất, theo nội dung kinh tế và cơng dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh.
SV: Nguyễn Thị Dung

10

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

Công ty TNHH TM & DV Đông Á là một công ty chuyên sản xuất các
loại tơn có mẫu mã, chủng loại tơn đa dạng và phong phú. Do đặc điểm về sản
xuất sản phẩm của cơng ty chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành
của sản phẩm, chỉ cần sự thay đổi nhỏ trong giá thành NVL cũng làm ảnh
hưởng rất lớn đến sản phẩm vì thế tầm quan trọng của vật liệu là rất lớn đòi
hỏi việc quản lý vật liệu từ khâu thu mua, sử dụng đến khâu bảo quản dự trữ
phải rất nghiêm ngặt, quản lý khoa học mới có thể làm chi phí vật liệu trong
giá thành sản phẩm nhỏ nhất.
Hiện nay, Công ty TNHH TM & DV Đông Á căn cứ vào nội dung kinh
tế và cơng dụng của vật liệu trong q trình sản xuất kinh doanh để phân chia
vật liệu thành các loại cụ thể sau:
Nguyên vật liệu: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty và là cơ sở
vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu cảu sản phẩm như:
các loại tôn với độ dày khác nhau …. NVL chính dùng vào sản xuất sản phẩm
hình thành nên chi phí NVL trực tiếp.
Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động, chỉ có tác dụng phụ trợ trong
sản xuất được dùng với vật liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm, hoặc
phục vụ cho công việc quản lý sản xuất. Vật liệu phụ bao gồm: thuốc tẩy, sơn
các loại, dầu mỡ bôi trơn, xăng chạy máy…
Nhiên liệu: là những vật liệu được sử dụng để phục vụ cho công nghệ
sản xuất sản phẩm, kinh doanh như phương tiện vận tải, máy móc thiết bị
hoạt động trong quá trình sản xuất. Nhiên liệu bao gồm các loại như xăng dầu
chạy máy, khí ga …
Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng sử dụng để thay thế sửa chữa
các loại máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải
Vật liệu khác: là các loại vật liệu là những vật liệu trong doanh nghiệp
ngoài những vật liệu kể trên như: bao bì, vật đóng gói
Vật liệu: là những loại vật liệu thu được trong q trình sản xuất, thanh
lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài.
SV: Nguyễn Thị Dung

11

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

Vì vậy căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì tồn bộ NVL của
cơng ty được chia thành NVL dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh và NVL
dùng vào các nhu cầu khác.
Do yêu cầu quản lý và hạch tốn chi tiết của cơng ty mà trong từng loại
vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, quy cách... Việc
phân loại được lập sổ danh điểm cho từng thứ vật liệu trong đó mỗi nhóm vật
liệu được sử dụng một ký hiệu riêng thay tên gọi, nhãn hiệu, quy cách.
Hiện tại danh mục vật tư của Cơng ty TNHH TM & DV Đơng Á có
khoảng 100 mã vật tư, dưới đây là danh mục của một số vật tư được dùng
thường xuyên tại công ty:
Bảng 1.1: Danh Mục Và Mã Hóa Một Số NVL Của Cơng Ty TNHH TM
& DV Đông Á
STT

MÃ VẬT TƯ

TÊN VẬT TƯ

ĐVT

1

HS 0.30

Tôn Hoa Sen dày 0.3

md

2

HS 0.35

Tôn Hoa Sen dày 0.35

Md

3

HS 0.40

Tôn Hoa Sen dày 0.40

md

4

TL 0.30

Tôn Thăng Long dày 0.30

md

5

TL 0.35

Tôn Thăng Long dày 0.35

md

6

TL 0.40

Tôn Thăng Long dày 0.40

md

7

TL 0.45

Tôn Thăng Long dày 0.45

md

8

POS 0.30

Tôn Poshaco dày 0.30

md

9

POS 0.35

Tôn Poshaco dày 0.35

md

10

POS 0.40

Tôn Poshaco dày 0.40

md

11

POS 0.45

Tôn Poshaco dày 0.45

md

12

UC 0.30

Tôn Bluescope dày 0.30

md

13

UC 0.36

Tôn Bluescope dày 0.36

md

14

UC 0.39

Tôn Bluescope dày 0.39

md

15

UC 0.43

Tôn Bluescope dày 0.43

md

SV: Nguyễn Thị Dung

12

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

16

UC 0.46

Tôn Bluescope dày 0.46

md

17

V3

Vít 3

gói

18

V5

Vít 5

gói

1.2 Đặc điểm ln chuyển NVL Cơng ty TNHH TM & DV Đơng Á
Mục đích sản xuất kinh doanh ở bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều
hướng tới lợi nhuận để đạt được mục đích đó thì phải tiết kiệm chi phí sản
xuất để hạ giá thành sản phẩm, mà vật tư là yếu tố quan trọng để tạo nên thực
tế của sản phẩm. Quản lý tốt công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư cũng
khơng nằm ngồi mối quan tâm đó. Muốn làm được như vậy thì đội ngũ quản
lý về vật tư phải có chun mơn vững vàng, năng động đi sâu, đi sát với thực
tế của công tác quản lý vật tư.
1.2.1 Phương thức hình thành thu mua NVL
Do đặc thù sản xuất và sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại sóng
tơn nên ngun vật liệu chính của công ty là các loại tôn chiếm một số lượng
rất lớn và có khối lượng lớn, do đó quy trình và phương thức thu mua ảnh
hưởng rất nhiều đến giá thành nguyên vật liệu. Muốn quản lý một khối lượng
và chủng loại vật liệu lớn đòi hỏi phait thực hiện nhiều biện pháp ở các khâu,
có như vậy mới đảm bảo cung ứng vật tư một cách đầy đủ, tiết kiệm và đúng
phẩm chất, chủng loại cho quá trình sản xuất
Căn cứ vào nhu cầu và dự trù nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất, bộ
phận sản xuất hoặc các phịng ban có nhu cầu về ngun vật liệu tiến hành lập
giấy đề nghị mua vật tư. Sau khi giấy đề nghị mua vật tư được phê duyệt bởi
các cấp có thẩm quyền tại cơng ty, cán bộ thu mua gửi đơn đặt hàng đến các
nhà cung cấp có khả năng để nhận được giấy báo giá. Thơng thường, cơng ty
có nhiều nhà cung cấp cùng một loại nguyên vật liệu, do đó thường có nhiều
giấy báo giá được gửi đến công ty.
Căn cứ vào các giấy báo giá, công ty lập hội đồng duyệt giá để chọn ra
mức phù hợp với yêu cầu của công ty rồi lập biên bản duyệt giá.

SV: Nguyễn Thị Dung

13

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

Tiếp theo, công ty tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp
được chọn. Trong hợp đồng phải nêu rõ: Tên vật tư, mã hiệu, quy cách, chủng
loại, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao nhận hàng và phương thức
thanh toán, trách nhiệm của mỗi bên.
Khi nguyên vật liệu vận chuyển về công ty các cán bộ của công ty phải
lập hội đồng kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho.
* Đối với các loại vật tư phát sinh trong tháng hoặc có nhu cầu sử dụng
ít thì bộ phận có nhu cầu sử dụng làm yêu cầu vật tư trình giám đốc hoặc
trưởng bộ phận ký duyệt rồi chuyển qua cho phòng vật tư đi mua về giao cho
bộ phận yêu cầu, hóa đơn chuyển thẳng cho kế tốn.
1.2.2 Phương thức sử dụng NVL
Cơng ty TNHH TM & DV Đông Á là doanh nghiệp chuyên kinh doanh
các loại tôn cuộn mạ màu, tôn cuộn mạ hợp kim, xà gồ kẽm cung cấp cho các
xưởng cán sóng bao gồm các loại hàng nhập ngoại và hàng hoá của các công
ty kinh doanh trong nước chất lượng cao. Công ty sản xuất và phân phối tấm
lợp kim loại 1 lớp dạng sóng vng, sóng ngói, sóng kliplok, sóng simlok và
các loại phụ kiện đi kèm. Hai phân xưởng sản xuất của Công ty được xây
dựng trong khu vực thị trấn Đông Anh, hai xưởng cách nhau 5km thuận tiện

cho việc luân chuyển hàng hoá. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
được chia làm hai bộ phận: sản xuất và thương mại.
* Bộ phận sản xuất: Có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm cửa căn cứ
vào các đơn đặt hàng và căn cứ vào tình hình tiêu thụ của thị trường. Hoạt
động sản xuất được thực hiện ngay tại các phân xưởng của công ty. Sau khi
các sản phẩm tơn hồn thành thì bộ phận ln chuyển sẽ tiến hành đi giao
hàng theo yêu cầu của khách hàng.
* Bộ phận thương mại: Khai thác thêm các thị trường tiêu thụ, tìm các
dự án cơng trình xây dựng để cung cấp tơn. Ngồi ra cịn phải liên kết với các
công ty để cung cấp các mặt hàng khác khi khách hàng có yêu cầu mua thêm.
Hai bộ phận này có mối liên hệ chặt chẽ, gắn kết với nhau. Dựa vào kế
hoạch tiêu thụ từng tháng của bộ phận thương mại mà bộ phận sản xuất sẽ
SV: Nguyễn Thị Dung

14

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

tiến hành sản xuất. Đồng thời bộ phận sản xuất quản lý chi tiết từng lơ, từng
đợt sản xuất để thơng báo tình hình tồn kho cho bộ phận thương mại.
Vì Cơng ty nhận các đơn đặt hàng, thiết kế các loại tôn theo độ dày và
màu sắc theo các cơng trình nhà ở, các cơng trình xây dựng khác… do đó bộ
phận kỹ thuật sẽ tiến hành thiết kế và tính tốn các chỉ tiêu phù hợp để gửi
lệnh sản xuất cho bộ phận sản xuất dưới phân xưởng.
1.2.3 Hệ thống nhà xưởng, kho chứa đựng, bảo quản NVL

Công ty TNHH TM & DV Đông Á được thành lập năm 2001, được đầu
tư bài bản về máy móc, thiết bị hiện đại cho nghành sản xuất tấm lợp mạ màu
dạng sóng, cùng với đội ngũ cán bộ trình độ và đội ngũ công nhân kỹ thuật
lành nghề. Đông Á đã tạo dựng được sản phẩm hợp kim loại màu có uy tín
trên thị trường.
Trụ sở chính của cơng ty đặt tại xưởng 1: Số 1 - Tổ 20 - Thị Trấn Đông
Anh - Hà Nội. Bao gồm văn phòng giao dịch và một xưởng sản xuất có 2 dàn
máy cán sóng hiện đại. Công Ty nằm ngay trên Đường 3 - Thị trấn Đơng Anh
với diện tích 800 m² nên có 1 vị trí giao dịch khá đẹp, thuận tiện giao thơng.
Chủ yếu giao dịch và sản xuất cung cấp hàng cho nhà dân. Tại đây có một
kho chứa hàng đủ để cung cấp kịp thời sản xuất hàng cho nhà dân.
Để đáp ứng nhu cầu đang ngày càng tăng lên và để mở rộng thị trường
tiêu thụ trong cả nước, năm 2004 Công ty đã xây dựng đầu tư thêm nhà
xưởng và dây chuyền sản xuất tôn mạ màu công nghệ Úc với dây chuyền máy
móc đồng bộ và hiện đại nhập khẩu từ Úc và Đài Loan. Tại Xưởng 2: Thanh
Thủy - Đơng Xn - Sóc Sơn - Hà Nội có diện tích 13.000 m², với quy mơ
lớn hơn rất nhiều nên xưởng 2 có rất nhiều nhiệm vụ. Được xây dựng bài bản
vừa là nơi đón tiếp khách hàng lớn vừa là kho chứa hàng chính. Tại đây có 3
dàn máy cán sóng, chủ yếu làm hàng để xuất cho các cơng trình. Hàng hóa về
được nhập trực tiếp ở xưởng 2 sau đó được luân chuyển dần về xưởng 1 khi
có nhu cầu.
Ở mỗi xưởng việc quản lý vật liệu từ khâu thu mua, sử dụng đến khâu
bảo quản dự trữ phải rất nghiêm ngặt, quản lý khoa học. Mỗi một mặt hàng
SV: Nguyễn Thị Dung

15

Lớp: 11B - KTTH

Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

đều được phân loại kỹ trước khi nhập kho. Với từng loại tôn và độ dày được
sắp xếp rõ ràng riêng biệt để dễ dàng cho việc sử dụng, vận chuyển cũng như
thuận tiện và chính xác trong việc kiểm kê.
1.3 Tổ chức quản lý NVL tại Công ty TNHH TM & DV Đơng Á
Trong cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết của nhà nước theo
định hướng xã hội chủ nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị, bên
cạnh việc đẩy mạnh phát triển sản xuất Cơng ty TNHH TM & DV Đơng Á
ln tìm mọi biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm và quản lý
tốt nguyên vật liệu. Công ty luôn yêu cầu công tác quản lý vật liệu là phải
quản lý chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.
Hiện nay các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày
càng mở rộng và phát triển không ngừng về quy mô, chất lượng trên cơ sở
thoả mãn vật chất, văn hoá của cộng đồng xã hội. Theo đó, phương pháp quản
lý, cơ chế quản lý và cách thức hạch toán vật liệu của cơng ty cũng hồn thiện
hơn. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc sử dụng hợp lý và
tiết kiệm vật liệu có hiệu quả càng được coi trọng, làm sao để cùng một khối
lượng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ mà vẫn
đảm bảo chất lượng.
1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ bộ phận thu mua nguyên vật liệu
 Chức năng bộ phận thu mua:
Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó thường xuyên
biến động trên thị trường. Do vậy, các Cơng ty ln có những kế hoạch sao
cho có thể liên tục cung ứng đầy đủ nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Bộ
phận thu mua của Cơng ty ln cố gắng tìm những đối tác cung cấp NVL tốt,
đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật, giá cả cũng như chất lượng. Bên cạnh đó bộ
phận thu mua phải ln cố gắng nắm bắt xu hướng biến động về giá để đưa ra

các phương án nhập nguyên vật liệu. Luôn đảm bảo giá cả hợp lý, chất lượng
tốt để phục vụ khách hàng.
 Nhiệm vụ bộ phận thu mua:
SV: Nguyễn Thị Dung

16

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

Xuất phát từ kế hoạch sản xuất, tình hình dự trữ cung cấp trong kỳ,
doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng mua các loại nguyên vật liệu cần dùng
một cách kịp thời đúng số lượng, chất lượng để kịp thời cung cấp nguyên vật
liệu cho sản xuất, khơng để q trình sản xuất bị gián đoạn. Bằng phương
pháp kiểm kê thường xyên, hàng tháng thủ kho kiểm kê nguyên vật liệu rồi
đem đối chiếu với sổ sách kế tốn để xác minh chính xác số lượng nguyên vật
liệu tồn kho sổ sách kế tốn để xác minh chính xác số lượng tồn kho và sổ kế
tốn để từ đó lập kế hoạch mua nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu về đến công ty được các cán bộ phòng kế hoạch vật tư
và phòng kỹ thuật kiểm tra về quy cách, chất lượng và số lượng vật tư. Kết
quả kiểm tra sẽ được ban kiểm tra ghi vào biên bản kiểm kê vật tư nhập kho.
Mục đích của biên bản kiểm kê vật tư nhập kho là xác định số lượng, chất
lượng, quy cách vật tư sản phẩm hàng hóa trước khi nhập kho, làm căn cứ để
quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.
Sau khi kiểm tra vật tư đạt yêu cầu phòng kế hoạch căn cứ vào:
- Hóa đơn mua vật tư hợp lệ

- Biên bản kiểm kê vật tư nhập kho
Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho rồi tiến hành nhập kho
Toàn bộ số vật tư sau khi mua về đến công ty đúng tiêu chuẩn về số
lượng, chất lượng và hợp lệ về thủ tục đều được phòng kế hoạch vật tư của
công ty làm thủ tục nhập kho theo đúng chứng từ pháp lý của nhà nước quy
định. Để thuận tiện cho việc quản lý vật tư được chính xác về số lượng chủng
loại, cơng ty tiến hành phân loại vật liệu qua từng kho dựa vào công dụng và
tầm quan trọng của nó nhờ đó mà bộ phận quản lý vật tư có thể theo dõi được
sự biến động của từng loại vật tư. Cung cấp những thơng tin chính xác kịp
thời cho việc lập kế hoạch cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu. Việc cung ứng
nguyên vật liệu đầy đủ về số lượng, chất lượng đảm bảo đúng chủng loại và
kịp thời thì mới là động lực để thúc đẩy sản xuất phát triển và nâng cao chất
lượng sản phẩm đem lại cho công ty doanh thu ngày càng cao, là điều kiện tốt
đảm bảo cho sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp trong tương lai.
SV: Nguyễn Thị Dung

17

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ bộ phận sử dụng nguyên vật liệu
 Chức năng bộ phận sử dụng nguyên vật liệu
Công ty luôn yêu cầu phải tiết kiệm hợp lý trên cơ sở xác định các định
mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự tốn chi phí, qn triệt theo ngun tắc sử
dụng đúng định mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi

phí về nguyên vật liệu trong tổng giá thành. Công ty luôn đề cao tinh thần tự
giác làm việc của công nhân, nêu cao tinh thần trách nhiệm trong quản lý
cũng như sản xuất. Tránh tình trạng sai sót kỹ thuật gây lãng phí ngun vật
liệu. Vì vậy mỗi đầu máy ln có một nhân viên giám sát, chịu trách nhiệm
tồn bộ về lơ hàng sản xuất. Quan điểm của doanh nghiệp là sử dụng tiết kiệm
nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất,
hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp.
 Nhiệm vụ của bộ phận sử dụng nguyên vật liệu
Song song với sự quản lý của thủ kho, tại phòng kế toán, kế toán nguyên
vật liệu căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ để tiến hành tổng hợp, phản ánh
đầy đủ, chính xác số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình
nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu; kiểm tra tình hình mua vật tư về số
lượng, chất lượng, giá cả,... nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản
xuất. Toàn bộ số vật tư của doanh nghiệp mua về đều được làm thủ tục nhập
kho và xuất kho. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng doanh nghiệp có
các yêu cầu về vật liệu chính, vật liệu phụ. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất
phòng kế hoạch vật tư giao cho từng xưởng sản xuất, các phân xưởng sản
xuất sẽ được giao các loại nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Để thực hiện
công việc này công ty đã sử dụng phiếu đề nghị cung cấp vật tư và phiếu xuất
kho vật tư. Phiếu đề nghị cung cấp vật tư và phiếu xuất kho vật tư do phòng
kế hoạch vật tư, phòng kỹ thuật và người phụ trách phòng cung tiêu viết phiếu
và căn cứ vào hai phiếu này thủ kho tiến hành xuất kho theo chứng từ xuất.
SV: Nguyễn Thị Dung

18

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

Cuối mỗi tuần thủ kho giao cho kế tốn tồn bộ phiếu nhập, phiếu xuất,
phiếu lĩnh, hóa đơn bán hàng theo thứ tự đã lập, giá trị của nguyên vật liệu
cho các xí nghiệp sản xuất được dựa trên lượng xuất kho thực tế kết hợp với
phương pháp tính giá trị bình qn gia quyền để tính giá thực tế của số lượng
nguyên vật liệu xuất ra. Tồn bộ q trình sử dụng nguyên vật liệu dùng cho
sản xuất được quản lý và theo dõi qua từng giai đoạn.
1.3.3 Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận bảo quản và kiêm kê
 Chức năng của bộ phận bảo quản và kiểm kê
Để nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, đạt
hiệu quả kinh tế cao địi hỏi cơng tác quản lý dự trữ phải hợp lý. Để dự trữ
được hợp lý phải hiểu được đặc điểm và tính chất của loại vật liệu mình quản
lý, từ đó có phương pháp bảo quản và số lượng hợp lý. Hiểu đúng nguyên tắc
đó nên việc bảo quản nguyên vật liệu tại kho, bãi của công ty được thực hiện
theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hố
của mỗi loại, với quy mơ tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất
thốt, lãng phí vật liệu, đảm bảo an tồn là một trong các yêu cầu quản lý đối
với vật liệu. Cán bộ phịng vật tư ln bám sát, kiểm tra kho một cách thường
xuyên, đối chiếu sổ sách với thực tế để phát hiện ra những vấn đề phát sinh,
kịp thời giải quyết, giảm thiệt hại đến mức thấp nhất.
 Nhiệm vụ của bộ phận bảo quản và kiểm kê
Vì được sắp xếp khoa học và hợp lý nên công tác kiểm kê nguyên vật
liệu rất thuận tiện và nhanh chóng, đảm bảo độ chính xác cao và có thơng tin
kịp thời để cấp trên nhanh chóng có những phương án nhập nguyên vật liệu
đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và có giá cả hợp lý. Bên
cạnh đó Cơng ty ln đề ra mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá
trình sản xuất kinh doanh được bình thường, khơng dự trữ vật liệu quá nhiều
gây ứ đọng vốn và cũng không q ít làm ngưng trệ, gián đoạn cho q trình

sản xuất.
SV: Nguyễn Thị Dung

19

Lớp: 11B - KTTH


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Phương

Tất cả các hoạt động nhập, xuất và sử dụng nguyên vật liệu được theo
dõi qua các sổ sách, theo dõi định kỳ ( trong tháng ) và cuối năm kế toán tiến
hành tổng hợp lại phản ánh lên báo cáo nhập - xuất - tồn hay còn gọi thẻ kho.
Trong nền kinh tế thị trường ln có sự cạnh tranh Cơng ty luôn tự đặt
ra câu hỏi làm thế nào để đứng vững trên thị trường? Làm thế nào để có thể
đáp ứng được nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng đối với sản phẩm chất
lượng cao, giá thành hạ? Chính vì lý do đó Cơng ty Đơng Á ln đề ra các
phương án sản xuất ngay từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng của quá trình
sản xuất. Tức là từ khi tìm nguồn nguyên liệu để thu mua đến khi tìm nguồn
tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo thu hồi nhanh đồng vốn lưu động và tăng
nhanh tốc độ chu chuyển vốn, mở rộng sản xuất, cải thiện đời sống cho người
lao động, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thực hiện điều này, Công ty
Đông Á đã tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý mọi yếu tố liên quan đến
sản xuất kinh doanh.
Qua đây ta thấy được công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty
TNHH TM & DV Đông Á khá chặt chẽ, hợp lý và khoa học. Công ty luôn
xác định công tác quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan
trọng và cần thiết của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lý

giá thành nói riêng. Từ đó Cơng ty ln cố gắng quản lý tốt quá trình cung
ứng, sử dụng, bảo quản dự trữ và kiểm kê nguyên vật liệu. Đây là một trong
những phương pháp quyết định góp phần giảm chi phí, hạ giá thành sản
phẩm, đem lại lợi nhuận và tiết kiệm lao động cho Công ty.
1.4 Ảnh hưởng đặc điểm NVL và yêu cầu quản lý NVL tới tổ chức
kế tốn vật liệu của Cơng ty TNHH TM & DV Đơng Á
Xuất phát từ những phân tích nêu trên có thể thấy nắm rõ đặc điểm và
yêu cầu quản lý đối với từng loại vật tư có ảnh hưởng rất lớn tới cơng tác kế
tốn NVL. Nó giúp kế tốn ghi chép được đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình
hình luân chuyển của NVL cả về giá trị và hiện vật. Tính tốn đúng đắn giá trị
vốn thực tế của vật tư nhập kho, xuất kho của từng loại, từng thứ vật liệu tiêu
SV: Nguyễn Thị Dung

20

Lớp: 11B - KTTH