Luận văn công tác văn thư tại văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân quận tây hồ, thành phố hà nội

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Công tác văn thư là một trong những khâu không thể thiếu trong nghiệp
vụ hành chính của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, là phần quan trọng trong hoạt
động quản lý, nó ảnh hưởng khơng nhỏ đến tính kịp thời, tính nhanh nhạy và
chính xác cũng như hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý.
Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ,
muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để
phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi,
liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, nó là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt động của
văn phòng, của Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND),
gắn liền với bộ máy quản lý nhà nước của chính quyền các cấp kể cả quận
(huyện). Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước.
Những năm gần đây, trong công cuộc cải cách hành chính và cải cách
tư pháp, cơng tác văn thư đã có những chuyển biến tích cực, góp phần quan
trọng trong việc nâng cao chất lượng. Tuy nhiên, từ thực tế của tại Văn phòng
HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội cho thấy: Công tác văn thư
vẫn chưa hồn thiện; các quy trình nghiệp vụ chưa được tổ chức khoa học;
việc triển khai các quy định của Nhà nước cịn chậm, thiếu nghiêm túc; cơng
tác bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ văn thư chưa phù hợp với trình độ chun
mơn và sở trường; công tác ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong giải
quyết cơng việc cũng cịn nhiều bất cập, chưa được đầu tư đúng mức, máy
móc cũ kỹ, lạc hậu, các phần mềm xử lý công việc chưa được triển khai đồng
bộ.

1


Từ thực tiễn và yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính, việc đánh

giá một cách tồn diện cơng tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
quận từ đó chỉ ra những thành tựu và vướng mắc, xác định nguyên nhân và
đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơng tác cơng tác văn thư tại Văn phịng
HĐND và UBND quận là đòi hỏi cấp thiết của nhu cầu thực tiễn. Phù hợp với
nội dung học tập của chuyên ngành Quản lý Hành chính cơng và xuất phát từ
thực tế của Quận Tây Hồ , em quyết định chọn đề tài "Cơng tác Văn thư tại
Văn phịng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố
Hà Nội" để nghiên cứu và viết luận văn tốt nghiệp trong chương trình đào tạo
Thạc sĩ chuyên ngành Quản lý cơng.
2. Tình hình nghiên cứu đề tài
Do cơng tác văn thư - lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước nên đây
là đề tài thu hút được sự quan tâm, nghiên cứu khai thác sâu của nhiều nhà
khoa học. Ở Việt Nam đã có nhiều tác giả thực hiện các cơng trình nghiên cứu
về cơng tác văn thư-lưu trữ theo nhiều phương diện khác nhau. Xét về góc độ
phương pháp, cuốn sách “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, Nxb.
Đại học Quốc gia Hà Nội của TS. Vương Đình Quyền đã trình bày cơ sở lý
luận cho cơng tác văn thư, lưu trữ một cách một cách hệ thống và chi tiết.
Ngoài ra, cuốn sách cũng đã đề cập khá cụ thể và tồn diện về quy trình soạn
thảo văn bản, phương pháp soạn thảo một số văn bản (cơng văn, báo cáo, tờ
trình…), quản lý, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành trong công tác
văn thư.
Đối với khía cạnh nghiệp vụ văn thư, giáo trình “Nghiệp vụ văn thư lưu
trữ”- Nxb Văn hóa Thơng tin của tác giả Hồng Lê Minh đã tìm hiểu chuyên
sâu đến các vấn đề liên quan tới khâu điều hành và hành chính ở các cơ quan,
vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt động nghiên cứu, tổ chức

2

đạt hiệu quả trong cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Ngoài ra, PGS.TS.
Dương Văn Khảm khi nghiên cứu về hoạt động văn thư trong cuốn sách
“Công tác văn thư, lưu trữ” - Nxb Chính trị Quốc gia cũng đã mang đến
những kiến thức thiết thực, phong phú kết hợp giữa lý luận và hoạt động thực
tiễn, cung cấp cho người đọc những thông tin cần thiết trong việc nghiên cứu,
tham khảo và vận dụng công tác văn thư lưu trữ một cách đúng đắn, có chất
lượng và hiệu quả vào thực tế.
Một số các luận văn thạc sĩ chun ngành Quản lý hành chính cơng
tại Học viện Hành chính cũng đã nghiên cứu về đề tài này như: Vũ Huy
Thành – Mơ hình quản lý nhà nước về cơng tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Tài
Chính, Việt Nam (Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính cơng, Học viện
Hành chính, Hà Nội, 2010). Luận văn đã nghiên cứu vai trò của nhà nước
trong việc quản lý đối với công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Tài chính và đặt ra
một số yêu cầu cần thiết đổi mới, hiện đại hóa cơng tác văn thư – lưu trữ
trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước và yêu cầu của hội nhập quốc tế;
Vũ Văn Phú - Nâng cao năng lực viên chức văn thư lưu trữ tại các trung tâm
lưu trữ Quốc gia (Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính cơng, Học viện Hành
chính, Hà Nội, 2011). Luận văn đã đưa ra những cơ sở khoa học và thực tiễn
để đánh giá năng lực của viên chức văn thư – lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ
Quốc gia trong giai đoạn 2007-2012 để đề ra những giải pháp nâng cao năng
lực của viên chức văn thư – lưu trữ trong giai đoạn tiếp theo và những đề xuất
đối với cơ quan quản lý có thẩm quyền.
Các giáo trình, sách tham khảo, luận văn nghiên cứu trên đã giải
quyết khá toàn diện về mặt lý luận của công tác văn thư. Tuy nhiên, cơng tác
văn thư vốn có phạm vi nghiên cứu rộng và liên quan đến nhiều lĩnh vực khác
nhau, nên trong phạm vi mỗi cuốn sách đơn lẻ vẫn chưa cung cấp được cái
nhìn tồn diện cả về mặt lý thuyết và thực tiễn của tất cả các phương diện

3

tổng thể của công tác này. Đặc biệt, các hoạt động và vấn đề thực tiễn trong
công tác văn thư tại các đơn vị ở các cơ quan, tổ chức nhà nước chịu tác động
của nhiều yếu tố khách quan và chủ quan nên mang nhiều đặc điểm riêng biệt
so với cơng tác văn thư nói chung. Luận văn này sẽ tập trung nghiên cứu giải
quyết những vấn đề mà các tác giả trước đây chưa đề cập hoặc chưa giải
quyết một cách thỏa đáng như phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến công tác
văn thư, các đánh giá mức độ hiệu quả của công tác này, đưa ra các giải pháp
nâng cao hiệu quả và những điều kiện để thực hiện các giải pháp này trong
công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức nhà nước.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
3.1. Mục đích
Đề tài luận văn đánh giá thực trạng cơng tác văn thư tại UBND quận
Tây Hồ trong những năm gần đây, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả cơng tác Văn thư tại Văn phịng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích nghiên cứu, đề tài thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Làm rõ một số vấn đề mang tính lý luận về cơng tác Văn thư.
+ Đánh giá thực trạng công tác văn thư của Văn thư tại UBND quận
Tây Hồ. Từ đó, nhận diện những ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của
những hạn chế.
+ Dựa trên những đánh giá trên, đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hơn
nữa hiệu quả hoạt động cơng tác Văn thư tại Văn phịng HĐND và UBND quận
Tây Hồ, thành phố Hà Nội trong thời gian tới.

4


4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu:
Cơng tác văn thư tại Văn phịng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Luận văn nghiên cứu về cơng tác văn thư tại văn
phịng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: từ năm 2014 đến năm 2016.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp duy vật lịch sử. Hai
phương pháp này nhằm mục đích xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài. Nghiên
cứu đối tượng của đề tài là Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội một cách khách quan nhất với lịch sử phát triển, hoạt động công
tác của cơ quan, cơ sở vật chất và con người trong mối quan hệ với nhau và
với các phòng ban khác. Nhờ đó, tác giả phân tích và tổng hợp được thơng tin
chính xác và khách quan nhất.
- Phương pháp quan sát: Phương pháp này giúp tác giả quan sát toàn bộ
q trình hoạt động cơng tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận
Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phương pháp phân tích: Trên cơ sở các nguồn thơng tin và quá trình
quan sát thực tế tác giả tiến hành phân tích để có những đánh giá về “Ưu
điểm, nhược điểm” trong cơng tác văn thư tại Văn phịng HĐND và UBND
quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phương pháp mô tả: Kết hợp phương pháp quan sát tác giả tiến hành
mơ tả lại tồn bộ hoạt động cơng tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phương pháp thống kê: Với việc áp dụng các phương pháp trên giúp

5

tác giả thống kê được toàn bộ số liệu cụ thể liên quan đến cơng tác văn thư tại
Văn phịng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phương pháp điều tra: Phương pháp này giúp tác giả nắm được tồn
bộ hoạt động tổ chức cơng tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận
Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo,
danh mục các bảng, hình vẽ, nội dung của luận văn được kết cấu thành 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư
tại Văn phịng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố
Hà Nội.

6


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Theo cuốn Lý luận và phương pháp của cơng tác văn thư của tác giả
Vương Đình Quyền, văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của
các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dịng họ lập ra
(đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả...) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban
hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh...) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc
chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong
kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều

Nguyễn được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước. Những công việc
như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ,
đăng ký, lập hồ sơ... gọi chung là công tác văn thư [25.Tr.18]. Ngay từ
những thời kỳ này, công tác văn thư đã được nhận định là một hoạt động quan
trọng đối với bộ máy quản lý nhà nước
Ngày nay, công tác văn thư đã trở thành là một bộ phận không thể thiếu
không chỉ đối với các cơ quan, tổ chức Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, mà
còn cả với các doanh nghiệp, tổ chức phi nhà nước. Để có cái nhìn tổng quan
của cơng tác này, nhiều nhà nghiên cứu đã đưa ra các khái niệm khác nhau về
hoạt động văn thư. Trong cuốn Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hồng
Lê Minh có nêu ra khái niệm rằng: “Cơng tác văn thư là tồn bộ các công
việc quản lý văn bản, tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản trong hoạt
động của cơ quan, đơn vị” [21.Tr.15]. Trong khái niệm này, các công việc
của công tác văn thư được nêu ra một cách tổng thể theo trình tự quy trình
cơng việc từ khâu quản lý, tiếp nhận văn bản đến các khâu chuyển giao và xử

7


lý văn bản nhưng chưa nêu được mục đích của công tác này.
Theo Từ điển tra cứu Nghiệp vụ quản trị Văn phịng- văn thư- lưu trữ
Việt Nam, “Cơng tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản
phục vụ cơng tác quản lý, gồm tồn bộ các công việc về xây dựng văn bản và
tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị
vũ trang” [23.Tr.22]. Khái niệm trên đã đưa ra định nghĩa khá đầy đủ những
cơng việc chính của cơng tác văn thư là xây dựng văn bản, tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng
như mục đích chính của cơng tác này là đảm bảo thông tin bằng văn bản để
phục vụ cho công tác quản lý. Hay trong Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước

số 55 – CV/TCCB ngày 01-3-1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định
số 24-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Cơng tác văn thư là
tồn bộ q trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ
quan. Mục đích chính của cơng tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý.
Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên
tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của
các cơ quan có hiệu quả”. Với khái niệm tại cơng văn này, các công việc của
công tác văn thư đã được đề cập một cách chi tiết và cụ thể hơn: tồn bộ cơng
việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết
văn bản, lập hồ sơ hiện hành và cũng nêu rõ mục đích của công tác văn thư là
nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức
Nhìn chung, những khái niệm nêu trên đều đã cung cấp những quan
điểm tổng quan cũng như đề cập những công việc cụ thể của công tác văn thư.
Từ những khái niệm này, có thể khái quát về hoạt động văn thư như sau:
Công tác văn thư là hoạt động bao gồm tồn bộ các cơng việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ

8


hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu. Mục đích chính của cơng tác văn thư
là bảo đảm thơng tin cho quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức
chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang. Những tài liệu, văn
kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác
văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có
hiệu quả.
1.1.2.Vai trị của cơng tác văn thư
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các
cơng việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều
gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ

chức sử dụng văn bản nói riêng, với cơng tác văn thư nói chung. Do đó, vai
trị của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất
quan trọng được thể hiện ở bốn điểm sau:
Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
Trong hoạt động quản lý của cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương xây dựng
chương trình, kế hoạch cơng tác cho đến việc phản ánh tình hình, nêu kiến
nghị với cấp trên hoặc giải quyết những cơng việc cụ thể, nói chung đều phải
dựa vào các nguồn thơng tin có liên quan. Thơng tin càng đầy đủ, chính xác
và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của cơ quan càng đạt hiệu quả
cao. Đặc biệt là, trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết những
vấn đề, sự việc liên quan đến chủ chương, đường lối của Đảng, luật pháp của
Nhà nước thì nhất thiết phải nghiên cứu đầy đủ các văn kiện của Đảng và các
văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để đảm bảo cho văn bản ban hành
phù hợp với chủ chương đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
Chính vì vậy, cơng tác văn thư góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho
hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục
vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội; cung cấp những thơng tin

9


quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của
các cơ quan.
Thứ hai, công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng
công tác của cơ quan: Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ
chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình. Do đó, hiệu suất và chất lượng cơng tác cơ quan nói chung, từng cán
bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với cơng tác văn thư. Nếu các
khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn
bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản được đảm bảo chất lượng;

vào sổ văn bản đi – đến được rõ ràng và đúng đắn, lập hồ sơ hiện hành được
hợp lý; các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ
đảm bảo thơng tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản
lý của cơ quan. Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác
của cơ quan. Ngược lại, nếu một khâu nào đó của cơng tác văn thư khơng
được xử lý tốt, thì ít nhiều sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản
lý của cơ quan. Đặc biệt, khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế
cho phương pháp thủ cơng truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng
hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt.
Thứ ba, công tác văn thư góp phần kiểm sốt việc thực thi quyền lực
của các cơ quan, tổ chức: Trong các cơ quan, tổ chức, có rất nhiều văn bản,
cơng văn là các quy định, hướng dẫn, các quy trình, nguyên tắc nghiệp
vụ…nhằm đảm bảo hoạt động của tổ chức được vận hành theo đúng quy định,
trình tự. Các văn bản, cơng văn này là căn cứ có giá trị lâu dài với mục đích
giúp các cá nhân, các phịng ban chức năng trong một tổ chức tuân thủ các
quy định do tổ chức đưa ra. Do vậy, nhờ công tác văn thư, hồ sơ tài liệu trở
thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc một cách có hệ thống, qua đó
cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm nhằm thực hiện tốt

10


các mục tiêu quản lý, góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt
động của cơ quan, phục vụ hoạt động thanh tra giám sát.
Thứ tư, công tác văn thư góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có
liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia: Việc bảo vệ bí mật
Nhà nước và bí mật cơ quan có liên quan chặt chẽ với cơng tác văn thư. Bởi
vì phần lớn các thơng tin thuộc bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan đều được
văn bản hóa, có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong
hoạt động của cơ quan hữu quan. Hiện nay, các thế lực thù địch trong, ngoài

nước đang âm mưu phá hoại sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội của nhân
dân ta. Do đó, chúng tìm mọi cách để moi móc các thơng tin về bí mật kinh
tế, chính trị, quốc phịng, khoa học công nghệ của Nhà nước. Mặc khác, với
nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng ta đang chủ
trương xây dựng, tất yếu nảy sinh cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh
tế, giữa nước ta với các nước khác để tồn tại và phát triển. Trong cuộc cạnh
tranh này, các đối thủ và cả các đối tác muốn giành lợi thế dĩ nhiên phải tìm
mọi phương sách để nắm được các thơng tin về sản xuất, kinh doanh, sáng
chế phát minh… của các cơ quan, doanh nghiệp hữu quan.
Công tác văn thư có vai trị quan trọng đối với việc bảo vệ bí mật nhà
nước, bí mật cơ quan. Nếu việc bảo vệ cơng văn, tài liệu chứa đựng bí mật
Nhà nước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một
cách đầy đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá
trình tiến hành các khâu của cơng tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an tồn tài
liệu, góp phần giữ gìn cho các thơng tin thuộc bí mật Nhà nước và bí mật cơ
quan khơng bị rị rỉ ra ngồi.
Với các vai trị nêu trên, có thể thấy cơng tác văn thư là một hoạt động
không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức, nhằm đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều

11


hành công việc và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng
ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công
tác văn thư có vai trị rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống
xã hội. Do vậy, cơng tác này vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật, vừa là một
cơng tác có tính chính trị cao, cần được Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các cơ
quan, tổ chức coi trọng đúng mức.
1.1.3.Các yêu cầu đối với công tác văn thư

Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý,
điều hành ở các cơ quan, tổ chức, nên trong quá trình thực hiện nội dung của
công tác văn thư ở cơ quan, tổ chức Nhà nước, công tác văn thư cần đảm bảo
4 yêu cầu sau:
Một là, công tác văn thư phải được đảm bảo thực hiện nhanh chóng:
Việc soạn thảo, quản lý và lưu chuyển văn thư nhanh chóng yêu cầu đầu tiên
đối với cơng tác văn thư. Q trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ
chức Nhà nước phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản
lý, giải quyết văn bản. Chính vì vậy, nếu hoạt động văn thư khơng được thực
hiện nhanh chóng, kịp thời sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của công tác
quản lý. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ
khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn
bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, khơng để
sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa
thủ tục giải quyết văn bản.
Hai là, cơng tác văn thư phải được đảm bảo thực hiện chính xác: Văn
bản trong công tác văn thư đa phần đều là những quy định, công văn quyết
định, thông tư mang tính quản lý, chính trị cao; do vậy việc thực hiện cơng tác
văn thư chính xác là một u cầu bắt buộc. Về mặt nội dung, các văn bản phải
đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm

12


pháp luật của Nhà nước, số liệu phải đầy đủ, dẫn chứng phải trung thực,
chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng thể loại, chính xác về
thẩm quyền ban hành đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định của Nhà
nước. Về mặt nghiệp vụ, công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như
đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản phải được thực
hiện đúng quy trình, đúng chế độ.

Ba là, công tác văn thư phải được đảm bảo bảo mật: Bảo mật là yêu
cầu đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của
cơng tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, tổ
chức nhiều vấn đề thuộc bí mật của Đảng và Nhà nước. Để đảm bảo yêu cầu
này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về bảo vệ
bí mật Nhà nước như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phịng làm việc, lựa
chọn các bộ văn thư đúng tiêu chuẩn…
Bốn là, công tác văn thư phải được hiện đại hóa: Việc thực hiện cơng
tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phịng
hiện đại. Hiện đại hóa cơng tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng
cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách
của mỗi cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên q trình hiện đại hóa cơng tác văn thư
cần phải được tiến hành từng bước, phù hợp với điều kiền, trình độ cán bộ của
cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa cơng tác văn thư là nói đến việc ứng
dụng CNTT trong cơng tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện
đại giúp nâng cao tính hiệu quả, chính xác của các văn bản.
1.1.4.Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư
Công tác văn thư chịu tác động bởi nhiều yếu tố đa dạng khác nhau, vì
vậy, việc nghiên cứu những yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư nhằm tìm
ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến các yếu tố đó để khai thác những
ảnh hưởng tốt và hạn chế ảnh hưởng xấu của các yếu tố này đến hoạt động

13


của công tác văn thư. Công tác văn thư tạo các cơ quan, tổ chức chịu tác động
của các yếu tố cơ bản sau:
1.1.4.1.Trình độ chun mơn nghiệp vụ và tác phong của cán bộ văn
thư
Con người vừa là chủ thể vừa là khách thể quản lý. Vì thế yếu tố tiên

quyết ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác văn thư chính là trình độ chun
mơn nghiệp vụ và tác phong của người làm công tác quản lý, lãnh đạo và
người trực tiếp làm công tác văn thư.
Người làm công tác quản lý, lãnh đạo là người đặt ra quy định điều
hành, phân công, giám sát, đôn đốc, kiểm tra đánh giá cơng việc. Người lãnh
đạo có mặt trong tất cả các khâu trong quá trình hoạt động của cơng tác văn
thư nói riêng và tồn bộ hoạt động của đơn vị nói chung. Nếu người lãnh đạo
nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và hiểu rõ được năng lực, trình độ, sở
trường, tính cách, hồn cảnh riêng của người làm cơng tác văn thư, thì có thể
phân cơng họ vào đúng vị trí, đảm bảo đúng chun mơn nghiệp vụ, đảm bảo
tính ổn định lâu dài và bảo mật của thông tin. Do yêu cầu của công tác văn
thư là cần đảm bảo tính nhanh chóng và bảo mật nên người lãnh đạo cần phải
giải quyết vấn đề một cách kịp thời, nhanh chóng. Hơn nữa, trong cơng tác
văn thư phong cách của người lãnh đạo cần có là phong cách lãnh đạo quyền
uy, trực tiếp ra các quyết định mà không cần tham khảo ý kiến của người dưới
quyền nhưng vẫn phải các quyết định trong các văn bản văn thư có tính chính
xác cao. Ngồi ra, người lãnh đạo nếu đưa ra các chính sách khen thưởng, kỷ
luật đúng đắn đối với công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao tinh thần trách
nhiệm và tăng hiệu quả làm việc của các cán bộ văn thư; đẩy lùi các tiêu cực,
nạn sách nhiễu của một bộ phận không nhỏ các cán bộ làm công tác này.
Một nhân tố con người nữa khơng thể khơng nói đến trong công tác văn
thư là những người trực tiếp thực thi công tác văn thư, do công việc hàng

14


ngày tiếp xúc với rất nhiều loại văn bản, vì thế có thể nắm được những hoạt
động quan trọng của cơ quan, tổ chức, trong đó có cả những vấn đề có tính
chất bí mật. Ngồi trình độ chun mơn, nghiệp vụ (đáp ứng được hai mặt: lý
luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành), người làm công tác văn thư cần phải

có phẩm chất chính trị tốt như: trung thành, tuyệt đối tin tưởng vào đường lối
chính sách của Đảng và Nhà nước, có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp
luật của nhà nước. Không những vậy, người làm cơng tác văn cần phải có
những đức tính như: tỉ mỉ, kín đáo, bí mật, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, tin
cậy, nguyên tắc và tế nhị để đảm bảo sự chính xác và tính bảo mật trong cơng
việc. Người làm công tác văn thư là người nắm bắt thông tin, yếu tố sống còn
của tổ chức phục vụ, hỗ trợ khơng chỉ cho lãnh đạo mà cịn cho tồn bộ các
phòng, ban của cơ quan, tổ chức nên cần chọn lựa những người làm cơng tác
văn thư có đủ những phẩm chất, trình độ, kỹ năng như trên để đảm bảo cho
công tác văn thư trong tổ chức đạt chất lượng và hiệu quả cao nhất.
1.1.4.2. Hệ thống quy trình, thủ tục
Quy trình, thủ tục của cơng tác văn thư là thứ tự và cách thức làm việc
theo một trật tự đã được qui định, từ công tác soạn thảo, ban hành văn bản;
công tác quản lý, giải quyết văn bản đến công tác lập hồ sơ, lưu trữ văn bản.
Công tác văn thư muốn đạt hiệu quả cao thì quy trình, thủ tục phải được hồn
thiện, khoa học và đồng bộ. Quy trình làm việc cần rõ ràng, tuần tự, không
chồng chéo; quy định chi tiết nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng
cán bộ văn thư; có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân sẽ giúp hoạt động
văn thư diễn ra hiệu quả, nhanh chóng. Ngồi ra, quy trình làm việc khoa học
sẽ giảm thiểu những lãng phí và những ách tắc trong cơng tác văn thư; thủ tục
nhanh gọn sẽ giúp công tắc văn thư đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác và
bảo mật. Quy trình, thủ tục trong cơng tác được tổ chức khoa học và hợp lý sẽ
góp phần tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, nâng cao

15


hiệu suất lao động, tiết kiệm thời gian và chi phí giúp cơng việc nhịp nhàng,
trơi chảy tạo ra tâm lý lao động thoải mái và chủ động trong công tác văn thư.
1.1.4.3.Hiệu quả của hoạt động giao tiếp trong tổ chức

Hoạt động giao tiếp trong tổ chức là yếu tố rất quan trọng, giúp truyền
tải thông tin trong tổ chức. Giao tiếp mà ở đó thơng tin được chuyển từ một
cấp bậc cao xuống một cấp bậc thấp hơn gọi là giao tiếp theo phương từ trên
xuống dưới. Loại giao tiếp này thường xảy ra khi người lãnh đạo, người quản
lý nhóm giao các chỉ tiêu, chỉ dẫn về cơng việc hoặc thơng báo cho cấp dưới
về chính sách và các thủ tục hành chính…Thơng tin cần chuyển tải trong giao
tiếp theo phương từ trên xuống dưới thường tồn tại dưới hình thức văn bản.
Giao tiếp theo hướng từ dưới lên trên là hình thức giao tiếp trong đó thông tin
được chuyển tại từ cấp bậc thấp hơn đến bậc cao hơn trong nhóm hay tổ chức.
Hình thức giao tiếp này được sử dụng để phản hồi thông tin cho các cấp lãnh
đạo về tiến trình và kết quả thực hiện công việc, các vấn đề đang tồn tại…
Giao tiếp theo hướng từ dưới lên trên là hình thức giao tiếp trong đó thơng tin
được chuyển tại từ cấp bậc thấp hơn đến bậc cao hơn trong nhóm hay tổ chức.
Hình thức giao tiếp này được sử dụng để phản hồi thông tin cho các cấp lãnh
đạo về tiến trình và kết quả thực hiện cơng việc, các vấn đề đang tồn tại. Giao
tiêp theo chiều ngang là quá trình giao tiếp diễn ra giữa các thành viên cùng
cấp bậc trong nhóm, giữa các nhà quản lý cùng cấp hoặc giữa bất cứ nhân
viên nào có cấp bậc tương đương. Giao tiếp theo chiều ngang giúp các thành
viên cùng cấp có thêm thơng tin chính xác để họ cùng phối hợp hồn thành
cơng việc, nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Mạng lưới giao tiếp tốt sẽ giúp bộ phận văn thư nắm bắt thông tin một
cách nhanh chóng, phối hợp nhịp nhàng với các phịng ban, bộ phận khác
trong công tác văn thư; lãnh đạo sẽ có nguồn thơng tin cần thiết để ra quyết
định liên quan đến hoạt động văn thư một cách khách quan, phù hợp nhất với

16


yêu cầu thực tế. Không những thế, mạng lưới giao tiếp giúp duy trì mối quan
hệ giữa các cá nhân trong tổ chức, tạo nên các mối quan hệ hỗ trợ khăng khít.

Hoạt động giao tiếp có hiệu quả sẽ giúp các cán bộ văn thư cũng như các bộ
phận là đối tượng của các văn bản văn thư sẽ hiểu rõ cơng việc của mình, tiếp
nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các
thành viên khác và sử dụng được những phương tiện thơng tin thích hợp trong
cơng tác văn thư.
1.1.4.4.Hình thức tổ chức bộ phận văn thư
Trong bất kỳ một cơ quan nào, tổ chức bộ phận văn thư hồn tồn phụ
thuộc vào hình thức tổ chức cơng tác văn thư được áp dụng ở đó. Hiện nay, ở
nước ta, có ba hình thức tổ chức cơng tác văn thư được áp dụng: tập trung,
phân tán và hỗn hợp. Khi công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tập
trung thì tồn bộ các cơng đoạn và thao tác nghiệp vụ xử lý văn bản được
thực hiện tại một nơi chung cho cả cơ quan – văn phịng hoặc phịng Hành
chính hay do một người đảm nhiệm (nhân viên thư ký). Nếu tổ chức công tác
văn thư theo hình thức phân tán thì các cơng đoạn và thao tác văn thư được
phân chia cho nhiều đơn vị trong cơ quan cùng thực hiện, trong đó các đơn vị
thực hiện các công việc tương đối giống nhau. Trong trường hợp tổ chức theo
hình thức hỗn hợp thì một số công việc về văn thư được thực hiện tập trung
(tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra thi hành, nhân bản...), một số được thực hiện
phân tán (công tác phục vụ tra cứu, sử dụng, bảo quản hồ sơ tài liệu, lập hồ
sơ...). Hình thức tổ chức dựa vào đặc điểm cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan đơn vị. Hình thức tổ chức phù hợp sẽ giúp công tác văn thư
hoạt động một cách khoa học, nhịp nhàng, tiết kiệm được thời gian và nguồn
lực cho cơ quan, tổ chức.
1.1.4.5.Văn hóa tổ chức

17


Văn hóa tổ chức là thói quen, cách nghĩ truyền thống và cách làm việc
trong tổ chức được chia sẻ bởi tất cả các thành viên trong tổ chức. Văn hóa tổ

chức xác định tính cách, đặc trưng của tổ chức. Văn hóa tổ chức thường được
xem như là cách sống của mọi người trong tổ chức. Nền tảng văn hóa tổ chức
là yếu tố ảnh hưởng lớn đến đạo đức, tác phong làm việc của các thành viên
trong tổ chức thuộc khu vực công. Vấn đề đạo đức và trách nhiệm của người
quản lý và các thành viên trong tổ chức là nhân tố tinh thần, tác động đến chất
lượng cơng việc trong khu vực cơng. Văn hóa trong tổ chức công là cách ứng
xử, giao tiếp, cách phối hợp thực hiện công việc của các thành viên trong tổ
chức và giữa cán bộ, công chức, viên chức với tổ chức, người dân. Văn hóa
trong tổ chức giúp con người gắn kết với nhau, mang lại hiệu quả công việc
và tránh được trình trạng ì ạch và quan liêu cố hữu. Đối với hoạt động văn
thư, văn hóa của tổ chức, đơn vị ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của hoạt
động này. Nếu như cơ quan, đơn vị có tác phong làm việc nghiêm túc, nhanh
chóng thì cơng tác văn thư cũng sẽ được thực hiện quy củ, hiệu quả. Ngược
lại, nếu cơ quan, đơn vị có văn hóa làm việc rườm ra, sách nhiễu thì hoạt
động văn thư chắc chẵn cũng sẽ được thực hiện một cách chậm chạp, kém
hiệu quả, tốn kém chi phí cho tổ chức.
1.1.4.6.Thể chế
Nhà nước thực hiện quản lý nhà nước bằng pháp luật. Vì thế, muốn
quản lý tốt thì trước hết phải hồn thiện thể chế. Thể chế khơng được quan
tâm thì cơng tác văn thư cũng như các cơng tác khác sẽ bị buông lỏng, không
thể phát triển. Công tác văn thư là công việc liên quan đến văn bản, do đó cần
nắm rõ các quy định hiện hành của pháp luật, thể chế nhà nước để ban hành
văn bản sao cho đúng thẩm quyền, đảm bảo tính hợp pháp của văn bản khi
ban hành.

18


Hệ thống các quy định pháp luật về công tác văn thư thời gian gần đây
ngày càng được đổi mới, hồn thiện, nhằm đáp ứng u cầu cơng tác quản lý,

bảo đảm tính đặc thù của cơng tác văn thư. Trước đây, khi cơ sở pháp lý cho
hoạt động văn thư chưa được kiện tồn, cịn nhiều hạn chế, bất cập, khiến
hoạt động này tại các cơ quan gặp nhiều khó khăn, vướng mắc. Từ năm 2013
trở về trước, cơng tác văn thư hoạt động dựa trên cơ sở pháp lý của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP được ban hành ngày 08/04/2004 quy định về công tác
văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Nghị định này mới chỉ quy
định các quy trình trong hoạt động văn thư một cách khá chung chung, chưa
đưa ra các quy định rõ ràng về xử lý các sai phạm trong hoạt động quản lý
văn thư hay chưa có quy chế cho hoạt động thanh tra, kiểm tra, giải quyết
khiếu nại, tố cáo trong cơng tác văn thư, gây ra nhiều khó khăn cho cán bộ
văn thư trong công tác này.
Hiện nay, hoạt động văn thư được điều hành theo các quy định của
Thông tư 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 16/04/2013. Thông
tư này đã đưa ra hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
các cơ quan, tổ chức, nêu rõ các trách nhiệm của công tác văn thư, lưu trữ, các
quy định về quy trình, nhiệm vụ trong cơng tác văn thư-lưu trữ tại các cơ
quan, tổ chức, là văn bản hướng dẫn chi tiết giúp các cán bộ văn thư thực hiện
tốt nhiệm vụ của mình.
1.1.4.7.Việc ứng dụng khoa học cơng nghệ vào cơng tác văn thư
Sự có mặt của khoa học cơng nghệ ngày nay giúp con người tiết kiệm
được rất nhiều thời gian và cơng sức, tiền bạc để hồn thành được công việc,
đạt được mục tiêu và hiệu quả. Áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ
trong quản lý là vấn đề cấp thiết, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động
quản lý trong công tác văn thư. Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã
được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại

19


hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu

mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác
văn thư, từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải quyết một cách nhanh
nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa
học, tính hiện đại trong giải quyết cơng việc. Nếu các cơ quan, tổ chức đẩy
mạnh việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, văn bản điện tử sẽ được lưu
hành, những văn phịng khơng giấy sẽ hình thành, công việc tại bộ phận văn
thư sẽ được giảm tải, thơng tin được truyền tải rộng rãi và có độ chính xác cao
hơn, mang lại hiệu quả khơng nhỏ trong công tác quản lý văn thư.
1.2. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, do vậy
nội dung của công tác văn thư gồm các công việc là: Soạn thảo văn bản, quản
lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. Việc thực hiện các công
việc của công tác văn thư được thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ nhất
định, bao gồm:
1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các cơng
việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành. Quy
trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa
trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Căn cứ theo hướng dẫn của
Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thơng tư liên tịch số
55/2005/TTL-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng
chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình sọan
thảo và ban hành văn bản bao gồm các bước: Xác định hình thức, nội dung và
độ khẩn, mật của văn bản cần soạn thảo; Soạn bản thảo văn bản; Duyệt bản

20


thảo, sửa chữa, bổ sung; Đánh máy, nhân bản; Kiểm tra, ký văn bản và ban

hành văn bản.
Nội dung chi tiết về quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản
được quy định như sau:
Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ khẩn, mật của văn bản cần
soạn thảo
Khi dự định ban hành một văn bản cần xác định rõ văn bản ban hành
giải quyết vấn đề gì. Sau đó, cán bộ văn thư vần xác định vấn đề cần trình
bày, từ đó xác định mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo; xác định độ
mật, độ khẩn của văn bản; Xác định đối tượng nhận đối tượng mà văn bản sẽ
tác động đến.
Sau khi đã xác định hình thức, nội dung và độ khẩn, mật của văn bản,
cần thu thập thông tin một cách đầy đủ từ các nguồn khác nhau, tùy từng loại
văn bản mà lựa chọn thông tin cho phù hợp; xử lý văn bản: Tập hợp thông tin,
cần lựa chọn những thơng tin cần thiết và chính xác, loại bỏ những thơng tin
khơng cần thiết, trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp (đưa các thông tin lạc hậu,
hết hiệu lực vào nội dung văn bản).
Bước 2: Soạn bản thảo văn bản
Trong quá trình soạn bản thảo văn bản cần xây dựng đề cương văn bản
trước khi tiến hành viết văn bản. Xây dựng đề cương văn bản áp dụng trong
một số trường hợp văn bản quan trọng hay văn bản dài. Để từ đó có thể làm rõ
được bố cục, nêu rõ được ý chính trong nội dung văn bản và khơng bỏ sót các
ý, sắp xếp nội dung logic. Cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết
bản dự thảo. Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị
liên quan.

21


Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung
Sau khi hoàn thành việc soạn thảo văn bản, cán bộ văn thư trình văn

bản lên Chánh văn phịng duyệt bản thảo. Trong trường hợp văn bản do
UBND quận ban hành thì Chánh văn phịng trình Chủ tịch UBND quận duyệt
bản thảo. Bản thảo văn bản được duyệt về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ
thuật trình bày. Nếu có gì cần sửa chữa, bổ sung thì nhân viên soạn thảo tiến
hành sửa theo u cầu sau đó lại trình Chánh văn phòng xem xét lại.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy phải đảm bảo những yêu cầu sau: Đánh máy đúng
nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Đánh máy,
nhân bản đúng số lượng quy định; Giữ gìn bí mật nội dung và thực hiện đánh
máy, nhân bản đúng thời gian quy định. Trước khi nhân bản phải đưa xuống
văn thư để đăng ký văn bản, ghi số văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn
bản. Nhân bản sau khi văn bản đã được ký duyệt, dựa vào nơi nhận để nhân
bản văn bản.
Bước 5: Kiểm tra, ký văn bản và ban hành văn bản
Cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về
độ chính xác của nội dung văn bản, trước khi trình lãnh đạo Văn phịng ký
ban hành; đề xuất mức độ khẩn (nếu có), đối chiếu quy định của pháp luật về
bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật.
Về thẩm quyền ký văn bản, Chánh văn phịng có quyền được ký tất cả
những văn bản của Văn phòng HĐND và UBND và có thể giao cho Phó
Chánh Văn phịng ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ
trách. Nếu văn bản do UBND quận phát hành thì Văn phịng HĐND và
UBND trình lãnh đạo UBND quận ký, người có thẩm quyền ký văn bản phải
ký đúng chữ ký đã thơng báo. Khơng ký bẳng mực đỏ, bút chì hoặc bằng mực
dễ phai

22


Hình 1.1. Sơ đồ quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

Xác định hình thức, nội
dung và độ khẩn, mật của
văn bản cần soạn thảo

Duyệt bản thảo,
sửa chữa, bổ
sung

Soạn bản thảo
văn bản

Kiểm tra, ký văn bản và
ban hành văn bản

Đánh máy,
nhân bản

1.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
1.2.2.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản fax, văn bản được chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là
văn bản đến. Việc quản lý và giải quyết văn bản đến gồm 6 bước: Tiếp nhận
và kiểm tra bì văn bản đến; phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến; đóng dấu
“Đến”, ghi số và ngày đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến; trình và chuyển giao văn bản đến và đăng ký văn bản đến.
Hình 1.2. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến
Tiếp nhận và
kiểm tra bì văn
bản đến

Giải quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến

Phân loại sơ bộ

Đóng dấu “Đến”, ghi

bóc bì

số và ngày đến

văn bản đến

Trình và chuyển

Đăng ký

giao văn bản đến

văn bản đến

23


Nội dung chi tiết về quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
được quy định như sau:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn

thư của cơ quan, tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản
đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào
ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm
phong (nếu có)...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì khơng còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn
bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao
trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư;
trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng,
cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của
mỗi văn bản...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho
nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến
Các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ thành 2 loại: loại khơng bóc bì
và loại do cán bộ văn thư bóc bì. Loại khơng bóc bì bao gồm các bì văn bản
gửi cho tổ chức Đảng, các đồn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản
gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận.
Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên
quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. Loại do cán bộ văn thư bóc bì

24


bao gồm tất cả các loại bì cịn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ
ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật).
Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công

an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm
2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Khi bóc bì văn bản, cán bộ văn thư cần lưu ý: Những bì có đóng các
dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời; Khơng gây hư hại đối
với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi
và dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký hiệu
ghi ngồi bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai
sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản
trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu
gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản. Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và
những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn
bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và
đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn
thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật
và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán…
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần
thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn

25