Hoàn thiện kế toán nvl tại ctcp tvxd và thương mại sao mai

Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết

Danh mục các ký hiệu viết tắt
1 NVL : Nguyên Liệu Vật Liệu
2 CTCP : Công Ty Cổ Phần
3 TVXD : Tư Vấn Xây Dựng
4 ĐK : Đầu Kỳ
5 CK : Cuối kỳ
6 NKC : Nhật Ký Chung
7 ĐG: Đơn Giá
8 VTHH: Vật tư hàng hóa
9 BQ : Bình Quân

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

1


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
MỤC LỤC

Danh mục các ký hiệu viết tắt..................................................................................1
MỤC LỤC..................................................................................................................2
Danh mục bảng biểu.................................................................................................5
Lời mở đầu.................................................................................................................6
Chương 1 :.................................................................................................................7
Đặc điểm và tổ chức quản lý Nguyên Vật Liệu tại công ty cổ phần tư vấn xây
dựng và thương mại Sao Mai...................................................................................7
1.1

Đặc điểm Nguyên Vật Liệu tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương

mại Sao Mai............................................................................................................7
1.1.1

Đặc điểm NVL sử dụng tại cơng ty.........................................................7

1.1.2 Phân loại NVL tại cơng ty.......................................................................8
1.1.3 Tính giá NVL tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai....8
1.1.3.1 Tính giá NVL nhập kho.....................................................................8
1.1.3.2 Tính giá Ngun Vật Liệu xuất kho..................................................9
1.2 Cơng tác quản lý NVL tại công ty..................................................................10
1.3 Thực tế vận dụng chế độ kế tốn tại cơng ty..................................................12
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG
TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI SAO MAI.............13
2.1 Kế tốn chi tiết NVL tại cơng ty...................................................................13
2.1.1 Thủ tục chứng từ nhập kho – xuất kho NVL..........................................13
2.1.2 Hạch toán NVL tại kho..........................................................................25
2.2. Kế toán tổng hợp Nguyên Vật Liệu tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng và
thương mại Sao Mai..............................................................................................33
2.2.1 Kế toán thu mua nhập kho NVl................................................................34
2.2.2. Kế toán xuất dùng NVL...........................................................................38
2.2.3 Kiểm kê đánh giá lại NVL.......................................................................42
CHƯƠNG 3 : KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI SAO
MAI..........................................................................................................................44

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

2

Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
3.1

Đánh giá chung về cơng tác kế tốn Ngun Vật Liệu tại công ty............44

3.1.1 Ưu Điểm.......................................................................................................44
3.1.2 Tồn tại.......................................................................................................46
3.2 Sự cần thiết phải hồn thiện kế tốn Ngun Vật Liệu tại cơng ty.................47
3.3 Một số kiến nghị nhằm hồn thiện kế tốn Ngun Vật Liệu tại cơng ty.......49
3.4 Điều kiện thực hiện........................................................................................53
KẾT LUẬN..............................................................................................................55

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

3


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết

Danh mục sơ đồ
Sơ đồ 1.1 : Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa số liệu thực tế và sổ kế tốn...12
Sơ đờ 1.2 : Quy trình nhập kho......................................................................13
Sơ đồ 1.3 : Quy trình nhập kho khi công ty là nhà thầu phụ...........................15
Sơ đồ 1.4: Quy trình xuất kho của công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương
mại Sao Mai....................................................................................................21
Sơ đồ 1.5 : Quy trình hạch toán theo phương pháp sổ số dư.........................25
Sơ đồ 1.6: Quy trình làm việc với phân hệ kho khi sử dụng phần mềm.........33
Sơ đồ 1.7 : Quy trình hạch toán khi nhập kho NVL theo hình thức NKC.....34
Sơ đồ 1.8: Quy trình ghi sổ theo hình thức NKC lúc xuất kho.......................38

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

4


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết

Danh mục bảng biểu
Biểu số : 1.1

Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.......................11

Biểu Số 2.1: Đề nghị cấp phát vật tư...............................................................16
Biểu số 2.2: Báo giá vật tư..............................................................................17
Biểu số 2.3 : Hoá đơn giá trị gia tăng..............................................................18
Biểu số 2.4 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư.....................................................19
Biểu số 2.5 : Mẫu phiếu nhập kho...................................................................20
Biểu số 2.6 :Đề nghị cấp phát vật tư...............................................................23
Biểu số 2.7 : Mẫu phiếu xuất kho....................................................................24
Biểu số 2.8 : Mẫu phiếu nhập kho...................................................................26
Biểu số 2.9 : Mẫu phiếu xuất kho....................................................................27
Biểu số 2.10: Mẫu thẻ kho..............................................................................28
Biểu số 2.11 : phiếu giao nhận chứng từ nhập................................................29
Biểu số 2.12 : phiếu giao nhận chứng từ xuất.................................................30
Biểu số 2.13 : Mẫu sổ số dư............................................................................31
Biểu số 2.14 : bảng luỹ kế nhập xuất tồn........................................................32
Biểu số 2.15 : Mẫu sổ nhật ký chung..............................................................36
Biểu số 2.16 : Mẫu bảng kê NVL Nhập kho...................................................37
Biểu số 2.17 : Mẫu bảng kê NVL Xuất Kho...................................................40

Biểu số 2.18 : Mẫu sổ cái................................................................................41
Biểu số 2.19 : Mẫu biên bản kiểm kê..............................................................43

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

5


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết

Lời mở đầu
Xã hội loài người muốn tồn tại và phát triển thì cần phải sản xuất ra của cải
vật chất. Q trình sản suất đó chính là hoạt động có ý thức và tự giác của con
người tác động vào vật thể ở dạng tự nhiên để biến chúng thành vật phẩm, hàng hóa
đáp ứng nhu cầu riêng của tồn xã hội.
Xã hội thì ngày càng phát triển, mức sống được nâng cao kéo theo các nhu
cầu của con người được nâng lên, ai cũng muốn mình có được thứ hàng tốt, đẹp
nhưng giá cả phải chăng. Hiểu được điều đó nên các doanh nghiệp đã khơng ngừng
đổi mới mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm… nhưng phải tối thiểu chi phí, hạ
giá bán sản phẩm để tạo sức cạnh tranh trên thị trường.
Trong quá trình sản xuất thì yếu tố chi phí ngun vật liệu chiếm tỷ trọng lớn
trong tồn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà sự biến động về
chi phí nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành sản phẩm và tác động đến
chỉ tiêu lợi nhuận. Nếu giảm được chi phí này thì doanh nghiệp mới thu được lợi
nhuận cao. Để điều đó trở thành hiện thực thì địi hỏi các nhà quản lý phải có trình
độ thực sự, kinh nghiệm thực tế để hoạch định, tính tốn chi phí ngun vật liệu. Sử
dụng một cách có hiệu quả nhưng lại tiết kiệm nguyên vật liệu chính vì thế khi có
cơ hội về thực tập tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai em
đã tìm hiểu về " Kế tốn nguyên vật liệu" Và đã thấy được sự quan trọng của
nguyên vật liệu trong sản xuất… vì thế phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu, hợp

lý, tiết kiệm chi phí để hạ giá thành sản phẩm đạt lợi nhuận cao nhất đó cũng là mục
tiêu lớn nhất mà bất cứ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng mong đạt
được
. Ngồi phần lời mở đầu, kết luận thì chuyên đề tốt nghiệp bao gồm 3 chương :
Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý NVL tại CTCP TVXD Và Thương
mại Sao Mai
Chương 2 : Thực trạng kế toán NVL tại CTCP TVXD Và Thương mại Sao
Mai
Chương 3 : Hồn thiện kế tốn NVL tại CTCP TVXD Và Thương mại Sao Mai

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

6


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết

Chương 1 :
Đặc điểm và tổ chức quản lý Nguyên Vật Liệu tại công ty cổ phần
tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai
1.1

Đặc điểm Nguyên Vật Liệu tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng và
thương mại Sao Mai

1.1.1 Đặc điểm NVL sử dụng tại công ty
Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là tài sản dự trữ sản xuất thuộc
nhóm hàng tồn kho, nhưng NVL có những đặc điểm riêng khác với các loại tài sản
khác của doanh nghiệp là khi tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
NVL bị tiêu hao tồn bộ, khơng giữ ngun hình thái vật chất ban đầu và chuyển

toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Tuy nhiên giá trị
chuyển dịch lớn hay nhỏ còn tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp về sản xuất
tạo ra giá trị sản phẩm.
Với đặc điểm kinh doanh là xây dựng các cơng trình giao thơng, các cơng trình
đường bộ, đường sắt nên NVl của công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại
như: Xi Măng, Sắt, Thép, Dầu, Nhờn,Thang Cáp,Cáp Điện,Đất,Đá,Sỏi........
Đối với các NVl như đất, Đá, Sỏi : công ty mua tại mỏ và thuê xe chở về đổ tại chân
cơng trường cho kịp tiến độ thi cơng
Cịn đối với loại NVL khác công ty thường mua của các nhà cung cấp như sau :
Bê Tông công ty mua của công ty bê tông 620 Long An , Dầu do mua của Cơng ty
cổ phần xăng dầu Tín Nghĩa – trạm xăng dầu Tín Thành, Sắt Thép mua của cơng ty
T $ T Sài Gịn và cơng ty Thép Hịa Phát.
Đối với Bê Tơng: cơng trình nào sau khi mua của nhà cung cấp thì cơng ty cho xe
vận chuyển về đổ móng cho cơng trình đó ln.
Xăng Dầu cũng vậy Cơng ty thi cơng cơng trình tại địa điểm nào thì thực hiện ký
kết hợp đồng cung cấp xăng dầu với 1 công ty xăng dầu trên địa bàn đó và có biên
bản xác nhận số lượng u cầu thì trong vịng 8 tiếng cơng ty xăng dầu sẽ cung cấp

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

7


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
xăng dầu đầy đủ phục vụ máy móc thi cơng và phương tiện vận chuyển cho cơng
ty . Cịn đối với sắt và xi măng, thép khi công trường cần thì cơng ty cho xe vận
chuyển từ kho vào cơng trường cho thi cơng. Xi măng thì theo khối lượng công
trường cần công ty vận chuyển vào không phải gia cơng cịn đối với thép, sắt khi
cần gia cơng cho phù hợp với kích thước của cơng trình cơng ty thường thuê máy
cắt sắt về cắt theo khúc cho phù hợp với độ dài mà cơng trình u cầu . Ở các cơng

trường khác nhau cơng ty có 1 kho chứa tất cả các loại NVL chứ không chia làm
nhiều kho. Cơng ty có dự trữ một số lượng NVL nhất định để phục vụ cho thi công
các công trình và trong q trình thi cơng thì cơng ty cho chuyển NVL từ kho của
công ty vào . Ở cơng ty lớn cũng có 1 kho chứa tất cả các loại NVL như sắt, thép, xi
măng

Phân loại NVL tại cơng ty

1.1.2

NVL trong cơng ty làm 3 loại chính và chủ yếu như sau : Nguyên vật liệu chính và
Nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu
NVL chính như : Cáp Điện, Nở Sắt, Thang Cáp, Xi Măng, Ốc Xiết Cáp Kim Loại,
Sắt …
NVL phụ như :Lạt nhựa, Dầu Do , Thép Cuộn Trơn, Đất, Đá, Sỏi, Bê Tông…
Nhiên liệu như: Dầu Dezen, Nhờn, Dầu lắp máy.........
1.1.3

Tính giá NVL tại cơng ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại

Sao Mai
1.1.3.1 Tính giá NVL nhập kho
NVL của cơng ty nhập kho chủ yếu do mua ngồi chứ khơng có NVL do góp vốn
và gia cơng nên cơng thức tính giá NVL nhập kho của cơng ty như sau:
Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá trị NVL nhập kho không bao gồm
thuế GTGT
NVL công ty thường mua của các nhà sản xuất trong nước nên không phải chịu thuế
nhập khẩu và các loại thuế khác liên quan đến hàng nhập khẩu

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

8


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua NVL + chi phí vận khác (vận chuyển,
bốc xếp ,phân loại, bảo quản,bảo hiểm(nếu có))-các khoản chiết khấu thương
mại (giảm giá hàng bán, số hao hụt trong định mức cho phép)
Ví dụ :Ngày 20 tháng 4 năm 2013 cơng ty mua nhập kho của công ty An Khánh :
750 mét cáp điện giá mua chưa có thuế GTGT là 39.000 đồng/mét
chi phí vận chuyển bên bán chịu
Giá trị thực tế nhập kho của 750 mét cáp điện là :750*39000 = 29.250.000( Đồng )

1.1.3.2

Tính giá Nguyên Vật Liệu xuất kho

Do đặc thù kinh doanh của công ty nên NVL rất đa dạng và phong phú về chủng
loại bởi vậy nên công ty thực hiện tính giá xuất kho NVL theo phương pháp bình
quân gia quyền cả kỳ dự trữ nên việc tính tốn đơn giản thuận tiện hơn nhiều, cơng
thức tính giá NVL xuất kho như sau :
Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * ĐG thực tế bình qn
Trong đó :ĐG thực tế BQ = Giá thực tế tồn ĐK + Giá thực tế nhập trong kỳ
Số lượng tồn ĐK + Số lượng nhập trong kỳ

Ví dụ : Tình hình Nhập – Xuất – Tồn của cáp điện 2 x 6 như sau :
+ Tồn đầu kỳ :500 mét ,đơn giá 35.000 đồng/mét
+ Nhập trong kỳ 750 mét đơn giá 39.000 đồng/mét theo hóa đơn GTGT số
0038485 ngày 20/4/2013 của công ty cổ phần An Khánh

Ngày 29/4/2013 xuất 1000 mét sử dụng cho lắp đặt hệ thống cơng trình đường cao
tốc TPHCM Long Thành Dầu Giây
Cuối kỳ kế tốn cơng ty thực hiện tính giá xuất kho như sau :
Đơn giá cáp điện 2 x6 =
Bình Quân

500*35000 + 750*39000
500 +

= 37.400 (Đồng/mét )

750

Giá trị xuất kho 1000 mét cáp điện là : 1000 * 37.400 = 37.400.000 ( đồng )

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

9


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
1.2 Công tác quản lý NVL tại công ty
Giám đốc dự án : Chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược, lập kế hoạch và điều
hành toàn bộ hoạt động dự án
Tham mưu cho tổng giám đốc về các lĩnh vực dự án , lập tổng dự tốn và hồn
chỉnh pháp lý liên quan đến dự án mà công ty đầu tư
Phân tích tình hình triển khai, thực hiện quản lý dự án để đảm bảo hiệu quả cao nhất
Tổ chức đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện giám sát thi cơng các cơng trình của
cơng ty
Xây dựng định mức các cơng trình, duyệt các u cầu Nhập – Xuất NVL của bộ

phận kỹ sư hiện trường
Kỹ sư hiện trường: Tại các cơng trình kỹ sư hiện trường giám sát định mức
NVL, kiểm tra, giám sát việc thực hiện theo định mức của giám đốc dự án phê
duyệt phù hợp với cơng trình và định mức theo quy định của nhà nước, kiểm tra
khối lượng công việc theo chỉ tiêu giao cho cơng nhân thực hiện (bảng dự tốn chi
phí Ngun Vật Liệu trực tiếp).
Bộ phận kế tốn cơng trường : hạch toán chi tiết NVL và tổng hợp NVL tại cơng
trường theo dõi tình hình Nhập – Xuất – Tồn NVL và cuối tháng cùng với bộ phận
giám đốc tại công trường tiến hành kiểm kê NVL tồn kho đối chiếu số liệu với sổ
sách
Từ yêu cầu vật tư, NVL thực tế tại công trường kỹ sư hiện trường lên kế hoạch sử
dụng NVL chuyển cho giám đốc dự án ký duyệt và sau đó chuyển cho bộ phận kho
đặt hàng
Sau khi NVL yêu cầu đã về đến chân công trường Kỹ sư hiện trường yêu cầu khối
lượng NVL sử dụng cụ thể cho các hạng mục công trường chuyển cho giám đốc dự
án ký duyệt và sau đó yêu cầu bộ phận kho xuất kho theo yêu cầu đã được duyệt
Cuối tháng ban giám đốc tại công trường cùng với bộ phận kế toán , thủ kho tại
công trường tiến hành kiểm kê kho xác định số lượng tồn kho NVL thực tế và đối
chiếu số liệu với sổ sách của bộ phận kế toán, thủ kho

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

10


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
Nếu số liệu kiểm kê cuối tháng khớp đúng với số lượng sổ sách của bộ phận kế tốn
thì khơng có vấn đề gì và cơng việc tiến hành như vậy cho tháng sau
Nếu số liệu kiểm kê không khớp đúng với sổ sách thì xác định nguyên nhân và xử
lý các bộ phận có liên quan : có thể là trừ lương hoặc bắt bồi thường hoặc trích quỹ

bù vào số thiếu tùy theo nguyên nhân thiếu nào thì có cách xử lý riêng
Nếu là cá nhân làm hỏng hoặc thiếu do bộ phận thu mua làm hao hụt trên đường
vận chuyển thì bắt bồi thường
Nếu là thiếu do hỏa hoạn thiên tai,các yếu tố bên ngồi thì thường trích quĩ của
cơng ty bù vào số thiếu
Biểu số : 1.1 Bảng dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
C TY CP TV XD $ TM SAO MAI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số 610 Đ. Trương Định- P.Tân Mai-Hoàng

Độc Lập- Tự Do – Hạnh Phúc

Mai- HN

BẢNG DỰ TỐN CHI PHÍ NGUN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP

Tên dự án, cơng trình.................................
Năm 2013
STT

Chỉ Tiêu

Q 1

01

Khối Lượng cơng trình

02

Định mức NVL

03

Khối lượng NVL cần cho xây dựng

04

Khối lượng NVL tồn kho cuối kỳ

05

Tổng nhu cầu NVL

06

NVL tồn cuối kỳ

07

Lượng NVL mua trong kỳ

08

Đơn giá mua NVL

09

Tổng giá trị NVL mua trong kỳ

10

Tổng chi phí NVL trực tiếp

Quý 2

Quý 3

Quý 4

Người lập

Giám đốc dự án

Giám đốc

( ký, họ tên)

( ký, họ tên )

(ký, họ tên )

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

Cả Năm

11

Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
Trong đó : Chỉ tiêu 1 : căn cứ vào tiến độ xây dựng của công ty
Chỉ tiêu 2 : Định mức NVL ( dựa theo phần đề xuất )
Chỉ tiêu 3 = Chỉ tiêu 1 x chỉ tiêu 2
Chỉ tiêu 4 : Căn cứ vào dự toán về mức tồn kho vào cuối kỳ
Chỉ tiêu 5 = chỉ tiêu 3 + chỉ tiêu 4
Chỉ tiêu 6 : Căn cứ vào dự toán về mức tồn kho vào đầu kỳ
Chỉ tiêu 7 = Chỉ tiêu 5 – chỉ tiêu 6
Chỉ tiêu 8 : Giá mua theo định mức
Chỉ tiêu 9 = chỉ tiêu 7 x chỉ tiêu 8
Chỉ tiêu 10 = chỉ tiêu 3 x chỉ tiêu 8
Sơ đồ 1.1 : Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa số liệu thực tế và sổ kế toán
Số lượng, giá trị thực tế
Sớ liệu sở sách kế toán

Tại văn phịng cơng ty cuối tháng ban giám đốc và bộ phận kế toán thủ kho
cũng tiến hành kiểm tra kho và đối chiếu số liệu với sổ sách kế tốn qui trình giống
như tại công trường

1.3 Thực tế vận dụng chế độ kế tốn tại cơng ty
Cơng ty áp dụng theo quyết định số 15/2006 QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của
bộ trưởng bộ tài chính
Phương pháp kế tốn hàng tồn kho :
Ngun tắc đánh giá : thực tế nhập kho
Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho : Bình quân gia quyền
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thường xun
Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Hình thức sổ : công ty áp dụng phương pháp ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

12


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI SAO MAI

Kế tốn chi tiết NVL tại cơng ty

2.1

2.1.1

Thủ tục chứng từ nhập kho – xuất kho NVL

* Thủ tục chứng từ nhập kho :
Quy trình nhập kho của Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Xây Dựng Và Thương Mại Sao
Mai
Sơ đồ 1.2 : Quy trình nhập kho
Đề nghị cấp phát vật
tư

Phiếu nhập
kho( kèm theo
phiếu chi,hóa đơn )

Duyệt đề nghị
cấp phát vật tư

Biên bản kiểm
nghiệm

Bảng phân tích giá
và so sánh các nhà
cung cấp

Yêu cầu nhập
hàng
Lệnh nhập hàng

( Nguồn : Quy định kế tốn NVL cơng ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại
Sao Mai )
Chứng từ sử dụng bao gồm :
+ Bảng báo giá ( biểu sớ 2.2)
+ Hóa Đơn GTGT (biểu sớ 2.3)
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hóa(biểu sớ 2.4)
*
Bảng báo giá :
Bộ phận có yêu cầu lập giấy đề nghị cấp phát vật tư gửi đến cho bộ phận cấp
trên nói rõ nhu cầu sử dụng về số vật tư mà bộ phận mình đang cần. Nếu trong
kho của cơng ty có thì cơng ty thực hiện xuất kho theo u cầu, cịn nếu cơng ty
khơng có thì thì phải đi mua ngoài. Trước khi đi mua bộ phận mua hàng của
cơng ty thực hiện việc tìm hiểu và lập bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp .
Với cùng 1 loại NVL nếu nhà cung cấp nào có giá thấp hơn thì cơng ty chấp
nhận mua của nhà cung cấp đó
*

Biên bản kiểm nghiệm

Khi mua NVL bộ phận kiểm nghiệm thực hiện kiểm tra NVL về số lượng, chất
lượng, mẫu mã và ghi vào biên bản kiểm nghiệm . Trong lúc kiểm nghiệm thấy

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

13


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
thừa thiếu không đúng quy cách phẩm chất mẫu mã thì thơng báo cho nhà cung
cấp, nếu vật liệu nào khơng đủ tiêu chuẩn thì u cầu trả lại hoặc giảm giá trên
cơ sở thỏa thuận của 2 bên bằng hợp đồng
Biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư, sản phẩm hàng hóa (Mẫu số 03- VT )
Lập thành 3 bản
Bản 1 : Bộ phận KCS giữ
Bản 2 : Bộ phận thủ kho giữ
Bản 3 : Bộ phận mua hàng giữ
Bộ phận KCS chuyển cho bộ phận mua để hồn thiện hồ sơ thanh tốn khơng
chậm q 2 ngày kể từ ngày lập.NVL đủ tiêu chuẩn thì trên cơ sở biên bản kiểm
nghiệm chuyển NVl xuống kho, Thủ kho căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm và
hóa đơn GTGT lập phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho : Thủ kho lập phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT ) gồm 3 liên
Liên 1 : Lưu tại quyển gốc thủ kho giữ
Liên 2 : Gửi phịng kế tốn để ghi sổ
Liên 3 : Bộ phận mua hàng giữ
Thủ kho chuyển cho các bộ phận chậm nhất không quá 2 ngày ( phụ lục 1.5 )
Đối với hóa đơn GTGT : Thủ kho tiếp nhận chuyển xuống cho bộ phận mua
hàng cùng phiếu nhập kho . Bộ phận mua hàng tập trung hóa đơn chuyển cho
phịng kế tốn . Kế tốn photo ký xác nhận lên bản photo chuyển trả bản photo

cho bộ phận mua hàng để sau này làm thủ tục thanh toán
Từ phiếu nhập kho thủ kho lập thẻ kho. Kế toán nhận phiếu nhập và đối chiếu
giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, Hóa đơn GTGT khi mua hàng kế toán ghi đơn
giá , thành tiền và định khoản vào phiếu nhập kho và tiến hành ghi sổ nhật ký
chung , bảng tổng hợp NVL nhập kho . Từ số liệu nhật ký chung kế toán lên sổ
cái tài khoản 152
Thực hiện trên phần mềm kế toán MISSA khi có lệnh nhập NVL kế tốn thực
hiện vào theo đường dẫn và khai báo các thông tin trên các chứng từ về nghiệp

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

14


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
vụ kinh tế phát sinh, ngày tháng ... sau khi khai báo đầy đủ phần mềm kế toán sẽ
tự động cập nhật vào các báo cáo kế toán liên quan
Kế toán vào phân hệ kho/nhập kho và điền đầy đủ các thông tin vào phần mềm
sẽ tự động cập nhật vào sổ kho và các sổ cái khác như TK 152,111,112,331

Cịn đối với các cơng trình mà cơng ty là nhà thầu phụ :
Mua NVL ở đâu thì do nhà thầu chính quyết định và cơng ty phải mua theo u cầu
của nhà thầu chính và có thể khái quát qui trình xem xét nhu cầu và quyết định mua
NVL như sau :

Sơ đồ 1.3 : Quy trình nhập kho khi công ty là nhà thầu phụ
Yêu cầu cấp phát vật tư
của nhà thầu phụ

Nhà thầu

chính duyệt

Chuyển hàng về kho, nhập kho
nhà thầu phụ
(Xác nhận nhập kho và gửi xác
nhận cho nhà thầu chính )

Phiếu đặt hàng

Người bán làm
đơn đặt hàng

Giải thích quy trình :
Khi cơng ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai là nhà thầu phụ cần
một số lượng Nguyên Vật Liệu nhất định cho thi cơng thì làm u cầu cấp phát vật
tư gửi đến nhà thầu chính. Nhà thầu chính sẽ duyệt yêu cầu của nhà thầu phụ theo
khối lượng công trình cần hồn thành, nhà thầu chính làm đơn đặt hàng gửi đến
người bán và sau đó người bán sẽ chuyển hàng về kho cho nhà thầu phụ. Sau khi
nhận NVL nhà thầu phụ làm phiếu xác nhận gửi cho nhà thầu chính để người bán
nhận tiền hàng

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

15


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
Ví dụ : Thủ tục nhập kho của Xi măng khi công ty cổ phần tư vấn xây dựng và
thương mại Sao Mai là nhà thầu chính như sau :

Biểu Số 2.1: Đề nghị cấp phát vật tư
C.TY CP T.VẤN XD $ TM SAO MAI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

610 Đ.Trương Định p.Tân Mai Hoàng

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

Mai HN
ĐỀ NGHỊ CẤP PHÁT VẬT TƯ
Sớ 43
Họ và tên : Vũ Trường Giang

Địa chỉ :Phịng kỹ thuật

Lý do xuất kho : Xuất để xây dựng cơng trình đường cao tốc Long Thành – Dầu Giây –
Đồng Nai

TT

tên Vật Tư

Đơn vị tính

Số lượng

01

Xi Măng

Tấn

437,37

Ngày 10 tháng 04 năm 2013
Người đề nghị

Phòng vật tư, thiết bị

Giám đốc

( ký, họ tên )

( ký, họ tên )

( ký, họ tên)

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

16


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
Biểu số 2.2: Báo giá vật tư
C TY CP TV XD $ TM SAO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

MAI

Độc Lập- Tự Do – Hạnh Phúc

Số 610 Đ. Trương Định- P.Tân
Mai-Hoàng Mai HN
BẢNG BÁO GIÁ VẬT TƯ

Tên Vật tư :
Tên nhà cung cấp
Nhà máy xi măng
Duyên Hà
Nhà máy xi Măng
Bỉm Sơn
Nhà máy xi măng
Nghi Sơn
Nhà máy xi măng
VICEAM

Ngày 01 tháng 4 năm 2013
Số : BG 10
Đơn giá / Tấn
754.454,54
760.000

Xi măng

Số lượng (Tấn )
01
01

762.000

01

765.000

01

Thành tiền
754.454,54
760.000
762.000
765.000

Qua việc phân tích tìm hiểu và so sánh giá của các nhà cung cấp. Công ty xi măng
Duyên Hà đưa ra mức giá thấp nhất cịn cơng ty Xi Măng VICEAM đưa ra mức giá
cao nhất. Cùng một lượng cung cấp nhất định, chất lượng xi măng như nhau mà chi
phí bỏ ra lại ít hơn ngồi ra q trình vận chuyển lại thuận lợi bởi vậy bộ phận mua
hàng công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai quyết định chọn nhà
cung cấp là công ty xi măng Duyên Hà
Người lập phiếu
(Ký , Họ Tên )

Ngày 15 tháng 04 năm 2013
Giám đốc
(Ký, Họ Tên )

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

17

Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
Biểu số 2.3 : Hoá đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 05/ 04/ 2013

Mẫu số: 01 GTKLT3/001
Kí hiệu:( sign): MC/11T
Số: 0000268

Đơn vị bán hàng: NHÀ MÁY XI MĂNG DUYÊN HÀ
Mã số thuế: 0100520789002
Địa chỉ: Ninh Văn – Hoa Lư – Ninh Bình .
Điện thoại:(030) 276.886 Fax: 303.611.268 Số TK: 483.100.000.20415
Tại ngân hàng đầu tư $ phát triển Ninh BÌnh
Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: công ty cổ phần tư vấn xây dựng và thương mại Sao Mai
Mã số thuế : 0102692286
Địa chỉ: 610 Đường Trương Định Phường Tân Mai Quận Hoàng Mai HN
Số TK :.........................................Hình thức thanh tốn: CK\TM
STT Tên vật tư

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

1

Tấn

437,37

754.454,54

326.039.455

Xi Măng PCB 30

Cộng tiền hàng
Thuế suất GTGT : 10%
Tiền thuế GTGT
Tổng cộng tiền thanh toán

326.039.455
32.603.945
358.643.400

Số tiền viết (bằng chữ): Ba Trăm Năm Tám Triệu Sáu Trăm Bốn Ba Nghìn Bốn
Trăm Đồng

Người bán hàng
( ký, họ tên )

Người mua hàng
( ký, họ tên )

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

Thủ trưởng đơn vị
( ký, họ tên )

18


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
Biểu số 2.4 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư
C TY CP TV XD $ TM SAO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

MAI

Độc Lập- Tự Do – Hạnh Phúc

Số 610 Đ. Trương Định- P.Tân
Mai-Hoàng Mai HN
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 10 tháng 04 năm 2013

Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000268 ngày 05/04/2013
Ban kiểm nghiệm vật tư gồm:
1. Ơng: Nguyễn Văn Hiến ( Phịng vật tư)
2. Ông: Nguyễn Văn Ái( phòng kỹ thuật )

3. Bà: Trần Thị Hằng ( phịng kế tốn)
4. Bà: Đặng Thị Thúy Nga ( Thủ Kho)
Đã kiểm nghiệm vật tư dưới đây:

TT
1

Tên, Nhãn hiệu
vật tư

Đơn vị
tính

Số lượng
theo chứng từ

Số lượng đúng
quy cách phẩm
chất

Số lượng sai
quy cách
phẩm chất

Xi măng PCB30
rời

Tấn

437,37

437,37

0

Ý kiến ban kiểm nghiệm :
+ Xi Măng Đạt tiêu chuẩn nhập kho
+ Xi Măng đúng quy cách, đủ số lượng, phẩm chất

Đại diện kỹ thuật

Thủ kho

Kế toán trưởng

( Ký , họ tên )

( ký, họ tên )

( ký, họ tên )

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

19


Chuyên đề tốt nghiệp – sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Tuyết
Biểu số 2.5 : Mẫu phiếu nhập kho
C TY CP TV XD $ TM SAO MAI

Mẫu số 02- VT

Số 610 Đ. Trương Định- P.Tân Mai-

( Ban hành theo QĐ số : 15/2006/ QĐ- BTC

Hoàng Mai HN

Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 10 tháng 4 năm 2013
Số : 18

bị

Nợ TK : 1521
Có TK : 331
Họ và tên người giao : Nguyễn Văn Hiến Địa chỉ : phòng vật tư – thiết

Theo biên bản kiểm nghiệm số 10 ngày 10 tháng 04 năm 2013 của ban kiểm
nghiệm
Nhập tại kho : L1V3
Địa Điểm : phòng vật tư thiết bị
Số
TT

Mã Số

A

Tên, nhãn
hiệu,quy
cách,phẩm
chất,vật tư, dụng
cụ,sản phẩm hàng
hóa
B

C

01

Xi Măng PCB

XI
MANG
X

Cộng

Đơn
vị tính

Số lượng
Theo
chứng từ

Thực
nhập

D

1

2

Tấn

437,37

x

x

Đơn giá

Thành tiền

3

4

437,37 754.454,54 326.039.455
x

x

326.039.455

Tổng số tiền (Viết bằng chữ ): Ba Trăm Hai Sáu Triệu Ba Chín Nghìn Bốn Trăm

Năm Lăm
Kèm theo 02 chứng từ gốc
Ngày 10 tháng 04 năm 2013
Người lập phiếu

Người giao hàng

Thủ Kho

Kế toán trưởng

Giám đốc

( ký, họ tên )

( Ký, họ tên )

(Ký, họ tên )

(ký, họ tên )

(ký, họ tên )

Trường Đại học KTQD, Viện Kế Toán – Kiểm Toán Lớp KT4

20