Bài giảng NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
TS. Trần Phương Hoa
Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn
Đại học Quốc gia Hà Nội


MỤC TIÊU
CỦA
CHUYÊN ĐỀ

Có kỹ năng
thực hiện
đúng các
nghiệp vụ
LT

Trợ giúp,
hướng dẫn
thực hiện
các nghiệp
vụ LT

Tham mưu
cho lãnh
đạo về
CTLT

Có tư duy
quản lý và
kiểm sốt
cơng tác

lưu trữ


Trách nhiệm đối với công tác lưu trữ
Người đứng đầu cơ quan
Lãnh đạo trung gian
Nhân viên lưu trữ
Nhân viên văn thư

Các cán bộ, nhân viên khác


A. CÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Thu thập TLLT
Chỉnh lý TLLT

Bảo quản TLLT
Tổ chức sử dụng TLLT


1. Thu thập TLLT
a)

Lựa chọn tài liệu

-

Tiêu chuẩn lựa chọn

-

Loại hủy tài liệu

b)

Thu thập và giao nộp tài liệu

-

Xác định nguồn và thành phần

-

Quy trình thu thập


a) Lựa chọn tài liệu (XĐGTTL)
-

Mục đích XĐGT

-

Tiêu chuẩn XĐGT

-

Tiêu hủy tài liệu

Mục đích của XĐGT
- Lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ
- Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ
- Loại hủy tài liệu hết giá trị


Định nghĩa theo Luật Lưu trữ
“TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu

khoa học, lịch sử được lựa chọn để
lưu trữ”.
(Luật Lưu trữ năm 2011)


Tài liệu có giá trị lưu trữ
Bản chính, bản gốc, sao hợp pháp

Đảm bảo thể thức

Nội dung phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan

Đa dạng loại hình tài liệu


Tài liệu khơng có giá trị lưu trữ
Bản photo
Bản nháp, bản thảo*
Bản trùng, thừa

Tài liệu không thuộc phông


Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
(Điều 18 và 28, Luật Lưu trữ năm 2011)
-

Lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

-

Lập danh mục tài liệu hết giá trị

-

Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

-

Trình người có thẩm quyền ra quyết định

-

Tổ chức tiêu hủy

-

Lập và giữ lại hồ sơ về việc tiêu hủy (>20 năm)

Hội đồng Xác định giá trị tài liệu


Chủ tịch Hội đồng: lãnh đạo cơ quan



Thư ký Hội đồng: người làm lưu trữ ở cq



Ủy viên Hội đồng: đại diện đơn vị có tài liệu và
người am hiểu chun mơn


b) Thu thập và giao nộp tài
liệu
- Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử


Thời hạn giao nộp TLLT

Trong thời hạn 1
năm kể từ ngày
cơng việc kết
thúc

Trong thời hạn 3
tháng kể từ ngày

cơng trình được
quyết tốn

Trong thời hạn
10 năm, kể từ
năm cơng việc
kết thúc


Quy trình thu thập vào LTCQ

Lập kế hoạch

Xác định
nguồn

Quy định
thành phần

Hướng dẫn
hoàn thiện HS
và nộp lưu HS

Tiếp nhận hồ
sơ và lập biên
bản bàn giao

Hoàn chỉnh và
sắp xếp lên
giá

Lựa chọn mơ hình quản lý lưu trữ



Quản lý phân tán



Quản lý tập trung

=> Nguyên tắc quản lý TẬP TRUNG


Giao nộp TLLT vào LTLS


Các cơ quan là nguồn nộp lưu



HS có thời hạn vĩnh viễn



Trách nhiệm của LTLS


Trách nhiệm của LTLS

1. Lập kế hoạch thu thập TL (nguồn, thành phần)

2. Chuẩn bị giấy tờ (Mục lục hồ sơ, biên bản)
3. Thẩm định MLHS và Hồ sơ
4. Chuẩn bị kho tàng, trang thiết bị

5. Tiếp nhận và xếp lên giá
6. Lập biên bản bàn giao


Văn bản tham khảo


Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư



Thông tư 17/BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn xác định
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu
trữ lịch sử các cấp


Yêu cầu:
Có văn bản quy định, hướng dẫn về
việc lập HS và giao nộp HS

Có danh mục HS

Kiểm tra, đơn đốc, hướng dẫn, trợ giúp

Có chế tài rõ ràng


2. Chỉnh lý TLLT
2.1. Phân loại TLLT
2.2. Xác định thời hạn
bảo quản cho HS LT
2.3. Tổ chức công cụ
tra cứu




Chỉnh lý TLLT là tổ chức lại tài liệu theo một phương
án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa
hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định
giá trị; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công
cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý.



Nội dung: Phân loại + XĐGT + Xây dựng CCTC


2.1. Phân loại TLLT
a) Khơi phục và hồn
thiện hồ sơ

b) Phân chia tài liệu

thành các nhóm và
hệ thống hóa


a) Khơi phục/chỉnh sửa/hồn thiện hồ sơ
Phản ánh đúng q trình giải quyết
cơng việc
TL có giá trị lưu trữ (bản chính, bản
gốc hoặc bản sao hợp pháp)
Sắp xếp theo đúng trật tự
Tập hợp các loại hình TL khác (nếu
có)
Biên mục HS đầy đủ


Định nghĩa Hồ sơ
Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một
đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan, tổ chức, cá nhân.