Bài giảng: Nghiệp vụ lưu trữ (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 7

CHƯƠNG VII

CƠNG CỤ
TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Nguyễn Lệ Nhu


CHƯƠNG VII
CƠNG CỤ TRA TÌM TLLT
I.
II.

Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng,
u cầu của cơng cụ tra tìm TLLT
Các loại cơng cụ tra tìm tài liệu
chủ yếu trong các lưu trữ

Nguyễn Lệ Nhu


I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng,
yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT
1. Khái niệm
2. Ý nghĩa, tác dụng
3. u cầu đối với cơng cụ tra tìm
TLLT

Nguyễn Lệ Nhu

1.Khái niệm
• Cơng cụ tra tìm TLLT là
phương tiện tra tìm TL và
thơng tin tài liệu trong
các lưu trữ lịch sử và lưu
trữ hiện hành.

Nguyễn Lệ Nhu


2. Ý nghĩa, tác dụng
• Để giới thiệu thành phần, nội dung
tài liệu của các kho lưu trữ
• Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu
• Là phương tiện để thống kê thành
phần, số lượng tài liệu trong các lưu
trữ

Nguyễn Lệ Nhu


3. u cầu đối với cơng cụ tra tìm TLLT
• Phải giới thiệu chính xác nội dung tài
liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu
trữ.
• Các loại cơng cụ tra tìm phải được xây
dựng thống nhất về hình thức và nội
dung.
• Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp
tài liệu nhanh chóng theo u cầu của

độc giả.
• Kết cấu của các loại cơng cụ tra tìm tài
liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng.
Nguyễn Lệ Nhu


II. Các loại cơng cụ tra tìm tài liệu
chủ yếu trong các lưu trữ

1. Mục lục hồ sơ
2. Các bộ thẻ tra tìm
3. Sách hướng dẫn nội dung TL kho
lưu trữ
4. Bản sơ yếu TLLT
5. Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung
TLLT

Nguyễn Lệ Nhu


1. Mục lục hồ sơ
a. T¸c dơng:
- Mơc lơc hå sơ giới thiệu thành phần,
nội dung, chỉ dẫn địa chỉ của tài liệu.
- Thống kê số lợng hồ sơ
- Hớng dẫn sắp xếp khoa học HS
- Cố định phơng án phân loại TL
Nh vậy mục lục hồ sơ vừa là công cụ
dùng để tra tìm, vừa để thống kê, vừa
để quản lí tài liệu lu trữ. Vỡ vy, nú l

CC chủ yếu trong các phòng (kho) LT.
Nguyễn Lệ Nhu


b. Các loại mục lục hồ sơ:
- Loại mục lục hồ sơ giới thiệu toàn
bộ hồ sơ của 01 phông lu trữ
- Loại mục lục hồ sơ giới thiệu toàn
bộ hồ sơ của một phông lu trữ theo
thời gian.
- Loại mục lục hồ sơ giới thiệu toàn
bộ hồ sơ của một phông lu trữ theo
cơ cấu t chc.
Nguyn L Nhu


c. Phơng pháp lập MLHS
- Đối với những PLT có khối lợng TL ít đợc

chỉnh lý 1 lần thì lập 01 mục lục hồ sơ
- Đối với những PLT có khối lợng TL nhiều,
chỉnh lý thành nhiều đợt, thì mỗi đợt
đợc lập thành 1 MLHS
- Đối với những đơn vị hình thành
phông còn đang hoạt động có CCTC ổn
định thì lập MLHS cho từng đơn vị t
chc.
- Nếu phòng, kho lu trữ nào có khối lợng
tài liệu m mật tơng đối lớn thì có
thể lập thành mục lục hồ sơ riêng

- Trong các PLT nếu có cỏc loại hình TL
khác nhau => mỗi loại hình đợc lập
thành
MLHS riêng
Nguyn
L Nhu


* Lu ý

- Trong trờng hợp 1 phông lu trữ ®· ®ỵc lËp

MLHS råi, nhng sau ®ã có 1 sè hồ sơ tài
liệu cần bổ sung thì sẽ xử lý nh sau:
+ Nếu TL với số lợng ít thì có thể bổ
sung đằng sau mục lục đà lập và ghi
chú thªm ở phần “Chứng từ kết thúc của
ML”
+ Nếu sè lợng hồ sơ nhiều và có nội
dung quan trọng thì lập MLHS mới
- Mục lục hồ sơ chỉ lập riêng cho từng
phông lu trữ, 1 quyển MLHS không cho
phép thống kê tài liệu của nhiều phông.

Nguyn L Nhu


d. Cấu tạo mục lục hồ sơ: gồm 2
phần
ã Phần 1: phần bản kê tiêu đề hồ sơ

Vớ d: MLHS của UBND xã Q.Thắng
( Giai đoạn I: 2000-2005)

Nguyễn Lệ Nhu


Cặp
hộp
số

Hồ
sơ số

Tiêu đề hồ sơ

BD va KT

Số
lượng
tờ

THBQ

Ghi
chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

30/12/2000
30/12/2005

50

VV

1/1/—
1/4/2000

68

LD

159

LD

195

LD

45

LD

I. Khối tổng hợp
O1

01

Tập Báo cáo và phương hướng
công tác năm (2000-2005)
II. Khối nội chính

05

50

Hồ sơ V/V tuyển qn đợt I .Năm
2000

III. Khối Nơng - Lâm - Ngư
10

100

Tập văn bản V/V phát triển trồng cây 15/1—
CN lâu năm . Năm 2004
31/12/2004

IV. Khối quản lý đất đai, giao
thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ
bản
15

150

Hồ sơ V/V XD h thống k mương. Năm
2002

2/4/—
15/11/2002

V. Khối phân phối lưu thông
20

200

Tập văn bản V/V thu thuế . Năm

Nguyễn Lệ2005
Nhu

1/1—
31/12/2005


* Phần 2: Công cụ tra cứu ca MLHS
gồm:

- Tờ nhan đề: ( Còn gọi là tờ đầu của
bản mục lục) gồm:
+ Tên kho lu trữ:
+ Tên phông LT:
+ Số ph«ng:
+ Sè mơc lơc:

Nguyễn Lệ Nhu


-

Li nói đầu
Bn thống kê chữ viết tắt
Bn chỉ dẫn
Mc lục của mục lục
- PhÇn tỉng kÕt mơc lơc

Nguyễn Lệ Nhu


2. Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lu trữ
a. Khái niệm
Các bộ thẻ là 1 loại công cụ tra cứu thông
tin về tài liệu LT, đợc phân loại theo
ngành hoạt động xà hội, chuyên đề, sự
vật, thời gian, địa d, tác giả

Nguyn L Nhu

b. Tác dụng
- Dùng để giới thiệu thành phần và nội dung
tài liệu lu trữ . Mỗi bộ thẻ có thể giới thiệu
về một phông lu trữ, một số phông lu trữ,
1 kho lu trữ hoặc toàn bộ tài liệu của
phông lu trữ Quốc gia. Việc giới thiệu
thành phần và nội dung tài liệu không phụ
thuộc vào thời gian sản sinh tài liệu, ph
ơng án phân loại TL của từng phông cũng
nh ranh giới giữa các phông LT. (S khỏc
nhau với MLHS- Tính ưu việt của bộ thẻ)
- C¸c bé thẻ giải đáp nhanh chóng những câu
hỏi và những yêu cầu của độc giả tìm
hiểu về nội dung của tài liệu lu trữ.
- Các bộ thẻ dùng để chỉ rõ địa chỉ của
từng hồ sơ bảo quản trong kho lu tr÷.

Nguyễn Lệ Nhu


c. Các loại bộ thẻ
ã
ã
ã
ã

Bộ
Bộ
Bộ

Bộ

thẻ
thẻ
thẻ
thẻ

hệ thống
sự vật - Chuyên đề
sự vËt
thêi gian

Nguyễn Lệ Nhu


* Bộ thẻ hệ thống
- Khái niệm: Bộ thẻ hệ thống là công cụ
tra tìm tài liệu lu trữ trong đó các
thông tin đợc phân loại theo đặc trng
của ngành hoạt động XH
- Tác dụng: Có khả năng giới thiệu nội
dung tài liệu lu trữ không chỉ trong
phạm vi 1 phông, 1 kho lu trữ cơ quan,
của 1 trung tâm lu tr÷ Qc gia, mà có
thể giới thiệu nd TLLT ca toàn bộ
phông lu trữ Quốc gia.
- Yêu cầu: Phơng án phân loại thông tin
và hệ thống ký hiệu phải thống nhất
giữa các trung tâm Lu trữ Quốc gia và
kho lu trữ cơ quan trong c nớc.

Nguyn L Nhu


- Phơng án phân loại thông tin: theo từng
ngành hoạt động xà hội. Thông tin đợc chia
ra thành nhiều phần lớn nhất, khái quát
nhất. Các phần chủ yếu đợc sắp xếp theo
trật tự logic. Những vấn đề có tính chất
tổng hợp sắp xếp trớc ( phần này liên quan
đến tất cả các lĩnh vực hoạt động xà hội).
Những phần có tính chất độc lập thì xếp
sau
- Hệ thống ký hiệu: Trong phơng án phân loại
thông tin Hệ thống ký hiệu cú th theo
hình thức thập phân (t 0-9), hoc bỏch
phõn (t 00-99)- hỗn hợp chữ và số.

Nguyn L Nhu


Vớ d: Khung phân loại thống nhất thông tin
tài liệu
sau năm 1945 ca cỏc c quan NN
00.
01.
02.
03.
04.
05.
06.

07.
08.
09.
10.

Nguyn L Nhu

Những vấn đề chung
Tổ chức
Nhân sự
Thi đua khen thởng
Hành chính, Văn th, Lu trữ
Quân sự
Công an
Ngoại giao
T pháp
Thanh tra
Kiểm sát


11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

21.
22.

Toà án
Biên giới
Dân tộc, miền núi
TÔn giáo
Các tổ chức chính trị , chính trị - xà hội
Lao động - xà hội
giáo dục
văn hoá - thông tin
thể dục thể thao
y tế
Bảo hiểm
qui hoạch - kế hoạch - đầu t

Nguyn L Nhu


23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.

thống kê

dân số - Kế hoạch hoá gia đình
Dự trữ quốc gia
tài chính
Vật giá
Hải quan
Ngân hàng
thơng mại
du lịch

32.

Dịch vụ công céng

Nguyễn Lệ Nhu


33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.
44.

Nguyn L Nhu

Bu điện
giao thông vận tải
kiến trúc, xây dựng
Địa chính
khí tợng thuỷ văn
khoa học và công nghệ
môi trờng
nông nghiệp
lâm nghiệp
Thuỷ lợi
Thuỷ sản
Công nghiệp


Trong từng lĩnh vực hoạt động lớn thông
tin TL LT được chia về các cấp độ nhỏ
dần
Ví dụ:
01.
Tổ chức
01 02 14. Tổ chức HĐND cấp xÃ
01 02 14 02.
Bầu HĐND/Chủ tịch/
Phó Chủ tịch HĐND cấp xÃ
01 02 14 04.
Kỳ họp, phiên họp của HĐND
cấp xÃ
01 02 14 06.
Hoạt động của Chủ tịch/

Phó Chủ tịch HĐND cấp xÃ
01 02 14 08.
Tổ chức Văn phòng và các Ban
của HĐND cấp xÃ
(Chi tiết hoá theo bảng trợ ký hiệu Đ)

Nguyn L Nhu