Đề án tốt nghiệp số hóa tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh thái bình

MỤC LỤC
Phần thứ nhất.........................................................................................................3
MỞ ĐẦU...........................................................................................................3
I. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ ÁN..............................................................3
II. GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ ÁN................................................4
III. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU...........................................................4
Phần thứ hai...........................................................................................................6
NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN.................................................................................6
I. CƠ SỞ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN....................................................................6
II. QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU XÂY DỰNG ĐỀ ÁN...................................7
III. NỘI DUNG THỰC HIỆN CỦA ĐỀ ÁN................................................9
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN......................................................................12
V. DỰ KIẾN HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN.....................................................17
Phần thứ ba..........................................................................................................20
KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ...............................................................................20
I. KIẾN NGHỊ.............................................................................................20
II. KẾT LUẬN............................................................................................20
Phụ lục 1..............................................................................................................21
TỔNG HỢP DỰ TỐN......................................................................................21
Phụ lục 2..............................................................................................................22
TỔNG HỢP DỰ TỐN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN.......................................22
Phụ lục 3..............................................................................................................23
BẢNG TỔNG HỢP KINH PHÍ CHI TIẾT.........................................................23
Phụ lục 4..............................................................................................................26
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ XÂY LẮP...........................................................26
Phụ lục 5..............................................................................................................27
BẢNG DỰ TOÁN CÁC HẠNG MỤC XÂY LẮP............................................27
Phụ lục 6..............................................................................................................28
BẢNG DỰ TOÁN VẬT TƯ, THIẾT BỊ LẮP ĐẶT..........................................28
Phụ lục 7..............................................................................................................31

DỰ TỐN KINH PHÍ CHUYỂN ĐỔI THƠNG TIN VÀ CẬP NHẬT DỮ
LIỆU....................................................................................................................31

2


Phần thứ nhất
MỞ ĐẦU

I. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ ÁN
Trong xu thế phát triển chung của nhân loại, việc ứng dụng cơng nghệ
thơng tin truyền thơng nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước là một tất
yếu khách quan. Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều
chủ trương, chính sách nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước, nhằm từng
bước đơn giản hóa thủ tục hành chính tạo bước đột phá trong chỉ đạo, điều hành
của các cơ quan, tổ chức, địa phương.
Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đang trực tiếp quản
lý trên 254 mét giá tài liệu, với 07 Phông tài liệu lưu trữ, được hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của tỉnh từ năm 1933 đến 2007.
Đa phần tài liệu được hình thành là văn bản hành chính, có độ chính xác và độ
tin cậy cao. Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ hiện lưu trữ, bảo quản bằng các hình
thức truyền thống nên chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu và dần bị lão
hóa theo thời gian, nếu chúng bị hủy hoại do các thảm họa thiên nhiên hoặc do
các tác nhân khác thì sẽ vĩnh viễn bị mất, khơng thể phục hồi được. Mặt khác,
việc tổ chức lưu trữ như hiện nay rất khó kiểm sốt và khó tìm kiếm tài liệu vì
khối lượng tài liệu ngày một nhiều và không được tổ chức khoa học. Như vậy,
xác định số hóa tài liệu lưu trữ và để bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại
do tác động của lý hóa trong q trình sử dụng lâu dài và tăng cường khả năng

tiếp cận tài liệu của cơng chúng là rất cần thiết. Tiêu chí cơ bản để lựa chọn tài
liệu số hóa đó là tài liệu có giá trị lịch sử; tài liệu quý, hiếm có tình trạng vật lý
kém và tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng cao nhằm tiết kiệm nhân lực, thời
gian, kinh phí trong số hóa và bảo quản tài liệu số hóa. Việc ứng dụng CNTT
trong hoạt động số hóa tài liệu phải được thực hiện với những nội dung: Xây
3


dựng và sử dụng cơ sở hạ tầng thông tin; xây dựng, thu thập và duy trì cơ sở dữ
liệu; xây dựng các biểu mẫu trao đổi trên môi trường mạng; cung cấp, chia sẻ
thông tin với cơ quan của Nhà nước và nhân dân về tra cứu, sử dụng tài liệu lưu
trữ của tỉnh; thực hiện việc cung cấp dịch vụ công trên môi trường mạng về tài
liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi; xây dựng thực hiện kế hoạch đào tạo, nâng cao
nhận thức và trình độ ứng dụng CNTT của cán bộ, công chức, viên chức trong
công tác số hóa tài liệu.
Để thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, việc hồn thiện cơ sở hạ tầng thơng
tin (bao gồm hệ thống máy chủ, các trang thiết bị lưu trữ, bảo mật và các trang
thiết bị mạng); xây dựng (mua sắm) chương trình phần mềm: Quản lý số hóa
tài liệu, trang web khai thác tài liệu; triển khai phần mềm và chuyển giao cơng
nghệ: Quản lý số hóa tài liệu, trang web khai thác tài liệu; thiết bị và hạ tầng
dùng cho việc số hóa tài liệu: Máy chủ Database.
II. GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ ÁN
1. Đối tượng nghiên cứu: Hồ sơ, tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh.
2. Nội dung nghiên cứu:
- Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn về hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Phân tích, đánh giá thực trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.
- Xây dựng mục tiêu, phương hướng, giải pháp bảo quản, khai thác hồ sơ,
tài liệu lưu trữ.
3. Không gian nghiên cứu: Tại Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh.
4. Thời gian nghiên cứu:

- Đề án nghiên cứu thực trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử
của tỉnh giai đoạn 1933-2007; xây dựng phương hướng, giải pháp quản lý, khai
thác hồ sơ tài liệu lưu trữ đến năm 2020.
- Thời gian thực hiện đề án: Từ tháng 1/2014 đến tháng 12/2018.

4


III. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
1. Phương pháp thu thập tài liệu: Thu thập các văn bản về chủ trương,
chính sách của Đảng, Nhà nước, Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương và địa
phương về công tác văn thư lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong việc
quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
2. Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả,
phương pháp phân tích theo phơng hồ sơ tài liệu, phương pháp phân tích tổng
hợp để đánh giá hiện trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của tỉnh, rút ra những kết quả
đạt được, những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân. Trên cơ sở đó xây dựng mục
tiêu, phương hướng và giải pháp thực hiện việc quản lý, khai thác hồ sơ, tài liệu
lưu trữ đạt hiệu quả.

5


Phần thứ hai
NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN
I. CƠ SỞ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
1. Cơ sở khoa học
Tài liệu lưu trữ ra đời song song với quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức. Do tính chất đặc thù của tài liệu lưu trữ nên trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức cần phải được bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu

quả đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu tránh làm hư hại, thất lạc. Tài liệu lưu
trữ chứa đựng những thông tin q khứ, có độ tin cậy và chính xác cao, có tính
lịch sử, phản ánh trực tiếp những hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một giai
đoạn lịch sử. Tài liệu lưu trữ có thơng tin cấp một, do Nhà nước thống nhất quản
lý, được nhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp
luật.
2. Cơ sở pháp lý
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 của Quốc
hội khoá 11;
- Quyết định 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê
duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Quyết định số 993/QĐ-BTTTT ngày 01 tháng 7 năm 2011 về việc Công
bố định mức tạm thời về chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư ứng dụng
cơng nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn nhà nước.

6


- Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính
hướng dẫn mức chi tạo lập thơng tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường
xuyên của cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước;
- Quyết định số 2151/QĐ-UBND ngày 07/9/2013 của UBND tỉnh Thái
Bình về việc phê duyệt Kế hoạch phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Thái Bình năm 2013, giai đoạn
2013-2015;
- Quyết định số 2552/QĐ-UBND ngày 28/10/2014 của UBND tỉnh về

việc phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Thái Bình đến năm
2020, tầm nhìn đến năm 2030.
3. Cơ sở thực tiễn
Với khối lượng tài liệu rất lớn và có giá trị đặc biệt quan trọng đang bảo
quản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh, như: Nghị định của toàn quyền Đơng
Dương về thành lập tỉnh Thái Bình năm 1890; các văn bản quy phạm pháp luật
do UBND tỉnh ban hành từ năm 2007 trở về trước; các bản đồ địa giới hành
chính thời Pháp; các Quyết định của UBND tỉnh về thành lập, chia tách, sáp
nhập, giải thể các cơ quan, tổ chức, các quyết định cho thuê đất, giao đất, cấp
giấy chứng nhận đầu tư…
Đa số tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh là tài liệu giấy,
tài liệu hành chính của UBKCHC tỉnh từ năm 1946 đến năm 1990, tài liệu có
tình trạng vật lý kém, chất lượng giấy thấp, đa phần tài liệu được đánh máy chữ
ốp - ti -ma, chữ mờ khó đọc. Tài liệu từ năm 1991 đến nay, tình trạng vật lý có
tốt hơn song nếu điều kiện bảo quản khơng tốt sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị
dịn, phai mực, nhiều trang giấy dính lại nhau làm mất chữ, khó đọc. Mặt khác,
có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tài liệu bị hư hỏng như: do chất liệu và quá
trình chế tác, do điều kiện tự nhiên, do sự xâm hại của các loài sinh vật và vi
sinh vật và do chế độ bảo quản và sử dụng tài liệu…

7


II. QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
1. Quan điểm xây dựng đề án:
Trong xu thế phát triển chung của nhân loại, việc áp dụng công nghệ
thông tin truyền thơng nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước là một tất
yếu khách quan.
Trước thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử truyền
thống như hiện nay yêu cầu về một giải pháp hệ thống CNTT nhằm quản lý

khoa học, hiện đại, thân thiện với người sử dụng, có khả năng quản lý một cách
tổng thể, đa chiều, trên một quy mô lớn các hồ sơ, tài liệu, có khả năng cung cấp
nhanh chóng các thông tin cho các cấp, các ngành, người dân, nâng cao chất
lượng phục vụ đảm bảo giảm thời gian đi lại, hỗ trợ ra quyết định cho các cấp
lãnh đạo trong công tác quản lý, chỉ đạo thực sự trở nên cấp thiết.
2. Mục tiêu của đề án
2.1. Mục tiêu chung:
- Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ
hiện đại - Lưu trữ điện tử.
- Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống các phần mềm phục
vụ quản lý điều hành, tác nghiệp và cung cấp thông tin phục vụ nhân dân.
- Cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện phục vụ nhân dân một cách
nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng
- Cung cấp thông tin được đầy đủ, kịp thời phục vụ cho việc quản lý nhà
nước trên địa bàn tỉnh đạt hiệu quả.
2.2. Mục tiêu cụ thể:
- Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng; đảm
bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc bảo hiểm,
kiểm soát tài liệu.

8


- Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác
dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin được nhanh
chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao
hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
- Nâng cao việc tiếp cận và chia sẻ nhiều hơn các thông tin về hồ sơ, tài
liệu lưu trữ.
- Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do

phải lưu thông thường xuyên trong q trình khai thác, sử dụng.
- Phục vụ nhanh chóng yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân có
nhu cầu cung cấp thơng tin của các hồ sơ gốc đang lưu giữ tại kho lưu trữ lịch sử
của tỉnh.
- Xây dựng và phát triển hệ thống dữ liệu về tài liệu lưu trữ lịch sử của
tỉnh, các công cụ tra cứu nhằm phục vụ cho hoạt động lưu trữ có hiệu quả.
- Q trình số hố tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính pháp lý và tính trung
thực của hồ sơ; tn thủ các qui trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp.
- Kết xuất các loại Báo cáo tự động, nhanh chóng, chính xác.
III. NỘI DUNG THỰC HIỆN CỦA ĐỀ ÁN
1. Bối cảnh thực hiện đề án
1.1. Thuận lợi:
- Đảng, Nhà nước và các cấp, các ngành trong tỉnh ngày càng quan tâm
đến công tác lưu trữ. Coi công tác lưu trữ không thể tách rời trong hoạt động
quản lý nhà nước.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà
nước được ưu tiên nhiều hơn so với thời kỳ trước.
1.2. Khó khăn:
- Cơ sở vật chất bảo quản hồ sơ, tài liệu còn hạn chế.
9


- Chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong một giai đoạn lịch sử
dài, hồ sơ, tài liệu được hình thành rất lớn.
- Hồ sơ tài liệu đa phần là tài liệu giấy, chữ mờ, khó đọc.
2. Đánh giá thực trạng Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh
2.1. Thực trạng về tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh
- Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản 07 phông tài liệu, gồm: Phông
HĐND và UBND tỉnh giai đoạn từ năm 1946 đến năm 2007: 154 mét giá

(17625 hồ sơ); Phông Ban Thi đua khen thưởng tỉnh: 80 mét giá (4270 hồ sơ);
Phơng Ban Tổ chức chính quyền (Sở Nội vụ): 12 mét giá (427 hồ sơ); Phông
Cục thuế tỉnh: 2 mét giá (1551 hồ sơ); Phông Sở Tài nguyên và Môi trường: 4
mét giá; Phông Sở xây dựng: 1 mét giá (15 hồ sơ); Phông Kho bạc Nhà nước
tỉnh: 1 mét giá (44 hồ sơ)…
2.2. Thực trạng về kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ
Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ mới được đầu tư một số trang thiết bị
bảo quản tài liệu lưu trữ ban đầu như: Giá, hộp đựng tài liệu; mặt khác cơ sở vật
chất, trang thiết bị chưa phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật theo Thông tư số
09/2007/TT-BNV ngày 21/11/2007 của Bộ Nội vụ về Kho lưu trữ chuyên dụng.
Như vậy, cơ sở vật chất và kỹ thuật chưa đáp ứng được yêu cầu của một kho lưu
trữ chuyên dụng nên việc bảo quản, bảo hiểm và phục vụ khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ còn rất nhiều hạn chế.
2.3. Thực trạng về nhân sự, máy móc, thiết bị, cơ sở vật chất
Chi cục Văn thư – Lưu trữ hiện có 20 người, trong đó có 12 cơng chức, 5
viên chức Kho lưu trữ và 1 viên chức Kế toán, 2 hợp đồng 68. Cơ sở vật chất
chật chội, máy móc, thiết bị tin học cịn ít, hiện tại chỉ có 10 máy tính phục vụ
cho cơng việc chun mơn được trang bị đã lâu hiện đã lạc hậu và 1 máy in đa
chức năng. Hiện tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ có 1 phịng khoảng hơn 17m 2
10


(trước đây dùng để đặt trạm biến áp của Sở Thông tin và Truyền thông), dự kiến
sẽ được cải tạo cho phù hợp để đặt hệ thống máy chủ quản lý tài liệu số hóa.
2.4. Thực trạng khai thác và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
2.4.1. Những kết quả đạt được
Trong những năm qua, việc khai thác hồ sơ, tài liệu phục vụ các cơ quan,
tổ chức, công dân được Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực hiện theo quy định, số
lượng tổ chức, công dân đến khai thác hồ sơ, tài liệu ngày một tăng lên do nhu
cầu công việc, nghiên cứu khoa học, lịch sử hoặc giải quyết các cơng việc chính

đáng khác. Những hồ sơ, tài liệu đưa ra khai thác, sử dụng như các quyết định
của UBND tỉnh về cho thuê đất, thành lập, sáp nhập, giải thể cơ quan, giấy
chứng nhận đầu tư, hồ sơ thi đua khen thưởng chống Pháp, chống Mỹ, các quyết
định về bổ nhiệm cán bộ...
Có những tài liệu được đưa ra khai thác sử dụng thường xuyên để phục vụ
độc giả như hồ sơ cho thuê đất, hồ sơ cấp giấy chứng nhận đầu tư, hồ sơ thi đua
khen thưởng chống Pháp và chống Mỹ, nếu cứ thường xuyên đưa ra phục vụ độc
giả sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến tuổi thọ của tài liệu.
2.4.2. Những tồn tại, hạn chế, nguyên nhân
* Về tồn tại, hạn chế:
-Việc khai thác sử dụng tại liệu lưu trữ chưa được chủ động trong nhiều
lĩnh vực như: Công bố, trưng bày, triển lãm, nghiên cứu biên soạn, xuất bản
sách chỉ dẫn các phông lưu trữ trong kho Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Công cụ quản lý và khai thác hồ sơ tài liệu cịn thủ cơng như: Mục lục hồ
sơ, sổ đăng ký độc giả và việc khai thác trực tiếp bản gốc, bản chính của tài liệu nên
cịn nhiều hạn chế và ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ của tài liệu.
* Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế:
Bên cạnh những nguyên nhân khách quan (như: Cơ sở vật chất, kĩ thuật
còn kém, khối lượng hồ sơ tài liệu nhiều, tài liệu đa phần là tài liệu giấy, tình
11


trạng tài liệu mờ, khó đọc ...), cịn có ngun nhân chủ quan như: Tình trạng
quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chủ yếu bằng phương pháp thủ công truyền
thống, chưa đáp ứng được yêu cầu chung theo tinh thần của Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ là việc ứng dụng
cơng nghệ thơng tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ, chưa đạt yêu cầu về
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội của địa
phương.
3. Các nội dung cụ thể cần thực hiện

3.1. Đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin
- Đầu tư, mua sắm các trang thiết bị công nghệ thơng tin phục vụ cơng tác
số hóa tài liệu lưu trữ gồm: máy tính, máy chủ, máy quét (scan) văn bản và các
thiết bị cần thiết khác, nhằm đảm bảo việc lưu trữ và khai thác dữ liệu đạt hiệu
quả.
- Đầu tư các thiết bị bảo mật thông tin và hoàn thiện hệ thống mạng tại
Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
3.2. Đầu tư hệ thống phần mềm
- Xây dựng phần mềm quản lý số hóa tài liệu lưu trữ, cho phép lưu trữ và
khai thác các loại tài liệu đã số hóa với nhiều định dạng khác nhau, phân loại và
mô tả tài liệu theo yêu cầu, đảm bảo tính bảo mật cao, chia sẻ tài liệu dễ dàng và
nhanh chóng trên mơi trường Internet hoặc mạng nội bộ.
- Nâng cấp trang thông tin điện tử của Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhằm
cung cấp các thông tin về tài liệu lưu trữ của tỉnh, tuyên truyền các tin tức hoạt
động của ngành văn thư, lưu trữ, đồng thời tích hợp được phần mềm quản lý số
hóa tài liệu lưu trữ, cho phép các cơ quan, tổ chức có thể theo dõi, khai thác các
tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.
3.3. Nhân lực
Đào tạo, bồi dưỡng và chuyển giao cơng nghệ; tập huấn cho công chức,
viên chức thực hiện số hóa tài liệu.
12


IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Các giải pháp thực hiện đề án
1.1. Đầu tư hạ tầng phần cứng, phần mềm.
- Tận dụng hạ tầng thiết bị Công nghệ thông tin, hạ tầng mạng sẵn có của
Chi cục Văn thư - Lưu trữ bao gồm hạ tầng mạng LAN, mạng Internet, hệ thống
máy tính.
- Đầu tư mua sắm trang thiết bị Cơng nghệ thơng tin phục vụ cơng tác số hóa

tài liệu lưu trữ gồm: Máy tính, máy chủ, máy quét văn bản và các thiết bị cần thiết
khác nhằm đảm bảo việc lưu trữ và khai thác dữ liệu đạt hiệu quả.
- Đầu tư các thiết bị bảo mật thông tin, lưu trữ thơng tin và hồn thiện hệ thống
mạng tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
- Đầu tư phần mềm quản lý số hóa tài liệu lưu trữ, cho phép lưu trữ và khai thác
các loại tài liệu đã được số hóa với nhiều định dạng khác nhau, đảm bảo tính bảo mật
cao, khai thác tài liệu dễ dàng và nhanh chóng trên mơi trường Internet hoặc mạng nội
bộ.
- Nâng cấp trang thông tin điện tử nhằm cung cấp thông tin về tài liệu lưu
trữ lịch sử của tỉnh, tích hợp được phần mềm quản lý số hóa tài liệu lưu trữ, cho
phép các cơ quan, tổ chức có thể theo dõi, khai thác các tài liệu lưu trữ được
thuận lợi.
1.2. Giải pháp đảm bảo công tác bảo mật, an tồn thơng tin, tài liệu lưu
trữ
a) An tồn, bảo mật mức hệ thống
 Chống sét cho nguồn điện, đường tín hiệu
 Dùng UPS để tránh mất điện đột ngột
 Đầu tư hệ thống lưu trữ dự phòng dữ liệu;
 Sao lưu thường xuyên: Thực hiện việc sao lưu dữ liệu hàng ngày, hạn chế
những mất mát khi hệ thống gặp sự cố.
13


 Thiết bị dự phịng: bao gồm các cơng nghệ RAID, clustering cho hệ
thống máy tính, hệ thống lưu trữ dữ liệu. Ngồi ra cịn cần dự phịng cho các
thiết bị mạng, UPS hay thậm chí cả đường truyền;
 Cài đặt Firewall (gồm cả thiết bị bảo mật Firewall và phần mềm kèm
theo), bao gồm cả lọc gói (packet Filter) và các dịch vụ đại diện (proxy
services) tại các điểm kết nối;
 Sử dụng các giao thức bảo mật (HTTPS, SSL) khi truyền những dữ liệu

quan trọng trên mạng công cộng;
 Hệ thống phát hiện truy nhập trái phép (Intrusion Detection System):
phân tích tất cả các gói tin và có khả năng phát hiện những thao tác bị nghi là
nguy hiểm đối với hệ thống;
 Hệ thống đánh giá an tồn (Vulnerability Assessment System): thực hiện
việc dị tìm các lỗ hổng bảo mật của hệ điều hành và các phần mềm sử dụng.
Đưa ra những gợi ý cho việc tối ưu hoá hệ điều hành hay những phần mềm đã
qua kiểm tra.
 Mạng riêng ảo (VPN): mọi dữ liệu trên đường truyền đều được mã hoá
và xác thực;
b) Quản lý người sử dụng ở mức hệ điều hành:
Nhằm ngăn ngừa sự cố xoá các tập tin cơ sở dữ liệu. Hệ điều hành UNIX,
Windows 200x/NT đều có một user có quyền tối cao để thực hiện các thao tác
quản trị tài nguyên hệ thống. Nếu mật khẩu của user này được đảm bảo bí mật
thì cũng có nghĩa loại trừ được các rủi ro với các tập tin dữ liệu. Biện pháp
quản lý bao gồm cả biện pháp hành chính và biện pháp kỹ thuật:
 Biện pháp hành chính: Lập biên bản bàn giao trách nhiệm sử dụng mật
khẩu user tối cao của hệ điều hành cho người phụ trách tin học của đơn vị.
Trong biên bản ghi rõ nguyên tắc sử dụng và quản lý mật khẩu của user tối cao,
đồng thời xác định những thao tác mà người quản trị hệ thống có thể thực hiện.
Biên bản có chữ ký của lãnh đạo đơn vị và người được giao nhiệm vụ.
14


 Biện pháp kỹ thuật: thực hiện bằng cách đặt qui chế sử dụng mật khẩu
cho user tối cao (thông qua các chức năng của hệ điều hành). Mỗi mật khẩu chỉ
được sử dụng trong một thời gian, độ dài của mật khẩu phải lớn hơn độ dài tối
thiểu đã qui định (ví dụ: mật khẩu chỉ sử dụng trong 10 ngày, và phải có độ dài
tối thiểu là 10 kí tự).
c) Bảo mật mức ứng dụng

 Ứng dụng được xây dựng dựa trên vai trò của từng đối tượng tham gia
vận hành và có hệ quản trị người sử dụng đáp ứng việc cung cấp username và
mật khẩu, phân quyền người dùng.
 Sử dụng cơ chế phân quyền truy cập của Hệ quản trị cơ sở dữ liệu để đảm
bảo an toàn ở mức dữ liệu.
 Mỗi cán bộ tham gia hệ thống sau khi được cấp username và mật khẩu sẽ
thực hiện đổi mật khẩu theo chức năng có sẵn của hệ thống và tự quản lý mật
khẩu của mình.


Quy tắc đặt mật khẩu: hãy đặt mật khẩu phức tạp. Mật khẩu nên có

cả các ký tự chữ hoa và chữ thường, kết hợp chữ và số, không được quá ngắn,
và phải nhớ thay đổi mật khẩu thường xun. Khơng được viết ra mật khẩu,
khơng được nói cho bất kỳ ai về mật khẩu của bạn.
1.3. Chuyển đổi, cập nhật dữ liệu hồ sơ tài liệu lưu trữ.
Việc số hóa tài liệu lưu trữ chủ yếu là do cán bộ, công chức, viên chức
của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp thực hiện; ngồi ra có thể huy động cán
bộ lưu trữ của Văn phòng Tỉnh ủy và Văn phòng UBND tỉnh khi cần thiết; nhằm
đảm bảo hiệu quả, tiến độ, bảo mật thông tin, tiết kiệm, đúng quy định và được
hưởng kinh phí thực hiện số hóa theo quy định.
1.4. Về đào tạo, bồi dưỡng
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng để đảm bảo cho đội ngũ cán bộ, công chức,
viên chức thực sự hiểu rõ cơng việc, thạo việc và chun mơn hóa cao theo các
nội dung sau:
15


- Đào tạo cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu quả ứng dụng công
nghệ thông tin vào thực tế công tác và giải quyết công việc thường ngày.

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức vận hành thành thạo
các hệ thống phần mềm, cập nhật dữ liệu và khai thác có hiệu quả các tính năng
của phần mềm.
2. Phân công trách nhiệm thực hiện đề án
2.1. Sở Nội vụ: Chủ trì, phối hợp với các Sở: Sở Kế hoạch và Đầu tư, Tài
chính, Thơng tin và Truyền thông triển khai thực hiện các nội dung cụ thể của
Đề án theo quy định hiện hành; tổ chức hướng dẫn kiểm tra, giám sát và đề ra
các giải pháp triển khai thực hiện đề án đạt hiệu quả;
- Phối hợp với cơ quan liên quan tổ chức đào tạo, chuyển giao công nghệ
cho đội ngũ công chức, viên chức quản lý - kỹ thuật vận hành hệ thống số hoá.
- Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp triển khai thực hiện Đề án
tiết kiệm, có hiệu quả, đúng tiến độ theo kế hoạch được duyệt.
- Định kỳ hàng năm đánh giá kết quả thực hiện, báo cáo UBND tỉnh;
2.2. Sở Kế hoạch và Đầu tư: Chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ, Tài chính
thẩm định, trình UBND tỉnh phê duyệt kinh phí đầu tư để thực hiện Đề án;
2.3. Sở Tài chính: Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định, trình
UBND tỉnh phê duyệt dự tốn kinh phí hàng năm để thực hiện Đề án; hướng dẫn
Sở Nội vụ thực hiện đúng các qui định về thanh, quyết toán kinh phí liên quan
của Đề án.
2.4. Sở Thơng tin và Truyền thông: Thẩm định cơ sở vật chất trang bị
phần cứng, phần mềm và các danh mục dụng cụ khác nhằm thực hiện tốt việc số
hóa và tiếp cận cơng nghệ mới tiên tiến, hiện đại phù hợp với thực tiễn số hóa tài
liệu lưu trữ ở Việt Nam; Phối hợp với Sở Nội vụ tập huấn chuyên môn nghiệp
vụ cho công chức, viên chức thực hiện Đề án.
2.5. Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Hàng năm, căn cứ vào Đề án được duyệt,
triển khai thực hiện các nội dung của Đề án theo kế hoạch và tiến độ được duyệt.
16


- Bố trí nhân sự có chun mơn nghiệp vụ để thực hiện thành công Đề án.

3. Tiến độ thực hiện đề án
3.1. Trong giai đoạn 2015-2016:
- Thực hiện mua sắm, lắp đặt trang thiết bị, sửa chữa cải tạo cơ sở vật chất
đặt máy chủ lưu trữ, xây dựng phần mềm quản lý số hóa tài liệu, đào tạo và
chuyển giao công nghệ; tập huấn cho công chức, viên chức thực hiện số hóa.
- Số hóa tài liệu phơng phông UBND tỉnh giai đoạn 2000-2007, phông Thi
đua khen thưởng chống Pháp và chống Mỹ, phơng Ban Tổ chức Chính quyền
(Sở Nội vụ) với hơn 5.689 hồ sơ bao gồm hơn 1.144.112 trang văn bản, khổ
giấy A4.
3.2. Trong giai đoạn 2017 -2018
- Tiến hành số hóa hồ sơ, tài liệu phông UBND tỉnh giai đoạn 1933-2000
với hơn 8.738 hồ sơ bao gồm 513.948 trang văn bản, khổ giấy A4
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được nêu trong Đề án.
4. Kinh phí thực hiện đề án:
- Tổng kinh phí để thực hiện đề án là: 6.051.065.000 đồng.
Trong đó:
+ Vốn xây dựng cơ bản: Cho việc sửa chữa, cải tạo phòng đặt máy chủ;
chi phí xây lắp; mua sắm phần cứng và phần mềm; chi phí quản lý dự án;chi phí
tư vấn; chi phí khác;chi phí dự phịng là: 2.517.114.000 đồng.
+ Kinh phí sự nghiệp: Cho việc nhập và chuyển đổi dữ liệu là:
3.533.951.000 đồng.
Gói 1: Trang bị hạ tầng phần cứng, phần mềm - Quản lý dự án
2.277.217.000
(Gồm: Chi phí cải tạo sửa chữa + Chi phí xây lắp + Mua sắm phần
cứng và phần mềm + Chi phí quản lý dự án + Chi phí tư vấn +
Chi phí khác )

17

Gói 2: Chuyển đổi dữ liệu

3.533.951.000

Gói 3: Chi phí dự phòng

239.897.000
Tổng

6.051.065.000

* Phân kỳ đầu tư theo năm:
ST
T

Nhu cầu - phân bổ kinh phí
Nội dung
2015

2016

2.485.544.80 2.205.501.20
0 0

0

 Chi gói 1
1
2

3
4

Chi phí xây
lắp
Chi phí cải
tạo phịng
đặt máy chủ
Thiết bị tin

7.260.000
251.065.000
1.286.512.00
0

học
Thiết bị
phần mềm

350.000.000

(TBPM)
5

Chi phí
quản lý dự

102.610.000

án

6

Chi phí tư

2018

Tổng

746.379.50

613.639.50

6.051.065.00

0

2.269.957.00

I

2017

215.999.000

18

0

0

vấn
7

Chi phí khác 63.771.000
 Chi gói 2:

II

Chuyển đổi

215.587.800

dữ liệu

2.205.501.20

746.379.50

0

0

Chi gói 3:
III

373.742.50
0

239.897.00

Chi phí dự

0

phịng

- Nguồn vốn đầu tư: Ngân sách tỉnh cấp.
V. DỰ KIẾN HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN
1. Ý nghĩa thực tiễn của đề án:
Đề án sau khi được thực hiện sẽ đem lại hiệu quả to lớn trong việc quản
lý, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu của các cấp các, các ngành và người dân,
đem lại hiệu quả to lớn về mặt kinh tế, xã hội, cụ thể:
a) Về kinh tế:
- Đơn giản hố qui trình, giảm thời gian xử lý cơng việc; tiết kiệm chi phí
hành chính và quản lý chặt chẽ tiến trình giải quyết thủ tục góp phần nâng cao
hiệu quả của cơng tác cải cách hành chính.
- Việc số hóa tài liệu sẽ giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, khơng gian lưu
trữ.
- Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu.
- Chia sẻ thơng tin nhanh chóng.
- Tránh việc làm hư hại, thất lạc, mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình khai
thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.
- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
19


- Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn.
- Tăng cường khả năng bảo mật thông tin.
b) Về xã hội:

- Tiện ích phục vụ cho mọi tổ chức, cơng dân có thể tiếp cận thơng tin
nhanh nhất.
- Cơ quan, tổ chức, công dân không phải mất nhiều thời gian để đến cơ
quan lưu trữ để tra cứu hồ sơ, tài liệu phục vụ cơng việc của mình.
- Đơn giản hóa thủ tục hành chính, cung cấp thơng tin có hiệu quả đến
người dân.
- Tiện ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ
thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.
2. Đối tượng hưởng lợi của đề án:
Mọi cơ quan, tổ chức, công dân có nhu cầu tra cứu hồ sơ, tài liệu.
3. Khó khăn, tồn tại khi thực hiện đề án:
- Tổng kinh phí thực hiện đề án lớn trong khi Thái Bình là tỉnh nơng nghiệp
điều kiện ngân sách khó khăn.
- Khối tài liệu cần số hóa trong giai đoạn lịch sử dài, nhiều hồ sơ tài liệu
bị ố, nhàu nát gây khó khăn trong q trình thực hiện số hóa.

20